Bài 3 HƯỚNG dẫn tổ CHỨC GIAO DỊCH tại xã PHƯỜNG THỊ TRẤN

HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH TẠI XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN Phần A TỔ GIAO DỊCH XÃ VÀ ĐIỂM GIAO DỊCH XÃ Tổ giao dịch xã 1.1 Mục đích thành lập: Việc thành lập Tổ giao dịch để tổ chức thực hoạt động giao dịch xã, phường, thị trấn (sau gọi chung xã) theo quy định Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH) 1.2 Hoạt động giao dịch xã: Là cách thức tổ chức giao dịch NHCSXH với khách hàng Điểm giao dịch đặt Uỷ ban nhân dân cấp xã 1.3 Số lượng, thành phần Tổ giao dịch xã - Số lượng cán Tổ giao dịch xã (GDX): Một Tổ GDX phải có tối thiểu 03 cán Tùy theo khối lượng công việc phiên giao dịch, Giám đốc NHCSXH nơi cho vay bố trí số lượng cán Tổ GDX cho phù hợp đảm bảo nguyên tắc: + Bố trí cán chuyên môn nghiệp vụ NHCSXH nơi cho vay đào tạo, sử dụng thành thạo chương trình phần mềm sử dụng Điểm GDX + Cán tín dụng theo dõi địa bàn xã khơng phân công làm giao dịch viên Tổ GD xã - Thành phần Tổ giao dịch: Tổ trưởng, Kiểm soát viên, Giao dịch viên + Tổ trưởng: Là cán tín dụng phân cơng theo dõi địa bàn xã Giám đốc NHCSXH nơi cho vay xem xét, định bố trí cán khác làm Tổ trưởng Tổ giao dịch xã số trường hợp cụ thể.Tổ trưởng Tổ GDX kiêm KSV + Kiểm soát viên (KSV): Một Tổ giao dịch xã có kiểm sốt viên Nếu Tổ GDX có ba GDV Giám đốc nơi cho vay xem xét, định bố trí thêm KSV Các KSV làm việc độc lập với + Giao dịch viên (GDV): Một Tổ GDX có nhiều GDV Nếu có nhiều GDV, Giám đốc NH nơi cho vay phân công GDV 1.4 Cách thức thành lập Tổ giao dịch xã - Tổ GDX Trưởng phòng Kế hoạch nghiệp vụ tín dụng Tổ trưởng Tổ Kế hoạch nghiệp vụ đề xuất thành lập, trình Giám đốc người ủy quyền phê duyệt - Giám đốc NHCSXH nơi cho vay người ủy quyền phê duyệt việc thành lập Tổ GDX, đồng thời thực việc cấp người dùng phân quyền hệ thống Intellect Offline cho cán Tổ GDX theo nhiệm vụ phân công - Việc thành lập phân công nhiệm vụ cho thành viên Tổ GDX thực Sổ phân công cán Tổ GDX (mẫu số 01/GDX) + Sổ mở NHCSXH nơi cho vay, đánh số trang, đóng dấu giáp lai, ghi đầy đủ họ tên, vị trí chức danh giao cho cán Tổ GDX + Sổ có đầy đủ chữ ký nhận nhiệm vụ cán bộ, chữ ký phê duyệt Giám đốc NHCSXH nơi cho vay người ủy quyền trước giao dịch + Sổ giao cho lãnh đạo phòng Kế hoạch - Nghiệp vụ tín dụng/ Tổ trưởng tổ Kế hoạch - Nghiệp vụ quản lý Khi ghi hết số trang, Sổ lưu trữ theo chế độ lưu trữ công văn Lưu ý: NHCSXH nơi cho vay thường xuyên thay đổi GDV Điểm GDX để phát sai sót, chỉnh sửa kịp thời 1.5 Phương tiện, trang thiết bị, công cụ làm việc Tổ giao dịch xã 1.5.1 Phương tiện vận chuyển: Là ô tô trang bị để phục vụ GDX Nếu địa bàn bắt buộc phải sử dụng phương tiện khác NHCSXH nơi cho vay phải có phương án đảm bảo an tồn 1.5.2 Phương tiện để thực cơng việc: - Máy vi tính xách tay, máy in thiết bị phụ trợ kèm (thiết bị kết nối mạng ) - Máy đếm tiền, thiết bị phát tiền giả, máy phát điện - Thùng đựng tiền, đựng sổ sách, chứng từ kế toán làm kim loại (tôn, inox, sắt, ) gồm 02 loại: + Thùng có 01 ổ khóa: Giao dịch viên quản lý, có 02 ngăn (01 ngăn để tiền, 01 ngăn để sổ sách, chứng từ) + Thùng có 02 ngăn, 02 ổ khố phải có then ngang cài qua 02 ổ khóa: Dùng để đựng tiền Giao dịch viên chính, (02 ổ khố Giao dịch viên Tổ trưởng Tổ giao dịch quản lý) 1.5.3 Các phương tiện khác để hỗ trợ làm việc: - Máy ghi hình ảnh (Camera): Mỗi Tổ GDX trang bị 01 Camera + Camera đặt vị trí thuận lợi để giám sát, thu nhận tồn hình ảnh Tổ giao dịch xã suốt thời gian làm việc Điểm giao dịch xã, khách hàng thực giao dịch Riêng thời gian họp giao ban ghi nhận hình ảnh Tổ giao dịch xã không gian họp giao ban, đặc biệt ghi rõ âm thời gian giao ban + Giao Phó phịng Kế hoạch - Nghiệp vụ tín dụng/Tổ trưởng tổ Kế hoạch Nghiệp vụ chịu trách nhiệm quản lý Camera chép liệu sang đĩa cứng để lưu trữ tháng - Thiết bị phòng cháy, chữa cháy; áo phao cứu sinh túi ni lông đựng thùng tiền vận chuyển tiền đường thủy; thiết bị, công cụ cần thiết khác - Bàn, ghế làm việc cho Tổ GDX khách hàng: Được UBND cấp xã bố trí, khơng bố trí NHCSXH nơi cho vay trang bị đảm bảo đầy đủ 1.6 Bảo vệ cho Tổ giao dịch xã Việc bảo vệ cho Tổ GDX Giám đốc NHCSXH nơi cho vay Tổ trưởng Tổ GDX xây dựng phương án bảo vệ để đảm bảo an toàn tài sản, người đường đi, thời gian giao dịch Điểm GDX Phương án bảo vệ cho Tổ giao dịch xã xây dựng văn lập chung cho tất phiên giao dịch NHCSXH cấp huyện, Giám đốc NHCSXH nơi cho vay ký Phương án gửi tập thể, cá nhân liên quan (UBND