Luận văn thạc sĩ USSH khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức và quản lý công tác văn thư lưu trữ tại một số công ty cổ phần trên địa bàn thành phố hà nộ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN ĐĂNG VIỆT KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ Hà Nội - 2014 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN ĐĂNG VIỆT KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Ngành : Lƣu trữ học quản trị văn phòng Chuyên ngành : Lƣu trữ Mã số : 60 32 24 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG Hà Nội - 2014 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn có tham khảo số liệu, thơng tin văn doanh nghiệp, quan Nhà nước số liệu hồn tồn xác thực Cơng trình chưa tác giả công bố TÁC GIẢ Nguyễn Đăng Việt LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Mục đích, ý nghĩa đề tài Mục tiêu đề tài 3 Phạm vi nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ đề tài Phương pháp nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nguồn tài liệu tham khảo Đóng góp đề tài Bố cục đề tài B NỘI DUNG 10 Chương TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CTCP 10 1.1 Lịch sử hình thành phát triển CTCP Việt Nam 10 1.2 Vai trò CTCP kinh tế quốc dân 17 1.3 Tổ chức hoạt động CTCP 19 1.3.1 Đại hội đồng cổ đông 20 1.3.2 Hội đồng quản trị 22 1.3.3 Chủ tịch Hội đồng quản trị 24 1.3.4 Giám đốc Tổng giám đốc công ty 25 1.3.5 Ban kiểm soát 26 1.3.6 Các phòng ban giúp việc công ty thành viên 29 Chương 2: KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VTLT TẠI CÁC CTCP 31 2.1 Ý nghĩa công tác VTLT hoạt động CTCP 31 2.2 Tình hình tổ chức, quản lý cơng tác VTLT CTCP 45 2.2.1 Tổ chức phận VTLT chuyên trách 46 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2.2.2 Tuyển chọn bố trí cán VTLT chuyên trách 48 2.2.3 Ban hành văn đạo hướng dẫn công tác VTLT 50 2.2.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT 52 2.2.5 Kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác VTLT 54 2.3 Tình hình tổ chức thực nghiệp vụ VTLT CTCP 55 2.3.1 Tổ chức thực nghiệp vụ văn thư 55 2.3.2 Tổ chức thực nghiệp vụ lưu trữ 88 2.4 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác VTLT CTCP 93 2.4.1 Ưu điểm 93 2.4.2 Nhược điểm 94 2.4.3 Nguyên nhân 98 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VTLT TẠI CÁC CTCP 104 3.1 Nâng cao nhận thức vai trị cơng tác VTLT hoạt động CTCP 104 3.2 Hoàn thiện sở pháp lý VTLT DN nói chung, CTCP nói riêng 110 3.3 Giải pháp cụ thể tổ chức, quản lý công tác VTLT CTCP 118 3.3.1 Tổ chức phận chuyên trách VTLT CTCP 118 3.3.2 Xây dựng ban hành văn đạo hướng dẫn công tác VTLT CTCP 124 3.3.4 Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ VTLT CTCP 126 3.3.5 Kiểm tra, đánh giá VTLT CTCP 131 C KẾT LUẬN 137 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 139 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com BẢNG KÝ HIỆU CÁC CHỮ VIẾT TẮT 01 CTCP Công ty cổ phần 02 DN Doanh nghiệp 03 DNNN Doanh nghiệp Nhà nước 04 GDP Tổng sản phẩm nước 05 NHHH Nhãn hiệu hàng hóa 06 PGS.TS Phó giáo sư tiến sĩ 07 PGS.TSKH Phó giáo sư tiến sĩ khoa học 08 TNHH Trách nhiệm hữu hạn 09 TLLT Tài liệu lưu trữ 10 XHCN Xã hội chủ nghĩa 11 VTLT Văn thư, lưu trữ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com A PHẦN MỞ ĐẦU Mục đích, ý nghĩa đề tài Doanh nghiệp (DN) có vị trí đặc biệt quan trọng kinh tế, phận chủ yếu tạo tổng sản phẩm nước (GDP) Những năm gần đây, hoạt động DN có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng phát triển sức sản xuất, huy động phát huy nội lực vào phát triển kinh tế - xã hội, góp phần định vào phục hồi tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách tham gia giải có hiệu vấn đề xã hội như: Tạo việc làm, xố đói, giảm nghèo Trong trình hoạt động DN sản sinh khối văn bản, tài liệu đa dạng phong phú hình thức nội dung Khối văn bản, tài liệu không phản ánh tình hình hoạt động, sản xuất kinh doanh DN mà cịn phản ánh đường lối, sách đổi kinh tế Đảng Nhà nước Việt Nam thời gian qua Đây văn có vai trị vơ quan trọng hoạt động DN Chúng công cụ thiếu để quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh DN, yếu tố góp phần lớn vào thành cơng DN sử dụng lãnh đạo DN giỏi Tuy nhiên, sử dụng văn không cách, thông