(TIỂU LUẬN) quy trình lưu chuyển chứng từ của quy trình bán hàng thu tiền

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Mục tiêu nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu PHẦN NỘI DUNG I QUY TRÌNH LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN: 1.1 Khái quát chu trình bán hàng thu tiền: 1.2 Ý nghĩa chu trình bán hàng thu tiền: .1 1.3 Chu trình bán hàng - thu tiền: .1 II KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN: Những thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng: 1.1 Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn đặt hàng xét duyệt bán chịu: 1.2 Kiểm sốt q trình giao hàng lập hóa đơn: Những thủ tục kiểm sốt chu trình thu tiền 2.1 Khi bán hàng thu tiền mặt 2.2 Đối với phương thức bán chịu: 2.3 Đối với nợ phải thu khách hàng KẾT LUẬN 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………………………… 11 i Tieu luan LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Ngày nay, để đạt mục tiêu hàng đầu mà doanh nghiệp đặt thu lợi nhuận, đòi hỏi doanh nghiệp phải động, sáng tạo kinh doanh, phát huy hết tiềm vốn có Muốn vậy, trước hết doanh nghiệp phải nhận thức tầm quan trọng khâu bán hàng ảnh hưởng định đến kết kinh doanh doanh nghiệp Và khâu liên quan chặt chẽ đến khâu bán hàng thu tiền khách hàng, nói hai khâu định tồn vong nghiệp cần tổ chức chặt chẽ, hợp lí quy trình kế tốn, chứng từ, sổ sách… cơng tác kế tốn bán hàng phải thu khách hàng Đây điều cần thiết, giúp doanh nghiệp đầy đủ thơng tin kịp thời xác để đưa định kinh doanh đắn Nhận thức tầm quan trọng quy trình kế toán bán hàng thu tiền khách hàng, vận dụng lí thuyết học kết hợp với việc tham khảo tài liệu thực tế, chúng em lựa chọn đề tài “Quy trình lưu chuyển chứng từ quy trình bán hàng - thu tiền” Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài tập trung tìm hiểu quy trình bán hàng thu tiền khách hàng đặc biệt chuyên sâu chứng từ kế toán lập, luân chuyển chứng từ bán hàng thu tiền khách hàng hóa đơn GTGT, phiếu xuất, phiếu thu… Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành tiểu luận chúng em kết hợp kiến thức học trường mơn Lý thuyết kiểm tốn Kiểm sốt & kiểm tốn nội kết hợp với việc tìm kiếm thơng tin tài liệu bên ngồi ii Tieu luan iii Tieu luan PHẦN NỘI DUNG I QUY TRÌNH LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ CỦA QUY TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN: I.1 Khái quát chu trình bán hàng thu tiền: - Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền khách thể kiểm toán với khách hàng Quá trình bán hàng thu tiền gồm nhiều khâu, nhiều giai đoạn, yêu cầu mua khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) kết thúc việc thu tiền khách hàng cam kết chấp nhận tốn - Bán hàng có nhiều hình thức khác (trực tiếp bán lẻ, bán bn, bán hàng qua đại lý, gửi hàng chờ chấp nhận…), toán theo nhiều phương thức khác (thu tiền tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bán chịu, trả góp…) Với hình thức bán hàng tốn phong phú, đa dạng nên việc tổ chức công tác kế tốn cho chu trình đa dạng Có thể nói, chu trình bán hàng - thu tiền giai đoạn quan trọng chu trình sản xuất kinh doanh Chu trình bán hàng thu tiền liên quan đến nhiều khoản mục, đặc biệt khoản mục phản ánh báo cáo kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp (DN) 1.2 Ý nghĩa chu trình bán hàng thu tiền: - Chu trình bán hàng- thu tiền chu trình vơ quan trọng doanh nghiệp Bởi hữu hiệu hiệu quy trình ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động doanh nghiệp - Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt để có khách hàng đơn vị phải mở rộng hình thức bán chịụ Việc dẫn đến khoản nợ phải thu chiếm tỷ trọng đáng kể tổng tài sản doanh nghiệp 1.3 Chu trình bán hàng - thu tiền: Tieu luan Tieu luan Bước 1: Nhận đơn đặt hàng: đơn đặt hàng khách hàng điểm bắt đầu tồn chu trình Đó