Hội đoàn thể cấp xã, Giám đốc Phó Giám đốc NHCSXH cấp huyện, Tổ trưởng Tổ Kế hoạch Nghiệp vụ, cán tín dụng theo dõi địa bàn) lưu trữ chế độ lưu trữ công văn thông thường 1.7 Nhiệm vụ Tổ giao dịch xã Tổ GDX thực nghiệp vụ phát sinh khách hàng, tổ chức, cá nhân liên quan đến địa bàn xã thành lập, cụ thể: - Thực giao dịch thu, chi thuộc nghiệp vụ tín dụng; thu, chi thuộc nghiệp vụ tiền gửi tổ viên tổ TK&VV nghiệp vụ huy động tiền gửi tiết kiệm Điểm GDX; chi thù lao cho cán xã phường; chi trả phí ủy thác, hoa hồng khoản thu, chi khác có quy định, hướng dẫn văn Tổng Giám đốc NHCSXH - Nhận hồ sơ nghiệp vụ cho vay, xử lý nợ hồ sơ liên quan khác - Giao dịch với Tổ trưởng Tổ TK&VV theo nghiệp vụ NHCSXH ủy nhiệm - Tổ chức họp giao ban với đơn vị nhận ủy thác cấp xã Tổ TK&VV - Đối chiếu trực tiếp với khách hàng đến giao dịch Điểm GDX số dư tiền vay, lãi tồn, số dư tiền gửi - Quản lý sử dụng trang thiết bị, công cụ làm việc Điểm giao dịch - Thực việc kiểm quỹ cuối phiên giao dịch theo quy định - Niêm yết công khai Danh sách hộ vay vốn (Mẫu 01/CK) văn sách, chế độ Điểm GDX theo quy định - Kiểm tra hịm thư góp ý, biển hiệu Điểm GDX, biển dẫn bảng biểu công khai sách tín dụng, cơng khai dư nợ, Điểm GDX để báo cáo Giám đốc NHCSXH nơi cho vay khắc phục có hư hỏng, mát - Có trách nhiệm giải thích, hướng dẫn, tun truyền cho hộ vay, Ban quản lý Tổ TK&VV, cán đơn vị nhận ủy thác, chủ trương, sách tín dụng Nhà nước thủ tục, quy trình nghiệp vụ NHCSXH Đồng thời tiếp nhận xử lý thơng tin góp ý, phản hồi khách hàng - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc NHCSXH nơi cho vay giao theo quy định hành NHCSXH Lưu ý: - Trong thời gian thực nhiệm vụ Điểm GDX, yêu cầu thành viên Tổ GDX phải làm việc độc lập, nhiệm vụ giao, không làm hộ, làm thay, làm sai vị trí; đồng thời có trách nhiệm theo dõi, giám sát thành viên khác để đảm bảo an toàn, hiệu Nếu xảy sai phạm, tham ơ, chiếm dụng, cán có hành vi vi phạm cán giao nhiệm vụ với cơng việc để người khác lợi dụng dẫn đến sai phạm phải chịu trách nhiệm theo quy định; đồng thời cán khác Tổ GDX phải chịu trách nhiệm liên đới - NHCSXH cấp tỉnh, cấp huyện thường xuyên kiểm tra đột xuất hoạt động Tổ GDX Điểm giao dịch xã 2.1 Khái niệm Điểm giao dịch xã Điểm GDX nơi Tổ GDX NHCSXH tổ chức giao dịch với khách hàng, tổ chức, cá nhân liên quan địa bàn xã đặt khuôn viên trụ sở UBND cấp xã 2.2 Quy định mở Điểm giao dịch xã - Tất xã, phường, thị trấn nơi NHCSXH khơng đóng trụ sở phường có khoảng cách từ km trở lên tính từ trụ sở NHCSXH nơi cho vay đến trụ sở UBND phường phải mở Điểm giao dịch - Đối với xã, phường, thị trấn nơi NHCSXH đóng trụ sở phường có khoảng cách km tính từ trụ sở NHCSXH nơi cho vay đến trụ sở UBND phường Giám đốc NH nơi cho vay xem xét việc mở Điểm giao dịch -Khi mở Điểm giao dịch xã, NHCSXH nơi cho vay lập tờ trình trình Trưởng Ban đại diện Hội đồng quản trị NHCSXH cấp huyện phê duyệt; báo cáo Trưởng Ban đại diện Hội đồng quản trị để tham mưu Chủ tịch UBND cấp huyện đạo UBND cấp xã bố trí nơi làm việc tạo điều kiện cho NHCSXH thực nội dung liên quan đến hoạt động Tổ GDX 2.3 Phiên giao dịch Điểm giao dịch xã 2.3.1 Quy định việc mở phiên giao dịch: * Phiên giao dịch cố định: - Phiên giao dịch cố định bố trí Điểm GDX vào ngày cố định tháng niêm yết công khai biển hiệu Điểm GDX Website NHCSXH - Phiên giao dịch theo lịch cố định trùng vào ngày nghỉ lễ, nghỉ cuối tuần phải tổ chức giao dịch bình thường - Đối với xã, phường, thị trấn bố trí giao dịch trụ sở NHCSXH nơi cho vay phải quy định phiên giao dịch cố định * Phiên giao dịch bổ sung: - Ngoài phiên giao dịch theo lịch cố định, Giám đốc NHCSXH nơi cho vay tổ chức phiên giao dịch bổ sung tùy thuộc vào khối lượng công việc phát sinh - Khi bổ sung thêm phiên giao dịch, NHCSXH nơi cho vay có thơng báo văn gửi cho UBND đơn vị nhận uỷ thác cấp xã trước 03 ngày tính đến ngày giao dịch bổ sung để thông báo cho Tổ TK&VV khách hàng Việc tổ chức phiên giao dịch bổ sung phải đảm bảo thiết thực, hiệu * Phiên giao dịch bù: - Là phiên giao dịch tổ chức bù vào phiên chưa thực theo lịch giao dịch cố định trùng vào ngày nghỉ Tết Nguyên đán thiên tai, địch họa… bất khả kháng giao dịch ngày theo quy định - Khi tổ chức giao dịch bù, NHCSXH nơi cho vay phải thông báo văn gửi UBND cấp xã để thông báo cho đơn vị nhận ủy thác cấp xã đối tượng liên quan biết kế hoạch nghỉ giao dịch xã tổ chức phiên giao dịch bù - Quy định tổ chức phiên giao dịch bù: + Trường hợp giao dịch bù lịch giao dịch cố định trùng