SO SÁNH GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH DOANH THU – CHI PHÍ LÝ THUYẾT THỰC TẾ CHỨNG TỪ Đơn đặt hàng của khách hàng Lệnh bán hàng Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện; Phiếu xuất kho Phiếu vận chuy.
SO SÁNH GIỮA LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH DOANH THU – CHI PHÍ LÝ THUYẾT CHỨNG TỪ SỔ MƠ TẢ CHU TRÌNH ƯU/NHƯỢC ĐIỂM THỰC TẾ Đơn đặt hàng khách hàng Lệnh bán hàng Phiếu đóng gói hàng; Phiếu đóng kiện; Phiếu xuất kho Phiếu vận chuyển; Phiếu giao hàng Các hóa đơn vận chuyển Hóa đơn bán hàng Giấy báo toán Biên lai, biên nhận Thẻ; Vé Phiếu thu; Giấy báo có; Ủy nhiệm thu; séc toán;… Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn nợ Chứng từ ghi có Phiếu nhập kho Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 156, 157, 111, 112,… Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112 Đơn đặt hàng khách hàng Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng Phiếu thu + Phịng kinh doanh: Khách hàng có nhu cầu mua hàng làm đơn mua hàng hóa đơn trả tiền gửi đến phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh tiếp nhận BP bán hàng tiến hành lập phiếu Bán hàng gồm liên Liên gửi cho khách hàng, liên gửi cho Phịng kế tốn (Kiểm tốn nội bộ), đồng thời tiến hành lập hóa đơn thu tiền gửi cho Thủ quỹ + Phòng thủ quỹ: vào hóa đơn thu tiền tiến hành ghi nhận nhật ký thu tiền ghi sổ nhật ký, sau chuyển sang cho Kế tốn cơng nợ Tiếp tục tiến hành lập giấy nộp tiền gồm liên, liên chuyển qua ngân hàng Tiến hành lập BC nhận tiền liên, liên lưu phận thủ quỹ, liên chuyển cho phận kiểm toán + Bộ phận kế toán: Căn dựa Nhật ký thu tiền, tiến hành cộng nhật ký thu tiền ghi sổ + Bộ phận kiểm toán nội bộ: Sau nhận phiếu bán hàng liên từ phận bán hàng, tiến hành đánh số sê-ri cho chứng từ, nhận giấy nộp tiền từ Ngân hàng, với BC nhận tiền liên tiến hành đối chiếu phiếu bán hàng BC nhận tiền với nhật ký thu tiền, giấy nộp tiền Tiếp tục tiến hành đối chiếu sổ phụ ngân hàng với sổ Sau lưu lại phận kiểm tốn kết thúc chu trình - Ưu điểm: + Có nhiều chứng từ để lưu trữ => Kiểm sốt chặt chẽ + Phịng kinh doanh: Khách hàng có nhu cầu mua hàng làm đơn mua hàng gửi đến phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh tiếp nhận kiểm tra đơn hàng Nếu đơn mua hàng hợp lệ tiến hành lập đơn hàng lưu thơng tin khách hàng, ngược lại trả cho khách hàng + Phịng kế tốn: vào đơn hàng duyệt, phận kế tốn tiến hành lập hóa đơn bán hàng (VAT) gồm liên Liên lưu đồng thời ghi nhận doanh thu vào sổ nhật ký chung Liên liên đơn hàng duyệt chuyển đến phận thu tiền (thủ quỹ) + Bộ phận thu tiền (thủ quỹ): Tiến hành Lập phiếu thu (3 liên) thu tiền khách hàng Liên phiếu thu lưu phận Kế toán, ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt, liên hóa đơn VAT liên giao cho