Khóa luận một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại chi nhánh công ty cổ phần giám định vinacontrol hải phòng

Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Sau Đại hội VII năm 1986, kinh tế nước ta chuyển từ kinh tế bao cấp sang kinh tế thị trường Kể từ kinh tế nước ta thay đổi nhanh chóng theo chiều hướng tích cực, với đời phát triển doanh nghiệp có quy mơ lớn, vừa, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Để tận dụng thời thuận lợi, hạn chế khó khăn, vượt thách thức để mục tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh đạt doanh số năm sau cao năm trước doanh nghiệp phải ln ln đổi mới, tự hồn thiện Cơng tác văn phịng đóng góp khơng nhỏ vào mục tiêu lợi nhuận, doanh thu mà tổ chức đặt Văn phòng vốn coi cửa ngõ quan, tổ chức văn phòng tai, mắt, cánh tay nối dài lãnh đạo, làm nhiệm vụ hỗ trợ cho lãnh đạo Đây nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung quan, tổ chức, doanh nghiệp, nơi tiếp nhận tất mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đến, văn đi… Đồng thời hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp đến phịng ban tổ chức với vị trí hoạt động đa dạng văn phịng coi thứ vũ khí khơng thể thiếu nhà quản trị Việc nâng cao hiệu hoạt động văn phòng yêu cầu tất yếu đặt cho quan, doanh nghiệp Bởi coi nhẹ cơng tác văn phịng, văn phịng khơng có kỷ cương, hoạt động khơng khoa học cơng việc bị ách tắc, đình trệ, ảnh hưởng không tốt đến hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp Qua thời gian em thực tập phịng Hành – Kế tốn Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng, em nhận thấy cơng tác văn phịng có nhiều cố gắng song cịn thiếu sót Chi nhánh tập trung nhiều vào hoạt động kinh doanh dịch vụ giám định cơng tác tài kế tốn Từ lý nên em chọn đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng” Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Xây dựng văn phòng vững mạnh yếu tố tất yếu để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực công tác lãnh đạo Vì vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, tổ chức quan tâm đặc biệt Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu khóa luận: - Nghiên cứu lý luận vấn đề văn phòng cơng tác văn phịng - Mơ tả, đánh giá thực trạng nghiệp vụ văn phòng Chi nhánh Vinacontrol Hải Phịng đồng thời thơng qua em muốn đưa số kiến nghị thân cơng tác văn phịng Chi nhánh Phạm vi nghiên cứu Hoạt động cơng tác văn phịng thực tế có nhiều cách hiểu quan niệm khác nhau, phản ánh nhận thức chức năng, nhiệm vụ văn phòng thời kỳ lịch sử hoàn cảnh phát sinh quan hệ định Nội dung khóa luận sâu tìm hiểu thực tế hoạt động cơng tác văn phịng Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Phƣơng pháp nghiên cứu Bài khóa luận sử dụng số phương pháp sau: điều tra, thống kê, tổng hợp, so sánh đối chiếu Bố cục khóa luận: gồm chương Chƣơng 1: Những vấn đề văn phòng cơng tác văn phịng Chƣơng 2: Thực trạng cơng tác văn phịng Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng Chƣơng 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng thường hiểu theo nhiều nghĩa khác quốc gia thời kỳ lịch sử với phát triển kinh tế - xã hội, tiến khoa học quản lý, cách hiểu văn phịng có thay đổi phát triển Tùy theo quy mơ tính chất cơng việc cơng ty, hoạt động văn phịng có cấp độ khác nhau, với tên gọi khác Ví dụ: Các quan Nhà nước Trung ương có: Văn phịng Quốc hội, văn phịng quan, đoàn thể Trung ương; địa phương có Văn phịng Hội đồng nhân dân UBND cấp, sở, ban, ngành, thuộc UBND tỉnh, đơn vị nghiệp, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang, doanh nghiệp có tổ chức văn phịng giúp việc phịng Hành Có nhiều cách hiểu khác văn phòng như: -Văn phòng phận phụ trách công việc giấy tờ hành quan Văn phịng hiểu máy giúp thủ trưởng điều hành hoạt động quan, đơn vị trụ sở làm việc quan, đơn vị -Là địa điểm giao tiếp quan -Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức, đơn vị (phòng Hành – Tổng hợp) Ngồi ra, văn phịng cịn hiểu hoạt động quan Nhà nước tổ chức trị xã hội Như vậy: Theo nghĩa rộng, văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức cho nhà lãnh đạo quản lý đảm bảo cho quan, tổ chức, nhà quản lý lãnh đạo thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cách có hiệu lực hiệu Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Theo nghĩa hẹp, văn phòng nơi làm việc, diễn hoạt động đối nội, đối ngoại quan, tổ chức Theo Quản trị Hành văn phòng – NXB Thống kê năm 2008 định nghĩa văn phòng theo nghĩa chung sau: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp” 