vào ngày nghỉ Tết Nguyên đán theo quy định thực trước sau ngày giao dịch cố định tháng Việc xử lý nợ đến hạn thực vào phiên giao dịch cố định tháng liền kề với tháng có ngày nghỉ Tết Nguyên đán Thời hạn cho gia hạn nợ, thời hạn cho vay lưu vụ, thời điểm chuyển nợ hạn tính từ ngày giao dịch cố định tháng liền kề + Trường hợp giao dịch bù thiên tai, địch họa, tổ chức phiên giao dịch cố định NHCSXH nơi cho vay phải thông báo kịp thời việc tạm dừng phiên giao dịch cho UBND cấp xã để thông báo cho đơn vị nhận ủy thác cấp xã đối tượng liên quan đến phiên giao dịch, phải lưu giữ tài liệu chứng minh lý bất khả kháng chịu trách nhiệm định tạm dừng phiên giao dịch Đồng thời tổ chức giao dịch bù vào ngày khác sau thiên tai, địch họa, khắc phục Những vay đến hạn vào phiên giao dịch bị tạm dừng phải gia hạn nợ thủ cơng chương trình giao dịch ngày trụ sở NHCSXH nơi cho vay với thời gian cho gia hạn nợ đến phiên giao dịch cố định tháng tiếp liền kề 2.3.2 Quy định thời gian giao dịch - Căn quy mô tín dụng xã, điều kiện lại, số lượng cán bộ, NHCSXH nơi cho vay quy định cụ thể thời gian giao dịch Điểm GDX cho phù hợp - Định kỳ hàng tháng, có thay đổi: + Về thời gian giao dịch mở Điểm giao dịch xã mới: NHCSXH cấp tỉnh báo cáo Hội sở (qua Ban Tín dụng người nghèo) trước ngày 05 tháng sau theo Mẫu số 02/GDX “Báo cáo bổ sung, sửa đổi thông tin Điểm giao dịch xã” + Thay đổi “Lịch giao dịch”: NHCSXH cấp tỉnh báo cáo theo Mẫu số 02/GDX trước 10 ngày tính đến ngày giao dịch theo lịch để Hội sở điều chỉnh “Lịch giao dịch” hệ thống 2.4 Biển hiệu, biển dẫn nội dung công khai Điểm giao dịch xã 2.4.1 Đối với xã, phường, thị trấn có mở Điểm giao dịch, gồm: - Biển hiệu Điểm giao dịch xã - Thông báo sách tín dụng ưu đãi Nhà nước người nghèo đối tượng sách khác - Công khai Danh sách hộ vay vốn công khai sách (nếu có) - Nội quy giao dịch hịm thư góp ý - Biển dẫn đến Điểm giao dịch: Áp dụng Điểm GDX phải đặt biển dẫn (xa đường quốc lộ, tỉnh lộ, huyện lộ, khuất tầm nhìn, khó quan sát ) - Bảng niêm yết công khai Thủ tục giải công việc 2.4.2 Đối với xã, phường, thị trấn giao dịch trụ sở NHCSXH: - Tại trụ sở NHCSXH nơi cho vay, gồm: + Thơng báo sách tín dụng ưu đãi người nghèo đối tượng sách khác + Nội quy giao dịch hịm thư góp ý + Biển dẫn Trụ sở NHCSXH: Áp dụng Trụ sở NHCSXH khuất, khó quan sát Hình thức biển dẫn Trụ sở NHCSXH thiết kế giống biển dẫn Điểm giao dịch xã - Tại trụ sở UBND xã, phường, thị trấn, gồm: + Thơng báo sách tín dụng ưu đãi Nhà nước người nghèo đối tượng sách khác + Cơng khai Danh sách hộ vay vốn cơng khai sách (nếu có) + Hịm thư góp ý + Bảng niêm yết công khai Thủ tục giải công việc 2.4.3 Về quy cách Biển hiệu, Biển dẫn Bảng thực nội dung công khai: Được thực theo văn 926/NHCS-TDNN ngày 15/3/2012 Tổng giám đốc NHCSXH Phần B QUY TRÌNH GIAO DỊCH XÃ Công việc trước giao dịch: 1.1 Giám đốc người uỷ quyền Phê duyệt việc thành lập Tổ giao dịch xã, đồng thời thực việc cấp người dùng (USER) phân quyền hệ thống Intellect Offline cho cán Tổ GDX 1.2 Tổ trưởng - Nhận kiểm tra công cụ: Camera, thiết bị phòng cháy, chữa cháy, máy phát điện, phao cứu sinh túi ni lơng (nếu có), phương tiện bảo hộ khác, chìa khóa hịm thư góp ý, công cụ hỗ trợ bảo vệ - Triển khai phương án bảo vệ đường - Đối với Điểm giao dịch áp dụng Intellect Offline: Thực kiểm tra phiên Intellect Offline tất máy vi tính xách tay mang giao dịch xã đảm bảo phiên sử dụng 1.3 Kiểm sốt viên - Nhận máy vi tính xách tay thiết bị kết nối mạng, máy in - Đối với Điểm giao dịch áp dụng Intellect Offline:Nhận file liệu xã có giao dịch, nhập liệu giao dịch vào hệ thống Intellect Offline, mở phiên giao dịch đầu ngày, nhập số tiền tạm ứng quỹ đầu ngày (nếu có) Nếu phát sai sót liệu phải báo cho phòng Tin học thuộc Hội sở NHCSXH cấp tỉnh để nhận lại file liệu - Chịu trách nhiệm bảo mật thông tin truy nhập suốt phiên giao dịch xã Trường hợp để lộ mật giao thông tin truy nhập cho người khác Kiểm sốt viên phải hồn toàn chịu trách nhiệm đền bù số tiền bị tham ơ, thất giao dịch liên quan bị xử lý theo quy định 1.4 Giao dịch viên - Nhận máy vi tính xách tay; thùng đựng tiền đựng sổ sách, chứng từ; máy đếm tiền; thiết bị phát tiền giả; loại vật liệu cần thiết (dây buộc tiền, dao, kéo, kẹp gim, …); hồ sơ cho vay, Danh sách vay phê duyệt giải ngân (mẫu số 04/GDX); Bảng kê chi trả thù lao cho cán xã phường; - Nhận Thẻ lưu tích kiệm tất Thẻ tích kiệm mở Điểm giao dịch xã file hình ảnh chữ ký người gửi tiền từ Kế toán trung tâm để làm sở để đối chiếu chữ ký với khách hàng - Giao dịch viên lập Giấy đề nghị tiếp quỹ kiêm tạm ứng tiền mặt Thẻ tiết kiệm (mẫu số 03/TƯĐGD) để chi trả nhận tiền gửi tiết kiệm Điểm GDX sau dự tính số tiền thu Điểm GDX Trường hợp Tổ GDX có nhiều GDV GDV thực nhiệm vụ - Chịu trách nhiệm bảo mật thông tin truy nhập suốt phiên GDX Trường hợp để lộ mật giao thông tin truy nhập cho người khác GDV phải hồn tồn chịu trách nhiệm đền bù số tiền bị tham ơ, thất bị xử lý theo quy định Công việc Điểm giao dịch xã 2.1 Bố trí vị trí làm việc Điểm giao dịch xã - Vị trí làm việc Kiểm soát viên Giao dịch viên phải đảm bảo không gian chung, tạo thuận lợi cho thành viên Tổ GDX giám sát lẫn luân chuyển chứng từ - Việc bố trí vị trí cho khách hàng giao dịch phải tạo khoảng cách đảm bảo an toàn cho GDV KSV 2.2 Nhiệm vụ thành viên Tổ GDX 2.2.1 Tổ trưởng - Triển khai phương án bảo vệ Điểm GDX - Lắp đặt Camera để ghi hình hoạt động Tổ GDX.Sử dụng quản lý công cụ làm việc, công cụ hỗ trợ giao - Đôn đốc đơn vị nhận ủy thác thực công việc: + Kiểm tra “Bảng kê lãi phải thu - lãi thực thu - tiền gửi - thu nợ gốc từ tiền gửi” (Mẫu 13/TD) Tổ trưởng Tổ TK&VV đảm bảo Bảng kê có đầy đủ yếu tố chữ ký nộp tiền tổ viên theo quy định + Hướng dẫn Tổ trưởng Tổ TK&VV, tổ viên xếp, phân loại tiền lập Bảng kê loại tiền nộp với số tiền phải nộp Bảng kê 13/TD - Nhận hồ sơ nghiệp vụ cho vay, nghiệp vụ xử lý nợ đến hạn hồ sơ liên quan khác sau đơn vị nhận ủy thác Tổ TK&VV hoàn chỉnh đảm bảo yêu cầu - Tiếp nhận xử lý thơng tin góp ý, phản hồi khách hàng, Tổ TK&VV, đơn vị nhận ủy thác, - Giải thích, hướng dẫn, tuyên truyền cho hộ vay, Ban quản lý Tổ TK&VV, cán đơn vị nhận ủy thác,…về chủ trương, sách tín dụng Nhà nước thủ tục, quy trình nghiệp vụ NHCSXH - Bố trí họp giao ban chủ trì họp giao ban vào thời điểm thích hợp phiên giao dịch - Sử dụng quản lý trang thiết bị, công cụ, giao - Xử lý phát sinh phiên giao dịch (nếu có) theo thẩm quyền 2.2.2 Kiểm soát viên - Kiểm soát chặt chẽ, đầy đủ nội dung giao dịch Điểm giao dịch xã theo chế độ quy định Phê duyệt giao dịch hệ thống In, ký kiểm soát chứng từ giao dịch - Thực quy trình giao dịch, chịu trách nhiệm giao dịch phê duyệt từ chối Điểm GDX - Sử dụng quản lý trang thiết bị, công cụ, giao 2.2.3 Giao dịch viên - Thực quy trình giao dịch theo quy định - Tạo lập giao dịch hệ thống theo chế độ quy định; thực thu, chi tiền mặt với khách hàng; chịu trách nhiệm giao dịch mà tạo lập - Trong phiên giao dịch, Giao dịch viên điều chuyển tiền mặt cho theo đề nghị Giao dịch viên có nhu cầu sử dụng phê duyệt Kiểm soát viên hệ thống Việc điều chuyển tiền mặt Giao dịch viên thực hình thức thu, chi tiền - Trả chứng từ cho khách hàng có đầy đủ chữ ký; đóng dấu “Đã thu tiền” “Đã chi tiền” chứng từ thu, chi; - Sắp xếp, bảo quản tiền mặt hồ sơ cho vay, chứng từ giao dịch an toàn theo chế độ quy định Sử dụng Nhật ký quỹ Giao dịch viên in từ chương trình Intellect để thay cho Sổ quỹ tiền mặt -Thu lại Bảng kê 13/TD Biên lai tháng trước Tổ trưởng chưa thu tiền tổ viên In Biên lai Bảng kê 13/TD tháng bàn giao cho Tổ trưởng Tổ TK&VV.(VB5319/NHCS-TDNN ngày 9/12/2016) - Quản lý tiền mặt, trang thiết bị, công cụ, giao - Đối chiếu số dư tiền gửi, tiền vay, lãi tồn với khách hàng đến giao dịch Trường hợp có chênh lệch, báo cho Tổ trưởng Tổ giao dịch xã để lập Biên xác định chênh lệch (Mẫu số 15B/TD) có đầy đủ chữ ký bên liên quan để làm sở báo cáo Giám đốc NHCSXH nơi cho vay xử lý theo chế độ quy định 2.3 Quy trình nghiệp vụ 2.3.1 Quy trình giao dịch với Tổ trưởng Tổ TK&VV Bao gồm giao dịch thu lãi tiền vay tổ viên (kể thu tiền mặt chuyển khoản), thu nợ gốc tổ viên chuyển khoản, thu tiền gửi tổ viên Bước Giao dịch viên thực hiện: - Tiếp nhận từ Tổ trưởng Bảng kê 13/TD Bảng kê loại tiền nộp; - Thực thu tiền theo chế độ quy định; - Lập giao dịch hệ thống; - Chuyển Bảng kê 13/TD, Bảng kê loại tiền nộp sang Kiểm soát viên Lưu ý: + Giao dịch viên phải kiểm tra chữ ký hộ vay Bảng kê 13/TD, đảm bảo hộ có giao dịch nộp lãi, nộp tiền gửi, chuyển khoản để trả gốc (nếu có) phải ký tên đầy đủ (VB5319/NHCS-TDNN ngày 9/12/2016) + Bảng kê 13/TD có tẩy xố, sửa chữa số tiền nộp tổ viên, bị phô tô nhiều trang GDV báo cho Tổ trưởng Tổ GDX để có giải pháp kiểm tra, đối chiếu xử lý kịp thời Bước Kiểm soát viên thực hiện: - Đối chiếu giao dịch tạo lập hệ thống với Bảng kê 13/TD, Bảng kê loại tiền nộp Nếu phát sai từ chối hồn trả giao dịch cho GDV Nếu phê duyệt hệ thống - In chứng từ giao dịch: 01 liên Phiếu giao dịch tổ thu lãi, thu tiền