Khách hàng, liên lưu phận thủ quỹ, cịn liên hóa đơn VAT đơn hàng duyệt chuyển cho phận kho Kết thúc chu trình doanh thu Chi tiết: tài khoản 131, 511, 333, 156, 157, 111, 112,… Tổng hợp tài khoản 131, 511, 333, 155, 156, 157, 111, 112 - Ưu điểm: + Chứng từ vừa đủ giúp cho việc kiểm soát tối ưu tiết kiệm chi phí in ấn KHUYNH HƯỚNG KẾT LUẬN + Sổ, chi tiết đầy đủ tài khoản + Sổ, chi tiết đầy đủ tài khoản + Lưu đồ vận hành hiệu quả, chứng từ + Lưu đồ giúp hoạt động kinh doanh dễ lưu trữ nhiều phận giúp cho dàng phát lỗi sai, rủi ro việc đối chiếu số liệu xác trình kiểm sốt, tiết kiệm thời gian, hoạt tránh nhiều sai sót nhất, có tham gia động bán hàng diễn trôi chảy, suôn sẻ, ngân hàng kiểm tốn giúp cho cho hiệu chu trình diễn chặt chẽ an toàn - Nhược điểm: tốn chi phí in ấn, chưa có thơng tin mức tối ưu chặt chẽ qua phận – chứng - Nhược điểm: tốn chi phí in ấn – chu từ chưa lập đầy đủ, thiếu nhiều trình dài phức tạp, phải tiến hành nhiều phận, chu trình hoạt động đơn giản – rủi giai đoạn qua phận – tốc độ xử lý ro cao, thiếu tính xác chặt chẽ chậm, chứng từ xuyên suốt chưa chưa có phận kiểm tốn cơng ty, ký duyệt – thiếu tính xác, cần nhiều làm thủ cơng nhiều, chưa đại hóa người xử lý kiểm sốt – tốn chi phí quy trình làm việc – khoa học công nghệ hoạt động điều hành, làm thủ cơng cịn hạn chế nhiều, chưa đại hóa quy trình làm việc – khoa học cơng nghệ cịn hạn chế Lý thuyết có liên phiếu bán hàng so với thực tế liên => khuynh hướng tăng, việc cho thấy so với thực tế cơng ty có thêm phận kho, phận lưu giữ liên phiếu bán hàng, nhằm đảm bảo tính xác chặt chẽ trình đối chiếu, bù lại khiến tốn chi phí in ấn việc lập nhiều hóa đơn bán hàng Lý thuyết khơng có phiếu thu so với thực tế liên => khuynh hướng tăng, việc lập thêm phiếu thu liên giúp công ty kiểm sốt tốt lượng tiền nhận cơng ty, phiếu thu lưu phận kế toán, thủ quỹ, đồng thời trả cho khách hàng, so với lý thuyết chưa có phiếu thu giúp doanh nghiệp thiếu tính dứt khốt cơng khai việc thu tiền, khó kiểm sốt nguồn tiền cơng ty Việc tiến hành chu trình doanh thu dựa tính thực tế thực tốt so với lý thuyết, lý thuyết có nhiều phận chứng từ làm tốn chi phí in ấn phí hoạt động điều hành doanh nghiệp, chứng từ thiếu ký duyệt làm giảm tính xác chứng từ Ngoài so với thực tế, doanh nghiệp có q trình kiểm tra đối chiếu phận với nhau, đồng thời việc giảm chứng từ hạn chế quy mô hoạt động giúp cơng ty tiết kiệm phí in ấn phí điều hành hoạt động doanh nghiệp SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH CHI PHÍ - BÁN HÀNG MỤC TIÊU LÝ THUYẾT - Chứng từ - Sổ Hoạt động xử lý quy trình - - - - - Phiếu yêu cầu hàng hóa dịch vụ: liên Đơn đặt hàng: liên Giấy xác nhận đơn đặt hàng Giấy xác nhận đơn đặt hàng Phiếu nhập kho; Báo cáo nhận hàng: liên Phiếu giao hàng Hóa đơn