tin văn không đảm bảo, sai lệch, thất lạc thơng tin dẫn đến suất lao động thấp, thua lỗ nhiều DN Thậm chí, sử dụng văn để ban hành định quản lý dẫn tới phá sản quản lý sử dụng nhà lãnh đạo DN hạn chế mặt quản lý kinh doanh Như vậy, văn bản, tài liệu hình thành hoạt động DN chứa đựng nhiều thông tin có giá trị khơng hoạt động DN mà cịn có nhiều ý nghĩa quốc gia Chính vậy, cần phải bảo quản an tồn phục vụ cho cơng tác quản lý nghiên cứu sau LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Trong thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) nước ta đạt thành tựu lớn Công tác VTVT quan thực tương đối khoa học, thống nhất, hiệu Tuy nhiên, Nhà nước ta chủ yếu tập trung quan tâm tổ chức quản lý công tác VTLT quan nhà nước tổ chức trị - xã hội Cịn DN Nhà nước ta chưa có quy định, hướng dẫn cụ thể công tác Chúng ta áp dụng văn công tác VTLT quy định quan Nhà nước Trong đối hoạt động DN lại phức tạp, tính chất hoạt động khác hẳn với quan nhà nước Vì vậy, việc áp dụng văn quy định công tác VTLT quan nhà nước DN chưa phù hợp Điều dẫn đến tình trạng công tác VTLT DN chưa thực thống mặt nghiệp vụ, thực tế DN lại thực theo cách khác Việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu, giao nộp lưu trữ lịch sử… DN không thống Điều trước tiên gây khó khăn cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh DN, sau gây khó khăn cho quan quản lý lưu trữ, đặc biệt khó khăn cơng tác thu thập bảo quan an tồn khối tài liệu có giá trị Vì lý trên, việc nghiên cứu tổ chức quản lý công tác VTLT DN nói chung loại hình DN vấn đề cấp thiết công tác VTLT nước ta Đặc biệt việc nghiên cứu công tác tổ chức, quản lý VTLT Công ty cổ phần (CTCP) - loại hình DN phổ biến nước ta Chúng ta cần làm tốt nhiệm vụ để công tác VTLT DN nói chung, CTCP nói riêng thực thống nhất, khoa học, lựa chọn đưa vào bảo quản tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động nghiên cứu sản xuất, kinh doanh DN Từ khơng góp phần vào nâng cao hiệu hoạt động công tác quản lý, sản xuất kinh doanh DN, nâng cao xuất lao động DN, CTCP mà cịn góp phần vào công phát triển kinh tế, xã hội đất nước Bên cạnh đó, thành phần LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nội dung Phông Lưu trữ Nhà nước làm giàu phong phú Với lý trên, định lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá tình hình tổ chức quản lý cơng tác VTLT số CTCP địa bàn thành phố Hà Nội” để làm luận văn Thạc sĩ Mục tiêu đề tài Thực đề tài, hướng tới mục tiêu: - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng phân tích nguyên nhân dẫn đến hạn chế công tác VTLT số CTCP địa bàn thành phố Hà Nội; - Trên sở lý luận chung tổ chức, quản lý VTLT thực trạng tổ chức quản lý công tác VTLT số CTCP, đưa số giải pháp hướng tới nâng cao hiệu tổ chức, quản lý công tác VTLT CTCP Góp phần cho cơng tác VTLT CTCP vào hoạt động thống nhất, khoa học, với quy định Nhà nước Thực mục tiêu tất yếu nâng cao hiệu hoạt động quản lý, kinh doanh CTCP Đồng thời góp phần vào cơng đại hóa cơng tác VTLT nước ta thời gian tới Phạm vi nghiên cứu đề tài Ở nước ta, CTCP loại hình DN phổ biến, tất tỉnh, thành phố có loại DN với quy mô khác CTCP loại hình DN hoạt động nhiều lĩnh vực khác với hình thức sở hữu khác Tuy nhiên, nghiên cứu đề tài tác giả tập trung điều tra, khảo sát đánh giá tổ chức quản lý công tác VTLT số CTCP có quy mơ lớn đại bàn thành phố Hà Nội Trong tập trung khảo sát, đánh giá CTCP hoạt động lĩnh vực quan trọng như: dầu khí, xây dựng, viễn thơng, thủy điện, sản xuất dược phẩm Các CTCP này, số sở hữu Nhà nước, số tư nhân chủ sở hữu Các công ty cụ thể như: LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - CTCP MIPEC - CTCP Sông Đà - CTCP Tư vấn xây dựng Sông Đà Thăng long - CTCP Cao su Sao vàng - CTCP Đầu tư Phát triển y tế HAVIT - CTCP Đầu tư Phát triển Bình minh - Công ty cổ phần Dược phẩm Việt Nam - CTCP Đầu tư Xây dựng Kinh doanh Miền Nam Đề tài sâu nghiên cứu giải pháp cụ thể công tác tổ chức, quản lý VTLT khơng góc độ quản lý Nhà nước mà đề tài nghiên cứu giải pháp góc độ quản lý lãnh đạo CTCP Nhiệm vụ đề tài Đề tài thực nhiệm vụ sau: - Thứ nhất, đề tài phân tích cấu tổ chức, chức nhiệm vụ vai trò CTCP kinh tế quốc dân - Thứ hai, phân tích vai trị cơng tác VTLT hoạt động