BÁO cáo môn học PHÂN TÍCH THIẾT kế hệ THỐNG THÔNG TIN đề tài quản lý khách sạn an phú

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN BÁO CÁO MƠN HỌC PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐỀ TÀI: Quản lý khách sạn An Phú Sinh viên thực : PHẠM HOÀNG NAM NGUYỄN THANH PHÚ Giảng viên hướng dẫn : ThS TRẦN THỊ MINH THU Ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Chuyên ngành : CƠNG NGHỆ PHẦN MỀM Lớp : D16CNPM6 Khóa : D16 Hà Nội, tháng năm 2022 PHIẾU CHẤM ĐIỂM Sinh viên thực hiện: Họ tên Chữ ký Ghi Chữ ký Ghi Phạm Hoàng Nam Nguyễn Thanh Phú Giảng viên chấm: Họ tên Giảng viên chấm 1: Giảng viên chấm2: LỜI NÓI ĐẦU Ngành du lịch ngành quan trọng thu hút đầu tư lớn có lợi nhuận cao, có tầm ảnh hưởng lớn tới kinh tế đất nước Ngày nay, với phát triển ngành Công nghệ thông tin, ngành tin học trở thành ngành quan trọng ứng dụng rộng rãi để xử lý lưu trữ cách nhanh chóng thuận tiện có độ xác cao Bài tốn quản lý khách sạn đặt yêu cầu xây dựng giải pháp công nghệ thông tin khả thi phù hợp với quy mô phát triển khả đầu tư khách sạn Để giải toán sở thực tế chúng em tiến hành khảo sát thực nghiệm toán quản lý khách sạn khách sạn An Phú: Số 1, khu du lịch Tam Cốc Bích Động, xã Ninh Thắng, huyện Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình Mặc dù có nhiều cố gắng kiến thức cịn hạn chế với kinh nghiệm chưa có nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, chúng em mong nhận ý kiến đóng góp bổ sung thầy giáo bạn để hệ thống Quản lý Khách sạn chúng em hoàn thiện Cuối chúng em xin cảm ơn cô giáo ThS.Trần Thị Minh Thu giúp đỡ chúng em nhiều học tập trường thực đề tài CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 1.1 Khảo sát trạng 1.1.1.Giới thiệu khách sạn An Phú 1.1.1.1 Giới thiệu chung  Tên khách sạn: An Phú  Tổng số nhân viên: 13 người  Doanh thu hàng tháng: 250.000.000 VND  Địa chỉ: Số 1, khu du lịch Tam Cốc Bích Động, xã Ninh Thắng, huyện Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình  Hotline: 0982429201  Quản lý: 0971479877  Giá phòng: 250.000 VND/tiếng 400.000 VND/đêm Hình 1.1 Khách sạn An Phú Hình 1.2 Khách sạn An Phú 1.1.1.2 Cơ cấu, sơ đồ tổ chức  Chức nhiệm vụ phận - Bộ phận quản lý khách hàng: + Cập nhật, chỉnh sửa thông tin khách hàng đăng ký + Cập nhật chỉnh sửa thông tin khách hàng thuê phịng, sử dụng dịch vụ + Kiểm tra tìm kiếm thông tin khách hàng + Tổng hợp thông tin khách hàng để gửi cho bên quản lý phòng việc phân phòng trả phòng + Tổng hợp gửi thông tin khách hàng để gửi cho phận tài để toán cho khách hàng rời + Thống kê tình hình khách th phịng… *Bộ phận quản lý phịng : + Cập nhật danh sách phòng trống, phòng sử dụng + Thống kê phòng trống, phòng sử dụng để cung cấp cho phận quản lý khách hàng + Tìm kiếm phịng cịn trống để phân cho khách hàng + Thống kê hiệu suất sử dụng phòng *Bộ phận dịch vụ: + Cung cấp thông tin dịch vụ cho khách hàng + Cập nhật danh sách khách hàng sử dụng dịch vụ + Cập nhật danh sách hàng bán + Lập hoá đơn toán cho khách hàng + Thống kê dịch vụ mà khách hàng sử đụng để cung cấp cho phận tài làm thủ tục toán cho khách hàng Các phận khơng hồn tồn hoạt động độc lập với QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Quản Lý Khách hàng Quản Lý Phòng Quản Lý Dịch Vụ Bộ phận quản lí khách hàng Bộ phận đảm nhận công việc liên hệ ,đón tiếp khách hàng.Quản lý thơng tin chung khách hàng dựa việc phân loại khách hàng theo mục đích ,nhu cầu khách, theo đặc điểm phân biệt khách hàng … Dựa thống kê bên dịch vụ, quản lí phịng mà có định vấn đề th phòng khách ,yêu cầu dịch vụ khách Khi khách đến phận có trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu khách, qua tư vấn cho khách hàng Và khách hàng thực giao dịch có nhiệm vụ tìm kiếm phịng trống, tìm kiếm dịch vụ cho khách, phân phịng cho khách, tìm hiểu yêu cầu khách Căn vào gửi yêu cầu cho bên dịch vụ phục vụ khách Khi khách rời gửi báo cáo cho ban tài để tốn với khách hàng Khi khách đăng kí phịng trước liên hệ với bên quản lí phịng để làm ghi nhận đặt phịng Bộ phận quản lí phịng Một công việc quản lý khách sạn quản lý phịng Bộ phận có trách nhiệm quản lí phịng nói chung, bao gồm nắm vững số phịng trống ,số phòng sử dụng, với trang thiết bị bên Theo dõi tình hình phịng hệ số sử dụng, hỏng hóc bên trong, đưa biểu đồ sử dụng ….và dựa vào yêu cầu khách mà có báo cáo sát với thực tế để khách sạn đáp ứng tốt nhu cầu khách Bộ phận dịch vụ : Để đảm bảo cho việc khách hàng thuận tiện sử dụng dịch vụ, việc tính tốn nhanh chóng chi phí khách thời gian lưu lại khách sạn, khách sạn cần quản lý việc cung cấp dịch vụ khách sạn từ dịch vụ tối thiểu ăn uống, thông tin liên lạc….đến dịch vụ giải trí phù hợp với nhu cầu đối tượng khách hàng Bộ phận dịch vụ phục vụ dịch vụ thông thường ăn uống, giải trí, bố trí xe cộ cho khách, điện thoại, bán hàng(nếu có)… tổ dịch vụ hoạt động độc lập với bên quản lí khách khách khơng có nhu cầu nhiều số lượng Tuy nhiên tổ dịch vụ kết hợp với bên quản lí khách nhu cầu lớn (chẳng hạn tổ chức buổi họp mặt, bữa tiệc,… v.v ).Tổ dịch vụ có nhiệm vụ thu thập thông tin yêu cầu khách để gửi báo cáo lên quản lí khách sạn 1.1.2 Quy trình hoạt động Qua trình khảo sát, ta thấy quy trình làm việc loại chứng từ giao dịch sử dụng quy trình sau : Khách hàng th phịng trực tiếp u cầu đặt phịng trước Khi có khách hàng tiến hành việc tìm hiểu th phịng, phận lễ tân giới thiệu quy mô khách sạn, với đặc điểm yêu cầu khách hàng số lượng phòng, loại phòng với chất lượng giá Từ tư vấn cho khách hàng định hướng theo yêu cầu khách hàng để chọn phòng trống khoảng thời gian mà khách hàng yêu cầu Công việc quan trọng thời điểm nhân viên phải giới thiệu trạng phòng khách hàng có lựa chọn phù hợp Khi có khách hàng đặt phòng trực tiếp đến thuê phòng, ban lễ tân (thuộc phận quản lí khách hàng )sẽ có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, ghi lại thông tin khách hàng (như thông tin lí lịch) vào nhu cầu khách để làm thủ tục cần thiết đăng kí khách hàng, đăng ký với địa phương sở khách lưu lại lâu Đồng thời hướng dẫn cho khách biết rõ điều cần thiết hệ thống phòng ốc ,tiện nghi bên trong, dịch vụ khách sạn với giá cụ thể Sẽ có trường hợp khách khách lẻ đồn vấn đề phức tạp Đối với khách lẻ phân phịng ln phịng trống (mà khơng cần đặt trước, đặt trước khơng có vấn đề ) Cịn đồn phải có yêu cầu đặt trước tuỳ nhu cầu khả đáp ứng giá khách mà phân phịng cho phù hợp Vì khó cho trường hợp đồn khách đơng (thưịng khơng có sẵn nhiều phịng trống) Và thường đồn thường có kế hoạch từ trước nên việc khơng đáng lo Cùng với việc phân phịng cần có kiểm tra tình trạng phịng (tiện nghi phòng) để bàn giao cho khách để khách bảo quản trình sử dụng Khách hàng cần phải có tờ khai lí lịch rút gọn (tên, tuổi, địa chỉ, quan…) Để cho công việc bảo đảm khách lẻ cần đặt trước số tiền định (đặt cọc), khách đồn khơng cần thủ tục đó, cần trưởng đồn làm đại diện ơng trưởng đoàn phải đưa cho khách sạn danh sách thành viên đồn thơng tin tối thiểu họ Và sau ban lễ tân tiến hành làm việc theo bước nêu Khi thống thủ tục xong bên quản lí khách bàn giao cho bên quản lí phịng để bên quản lí phịng giao phịng cho khách theo thoả thuận, hướng dẫn việc ngủ nghỉ cho khách Khi bàn giao phịng phận quản lí phịng cần phải kiểm tra đầy đủ tiện nghi phòng Trong q trình khách lưu lại khách có nhu cầu dịch vụ ăn uống, giải trí, hội họp, lại,….ban quản lí khách tiếp nhận yêu cầu khách giới thiệu đến phận dịch vụ Bộ phận dịch vụ phục vụ nhu cầu khách khả đáp ứng khách sạn Một số nhu cầu thông dụng ăn uống, tổ chức hội nghị ,đi lại,…là bảo đảm phục vụ đầy đủ nhu cầu khách Còn dịch vụ khác mà khách sạn không đáp ứng liên hệ đến trung tâm dịch vụ nơi khác giúp khách Tuy nhiên, có vấn đề cần phải biết rõ khách hàng lượng tiền mà họ tiêu tốn hay chưa? Thơng tin phải tổng hợp để tính tốn chi phí mà khách hàng chi tiêu, chi phí tốn, chi phí chưa tốn Nếu khách hàng đồn việc sử dụng dịch vụ phức tạp so với cá nhân Vì cần phải phân biệt đâu dịch vụ tính theo đồn, đâu dịch vụ tính cho riêng cá nhân tốn, việc sử dụng dịch vụ lại cịn có trả trước trả sau…… Khi khách hết hạn sử dụng phịng khách trả phịng có nhu cầu lại thêm lên gặp phận lễ tân (bộ phận quản lí khách ) để làm thủ tục đăng kí thêm (gia hạn ngày lại) Bộ phận quản lý khách có nhiệm vụ kiểm tra lại thiết bị phịng xem có mát hư hỏng khơng ? Bộ phận quản lí khách đưa khách sang phận tài để tốn chi phí Bộ phận tài vào thống kê bên quản lí khách hàng bên dịch vụ để toán cho khách hàng Nếu khách có u cầu ban tài in hố đơn tốn, hình thức tốn tiền mặt, séc,…v.v Trong tiến trình xử lí có xung đột xảy vấn đề tình trạng sử dụng phịng với nhu cầu khách sử dụng nhu cầu khách muốn th (đăng kí th) Đó khách sạn có phịng đơn, phịng đơi, phịng hội nghị, kèm với giá cụ thể cho loại phịng Nếu có trường hợp khách muốn đăng kí phịng ,mà phịng sử dụng khách hàng hết hạn thuê phòng mà muốn th tiếp Sẽ có nhiều phịng có hiệu suất sử dụng cao, có nhiều phịng có hiệu suất thấp, tuỳ thuộc vào loại phịng, trạng Nhưng vấn đề phân phịng khơng hợp lí dẫn tới tình trạng phịng sử dụng không hiệu chồng chéo ,hiệu suất không cao Có phịng đặt trước khách khơng đến ,có nhiều khách lại muốn thuê phòng…… Bộ phận quản lí phịng cần có thơng tin xác phòng sử dụng thời gian sử dụng, phịng trống, bảng đăng kí th phịng khách mà có phân chia cho phù hợp Thứ thời gian thuê phòng khách mức độ có cần hay khơng Nếu khách cần cần phân phịng trống ln cho khách theo u cầu Cịn khách khơng cần thêm vào phịng hết hạn để có danh sách nhiều khả đáp ứng cho khách hàng Đó cách tốt để tăng hiệu suất sử dụng phòng Đối với khách hết hạn mà muốn gia hạn linh động trường hợp khách thuê phòng 1.2.3 Phạm vi thực dự án - Quản lý hồ sơ khách hàng - Quản lý dịch vụ phòng - Quản lý dịch vụ ăn uống - Báo cáo 1.2.4 Công nghệ sử dụng - Xây dựng hệ thống quản lý sở liệu hệ quản trị SQL server (SQL server 2022) - Ngơn ngữ lập trình : C# - Trình biên dịch : Visual Studio 2022 1.2.5 Ước tính chi phí - Hệ thống máy tính: 80.000.000 VND - Chi phí dự trù bảo trì nâng cấp : 10.000.000 đồng - Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên: 5.000.000 đồng - Chi phí đường truyền mạng : 500.000 đồng / tháng -Chi phí cho người viết phần mềm : 7.000.000 đồng  Tổng chi phí 102.500.000 VND Chương PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 2.1 Mơ hình phân cấp chức -Mơ hình phân rã chức Mơ tả chi tiết chức Quản lí khách hàng Tiếp nhận yêu cầu: phận quản lí khách hàng tiếp nhận trực tiếp yêu cầu khách hàng, nhận thông tin khách hàng từ phận đặt phòng Lập phiếu đăng kí: Việc đăng kí thực khách hàng đến trực tiếp thông qua điện thoại, email Cùng với đăng kí thơng tin khách hàng mà phận quản lí khách hàng thu dùng để lập phiếu Xử lí yêu cầu: Khi khách hàng yêu cầu sử dụng dịch vụ khách sạn phận quản lí khách sạn chuyển yêu cầu đến nhân viên để đáp ứng yêu cầu khách hàng Chọn nhà cung cấp: Khi khách yêu cầu dịch vụ mà khách sạn khơng thể đáp ứng lễ tân chọn nhà cung cấp dịch vụ để đáp ứng nhu cầu cho khách Tổng hợp xử lí hóa đơn: Bộ phận quản lý khách hàng cập nhật khách hàng trả phòng Khi khách trả phòng phận Lễ tân có nhiệm vụ liên lạc với phận Quản lý phòng để kiểm tra phịng Thơng tin chung lấy từ thống kê khách hàng sử dụng phận quản lí phòng: khách lưu lại khách sạn thời gian ? sử dụng loại phòng ? tiện nghi khách sử dụng có biến đổi khơng ?(như hỏng hóc chẳng hạn)… Lễ tân liên lạc với bên Quản lý dịch vụ ăn uống để nhận hóa đơn dịch vụ khách hàng: Khách sử dụng loại dịch vụ gì? Tổng chi phí bao nhiêu? Và tiếp nhận ý kiến khách hàng cung cách phục vụ nhân viên, mức độ đáp ứng nhu cầu khách, chất lượng phòng, chất lượng dịch vụ… Sau phận quản lí khách hàng lập hóa đơn tổng chi phí khách hàng thời gian khách sạn để toán cho khách Cuối phận chuyển tiền hóa đơn khách hàng đến phịng Tài Quản lí phịng Thống kê phịng cho th: phận Quản lí phịng thường trực có thống kê tình hình phịng cho th khách sạn Phân phòng cho khách: nhận yêu cầu phận quản lí khách hàng yêu cầu đặt phịng khách hàng có phương án phân phòng cho phù hợp Dọn dẹp kiểm tra phòng: Dọn dẹp phòng khách trả phòng.Khi khách nhận phòng hay trả phòng phải kiểm tra lại thiết bị sinh hoạt phịng xem có thiếu gì?, hỏng hóc khơng?,… Sau bàn giao phịng cho khách đến nhận nhận lại phòng với khách trả phịng Đồng thời,nếu phịng có vấn đề hỏng hóc ,xuống cấp ,hay cần lắp đặt ,xây dựng,trang bị thêm cần phải báo cáo cho phận sửa chữa trang thiết bị để thực công việc sửa chữa, nâng cấp phịng … Quản lí dịch vụ ăn uống Thống kê dịch vụ ăn uống: Khi có yêu cầu từ phận đặt tiệc yêu cầu ăn uống khách hàng từ phận lễ tân yêu cầu trực tiếp khách hàng phận thống kê lại Lên kế hoạch cho dịch vụ ăn uống: Lên kế hoạch chuyển yêu cầu nấu ăn đến phận bếp, phân công nhân viên phục vụ khách hàng, chuyển yêu cầu mua bán đến phận mua bán Nhận hóa đơn từ phận mua bán Nấu ăn cho khách: Bộ phận nhà bếp tiến hành nấu ăn cho khách Phục vụ dịch vụ cho khách: Bộ phận dịch vụ ăn uống thường xuyên phải cập nhật thêm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu ngày tăng du khách 2.2 Mơ hình luồng liệu 2.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh 2.2.2 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 2.2.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 2.2.3.1 Biểu đồ luồng liệu Quản lí khách hàng 2.2.3.2 Sơ đồ luồng liệu Quản lí phịng 2.2.3.3 Sơ đồ luồng liệu Quản lý dịch vụ ăn uống: 2.3 Mơ hình thực thể liên kết 2.3.1 Liệt kê, xác hóa lựa chọn thơng Tên xác đặc trưng A Khách hàng - Mã khách hàng - Mã đoàn - Tên khách hàng - Quốc tịch - Tuổi - Giới tính - Nghề nghiệp - Cơ quan cơng tác - Ngày đặt phịng - Tiền đặt B Đoàn khách - Mã đoàn - Tên đoàn - Tên trưởng đoàn - Quốc tịch - Tên quan - Địa quan - Số lượng người C Dòng khách hàng thuê phòng - Mã đăng ký - Mã khách hàng - Loại phòng - Giá phòng - Ngày đến - Ngày Viết gọn tên đặc trưng Đánh dấu loại bước - MaKH - MaDoan - TenKH - QuocTich - Tuoi - GT - NN - CQCT - NgayDP - TienDat   - MaDoan - TenDoan - TenTD - QuocTich - TenCQ - DCCQ - SLNguoi  - MaDK - MaKH - LoaiPhong - GiaPhong - NgayDen - NgayDi                     D Dòng khách hàng trả phòng - Mã đăng ký - Số hóa đơn - Loại phịng -Ngày trả - Tiền đặt - Tiền - MaDK - SoHD - LoaiPhong - NgayTra - TienDat - TienQGio   E Khu nhà - Tên khu nhà - Số lượng phòng - Địa - TenKN - SLPhong - DC  - SoPhong - TenKN - LoaiPhong - SGDoi - SGDon - TienNghi - GiaPhong - SDT - TT   - MaDV - TenDV - DC - GiaDC  - MaNV - TenKN - MaPhong - NgayTruc  - MaNV - TenNV - NamSinh - GT - ChuyenMon - Luong - DC  - MaHang - TenHang  F Phòng - Số phòng - Tên khu nhà - Loại phòng - Số giường đôi - Số giường đơn - Tiện nghi - Giá phịng - Số điện thoại - Tình trạng G Dịch vụ - Mã dịch vụ - Tên dịch vụ - Địa - Giá địa H Dòng nhân viên trực - Mã nhân viên - Tên khu nhà - Mã phòng - Ngày trực I Nhân viên - Mã nhân viên - Tên nhân viên - Năm sinh - Giới tính - Chun mơn - Lương - Địa J Bán hàng - Mã hàng - Tên hàng                           - Đơn vị tính - Giá hàng K Dịng hóa đơn - Mã hàng - Mã dịch vụ - Số lượng - Đơn giá M Hóa đơn - Số hóa đơn - Tiền đặt - Số tiền trả - Số tiền phải trả - Ngày lập hóa đơn - Người lập   - DVT - GiaHang - MaHang - MaDV - SL - DonGia   - SoHD - TienDat - TienDaTra - TienPTra - NguoiLHD - NguoiLap        * Chú thích: dấu ““ đánh dấu mục tin loại / chọn bước thứ i Tiêu chí lựa chọn Thuộc tính cần phải đặc trưng cho lớp đối tượng xét Chọn thuộc tính lần Nếu lặp lại bỏ qua Một thuộc tính phải sơ cấp (nếu giá trị suy từ giá trị khác bỏ qua) 2.3.2 Xác định thực thể, gán thuộc tính cho xác định định danh Thực thể Khách hàng Thuộc tính - Mã khách hàng - Mã đoàn - Tên khách hàng - Quốc tịch - Tuổi - Giới tính - Nghề nghiệp - Cơ quan cơng tác - Ngày đặt phịng - Tiền đặt Định danh X  Đoàn khách - Mã đoàn - Tên đoàn - Tên trưởng đoàn - Tên quan - Địa quan - Số lượng người X Dòng khách hàng thuê - Mã đăng ký phòng - Loại phòng - Giá phòng - Ngày đến - Ngày Dòng khách hàng trả - Mã khách hàng phịng - Số hóa đơn -Ngày trả - Tiền đặt - Tiền X Khu nhà - Tên khu nhà - Số lượng phòng - Địa X Phòng - Số phòng - Tên khu nhà - Loại phòng - Số giường đôi - Số giường đơn - Tiện nghi - Giá phịng - Số điện thoại - Tình trạng - Mã dịch vụ - Tên dịch vụ - Loại dịch vụ X - Mã nhân viên - Tên khu nhà - Mã phòng - Ngày trực X X Dịch vụ Dòng nhân viên trực X X X Nhân viên - Mã nhân viên - Tên nhân viên - Năm sinh - Giới tính - Chun mơn - Lương - Quê quán X Hàng hóa - Mã hàng - Tên hàng - Đơn vị tính - Giá hàng X Dịng hóa đơn - Mã hàng - Mã dịch vụ - Số lượng - Đơn giá X X Hóa đơn - Số hóa đơn - Tiền đặt - Số tiền trả - Số tiền phải trả - Ngày lập hóa đơn - Người lập X 2.3.3 Mơ hình thực thể liên kết E – R ... cấp cho phận tài làm thủ tục tốn cho khách hàng Các phận khơng hồn tồn hoạt động độc lập với QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Quản Lý Khách hàng Quản Lý Phòng Quản Lý Dịch Vụ Bộ phận quản lí khách hàng Bộ... liên hệ ,đón tiếp khách hàng .Quản lý thông tin chung khách hàng dựa việc phân loại khách hàng theo mục đích ,nhu cầu khách, theo đặc điểm phân biệt khách hàng … Dựa thống kê bên dịch vụ, quản. .. pháp công nghệ thông tin khả thi phù hợp với quy mô phát triển khả đầu tư khách sạn Để giải toán sở thực tế chúng em tiến hành khảo sát thực nghiệm toán quản lý khách sạn khách sạn An Phú: Số 1,