bán hàng; Giấy báo trả tiền Biên lai, biên nhận Thẻ, vé Phiếu chi, Giấy báo nợ, Ủy nhiệm chi, séc Chứng từ ghi nợ Phiếu xuất kho Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 152, 156, 111, 112… Tổng hợp: Tài khoản 331, 133, 152, 156, 111, 112… Đặt hàng Bộ phận yêu cầu lập liên Phiếu yêu cầu mua hàng Liên gửi phận mua hàng; Liên gửi phận kế toán; Liên lưu lại phận yêu cầu Bộ phận mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán Lập liên đơn đặt hàng.Liên gửi nhà cung cấp; Liên gửi phận kế toán; Liên gửi phận yêu cầu; Liên gửi đến phận nhận hàng (kho); Liên lưu phận mua hàng Nhận hàng Bộ phận nhận hàng nhận hàng, nhận liên đơn đặt hàng đối chiếu với phiếu giao hàng, hàng hóa Lập liên phiếu Nhập kho Báo cáo nhận hàng Liên gửi cho phận mua hàng; Liên 2,3 gửi đến phận yêu cầu; Liên lưu phận mua hàng Bộ phận yêu cầu đối chiếu liên 2,3 báo cáo nhận hàng chứng từ khác Gửi liên báo cáo nhận hàng đến phận kế toán Thanh tốn Bộ phận kế tốn nhận Hóa đơn bán hàng, kiểm tra đối chiếu với chứng từ lưu trữ (gồm phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập THỰC TẾ - Phiếu yêu cầu hàng hóa dịch vụ Đơn đặt hàng: liên Phiếu nhập kho: liên Báo cáo nhận hàng: liên Phiếu giao hàng Hóa đơn bán hàng Phiếu chi, Ủy nhiệm chi Biên lai, biên nhận Phiếu xuất kho - Chi tiết: Tài khoản 331, 133, 152, 156, 111, 112,… - Tổng hợp: Tài khoản 331, 133, 152, 156, 111, 112… Đặt hàng - Bộ phận yêu cầu lập liên phiếu yêu cầu mua hàng gửi cho phận mua hàng - Bộ phận mua hàng kiểm tra phù hợp tìm kiếm nhà cung cấp Đồng thời in liên đơn đặt hàng cho trưởng phận mua hàng ký duyệt dựa bảng báo giá Liên đơn đặt hàng phiếu yêu cầu lưu phận này; Liên gửi cho nhà cung cấp Nhận hàng - Bộ phận nhận hàng (hoặc kho) nhận hàng, giấy giao hàng, liên đơn đặt hàng hóa đơn Kiểm tra, đối chiếu lập liên báo cáo nhận hàng dựa chứng từ Báo cáo nhận hàng gửi cho quản lý kho trưởng phận ký xác nhận Hóa đơn gửi cho phận kế toán Sau quản kho ký xác nhận, giấy giao hàng làm sở lập phiếu nhập kho thành liền, liên lưu ghi vào bảng XuấtNhập-Tồn, liên gửi cho phịng kế tốn lưu trữ; Báo cáo nhận hàng gửi cho phận mua hàng lưu trữ Thanh toán - Kế toán dựa phiếu nhập kho hóa đơn kiểm tra đối chiếu lập kho/báo cáo nhận hàng) Lập chứng từ toán, lưu trữ đến toán - Bộ phận tài vụ: Đến hạn toán nhận chứng từ toán để xét duyệt toán Thanh toán cho nhà cung cấp trả chứng từ toán cho kế toán lưu trữ lại Ưu/Nhượ c điểm Ưu điểm: - Chứng từ: Có nhiều chứng từ để lưu trữ => Kiểm soát chặt chẽ - Sổ: Chi tiết đầy đủ tài khoản - Hoạt động xử lý quy trình: Quy trình đặt hàng: Có nhiều liên chứng từ lưu nhiều phận khác => An tồn thơng tin so sánh Quy trình nhận hàng: Chia nhiều phận để nhận hàng (gồm phận nhận hàng, phận kho), lập nhiều liên chứng từ (4 liên Báo