TIỂU LUẬN môn kỹ NĂNG GIAO TIẾP đề tài kỹ năng giao tiếp với bên ngoài doanh nghiệp

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA : QUẢN TRỊ KINH DOANH - - TIỂU LUẬN MÔN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP Đề tài: Kỹ giao tiếp với bên doanh nghiệp Giảng viên hướng dẫn: LÊ THỊ KIM OANH Nhóm thực hiện: Nhóm 10 Lớp: DHMK18FTT - 422000380341 Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng 10 năm 2022 0 TP.HCM, ngày 31 tháng 10 năm 2022 NHĨM 10 HỌ TÊN MSSV 2270712 TRẦN HỒNG BẢO TRÂM 2270965 CHÂU THỊ THÙY TRANG 2270555 BÙI THỊ VIỆT TRINH 2269594 NGUYỄN THỊ MINH THƯ 0 PHÂN CÔNG Word+nội dung ĐÁNH GIÁ 100% Nội dung+ppt 100% Word+duyệt 100% Nội dung+ppt 100% MỤC LỤC CHƯƠNG IV: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG DOANH NGHIỆP 4.2 Kỹ giao tiếp với môi trường bên doanh nghiệp: 4.2.1 Giao tiếp với khách hàng 4.2.2 Giao tiếp với nhà cung cấp 4.2.3 Giao tiếp với quan quyền 4.2.4 Giao tiếp với báo chí 0 4.2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI BÊN NGỒI DOANH NGHIỆP Giao tiếp bên ngồi doanh nghiệp tổng thể giao tiếp quan, địa vị, doanh nghiệp với đối tác bên họ, giao tiếp bên nhằm truyền đạt thơng tin, nội dung liên quan đến sách, chiến lược kinh doanh, quan hệ khách hàng doanh nghiệp Việc giao tiếp bên bao gồm quan hệ với đối tác, khách hàng, truyền thông, quan quyền quan liên quan khác Giao tiếp bên ngồi vùng, địa phương, lãnh thổ Hơn giao tiếp với nước khu vực giới Việc giao tiếp bên ngồi có nhiều dạng thơng qua giao tiếp trực tiếp ngôn ngữ, báo cáo, công văn gọi điện, internet 4.2.1 Giao tiếp với khách hàng Trên thực tế quan đơn vị, doanh nghiệp hoạt động giao tiếp bên ngồi khách hàng, khách hàng trực tiếp khách hàng gián tiếp Để cho việc giao tiếp khách hàng thành công người làm công tác quản lý nhẫn viên phận liên quan cần nắm vững kiến thức quy trình giao tiếp nhóm khách hàng, hay quốc gia khu vực, để làm tốt việc cần nắm bắt văn hóa phong tục quốc gia dân tộc – mấu chốt cho thành cơng q trình giao tiếp với khách hàng Việc giao tiếp với khách hàng phải có kế hoạch cách cụ thể Luôn nhớ khách hàng thượng đế, họ nhân tố định cho thành công doanh nghiệp, quan, đơn vị Khi giao tiếp với khách hàng đòi hỏi người giao tiếp phải biết khách hàng họ ai? Họ cần gì? Mong muốn sao? Họ có nhu cầu gì? Khi giải nội dung cốt lõi trình giao tiếp đạt mục đích Việc giao tiếp với khách hàng thành công nắm bắt nguyên tắc giao tiếp, trình tự trình giao tiếp đặc ngữ cảnh giao tiếp thời điểm giao tiếp Hiện nay, có nhiều hình thức giao tiếp với khách hàng: 0 Thứ giao tiếp trực tiếp nhà quản lý, lãnh đạo với khách hàng thể thông qua đơn vị, công ty kinh doanh hàng hóa nơng sản người quản trị phải biết giao tiếp với đối tác làm ăn nước hay nước Đối với quan hành người quản lý giao tiếp với người đứng đầu cấp cao hay đối tượng giao tiếp đến làm việc với quan đơn vị mà người tiếp nhà quản lý, lãnh đạo Thứ giao tiếp nhân viên với khách hàng doanh nghiệp hay với quan truyền thông, đơn vị nghiệp Thứ công tác tổ chức giới thiệu sản phẩm, chương trình hội nghị, hội thảo khách hàng Thứ việc sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng giúp cho việc giao tiếp thành công Bên cạnh hình thức cịn có nhiều nội dung hình thức khác, nhiên dù hình thức việc giao tiếp doanh nghiệp hay hình thức khác cần phải nắm rõ nguyên tắc giao tiếp bản: Phân tích tình giao tiếp: Mục đích, nội dung việc truyền đạt thông tin, người tiếp nhận thông tin, trở ngại giao tiếp, người nhận thông tin giao tiếp họ mong mỏi nội dung thơng điệp có làm hài lịng khách hàng hay khơng Phân tích đối tượng giao tiếp: Điều phải hiểu phân tích đối tượng bao gồm hay nhiều người tiếp nhận thông tin giao tiếp theo: Kiến thức người nhận thông tin; mối quan tâm người nhận thông tin; thái độ người nhận cuối cảm xúc người nhận thông tin Thông tin cho người nhận phải thích hợp nội dung hình thức, điều phải thực có hiệu giao tiếp Những phản hồi người nhận thông tin hay cụ thể đối tượng giao tiếp 0 Phải biết tháo gỡ thông tin giao tiếp chưa phù hợp trình giao tiếp giúp cho trình giao tiếp đạt kết tốt Trên sở nguyên tắc trên, giao tiếp với khách hàng cần lưu ý vấn đề sau: Trong giao tiếp ta phải xác định khách hàng người quan trọng, thượng để, giúp cho phát triển quan, đơn vị, doanh nghiệp Phải xác định nội dung giao tiếp nội dung mà khách hàng cần đáp ứng nhu cầu họ Phải tôn trọng họ lắng nghe thông tin phản hồi họ quan, đơn vị hay sản phẩm doanh nghiệp Nói tóm lại giao tiếp với khách hàng có hiệu thành cơng xác định q trình giao tiếp thỏa mãn nhu cầu khách hàng Bài tập áp dụng: Chọn clip liên quan hoạt động giao tiếp khách hàng – phân tích cụ thể vấn đề, nội dung liên quan giao tiếp - cho đánh giá, nhận xét 4.2.2 Giao tiếp với nhà cung cấp Trong doanh nghiệp việc giao tiếp với nhà cung cấp hiểu giao tiếp hình thức trực tiếp hay gián tiếp doanh nghiệp, quan đơn vị với nhà cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp Ví dụ: Giữa cơng ty sản xuất nước với nhà cung cấp dịch vụ cho công ty, công ty du lịch với khách sạn để khách sạn cung cấp cho công ty du lịch cho khách du lịch Để cho hoạt động quan, đơn vị, doanh nghiệp có hiệu cách tốt nhất, bên cạnh việc tạo mối quan hệ giao tiếp với khách hàng đòi hỏi quan, đơn vị, doanh nghiệp phải biết trì mối quan hệ tốt với khách hàng Việc trì mối quan hệ với khách hàng thực nhiều phương cách khác khách hàng VIP, thân thiết, thành viên hay có chương trình chăm sóc khách hàng mang tính chất đặc thù quan đơn vị Tương tự phải biết tạo quan hệ tốt với nhà cung cấp trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp dịch vụ cho quan, đơn vị doanh 0 nghiệp Nhà cung cấp hỗ trợ cho phát triển ổn định, lâu dài phát triển bền vững doanh nghiệp - Biết quý trọng thời gian, đừng bắt nhà cung cấp chờ đợi lâu Hãy nhanh chóng tiếp họ trả lời điện thoại - Cần tôn trọng nhà cung cấp Đừng đối xử với nhà cung cấp với tư cách họ cần mình, có địi hỏi buộc họ phải nể chấp nhận Đừng nghĩ họ phải thường xuyên mời ăn trưa Đừng yêu cầu nhà cung cấp tặng quà cho hay "hoa hồng" Trong điều kiện định, bạn nhận quà lưu niệm nhà cung cấp Những quà có giá trị nhỏ như: lịch, bút, sách không làm cho bạn lệ thuộc, nhượng đàm phán Hãy cẩn trọng nhận quà có giá trị lớn tính vào giá thành sản phẩm mà bạn mua bán Thực chất, quà thuộc tổ chức, bạn Bạn nên báo cáo cho lãnh đạo giao lại quà - Thơng tin cho người cung cấp cách đầy đủ Khi cơng ty bạn có thay đổi ngân sách, hợp đồng, lịch làm việc, chương trình khuyến thơng tin đầy đủ cho người cung ứng Hãy nói rõ yêu cầu với nhà cung ứng, tốt văn bản, tỉ mỉ, cụ thể tốt Hãy thể hài lòng bạn thương vụ hồn thành tốt Khơng nên đẩy nhà cung cấp vào tình trạng khó xử Hãy u cầu nhà cung cấp đưa thơng tin ngành có liên quan đến tổ chức bạn - Ln tốn hẹn cho nhà cung cấp Sự toán bạn ảnh hưởng tới kế hoạch tài nhà cung cấp Đừng để họ hiểu lầm công ty bạn bị khó khăn tài Đừng để họ xếp bạn danh sách khách hàng ưu tiên họ 4.2.3 Giao tiếp với quan quyền 0 Bất đơn vị, doanh nghiệp đặt địa bàn cụ thể dù trung ương hay địa phương, quốc gia khu vực giới có liên quan liên hệ đến quan quyền Vì việc giao tiếp với quan quyền từ đơn vị manh nha thành lập đến vào hoạt động (Xin thành lập…, đến có giấy phép kinh doanh vào hoạt động) có mối i quan hệ giao tiếp với quan quyền Hình thức giao tiếp với quan quyền: - Giao tiếp trực tiếp: Trực tiếp tiếp xúc với cấp huy ngành lập pháp hành pháp để tham khảo ý kiến, thảo luận trình bày mục tiêu, quan điểm doanh nghiệp; tổ chức buổi tiệc tiếp tân sở kinh doanh để mời đại diện quyền đến tham dự, dịp tốt để nhờ quyền lưu tâm đến cơng ty, hiểu rõ thực trạng cơng ty nhằm áp dụng sách thuế khóa hợp lý; tổ chức viếng thăm cấp lãnh đạo quyền công ty bạn - Giao tiếp gián tiếp với quyền báo cáo định kỳ, vấn thư tín để thu thập ý kiến quan điểm giới lập pháp hành pháp vấn đề kinh tế, thời sự, sách Khi đến quan quyền để giải công việc bạn lưu ý: - Ăn mặc nghiêm túc, đừng sặc sỡ hay lòe loẹt dễ làm cho người ta có ác cảm, hẹn đến giờ; - Mỗi quan có qui định riêng nó, có bất bình vơ lý đừng phản đối kéo lại gây khó khăn cho việc giải cơng việc, sau góp ý hộp thư; - Hãy tơn trọng người đại diện quyền, khơng có nghĩa phải quy lụy, khúm núm làm thể diện, cần giữ phong thái mực, ăn nói hịa nhã, trình bày ngắn gọn, u cầu họ giải theo chức trách họ; - Hãy nhớ muốn người khác coi quan trọng, người đại diện quyền có làm vẻ quan trọng nên thơng cảm, giải xong cơng việc 0 Việc giao tiếp với quan quyền phải tuân thủ nguyên tắc giao tiếp bản:59 - Phân tích tình giao tiếp: Mục đích, nội dung việc truyền đạt thông tin, người tiếp nhận thông tin, trở ngại giao tiếp, người nhận thông tin giao tiếp họ mong mõi nội dung thơng điệp có làm hài lịng khách hàng hay khơng… - Phân tích đối tượng giao tiếp: Điều phải hiểu phân tích đối tượng bao gồm hay nhiều người tiếp nhận thông tin giao tiếp theo: Kiến thức người nhận thông tin; mối quan tâm người nhận thông tin; thái độ người nhận cuối cảm xúc người nhận thơng tin - Thơng tin cho người nhận phải thích hợp nội dung hình thức, điều phải thực có hiệu giao tiếp - Những phản hồi người nhận thông tin hay cụ thể đối - tượng giao tiếp - Phải biết tháo gỡ thông tin giao tiếp chưa phù hợp trình giao tiếp giúp cho q trình giao tiếp đạt kết tốt Có nhiều hình thức khác giao tiếp với quan quyền: Được hiểu giao tiếp trực tiếp giao tiếp gián tiếp văn Điều tùy thuộc vào cấp độ giao tiếp hay nội dung giao tiếp với quan quản lý nhà nước theo lĩnh vực chuyên ngành hay quan quản lý hành nhà nước có nội dung hình thức giao tiếp khác Giao tiếp với quan quyền thành cơng thể thơng qua kết q trình giao tiếp phù hợp với yêu cầu, nội dung kế hoạch đưa trước quan, doanh nghiệp 4.2.4 Giao tiếp với báo chí 0 10 Giao tiếp với báo chí quan, doanh nghiệp đơn vị giao tiếp bên Việc giao tiếp với quan thơng báo chí địi hỏi nắm bắt rõ nguyên tắc giao tiếp: Giao tiếp với báo chí cần lưu ý nội dung sau: Cởi mở lịch suốt trình giao tiếp với quan thơng tấn, báo chí Cung cấp thơng tin cho quan thơng báo chí theo nội dung lên kế hoạch cho phép quan, đơn vị, doanh nghiệp Khi giao tiếp với quan thơng báo chí cần có tác phong lịch nhanh nhẹn ơn hịa thoải mái Trong giao tiếp với quan thông báo chí địi hỏi đối tượng giao tiếp phải nắm vận dụng tốt nguyên tắc vấn, Đối tượng giao tiếp phải xác định nội dung cho phép trao đổi, trình bày giao tiếp Giao tiếp với báo chí thành cơng q trình giao tiếp, nội dung giao tiếp đạt mong muốn đưa trước doanh nghiệp, quan, đơn vị Những việc nên làm giao tiếp với báo chí - Khi giao tiếp với báo chí cần có trung thực xác Chúng ta phải hiểu nội dung giao tiếp với báo ghi lại nên cần cân nhắc trước phát ngôn đưa - Giao tiếp với báo chí cần cố gắng cung cấp thơng tin phóng viên cần - Phải lưu giữ danh sách cơng việc hồn thành Những việc không nên làm - Không nên sử dụng biệt ngữ từ ngữ chuyên môn - Trong giao tiếp có nội dung ta chưa trả lời hẹn lại phản hồi sớm 0 11 - Không tuyên bố trước chuẩn bị thông cáo báo chí khơng vội vàng đưa tin có tay thơng tin đầy đủ, xác 0 ... 4.2.3 Giao tiếp với quan quyền 4.2.4 Giao tiếp với báo chí 0 4.2 KỸ NĂNG GIAO TIẾP VỚI BÊN NGỒI DOANH NGHIỆP Giao tiếp bên ngồi doanh nghiệp tổng thể giao tiếp quan, địa vị, doanh. .. LỤC CHƯƠNG IV: KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG MÔI TRƯỜNG DOANH NGHIỆP 4.2 Kỹ giao tiếp với mơi trường bên ngồi doanh nghiệp: 4.2.1 Giao tiếp với khách hàng 4.2.2 Giao tiếp với nhà cung cấp... 4.2.2 Giao tiếp với nhà cung cấp Trong doanh nghiệp việc giao tiếp với nhà cung cấp hiểu giao tiếp hình thức trực tiếp hay gián tiếp doanh nghiệp, quan đơn vị với nhà cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp