Cơ sơ và phương pháp định biên nhân lực cho các chức danh công việc dự tính:Cơ sở thực tiễn: •Mục tiêu chiến lược phát triển của Công ty: Phát triển công ty trong 5 năm từ 2020 – 2025 trở thành Agency lớn trong mảng Thương mại điện tử POD thị trường Âu – Mỹả•Sơ đồ bộ máy tổ chức hiện nay của Công ty•Quy định chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận của Công ty•Hệ thống chức danh công việc, JD bản mô tả công việc của chức danh Nhân sự tổng hợp•Hiện trạng tổ chức lao động ở các phòng ban, phân công công việc cụ thể•Thông tin về năng lực và Kết quả thực hiện công việc của người lao độngPhương pháp định biên: Phương pháp khảo sát thời gian làm việc
TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI KHOA QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC BÁO CÁO THỰC HÀNH HỌC PHẦN ĐỊNH BIÊN NHÂN LỰC “Xây dựng định biên nhân lực cho chức danh công việc Chuyên viên Nhân tổng hợp Công ty TNHH HIGHCOMMERCE” Giảng viên hướng dẫn: Họ tên học viên: Lớp: Mã học viên: TS Hà Duy Hào Hoàng Minh Ngọc K11.QT2 QT11055 Hà Nội: 11/2022 MỤC LỤC MỤC LỤC .1 Tổng quan Công ty TNHH HIGHCOMMERCE 1.1 Khát quát HIGHCOMMERCE 2 Khảo sát thực tế để xây dựng mức 2.1Tổng quan chức danh công việc xây dựng định biên điều kiện thực hiện: 2.1.1 Chức danh công việc lựa chọn để xây dựng định biên: 2.1.2 Người lao động thực chức danh công việc Nhân tổng hợp .6 2.1.3 Điều kiện tổ chức - kỹ thuật thực chức danh công việc 2.1.4 Mức có Chuyên viên Nhân tổng hợp 2.2 Tài liệu thiết kế khảo sát .7 2.2.1 Tài liệt thiết kế .7 07/PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 0701/Nhân tổng hợp 2.1.2 Tài liệu khảo sát thu thập .12 Phân tích tài liệu khảo sát thu thập 12 3.1 Phân tích tài liệu khảo sát thời gian làm việc 12 3.1.1 Tính tốn thời gian thực nhiệm vụ chức danh công việc Nhân tổng hợp 12 3.1.2 Tổng hợp thời gian thực tất nhiệm vụ chức danh công việc Nhân tổng hợp .12 3.2 Phân tích tài liệu thống kê thời gian 13 3.2.1 Tính tốn số ngày làm việc thực tế bình qn lao động năm 13 3.2.2 Tính tốn số làm việc thực tế bình quân lao động ngày 13 3.3 Dự tính định biên nhân lực cho chức danh công việc lựa chọn .14 4.Giải trình giải pháp áp dụng mức dự tính hiệu sau triển khai áp dụng .14 5.Phụ lục: 16 PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT MẪU 16 PHỤ LỤC KẾT QUẢ PHIẾU KHẢO SÁT 20 PHỤ LỤC 3: KẾT QUẢ XỬ LÝ PHIẾU KHẢO SÁT 25 PHỤ LỤC SỐ LIỆU THỐNG KÊ VỀ THỜI GIAN LÀM VIỆC, NGHỈ NGƠI CỦA CÔNG TY TNHH HIGHCOMMERCE 26 gik1671766123.doc 1/25 /12 Tổng quan Công ty TNHH HIGHCOMMERCE 1.1 Khát quát HIGHCOMMERCE Tên đầy đủ: Tên viết tắt HIGHCOMMERCE LIMITED LIABILITY COMPANY HIGHCOMMERCE LLC Mã số thuế 0109195357 Địa Người đại diện Khu TMDV 06, tầng - Tòa CT1 thuộc khối chung cư tòa nhà Ban yếu phủ khu đất M2, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam NGUYỄN TÙNG LÂM Điện thoại 024 668 76 077 Công ty TNHH HighCommerce có trụ sở Khu Thương mại Dịch vụ 6, tầng Tòa CT1 thuộc khối chung cư tịa nhà Ban yếu phủ khu đất M2 đường Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội Thành lập từ đầu năm 2020, Công ty TNHH HighCommerce đại diện sáng tạo chuyên hỗ trợ thương hiệu lớn lĩnh vực thương mại điện tử cho thị trường Âu, Mỹ chủ yếu thương hiệu (Brand) lĩnh vực thiết kế in ấn theo yêu cầu khách hàng (Print On Demand) Ngay từ ngày đầu hoạt động, HighCommerce tâm niệm: doanh nghiệp phát triển ln đặt lợi ích Khách Hàng Nhân Viên lên hàng đầu, hướng tới thương mại điện tử “sạch” “tử tế” HIGHCOMMERCE tin tưởng vào sức mạnh khai triển công nghệ mong muốn góp phần làm cho giới trở nên tốt đẹp việc kết nối cộng đồng người mua người bán thông qua việc cung cấp tảng thương mại điện tử Quy mô doanh nghiệp trì dao động khoảng 80 - 99 nhân Đặc điểm nguồn nhân lực nhân viên trẻ, trường năm kinh nghiệm Nguồn nhân lực trẻ vừa hội, lợi vừa thách thức doanh nghiệp trình đào tạo phát triển doanh nghiệp Tuy vậy, ban lãnh đạo công ty ln đặt lợi ích nhân viên lên hàng đầu, nên toàn nhân viên hưởng đầy đủ chế độ phúc lợi đào tạo phát triển lĩnh vực mà công ty theo đuổi, cam kết phát triển cho nhân viên theo lộ trình Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH HIGHCOMMERCE: gik1671766123.doc 2/25 /12 (Nguồn: HIGHCOMMERCE OVERVIEW - Phịng Hành – Nhân sự) 1.2 Khái quát định biên nhân lực HIGHCOMMERCE HighCommerce có 80 nhân sự, gồm 11 quản lý 69 nhân viên Tuy công tác định biên nhân lực cơng ty mang tính chất cảm tính chưa xác Cơng ty chưa có quy định cụ thể định biên cho vị trí chức danh chưa có phương pháp xác định để tính tốn định biên Ví dụ phận chăm sóc khách hàng, nhân viên làm việc cảm thấy khối lượng cơng việc q nhiều, kêu than trưởng phận đề xuất tuyển thêm/tăng định biên cho vị trí Hoặc trường hợp khác, Start-up nên cơng ty có nhiều thay đổi chiến lược kinh doanh, mở rộng thêm dự án, đóng dự án, cơng ty có nhu cầu tăng định biên, cắt giảm định biên vị trí dự án Điều dễ gây nên tình trạng bị động phận Nhân sự, ảnh hưởng đến tình thần nhân viên làm việc, không tận dụng hết lực nhân viên 1.3 Các chức danh công việc HIGHCOMMERCE Hiện chức danh công việc HighCommerce chưa có mơ tả cơng việc cụ thể, dựa Bản mô tả công việc tuyển dụng nhân sự, sau phận tự điều chỉnh cơng việc theo tính chất phù hợp cho phận Các chức danh công việc HighCommerce liệt kê sau: gik1671766123.doc 3/25 /12 Level 1: Ban Giám đốc 1.1 Giám đốc Level 2: Cấp trưởng phòng 2.1 Trưởng phòng Sản phẩm 2.2 Trưởng phòng Performance Marketing 2.3 Trưởng phịng PR & Truyền thơng 2.4 Trưởng phịng Marketplace 2.5 Trưởng phịng Chăm sóc khách hàng 2.6 Trưởng phòng Quản trị Tập trung 2.7 Trưởng phòng Hành – Nhân 2.8 Trưởng phịng Tài – Kế tốn Level 3: Cấp trưởng nhóm/Chun viên 3.1 Trưởng nhóm Chăm sóc khách hàng 3.2 Trưởng nhóm Ý Tưởng 3.3 Chuyên viên Nhân Tổng hợp 3.4 Chuyên viên Tài – Kế tốn Level 4: Cấp nhân viên 4.1 Nhân viên Ý tưởng 4.2 Nhân viên thiết kế 4.3 Nhân viên Content 4.4 Nhân viên vận hành 4.5 Nhân viên Quản trị tập trung 4.6 Nhân viên điều phối kênh TMĐT 4.7 Nhân viên Chăm sóc khách hàng 4.8 Nhân viên IT Helpdesk 1.4 Cơ sở phương pháp định biên nhân lực cho chức danh công việc Cơ sơ phương pháp định biên nhân lực cho chức danh cơng việc dự tính: Cơ sở thực tiễn: • Mục tiêu chiến lược phát triển Công ty: Phát triển công ty năm từ 2020 – 2025 trở thành Agency lớn mảng Thương mại điện tử POD thị trường Âu – Mỹả • Sơ đồ máy tổ chức Cơng ty • Quy định chức năng, nhiệm vụ phịng ban, phận Cơng ty • Hệ thống chức danh công việc, JD mô tả công việc chức danh Nhân tổng hợp gik1671766123.doc 4/25 /12 • Hiện trạng tổ chức lao động phịng ban, phân cơng cơng việc cụ thể • Thông tin lực Kết thực công việc người lao động Phương pháp định biên: Phương pháp khảo sát thời gian làm việc Khảo sát thực tế để xây dựng mức 2.1 Tổng quan chức danh công việc xây dựng định biên điều kiện thực hiện: 2.1.1 Chức danh công việc lựa chọn để xây dựng định biên: Chức danh cơng việc: Nhân tổng hợp Thuộc phịng: Hành Chính Nhân Khối: Khối Tổng Hợp BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC VỊ TRÍ CHUN VIÊN NHÂN SỰ TỔNG HỢP (Dựa tin tuyển dụng Cơng ty) CƠNG TY TNHH HIGHCOMMERCE Website: https://highcommerce.org/ Phone: (+84) 084 718 7077 Add: Tầng - Tòa CT1 - Tòa nhà CC Ban Cơ Yếu Chính Phủ, Số 164 Khuất Duy Tiến, Thanh Xuân, TP Hà Nội Thành lập từ đầu năm 2020, HIGHCOMMERCE LLC Creative Digital Agency chuyên hỗ trợ E-commerce Brand cho thị trường Âu, Mỹ chủ yếu Brand lĩnh vực Print on Demand Ngay từ ngày đầu hoạt động, HIGHCOMMERCE ln tâm niệm: doanh nghiệp phát triển ln đặt lợi ích Khách Hàng Nhân Viên lên hàng đầu Vị trí cơng việc: Nhân viên Hành - Nhân Thời gian làm việc: 08h30 - 18h00 từ Thứ Hai đến Thứ Sáu hàng tuần 02 Thứ Bảy/tháng Mô tả công việc: gik1671766123.doc 1- Hành chính: (40%) - Mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm, đồ dùng, thiết bị văn phòng theo yêu cầu - Quản lý vệ sinh văn phòng, sở vật chất & phối hợp làm việc với ban quản lý tòa nhà vấn đề phát sinh: PCCC, vé gửi xe, thẻ thang máy… - Tham gia tổ chức kiện nội Công ty - Nhân - Tuyển dụng: (60%) - Quản lý liệu nhân viên, lưu trữ hồ sơ nhân sự, lập hợp đồng lao động, loại văn nội quy, thông báo, định - Chịu trách nhiệm theo dõi, tổng hợp chấm cơng, tính lương, BHXH, thuế TNCN hàng tháng - Quý - năm theo quy định Công ty - Thực tuyển dụng theo yêu cầu (phát sinh không thường xuyên) - Hỗ trợ tổ chức công tác đánh giá, đào tạo định kỳ, vận hành chương trình đãi ngộ nhân viên, xây dựng văn hóa cơng ty 5/25 /12 u cầu công việc: - Tốt nghiệp Đại học ngành Kinh tế, Xã hội - Tối thiểu 01 năm kinh nghiệm, đặc biệt ưu tiên kinh nghiệm mảng C&B - Có đam mê định hướng gắn bó, phát triển nghề Hành - Nhân - Kỹ giao tiếp tốt, chủ động, linh hoạt dễ thích nghi - Trung thực, siêng có trách nhiệm công việc Quyền lợi: - Mức lương từ 10,000,000 - 15,000,000 VND/tháng - đánh giá review lương 06 tháng/lần, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp lại, hỗ trợ gửi xe - Thưởng hiệu công việc lên đến 02 tháng lương, thưởng dịp Lễ, Tết - Chế độ nghỉ mát hàng năm phúc lợi khác theo sách Cơng ty - Lộ trình phát triển thân, đào tạo nâng cao nghiệp vụ thường xuyên - Được hỗ trợ đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc 2.1.2 Người lao động thực chức danh công việc Nhân tổng hợp Họ tên NLĐ: Nguyễn Thị Thùy Linh Mã nhân viên: 10031 Ngày sinh: 15/05/1993 (29 tuổi) Chuyên môn: HR Specialist Kinh nghiệm: ~ năm kinh nghiệm Ngạch/Bậc lương: Chuyên viên Tình hình thực cơng việc Hồn thành tốt cơng việc kỳ (Trung bình đạt thực tế: 120/130 