cáo nhận hàng/Phiếu nhập kho) lưu trữ nhiều phận => Quy trình kiểm sốt chặt chẽ, tránh nhiều sai sót Quy trình tốn: Có nhiều chứng từ để đối chiếu so sánh - Các quy trình chứng từ theo quy định phát luật - Quy trình có nhiều bước để hạn chế tối đa sai sót - - - Nhược điểm: Có nhiều liên chứng từ nhiều: Phiếu yêu cầu mua hàng liên; Đơn đặt hàng liền; Báo cáo nhận hàng liên => Dư thừa, hao tổn chi phí in ấn Lưu trữ nhiều chứng từ khơng ký xét duyệt => Khơng có nhiều ý nghĩa, không minh bạch Chia phận nhận hàng thành phận nhận hàng kho => Tốn nhiều chi phí điều hành, hoạt động Chưa áp dụng khoa học, cơng nghệ máy tính để lưu trữ Chủ yếu làm tay => Có thể có sai sót từ người Nhiều phận, nhiều bước => Tốc độ xử lý chứng từ chậm phiếu yêu cầu chi gửi kế tốn trưởng kí gửi cho giám đốc - Giám độc kí phiếu yêu cầu chi gửi cho thủ quỹ - Thủ quỹ nhận phiếu yêu cầu chi lập liên phiếu chi gửi cho kế toán trưởng kí duyệt Thanh tốn gửi liên phiếu chi cho nhà cung cấp Liên lưu phận kế toán - - Ưu điểm: Chứng từ: Chứng từ vừa đủ => Tiết kiệm nhiều chi phí in ấn Sổ: Chi tiết đầy đủ tài khoản Hoạt động xử lý quy trình: Quy trình đặt hàng: Ít liên chứng từ, gửi Đơn đặt hàng đến nhà cung cấp => Tốc độ xử lý, quyn trình nhanh chóng Quy trình nhận hàng: Bộ phận nhận hàng chung với phận kho Ít liên chứng từ (2 liên phiếu nhập kho liên bâó cáo nhận hàng) => Rút ngắn quy trình lưu chuyển chứng từ Quy trình tốn: Có phận giám độc kế toán trưởng kiểm duyết trước chi => Tránh thất thất tài sản cơng ty Các quy trình chứng từ sử dụng quy định pháp luật Có phận kiểm sốt, kiểm tra Ghép phận chung nhiệm vụ => Giảm chi phí điều hành Nhược điểm: - Vẫn nhiều chứng từ phải in ấn, luân chuyển - Các chứng từ phải làm tay, chưa áp dụng cơng nghệ => Có thể có sai sót từ người - Quy trình hạn chế bước lưu trữ => Có thể có sai sót, chênh lệch chứng từ Khuynh hướng - Lý thuyết cần liên Phiếu yêu cầu mùa hàng, thực tế sử dụng liên => Khuynh hướng giảm Vì Phiếu yêu cầu bảng yêu cầu hàng hóa cần thiết Khơng có đơn giá nên khơng thiết phải gửi cho phận kế toán Nên lưu trữ liên phận yêu cầu để đám bảo có u cầu khơng u cầu dư thừa - Lý thuyết liên đơn đặt hàng, thực tế sử dụng liên => Khuynh hướng giảm Vì in ấn nhiều hao tốn chi phí Đơn đặt hàng dùng để đặt hàng đối chiếu nhận hàng, không thiết phải lưu nhiều nơi - Lý thuyết cần liên báo cáo nhận hàng (hoặc phiếu nhập kho), thực tế sử dụng liên báo cáo nhận hàng liên phiếu nhập kho => Khuynh hướng giảm Vì cơng ty khơng chia phận nhận hàng thành nhiều phận nhỏ nên không cần nhiều chứng từ để lưu trữ liên báo cáo nhận hàng để làm thủ tục nhập kho lưu lại phận mua hàng để đối chiếu với đơn đặt hàng Kết luận Thực tế công ty nên cần liên phiếu yêu cầu có trưởng phận trưởng phận mua hàng ký xét duyệt liên