gửi,02 liên Bảng kê 12/TD, 01 liên Phiếu giao dịch với vay trả gốc chuyển khoản.vb5319/NHCS-TDNN ngày 9/12/2016 - Ký kiểm soát tất liên chứng từ - Chuyển Bảng kê 13/TD, Bảng kê loại tiền nộp chứng từ sang GDV Bước Giao dịch viên thực hiện: - Nhận kiểm tra hồ sơ, chứng từ từ KSV - Nếu đảm bảo đầy đủ theo quy định ký tên yêu cầu Tổ trưởng Tổ TK&VV ký tất liên chứng từ - Thu lại Bảng kê 13/TD để đóng chứng từ Phiếu giao dịch Tổ Bảng kê 12/TDvbB5319 - Trả Tổ trưởng Tổ TK&VV 01 liên Bảng kê 12/TD để Tổ trưởng lưu giữ - Thu lại Biên lai Tổ trưởng chưa thu tiền tổ viên tháng trước, đồng thời in Biên lai tháng với Bảng kê 13/TD, ký tên vào góc bên phải trang, ký ghi rõ họ tên vào trang cuối Bảng kê 13/TD bàn giao cho Tổ trưởng Tổ TK&VV vb4030 Lưu ý: Trước giao bảng kê 13/TD cho Tổ trưởng tổ TK&VV, phải ghi tổng số Biên lai giao ghi rõ ngày tháng giao theo quy định mẫu biểu.vbB5319 - Sắp xếp, bảo quản an tồn hồ sơ, chứng từ 2.3.2 Quy trình giao dịch với khách hàng  Đối với giao dịch tiền mặt Trường hợp 1: Thu tiền mặt Thu tiền mặt thực nghiệp vụ, gồm: + Thu nợ gốc, thu lãi tiền vay, thu tiền bị tham ô, chiếm dụng + Thu tiền gửi tiết kiệm cá nhân Việt Nam áp dụng cho Điểm giao dịch xã đi, ngày (Cụ thể theo hướng dẫn công văn số văn 4016/HDNHCS ngày 03/7/2019 Tổng giám đốc) Bước Giao dịch viên thực hiện: - Tiếp nhận Sổ vay vốn Hợp đồng tín dụng Khế ước nhận nợ, Giấy nộp tiền, Bảng kê loại tiền nộp, (sau gọi hồ sơ giao dịch) - Thực thu tiền theo chế độ quy định - Lập giao dịch hệ thống - Chuyển hồ sơ giao dịch sang KSV Bước Kiểm soát viên thực hiện: - Đối chiếu giao dịch lập hệ thống với yếu tố hồ sơ giao dịch Nếu phát sai từ chối hoàn trả giao dịch cho GDV Nếu phê duyệt giao dịch hệ thống - In chứng từ (02 liên Phiếu giao dịch thu nợ gốc thu lãi, 01 liên Phiếu thu thu tiền vào tài khoản theo yêu cầu khách hàng, giao dịch Intellect Online in thêm 01 liên phiếu thu) Trường hợp khách hàng tất tốn nợ vay in thêm 01 liên Phiếu xác nhận hỗ trợ lãi suất (nếu có), 01 liên Bảng kê tính lãi giảm (nếu có) - Ký kiểm sốt tất liên chứng từ; - Chuyển toàn hồ sơ giao dịch, chứng từ sang GDV 10 Bước Giao dịch viên thực hiện: - Nhận kiểm tra hồ sơ, chứng từ từ KSV; - Nếu đảm bảo đầy đủ theo quy định ký yêu cầu khách hàng ký tất liên chứng từ Trường hợp thu nợ gốc, GDV cập nhật phát sinh thu nợ ký vào Sổ vay vốn; - Trả lại khách hàng Sổ vay vốn kèm 01 liên Phiếu giao dịch thu nợ gốc thu lãi, 01 liên Giấy nộp tiền mặt nộp tiền vào tài khoản - Sắp xếp, bảo quản an toàn hồ sơ, chứng từ Trường hợp 2: Chi tiền mặt Chi tiền mặt, gồm: + Chi tiền vay, chi tiền gửi, chi hoa hồng, chi trả phí ủy thác, chi trả thù lao cho cán xã phường, chi thoái trả lãi + Chi tiền gửi tiết kiệm cá nhân Việt Nam áp dụng cho Điểm giao dịch xã đi, ngày (Cụ thể theo hướng dẫn công văn số văn 4016/HDNHCS ngày 03/7/2019 Tổng giám đốc) Bước Giao dịch viên thực hiện: - Tiếp nhận Sổ vay vốn, Séc lĩnh tiền mặt, Giấy lĩnh tiền mặt, Giấy tờ tùy thân, Thẻ tích kiệm (Chứng minh nhân dân Chứng minh quân nhân Chứng minh nhân viên quốc phòng Hộ chiếu) Trường hợp nhận tiền thay phải có giấy ủy quyền có xác nhận UBND cấp xã - Căn hồ sơ cho vay, Danh sách vay phê duyệt giải ngân (mẫu số 04/GDX); yêu cầu số tiền thực có tài khoản khách hàng chi tiền từ tài khoản để lập giao dịch hệ thống Đối với chi tiền hoa hồng, GDV số tiền hoa hồng Tổ trưởng Tổ TK&VV hưởng Bảng kê 12/TD, số dư tài khoản tiền gửi đề nghị Tổ trưởng để chi tiền hoa hồng cho Tổ trưởng theo quy định - Cập nhật số tiền chi cho vay vào Sổ vay vốn, ký ghi rõ họ tên vào chứng từ khách hàng lập theo quy định - Chuyển toàn hồ sơ, chứng từ giao dịch sang KSV Bước Kiểm soát viên thực hiện: - Đối chiếu giao dịch tạo lập hệ thống với hồ sơ, chứng từ giao dịch Nếu phát sai từ chối hoàn trả giao dịch cho GDV Nếu phê duyệt giao dịch hệ thống - In chứng từ (01 liên Phiếu giải ngân giải ngân tiền vay; giao dịch Intellect Online in thêm 01 liên phiếu chi, chi tiền vay lần đầu in 01 liên Sổ lưu tờ rời; 01 liên Phiếu chi chi hoa hồng từ tài khoản tiền gửi theo đề nghị Tổ trưởng (Tổ trưởng không lập Giấy lĩnh tiền mặt phần mềm giao dịch hỗ trợ) 11 - Ký kiểm soát tất liên chứng từ - Chuyển hồ sơ, chứng từ sang GDV Bước Giao dịch viên thực hiện: - Nhận kiểm tra yếu tố hồ sơ, chứng từ - Nếu đảm bảo đầy đủ theo quy định ký yêu cầu khách hàng ký tất liên chứng từ, Sổ vay vốn, Sổ lưu tờ rời chi tiền vay lần đầu - Thực chi tiền cho khách hàng theo chế độ quy định - Trả khách hàng giấy tờ tùy thân, Sổ vay vốn, 01 liên Giấy lĩnh tiền mặt rút tiền từ tài khoản - Sắp xếp, bảo quản an toàn hồ sơ, chứng từ  Đối với giao dịch chuyển khoản Giao dịch chuyển khoản bao gồm: Thu nợ gốc thu lãi tiền vay từ tài khoản tiền gửi, chi tiền vay vào tài khoản ATM mở tổ chức tín dụng khác, chi tiền vay chuyển khoản * Quy trình thu nợ gốc thu lãi từ tài khoản tiền gửi với khách hàng Bước Giao dịch viên thực hiện: Tiếp nhận Sổ vay vốn, lập giao dịch hệ thống, chuyển Sổ vay vốn sang KSV Bước Kiểm soát viên thực hiện: - Đối chiếu yếu tố giao dịch tạo lập hệ thống với Sổ vay vốn Nếu phát sai từ chối hồn trả giao dịch cho GDV Nếu phê duyệt giao dịch hệ thống - In chứng từ giao dịch (02 liên Phiếu giao dịch); trường hợp khách hàng tất toán nợ vay chuyển khoản KSV in thêm 01 liên Phiếu xác nhận hỗ trợ lãi suất (nếu có) 01 liên Bảng kê tính lãi giảm (nếu có) - Ký kiểm soát tất liên chứng từ - Chuyển Sổ vay vốn chứng từ sang GDV Bước Giao dịch viên thực hiện: - Nhận kiểm tra chứng từ từ KSV - Nếu đảm bảo đầy đủ theo quy định cập nhật phát sinh thu nợ ký vào Sổ vay vốn - Ký tên yêu cầu khách hàng ký tất liên chứng từ, trả khách hàng Sổ vay vốn Phiếu giao dịch - Sắp xếp, bảo quản an toàn chứng từ * Quy trình chi tiền vay vào tài khoản ATM mở tổ chức tín dụng khác, chi tiền vay chuyển khoản Bước Giao dịch viên thực hiện: 12 - Tiếp nhận Giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân chứng minh quân nhân chứng minh nhân viên quốc phòng hộ chiếu) - Căn hồ sơ cho vay Danh sách vay phê duyệt giải ngân (Mẫu số 04/GDX), GDV lập giao dịch hệ thống - Cập nhật số tiền cho vay vào Sổ vay vốn - Chuyển hồ sơ cho vay sang KSV Bước Kiểm soát viên thực hiện: - Đối chiếu giao dịch tạo lập hệ thống với yếu tố hồ sơ cho vay Nếu phát sai từ chối hồn trả giao dịch cho GDV Nếu phê duyệt giao dịch hệ thống - In chứng từ giao dịch (01 liên Phiếu giải ngân, 01 liên Sổ lưu tờ rời chi tiền vay lần đầu) - Ký kiểm soát tất liên chứng từ; - Chuyển hồ sơ, chứng từ giao dịch sang GDV Bước Giao dịch viên thực hiện: - Nhận kiểm tra hồ sơ, chứng từ từ Kiểm soát viên - Nếu đảm bảo theo quy định ký tên yêu cầu khách hàng ký tất liên chứng từ, Sổ vay vốn, Sổ lưu tờ rời giải ngân tiền vay lần đầu; trả khách hàng Sổ vay vốn, Giấy tờ tùy thân - Sắp xếp, bảo quản an tồn hồ sơ, chứng từ Cơng việc cuối phiên giao dịch xã 3.1 Tại Điểm giao dịch xã 3.1.1 Giao dịch viên - In Nhật ký quỹ, Liệt kê giao dịch phát sinh, Báo cáo ấn Điểm giao dịch xã (đối với giao dịch viên chính); xếp chứng từ theo quy định; đối chiếu số tiền tồn quỹ Nhật ký quỹ với số tiền mặt tồn quỹ thực tế đảm bảo khớp đúng; điều toàn số tiền tồn quỹ hệ thống cho GDV chính; xếp hồ sơ, chứng từ theo quy định; bàn giao toàn số tiền mặt tồn quỹ hồ sơ, chứng từ giao dịch, Nhật ký quỹ, Liệt kê chứng từ cho GDV ký chứng từ điều tiền - Thực việc kiểm quỹ thực tế cuối phiên giao dịch - Đối với tổ GDX có 02 giao dịch viên trở lên Giao dịch viên (quản lý tiền mặt điểm giao dịch): Chuẩn bị điều kiện cho kiểm quỹ cuối phiên giao dịch Chỉ chứng kiến kiểm đếm, tuyệt đối không trực tiếp kiểm đếm Giao dịch viên khác ghi sổ kiểm quỹ cuối phiên giao dịch, Tổ trưởng phân công - Thu gom quản lý trang thiết bị, công cụ làm việc, giao 3.1.2 Kiểm soát viên - Tham gia kiểm quỹ thực tế cuối phiên giao dịch, ghi Sổ kiểm quỹ cuối phiên giao dịch, Tổ trưởng phân công 13 - In bàn giao cho Tổ trưởng Tổ GDX Danh sách hộ vay vốn (Mẫu số 01/CK) biểu Tổng hợp dư nợ cho vay (Mẫu số 02/CK); in Danh sách vay giải ngân qua thẻ ATM (nếu có) - Điểm GDX áp dụng Intellect Offline: Thực đóng phiên giao dịch nhập số tiền tồn quỹ thực tế, đồng thời xuất liệu giao dịch cuối ngày - Thu gom quản lý trang thiết bị, công cụ làm việc, giao 3.1.3 Tổ trưởng - Tổ chức việc thực quy trình kiểm quỹ thực tế cuối phiên giao dịch trực tiếp kiểm đếm - Báo cáo kết phiên giao dịch tồn tại, vướng mắc, cho lãnh đạo UBND cấp xã - Kiểm tra biển hiệu Điểm giao dịch xã, biển dẫn, nội dung công khai, mở hịm thư góp ý - Niêm yết Danh sách hộ vay vốn (Mẫu số 01/CK) biểu Tổng hợp dư nợ cho vay (Mẫu số 02/CK) vào bảng “Thông tin hoạt động tín dụng sách xã” - Thu gom quản lý trang thiết bị, công cụ làm việc, giao - Triển khai phương án bảo vệ đường trở trụ sở NHCSXH nơi cho vay 3.2 Tại trụ sở NHCSXH nơi cho vay 3.2.1 Đối với thành viên Tổ giao dịch xã - Các cán Tổ GDX bàn giao trang thiết bị, công cụ làm việc, theo quy định -Tổ trưởng: Báo cáo lãnh đạo NHCSXH nơi cho vay kết phiên giao dịch tồn tại, vướng mắc, rà sốt xử lý thơng tin