1.1.2 Vai trị, vị trí Văn phịng Qua cách tiếp cận văn phòng nêu phần thấy vai trị, vị trí quan trọng văn phòng - Văn phòng máy giúp việc tham mưu cho lãnh đạo, quan, tổ chức để giải công việc quan, “Tai mắt” Thủ trưởng quan Văn phòng nơi nắm giữ thơng tin đến, văn phịng phận nghiên cứu phát triển, đề xuất vấn đề có liên quan đến định lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành công việc cách nhanh chóng, kịp thời có hiệu Nếu văn phịng khơng làm việc hệ thống ngừng hoạt động - Văn phòng đảm bảo điều kiện vật chất cho quan, cho hoạt động lãnh đạo quan thường xuyên, liên tục đạt mục tiêu đề Mọi vấn đề hậu cần có văn phịng thực từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện,… đến mua sắm máy móc, trang thiết bị… văn phịng làm - Văn phòng nơi giao tiếp quan với quan, tổ chức cơng dân Với ý nghĩa Văn phịng trụ sở làm việc quan thơng qua Văn phịng, quan thể tính chất trang nghiêm cơng sở Văn phịng làm trung gian lãnh đạo với phận, phòng ban quan, doanh nghiệp nơi chuyển giao tất công việc cá nhân quan, doanh nghiệp đến cho lãnh đạo Văn phịng ví cửa ngõ quan, tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức ln có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, đến văn nội Cơng tác Văn phịng có vai trị, vị trí quan trọng trình hoạt động Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng quan, làm tốt cơng tác văn phịng góp phần quan trọng vào kết hoạt động chung quan 1.1.3 Chức nhiệm vụ văn phòng Chức năng: Văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức nhiều việc định quản lý Để thể rõ điều nghiên cứu văn phịng với chức sau : Chức tham mưu : Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm hoạt động tối ưu cho trình quản lý để đạt hiệu cao Thực tế doanh nghiệp thường đặt phận tham mưu văn phịng Để có ý kiến tham mưu văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi doanh nghiệp từ phân tích, quản lý, sử dụng thơng tin theo quy tắc trình tự định Hoạt động tham mưu, trợ giúp cho cấp quản lý người trợ giúp cần thiết ln tỏ hữu hiệu vừa mang tính tham mưu, vừa mang tính chun sâu Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu như: Cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Để có thơng tin chun sâu phận tham mưu đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phịng ban chun mơn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp Chức tổng hợp: Đối với doanh nghiệp việc thu thập thông tin cần thiết Tất thông tin vấn đề tham vấn cho nhà quản lý xuất phát từ thông tin đầu vào đầu ra, đồng thời thông tin ngược, thông tin phản hồi lĩnh vực đối tượng văn phòng đầu mối thu thập đưa thơng tin hữu ích vào việc sử dụng quản lý theo yêu cầu nhà quản lý Quá trình thu thập, quản lý sử dụng thông tin phải tuân thủ theo Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng ngun tắc trình tự định đem lại hiệu thiết thực cho cơng tác quản lý, hoạt động thuộc chức tổng hợp văn phòng Chức khơng có tác dụng thiết thực liên quan đến chức tham mưu mà cịn có vai trị quan trọng đến thành cơng hay thất bại quan, tổ chức, đặc biệt doanh nghiệp Chức hậu cần: Công tác hậu cần công tác chuẩn bị điều kiện vật chất, trang thiết bị để đảm bảo cho hoạt động bình thường tổ chức Hoạt động quan, tổ chức thiếu điều kiện vật chất như: Nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ tài chính… Những điều kiện vật chất phụ thuộc vào văn phịng mà cơng tác hậu cần văn phòng phải cung cấp kịp thời, đầy đủ cho trình hoạt động quan, tổ chức, cho đơn vị, phận cá nhân tổ chức Nội dung công tác hậu cần bao gồm: Quản lý tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, cơng tác phí, sửa chữa lớn, xây dựng cơng trình phụ, phúc lợi tập thể Cơng tác hậu cần nhằm thực nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Cung cấp điều kiện, phương tiện, sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực nhiệm vụ - Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng trang thiết bị quan, đảm bảo cho hoạt động quan tiến hành liên tục - Quản lý tiêu tài theo chế độ, sách Nhà nước quy định - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động quan - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối đơn vị với quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp với nhân dân Tóm lại: Văn phịng đầu mối giúp lãnh đạo thực công tác quản lý thông qua chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức vừa độc lập vừa bổ sung, hỗ trợ cho nhằm tạo cần thiết khách quan tồn tại, trì phát triển cơng tác văn phịng sở hoạt động nghiệp vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng  Nhiệm vụ: Ở loại quan, đặc điểm riêng Văn phịng quan giao nhiệm vụ cụ thể khác Nhưng nhìn chung Văn Phịng có nhiệm vụ chủ yếu sau: (theo Quản trị Hành văn phòng – NXB Thống kê năm 2008) Xây dựng tổ chức thực chương trình kế hoạch cơng tác quan, doanh nghiệp: Mỗi quan, doanh nghiệp có nhiều kế hoạch phận, phòng ban khác xây dựng nhằm thực mục tiêu, định hướng phát triển quan, doanh nghiệp Trong chế có nhiều yếu tố “Động” kế hoạch phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều Tất văn phòng phải thực nhiệm vụ xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, tháng, tháng, xếp lịch làm việc hàng tuần quan đơn vị Đặc biệt với công tác văn phòng việc lập kế hoạch quan trọng tránh tình trạng bị lơi kéo công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến chương trình cần thiết văn phịng Thu thập tổng hợp xử lý thông tin phục vụ cho trình định: Bất kỳ quan, tổ chức cần có trao đổi thơng tin Thơng tin bao gồm: thơng tin kinh tế trị, văn hóa, xã hội, mơi trường….Những thơng tin thuận, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo Thông tin nguồn, để người lãnh đạo đưa định sáng suốt, kịp thời hiệu Người lãnh đạo tự thu thập, xử lý thơng tin mà cần phải có người trợ giúp lĩnh vực mà khơng khác văn phịng Văn phịng phân loại thơng tin theo kênh thích hợp để chuyển tải lưu trữ Hoạt động có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp, có liên quan đến thành bại, liên quan đến hoạt động khơng văn phịng mà cịn quan, doanh nghiệp nên văn phòng cần tuân thủ nghiêm ngặt quy định văn thư lưu trữ quản lý thông tin Thông tin thu thập kịp thời, đầy đủ, xác, xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý giúp cho lãnh Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng đạo quan, doanh nghiệp giải cơng việc hàng ngày, điều hịa, phối hợp với quan hữu quan giải kịp thời có hiệu cơng việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, doanh nghiệp Soạn thảo, phát hành quản lý văn bản: Văn phương tiện lưu trữ truyền đạt thông tin hữu hiệu Hiện nước ta có luật ban hành văn quy phạm pháp luật để điều chỉnh phát sinh liên quan đến văn quan Nhà nước có thẩm quyền Căn vào luật, Chính phủ bộ, ngành ban ngành số văn quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế trị cá đơn vị tổ chức như: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự… Văn luật văn pháp quy để quan, đơn vị ban hành văn nội điều lệ, nội quy quy chế quy định hành Để ban hành văn có nội dung đầy đủ, hợp lý, thẩm quyền, có tác động đích thực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có phận nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo quan, đơn vị Bộ phận phải nắm bắt thông tin đầu vào phân loại xử lý thông tin, biết sử dụng chuyển phát thơng tin Đó văn phịng Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại: Văn phòng cầu nối doanh nghiệp với doanh nghiệp khác Muốn tồn phát triển khơng thể khơng hợp tác với doanh nghiệp khác, với mơi trường bên ngồi Vì hoạt động giao tiếp doanh nghiệp muốn diễn thường xuyên cần có trợ giúp phận văn phòng Khác với hoạt động doanh nghiệp, văn phòng phải hoạt động thường xuyên lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra giám sát nhằm đảm bảo tiếp nhận nguồn thông tin đối tượng hoạt động doanh nghiệp đơn vị ngừng hoạt động phận văn phịng phải làm việc tiếp tục để đảm bảo công tác an ninh trật tự thông tin thông suốt Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Xây dựng củng cố máy văn phòng trì hoạt động thường xuyên, liên tục văn phịng: Đây việc làm thiết thực mang tính ổn định máy văn phòng nhằm thực tốt nhiệm vụ nêu Việc tổ chức máy văn phòng cần tuân thủ nguyên tắc tổ chức chung đơn vị để đảm bảo tính thống toàn hệ thống Việc chăm lo, bồi dưỡng cho cán văn phịng có lực, trình độ am hiểu kỹ thuật nghiệp vụ hành nhiệm vụ cấp bách quan, doanh nghiệp Việc củng cố máy văn phòng phải diễn góc độ quản lý đảm bảo tính đại văn phịng Nhất công nghệ thông tin ngày phát triển đòi hỏi doanh nghiệp phải nỗ lực, cố gắng để kịp với tốc độ phát triển xã hội nói chung phải phù hợp với phát triển quan, doanh nghiệp Ngồi ra, hoạt động văn phòng gắn liền với hoạt động lãnh đạo phòng ban, đơn vị khác thông qua chức tham mưu, hậu cần đồng thời gắn với hoạt động phận, phòng ban thông qua việc kiểm tra, đôn đốc thực Vậy nên để trì hoạt động thường xuyên, liên tục văn phịng cần có phối hợp đồng bộ, mật thiết phận, phòng ban chuyên môn quan, doanh nghiệp Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí tiêu, quản lý vật tư, tài sản quan, doanh nghiệp: Đây nhiệm vụ mang tính đặc thù văn phịng Làm tốt cơng tác hậu cần, văn phịng góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu quan, doanh nghiệp Công tác hậu cần nhằm thực nhiệm vụ cụ thể sau: - Cung cấp điều kiện phương tiện, sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực nhiệm vụ - Mua sắm quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng trang thiết bị quan, đảm bảo hoạt động quan diễn liên tục - Quản lý tiêu tài theo chế độ, sách Nhà nước quy định Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng - Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động quan - Tổ chức công tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trò cầu nối đơn vị với quan cấp trên, ngang cấp, cấp với nhân dân - Đảm bảo môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa tạo lập diện mạo quan trang nghiêm, văn minh đại Đảm bảo an tồn cho quan, doanh nghiệp cơng tác y tế, bảo vệ sức khỏe cán bộ, nhân viên quan, doanh nghiệp: Cơng tác đảm bảo an tồn gồm nội dung sau: - Bảo vệ sức khỏe, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động theo quy định chức danh nghề nghiệp - Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh, an toàn điều kiện môi trường nơi làm việc - Đảm bảo an tồn tài sản: phịng chống cháy, nổ, đảm bảo an toàn cho trang thiết bị - Đảm bảo an ninh trật tự: thường trực, bảo vệ, tuần tra, canh gác quan làm việc; kiểm tra vận hành hệ thống bảo vệ - Đảm bảo độ an toàn phương tiện giao thông vận tải - Phối hợp, liên kết với địa phương liên quan, doanh nghiệp bảo vệ trật tự an toàn xã hội 1.1.4 Những yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động văn phịng 1.1.4.1 Mơi trƣờng bên doanh nghiệp, tổ chức Các yếu tố thuộc bên doanh nghiệp, tổ chức gồm có: cấu tổ chức, văn hóa tổ chức, chiến lược phát triển, nguồn nhân lực, chế hoạt động văn phòng, điều kiện sở vật chất kỹ thuật a Yếu tố cấu tổ chức: Hoạt động văn phòng trước hết phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, doanh nghiệp, phạm vi ảnh hưởng, đối tượng điều chỉnh, mối quan hệ, nghĩa vụ quyền lợi mà quan, doanh nghiệp tham gia Chức năng, nhiệm vụ văn phịng quy định quan cấp cấp cấp trực tiếp quy định Các điều kiện quy định quy Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 10 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng + Đối với khách hàng : khách hàng có hợp đồng yêu cầu giám định khách hàng tương lai tiếp đón lúc Khách đến bán hàng, chào hàng tiếp vào thời gian định + Đối với khách đến than phiền cung cách làm việc, tình hình cấp chứng thư giám định viên… phải lắng nghe, thơng cảm với khách, giữ thái độ bình tĩnh, tránh tranh luận với khách phải khôn ngoan đừng tự gắn hay doanh nghiệp vào than phiền khách + Đối với khách nội có nhiều cách giải quyết, cộng thân cận gặp lãnh đạo Chi nhánh lúc nào, cán nhân viên khác phải xếp thời gian tiếp Ngoài cần phải ý đến trường hợp ngoại lệ Phương châm ứng xử tiếp khách nhân viên thường trực Vinacontrol Hải Phịng: + Bình tĩnh, kiên nhẫn + Mềm mỏng nhã nhặn, lịch + Ân cần, chu đáo + Linh hoạt + Không tự + Không hách dịch với người có địa vị thấp + Khơng q hạ với người có địa cao + Lấy việc bảo vệ lợi ích uy tín Chi nhánh làm mục tiêu xuyên suốt 2.3.6 Nghiệp vụ lập chƣơng trình, kế hoạch cho quan lãnh đạo Kế hoạch xếp, bố trí cơng việc, hoạt động, giải pháp để sử dụng phối hợp nguồn lực theo trình tự thời gian nhằm thực chức năng, nhiệm vụ đạt tới mục tiêu tổ chức cá nhân Chương trình hiểu theo nghĩa: Một định hướng biện pháp lớn nhằm thực mục đích đặt ra, chương trình có độ dài trung hạn trở lên như: chương trình cải cách hành Chính phủ, chương trình xóa đói, giảm nghèo… Hai lịch trình làm việc để thực nội dung công việc đặt thời Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 64 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng gian định Ví dụ như: chương trình tổ chức họp, chương trình văn nghệ… Tục ngữ Việt Nam có câu: “Một người hay lo kho người hay làm” Ở việc hay lo suy nghĩ, tính tốn trước sau cách đầy đủ, liên tục cho công việc Nhờ hay lo mà công việc xác định rõ mục tiêu, nhiệm vụ, cách thức, thời gian thực hiện… Việc lập kế hoạch giúp cho: - Giảm thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc - Đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp diễn liên tục thống mục tiêu, yêu cầu đặt ra, tránh cho công việc khỏi bị trùng lặp - Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng cụ thể, sở để nhà quản trị tổ chức, đạo, điều hành công việc thời gian, đảm bảo việc thực tiến độ Kết thực hiện: Phòng HC – KT lập chương trình, kế hoạch làm việc cho Chi nhánh nói chung cho phịng nói riêng dựa vào: + Định hướng phát triển kinh doanh dịch vụ giám định Công ty Chi nhánh + Thực tế hoạt động Chi nhánh + Chức năng, nhiệm vụ phịng + Chủ trương, đường lối, sách Đảng, Nhà nước, định Công ty + Yêu cầu thực tế đòi hỏi thời kỳ Công ty, Chi nhánh + Xu vận động chung thời đại Phòng HC – KT lập chương trình, kế hoạch hoạt động cho Chi nhánh, cho phòng thường khoảng thời gian tháng, năm với nội dung chủ yếu là: thu hồi nợ đọng, hoàn thành hợp đồng giám định với khách hàng, đào tạo nâng cao tay nghề giám định viên Công ty… Việc lập kế hoạch thực theo quy định Chi nhánh soạn thảo trình Giám đốc phê duyệt thực Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 65 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO GIÁM ĐỊNH VIÊN THỬ VIỆC VÀ TẬP SỰ Tháng năm 2010 TT Nội dung học Thời gian Giới thiệu CTCP 14h thứ giám định Vinacontrol ngày 2/8/10 Những hiểu biết chung 8h thứ dịch vụ giám định ngày 3/8/10 học Những nội dung pháp luật dịch vụ giám định 8h thứ nghiệp vụ giám định ngày 5/8/10 Những kiến thức 8h thứ nghiệp vụ giám định ngày 6/8/10 quản lý chất lượng áp dụng Vinacontrol ngày 4/8/10 Những kiến thức Giới thiệu hệ thống 8h thứ 8h thứ ngày 9/8/10 Thương hiệu 8h thứ Vinacontrol ngày sách chăm sóc KH 10/8/10 Kiểm tra 8h thứ ngày12/8/10 Thời lƣợng 120 phút 180 phút 180 phút 180 phút 180 phút 180 phút 60 phút 180 phút Địa điểm 56 Phạm Minh Đức 56 Phạm Minh Đức 56 Phạm Minh Đức 56 Phạm Minh Đức 56 Phạm Minh Đức 56 Phạm Minh Đức 56 Phạm Minh Đức Ngƣời đảm nhận Trương văn Đơ NguyễnTrườngQuang Lê Thị Hồi Thu NguyễnQuangNgun NguyễnQuangNgun Vũ Thanh Hằng NguyễnQuangNguyên 56 Phạm Minh Đức (Nguồn: Vinacontrol Hải Phòng) Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 66 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH VINACONTROL HẢI PHÒNG Căn vào mục tiêu, nội dung kế hoạch sản xuất kinh doanh Chi nhánh, Chi nhánh tiếp tục củng cố hồn thiện máy tổ chức phịng HC – KT theo hướng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc Phịng Từng bước nâng cao trình độ chun môn nghiệp vụ cho CBCNV Chi nhánh, hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ chung với suất, chất lượng hiệu cao, xây dựng phong cách làm việc khoa học, văn minh hoạt động phòng HC – KT 3.1 Giải pháp đầu tƣ ngƣời cho phịng Hành – Kế tốn Yếu tố quan trọng hàng đầu doanh nghiệp người, việc mà phịng HC – KT Vinacontrol cần làm đầu tư vào người Do khơng hồn thiện người quản lý, lãnh đạo (Trưởng, Phó phịng) mà phải hồn thiện nhân viên Qua thời gian thực tập phòng HC – KT Chi nhánh, em nhận thấy Trưởng phòng Phó phịng HC – KT ln gương mẫu cơng việc, họ người có lực quản lý, điều hành nên ban Giám đốc phòng ban khác tin tưởng Nhưng để áp dụng tiến quản lý điều hành hoạt động phịng HC – KT cán bộ, nhân viên phòng cần cung cấp, bổ sung kiến thức chun mơn cao để giúp Giám đốc vấn đề thuộc chuyên môn hành chính, kế tốn theo dõi việc thực toàn Chi nhánh Thực tế cán nhân viên tồn Chi nhánh nói chung phịng HC – KT nói riêng soạn thảo văn để đảm bảo việc soạn thảo quy định, đẹp nội dung hình thức khơng phải biết để thực cho Điều đòi hỏi cán bộ, nhân viên phải nắm yêu Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 67 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng cầu, ngun tắc, quy trình soạn thảo văn cách đầy đủ, xác Vì vậy, Chi nhánh phịng HC – KT nên tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường sở vật chất kỹ thuật nâng cao kiến thức, trình độ chun mơn soạn thảo văn cho cán bộ, nhân viên phòng Cán lãnh đạo phận thực nhiệm vụ quản lý cán công nhân viên chặt chẽ Thông qua việc kiểm tra đơn đốc nhân viên q trình cơng tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên hình thức khen thưởng họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy lực cho phát triển quan, doanh nghiệp Đồng thời sử dụng hình thức cảnh cáo, kỹ thuật họ vi phạm nội quy, quy chế chung riêng, đảm bảo tính nghiêm minh phịng Hiện nay, hầu hết phận phòng trang bị máy điện thoại, máy vi tính, vấn đề địi hỏi nhiều thơng tin cần thiết kịp thời nên quan cần phải có sách khuyến khích họ học thêm để nâng cao trình độ tin học văn phịng Cơng tác tuyển dụng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động, để có đội ngũ cán cơng nhân viên có đủ lực trình độ việc tuyển dụng lao động văn phòng cần quan tâm mức Mục tiêu Chi nhánh mở rộng quan hệ hợp tác phát