ĐỀ tài ISSUE 2 GOAL SETTING understanding the main points

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM ĐỀ TÀI ISSUE 2: GOAL-SETTING GVHD: NGUYỄN NGUYÊN PHƯƠNG Lớp: 422001434204 Sinh viên thực hiện: NHĨM TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2022 0 Đề tài: Danh sách thành viên Nhóm STT HỌ VÀ TÊN Nhiệm vụ Nguyễn Thị Thanh Nhã Lê Kiều Băng Lâm Nhật Hưng Ngô Thị Hạ Vy Nguyễn Huỳnh Kim Điền Nguyễn Hữu Trí Nguyễn Thị Loan Anh I MỤC LỤC 0 Ghi Reading Understanding the main points Vocabulary MBO ? Reading 0 Management by Objectives (MBO) is a system which was first described by the American Peter Drucker, in 1954, in his book The Practice of Management Since then, MBO has attracted enormous interest from the business world, and its principles have been applied in many of the world's largest companies In his book, Peter Drucker emphasized that an organization and its staff must have clear goals Each individual must understand the goals of the enterprise he/she works for and must make a contribution to them It is also vital, in Drucker's view, that the individual knows what his/her manager expects of him/her He/ She must know what sort of results he/she is expected to achieve If an organisation uses the Management by Objectives approach, it must pay careful attention to planning This is because each individual has clearly defined objectives And these will contribute to the overall objectives of the enterprise With MBO, individual and organization objectives are linked A special feature of MBO is that the subordinate participates with his/her manager in developing objectives After these have been worked out, his/her performance, in relation to the goals, can be assessed MBO, therefore, focuses on results The subordinate's performance is judged in terms of how well or badly he/she has achieved his/her goals Various kinds of MBO systems are used in organizations Here is an example of how a programme might work in a company: The programme consists of several stages First, the subordinate's job is defined Next, his/her current performance is evaluated Then new obiectives are developed by the subordinate and his/her manager Finally,the programme is put into action Later, there are periodic reviews of the person's performance, and his/her progress is checked Let us consider these phases in more detail At the first stage, the subordinate and his/her manager define the job separately They also rank the tasks in order of importance Both parties then meet and discuss the statements they have made in writing It is quite possible that they will not agree about certain aspects of the job They discuss their differences of opinion In the end, they both have a clearer idea of what the job involves At stage two, the subordinate and his/her manager examine each task They try to decide how well or badly it is being performed Again, they this evaluation separately They meet and discuss their assessments All being well, the manager will have the chance to praise the subordinate for some of his/her work On the other hand, the subordinate or the manager - or even both parties - may point out areas where there are problems tasks which are not performed properly Developing objectives comes next The subordinate and his/her manager try to develop goals which are challenging but realistic The manager may set performance standards which can be measured or quantified But this is not 0 essential The objectives probably spell out results that must be achieved There will be dates by which the subordinate must achieve his/her goals In the table below, Figure 1, you can see examples of objectives for an MBO programme SUBORDINATE OBJECTIVES Sales representative Increase sales of video recorders in the Chicago area by 5%, by June Obtain five new accounts by January Send sales reports in on time Chief Accountant Reduce bad debts from 8% to 4% of sales turnover by January Introduce new computer systems in Accounts Department by January Marketing Manager Complete test marketing of PX hi-fi units by January Increase market share of home computers by 3% by January Production Meet 90% of all delivery dates Reduce cost of bought-in materials by 5% Reduce the number of units