lời đề nghị mua hàng từ khách hàng tương lai Đơn đặt hàng người mua đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại Dựa vào đơn đặt hàng, người bán xem xét để đưa định bán qua phiếu tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng Bước 2: Lâp lệnh bán hàng: phận bán hàng lập, cho phép phận liên quan thực việc xuất kho, giao hàng cho khách hàng Nó bao gồm mơ tả hàng hóa dịch vụ, số lượng, giá bán; thông tin khác người mua (tên, địa giao hàng ) Nếu bán chịu, lệnh bán hàng chuyển sang phận tín dụng để xét duyệt Bước 3: Kiểm tra công nợ: trước đến định bán chịu cho khách hàng cần phải xem xét đối tượng khách hàng, khả thu nợ tối đa khách hàng để từ đến định bán chịu phần hay toàn lô hàng hay không tiếp tục bán chịu Tuy nhiên, định cần tính tốn cân đối lợi ích bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giá thời gian toán Bước 4: Kiểm tra kho đề nghị sản xuất: khách hàng thõa mãn điều kiện cơng nợ theo sách doanh nghiệp doanh nghiệp tiến hành kiểm tra kho hàng có sẵn kho hay đề nghị sản xuất hàng chưa có kho Bước 5: Xuất kho lập hóa đơn: có định phương thức bán hàng, phận xuất hàng lập lệnh xuất kho chứng từ vận chuyển dựa thông tin mẫu đơn đặt hàng, đồng thời thực việc xuất kho lập hóa đơn Hóa đơn bán hàng chứng từ có đầy đủ thơng tin hàng hóa (mẫu mã, quy cách, số lượng ) giá toán Tổng số tiền toán bao gồm giá hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn lập thành liên, liên giao cho khách hàng, liên lại lưu lại ghi số theo dõi việc thu tiền Hóa đơn bán hàng vừa phương thức thể cho khách hàng thấy rõ số tiền thời hạn toán; vừa ghi sổ nhật ký bán hàng theo dõi khoản phải thu Tieu luan Bước 6: Giao hàng: Hóa đơn kèm với hàng bán để giao cho khách hàng Nếu khách hàng thực tốn chuyển đến bước thu tiền Bước 7: Quản lí cơng nợ: ghi nhận, theo dõi khoản phải thu khách hàng Bước 8: Thu tiền: Thu tiền từ khách thực ghi nhận lên hệ thống kế toán doanh nghiệp tiền thu LƯU ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Khách hàng Thông báo hủy đơn P.Kinh doanh Kho Y/C báo giá Y/C báo giá Đơn mua hàng Báo giá Hóa đơn bán hàng Đơn mua hàng Báo giá 6a Đơn bán hàng 12 6b Đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Phiếu xuất kho Tieu luan P.Kế toán Đơn bán hàng Phiếu xuất kho 100 Hóa đơn bán hàng 11 13a 13b Phiếu thu Thủ quỷ 14 Thu tiền Phiếu thu Khách hàng lập yêu cầu báo giá gửi đến Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh nhận Yêu cầu báo giá, lập Bảng báo giá Gửi Bảng báo giá cho Khách hàng Khách hàng nhận báo giá, đồng ý mua hàng lập Đơn mua hàng Phòng kinh doanh nhận Đơn mua hàng khách hàng gửi tới Tieu luan Giấy báo có Phịng kinh doanh dựa vào Đơn mua hàng khách hàng, kiểm tín dụng khách hàng Trưởng phòng kinh doanh phê duyệt đơn đặt hàng (khách hàng nợ q nhiều Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt) a) Nếu đơn hàng duyệt Phịng kinh doanh lập Đơn bán hàng b) Nếu đơn đặt hàng khơng duyệt gửi thông báo cho khách hàng biết lý hủy đơn hàng Phòng kinh doanh gửi Đơn bán hàng cho phận kho, đồng thời Phòng kinh doanh gửi Đơn bán hàng cho Phịng kế tốn Căn Đơn bán hàng, phận kho lập Phiếu xuất kho Bộ phận kho gửi Phiếu xuất kho cho Phòng kế toán 10 Căn vào Đơn bán hàng Phiếu xuất kho, Phịng kế tốn lập Hóa đơn bán hàng 11 Phịng kế tốn gửi Hóa đơn bán hàng cho Bộ phận kho 12 Bộ phận kho giao hàng cho khách hàng kèm theo Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng 13 Khách hàng toán tiền a) Nếu khách hàng tốn tiền mặt, Phịng kế toán lập phiếu thu b) Nếu khách hàng toán qua ngân hàng, nhận giấy báo Có ngân hàng, kế toán ghi tăng tài khoản 112 14 Kế toán chuyển Phiếu thu cho Thủ quỷ để thu tiền II KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN: Những thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng: 1.1 Kiểm sốt q trình tiếp nhận đơn đặt hàng xét duyệt bán chịu:  Xác minh người mua hàng: Trừ khách hàng quen thuộc đơn vị, nhận đơn đặt hàng mới, đơn vị cần liên hệ với khách hàng để đảm bảo đơn đặt hàng có số lượng giá trị lớn, kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng, hoặc, khách hàng cần có phê duyệt phận kiểm tra tín dụng cán phụ trách Tieu luan kiểm tra chất lượng tín dụng khách hàng.