điểm đánh giá kỳ - Top 10 Nhân viên có thành tích cơng ty) Chủ động hồn thành công việc giao giao thêm Ý thức: Ý thức tốt, chủ động công việc, nhân viên bình chọn hịa đồng thiện chí cơng ty nhiều Tình hình sức khỏe: Sức khỏe tốt, khơng có bệnh nền, sức khỏe hàng năm đạt tiêu chuẩn 2.1.3 Điều kiện tổ chức - kỹ thuật thực chức danh công việc Nội quy, quy chế Thời gian làm việc: Làm việc từ thứ đến thứ thứ tháng, 8h/ngày (Từ 08:30 – 18:00) Trung bình tuần làm việc 44h gik1671766123.doc 6/25 /12 Thời gian nghỉ ngơi: Ngày làm việc: Nghỉ trưa 1,5h từ 12:00 – 13:30 Ngày nghỉ theo quy định: Ngày chủ nhật, thứ cách tuần Ngày nghỉ Lễ: 11 ngày nghỉ Lễ theo quy định Ngày nghỉ phép: 12 ngày nghỉ phép năm Chế độ phục vụ nơi làm việc: Theo mô tả cơng việc Điều kiện tổ chức nơi làm việc: Bình thường Các trang thiết bị máy móc: Được cung cấp theo Bản mơ tả cơng việc 2.1.4 Mức có Chuyên viên Nhân tổng hợp Mức có (trị số): 01 người Thực tế thực 01 người Phương pháp: Khảo sát thời gian làm việc 2.2 Tài liệu thiết kế khảo sát 2.2.1 Tài liệt thiết kế Thiết kế mơ tả cơng việc CƠNG TY TNHH HIGHCOMMECE Mã phịng/Phịng ban: BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC Mã cơng việc 02-HRAD Ngày ban hành 01/11/2020 07/PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Mã/Chức danh cơng việc: 0701/Nhân tổng hợp 1- Tóm tắt cơng việc Giúp việc cho Trưởng phịng trực tiếp triển khai cơng tác quản trị nhân lực (Bao gồm gik1671766123.doc 7/25 /12 công tác C&B, tuyển dụng, đào tạo), truyền thông nội hành quản trị Cơng ty thực nhiệm vụ có liên quan khác Trưởng phịng giao 2- Các nhiệm vụ tiêu chuẩn đánh giá TT 2.1 2.2 Các nhiệm vụ Nhiệm vụ cụ thể Nhiệm vụ Trực tiếp thực Xây dựng sách tiền lương, thang cơng tác bảng lương đóng BHXH tiền lương, Thực chấm công nhân viên theo BHXH, Thuế tháng, hồn thiện tính lương chi TNCN, phúc lợi, tiền lương toàn nhân viên (~ 60 chế độ Nhân viên) sách cho nhân viên Cơng Kịp thời hồn thiện chế độ phúc lợi cho nhân viên (hiếu, hỉ, ốm đau ) theo ty sách cơng ty Thực báo cáo chi phí lương, báo cáo tình hình sử dụng lao động theo kỳ tới quan nhà nước theo yêu cầu trưởng phòng cấp cao (Giám đốc) Thực chế độ BHXH: toán, điều chỉnh, nghiệp vụ phát sinh nghiệp vụ Thực tính Thuế TNCN, tốn thuế theo Quy định nhà nước, làm báo cáo liên quan theo yêu cầu trưởng phòng Cập nhật kịp thời văn Luật Quy định Nhà nước, đảm bảo quy chế Công ty quy định Nhà nước Theo dõi cơng Phụ trách xây dựng tác đánh giá thực hoàn thiện quy chế đánh giá thực hiện kết thực cơng việc trình trưởng phịng ban cơng việc Giám đốc nhân viên Theo dõi triển khai đánh giá kết theo kỳ công việc nhân viên định kỳ (06 tháng/lần) để xét thưởng Review lương Thu nhận tổng hợp kết đánh giá Chuẩn bị thông tin, tài liệu phục vụ cho Hội đồng đánh giá truyền thông nhân viên chế đánh giá Thông báo kết đánh giá cập nhật liệu, hoàn thiện thủ tục liên quan (Quyết định, điều chỉnh gik1671766123.doc Tiêu chuẩn đánh giá Kịp thời Chính xác Đầy đủ Đúng quy chế, quy định hành Có tham mưu cho quản lý vấn đề liên quan (điểm phát triển) Chủ động Kịp thời Đúng quy trình Đảm bảo đầy đủ, xác thơng tin tư liệu cần thiết 8/25 /12 chế) cho nhân viên sau kỳ đánh giá 2.3 Quản lý liệu nhân quan hệ lao động Tiếp nhận cấp mã nhân viên mới, thực thủ tục quan hệ lao động Quản lý hồ sơ nhân viên Công ty Cập nhật, lưu trữ thông tin nhân lực công ty Theo dõi báo cáo biến động nhân theo kỳ/yêu cầu cấp Tổng hợp nhu cầu nhân lực phận Tổng hợp báo cáo, phục vụ cung cấp thông tin nhân lực cho cấp có u cầu 2.4 Thực cơng tác pháp chế Tham gia xây dựng quy định, nội quy lao động, cập nhật điều chỉnh có yêu cầu Thực nhiệm vụ cụ thể khác theo phân cơng, đạo Trưởng phịng Ban Giám đốc Tham gia xây dựng quy chế, qui định nghiệp vụ công tác hành chính, pháp chế;quy chế thưởng; chế độ BHXH bảo hiểm liên quan đến người lao động, chế độ tiếp khách, nhà cung cấp, đối tác, nội quy văn phòng Soạn thảo, ban hành định Công ty liên quan đến Người lao động, công văn phối hợp thực với quan chức năng, tổ chức Kịp thời Chính xác Đầy đủ Đúng quy chế, quy định hành 2.5 Công tác Tuyển dụng – Đào tạo – Truyền thông nội Phụ trách cơng tác tuyển dụng nhân lực cho công ty: Tiếp nhận nhu cầu phận, tư vấn lên kế hoạch tuyển dụng theo Quý Phụ trách công tác hậu tuyển dụng: Tìm kiếm nguồn ứng viên, tổ chức vấn, đánh giá tiếp nhận nhân viên Thực tổ chức đánh giá thử việc, phối hợp với phận nhận kết đánh giá trình ban giám đốc Tổ chức buổi đào tạo nội công ty nâng cao chuyên môn công việc phát triển kỹ nhân viên Kết hợp truyền thông nội thực Đảm bảo số lượng đầy đủ Kịp thời, hạn Hiệu Giữ uy tín cơng ty gik1671766123.doc Kịp thời Chính xác Đầy đủ Đảm bảo tính cập nhật An tồn/ Bảo mật 9/25 /12 Kỹ • Kinh nghiệm • Ít năm Phẩm chất cá nhân • • • • • Điềm tĩnh, tập trung, trí nhớ tốt Chăm chỉ, kiên trì Biết tiếp thu lĩnh hội ý kiến Sáng tạo Hịa đồng, giải vấn đề, tình khẩn cấp Thuyết trình; Giao tiếp; Làm việc độc lập; Làm việc nhóm; Lập kế hoạch; Quản lý thơng tin; Soạn thảo văn hành chính; Tổng hợp báo cáo • Sử dụng tin học văn phịng; Internet • Sử dụng tiếng Anh đọc hiểu, trình độ Toeic 450+ tương đương • Phần mềm quản lý nhân lực (SAPP ERP, VNR ) PHÊ DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC (Đã ký) Nguyễn Tùng Lâm Thiết kế phiếu khảo sát nội dung thời gian thực công việc lựa chọn để định biên (Phụ lục) 2.1.2 Tài liệu khảo sát thu thập Phân tích tài liệu khảo sát thu thập 3.1 Phân tích tài liệu khảo sát thời gian làm việc 3.1.1 Tính tốn thời gian thực nhiệm vụ chức danh công việc Nhân tổng hợp Thực tính tốn thời gian thực nhiệm vụ chức danh Nhân tổng hợp theo thông số công thức: TG thực nhiệm vụ = TG thực lần * Số lần lặp lại/tuần (phút) 3.1.2 Tổng hợp thời gian thực tất nhiệm vụ chức danh công việc Nhân tổng hợp Tổng thời gian thực tất nhiệm vụ chức danh Nhân tổng hợp xác định theo công thức gik1671766123.doc 12/25 12 /12 Tổng TG thực tất nhiệm vụ = Σ TG thực nhiệm vụ (phút) 3.2 Phân tích tài liệu thống kê thời gian 3.2.1 Tính tốn số ngày làm việc thực tế bình quân lao động năm Số ngày làm việc thực tế bình quân lao động năm xác định theo công thức: Ntt = NDL– (NLT + NNT + NBQ) (Ngày) Trong đó: Ntt : Số ngày làm việc thực tế bình quân Lao động năm NLT: Số ngày nghỉ Lễ Tết năm (11 ngày) NDL : Tổng số ngày năm (trung bình tính 365 ngày) NNT : Số ngày nghỉ hàng tuần NBQ : Số ngày nghỉ bình quân hàng năm (ngày phép hưởng NLĐ) Với công thức trên, áp dụng với vị trí Nhân tổng hợp cơng ty ta có: NNT = 52 * 1.5 = 78 (Ngày) NBQ = 12 ngày NTT = 365 – (11 + 78 + 12) = 264 (ngày) 3.2.2 Tính tốn số làm việc thực tế bình quân lao động ngày • Số làm việc theo chế độ lao động ngày: TCĐ = (Căn Theo quy định Điều 104 Bộ luật lao động 2012 thời làm việc bình thường: Thời làm việc bình thường khơng q 08 01 ngày 48 01 tuần Người sử dụng lao động có quyền quy định làm việc theo ngày tuần; trường hợp theo tuần thời làm việc bình thường khơng 10 01 ngày, không 48 01 tuần ) • Số vắng mặt bình quân lao động ngày làm việc: TVM = 0.25 gik1671766123.doc 13/25 13 /12 Số cơng thực tế ngày bình qn lao động: TTT = TCĐ – TVM = – 0.25 = 7.75 3.1.1 Tính tốn quỹ thời gian làm việc thực tế bình quân lao động năm • Tổng số cơng thực tế ca bình quân lao động năm: TTT năm = NTT * TTT = 264 * 7.75 = 2046 3.3 Dự tính định biên nhân lực cho chức danh công việc lựa chọn Số lượng lao động định biên cho vị trí Nhân tổng hợp LĐ= 143065 264*7,75*60 = 1,1 Giải trình giải pháp áp dụng mức dự tính hiệu sau triển khai áp dụng Thơng qua tính tốn đo lường thời gian làm việc, Số tính tốn lao động tính 1,1 Hiện vị trí Nhân tổng hợp có 01 Nhân phụ trách vị trí Nhận thấy khối lượng thời gian công việc vượt thời gian làm việc người 10%, số không lớn để đề xuất định biên cho vị trí Các giải pháp áp dụng mức là: Phân bổ lại cơng việc phịng ban: Ví dụ cơng tác chiếm nhiều thời gian, vận hành theo ngày san sẻ bớt cho Nhân viên IT Helpdesk (Cơng tác Phịng cháy chữa cháy, quản lý thiết bị tài sản ) gik1671766123.doc 14/25 14 /12 Áp dụng công nghệ công cụ để tối ưu hóa quy trình thực hiện: Ví dụ quy trình tuyển dụng, chấm cơng áp dụng phần mềm tự động hóa: chấm cơng tự động, nhập-lưu CV ứng viên nhanh chóng, cơng cụ gửi email tự động cho ứng viên làm tăng suất lao động cho vị trí Nhân tổng hợp, đồng thời giúp vị trí có hội thử sức nhiều cơng việc hơn, có thời gian cho việc trau dồi kĩ Với 02 năm xây dựng mơ hình start-up, HighCommerce có số lượng nhân định biến động nhân thấp, nên cơng việc vị trí Nhân tổng ổn định hơn, khơng phát sinh thêm nhiều việc Do với mức định biên này, vòng năm tới vị trí Nhân tổng hợp đảm nhiệm công việc giao gik1671766123.doc 15/25 15 /12 Phụ lục: PHỤ LỤC PHIẾU KHẢO SÁT MẪU gik1671766123.doc 16/25 16 /12 gik1671766123.doc 17/25 17 /12 gik1671766123.doc 18/25 18 /12 gik1671766123.doc 19/25 19 /12 PHỤ LỤC KẾT QUẢ PHIẾU KHẢO SÁT Người tham gia khảo sát: Nguyễn Thị Thùy Linh Vị trí: Chuyên viên Nhân tổng hợp Định biên vị trí Nhân Công ty: 01 người Chức danh Nhân tổng hợp Chức năng, nhiệm vụ Lặp lại Số lần lặp TG lần Tổng Tên yếu tố ảnh hưởng làm tăng (+), giảm (-) thời gian NHÂN SỰ 1.1 Thực công tác tiền lương, BHXH, Thuế TNCN, Phúc lợi nhân viên a Xây dựng sách tiền lương, thang bảng lương đóng BHXH Năm 480 480 b Thực chấm công nhân viên Tháng 12 240 2880 c Theo dõi ngày nghỉ phép, nghỉ khác nhân viên, hỗ trợ vấn đề phát sinh Ngày 263 10 2630 d Thực tính lương nhân viên chi tiền lương Tháng 12 240 2880 e Thực báo cáo chi phí lương Tháng 12 30 360 Tháng 30 60 Tháng 12 60 720 Tháng 12 60 720 i Thực toán thuế TNCN theo Quý Quý 120 480 k Quyết toán thuế TNCN năm Năm 240 240 l Cập nhật mã số thuế TNCN, xử lý phát sinh liên quan Tháng 12 60 720 m Gửi báo cáo chấm công nhân viên Tuần 52 45 2340 n Quản lý nhân xử lý vấn đề phát sinh Ngày 263 30 7890 f Báo cáo tình hình sử dụng lao động kỳ tháng g Thanh toán BHXH nhân viên, điều chỉnh, thực nghiệm vụ phát sinh liên quan h Thực tính thuế TNCN tạm trích theo tháng gik1671766123.doc Đường truyền, máy móc thiết bị Đường truyền, máy móc thiết bị 20/25 20 /12 1.2 Theo dõi công tác đánh giá thực kết công việc nhân viên kỳ tháng a Phụ trách xây dựng, hoàn thiện quy chế đánh giá thực cơng việc trình trưởng phòng giám đốc Năm 340 340 b Theo dõi, triển khai đánh giá kết thực công việc định kỳ Năm 240 480 c Thu nhận tổng hợp kết đánh giá Năm 90 180 d Chuẩn bị thông tin, tài liệu phục vụ cho Hội đồng đánh giá Năm 240 480 e Truyền thông chế đánh giá hướng dẫn thực cho nhân viên quản lý Năm 120 240 f Thông báo kết đánh giá Năm 120 240 g Tiếp nhận khiếu nại xử lý điều chỉnh kết đánh giá (nếu có) Năm 240 480 h Cập nhật liệu sau đánh giá lên hệ thống nhân Năm 240 480 i Hoàn thiện thủ tục (Quyết định, in ấn) cho nhân viên sau đánh giá Năm 120 240 Đường truyền, máy móc thiết bị 1.3 Quản lý liệu nhân quan hệ lao động a Tiếp nhận nhân viên mới, cấp mã nhân viên, soạn hợp đồng thử việc/HĐLĐ Ngày 263 30 7890 b Quản lý hồ sơ nhân Tuần 52 30 1560 c Cập nhật, lưu trữ thông tin nhân hệ thống Tuần 52 30 1560 d Theo dõi biến động nhân Tuần 52 10 520 e Tổng hợp nhu cầu nhân lực phận Tuần 52 30 1560 f Theo dõi, làm báo cáo HĐLĐ hết hạn tái ký/chấm dứt hợp đồng Tuần 52 30 1560 g Thực exit interview nhân nghỉ việc Tuần 52 30 1560 Tuần 52 60 3120 Tuần 52 60 3120 h Tham gia hội đồng giải mâu thuẫn lao động công ty i Tổng hợp báo cáo, phục vụ cung cấp thông tin nhân lực cho trưởng phòng/ yêu cầu phận gik1671766123.doc 21/25 21 /12 1.4 Công tác pháp chế a Tham gia xây dựng quy định, nội quy lao động, cập nhật điều chỉnh theo Luật b Xây dựng quy chế, quy định nghiệp vụ cơng tác hành chính, pháp chế c Tham mưu, xây dựng quy chế thưởng d Cập nhật chế độ BHXH theo luật bảo hiểm liên quan e Xây dựng chế độ tiếp khách, nội quy văn phịng f Soạn thảo, ban hành định Cơng ty liên quan đến NLĐ, công văn phối hợp thực với Cơ quan chức g Tính quỹ nghỉ Lễ năm Năm 120 240 Năm 120 240 Năm 120 240 Tháng 12 60 720 Năm 60 120 Ngày 200 60 12000 Năm 60 60 TUYỂN DỤNG - ĐÀO TẠO - TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ a Tham gia lập Kế hoạch nhân hàng năm (Tuyển mới, điều chuyển, phân công công việc ), hàng quý, phát sinh b Tham gia lập KH đào tạo, phát triển nhân viên c Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng từ phận lên kế hoạch tìm kiếm nguồn ứng viên Quý 240 960 Tháng 120 480 Tháng 60 240 d Tổ chức vấn ứng viên TV 45 60 2700 e Tiếp nhận kết - thông báo cho ứng viên TV 45 60 2700 f Tiếp đón nhân viên TV 45 60 2700 g Đào tạo nhân viên TV 45 60 2700 h Chăm sóc nhân viên thời gian thử việc TV 45 60 2700 i Gửi theo dõi đánh giá thử việc TV 45 60 2700 gik1671766123.doc Thời gian Ứng viên có mặt Thời gian Ứng viên có mặt 22/25 22 /12 k Thực thủ tục sau đánh giá thử việc (Ký hợp đồng lao động, kết thúc HĐ thử việc, lý HĐ thử việc) TV 45 60 2700 l Truyền thông kiện nội công ty qua Slack Ngày 263 15 3945 m Lấy ý kiến khảo sát Nhân viên định kỳ Năm 60 120 Tháng 12 30 360 Tháng 12 60 720 Tháng 12 60 720 Tháng 12 60 720 a Mua sắm cung cấp bữa ăn nhẹ cho nhân viên Ngày 209 30 6270 b Tổ chức kiện sinh nhật hàng tháng Tháng 12 90 1080 c Hỗ trợ nhân viên vấn đề công việc Tháng 12 60 720 a Tổ chức theo dõi thực mua sắm tài sản Tháng 12 30 360 b Quản lý thiết bị tài sản theo mã Tháng 12 30 360 c.Theo dõi kiểm soát tài sản giá trị (về tiền) Tháng 12 60 720 Ngày 263 60 15780 Năm 60 60 QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG 3.1 Vận hành văn phịng a Mua sắm Văn phòng phẩm b Đầu mối vận hành nhà cung cấp, ban quản lý tòa nhà, phối hợp thực c Thực toán hạng mục văn phòng d Phối hợp thực kiểm tra Phòng cháy chữa cháy định kỳ 3.2 Hậu cần 3.3 Quản lý tài sản d Tiếp nhận xử lý nhu cầu cấp/đổi thiết bị phận e Đề xuất phương án xử lý với tài sản hết khấu hao, kiểm kê, lý tài sản hết thời gian sử dụng 3.4 Quản lý hành gik1671766123.doc 23/25 23 /12 a Xử lý công văn, thông báo, quy định đến Công ty b Quản lý dấu Công ty theo quy định quản lý sử dụng dấu c Lấy chứng từ, hoá đơn, thủ tục HC d Làm báo cáo theo yêu cầu Ngày 209 20 4180 Ngày 209 15 3135 Ngày 209 20 4180 Tháng 12 60 720 Tuần 52 60 3120 Tháng 12 120 1440 Ngày 263 15 3945 Ngày 263 20 5260 3.5 Giúp việc cho Trưởng phòng nhiệm vụ liên quan a Theo dõi xây dựng kế hoạch, chương trình đào tạo nhân lực b Tham mưu Kế hoạch tổ chức kiện công ty c Truyền thơng, giải đáp thắc mắc đến sách NLĐ theo yêu cầu Trưởng phòng d Tổng hợp thơng tin, báo cáo có liên quan cần gik1671766123.doc 24/25 24 /12 PHỤ LỤC 3: KẾT QUẢ XỬ LÝ PHIẾU KHẢO SÁT Số lượng Tổng thời gian hao phí (phút) Số lượng cơng việc liệt kê 70 143,065 1.1 Công việc lặp lại theo năm 18 4,960 1.2 Công việc lặp lại theo quý 1,440 1.3 Công việc lặp lại theo tháng 21 17,700 1.4 Công việc lặp lại theo tuần 17 41,860 1.5 Công việc lặp lại theo ngày 12 77,105 143,065 Phút 122,760 Phút Tiêu chí Tổng thời gian thực nhiệm vụ năm Tổng quỹ thời gian làm việc năm Tỷ lệ thời gian làm việc TT tổng quỹ TGLV năm gik1671766123.doc 1,1 25/25 25 /12 PHỤ LỤC SỐ LIỆU THỐNG KÊ VỀ THỜI GIAN LÀM VIỆC, NGHỈ NGƠI CỦA CÔNG TY TNHH HIGHCOMMERCE Nội dung Thời gian làm việc: Ngày nghỉ tuần Chi tiết 08:00 – 12:00 13:30 – 18:00 Chủ nhật Thứ cách tuần theo lịch công ty Thời gian nghỉ trưa 12:00 – 13:00 Thời gian Tea-Break ngày 15:00 – 15:15 gik1671766123.doc 26/25 26 /12 ... 2.1.1 Chức danh công việc lựa chọn để xây dựng định biên: Chức danh cơng việc: Nhân tổng hợp Thuộc phịng: Hành Chính Nhân Khối: Khối Tổng Hợp BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VỊ TRÍ CHUYÊN VIÊN NHÂN SỰ TỔNG HỢP... 2.1.1 Chức danh công việc lựa chọn để xây dựng định biên: 2.1.2 Người lao động thực chức danh công việc Nhân tổng hợp .6 2.1.3 Điều kiện tổ chức - kỹ thuật thực chức danh công việc. .. Chăm sóc khách hàng 4.8 Nhân viên IT Helpdesk 1.4 Cơ sở phương pháp định biên nhân lực cho chức danh công việc Cơ sơ phương pháp định biên nhân lực cho chức danh cơng việc dự tính: Cơ sở thực