rejected by quality control Increase number of quality control circles meeting each month All goals to be achieved by January Personnel Manager Complete training programme for shop-floor workers by January Present bonus scheme for Board approval by June Make suggestions for improved selection procedures by June 0 The subordinate and the manager discuss the objectives and make plans for achieving them The manager may have to help in some way, perhaps by providing more training for the subordinate or buying more modern machines Finally, the subordinate sets about achieving the goals From time to time, the subordinate and the manager meet to discuss progress It is vital that the manager receives feedback from the subordinate on performance and achievements (The documents used for the last two stages of the MBO programme are shown in Figure 2.) There are many benefits of Management by Objectives The system helps the subordinate to see clearly his/her role in the organisation and the tasks he/she must carry out He/She has a say in how his/her job is performed, and what his/her goals should be As a result, he/she feels more responsible and motivated and is therefore likely to be more committed to the objectives of the organisation MBO is a good technique for assessing an individual's performance He/She is judged on results, rather than on the personal feelings or prejudices of the manager An MBO programme should lead to better coordination and communications within an enterprise The subordinate must liaise closely with his/her manager The manager acts as teacher and guide The individual is encouraged to identify with the goals of the organization Most important of all, MBO makes the individual think of results, of the contribution lie/she is making-or should make- to the enterprise The main limitations of the system are that it is time-consuming and may create a lot of paperwork In practice, MBO programmes are often not fully supported by managements This could be because managers are not always skilled at interviewing and giving guidance A few years ago, it was discovered that 70% of the 500 biggest companies in the USA were using MBO However, a later survey showed that only 15% of the programmes were considered successful In spite of this finding, there is little doubt that MBO has helped to increase the efficiency of both subordinates and their managers FIGURE GOALS SHEET – PERFORMANCE EVALUATIONACHIEVEMENT GOALS SHEET (BẢNG MỤC TIÊU) Name : David Jeffries Position : Rescarch and Development Manager Date : January , 1988 0 Goals for the current year Goals for the last year Results achieved Design, develop and produce a prototype of product BLP2 within a budget $500,000 Complete modifications to Antisneez PERFORMANCE EVALUATION Name : David Jeffries Position : Research and Development Manager Date : January , 1988 Goals for the current year Goals for the last year Results achieved Attract more money from government agencies to develop new products Design, develop and produce a prototype of product BLP-2 within a budget $500,000 Prototype of product BLP2 produced by the end of October at a cost of $450,000 ACHIEVEMENT EVALUATION UNSATISFACTORY OUTSTANDING FAIR GOOD 0 VERYGOOD Bản Dịch Quản lý theo mục tiêu (MBO) hệ thống Peter Drucker người Mỹ mô tả lần vào năm 1954 sách Thực hành quản lý ơng Kể từ đó, MBO thu hút quan tâm to lớn từ giới kinh doanh nguyên tắc áp dụng nhiều công ty lớn giới Trong sách mình, Peter Drucker nhấn mạnh tổ chức đội ngũ nhân viên phải có mục tiêu rõ ràng Mỗi cá nhân phải hiểu rõ mục tiêu doanh nghiệp mà làm việc phải có đóng góp cho chúng Theo quan điểm Drucker, điều quan trọng cá nhân biết người quản lý mong đợi điều / ta Anh / cô phải biết loại kết mà anh / cô mong đợi đạt Nếu tổ chức sử dụng cách tiếp cận Quản lý theo Mục tiêu, tổ chức phải ý đến việc lập kế hoạch Điều cá nhân có mục tiêu xác định rõ ràng Và điều đóng góp vào mục tiêu chung doanh nghiệp Với MBO, mục tiêu cá nhân tổ chức liên kết với Điểm đặc biệt MBO cấp tham gia với người quản lý việc xây dựng mục tiêu Sau điều thực hiện, đánh giá hiệu suất anh / cô liên quan đến mục tiêu MBO, đó, tập trung vào kết Hoạt động cấp đánh giá dựa mức độ tốt hay xấu mà họ đạt mục tiêu