khách hàng trùng, giao dịch treo (nếu có) thực lưu hình ảnh chữ ký khách hàng đăng ký mở Thẻ tiết kiệm Điểm giao dịch xã hệ thống Intellect Online) - Kiểm soát viên: Điểm giao dịch áp dụng Intellect Offline: Bàn giao file liệu giao dịch Offline cho người có quyền cập nhật liệu lên hệ thống (gồm: Trưởng kế toán Giám đốc Phó Giám đốc NHCSXH nơi cho vay) - Giao dịch viên: + Đối với giao dịch viên chính, rà sốt xử lý thơng tin khách hàng giao dịch treo (nếu có), thực giao dịch tất tốn tài khoản tiền gửi khơng kì hạn (hiện CASA 124) (nếu có) + Đối với Điểm giao dịch áp dụng Intellect Online: GDV thực điều tiền hệ thống quỹ NHCSXH nơi cho vay + Nộp toàn số tiền tồn quỹ thực tế quỹ NHCSXH nơi cho vay + Bàn giao cho Trưởng kế toán NHCSXH nơi cho vay: Nhật ký quỹ, Liệt kê giao dịch phát sinh (nếu có), hồ sơ, chứng từ phát sinh phiên GDX 3.2.2 Trưởng kế tốn/Giám đốc/ Phó Giám đốc NHCSXH nơi cho vay 14 - Điểm giao dịch áp dụng Intellect Offline: Cập nhật liệu giao dịch phiên giao dịch vào hệ thống Intellect Online; điều tiền từ quỹ Tổ GDX quỹ NHCSXH nơi cho vay - Rà soát, kiểm tra chứng từ chi cho vay với hồ sơ cho vay phê duyệt Đối chiếu Nhật ký quỹ, Liệt kê giao dịch phát sinh (nếu có) với chứng từ thu, chi; khớp chứng từ đảm bảo đầy đủ theo quy định ký kiểm soát vào Liệt kê giao dịch phát sinh Nhật ký quỹ Tổ GDX 3.2.3 Trưởng kế toán kế tốn viên phân cơng - Cập nhật kịp thời số tiền trả nợ gốc vào Sổ lưu tờ rời Hợp đồng tín dụng Khế ước nhận nợ - Thực tiếp giao dịch chưa hoàn thành Intellect Offline, gồm: Chi giải ngân qua thẻ ATM mở tổ chức tín dụng khác, thu nợ chiếm dụng chưa có định Tịa án, mở tài khoản cho khách hàng, thu tiền gửi tổ viên chưa có tài khoản, chi tiền thù lao cho cán xã, phường, giao dịch phát sinh khác theo quy định,… để tất toán tài khoản Casa tổng hợp Điểm giao dịch xã tài khoản trung gian phân hệ Offline Phần C HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC HỌP GIAO BAN TẠI XÃ Mục đích tổ chức họp giao ban - Đánh giá kết hoạt động ủy thác cho vay tháng - Phổ biến chủ trương sách tín dụng ưu đãi Chính phủ người nghèo đối tượng sách khác - Trao đổi, tìm biện pháp giải vấn đề vướng mắc, tồn tại, khó khăn cơng tác tín dụng xã tháng Quy định chung tổ chức họp giao ban 2.1 Lịch họp giao ban - Cuộc họp giao ban tiến hành vào phiên giao dịch cố định xã - Trường hợp tổ chức phiên giao dịch bù tổ chức họp giao ban phiên giao dịch cố định xã - Trường hợp bổ sung phiên giao dịch (tăng thêm so với lịch giao dịch cố định) không tổ chức họp giao ban 2.2 Thời gian họp giao ban - Căn vào nội dung làm việc cụ thể phiên giao dịch, Tổ trưởng tổ GDX tổ chức họp giao ban đầu, cuối phiên giao dịch cho phù hợp đạt hiệu cao - Việc bố trí thời gian họp giao ban Tổ trưởng tổ giao dịch định phải thông báo trước để tổ chức Hội, Tổ TK&VV thành phần có 15 liên quan chủ động chuẩn bị nội dung xếp thời gian tham gia họp đầy đủ, quy định 2.3 Thành phần họp giao ban Thành phần tham dự họp giao ban gồm: - Đại diện NHCSXH: Tổ trưởng tổ giao dịch tùy theo công việc Tổ giao dịch tham dự - Đại diện lãnh đạo Hội cấp xã: Là đại diện tổ chức Hội nhận ủy thác cho vay với NHCSXH - Toàn Tổ trưởng tổ TK&VV Trường hợp Tổ trưởng vắng phải có Tổ phó tham dự để nắm bắt triển khai nội dung liên quan đến hoạt động Tổ - Đại diện Chính quyền địa phương (nếu có) Khuyến khích Tổ giao dịch xã mời đại diện Lãnh đạo cấp ủy, quyền cấp xã tham dự đạo họp giao ban để giải vấn đề vướng mắc, tồn hoạt động tín dụng sách xã Ngồi ra, xã có nợ hạn cao, lãi tồn đọng lớn, nguồn vốn bị chiếm dụng phải có lãnh đạo ngân hàng nơi cho vay tham dự để bàn biện pháp tháo gỡ 2.4 Chủ trì họp giao ban: Là Tổ trưởng Tổ GDX Tổ chức họp giao ban 3.1 Công tác chuẩn bị trước họp giao ban - Tổ trưởng Tổ GDX chuẩn bị tóm tắt số liệu tín dụng tồn xã có chi tiết tới tổ chức Hội, tổ TK&VV tiêu: Tổng dư nợ, nợ hạn, nợ rủi ro (trong nợ rủi ro phê duyệt, chờ phê duyệt), nợ đến hạn, lãi phải thu tháng; lãi tồn hộ chưa đóng lãi tháng liên tiếp để thông báo họp - Tổng hợp mặt làm được, chưa làm Hội nhận ủy thác tháng để thông báo họp - Tóm tắt nội dung văn để phổ biến họp (nếu có) 3.2 Tổ chức họp giao ban 3.2.1 Tổ trưởng Tổ GDX: - Thơng báo thành phần có mặt tham dự họp giao ban Trường hợp thành phần họp giao ban thường xuyên vắng mặt, Tổ trưởng phải nhắc nhở chấn chỉnh kịp thời - Mời thành phần dự họp làm thư ký để ghi chép nội dung họp vào Sổ giao ban - Triển khai nội dung họp giao ban, cần tập trung vào vấn đề sau: + Thơng báo, hướng