CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc -oOo - QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ LA ASTORIA Số 383 Nguyễn Duy Trinh, Phường Bình Trưng Tây, Quận 2, Tp HCM Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang I Quy định chung Ban quản trị (BQT) chung cư người đại diện bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp chủ sở hữu người sử dụng trình sử dụng chung cư, kiểm tra đôn đốc người sử dụng chung cư thực Nội quy quản lý sử dụng chung cư quy định pháp luật quản lý sử dụng chung cư Quy chế hoạt động BQT chung cư nhằm đảm bảo tính minh bạch hiệu hoạt động BQT Theo quy định (Khoản 1, Điều 22, Thơng tư 02/2016/TT-BXD), vịng 10 ngày kể từ Hội nghị nhà chung cư bầu BQT, BQT có trách nhiệm đăng ký với Ủy ban nhân dân cấp phường- quận/huyện để công nhận Quy chế quy định nguyên tắc hoạt động, chế độ làm việc, mối quan hệ công tác BQT với Ban quản lý cư dân đơn vị liên quan khác II Quyền trách nhiệm BQT: Theo Điều 41, Thông tư 02/2016/TT-BXD Quyền hạn BQT: 1.1 Đại diện cho cư dân chung cư lựa chọn ký kết hợp đồng với đơn vị nhà thầu có chức thi cơng sửa chữa, bảo trì, nâng cấp, lắp đặt thêm hạng mục mới… (theo chủ trương Hội nghị nhà chung cư thông qua); 1.2 Đại diện cho cư dân chung cư lựa chọn ký kết hợp đồng với doanh nghiệp quản lý vận hành, đại diện cho cư dân chung cư thay đổi doanh nghiệp quản lý vận hành doanh nghiệp không thực theo cam kết bên (theo chủ trương Hội nghị nhà chung cư thông qua); 1.3 Thay mặt chủ sở hữu để thực quyền phần sở hữu chung chung cư theo quy định; khơng kích động người khác gây trật tự, an ninh khu vực khu chung cư; 1.4 Kiểm tra báo cáo thu chi tài định kỳ công tác quản lý vận hành bảo trì chung cư đơn vị quản lý khoảng thời gian hai kỳ tổ chức Hội nghị nhà chung cư báo cáo lại với Hội nghị nhà chung cư Hội nghị triệu tập; Trách nhiệm BQT: 2.1 2.2 Nhận bàn giao, lưu trữ, quản lý hồ sơ chung cư; cung cấp hồ sơ nhận bàn giao từ chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành Yêu cầu quan có thẩm quyền giải chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ chung cư, không bàn giao kinh phí bảo trì phần sở hữu chung chung cư BQT có trách nhiệm theo dõi giám sát việc quản lý vận hành bảo trì chung cư theo nội dung hợp đồng ký kết đồng thời có trách nhiệm nghiệm thu, tốn, lý hợp đồng với đơn vị liên quan Công tác theo dõi giám sát hợp đồng BQT thực thông qua việc tham dự họp xem xét báo cáo thu chi nội dung khác liên quan vận hành quản lý chung cư đơn vị quản lý/ Ban quản lý định kỳ hàng tháng/ hàng quý/6 tháng, giám sát thông qua theo dõi thường xuyên Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang thành viên BQT thơng qua ghi nhận ý kiến đóng góp cư dân chung cư Khi có vấn đề cho thấy doanh nghiệp quản lý vận hành chưa làm hết nhiệm vụ mình, BQT gặp trao đổi đề nghị doanh nghiệp quản lý có biện pháp khắc phục để làm tốt công tác quản lý 2.3 BQT có nhiệm vụ tổ chức chủ trì Hội nghị nhà chung cư quan có quyền cao việc quản lý sử dụng chung cư để định vấn đề thông qua: Nội quy quản lý, bầu chọn đơn vị quản lý, báo cáo kết hoạt động BQT hàng năm, báo cáo kế hoạch tài quản lý vận hành, bảo trì chung cư hàng năm Ban quản lý chung cư vấn đề khác liên quan đến quản lý sử dụng chung cư Thông báo công khai nội dung hợp đồng quản lý vận hành hợp đồng bảo trì ký kết Hội nghị nhà chung cư 2.4 BQT có trách nhiệm kiểm tra đơn đốc người sử dụng nhà chung cư thực Nội quy chung cư quy định khác pháp luật nhà chung cư Công tác đôn đốc nhắc nhở thực thông qua nhắc nhở trực