lưu phận mua hàng liên lưu trữ phận để đối chiếu thơng tin hàng hóa số lượng nhận hàng SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG MỤC TIÊU LÝ THUYẾT - Chứng từ - Sổ Chu trình - - - - - Bảng chấm cơng Bảng chấm cơng làm thêm Bảng tốn tiền lương Bảng toán tiền thưởng Giấy đường Phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành Bảng toán tiền làm thêm Bảng thánh toán tiền th ngồi Hợp đồng giao khốn Biên lý ( nghiệm thu) hợp đồng giao khoán Bảng kê trích nộp khoản theo lương Bảng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội Tài khoản 111, 112, 331, 642, 334, 338 Nhật ký chứng từ Bảng kê Sổ Sổ thẻ kế toán chi tiết Trưởng phận: Sử dụng hệ thống chấm công tự động vân tay thẻ nhân viên, xác nhận sản phẩm hồn thành Phịng nhân sự: kiểm tra xác nhận sản phẩm, kiểm tra xác nhận,lập Báo cáo/bảng tính lương báo cáo thời gian làm việc Sau đó, chuyển cho phịng kế tốn hạch tốn tốn Kế tốn tiền lương (KTTL): Tính tốn lại bảng tính lương khoản giảm trừ khoản thưởng Lập danh sách toán qua ngân hàng séc Kế toán trưởng (KTT): Đối chiếu tổng thu nhập thuế giảm trừ với tờ khai thuế Đối chiếu chi phí lương với quỹ kế hoạch phê duyệt Đối chiếu báo cáo tiền lương với chi phí tiền lương ghi nhận sổ sách kế toán So sánh danh sách toán qua ngân hàng séc với báo cáo tiền lương để đảm bảo toàn nhân viên nhận tiền toán ghi nhận Báo cáo tiền lượng Giám đốc: “ không đồng ý” -> KTT; “đồng ý” ký duyệt bảng lương -> KTT Kế toán trưởng: nhận lại bảng lương-> KTTL Kế toán tiền lương: lập phiếu chi -> THỰC TẾ - Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm Bảng toán tiền lương Bảng toán tiền làm thêm Bảng toán tiền làm thêm Bảng trích nộp khoản theo lương - Tài khoản 111, 112,331, 642,334,338 - Sổ - Sổ chi tiết - Bộ phận nhân sự: dựa vào bảng chấm công -> lập bảng lương tổng hợp -> chuyển bảng lương tổng hợp phải trả qua phận kế toán tiền lương - Bộ phận kế toán tiền lương: Nhận bảng lương tổng hợp -> kế tốn tính tiền cơng -> lập bảng lương đầy đủ-> chuyển bảng lương đầy đủ qua kế toán trưởng - Bộ phận kế toán trưởng: kiểm tra phê duyệt bảng lương đầy đủ - Kế tốn trưởng “Khơng duyệt” -> trả Kế tốn tiền lương - Kế toán trưởng: “Duyệt” -> chuyển bảng lương đầy đủ đến Giám đốc - Giám đốc: ký duyệt bảng lương -> chuyển bảng lương kế toán tiền lương - Kế toán tiền lương: lập Uỷ nhiệm chi -> chuyển Ngân hàng Phiếu chi -> chuyển Thủ quỹ Ngân hàng: nhận phiếu Uỷ nhiệm chi -> toán lương Phát lương tiền mặt: nhận phiếu chi -> phát cho nhân viên ký xác nhận Ngân hàng - Ngân hàng: toán lương Ưu/ Nhược điểm - Ưu điểm: Đảm bảo tính xác số liệu trải qua nhiều gian đoạn kiểm tra Được chấm thẻ cơng.Vì thế, đảm bảo nhân viên tốn cho cơng “ thực làm” Tiền lương, tiền thưởng tính xác Tiền lương tiền thưởng đến tay nhân viên