triển dịch vụ giám định nên có mối quan hệ hợp tác với khách hàng nước ngồi cần khuyến khích nhân viên nâng cao khả ngoại ngữ, đặc biệt ngoại ngữ chuyên ngành kinh doanh dịch vụ giám định Do đó, tuyển dụng nhân cho phòng HC – KT nên lựa chọn người có lực chun mơn khả giao tiếp ngoại ngữ tốt, ngoại ngữ thương mại, ngoại ngữ chuyên ngành dịch vụ giám định Vì Trưởng phịng HC – KT kiêm Kế toán trưởng Chi nhánh nên Chi nhánh cần tuyển thêm nhân viên kế toán thực mảng kế tốn ngân hàng để giảm bớt cơng việc cho Trưởng phòng hoạt động phòng hiệu 3.2 Hồn thiện mơ hình tổ chức phịng Hành – Kỹ thuật Mơ hình phịng HC – KT trình bày gọi đơn giản, gọn Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 68 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng nhẹ song chức năng, nhiệm vụ cần phải phân công cách rõ ràng, cụ thể để tạo tính chuyên nghiệp quản lý Trưởng phịng chun mơn sâu nghiệp vụ mà nhân viên phòng thực Chi nhánh cần xếp nguồn nhân cho phòng HC – KT hợp lý hơn, lựa chọn người có đủ lực, phẩm chất vào vị trí cơng việc phòng cho phù hợp đạt hiệu 3.3 Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành quản lý Xây dựng chương trình làm việc cách cụ thể diễn cách khoa học, logic, xác, kịp thời Đây vấn đề cốt lõi mà phịng hành cần nắm rõ bám trọng tâm trọng điểm Để tránh văn phòng hoạt động cách thụ động lãnh đạo Chi nhánh phối hợp nhân viên chun mơn kiểm tra, rà sốt để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có phân tích đưa định kịp thời Xây dựng mối quan hệ đoàn kết giúp đỡ lẫn cơng việc mục tiêu chung Chi nhánh thông qua chuyến du lịch, thăm quan công ty bạn nhằm giao lưu, học hỏi kinh nghiệm nâng cao tinh thần làm việc tập thể Đặc biệt người lãnh đạo tạo mối quan hệ tốt nội phòng, thân thiện, động viên, giúp đỡ khiến họ cảm thấy quan tâm chia sẻ họ làm việc nhiệt tình hơn, hăng say cơng việc, nhiệt tình trung thành với Chi nhánh 3.4 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý Trang thiết bị công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng Hiện nay, doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường việc đầu tư mua sắm trang thiết bị cần thiết Trong khả mình, doanh nghiệp nên có đầu tư đắn trang thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu cơng việc, khơng bị lãng phí mà đạt mục tiêu đề Trang thiết bị Chi nhánh nói chung phịng HC – KT nói riêng tương đối đầy đủ, đại, song cần phải xây dựng phần mềm tin học để quản lý, lưu trữ văn bản, hồ sơ Điều vừa góp phần nâng cao hiệu nghiệp vụ lưu trữ, tiết kiệm diện tích mặt phịng vừa đảm bảo tính khoa học quản lý hồ sơ Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 69 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng 3.5 Giải pháp kỹ thuật số nghiệp vụ văn phịng 3.5.1 Nghiệp vụ thơng tin Qua nhiều năm tháng, tầm quan trọng thông tin liên lạc người thừa nhận Không thể hoạt động nhóm mà khơng có thơng tin liên lạc khơng thể thực điều phối trao đổi Do đó, việc tổ chức, nắm bắt thông tin cho việc định trở thành mục tiêu hàng đầu cho cấp quản lý Chính mà quan, đơn vị trang bị phương tiện, thiết bị thơng tin đầy đủ như: máy vi tính, máy fax, nối mạng internet… Việc tổ chức thông tin Chi nhánh Vinacontorl Hải Phịng có nhiều tiến song thấy tốc độ chậm, cách khai thác thơng tin đơi cịn máy móc, thụ động Để khắc phục tình trạng việc phân bổ vốn đầu tư cho việc thu thập xử lý thông tin cần đặc biệt quan tâm phải tránh đầu tư tràn lan gây lãng phí mà hiệu sử dụng lại không cao Để nâng cao chất lượng nghiệp vụ thơng tin, phịng HC – KT nên: - Thiết lập kênh thông tin rõ ràng - Sử dụng nhiều kênh thông tin việc giao nhiệm vụ cho cá nhân phận hành phịng có trách nhiệm thu thập, phân tích khía cạnh thơng tin - Tăng cường thơng tin phản hồi để lãnh đạo biết thông điệp khách hàng có nhân viên Chi nhánh hiểu, chấp nhận thi hành hay không - Bảo đảm thông tin phải lúc để khắc phục việc hiệu người nói bắt đầu nói, người nghe sẵn sàng nghe - Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên để họ có khả quản lý, vận hành phương tiện lỹ thuật 3.5.2 Nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ Do nhân viên văn thư lưu trữ Chi nhánh kiêm nhiều việc như: quản lý văn đến, đi, soạn thảo văn bản, viết giấy đường, viết phiếu nhập, xuất, quản lý dấu đến tiếp khách, nhiều phải xuống tận trường để Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 70 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng truyền đạt thông tin đạo lãnh đạo Chi nhánh, lấy báo cáo nghiệm thu giám định… Nhìn từ bên ngồi