HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ SMARTOFFICE (Tác nghiệp trên hệ thống)

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM PHƢƠNG ĐÔNG Địa chỉ: Tầng 3, Số 47 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 024.3537.9185 Hotline: 090.142.6788 Email: info@orientsoft.vn Website: www.orientsoft.vn HƢỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ SMARTOFFICE (Tác nghiệp hệ thống) Hà Nội, năm 2018 Mục lục Đăng nhập Thay đổi mật thông tin cá nhân a) b) Đổi mật Đổi thông tin cá nhân A – TÁC NGHIỆP XỬ LÝ VĂN BẢN I Tác nghiệp Văn thư Xử lý văn đến a) b) Tạo xem văn điện tử Chuyển xử lý văn đến c) Văn bị trả lại 11 d) Thu hồi văn chờ bút phê 11 e) Phân phát văn 12 Xử lý văn 13 a) Tạo xem văn phát hành: 13 b) Phát hành văn 14 c) Đóng dấu vào sổ văn 16 Theo dõi văn 17 II Tác nghiệp Lãnh đạo Công ty 20 Bút phê văn đến (đối với Chánh văn phòng) 20 Ký duyệt văn 23 a) Duyệt văn 24 b) Văn không duyệt 24 Nhận để biết 25 Theo dõi văn 26 III Tác nghiệp Lãnh đạo phòng ban 28 Bút phê văn đến 28 Lập hồ sơ công việc – Giao việc 31 Ký duyệt văn 33 Trình lãnh đạo ký duyệt 34 Nhận để biết 35 Theo dõi văn 36 IV Tác nghiệp Chuyên viên 38 Xem văn 39 Lập dự thảo văn 40 Trình lãnh đạo ký duyệt 40 Văn bị trả lại 41 Chuyển văn thư đóng dấu 42 Xác nhận hoàn thành 43 Nhận để biết 44 Theo dõi văn 44 C – CÁC MODULE KHÁC 47 I Hồ sơ công việc 48 Thêm hồ sơ công việc: có cách 49 Cập nhật trạng thái trao đổi thông tin nội dung công việc hồ sơ công việc: 52 Theo dõi hồ sơ công việc: 54 Xem báo cáo hồ sơ công việc: 55 II An toàn lao động 56 Thêm nội dung 58 Bình luận nội dung 59 Chỉnh sửa nội dung viết 61 III Chat nội 61 Nhắn tin 62 Danh bạ 63 Nhóm 64 Tiện ích 66 IV Báo cáo văn 67 V MyBox 69 Thêm thư mục lưu trữ: 69 Thêm văn lưu trữ vào Mybox 71 VI Gửi nhận file 73 VII Lịch công tác 74 VIII Data Store 76 Lưu cá nhân 78 Tra cứu văn 78 Tủ thư công ty 79 Tủ thư văn phòng 79 THÔNG TIN LIÊN HỆ 80 A – ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG Đăng nhập Để đăng nhập tác nghiệp hệ thống u cầu máy tính phải có kết nối mạng Internet trình duyệt web (Google Chrome, Firefox, Cốc Cốc…) Sử dụng trình duyệt web , truy cập đến địa chỉ: http://so.songda9.com  Nhập tên tài khoản mật cung cấp  Click Đăng nhập Thay đổi mật thông tin cá nhân a) Đổi mật  Muốn thay đổi mật khẩu, click vào tên ảnh đại diện, chọn Đổi mật  Nhập mật sử dụng ô Nhập mật cũ  Nhập mật xác nhận lại ô Nhập mật ô  Click Cập nhật để lưu lại thông tin b) Đổi thông tin cá nhân  Muốn thay đổi thông tin cá nhân (họ tên, ảnh đại diện…), click vào ảnh đại diện, chọn Thông tin cá nhân  Nhập thông tin cá nhân cần thay đổi ấn Cập nhật B – TÁC NGHIỆP XỬ LÝ VĂN BẢN I Tác nghiệp Văn thƣ Sơ đồ tác nghiệp Xử lý văn đến Văn thư điện tử hóa, vào sổ văn gửi đến từ bên a) Tạo xem văn điện tử  Đăng nhập hệ thống  Tại module Văn Click chọn nút Tạo văn đến (khung bên trái)  Nhập thông tin văn (ô đỏ trường bắt buộc phải nhập)  Chọn nút Choose File để tải file scan văn  