CTCP; - Thứ ba, điều tra, khảo sát nêu thực trạng tổ chức, quản lý tổ chức thực nghiệp vụ VTLT CTCP; - Thứ tư, phân tích đánh giá ưu điểm, hạn chế tổ chức, quản lý cơng tác VTLT CTCP Đồng thời phân tích nguyên nhân thực tế dẫn đến hạn chế công tác VTLT CTCP - Thứ năm, từ kết trên, đề tài nghiên cứu đưa giải pháp cụ thể tổ chức quản lý công tác VTLT nhằm khắc phục hạn chế, nâng cao hiệu công tác VTLT CTCP, góp phần nâng cao xuất lao động cho cơng ty hướng tới hồn thiện cơng tác VTLT nước ta LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 128 Công ty Đối tượng thứ hai cán VTLT chuyên trách Công ty cán VTLT kiêm nhiệm phòng, ban đơn vị trực thuộc Công ty Đối tượng thứ ba chuyên viên, nhân viên phụ trách chun mơn phịng, ban, đơn vị trực thuộc Công ty Đối với đối tượng thứ vị trí lãnh đạo - trưởng phịng ban, đơn vị thư ký vị trí lãnh đạo đơn vị trực thuộc Cơng ty, ngồi nghiệp vụ nội dung cần trọng đào tạo bồi dưỡng cho họ kỹ duyệt văn kỹ theo dõi việc giải văn có liên quan đến đơn vị Tại với đối tượng cần phải trọng đào tạo, bồi dưỡng hai nội dung trên? Xuất phát từ hoạt động thực tiễn, trưởng phòng, ban, đơn trị CTCP lớn thường trực tiếp soạn thảo văn thực nghiệp vụ VTLT cụ thể mà việc soạn thảo văn bản, thực nghiệp vụ khác thường cấp soạn thảo Tuy nhiên, lãnh đạo phòng ban, đơn vị trực thuộc lại người chịu trách nhiệm công tác VTLT đơn vị Họ người chịu trách nhiệm văn hoạt động đơn vị Chính vậy, vị trí họ thường xun phải duyệt văn đơn vị soạn thảo theo dõi việc giải văn có liên quan tới đơn vị Đây nghiệp vụ liên quan tới công tác VTLT mà họ thường xuyên thực Nếu lãnh đạo đơn vị, phòng ban trực thuộc Công ty thực tốt kỹ duyệt theo dõi giải văn cách xác, khoa học, kịp thời cơng tác VTLT đơn vị, phòng, ban thực tốt Đồng thời qua cơng việc đơn vị, phòng, ban trực thuộc giải thuận lợi góp phần nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh Cơng ty Chính vậy, ngồi nghiệp vụ VTLT kỹ duyệt văn tổ chức thực văn hai nội dung quan trọng mà CTCP cần phải trọng đào tạo, bồi dưỡng cho vị trí lãnh đạo đơn vị, phòng, ban trực thuộc Công ty LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 129 Vậy hai kỹ nội dung quan trọng cần đào tạo, bồi dưỡng thư ký vị trí lãnh đạo? Bởi thư ký người giúp việc cho lãnh đạo, văn trước đến lãnh đạo thẩm định người thư ký phải xem xét duyệt trước Thư ký người thường xuyên quán xuyến công việc tổ chức thực công việc, tổ chức thực văn có liên quan tới lãnh đạo, liên quan tới đơn vị lãnh đạo công tác Chính vậy, ngồi nghiệp vụ cơng tác VTLT người thư ký cần phải biết thực tốt hai kỹ duyệt tổ chức thực văn Có vậy, họ tham mưu cho lãnh đạo đơn vị cách xác, kịp thời góp phần nâng cao hiệu hoạt động đơn vị cơng tác hoạt động sản xuất kinh doanh DN Đối với đối tượng thứ hai cán VTLT chuyên trách Công ty cán VTLT kiêm nhiệm phòng, ban đơn vị trực thuộc Công ty Đây đối tượng chủ yếu thực nghiệp vụ VTLT công ty, họ thường xuyên soạn thảo văn bản, quản lý theo dõi việc giải văn bản, lập hồ sơ, quản lý dấu thực nghiệp vụ khác cơng tác lưu trữ Chính vậy, nội dung lựa chọn để đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên cho đối tượng nghiệp vụ VTLT Việc lựa chọn nội dung nghiệp vụ cụ thể để đào tạo, bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ cần dựa vào điều kiện hoạt động thực tiễn Cơng ty Trong q trình hoạt động, nhân viên VTLT chuyên trách, kiêm nhiệm yếu nghiệp vụ nào, nghiệp vụ thường xuyên sai sót, nhân viên khơng thực thống nghiệp vụ cần phải đào tạo, bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp Ngoài ra, lựa chọn nội dung để đào tạo, bồi dưỡng cho đối tượng cần phải dựa quy định Nhà nước, quan, DN chủ quản công tác VTLT Đối với đối tượng thứ ba đội ngũ chuyên môn phịng, ban, đơn vị trực thuộc Cơng ty Đây đối tượng phụ trách công việc chuyên môn LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 130 đơn vị, phịng, ban trực thuộc Cơng ty Tuy nhân viên, chuyên viên phụ trách chuyên môn định họ liên quan tới nghiệp vụ VTLT Bởi họ muốn giải cơng việc chun mơn họ phải thực qua hệ thống văn có liên quan Cũng lý đó, nhân viên, chuyên viên phụ trách chun mơn kỹ soạn thảo văn bản, kỹ lập hồ sơ cần thiết họ Bởi hai kỹ giúp họ giải quản lý cơng việc chun mơn Đây nội dung