nhân viên văn thư đa thực tế nghiệp vụ văn thư lưu trữ họ làm việc theo thói quen, kinh nghiệm Đặc biệt trình ghi chép lập danh mục hồ sơ lưu trữ chưa đảm bảo quy trình Vì vậy, nhân viên văn thư, lưu trữ nên tham gia vào lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trường, trung tâm có đào tạo nghiệp vụ văn phịng Hoặc đề xuất lên Cơng ty cử cán văn phịng Cơng ty xuống tập huấn nâng cao nghiệp vụ Nhân viên văn thư, lưu trữ phải thường xuyên cập nhật thông tin mới, kinh nghiệm quan, doanh nghiệp bạn để trau dồi thêm kiến thức nghiệp vụ Ngồi ra, để đảm bảo giữ gìn, bảo quản tài liệu nguyên vẹn, lâu bền, an tồn Chi nhánh nên bố trí phịng lưu trữ riêng với trang thiết bị bảo quản tốt Khi thực nghiệp vụ văn thư cần bổ sung thêm sổ chuyển giao văn để việc quản lý văn chặt chẽ hơn, thực khoa học cần phải làm sổ đăng ký văn mật theo mẫu sau: Hình 10: Mẫu sổ chuyển giao văn đến Ngày tháng STT chuyển giao văn Số, ký hiệu Số lượng văn văn bản số (hoặc số lượng bì văn phiếu gửi) Đơn vị người nhận văn Ký Ghi nhận Hình 11: Mẫu sổ văn mật STT Ngày Nơi gửi đến công văn Ngày Trích Mức tháng yếu nội độ công văn dung mật Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Người Ký Ghi nhận nhận 71 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phịng 3.5.3 Giải pháp cho cơng tác hậu cần Cơng ty nên làm trang thiết bị, mua sắm trang thiết bị cho Chi nhánh, thường xuyên theo dõi kiểm tra trang thiết bị làm việc văn phịng Chi nhánh, có chế độ bảo dưỡng hợp lý đồng thời việc cung ứng đồ dùng văn phòng phẩm cần tiến hành nhanh chóng Đối với việc chuẩn bị chuyến công tác lãnh đạo thực tương đối tốt, đảm bảo yêu cầu nguyên tắc định Tuy nhiên để công tác đảm bảo chặt chẽ hoăn phịng HC – KT cần có văn quy định việc chuẩn bị chuyến công tác lãnh đạo Giao cho nhân viên chuyên chịu trách nhiệm hoạt động để tạo chuỗi công việc quen thuộc với nhân viên, từ tránh thiếu xót trình chuẩn bị chưa quen với cơng việc Bên cạnh cần có mức hạn kinh phí chuyến công tác lãnh đạo 3.6 Giải pháp môi trƣờng làm việc Để bàn tiếp khách phòng làm việc với nhân viên thuộc phận hành làm ảnh hưởng tới cơng việc nhân viên gián đoạn tiếp xúc với khách Vì vậy, nên bố trí phịng tiếp khách riêng làm vách ngăn ngăn đơi phịng, điều không làm ảnh hưởng tới công việc nhân viên việc tiếp khách Chi nhánh Nên bố trí 3, ghế dành cho khách chờ ngồi phòng làm việc phòng HC – KT trụ sở 56 – Phạm Minh Đức để làm không thiện cảm khách đến làm việc mà phải đứng chờ Mục tiêu hoạt động phịng khơng đảm bảo hiệu mà cịn đảm bảo tiết kiệm chi phí Thực tế phịng làm việc có cửa sổ khơng mở điều cho thấy phịng làm việc khơng sử dụng ánh sáng tự nhiên, hoàn toàn sử dụng ánh sáng điện Các phịng làm việc cần có kết hợp ánh sáng tự nhiên ánh sáng điện để thực việc tiết kiệm điện Bàn làm việc nhân viên văn thư bố trí bên ngồi cửa phịng làm việc Trưởng phịng nên có vách ngăn lối hành lang để nhân viên văn thư chịu tác động yếu tố bên làm việc Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 72 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Phòng làm việc Trưởng phòng nên giảm bớt việc kê nhiều tủ lưu trữ hồ sơ, tài liệu, điều làm cho khơng gian phịng rộng thoáng Lãnh đạo Chi nhánh phải hiểu rõ sức mạnh tập thể yếu tố thúc đẩy nghiệp Chi nhánh Chi nhánh nên tạo điều kiện cho nhân viên có quyền tự đóng góp ý kiến với cán quản lý điều kiện làm việc, chế độ khen thưởng Chi nhánh nên lập quỹ khen thưởng cho CBCNV có thành tích xuất sắc cơng việc Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 73 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng KẾT LUẬN Trong xu phát triển kinh tế tri thức nay, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, doanh nghiệp để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho trình quản lý Vì vậy, việc xây dựng văn phòng đại, đầy đủ vật chất đội ngũ cán nhân viên có lực, chun mơn nghiệp vụ, nhiệt tình hăng say làm việc nhiệm vụ tồn quan, doanh nghiệp nói chung nhà lãnh đạo nói riêng Qua thời gian thực tập Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng giúp em hiểu rõ tầm quan trọng cơng tác văn phịng kết hoạt động kinh doanh Văn phòng Vinacontrol Hải Phòng với tên gọi phòng HC – KT thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ lý luận văn phịng nêu Để đạt kết nhờ đội ngũ cán nhân viên phòng HC – KT có lực, nhiệt tình, làm việc cam kết; lãnh đạo phịng người giỏi chun mơn, sát với cơng việc; lãnh đạo Chi nhánh có quản lý khoa học tạo bầu không khí thoải mái Chi nhánh Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động