Điều nhằm hạn chế tình trạng bán hàng trả chậm cho khách hàng giả mạo  Đối chiếu đơn đặt hàng khách hàng với bảng giá thức đơn vị: Nếu có khác biệt phải liên hệ với khách hàng, yêu cầu khách hàng gửi lại đơn đặt hàng có cơng văn xác minh Những sai sót khâu dẫn đến tranh chấp khơng đáng có sau  Xác nhận khả cung ứng: Cần xem lượng hàng tồn kho có đủ để đáp ứng cho nhu cầu khách hàng hay không, cách liên hệ với phận kho truy cập vào hệ thống để có thơng tin số lượng tồn kho Nếu khơng đủ hàng hố, cần đề nghị mua hàng sản xuất bổ sung  Lập lệnh bán hàng: Cần có nhân viên độc lập kiểm tra phù hợp thông tin đơn đặt hàng lệnh bán hàng Nếu sử dụng phần mềm cần thiết kế để thông tin đơn đặt hàng tự động chuyển vào lệnh bán hàng, điều góp phần hạn chế sai sót so với việc lập lệnh bán hàng thủ công Một thủ tục kiểm sốt khác cần thực phải gửi lệnh bán hàng sang cho phận xét duyệt bán chịu  Xét duyệt bán chịu: Căn vào sách bán chịu Việc xét duyệt bán chịu khâu kiểm soát quan trọng chu trình bán hàng – thu tiền , phận xét duyệt phê chuẩn từ chối việc bán hàng lệnh bán hàng Bộ phận xét duyệt hạn mức bán phải độc lập với nhân viên/bộ phận bán hàng Đơn vị phải có sách bán chịu cần có hệ thống kiểm tra tín dụng khách hàng Nhìn chung, cơng ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ khách hàng giao dịch lần khách hàng nhỏ, nhóm khách hàng thường có rủi ro không trả nợ lớn khách hàng lớn thường xun 1.2 Kiểm sốt q trình giao hàng lập hóa đơn:  Căn lệnh bán hàng, phiếu giao hàng, phiếu xuất kho phê chuẩn, phận giao hàng lập chứng từ gửi hàng để gửi đi, đồng thời lưu trữ bản, chứng từ phải đánh số thứ tự liên tục trước sử dụng Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên phiếu giao hàng Các phiếu giao hàng cần đánh số trước cần lập dựa đơn đặt hàng phê duyệt Tieu luan Phiếu giao hàng ghi số lượng hàng giao cung cấp thông tin cần thiết người vận chuyển nội cơng ty cơng ty vận chuyển bên ngồi tiến hành giao hàng.Nếu áp dụng được, phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến phiếu đóng gói trước vận chuyển Ngồi ra, Cơng ty sử dụng dãy số mã vạch phiếu giao hàng nên có tham chiếu chéo đến dãy số mã vạch đó.Cuối cùng, phiếu giao hàng phải khách hàng ký để cơng ty có chứng khách hàng thực tế nhận hàng chấp nhận hàng Chứng từ gửi hàng gởi cho phận kho để xuất hàng kho phải lưu trữ chứng từ Chứng từ gửi hàng cần ghi phù hợp, ghi thêm mã số/mã vạch tham chiếu trước vận chuyển  Khi nhận hàng từ kho, nhân viên giao hàng cần so sánh mặt hàng thực nhận với chứng từ gửi hàng Cuối ngày, phận giao hàng chứng từ vận chuyển xuất để lập bảng tổng hợp hàng gửi ngày chuyển cho phận lập hóa đơn  Khi nhận chứng từ từ phận khác gởi đến, đơn đặt hàng ,lệnh bán hàng phê chuẩn chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển, phận lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn Bộ phận lập hóa đơn tiến hành lập hóa đơn dựa chứng từ từ phận khác gửi đến, phải tuân thủ quy định pháp luật, giúp đơn vị theo dõi ghi chép nghiệp vụ Mục đích lập hóa đơn để tuân thủ quy định pháp luật, giúp đơn vị theo dõi, ghi chép nợ phải thu khách hàng, doanh thu quan trọng để u cầu khách hàng tốn Thơng thường, khách hàng tốn nhận hóa đơn, bán hàng qn lập hóa đơn lập hóa đơn lập khơng dẫn đến chậm trễ việc nhận tiền thất thoát tài sản Những thủ tục kiểm soát chu trình thu tiền 2.1 Khi bán hàng thu tiền mặt Tieu luan Số lượng tiền mặt phát sinh thường xuyên lớn, nên thủ quỹ thu ngân đánh cắp tiền cho