nghiệp vụ cần thiết mà CTCP có quy mơ lớn cần đào tạo cho đối tượng nhân viên phụ trách chuyên môn Ngồi ra, đào tạo, bồi dưỡng thêm kỹ nghiệp vụ khác kỹ trình văn bản, kỹ khai thác sử dụng tài liệu Thứ ba, hình thức đào tạo, bồi dưỡng: Để công tác đào tạo, bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ VTLT cho đơn vị, cá nhân Công ty thật hiệu quả, CTCP cần phải biết lựa chọn hình thức đào tạo, bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp đắn Trên thực tế, tùy vào điều kiện cụ thể, CTCP lựa chọn hình thức đào tạo, bồi dưỡng mở khóa đào tạo, bồi dưỡng Công ty; Mở lớp đào tạo, bồi dưỡng sở đào tạo; Đào tạo, bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp đơn vị, phịng, ban Cơng ty Đối với hình thức mở lớp đào tạo, bồi dưỡng Cơng ty, CTCP phát huy vai trị Chánh văn phịng (Trưởng phịng Hành chính) trưởng phận VTLT người trực tiếp tập huấn, bồi dưỡng Tuy nhiên, để Chánh văn phòng (Trưởng phịng Hành chính) trưởng phận VTLT người trực tiếp tập huấn, bồi dưỡng, họ phải người có kiến thức chun mơn nghiệp vụ vững vàng, có khả sư phạm, truyền đạt tốt Ngược lại, họ khơng có khả trực tiếp tập huấn, bồi dưỡng, CTCP mời chuyên gia sở đào tạo, nghiên cứu Khoa Lưu trữ học - Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn; Khoa Quản trị văn phòng, Khoa văn thư- lưu trữ - Trường Đại học Nội vụ Hà nội; Cục LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 131 VTLT nhà nước để tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ Đây sở đào tạo VTLT với chuyên gia giàu kinh nghiệm có uy tín Khi liên hệ với chuyên gia, CTCP phải phát huy vai trò Chánh văn phòng (Trưởng phịng Hành chính) việc liên hệ, đàm phán, lập kế hoạch, chuẩn bị sở vật chất, tài liệu phương tiện khác phục vụ khóa đào tạo, bồi dưỡng cách tốt 3.3.5 Kiểm tra, đánh giá VTLT CTCP Kiểm tra, đánh giá nội dung quan trọng thiếu hoạt động sản xuất, kinh doanh DN Nó giúp nhà quản trị tạo tính thống hoạt động quản lý; nắm bắt tình hình thực tiễn hoạt động DN; phát sai sót đơn vị, cá nhân DN Trên sở nhà quản trị đưa phương án điều chỉnh, khắc phục sai sót nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh DN Vì vậy, trình tổ chức quản lý, CTCP thành lập phận VTLT chuyên trách với người giỏi chuyên môn nghiệp vụ; Công ty xây dựng ban hành đầy đủ văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT; thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng không tiến hành kiểm tra, đánh giá cơng tác VTLT Cơng ty khơng thể thống nhất, quy định hiệu Bởi khơng tiến hành kiểm tra giám sát, đánh giá công tác VTLT đồng nghĩa với việc CTCP khơng đảm bảo tính nguyên tắc, thống việc thực quy trình nghiệp vụ Nếu khơng kiểm tra, giám sát, CTCP khơng thể nắm bắt tình hình cụ thể việc thực nghiệp vụ họ thể nhận biết ưu điểm nhược điểm Công ty việc tổ chức quản lý công tác VTLT Đồng thời, không kiểm tra, giám sát đơn vị công tác VTLT CTCP khơng thể có sở để đánh giá nhằm phát huy mặt tích cực đưa phương án điều chỉnh sai sót việc tổ chức quản lý, thực nghiệp vụ VTLT LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 132 Như vậy, việc kiểm tra đánh giá cơng tác VTLT có vai trị quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động công tác CTCP Nhưng vấn đề đặt hoạt động thực tiễn CTCP cần phải tiến hành kiểm tra, đánh để công tác tổ chức quản lý VTLT thật hiệu Trong q trình nghiên cứu, chúng tơi có đưa đề xuất CTCP đối tượng, nội dung, thời gian hình thức phương pháp điều chỉnh sau kiểm tra, đánh giá công tác VTLT sau: Về đối tượng kiểm tra, đánh giá: Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá CTCP cần phải tiến hành kiểm tra, đánh giá tất đơn vị, cá nhân trực thuộc cơng ty Muốn hồn thiện, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác văn thư cần phải hoàn thiện tất nghiệp vụ VTLT đơn vị, nhân viên Công ty Tuy nhiên, để lựa chọn đối tượng kiểm tra, đánh giá CTCP cần phải xuất phát từ điều kiện thực tế, đơn vị, cá nhân thường xuyên mắc sai sót liên quan tới VTLT cần phải tiến hành kiểm tra, đánh giá cho kịp thời Về nội dung kiểm tra, đánh giá: Để công tác kiểm tra, đánh đạt mục tiêu hướng tới hoàn thiện cơng tác VTLT tiến hành kiểm tra, đánh giá CTCP phải phân loại nội dung kiểm tra đối tượng cho phù hợp Đối với phận VTLT