Nhiều loại hệ thống MBO sử dụng tổ chức Dưới ví dụ cách chương trình hoạt động cơng ty: Chương trình bao gồm số giai đoạn Đầu tiên, công việc cấp xác định Tiếp theo, hiệu suất anh / đánh giá Sau viễn cảnh phát triển cấp người quản lý anh / cô Cuối chương trình đưa vào hoạt động Sau đó, có đánh giá định kỳ hiệu suất người tiến trình họ kiểm tra Hãy để xem xét giai đoạn chi tiết Ở giai đoạn đầu, cấp người quản lý / cô ta xác định công việc cách riêng biệt Họ xếp hạng nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng Sau đó, hai bên gặp thảo luận tuyên bố mà họ đưa văn Rất họ khơng đồng ý số khía cạnh cơng việc Họ thảo luận khác biệt quan điểm họ Cuối cùng, hai có ý tưởng rõ ràng liên quan đến cơng việc 0 Ở giai đoạn hai, cấp người quản lý họ kiểm tra nhiệm vụ Họ cố gắng định xem thực tốt hay xấu Một lần nữa, họ thực đánh giá cách riêng biệt Họ gặp gỡ thảo luận đánh giá họ Mọi việc ổn thỏa, người quản lý có hội khen ngợi cấp số công việc anh / cô Mặt khác, cấp người quản lý - chí hai bên - khu vực có vấn đề - nhiệm vụ không thực cách Tiếp theo phát triển mục tiêu Cấp người quản lý anh / cô cố gắng phát triển mục tiêu đầy thách thức thực tế Người quản lý đặt tiêu chuẩn thực đo lường định lượng Nhưng điều điều cần thiết Các mục tiêu nói lên kết phải đạt Sẽ có ngày mà cấp phải đạt mục tiêu Trong bảng đây, Hình 1, bạn xem ví dụ mục tiêu cho chương trình MBO TỪ VỰNG MỤC TIÊU Đại diện bán hàng Tăng doanh số bán máy ghi video khu vực Chicago tăng 5%, vào ngày tháng Có năm tài khoản trước ngày tháng Gửi báo cáo bán hàng thời gian Kế tốn trưởng Giảm nợ khó địi từ 8% xuống 4% doanh thu bán hàng vào ngày tháng Đưa hệ thống máy tính vào Phịng Kế toán trước ngày tháng Giám đốc tiếp thị (Hoàn thành tiếp thị thử nghiệm thiết bị hi-fi PX vào ngày tháng Tăng thị phần máy tính gia đình lên 3% vào ngày tháng Giám đốc sản xuất Đáp ứng 90% tất ngày giao hàng Giảm 5% chi phí nguyên vật liệu mua vào Giảm số lượng đơn vị bị phận kiểm soát chất lượng từ chối Tăng số lượng họp vịng kết nối kiểm sốt chất lượng tháng Tất mục tiêu phải đạt 0 trước ngày tháng Quản lý nhân Hồn thành chương trình đào tạo cho nhân viên phụ trách cửa hàng trước ngày tháng Trình bày kế hoạch tiền thưởng để Hội đồng quản trị phê duyệt trước ngày tháng Đưa đề xuất để cải thiện thủ tục lựa chọn trước ngày tháng Cấp người quản lý thảo luận mục tiêu lập kế hoạch để đạt chúng Người quản lý phải giúp đỡ cách đó, cách đào tạo thêm cho cấp mua máy móc đại Cuối cùng, cấp đặt việc đạt mục tiêu Thỉnh thoảng, cấp người quản lý gặp để thảo luận tiến độ Điều quan trọng người quản lý phải nhận phản hồi từ cấp hiệu suất thành tích (Các tài liệu sử dụng cho hai giai đoạn cuối chương trình MBO thể Hình 2.) Có nhiều lợi ích Quản lý theo Mục tiêu Hệ thống giúp cấp thấy rõ vai trị tổ chức nhiệm vụ mà họ phải thực Anh / có tiếng nói việc thực công việc anh / cô mục tiêu anh / nên Kết là, anh / cảm thấy có trách nhiệm động lực có khả cam kết với mục tiêu tổ chức MBO kỹ thuật tốt để đánh giá hiệu suất cá nhân Anh / Cô đánh giá dựa kết quả, thay dựa cảm xúc định kiến cá nhân người quản lý Một chương trình MBO nên dẫn đến phối hợp thông tin liên lạc tốt doanh nghiệp Cấp phải liên lạc chặt chẽ với người quản lý Người quản lý đóng vai trị giáo viên người hướng dẫn Cá nhân khuyến khích xác định mục tiêu với tổ chức Quan trọng nhất, MBO làm cho cá nhân suy nghĩ kết quả, đóng góp mà / thực hiệnhoặc nên làm- cho doanh nghiệp Những hạn chế hệ thống tiêu tốn thời gian tạo nhiều thủ tục giấy tờ Trong thực tế, chương trình MBO thường khơng hỗ trợ đầy đủ cấp quản lý Điều nhà quản lý khơng phải lúc có kỹ vấn đưa hướng dẫn Một vài năm trước, người ta phát 70% số 500 so sánh lớn Hoa Kỳ sử dụng MBO Tuy nhiên, khảo sát sau cho thấy 10 0 có 15% chương trình coi thành cơng Mặc dù phát này, có nghi ngờ MBO giúp tăng hiệu cấp người quản lý họ FIGURE GOALS SHEET – PERFORMANCE EVALUATIONACHIEVEMENT BẢNG MỤC TIÊU Tên: David Jeffries Chức vụ: Trưởng phòng Nghiên cứu Phát triển Ngày: tháng năm 1988 Mục tiêu cho năm Mục tiêu năm ngoái Chỉ báo hiệu suất Thiết kế, phát triển sản xuất mẫu thử nghiệm sản phẩm BLP2 với ngân sách 500.000 đô la Thu hút thêm tiền từ quan phủ để phát triển sản phẩm Nguyên mẫu sản phẩm BLP-2 vào cuối năm Hoàn thành sửa đổi Antisneez Khởi động lại Antisneez vào tháng Đạt doanh số 50.000 đô la vào cuối năm ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH Tên: David Jeffries Chức vụ: Trưởng phòng Nghiên cứu Phát triển Ngày tháng năm 1988 Mục tiêu cho năm Mục tiêu năm ngoái 11 0 Kết đạt Thu hút thêm tiền từ quan phủ để phát triển sản phẩm không tốt Understanding the main points : How does a manager evaluate the perfomance of a subordinate under the MBO system? Managers can most clearly evaluate and verify each person's quantifications based on performance orientations Note down the five stage of the programme given as an example of an MBO system Stage : Công việc cấp xác đinh Stage : Hiệu suất làm việc đánh giá Stage : Mục tiêu phát triển cấp nhà quản lý Stage : Chương trình đưa vào hoạt động Stage : Đánh giá tiến trình kiểm tra Note down some of the advantages of MBO for each of the following: THE BENEFITS OF MANAGEMENT BY OBJECTIVES COMPANY Orientation to the work results to be directed Goals are set, carefully controlled 3.Make the most of the company's MANAGER Managers are more convenient in checking, measuring and evaluating Adjust tasks, deviations from the 12 0 resources The company achieves superior profits In your opinion what is the manager’s role in an MBO programme ? a judge b observer c motivation d critic 3.Vocabulary: TỪ VỰNG NGHĨA Enterprise Doanh nghiệp, xí nghiệp Contribution Sự đóng góp, phần đóng góp Subordinate Cấp assessed Đánh giá evaluate Định giá, đánh giá periodic Định kỳ aspect(s) +of Khía cạnh praise+for Khen ngợi realistic Thực tế 10 essential Thiết yếu 11 accountant Kế toán 12 bad dept Nợ xấu 13 turnover Doanh thu, doanh số 14 accountants department Bộ phận kế toán 15 market share Thị phần 16 bought-in materials Vật liệu mua 17 personel manager Quản lý nhân 13 0 Paragraph 1->6 described essential opinion priciples clear goals individual assess aspect of performance term define idea achieve enormous differences involve importance organization contribution performance enterprise Paragraph 7->12 responsible challenging lead to efficiency supported 14 0 realistic standards measured programme perhaps receive timeconsuming feedback motivated limitations increase considerd guidance interviewing sales representative chief accountant marketing manager production manager personnel manager sales management by objectives production 4.MBO What is MBO? MBO is Management by Objectives – a model of management by goals: Start by defining the goals of the top level, then define the goals and targets of the lower levels or in a shorter time MOB Manage the 15 0 entire work based on the measurement of the goal and based on the plan to execute the goal Suitable for the senior management segment and suitable for jobs where the process is difficult to control Advantages: Light subordinates Active creation High flexibility More time for leadership Fairness, transparency according to capacity Disadvantages: Concentration is not guaranteed Easy to go wrong Hard to be right Can't control the process Maybe even in the wrong direction Requires the performer to have a high sense of responsibility It is difficult to control the cost of the implementation process due to the inconsistent behavior of employees Management By Objectives (MBO)( mở rông) MBO characteristics: Being a member in an organization is voluntary binding and self-commitment to act in throughout the management process by objectives, from planning to checking Basic elements of MBO: - The commitment of the senior administrator (leadership responsibility) to the MBO system - The cooperation of members in the organization to build a common goal - The voluntary self-discipline of the members to carry out the common plan 16 0 - Organize periodic review of the implementation of the plan and implementation of actions appropriate adjustment MBO process: Set goals 1) Present long-term goals and strategies 2) Express the goals of the organization 3) Set industry goals 4) Set personal work goals - Develop an action plan Present action plans Control yourself Make and carry out repairs Review by term Review and move towards goals Evaluate overall performance, increase training, supplement ======================================= = Quản trị theo mục tiêu (Management By Objectives-MBO) +Đặc tính MBO: Là thành viên tổ chức tự nguyện ràng buộc tự cam kết hành động suốt trình quản trị theo mục tiêu, từ hoạch định đến kiểm tra *Các yếu tố MBO: Sự cam kết quản trị viên cao cấp (trách nhiệm lãnh đạo) với hệ thống MBO Sự hợp tác thành viên tổ chức để xây dựng mục tiêu chung Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản thành viên để thi hành kế hoạch chung Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực kế hoạch thực hành động điều chỉnh thích hợp +Q trình MBO: Đặt mục tiêu 1) Trình bày mục tiêu chiến lược dài hạn 17 0 2) Thể mục tiêu tổ chức 3) Thiết lập mục tiêu ngành 4) Đặt mục tiêu công việc cá thể - Xây dựng kế hoạch hành động - Trình bày kế hoạch hành độn - Tự kiểm soát - Thực tiến hành sửa chữa Duyệt lại theo kì hạn 5) 6) sung Duyệt xét tiến tới mục tiêu Đánh giá toàn việc thực hiện, tăng cường huấn luyện, bổ What are the pros and cons of MBO? Regardless of the method, there are strengths and limitations that exist, however, MBO Goal Management is highly appreciated when attracting a large number of satisfied business owners Advantages Goal management emphasizes the role and responsibility of employees in the work The core objectives are defined specifically for each employee depending on their experience, level of education, and expertise Improve communication, interaction & connections between members to work in teams for better efficiency Provide employees with a clear understanding of the company's expectations for them & over their influence in moving toward the overall goal of the business Each employee undertakes unique goals that show their importance in the organization, promoting dedication and loyalty efforts The objectives of employees are closely related to the objectives of the organization MBO has many advantages but also has some limitations Disadvantages Goal management often ignores the existing characteristics and working conditions of the organization Managers put pressure on employees to accomplish their goals without forgetting to use MBO to participate, be willing to contribute, and develop management competencies 18 0 Sometimes employees feel pressured by the expectations, too demanding of the organization compared to existing capacity & resources The time to start implementing MBO is very long, sometimes it takes 3-5 years to implement a full and complete MBO program Finally, many managers tend to view targeted management as an overall system that can handle all management issues in the business once established Over-reliance can lead to unintended negative effects Purpose The aim of MBO is to increase the performance of the organization by achieving the organization's goals through the goals of employees throughout the organization MBO encourages expanding the participation of every company member in the process of defining work goals, rather than having only a handful of senior leaders so Every member not only understands the goals and orientations of the organization, but also is well aware of their role and responsibility in the process of achieving the organization's goals, has the right to choose actions and objectives so they are more likely to fulfill their responsibilities Essence The essence of MBO is to set goals, choose action programs, and make participatory decisions of both managers and employees An important part of MBO is measuring and comparing the actual performance of workers with standard goals and from there can find the reasons for the failed goal to have a timely corrective solution 19 0 20 ... by goals: Start by defining the goals of the top level, then define the goals and targets of the lower levels or in a shorter time MOB Manage the 15 0 entire work based on the measurement of the. .. understanding of the company''s expectations for them & over their influence in moving toward the overall goal of the business Each employee undertakes unique goals that show their importance in the organization,... appropriate adjustment MBO process: Set goals 1) Present long-term goals and strategies 2) Express the goals of the organization 3) Set industry goals 4) Set personal work goals - Develop an action plan