tiếp, nhắc nhở họp gửi văn đến cư dân việc chấp hành nội quy chung cư, chấp hành nghĩa vụ nộp phí quản lý khoản phí quy định khác liên quan 2.5 Thu thập tổng hợp ý kiến, kiến nghị người sử dụng liên quan tới việc quản lý, sử dụng cung cấp dịch vụ nhà chung cư để phối hợp với quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét giải Định kỳ tháng lần lấy ý kiến tổng hợp cư dân làm sở đánh giá chất lượng dịch vụ quản lý chung cư Việc lấy ý kiến làm hình thức tổ chức họp trao đổi ghi nhận ý kiến phát phiếu thu thập ý kiến BQT lập bảng tổng hợp ý kiến chung ghi nhận ý kiến tập trung theo vấn đề kèm theo thông tin số hộ tỷ lệ % số hộ có ý kiến Bảng tổng hợp ý kiến chuyển đến quan đơn vị có trách nhiệm giải trả lời đề nghị yêu cầu liên quan 2.6 Phối hợp với quyền địa phương, tổ dân phố việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự an toàn xã hội chung cư 2.7 Đại diện BQT tham gia họp định kỳ quyền địa phương tổ chức để tuyên truyền, phát động phong trào toàn dân tham gia BQT nhân tố tích cực chung cư giúp phổ biến sách, chủ trương chung quyền đến cư dân vận động cư dân tích cực tham gia 2.8 Ban quản trị có trách nhiệm sử dụng quỹ bảo trì theo quy định pháp luật hành theo quy chế quản lý sử dụng quỹ bảo trì Hội nghị nhà chung cư thơng qua (Theo điều 37 Thông tư 02/2016/TT-BXD) 2.9 Bàn giao lại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ quản lý cho Ban quản trị sau công nhận 2.10 Thành viên Ban quản trị có hành vi vi phạm quy định pháp luật tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định Thông tư 02/2016/TT-BXD, xử phạt vi Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang phạm hành bị truy cứu trách nhiệm hình sự, gây thiệt hại phải bồi thường cho bên bị thiệt hại 2.11 Chấp hành định giải quyết, xử lý quan nhà nước có thẩm quyền thực quyền, trách nhiệm khác theo quy định pháp luật 2.12 Thực quyền trách nhiệm khác quy định quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài Ban quản trị hội nghị nhà chung cư thông qua quy định Thông tư 02/2016/TT-BXD III Nguyên tắc chế độ làm việc BQT: Theo Điều 24, Thông tư 02/2016/TT-BXD - Họp BQT chung cư định kỳ tháng/quý đột xuất theo triệu tập Trưởng BQT BQT cịn họp mở rộng với thành phần khách mời Ban quản lý, Chủ đầu tư, đơn vị liên quan quyền địa phương Trưởng ban gửi thư mời họp thông báo rõ thời gian, địa điểm, nội dung họp đến thành viên BQT thời gian 03 ngày trước họp (Có thể kèm theo tài liệu cho họp cần thiết) Cuộc họp tiến hành có ¾ số thành viên Ban quản trị trở lên dự họp Quyết định Ban quản trị thơng qua có đa số thành viên tán thành Nội dung họp phải làm thành biên ghi đầy đủ ý kiến phát biểu ý kiến kết luận chủ tọa họp Biên họp Trưởng ban, thư ký thành viên trí ký tên - Biểu thông qua định BQT: Theo điều 25, Thơng tư 02/2016/TT-BXD • Các định thơng qua hình thức biểu bỏ phiếu, lập thành biên có chữ ký thư ký họp, thành viên BQT dự họp Trường hợp tỷ lệ biểu tán thành đạt 50% số thành viên BQT kết cuối xác định theo biểu Trưởng BQL phó ban chủ trì họp (nếu vắng Trưởng ban) • Các đề xuất sau thơng qua có tối thiểu 75% tổng số thành viên BQT tán thành: Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành Quyết định lựa chọn đơn vị thực bảo trì Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành chung cư Các đề xuất, yêu cầu BQT Chủ đầu tư trình quản lý, sử dụng chung cư Các trường hợp khác hội nghị nhà chung cư định • Quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung chung cư phải 100% thành viên BQT đồng ý, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt lý bất khả kháng IV Cơ cấu thành viên BQT : Theo Điều 20, Thông tư 02/2016/TT-BXD Thành viên BQT Hội nghị nhà chung cư trí bầu ra, có nhiệm kỳ 03 năm Ban quản trị chung cư có từ 03 - 05 thành viên Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang Cơ cấu thành viên Ban quản trị bao gồm: - 01 trưởng ban - 01 02 phó ban - Và thành viên khác (Lưu ý: Trong trưởng ban/phó ban phải đại diện Chủ đầu tư tham gia vào Ban quản trị) Các thành viên Ban quản trị chia thành 03 tổ: a Tổ kỹ thuật: phân công phụ trách mảng kỹ thuật chung cư … thành viên b Tổ tài chính: phân cơng phụ trách mảng tài chung cư … thành viên c Tổ pháp lý: phân công phụ trách mảng pháp lý chung cư … thành viên Quy chế phối hợp làm việc tổ: - Tổ kỹ thuật phụ trách quản lý giám sát công trình xây dựng - hệ thống kỹ thuật chung cư; có hư hỏng, lắp đặt mới, nâng cấp cơng trình xây dựng – hệ thống kỹ thuật sau duyệt chủ trương BQT (biểu theo đa số BQT) tổ kỹ thuật tiến hành: + Công tác mời thầu, báo giá + Duyệt vẽ thiết kế thi công, đàm phán thương thảo hợp đồng nhà thầu/thanh lý hợp đồng, kế hoạch thi công, giám sát thi cơng nghiệm thu cơng trình + Cơng tác duyệt chọn thầu + Thông qua hồ sơ pháp lý hợp đồng (Phối hợp với Tổ pháp lý) + Ký hợp đồng với nhà thầu trưởng ban quản trị - Tổ tài phụ trách quản lý tài chung cư; + Thực việc toán hợp đồng (dịch vụ, sửa chữa ) BQT ký theo chủ trương duyệt BQT + Thực quản lý khoản thu chi chung cư, đứng tên tài khoản ngân hàng, giao dịch với ngân hàng - Tổ pháp lý phụ trách quản lý giải vụ quản lý điều hành chung cư: quản lý dịch vụ cung cấp cho chung cư (bảo vệ, vệ sinh ), đại diện BQT giải khiếu nại cư dân, khách hàng, vấn đề liên quan đến quan nhà nước + Đóng dấu: Ủy nhiệm chi, đóng dấu hợp đồng… + Kiểm soát Hợp đồng kinh tế, giải vụ phát sinh quản lý dịch vụ liên quan + Ký hợp đồng kinh tế (nếu trưởng BQT) Khi hoạt động nhà chung cư vào nề nếp ổn định Chủ đầu tư rút khỏi BQT Hội nghị nhà chung cư UBND quận/huyện chấp nhận Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang V Tổ chức máy, bầu bãi miễn thành viên BQT: Theo Điều 17,18,19,20,26, Thông tư 02/2016/TT-BXD Bộ máy tổ chức BQT bao gồm cấu 01 trưởng ban, 01 phó ban 02 phó ban thành viên BQT Các thành viên tùy theo lực phân công đảm nhiệm công tác ghi chép sổ sách thu chi, giữ tiền mặt, ghi chép biên cho hoạt động BQT BQT không tự tổ chức phận quyền tự bãi nhiệm bổ sung thành viên - Hội nghị nhà chung cư bầu thành viên BQT Tiêu chuẩn thành viên BQT : • Người có lực hành vi; có sức khỏe, uy tín phẩm chất đạo đức tốt; có hiểu biết pháp luật; xếp thời gian cho công tác BQT • Các thành viên BQT phải tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý, sử dụng nhà chung cư sở đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư tổ chức theo quy định Bộ Xây Dựng • Ngồi ra, theo luật quy định BQT cần bao gồm cấu đại diện đơn vị liên quan Chủ đầu tư đơn vị quản lý; - Hội nghị tiến hành bầu bổ sung, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên BQT trường hợp thấy cần thiết Tiêu chuẩn bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên BQT: có lực hành vi bị hạn chế; có đơn xin từ chức; cá nhân khơng có điều kiện thời gian để tham gia công tác BQT (vắng 06 tháng liên tục không tham dự tối thiểu 30% tổng số họp BQT năm); khơng cịn tư cách chủ sở hữu cho, tặng, chuyển nhượng hộ chung cư BQT đề xuất Hội nghị bầu bổ sung thành viên BQT sau có thành viên bị bãi nhiệm VI Mối quan hệ BQT, Ban quản lý cư dân: Vai trò BQT công ty quản lý: a Ban quản trị: - Được hội nghị chung