chuyên trách công ty ngồi việc kiểm tra nghiệp vụ cơng ty cần phải trọng nội dung kiểm tra sau: - Kiểm tra, đánh giá tính cập nhật thơng tin, văn Nhà nước, đơn vị chủ quản VTLT; - Kiểm tra công tác soạn thảo ban hành văn công ty công tác VTLT; - Kiểm tra việc tổ chức thực nghiệp vụ văn thư, lưu trư; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 133 - Kiểm tra công tác tổ chức đào tạo, bồi dưỡng hướng dẫn nghiệp vụ cho đơn vị chuyên môn công ty Những nội dung nội dung quan trọng mà phận VTLT chuyên trách phải thực Những nội dung mang tính định hướng nghiệp vụ cho đơn vị chuyên môn CTCP ảnh hưởng lớn đến chất lượng cơng tác VTLT tồn cơng ty Chính vậy, nội dung mà CTCP có quy mơn lớn cần phải thường xuyên tiến hành kiểm tra phận VTLT chuyên trách công ty Đối với đơn vị chun mơn trực thuộc cơng ty CTCP cần phải ý kiểm tra, đánh giá nghiệp vụ mà đơn vị chủ yếu thường xuyên thực Khi kiểm tra công ty cần phải xác định nội dung mà tác động trực tiếp đến q trình giải cơng việc hiệu hoạt động đơn vị, DN Các nội dung cần kiểm tra, đánh là: - Kiểm tra, đánh giá quy trình soạn thảo văn bản; - Kiểm tra đánh giá thể thức, nội dung, thẩm quyền ban hành văn bản; - Kiểm tra giá công tác tổ chức thực văn bản; - Kiểm tra, đánh giá quản lý văn bản; - Kiểm tra, đánh giá quản lý xử dụng dấu đơn vị; - Kiểm tra, đánh giá công tác lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ công ty Về thời gian hình thức kiểm tra: Để nắm bắt tình hình thực công tác VTLT đơn vị chuyên mơn CTCP cần phải tiến hành kiểm tra, đánh giá nội dung nghiệp vụ VTLT thường xuyên, liên tục suốt q trình cơng ty hoạt động Thời gian cụ thể để tiến hành kiểm tra, đánh tùy thuộc vào điều kiện thực tiễn DN Hình thức kiểm tra, đánh giá yếu tố quan trọng góp phần mang lại hiệu cơng tác Trong hình thức kiểm tra hình thức kiểm tra trực tiếp gắn liền với trình hoạt động cơng ty hình thức phù LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 134 hợp mà CTCP cần phải lựa chọn Việc kiểm tra, đánh giá cần phải có tính trọng điểm nội dung đơn vị bị kiểm tra Đơn vị nào, nội dung thường xuyên sai sót khâu nghiệp vụ cần phải trực tiếp tra đơn vị, nội dung nghiệp vụ Khi tổ chức kiểm tra, đánh giá phận chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá CTCP cần phải chia trình kiểm tra, đánh giá làm ba giai đoạn gồm: giai đoạn chuẩn bị trước kiểm tra, đánh giá; giai đoạn tiến hành kiểm tra; giai đoạn sau kiểm tra, đánh giá Mỗi giai đoạn cần thực công việc cụ thể phù hợp với nội dung kiểm tra khâu nghiệp vụ Giai đoạn chuẩn bị trước kiểm tra, đánh giá phận kiểm tra, đánh giá phải ý thực công việc sau: - Xác định đối tượng, nội dung kiểm tra, đánh giá Để xác định nội dung, đối tượng kiểm tra, đánh giá CTCP phải khảo sát hoạt động thực tiễn đơn vị trực thuộc cơng ty Đơn vị cịn yếu nghiệp vụ, thường xuyên sai sót nghiệp vụ cần phải kiểm tra đơn vị, nghiệp vụ Tuy vậy, để đảm bảo tính thống nghiệp vụ VTLT nội dung kiểm tra kiểm tra tất đơn vị trực thuộc công ty - Sau xác định đối tượng, nội dung kiểm tra, đánh giá CTCP phải lập kế hoạch cho công tác kiểm tra, đánh giá Kế hoạch sở giúp CTCP tổ chức thực đợt kiểm tra, đánh giá, giúp phận kiểm tra đơn vị kiểm tra chủ động cơng việc Kế hoạch thông báo công khai cho đơn vị bị kiểm tra mà hình thức kiểm tra, đánh giá công khai, thường xuyên Đối với trường hợp kiểm tra, đánh giá mang tính đột xuất, khơng cơng khai kế hoạch khơng thơng báo cho đơn vị, cá nhân bị kiểm tra mà dùng cho phận chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá Khi lập kế hoạch kiểm tra, đánh giá CTCP cần phải trình bày cụ thể thành ba nội dung: Mục đích, yêu cầu; nội dung trách nhiệm thực LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 135 Trong phần nội dung kế hoạch cần phải trình bày nội dung sau: + Thành phần chịu trách nhiệm tổ chức kiểm tra, đánh giá đơn vị, nhân bị kiểm tra, đánh giá; + Nội dung kiểm tra, đánh giá; + Hình thức kiểm tra, đánh giá; + Tiêu chuẩn, yêu cầu hay tiêu chí để kiểm tra, đánh giá; + Thời gian, địa điểm kiểm tra, đánh giá - Cùng với trình lập kế hoạch CTCP phải xây dựng tiêu chuẩn, yêu cầu tiêu chí để kiểm tra, đánh giá Các tiêu chí cở sở để giúp CTCP đánh giá thực trạng công tác VTLT đơn vị tiến hành kiểm tra Việc