số hạn chế, thiếu sót nên em xin đưa số kiến nghị góp phần nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Qua Chi nhánh xem xét áp dụng phù hợp vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Đề tài: “Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Chi nhánh Cơng ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phịng” hồn thành với hướng dẫn trực tiếp cô giáo Ths Trần Thị Ngà – giảng viên Học viện Hành Quốc gia nhiệt tình bảo chú, anh chị phòng HC – KT Chi nhánh Vinacontrol Hải Phịng giúp đỡ em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tuy nhiên, có hạn chế thời gian trình độ nên khóa luận em khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận tham gia, góp ý thầy, cô giáo bạn để khóa luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Hải Phòng, tháng năm 2010 Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 74 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành văn phịng (Mike Harvay – Nhà xuất thống kê) Bài giảng môn Quản trị văn phòng – Th.s Trần Thị Ngà Tài liệu mơn Quản trị văn phịng – Th.s Bùi Thị Thanh Nhàn Nghiệp vụ thư ký – Ts Nguyễn Hữu Thời Các tài liệu Chi nhánh Một số khóa luận đề tài Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P 75 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục khóa luận: gồm chương CHƢƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1.2 Vai trị, vị trí Văn phịng 1.1.3 Chức nhiệm vụ văn phòng 1.1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng 10 1.1.4.1 Môi trường bên doanh nghiệp, tổ chức 10 1.1.4.2 Môi trường bên doanh nghiệp, tổ chức 14 1.2 Những vấn đề cơng tác văn phịng 16 1.2.1 Khái niệm cơng tác văn phịng 16 1.2.2 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn phịng 16 1.3 Hiệu hoạt động cơng tác văn phịng 17 CHƢƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CHI NHÁNH CƠNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL HẢI PHÒNG 19 2.1 Giới thiệu khái quát Chi nhánh Vinacontrol Hải Phịng 19 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Công ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng 19 2.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 22 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng 24 2.1.4.1 Kết đạt 30 2.1.4.2 Những thuận lợi 31 2.1.4.3 Những khó khăn 32 2.2 Tổ chức máy phịng hành – kế tốn 34 2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ phịng hành – kế tốn 34 2.2.2 Hoạt động Phòng 38 2.2.3 Điều kiện làm việc phòng 42 2.2.3.1 Công tác xếp bố trí văn phịng 42 2.2.3.2 Trang thiết bị văn phòng 43 2.3 Nội dung hoạt động hành văn phòng Chi nhánh 44 2.3.1 Nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin 44 2.3.2 Công tác hậu cần phịng Hành – Kế tốn 48 2.3.3 Công tác văn thư lưu trữ 50 2.3.3.1 Kỹ thuật soạn thảo văn 51 2.3.3.2 Quy trình quản lý văn đến 54 2.3.3.3 Quy trình quản lý văn 58 2.3.3.4 Quản lý sử dụng dấu 59 2.3.3.5 Nghiệp vụ lưu trữ phòng HC-KT 59 2.3.4 Nghiệp vụ tổ chức hội họp 61 2.3.5 Nghiệp vụ lễ tân, tiếp khách 63 2.3.6 Nghiệp vụ lập chương trình, kế hoạch cho quan lãnh đạo 64 CHƢƠNG III MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CHI NHÁNH VINACONTROL HẢI PHÒNG 67 3.1 Giải pháp đầu tư người cho phịng Hành – Kế tốn 67 3.2 Hồn thiện mơ hình tổ chức phịng Hành – Kỹ thuật 68 3.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành quản lý 69 3.4 Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý 69 3.5 Giải pháp kỹ thuật số nghiệp vụ văn phịng 70 3.5.1 Nghiệp vụ thơng tin 70 3.5.2 Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 70 3.5.3 Giải pháp cho công tác hậu cần 72 3.6 Giải pháp môi trường làm việc 72 KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT XNK : xuất nhập CBCNV : cán cơng nhân viên HC-KT : Hành - Kế tốn LN : lợi nhuận TNDN : thu nhập doanh nghiệp BHXH : bảo hiểm xã hội BHYT : bảo hiểm y tế KPCĐ : kinh phí cơng đồn TNCN : thu nhập cá nhân TSCĐ : tài sản cố định ... 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Chi nhánh Vinacontrol Hải Phòng Sinh viên: Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn. .. QT1001P 26 Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng *Phòng Giám định 2: Phòng giám định chuyên giám định mặt hàng sau: + Kim loại sản phẩm: Sắt, thép loại + Hàng công nghiệp... CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACONTROL HẢI PHỊNG 2.1 Giới thiệu khái quát Chi nhánh Vinacontrol Hải Phịng 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần Giám định Vinacontrol Hải Phòng Chi nhánh Vinacontrol