cư bầu Là người đại diện thừa ủy quyền toàn thể chủ sở hữu chung cư ký kết hợp đồng quản lý vận hành với công ty quản lý công ty dịch vụ khác - BQT tiếp nhận bàn giao việc quản lý chung cư từ chủ đầu tư với tài liệu liên quan khoản ngân sách dành cho việc bảo trì sửa chữa mà chủ hộ đóng góp trước - BQT phối hợp công ty quản lý để thực công tác liên quan đến đối ngoại chung cư, trực tiếp làm việc với đối tác, quan chức theo yêu cầu quy định pháp luật - Trách nhiệm BQT phê duyệt kế hoạch quản lý, kế hoạch ngân sách hoạt động, kế hoạch bảo trì, sửa chữa, dự tốn kinh phí nội dung liên quan đến trách nhiệm, quyền hạn BQT cơng ty quản lý đệ trình Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang - Quyết định khoản chi liên quan đến hoạt động vận hành chung cư phạm vi chi trả công ty quản lý mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ cho lợi ích cơng cộng chung cư; sửa chữa bảo trì cải tạo; trang trí chung cư, mua cảnh… - Triệu tập hội nghị chung cư theo đề xuất công ty quản lý nhằm thông qua kế hoạch quản lý, ngân sách quản lý hàng năm vấn đề nảy sinh cần thiết phải xin ý kiến hội nghị chung cư - Phối hợp với công ty quản lý thực biện pháp chế tài theo quy định pháp luật nội quy chung cư chủ hộ vi phạm - Giám sát công việc công ty quản lý doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khác liên quan đến quản lý – vận hành chung cư b Công ty quản lý - Công ty quản lý vận hành chung cư đơn vị có lực chun mơn quản lý vận hành nhà chung cư thành lập hoạt động theo quy định pháp luật doanh nghiệp Doanh nghiệp trực tiếp thực một, số toàn phần việc quản lý vận hành nhà chung cư - Tổ chức điều hành hoạt động thuộc phạm vi quản lý – vận hành chung cư theo hợp đồng quản lý; cung cấp nhân quản lý – vận hành để đảm nhiệm công tác vận hành kỹ thuật, quản lý chăm sóc cư dân tịa nhà, quản lý việc thu phí quản lý từ chủ hộ việc khai thác tiện ích; cung cấp dịch vụ vệ sinh, bảo vệ an ninh, dịch vụ trông giữ xe… - Công ty quản lý cử nhân đại diện cho công ty làm nhiệm vụ trưởng ban quản lý điều phối hoạt động chung cư thực số chức trách thuộc phạm vi nhiệm vụ công ty quản lý Thông qua phối hợp với BQT, trưởng ban quản lý trực tiếp điều phối, giao nhiệm vụ cho nhân viên quản lý – vận hành chung cư đồng thời quản lý công việc chất lượng nhà thầu dịch vụ (vệ sinh, bảo vệ, bảo trì…) theo quy trình quản lý thiết lập Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang Quy trình phối kết hợp BQT Công ty quản lý Giám sát/phê duyệt/yêu cầu Đơn vị QL Chung cư BAN QUẢN TRỊ Kế hoạch/đề nghị/phản hồi Nhân ủy nhiệm Trưởng BQT Phối hợp công tác Giám sát/phối hợp Nhà thầu dịch vụ khác Kế tốn thu phí Quản lý CSKH Quản lý kỹ thuật (ME) Trưởng ban quản lý Điều hành trực tiếp Bộ phận vệ sinh Bộ phận bảo vệ & giữ xe Phối hợp BQT Ban quản lý - Ban quản lý chung cư (BQL) phận thường trực doanh nghiệp quản lý đặt chung cư, giao trách nhiệm trực tiếp quản lý chung cư Tùy theo quy mơ chung cư, Ban quản lý tổ chức máy bao gồm 01 Trưởng ban, 01 nhân viên hành - kế toán, nhân viên lễ tân 01 tổ kỹ thuật (bao gồm kỹ sư nhân viên kỹ thuật)…, thành lập thời điểm sau ký kết hợp đồng dịch vụ quản lý chung cư Doanh nghiệp quản lý thực việc định, ủy quyền chịu trách nhiệm hoạt động nhân phân cơng - BQT phối hợp với BQL việc soạn thảo, kiểm tra đôn đốc việc thực Nội quy chung cư cư dân phối hợp hỗ trợ để công tác quản lý vận hành BQL tiến hành thuận lợi - BQT thực việc tốn quản lý phí cho đơn vị quản lý giám sát sổ sách thu chi Ban quản lý - BQT tiến hành tổ chức chủ trì Hội nghị