xây dựng tiêu chí cần phải dựa nội dung kiểm tra cụ thể, văn Nhà nước có liên quan tới nội dung kiểm tra cần đặc biệt dựa vào văn quy chế, quy định hướng dẫn nghiệp vụ VTLT cơng ty ban hành - Ngồi cơng việc thực bên trên, để chuẩn bị cho kiểm tra, đánh giá cơng ty cần phải chuẩn bị mặt kinh phí, sở vật chất (mặt bằng, cặp, bìa đựng hồ sơ, bút ), biên tài liệu có liên quan để phục vụ cho đợt kiểm tra Sau chuẩn bị hết cơng việc trước giai đoạn kiểm tra, đánh giá công ty cần phải tiến hành kiểm tra, đánh giá theo kế hoạch xây dựng Giai đoạn tiến hành kiểm tra, đánh giá phận chịu trách nhiệm kiểm tra, đánh giá phải tiến hành kiểm tra ghi lại kết kiểm tra Đặc biệt, phận kiểm tra, đánh giá cần phải thu thập văn bản, giấy tờ, hồ sơ tài liệu làm minh chứng cho việc kiểm tra, đánh giá Giai đoạn sau kiểm tra, đánh giá phận trụ trách CTCP phải thực công việc sau: - Tổng hợp kết tiến hành kiểm tra; - So sánh kết hoạt động thực tiễn đơn vị, cá nhân với tiêu chí xây dựng; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 136 - Đánh giá kết đơn vị việc thực công tác VTLT; - Đưa phương án, giải pháp phát huy tính tích cực khắc phục tiêu cực, sai sót đơn vị q trình thực công tác VTLT; - Các công việc khác lập hồ sơ việc kiểm tra, đánh giá; tốn kinh phí Về phương án, giải pháp phát huy tính tích cực khắc phục tiêu cực, sai sót đơn vị q trình thực cơng tác VTLT: Mục đích cuối cơng tác kiểm tra, đánh giá nhằm hồn thiện cơng tác VTLT góp phần vào việc nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh DN Nếu sau kiểm tra, đánh CTCP không đưa phương án nhằm khắc phục sai sót, phát huy ưu điểm tính sáng tạo đơn vị thực cơng tác VTLT công tác kiểm tra, đánh giá không đạt mục tiêu Chính vậy, cơng việc quan trọng nhằm tạo nên tính thống nhất, nguyên tắc, đắn hiệu công tác VTLT phải đưa giải pháp sau tiến hành kiểm tra, đánh giá Các giải pháp cụ thể mà CTCP lựa chọn là: - Hồn thiện lại hệ thống văn quy chế, quy định cơng ty cơng tác VTLT; - Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ liên quan tới cơng tác VTLT; - Mẫu hóa lại hệ thống văn công ty; - Nhắc nhở, hướng dẫn nghiệp vụ cho đơn vị, cá nhân yếu kém; - Tổ chức khóa đào tạo, tập huấn nghiệp vụ VTLT; - Tiếp tục thường xuyên kiểm tra, đánh giá LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 137 C KẾT LUẬN Ở nước ta CTCP loại hình DN chiếm số lượng lớn hoạt động tất ngành nghề, lĩnh vực đời sống xã hội Loại hình DN nàyđang giữ vai trị vơ quan trọng việc thúc đẩy phát triển kinh tế quốc dân Thông qua hình thức cổ phần hóa, phát hành chứng khốn, CTCP thu hút đông đảo tham gia nhà đầu tư, góp phần sử dụng hiệu nguồn vốn Cơng tác VTLT có vai trị quan trọng luôn gắn liền với hoạt động sản xuất, kinh doanh CTCP Hệ thống văn pháp lý, sở đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, kinh doanh CTCP Cơng tác cịn tác động trực tiếp tới hiệu chất lượng quản lý, kinh doanh, góp phần vào việc giảm bớt chi phí chống tệ quan liêu giấy tờ CTCP Đặc biệt, cơng tác VTLT cịn góp phần đăng ký, bảo hộ nâng cao giá rị thương hiệu CTCP Ngồi ra, với q trình hoạt động, CTCP sản sinh nhiều văn bản, tài liệu, có nhiều tài liệu có giá trị khơng hoạt động DN mà cịn có giá trị quốc gia nhiều mặt Chính vậy, cơng tác tổ chức, quản lý tổ chức thực nghiệp vụ VTLT CTCP không quan tâm gây hiệu không tốt cho cho hoạt động CTCP Mặc dù cơng tác VTLT DN có vai trị, vị trí quan trọng vậy, song cơng tác tổ chức, quản lý tổ chức thực nghiệp vụ VTLT CTCP nhiều bất cập Điều ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh CTCP Việc tổ chức phận VTLT chuyên trách chưa phù hợp với hoạt động DN, cán chưa đáp ứng u cầu trình độ chun mơn; Văn quy định VTLT chưa ban hành đầy đủ; Công tác hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra đánh giá VTLT chưa thực thường xuyên Hệ văn số CTCP ban hành cịn nhiều sai sót mặt thể thức nội dung; Công tác quản lý văn bản, LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 138 quản lý dấu chưa thống cịn tình trạng thất lạc văn bản, tài liệu; Công tác lập hồ sơ, giao nộp vào lưu trữ chưa thực cách khoa học; Các nghiệp vụ lưu trữ khác nhiều bất cập Nguyên nhân dẫn đến thực trạng công tác tổ chức quản lý thực nghiệp vụ VTLT CTCP nhận thức quan quản lý ngành