dẫn sách, nghiệp vụ (nếu có) + Đánh giá khó khăn, tồn thống giải pháp khắc phục Trong tập trung vào kết xử lý nợ đến hạn, nợ q hạn, nợ khó địi, nợ bị tham ô, 16 chiếm dụng, nợ bị rủi ro, vốn tín dụng chưa giải ngân, lãi tồn đọng, Tổ TK&VV trung bình, yếu tồn việc thực ủy nhiệm ủy thác 3.2.2 Tổ chức Hội, đoàn thể: - Các tổ chức Hội báo cáo ngắn gọn tình hình hoạt động tín dụng tháng tổ chức Hội quản lý, nhấn mạnh vào vướng mắc trình thực - Nêu nguyên nhân hộ vay chưa nộp lãi tháng này, hộ vay không nộp lãi từ tháng liên tiếp trở lên hộ nợ hạn cao, nợ khó địi 3.2.3 Thảo luận, tìm biện pháp giải vấn đề vướng mắc, tồn tại, khó khăn cơng tác tín dụng xã - Tập trung sâu vào thảo luận vấn đề vướng mắc, tồn Trong tập trung vào kết xử lý nợ đến hạn, nợ hạn, nợ khó đòi, nợ bị chiếm dụng, nợ bị rủi ro, nguồn vốn tín dụng chưa giải ngân, lãi tồn đọng, Tổ TK&VV trung bình, yếu tồn khác việc thực ủy nhiệm ủy thác cho vay - Thống giải pháp khắc phục cho nội dung cụ thể thời gian hoàn thành việc khắc phục khó khăn, tồn Tổ TK&VV, Hội, đoàn thể NHCSXH để làm sở nhận xét, đánh giá phiên họp giao ban - Đối với Tổ TK&VV có hộ vay chây ỳ, thiết phải xin ý kiến đạo quyền, Hội đồn thể phối hợp có giải pháp tháo gỡ 3.2.4 Tổ trưởng Tổ GDX giải đáp vướng mắc nghiệp vụ tín dụng thuộc thẩm quyền 3.2.5 Đại diện Chính quyền địa phương phát biểu (nếu có) 3.2.6 Cuối buổi họp giao ban - Tổ trưởng Tổ GDX phải thống chốt lại nội dung trình bày họp để người tham dự nghe, thống triển khai thực - Thông báo kế hoạch tháng tới để tổ chức Hội, đoàn thể tổ TK&VV thực như: đôn đốc hộ vay trả gốc, lãi, thu tiền gửi Đề nghị tổ chức Hội, đoàn thể cấp xã, Tổ TK&VV phối hợp với Ngân hàng để kiểm tra hộ có nợ q hạn, nợ khó địi tháng liên tiếp khơng trả lãi (nếu có) - Sổ họp giao ban: Nội dung họp giao ban ghi chép vào Sổ họp giao ban thành phần dự họp làm thư ký có chữ ký xác nhận đơn vị nhận uỷ thác Tổ trưởng Tổ GDX Sổ họp giao ban NHCSXH nơi cho vay mở theo xã cụm xã, có đánh số trang, đóng dấu giáp lai Kết thúc phiên giao dịch, Sổ giao ban gửi Giám đốc NHCSXH nơi cho vay người ủy quyền để kiểm tra, giám sát, rút kinh nghiệm (nếu có) đề giải pháp đạo, khắc phục tồn Khi sử dụng hết số trang, Sổ họp giao ban lưu trữ phận tín dụng theo chế độ lưu trữ công văn 3.3 Kết thúc họp giao ban Tổ trưởng Tổ GDX kiểm tra lại nội dung chữ ký Sổ giao ban trước trình Giám đốc NHCSXH nơi cho vay người ủy quyền để nắm bắt 17 nội dung họp giao ban, rút kinh nghiệm (nếu có) có giải pháp đạo kịp thời 3.4 Kỹ phương pháp tổ chức họp giao ban 3.4.1 Về điều hành họp giao ban - Thái độ khiêm tốn, nhã nhặn bình tĩnh, tự tin dứt khốt - Khi triển khai nội dung phải hướng người tham gia họp tập trung vào vấn đề cần giải quyết, đặc biệt vấn đề liên quan đến xử lý nợ, không sa đà, lan man vào cơng việc tổ chức Hội, đồn thể mà không liên quan đến nội dung họp - Phải ý lắng nghe ý kiến người tham gia họp, biết chắt lọc nội dung họ nêu để ghi vào Biên Sổ giao ban cách đọng xác - Sau nghe xong ý kiến tham gia nên cảm ơn họ để họ thấy tơn trọng - Nếu vấn đề chưa giải cần bình tĩnh, khiêm tốn, ghi lại để báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo trả lời sau - Khi giải đáp vướng mắc nghiệp vụ phải vào văn hướng dẫn Tổng giám đốc; nội dung trình bày phải ngắn gọn, rõ ràng Khơng tự ý trả lời vấn đề chưa rõ thuộc chế, nghiệp vụ NHCSXH 3.4.2 Về phát biểu họp - Phải chuẩn bị trước vấn đề cần phát biểu (vạch điểm chính, xếp cho lôgic…) - Khi phát biểu phải cô đọng, dễ hiểu, khơng lan man Giọng nói vừa phải, khiêm tốn - Chú ý quan sát hội trường để gây ý người 3.4.3 Về quản lý thời gian - Thời gian cho buổi họp giao ban khơng nhiều, thơng thường khoảng 30-60 phút Vì vậy, để không bị kéo dài thời gian cần ý phân bổ thời gian cho nội dung: + Ổn định chỗ ngồi….phút + Tổ trưởng Tổ giao dịch xã trình bày phút + Tổ trưởng tổ TK&VV, người đại diện tổ chức hội, đồn thể trình bày nội dung… Phút + Thành viên dự họp phát biểu….phút + Tổng hợp ý kiến phút - Không nên để người phát biểu lâu với vấn đề cần giải Cần khéo léo ghi nhận chuyển sang vấn đề cần giải khác để họ vui vẻ thống cách làm mà khơng nhiều thời gian 3.4.4 Về tóm tắt nội dung, kết luận họp giao ban 18 - Trong họp giao ban nên ghi nhanh ý kiến phát biểu thành viên tham gia họp Đặc biệt vướng mắc cần phối hợp thực nhiệm vụ ủy thác cho vay - Sắp xếp ý cho logic trước thông báo cho người tham gia họp nghe lại - Khi kết thúc phiên họp giao ban cần nêu chốt lại vấn đề cần phối hợp giải kỳ 19