nhà chung cư với hỗ trợ Ban quản lý - BQL ủy quyền thực thu phí quản lý, BQT thực việc hỗ trợ nhắc nhở đôn đốc hộ dân nộp phí để trì hoạt động quản lý, vận hành bảo trì cần thiết chung cư Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang Phối hợp BQT cộng đồng dân cư - Cung cấp cho người dân thông tin phương án quản lý, mức phí dịch vụ đơn vị quản lý vận hành tiềm để cư dân lựa chọn định chọn đơn vị quản lý - Thu thập ghi nhận ý kiến, kiến nghị, phản ánh thường xuyên cư dân công tác quản lý vận hành chung cư phản hồi lại với BQL để có biện pháp khắc phục - BQT có trách nhiệm báo cáo kết hoạt động quản lý chung cư cho cư dân kỳ Hội nghị nhà chung cư ghi nhận, tiếp thu ý kiến đóng góp Phối hợp BQL cộng đồng dân cư - BQL thực việc cung cấp dịch vụ cho cộng đồng dân cư sinh sống chung cư, định kỳ thông báo công khai công tác quản lý vận hành chung cư với Hội nghị nhà chung cư thơng qua BQT - Cư dân đóng góp ý kiến cho kế hoạch hoạt động BQL, hỗ trợ công tác quản lý thông qua việc chấp hành nội quy chung cư, thông báo hướng dẫn liên quan đến công tác quản lý chung cư - Sau lựa chọn đơn vị quản lý, cư dân cần hồn thành nghĩa vụ nộp phí quản lý Việc hợp tác cư dân vấn đề định việc trì tốt chất lượng dịch vụ chung cư VII Kinh phí hoạt động BQT Ban quản trị hưởng phụ cấp trách nhiệm chi phí hợp lý khác phục vụ cho hoạt động BQT (như nước uống, văn phòng phẩm…) Mức phụ cấp trách nhiệm thành viên BQT thống thông qua Hội nghị nhà chung cư: Với mức thù lao …………………… đồng/Ban quan trị /năm Kinh phí bao gồm kinh phí quản lý vận hành chung cộng đồng dân cư đóng góp VIII Báo cáo BQT Hội nghị nhà chung cư - Báo cáo Hội nghị nhà chung cư kết công tác quản lý vận hành chung cư hai kỳ Hội nghị, lấy ý kiến Hội nghị số vấn đề liên quan - Đánh giá việc thực hợp đồng đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý - Nêu công tác liên quan đến bảo trì sửa chữa lớn chung cư thực thời gian qua - Nêu đề xuất BQT cơng tác bảo trì, sửa chữa lớn thời gian tới để Hội nghị cho ý kiến - Báo cáo Hội nghị công tác thu chi tài đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý - Báo cáo việc lấy ý kiến cộng đồng dân cư vấn đề liên quan (triển khai 06 tháng/lần); - Trình bày thơng báo lưu ý BQT đến hộ dân cư thời gian tới Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang - Thông báo số phong trào quyền địa phương phát động - Báo cáo thay đổi máy BQT cần thông qua ý kiến Hội nghị IX Tổ chức thực quy chế - Quy chế có hiệu lực thực sau Hội nghị nhà chung cư trí thơng qua (Hội nghị thường niên 2017) - Trưởng ban thành viên Ban quản trị có trách nhiệm thực theo quy chế - Quá trình thực quy chế, có vấn đề chưa phù hợp BQT ghi nhận vấn đề cần chỉnh sửa bổ sung báo cáo đề xuất với Hội nghị nhà chung cư để có điều chỉnh bổ sung cho phù hợp Tp HCM, ngày … tháng… năm 2017 Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria Tieu luan Trang 10 ... sử dụng chung cư quy định pháp luật quản lý sử dụng chung cư Quy chế hoạt động BQT chung cư nhằm đảm bảo tính minh bạch hiệu hoạt động BQT Theo quy định (Khoản 1, Điều 22, Thơng tư 02/2 016 /TT-BXD),... viên BQT : Theo Điều 20, Thông tư 02/2 016 /TT-BXD Thành viên BQT Hội nghị nhà chung cư trí bầu ra, có nhiệm kỳ 03 năm Ban quản trị chung cư có từ 03 - 05 thành viên Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung. .. Thành viên Ban quản trị có hành vi vi phạm quy định pháp luật tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định Thông tư 02/2 016 /TT-BXD, xử phạt vi Dự thảo Quy chế hoạt động BQT Chung cư La Astoria