khách hàng toán trước khoản tiền ghi nhận vào sổ sách Để giảm thiểu rủi ro, số thủ tục kiểm sốt áp dụng là:  Khuyến khích khách hàng tốn qua ngân hàng hay thẻ tín dụng Việc khách hàng tốn chuyển khoản qua ngân hàng giúp làm giảm bớt rủi ro chi phí hành liên quan đến bán hàng tiền mặt  Cần sử dụng hóa đơn bán hàng, khuyến khích khách hàng nhận hóa đơn  Tách biệt việc ghi chép thu tiền hoạch toán thu tiền  Tách biệt chức ghi chép việc thu tiền điểm bán hàng chức hạch toán thu tiền tài khoản  Kiểm tra độc lập tiền mặt quỹ  Kiểm kho, đối chiếu số liệu nhằm phát chênh lệch  Công ty nên tiến hành kiểm tra độc lập tiền mặt quỹ so với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép tổng số tiền in từ máy đếm tiền máy phát hành hoá đơn vào cuối ngày  Cuối cùng, định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu sổ sách thực tế nhằm phát chênh lệch bán hàng không ghi vào sổ 2.2 Đối với phương thức bán chịu:  Khi kiểm soát nên tập trung vào kế toán nợ phải thu khách hàng phận thu nợ Do nợ phải thu phát sinh đồng thời với doanh thu, nên bán chịu có bút tốn ghi nhận đồng thời doanh thu nợ phải thu khách hàng  Định kỳ, cần kiểm tra, đối chiếu số liệu kế tốn chứng từ có liên quan Có thể kiểm tra số liệu kế tốn số liệu phận khác phận bán hàng, gửi hàng 2.3 Đối với nợ phải thu khách hàng  Đơn vị cần sử dụng hệ thống sổ kế toán chi tiết nợ phải thu theo dõi công nợ khách hàngnhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ công nợ khách hàng, cung cấp Tieu luan liệu nợ phải thu giúp đơn vị xây dựng điều chỉnh sách bán chịu cho thích hợp Bộ phận theo dõi nợ phải thu cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng Đây thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo kế toán phản ánh kịp thờii thay đổi nợ phải thu, khắc phục sai sót ngăn ngừa gian lận  Hàng tháng, đơn vị cần gửi thông báo nợ cho khách hàng, ghi rõ số dư đầu kỳ, số phát sinh tháng, số tiền khách hàng trả số dư cuối kỳ Để tránh tượng chạy theo doanh thu, định kỳ đơn vị cần lập báo cáo số dư nợ phải thu khách hàng, số hàng bán bị trả lại theo nhân viên, địa điểm bán hàng  Định kỳ, phận theo dõi nợ phải thu cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ Phát biến động bất thường Báo cáo giúp đơn vị biết biến động lớn thay đổi bất thường phát sớm, giúp đơn vị ngăn chặn, phát sai phạm phù hợp điều chỉnh kịp thời sách bán chịu cho phù hợp  Ban hành sách lập dự phịng phải thu khó địi sách xóa sổ nợ phải thu khó địi.Việc lập dự phịng phải thu khó địi cần tn thủ chuẩn mực chế độ kế toán hành KẾT LUẬN Tại hầu hết cơng ty trung bình nhỏ nay, việc luân chuyển chứng từ kế tốn chu trình bán hàng thu tiền chưa đồng cịn nhiều bất cập Để đáp ứng đòi hỏi ngày cao công tác quản lý cung cấp thông tin cách xác, kịp thời, nhằm đưa chiến lược kinh doanh hợp lý, hướng tới việc xây dựng hệ thống thơng tin quản lý thích hợp, chun sâu tổng thể, hệ thống thơng tin kế tốn cần cải tiến, hồn thiện quy trình luân chuyển chứng từ rõ quy trình quản lý công ty 10 Tieu luan TÀI LIỆU THAM KHẢO 11 Tieu luan DANH SÁCH NHÓM Phan Thị Tường Vy – K174050558 Trương Dương Hằng - K174050507 Trần Thị Kiều Duyên - K174050503 Nguyễn Bảo Châu - K174050500 Ngô Nguyệt Hồng - K174050512 12 Tieu luan ... THU TIỀN: I.1 Khái quát chu trình bán hàng thu tiền: - Bán hàng thu tiền (tiêu thụ) trình chuyển quy? ??n sở hữu hàng hóa qua q trình trao đổi hàng – tiền khách thể kiểm toán với khách hàng Quá trình. .. trung tìm hiểu quy trình bán hàng thu tiền khách hàng đặc biệt chuyên sâu chứng từ kế toán lập, luân chuyển chứng từ bán hàng thu tiền khách hàng hóa đơn GTGT, phiếu xuất, phiếu thu? ?? Phương pháp... kế toán bán hàng thu tiền khách hàng, vận dụng lí thuyết học kết hợp với việc tham khảo tài liệu thực tế, chúng em lựa chọn đề tài ? ?Quy trình lưu chuyển chứng từ quy trình bán hàng - thu tiền? ??