VTLT, nhận thức lãnh đạo CTCP Họ chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác VTLT hoạt động DN nói chung, CTCP nói riêng Cơ sở pháp lý chưa đầy đủ nguyên nhân lớn dẫn đến bất cập tổ chức quản lý tổ chức thực công tác VTLT CTCP Bên cạnh đó, khơng quan tâm lãnh đạo CTCP công tác tổ chức, quản lý VTLT nguyên nhân lớn làm cho công tác VTLT công ty chưa thật hiệu Để nâng cao hiệu hoạt động cơng tác VTLT CTCP, góp phần nâng cao hiệu sản xuất, kinh doanh DN ta cần khắc phục nguyên nhân Trước hết cần phải nâng cao nhận thức vai trị cơng tác VTLT hoạt động CTCP Sau hồn thiện sở pháp lý VTLT DN nói chung, CTCP nói riêng Trên sở đó, cần phải tổ chức lại phận VTLT chuyên trách phù hợp với đặc điểm hoạt động CTCP, cán văn thư chuyên trách phải đảm bảo yêu cần trình độ chuyên môn, lực thực nghiệp vụ VTLT Bản thân CTCP cần phải nghiên cứu ban hành văn quy định VTLT DN sở hướng dẫn quy định Nhà nước Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ VTLT ch phận DN; Kiểm tra đánh giá định kỳ việc thực nghiệp vụ VTLT phận chun mơn DN Có vậy, công tác VTLT CTCP thực khoa học, thống với quy định Nhà nước góp phần khơng nhỏ vào việc nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh DN Bên cạnh đó, góp phần giàu phong phú thành phần, nội dung Phông Lưu trữ Nhà nước LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 139 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tạ Hữu Ánh (2000), Soạn thảo vào quản lý văn doanh nghiệp, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Nguyễn Trọng Biên (2000), "Suy nghĩ công tác lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ đổi mới", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 3/2000) tr.9-11 Nguyễn Thị Kim Bình (2004), "Một số biện pháp bước đầu nhằm thực quản lý nhà nước công tác lưu trữ doanh nghiệp", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 5/2004) tr.131-135 Nguyễn Thị Kim Bình, (2005), Luận văn thạc sỹ: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tổng công ty 91, Tư liệu Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn, Hà Nội Nguyễn Ngọc Bích (2003), Luật Doanh nghiệp, vốn quản lý CTCP, NXB Trẻ, Hà Nội,tr.18 Bộ Khoa học Công nghệ, (Thông tư số: 01/2007/TT-BKHCN ngày 14/02/2007), Hướng dẫn thi hành Nghị định số 103/2006/NĐ-CP,(Website http://www.most.gov.vn/) Bộ Nội vụ, (Thông tư số: 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005), Hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước,(Website http://www.archives.gov/) Bộ Nội vụ, (Thông tư số: 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006), Hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia, Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh cấp huyện Bộ Nội vụ, (Website http://thuvienphapluat.vn/) Bộ Nội vụ, (Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011), Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính,(Website http:// vanban.chinhphu.vn) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 140 10 Bộ Nội vụ, (Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013), Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức,(Website http://thuvienphapluat.vn/) 11 Bộ Nội vụ, (Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012), Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan,(Website http://thuvienphapluat.vn/) 12 Bộ Nội vụ, (Thông tư số: 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013), Quy định chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ, (Website http://thuvienphapluat.vn/) 13 Bộ Tài chính, (Quyết định số: 5270/QĐ-BTC ngày 30/12/2005), Ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Bộ Tài chính,(Website http://thuvienphapluat.vn/) 14 Bộ Tài chính, (Quyết định số: 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/12/2000), Về việc ban hành chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, (Website http://chinhphu.vn/) 15 Bộ Tài nguyên Môi trường, (Thông tư số: 03/2007/TT-BTNMT ngày 15/02/2007), Hướng dẫn quản lý, lưu trữ, cung cấp khai thác sử dụng thông tin tư liệu đo đạc đồ, (Website http://chinhphu.vn/) 16 Bộ Xây dựng, (Thông tư số: 02/2006/TT-BXD ngày 17/5/2006), Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng, (Website http://www.luatvietnam.vn/) 17 Lê Thị Châu (1997), Quyền sở hữu tài sản công ty, NXB Lao động, HN, tr.17 18 Chính phủ, (Nghị định số:110/ 2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004), Về công tác văn thư, (Công báo số 09/2004), Hà Nội 19 Chính phủ, (Nghị định số:103/2006/NĐ- CP ngày 22/9/2006), Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Sở hữu trí tuệ sở hữu công nghiệp, (Website http://www.moj.gov.vn/) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 141 20 Chính phủ, (Nghị định số:58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001), Về Quản lý sử dụng dấu, (Website http://thuvienphapluat.vn/) 21 Chính phủ, (Nghị định số: 31/2009/NĐ- CP ngày 01/4/2009), Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số :58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 Quản lý sử dụng dấu, (Website http://thuvienphapluat.vn/) 22 Chính Phủ, (Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010), Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính phủ ban hành cơng tác văn thư, ( Tư liệu Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ- Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước) 23 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, (Quyết định số: 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005), Về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu, (Website http://www.archives.gov/) 24 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, (Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009), Về việc ban hành quy trình chỉnh lý TLLT theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000, (Website http://www.archives.gov/) 25 Nguyễn Văn Hàm (2014), "Tài liệu lưu trữ doanh nghiệp giá trị vấn đề quản lý", Tạp chí Dấu ấn thời gian số, (số 1/2014) tr 42-46 26 Nguyễn Thị Huệ (2001), “Vài nét việc áp dụng chế độ lưu trữ tài liệu kế toán vào doanh nghiệp nhà nước nay”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 5/2001) tr.151-154 27 Các Mác (1975), Tư bản, 1, tập III, NXB Sự Thật, Hà Nội, tr.199 28 Vũ Thị Phụng (2004), "thu thập tài liệu đơn vị sản xuất kinh doanh vào lưu trữ - Thực trạng giải pháp", Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, (số 5/2004) tr.127-131 29 Vũ Thị Phụng (2014), "Quản trị lưu trữ doanh nghiệp thời kỳ tái cấu trúc", Tạp chí Dấu ấn thời gian, (số 1/2014) tr 26-30) 30 Quốc hội, (2011), Luật Lưu trữ, (Website www.chinhphu.vn) LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 142 31 Quốc hội, (2005), Luật Doanh nghiệp, (Website www.chinhphu.vn) 32 Quốc hội, (2005), Luật Sở hữu trí tuệ, (Website http://www.moj.gov.vn/) 33 Quốc hội, (2009), Luật Sửa đổi, bổ sung số điều Luật Sở hữu trí tuệ, (Website http://www.moj.gov.vn/) 34 Quốc hội, (2009), Luật Sửa đổi, bổ sung số điều Luật Doanh nghiệp, (Website http://www.moj.gov.vn/) 35 Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 36 Vương Đình Quyền (2014), "Nhìn lại quy định hướng dẫn Nhà nước lưu trữ doanh nghiệp vấn đề đặt ra", Tạp chí Dấu ấn thời gian số, (số 1/2014) tr 47-50 37 Nguyễn Văn Thâm (2014), "Quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp kinh tế thị trường: Yêu cầu vấn đề đặt nay", Tạp chí Dấu ấn thời gian số, (số 1/2014) tr 35-41 38 Đặng Cẩm Thuý (1997), Bàn đường hình thành CTCP nước Tư vận động vào Việt Nam, Tạp chí Nghiên cứu kinh tế, (Số 225, 2/1997), tr.35 39 Đoàn Văn Trường (1996), Thành lập, tổ chức điều hành hoạt động CTCP, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, tr.10 40 Viện Kinh tế Thế giới (1991), Công ty cổ phần nước phát triển – Qúa trình thành lập, tổ chức quản lý, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, tr.5 41 Huỳnh Trung Minh (2014), Hợp xu chưa phải lúc này, http://plo.vn/ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN ĐĂNG VIỆT KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ - LƢU TRỮ TẠI MỘT SỐ CÔNG TY CỔ PHẦN TRÊN ĐỊA... chế công tác VTLT số CTCP địa bàn thành phố Hà Nội; - Trên sở lý luận chung tổ chức, quản lý VTLT thực trạng tổ chức quản lý công tác VTLT số CTCP, đưa số giải pháp hướng tới nâng cao hiệu tổ chức, ... hiểu công tác xây dựng quản lý văn số Tổng công ty 91” tác giả Vũ Bá Dụ; - Khóa luận tốt nghiệp: “Cơng tác quản lý văn lưu trữ hồ sơ tài liệu số DN 100% vốn nước địa bàn thành phố Hà Nội” tác