Đính kèm tài liệu (nếu có)  Có thể tích chọn Vào sổ tự động để vào sổ tự động cho văn nhập Click nút để lấy số vào sổ  Click nút Cập nhật để lưu thông tin Văn điện tử vừa tạo đưa vào mục Văn đến Tại tab Văn đến:  Để tìm kiếm văn tab gõ từ khóa vào tìm kiếm click nút  Click chuột vào trích yếu văn để xem chi tiết nội dung file scan  Click nút  Click nút để xem chi tiết nội dung tài liệu kèm theo để xem quy trình luân chuyển văn  Click nút để xem chi tiết chỉnh sửa văn b) Chuyển xử lý văn đến  Đăng nhập hệ thống  Tại tab Văn đến tích chọn văn cần chuyển, click mũi tên bên phải nút chọn đối tượng cần chuyển Tại có lựa chọn:  Chuyển cho Tổng giám đốc Văn gửi tới tab Văn chờ bút phê tài khoản giám đốc o Trên form Chuyển giám đốc bút phê, click nút o Nhập hạn xử lý, nội dung (nếu có) o Click nút Thực để hoàn tất để chọn người ký  Chuyển cho Chánh văn phòng (Văn thư đơn vị trực thuộc khơng có chức này) Văn gửi tới tab Văn chờ bút phê tài khoản chánh văn phòng o Trên form Chuyển chánh văn phòng bút phê, click nút người ký o Nhập hạn xử lý, nội dung (nếu có) o Click nút Thực để hồn tất để chọn  Chuyển đích danh Văn gửi tới tab Văn giao xử lý tài khoản người nhận o Trên form Chuyển đích danh, click nút để chọn người ký o Chọn Người nhận để biết (nếu có) với văn dùng để nắm thông tin, không yêu cầu xử lý, Văn chuyển tab Văn nhận để biết tài khoản người nhận o Nhập hạn xử lý, nội dung (nếu có) o Click nút Thực để hồn tất 10 Tiện ích  Xóa tin nhắn o Chọn tin nhắn cần xóa o Click vào biêu tượng xóa o Hệ thống đưa cảnh báo o Chọn Đồng ý muốn xóa ngược lại chọn Khơng  Xóa hội thoại o Chọn hội thoại cần xóa khỏi hệ thống o Chọn chức Xóa hội thoại o Hệ thống đưa cảnh báo 66 o Chọn Đồng ý muốn xóa ngược lại chọn Khơng IV Báo cáo văn Module Báo cáo văn dùng để lưu trữ báo cáo nội công ty Theo tác sau:  Đăng nhập hệ thống  Click chọn module Báo cáo văn  Hiện nay, hệ thống có loại báo cáo: sổ công văn đến, sổ công văn đi, sổ công văn nội bộ, báo cáo tổng hợp 67  Giao diện sau:  Các thao tác sử dụng báo cáo: o Chọn loại báo cáo o Chọn tiêu chí cần lọc gõ vào Từ khóa để tìm kiếm o Chọn để lọc báo cáo theo thời gian o Nhấn Thực để hiển thị danh sách văn theo tiêu chí tìm kiếm chọn o Chọn Xuất file muốn xuất file Excel in báo cáo 68 V MyBox Module MyBox giúp người sử dụng lưu trữ, theo dõi văn đến văn cách thuận tiện Thêm thƣ mục lƣu trữ:  Đăng nhập hệ thống  Click vào module MyBox  Giao diện sau: 69  Các thư mục MyBox cá nhân hiển thị dây: o Click nút     để thêm thư mục Chọn tên thư mục cha Nhập tên thư mục Nhập thứ tự xếp (mặc định cuối cùng) Click nút Cập nhật để hoàn tất o Click nút để chỉnh sửa tên thứ tự thư mục có  Nhập tên thư mục  Nhập thứ tự xếp  Click nút Cập nhật để hoàn tất 70 o Click nút để xóa thư mục có (trỏ chuột vào thư mục cần xóa) Chú ý: Xóa thư mục cha xóa tất thư mục bên o Click Đồng ý để xóa  Chi tiết vản thư mục hiển thị o Click chuột vào nút để xem chi tiết văn o Click chuột vào nút để xem chi tiết hồ sơ o Click chuột vào nút để xem chi tiết quy trình ln chuyển o Để xóa văn bản, ta tích chọn văn click nút Thêm văn lƣu trữ vào Mybox  Đăng nhập hệ thống  Chọn module Văn 71  Chọn văn cần lưu trữ vào Mybox  Click nút cuối văn  Tích chọn nơi cần copy  Click nút Chọn để lưu thông tin  Để xem văn thêm vào MyBox: 72 o Chọn thư mục cần xem o Danh sách văn hiển thị bên phải VI Gửi nhận file Module Gửi nhận file giúp ta gửi file cho tài khoản hệ thống Thao tác sau:  Đăng nhập vào hệ thống  Chọn module Gửi nhận file  Giao diện sau:  Người dùng lựa chọn tab File gửi File nhận  Chi tiết file hiển thị đây: o Muốn gửi file mới, ta Click chọn 73  Chọn người nhận file (bắt buộc)  Nhập nội dung trao đổi (nếu có)  Chọn file cần gửi  Click Cập nhật để gửi file o Để xem danh sách file gửi, click mục File gửi o Để xem danh sách file nhận được, click mục File nhận xem tương tự File gửi VII Lịch công tác Module Lịch cơng tác giúp quản lý lịch trình làm việc lãnh đạo công ty Thao tác sau:  Đăng nhập hệ thống  Chọn module Lịch công tác 74  Giao diện sau: o Chọn thời gian click Xem để hiển thị lịch cơng tác tuần o Click Tuần trước để xem lịch công tác tuần trước o Click Xuất để xuất báo cáo dạng Exel, Word, PDF o Click nút để xem chi tiết chỉnh sửa lịch công tác  Nếu muốn thêm cột mới, click Thêm cột  Nhập thông tin cần chỉnh sửa  Click nút Lưu lại để hoàn tất 75 o Click nút để xóa lịch cơng tác o Click Dự kiến lịch để thêm lịch công tác  Chọn thời gian  Nhập nội dung lịch công tác (bắt buộc)  Click nút Lưu lại để lưu thơng tin VIII Data Store Module Data Store có tác dụng kho lưu trữ, dùng để tra cứu văn bản, hồ sơ cơng việc hồn thành Thao tác sau:  Đăng nhập hệ thống  Chọn module Data Store  Giao diện sau: 76  Hiện hệ thống có thư mục lưu trữ sau: lưu trữ cá nhân (MyBox), tra cứu văn hồ sơ công việc, thủ thư công ty, thủ thư phòng  Chi tiết văn hiển thị bảng bên phải sau: 77 Lƣu cá nhân  Dùng để lưu trữ văn hồ sơ cá nhân Tại người dùng tra cusu, tìm kiếm thơng tin văn lưu trữ Để sử dụng ta thực bước sau: o Click nút để chọn thư mục MyBox xem nội dung bên o Có thể tìm kiếm cách nhập nội dung vào tìm kiếm (trích yếu, số VB,…) click nút Tra cứu văn  Dùng để lưu trữ, tra cứu văn theo thời gian, loại cơng ty, nơi ban hành,…  Tích chọn tiêu chí cầu để lọc văn theo yêu Chú ý: Khi sử dụng tab Tra cứu văn bản, menu bên trái ẩn để đảm bảo diện tích cho phần văn hiển thị Click nút để menu trái hiển thị trở lại 78 Tủ thƣ công ty  Dùng để lưu trữ, tra cứu văn tủ thư cơng ty  Tích chọn nút để chọn dự án xem nội dung bên Tủ thƣ văn phòng  Tương tự thủ thư công ty dùng để lưu trữ văn tủ thư phòng ban nơi cá nhân làm việc VD: làm tài khoản tổng giám đốc nên tủ thư phịng ban giám đốc 79 THƠNG TIN LIÊN HỆ Công ty cổ phần Phần mềm Phƣơng Đông Địa chỉ: Tầng 3, Số 47 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 024 3537.9185 Fax: 024 3259.5351 Hotline: 090 142 6788 Email: info@orientsoft.vn /cskh@orientsoft.vn Website: www.orientsoft.vn 80