Kiểm sốt chi phí tiền lương Thanh tốn qua ngân hàng, dễ dàng đối chiếu, giảm thiểu rủi ro gian lận nhân viên ảo, nhân viên bị bỏ sót khơng tốn - Nhược điểm: Việc chấm cơng máy xảy rủi ro lỗi hệ thống Việc quẹt thẻ chấm công, nhân viên làm ca đêm nghỉ 30 phút, mà vào khu vực nghỉ ngơi, ăn uống Nhân viên nghỉ 30 phút Làm giảm suất làm việc tăng chi phí lương Qúa nhiều công đoạn, phận cồng kềnh, tốn thời gian - Ưu điểm: Tiết kiểm thời gian Thanh tốn tiền lương nhanh chóng cho nhân viên Tiết kiệm chi phí cho nhân viên phận kiểm tra, đối chiếu chi trình lý thuyết Tiết kiệm nguồn nhân lực - Nhược điểm: Rủi ro lỗi hệ thống máy chấm công Dễ xảy rủi ro số liệu tiền bảng lương Rủi ro thất thoát tiền mặt Kế toán trả tiền lương cho nhân viên tiền mặt mà khơng kiểm tra chứng danh tính Dẫn đến rủi ro trả lương sai cho nhân viên Khuynh hướng - Đa số công ty vừa nhỏ thường chọn chu trình ngắn, tiết kiệm thời gian nhân lực mà đảm bảo độ xác Thủ tục kiểm sốt - Cần có người giám sát trình quẹt thẻ đầu cuối ca để tránh trường hợp người quẹt cho nhiều người Hoặc trưởng phận kiểm tra ngẫu nhiên hệ thống xem nhân viên có thực làm không - Nhân viên nên phân chia luân phiên nghỉ giải lao Và cần có người giám sát nghỉ giairi lao Và cần có giám sát viên diện để đảm bảo thời gian nghỉ - Nhân viên toán tiền mặt phải đem theo giấy tờ tùy thân để nhận lương SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ BÁO CÁO TÀI CHÍNH LÝ THUYẾT Mơ tả Quy trình - Dựa vào số liếu tổng hợp từ chu trình Hệ thống tiến hành chuyển liệu tự động - Khóa sổ - Lập “Báo cáo kết kinh doanh” dựa liệu doanh thu thu nhập chi phí liên quan - Hệ thống tiến hành lập báo cáo “ bảng cân đối kế toán” lưu chuyển tiền tệ” báo cáo liên quan khác - Bước 1: Khóa sổ kế tốn sau bút tốn điều chỉnh - Bước 2: Tạo tập tin sổ có chứa số dư tài khoản cho kỳ kế toán THỰC TẾ - Khi nghiệp vụ phát sinh hồn thành kế tốn nhập vào phần mềm kế tốn - Đến kì, kế tốn vào phần mềm tổng hợp kết chuyển bút toán doanh thu, chi phí, kết chuyển lỗ lãi - Lập báo báo tài theo chế độ kế tốn hình phần mềm lập Rồi chuyển cho quan thuế - Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK mà doanh nghiệp sử dụng - Bước 2: Chọn tính “Báo cáo tài chính” - Bước 3: Chọn “Niên độ tài chính” - Bước 4: Hồn tất thơng tin giao diện “Nhập tờ khai” - Bước 5: Kết xuất báo cáo SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH MUA VÀ THANH LÝ TSCĐ MỤC TIÊU Chứng từ LÝ THUYẾT - Sổ - Hoạt động xử lý quy trình - - THỰC TẾ Yêu cầu mua TSCĐ Đơn đặt hàng Hóa đơn bán hàng người cung cấp Chứng từ toán Bảng khấu hao TSCĐ Bảng Kê sử dụng TSCĐ - Sổ chi tiết: 211, 411, 133, 331, 341, 242, … Sổ tổng hợp: 211, 411, 133, 331, 341, 242 Bộ phận sử dụng tài sản gửi yêu cầu mua tài sản cố định Ban quản trị cấp cao