Môn GIAO TIẾP KINH DOANH THUYẾT TRÌNH tái tạo chuyên đề 06 GIAO TIẾP QUA THƯ tín và báo cáo KINH DOANH

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH Mơn: GIAO TIẾP KINH DOANH THUYẾT TRÌNH TÁI TẠO Chuyên đề 06: GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN VÀ BÁO CÁO KINH DOANH GVHD: ThS TRẦN THỊ LÊ Mã lớp học 420300319616 Lớp danh nghĩa: DHKQ16C Đợt: HK2 (2021 – 2022) Nhóm: 05 phần: Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2022 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH Mơn: GIAO TIẾP KINH DOANH THUYẾT TRÌNH TÁI TẠO Chuyên đề 06: GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN VÀ BÁO CÁO KINH DOANH (TRANG PHỤ BÌA) GVHD: ThS TRẦN THỊ LÊ Mã lớp học 420300319616 Lớp danh nghĩa: DHKQ16C Đợt: HK2 (2021 – 2022) Nhóm: 05 Tên thành viên nhóm 05: Nguyễn Xuân Phương Đặng Trần Gia Quân Trần Nhật Quang Nguyễn Phạm Kiều Quy Nguyễn Thị Hương Quỳnh phần: Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 01 năm 2022 LỜI NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành thuyết trình tái tạo với chuyên đề “Giao tiếp qua Thư tín Báo cáo Kinh doanh” này, nhóm 05 thật cảm ơn tất thầy bạn bè Đầu tiên, nhóm 05 xin trân trọng cảm ơn Ban Giám hiệu Nhà trường đội ngũ giảng viên Khoa Thương mại - Du lịch trường Đại học Công nghiệp Tp.HCM đồng ý mở lớp Giao tiếp Kinh doanh cho sinh viên học tập ứng dụng vào ngành nghề Đây môn học chứa đựng nhiều kiến thức giao tiếp kinh doanh kết hợp kỹ giao tiếp hiệu Tiếp theo, muốn cảm ơn thầy phịng / ban chun mơn chịu khó giám sát, quản lý tiến độ học tập sinh viên qua lớp học trực tuyến (Zoom & Microsoft Teams) giai đoạn dịch COVID – 19 Thêm nữa, muốn cảm ơn bạn sinh viên lớp giúp đỡ nhóm 05 nhóm gặp khó khăn việc tìm tài liệu Cuối cùng, nhóm 05 xin gửi lời cảm ơn sâu sắc chân thành đến giảng viên Trần Thị Lê – giảng viên hướng dẫn Cảm ơn cô nhiệt tình hướng dẫn chia sẻ tài liệu cho nhóm 05 lớp hồn thành tập hẹn Thật hy vọng cô Lê với toàn thể giảng viên, sinh viên trường Đại học Cơng nghiệp Tp.HCM có nhiều sức khỏe để chiến đấu với đại dịch Corona! Trân trọng! Tp Hồ Chí Minh, ngày 25 tháng 01 năm 2022 Thay mặt nhóm 05 Thư ký (Đã ký) Đặng Trần Gia Quân BÁO CÁO NHANH NHIỆM VỤ PHÂN CƠNG NHĨM 05 Học phần: Giao tiếp Kinh doanh (420300319616 - DHKQ16C) Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Thị Lê Nhóm: 05 Thuyết trình tái tạo_nhóm: Chuyên đề “Giao tiếp qua Thư tín Báo cáo kinh doanh” Địa điểm họp, phân cơng: Group nhóm Zalo Ngày phân cơng cơng việc thức: 22h ngày 22/01/2022 Hạn deadline: 12h trưa ngày 27/01/2022 Thành viên tham gia: Nhóm 05 – Danh sách đính kèm BẢNG PHÂN CƠNG NHIỆM VỤ NHÓM 05 ST T 01 02 MSSV 20001915 20036161 Họ đệm Tên Phần Nguyễn Phươn Xuân g Đặng Trần Nội dung phân công B.I: Sự cần thiết báo cáo kinh doanh (tr.22) Phần A.I: Thư tín kinh doanh (tr.03) Quân Gia Thời gian thực Nội dung phần A.VII: Thư điện tử Sau 05 ngày phân cơng thức Sau 04 ngày phân cơng thức (Email, tr.19) Trần 03 20047251 Sau 04 ngày phân công thức Nhật Nguyễn 04 05 20091201 20066561 Sau 05 ngày phân Phạm Kiều Nguyễn Thị cơng thức Phần B.III: Một số loại báo cáo thức (tr.26) Quỳnh Hương Hình ảnh phần A.VII: Thư điện tử Sau 04 ngày phân cơng thức (Email, tr.19) 06 19445981 Ngơ Thái Phần A.V: Kỹ Sau 05 ngày phân viết thông điệp tiêu cực (tr.16) Trọng Nguyễn 07 08 20017211 20065501 Thanh Nguyễn Thị Thảo doanh (tr.24) Thảo Thanh 09 20044551 Nguyễn Võ Minh Phần B.II: Các loại báo cáo kinh Thi cơng thức Sau 05 ngày phân cơng thức Phần A.III: Kỹ viết thơng điệp tích cực trung lập (tr.09) Sau 04 ngày phân cơng thức Phần A.IV: Kỹ viết thơng điệp thiện Sau 05 ngày phân chí (tr.10) cơng thức Ngày hồn thành thuyết trình tái tạo: khoảng 10h ngày 30/01/2022 Kết luận: Mức độ hoàn thành deadline bạn tốt, không bạn trễ ngày 27/01/2022, phân tích có đầy đủ hình ảnh minh họa Nhiệm vụ phân cơng đồng ý thống tất thành viên nhóm 05 Chữ ký định thống trưởng nhóm thành viên MỤC LỤC CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU A TÍNH CẤP THIẾT B MỤC ĐÍCH C PHƯƠNG PHÁP TIẾN HÀNH CHƯƠNG 2: NỘI DUNG A KỸ NĂNG GIAO DỊCH THƯ TÍN TRONG KINH DOANH .3 I THƯ TÍN TRONG KINH DOANH Khái niệm hình thức thư tín kinh doanh a Khái niệm thư tín b Hình thức thư tín Một số ưu thư tín kinh doanh Tầm quan trọng thư tín kinh doanh a Thư tín quan trọng cá nhân tổ chức b Thư tín quan trọng nội dung lẫn hình thức 4 Phân loại thư tín kinh doanh 5 Cách trình bày thư tín kinh doanh a Thiết kế hình thức b Kết cấu thư tín kinh doanh II KỸ NĂNG VIẾT THƯ TÍN TRONG KINH DOANH Quy trình viết thư tín kinh doanh Kỹ viết thư tín hiệu a Chiến thuật GIRO b Một số lỗi thường mắc viết thư tín III KỸ NĂNG VIẾT THƠNG ĐIỆP TÍCH CỰC VÀ TRUNG LẬP Thế thơng điệp mang tính tích cực trung lập Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thơng điệp tích cực trung lập Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thơng điệp tích cực trung lập Một số thơng điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp 10 IV KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THIỆN CHÍ 10 Vài nét thơng điệp thiện chí 10 Thông điệp chúc mừng 11 a Giới thiệu chung 11 b Dùng cách trực tiếp cho thơng điệp thiện chí 11 Thông điệp chia buồn 11 Thơng điệp thể cảm kích,, khen ngợi 12 a Khi sử dụng thông điệp 12 b Cách viết thông điệp 13 Chúc mừng ngày lễ, kỳ nghỉ 13 a Trường hợp sử dụng 13 b Cách viết thông điệp 13 Thư mời 14 a Trường hợp sử dụng 14 b Cấu trúc thư mời 14 c Những lưu ý viết thư mời 15 Thông điệp chào mừng 15 a Trường hợp sử dụng 15 b Cấu trúc 16 c Những lưu ý với thông điệp chào mừng 16 Phong cách viết thơng điệp thiện chí 16 V KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP TIÊU CỰC 16 Thông điệp tiêu cực cách truyền dạt thông điệp hiệu 16 a Định nghĩa 16 b Sử dụng cách gián tiếp (phương pháp quy nạp) cho thông điệp tiêu cực 17 Chiến thuật dùng cách gián tiếp để viết thư tín 17 a Phần đệm mở đầu 17 b Giải thích hợp lý 17 c Thông tin tiêu cực 17 d Sự tiếp tục mang tính xây dựng 18 e Kết thúc thân thiện 18 Một số loại thông điệp tiêu cực 18 VI KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THUYẾT PHỤC 18 Định nghĩa 18 Cách sử dụng phương thức gián tiếp thông điệp thuyết phục 18 a Mục đích 18 b Chiến thuật sử dụng cách gián tiếp 19 Một số loại thông điệp thuyết phục 19 VII PHÁT TRIỂN GIAO DỊCH THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TRONG KINH DOANH (ELECTRIC MESSAGES) 19 Khái niệm thư điện tử 19 Vai trò thư điện tử 20 Một số nguyên tắc sử dụng thư điện tử 20 B KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH 22 I SỰ CẦN THIẾT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH 22 Báo cáo viết cần thiết kỹ viết báo cáo kinh doanh 22 Kỹ thuật nghiên cứu 23 a Lập kế hoạch nghiên cứu 23 b Thu thập thông tin 23 c Phân tích thơng tin 23 d Đưa giải pháp 23 e Viết báo cáo 23 II CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH 24 Phân loại đặc điểm báo cáo 24 a Báo cáo viết không theo hình thức 24 luận, chứng để thuyết phục, nhấn mạnh quyền lợi họ để hướng họ vào vấn đề Reducing resistance (giảm bớt khó khăn, trở ngại): sau tạo mong muốn cho người nhận, tạo điều kiện để hai thực lợi ích Orchestration action (lên kế hoạch hành động): sau đưa lập luận khéo léo phần trên, trước kết thúc thông điệp, lập kế hoạch cụ thể để đối tác thêm tin tưởng, hướng họ tới hành động Lưu ý sử dụng chiến thuật GIRO: Luôn giữ đạo đức, giữ chữ tín, khơng hứa láo, nói bừa Biết cách thu hút người đọc khơng phóng đại q mức, khơng nịnh hót, sáo rỗng, trơ trẽn Phải tự tin biết cách hành văn hiệu quả, đầy sức thuyết phục, không áp đặt dồn ép đối tác 10 Những luận đưa phải có tính khoa học, hợp lý có sức thuyết phục Chú ý ảnh hưởng văn hóa đến cách viết thư b Một số lỗi thường mắc viết thư tín Lỗi tả Lỗi ngữ pháp Dùng từ sai Viết dài, có câu đoạn thừa Rào đón, khách sáo Có đoạn dài Viết câu dài Lựa chọn từ ngữ, cách xưng hơ khơng phù hợp Văn phong khơng phù hợp Hình 9: Lỗi sai tả Cách bố cục trình bày thư Để tránh lỗi này, người viết cần nắm vững nguyên tắc giao tiếp kinh doanh, phân tích người nhận, tình giao tiếp trước viết thư III KỸ NĂNG VIẾT THƠNG ĐIỆP TÍCH CỰC VÀ TRUNG LẬP Thế thông điệp mang tính tích cực trung lập Thơng điệp tích cực hay trung lập thông điệp chứa đựng thông tin thuận lợi hay trung lập người nhận Kiểu thơng điệp dùng để: Thăm dị thơng tin sản phẩm, dịch vụ hay người Duyệt yêu cầu hay đề nghị cá nhân hay tổ chức Thơng báo lượng hàng dự định bán hay sản phẩm Được sử dụng giao tiếp nội để thông báo thăng tiến, mở rộng hoạt động, tăng lương hay tăng phụ cấp lương, 11 Sử dụng cách viết thư trực tiếp cho thơng điệp tích cực trung lập Điểm thuận lợi cách trực tiếp thư tín người nhận có thơng tin tích Điểm thuận lợi cách trực tiếp thư tín người nhận có thơng tin tích cực đoạn đầu tiên, làm tăng khả người nhận đọc tồn thơng điệp Thơng tin tích cực hay trung lập phần mở đầu thư, điều tạo cho người nhận tư tưởng đồng ý Điều giúp cho việc đưa thông tin liên quan sau dễ dàng Chiến thuật sử dụng cách viết trực tiếp cho thơng điệp tích cực trung lập Phần mở đầu: Bắt đầu với việc đưa thơng tin tích cực hay trung lập Thể lạc quan Thiết lập hài hòa, mạch lạc, dễ hiểu Sử dụng kỹ thuật nhấn mạnh Chú trọng vào sở thích lợi ích người nhận Phần giải thích: Đưa thơng tin có liên quan + Ngắn gọn, sức tích Thể khách quan + Nên lạc quan Thúc đẩy hành động: Cá nhân hóa yêu cầu Gợi ý số lựa chọn Tập chung vào hành động nhanh Phần kết: Xây dựng thiện chí + Nên lạc quan tích cực Nên ngắn gọn súc tích + Bày tỏ cảm kích Trước soạn thảo thơng điệp tích cực hay trung lập, cần phải trả lời câu hỏi sau: Thông tin thuận lợi nhất? Thộng tin mang lại lợi ích cho người nhận nào? Cần bổ sung thêm thông tin cho người nhận? 12 Việc thúc đẩy hành động mang tính thuyết phục với thông điệp không? Nên sử dụng thơng điệp mang tính thân thiện phần kết để xây dựng thiện chí? Một số thơng điệp tích cực hay trung lập dùng cách trực tiếp Thư hỏi thông tin Thư phê duyệt yêu cầu Thư trả lời khách hàng IV KỸ NĂNG VIẾT THÔNG ĐIỆP THIỆN CHÍ Vài nét thơng điệp thiện chí Thơng điệp thiện chí dùng để giao tiếp với người có quan hệ với bạn người bạn quan tâm người bạn quan tâm Việc gửi thông điệp thiện chí cho thấy bạn quan tâm đến người nhận thơng điệp làm cho người nhận có ấn tượng tốt bạn Tránh chèn vào câu nói vấn đề làm người nhận cảm giác bạn muốn đẩy mạnh mối quan hệ làm ăn Gửi thơng điệp thiện chí thời điểm quan trọng nên gửi bạn biết kiện quan trọng Có loại thơng điệp thiện chí phổ biến: Thơng điệp chúc mừng Thông điệp chia buồn Thông điệp cảm ơn 13 Thông điệp chúc mừng a Giới thiệu chung Cách thức: nên viết với thái độ chân thành cá nhân viết Thông điệp viết thư đánh máy cách trang trọng để đề bạt đó, mẩu ghi chép viết tay đính kèm với mẩu bố cáo thành lập cắt từ tờ báo Đối tượng: đối tượng: cá nhân tổ chức Nội Hình 10: Dùng cách trực tiếp cho thơng điệp thiện chí dung đề cập đến vấn đề mang tính cá nhân liên quan đến công việc kinh doanh Thời điểm: Nhân dịp cá nhân thành công công việc kinh doanh Nhân dịp công ty mở rộng quy mô kinh doanh (mở chi nhánh, công ty con, …) Nhân dịp công ty công bố sản phẩm mới, lễ kỷ niệm Nhân dịp kiện cá nhân như: sinh nhật, đính hôn, kết hôn, sinh con, thắng bầu cử,… b Dùng cách trực tiếp cho thơng điệp thiện chí Phần mở đầu: đề cập đến thành công niềm vinh dự mà người nhận thông điệp đạt hướng vào người nhận xuyên suốt thông điệp Phần thân: thông tin mở rộng cần thiết liên quan đến thành tựu mà người nhận đạt Phần kết: lời chúc chân thành thành công tương lai Lưu ý: phần kết không đề cập đến hỗ trợ từ người viết với thành công người nhận, làm giảm thiện cảm 14 Thông điệp chia buồn Thông điệp giúp xoa dịu cảm giác đau thương người nhận, cần viết cẩn thận tránh gây nghi ngờ cảm thông người viết Thời điểm: có người bệnh, đám tang, thiên tai điều không may khác Cách thức: viết tay, đánh máy, mẫu in sẵn Nếu sử dụng thiệp tốt bạn nên viết thư ngắn kẹp vào thiệp Nên viết từ ngữ riêng bạn, theo cách mà bạn thường giao tiếp với người đó, khơng nên dùng từ ngữ trau chuốt, trừ bạn nhà văn chuyên nghiệp Thơng điệp viết tay thể tính cá nhân cao đánh giá cao Cấu trúc: Phần mở đầu: bắt đầu với mục đích thư - thể cảm thông Phần thân: đề cập chi tiết thật cần thiết hướng tích cực chân thành Hình 11: Tình ví dụ cho thơng điệp chia buồn Phần kết thúc: thích hợp, nên đề nghị hỗ trợ đảm bảo lời đề nghị rõ ràng chân thật, tránh kết thúc sáo rỗng, rập khn Có thể kết thúc cách tương lai tích cực Thơng điệp thể cảm kích, khen ngợi a Khi sử dụng thông điệp Một thư khen thưởng, động viên gửi cho cá nhân dành tâm huyết cho vấn đề đó, đơn giản cho ý tốt, ví dụ: Những cá nhân dành quan tâm bền bỉ cho công ty khách hàng lâu năm, trung thành 15 Một nhân viên thành thật; người đề cử công ty đem đến cho cơng ty nhiều khách hàng Một tình nguyện viên dành nhiều thời gian tâm huyết cho hoạt động từ thiện, Thư khen thưởng từ phía khách hàng gửi cho phòng dịch vụ; thư gửi đến vị khách mời trình bày thuyết trình hay; thư gửi khách hàng mới,… Lá thư thể cảm kích người đề cập luôn đánh giá cao b Cách viết thông điệp Phần mở đầu: mở đầu trực tiếp đề cập biết ơn Phần thân: tin tốt - thể biết ơn Phần kết thúc: lời đánh giá tốt Lưu ý: nên dùng nhiều từ ngữ khác đoạn mở đầu kết thúc Không nên viết thư dài Chúc mừng ngày lễ, Hình 12: Thư cảm ơn Hiệu trưởng trường Nguyễn Siêu đến Phụ huynh học sinh kỳ nghỉ a Trường hợp sử dụng Được gửi trước mùa lễ hội: Ngày đầu năm, Lễ tri ân, Lễ giáng sinh, Lễ phục sinh, ngày lễ lao động,… đến người thân , đồng nghiệp đối tác Có thể gửi loại thiệp khác thiết kế cách độc đáo có tên biểu tượng công ty tạo ấn tượng sâu sắc Lưu ý: gửi thư mang nét cá nhân riêng giá cao gửi nhóm thư Trong trường hợp phải gửi thư nhóm thêm ý cá nhân vào phần cuối 16 b Cách viết thông điệp Nhân ngày lễ gửi lời chúc đến nhân viên, đối tác kinh doanh hay khách hàng: bắt đầu với lời chúc nồng nhiệt đề cập đến ngày lễ mà bạn muốn nói đến Hình 13: Thư chúc mừng ngày lễ Người nhận nhân viên hay đồng nghiệp: nên gửi thư cảm ơn đóng góp cống hiến cơng việc họ Nếu có q tặng hay thứ tương tự nên nói rõ thư Đặc biệt, bạn muốn thông báo buổi tiệc đến nhân viên, khách hàng kèm theo thơng tin thời gian, địa điểm Cũng đưa vào số thành tựu mà cơng ty đạt năm (nếu lời chúc năm mới) lời chúc năm mới) Thư mời a Trường hợp sử dụng Thư mời yêu cầu diện cá nhân sử dụng nhiều trường hợp khác Thư mời sử dụng hoạt động giao tiếp kinh doanh: mời nhân viên đến họp 17 xã giao nhỏ, mời thành viên tiếng cộng đồng tham dự kiện nhằm gây quỹ, mời người tiếng Nếu tổ chức tiệc phạm vi gia đình người thân cần gọi điện thoại, với bữa tiệc lớn, đối tượng mời bạn bè mối quan hệ xã hội nên gửi thư mời Lưu ý: Trong thư mời phải ghi rõ ngày giờ, địa điểm Thư mời không bày tỏ tơn trọng mà cịn giúp người mời hiểu rõ mục đích bữa tiệc để định nào, ăn mặc sao, có cần quà hay không b Cấu trúc thư mời Tên người tổ chức Cách diễn đạt thư mời Loại kiện Mục đích kiện Ngày tháng c Những lưu ý viết thư mời Tất thông điệp sử dụng trực tiếp Sự hồi đáp: RSVP4 quan trọng Người tổ chức kiện gửi kèm theo phong bì dán tem ghi sẵn địa để người nhận hồi đáp Cần hồi đáp với thơng tin xác Hãy đề cập đến kiện có mục đích đặc biệt vinh danh đó, Thư mời cần phải đạt mục đích giữ hình ảnh cơng ty trí nhớ khách hàng tương lai Cố gắng gửi thư mời trước hai tuần sớm Thư mời in hợp buổi lễ trang trọng Thông điệp chào mừng ... BỘ CƠNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH Môn: GIAO TIẾP KINH DOANH THUYẾT TRÌNH TÁI TẠO Chuyên đề 06: GIAO TIẾP QUA THƯ TÍN VÀ BÁO CÁO KINH DOANH (TRANG... hình thức thư tín kinh doanh a Khái niệm thư tín b Hình thức thư tín Một số ưu thư tín kinh doanh Tầm quan trọng thư tín kinh doanh a Thư tín quan trọng... phục Phát triển giao dịch thư điện tử kinh doanh Kỹ viết báo cáo kinh doanh: Sự cần thiết báo cáo viết kỹ thuật nghiên cứu kinh doanh Các loại báo cáo viết kinh doanh Một số loại báo cáo viết thức