chấp thuận Đơn đặt hàng lập từ yêu cầu mua TSCĐ Đơn hàng đánh số trước Lựa chọn nhà cung cấp sở đấu thầu tài sản dự án Kiểm tra giá, đặc điểm kỹ thuật tài sản, điều kiện kèm theo ghi nhận đặt hàng Hóa đơn bán hàng gửi trực tiếp cho kế toán phải trả Chứng từ kế toán đánh số trước Chứng từ toán lập sở chứng từ kèm theo: Yêu cầu mua TSCĐ, đơn đặt hàng người cung cấp Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan, chứng từ toán - - - - - - - Yêu cầu mua TSCĐ Phiếu yêu cầu chi Hồ sơ mua TSCĐ + Hợp đồng mua/nhập TSCĐ + Biên giao nhận TSCĐ + Chứng từ nộp thuế Phiếu nhập kho TSCĐ Phiếu chi mua sắm TSCĐ Sổ chi tiết: 211, 411, 133, 331, 341, 242… Sổ tổng hợp: 211, 411, 133, 331, 341, 242 Bộ phận liên quan lập phiếu đề nghị mua sắm TSCĐ gửi cho Bộ phận kỹ thuật Bộ Phận kỹ thuật chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình thực tế Nếu phiếu đề nghị mua sắm TSCĐ với tình hình mua sắm thực tế, Bộ phận kỹ thuật lập phiếu yêu cầu chi gửi cho Giám đốc ký duyệt Ngược lại, trả cho Bộ phân liên quan Giám đốc sau phê duyệt phiếu yêu cầu chi, lập định mua sắm gửi cho phận kỹ thuật Bộ phận kỹ thuật chuẩn bị hồ sơ mua TSCĐ gửi lại Giám đốc để phê duyệt Sau chuyển Hồ sơ mua TSCĐ cho Bộ phận kế toán Kế toán lập phiếu chi mua TSCĐ chuyển cho Bộ phận thủ quỹ Bộ phận thủ quỹ chịu trách nhiệm chi tiền mua TSCĐ lập phiêu chi làm liên Liên lưu phận thủ quỹ, liên chuyển cho Bộ phận Kế hoạch vật tư Bộ phận kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm mua TSCĐ: + Lập phiếu nhập kho tài sản + Chuyển hồ sơ chứng từ tài sản Phiếu nhập kho cho Bộ phận kế toán theo dõi Căn vào hồ sơ tài sản, phiếu nhập kho tài sản, Bộ phận kế toán ghi nhận/ theo dõi hoạt động theo dõi toán cho tài sản nêu Ưu/Nhượ c điểm - Ưu điểm: Đầy đủ sổ chi tiết sổ tổng hợp, Quy trình xử lý ngắn gọn Nhược điểm: Thiếu chứng từ để đối chiếu, so sánh; thiếu hoạt động kiểm soát phận - - Ưu điểm: Đầy đủ số sách chứng từ; quy trình xử lý chặt chẽ, phân chia nhiệm vụ phận rõ ràng; quy trình kiểm sốt chặt chẽ, tối ưu hóa q trình mua TSCĐ Nhược điểm: Chu trình dài gây tốn nhiều thời gian chi phí ... khai” - Bước 5: Kết xuất báo cáo SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH MUA VÀ THANH LÝ TSCĐ MỤC TIÊU Chứng từ LÝ THUYẾT - Sổ - Hoạt động xử lý quy trình - - THỰC TẾ Yêu cầu mua TSCĐ Đơn đặt hàng... giấy tờ tùy thân để nhận lương SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ BÁO CÁO TÀI CHÍNH LÝ THUYẾT Mơ tả Quy trình - Dựa vào số liếu tổng hợp từ chu trình Hệ thống tiến hành chuyển liệu tự động - Khóa sổ... đối chiếu thông tin hàng hóa số lượng nhận hàng SO SÁNH LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG MỤC TIÊU LÝ THUYẾT - Chứng từ - Sổ Chu trình - - - - - Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm