HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY
Những vấn đề chung về hoạt động thông tin - thư viện
Hoạt động thông tin là quá trình thu thập, tổ chức, xử lý và phân phối thông tin tới người dùng tin Hoạt động thông tin bao gồm bốn thành tố: nguồn lực thông tin, người dùng tin, cán bộ thông tin và cơ sở vật chất Bốn thành tố này có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau, trong đó nguồn lực thông tin và người dùng tin đóng vai trò quan trọng được coi là yếu tố để đánh giá sức mạnh hoạt động thông tin của một cơ quan Mục đích hoạt động thông tin là đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin, từ đó thúc đẩy sự phát triển của xã hội
Hoạt động thƣ viện là quá trình thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học, công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước
Hoạt động thông tin - thƣ viện có thể hiểu là quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng thông tin trong một cơ quan/tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin.
Trường Đại học Hà Nội trong giai đoạn đổi mới giáo dục
Đại học Hà Nội (ĐHHN) là trường đại học công lập được thành lập năm 1959 Trong hơn 50 năm phát triển, trường đã trải qua nhiều tên gọi khác nhau: ban đầu là Trường Bổ túc Ngoại ngữ, Cao đẳng Bổ túc Ngoại ngữ, Đại học Ngoại ngữ Đến năm 2006, Trường đổi tên thành Đại học Hà Nội theo Quyết định số 190/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng kí ngày
Nhiệm vụ cơ bản của Trường ĐHHN là đào tạo cán bộ phiên dịch, giảng viên ngoại ngữ và đào tạo cử nhân một số chuyên ngành thuộc khối ngành khoa học xã hội - nhân văn, kinh tế, công nghệ,… dạy bằng tiếng nước ngoài ở trình độ đại học và sau đại học
Ngoài ra, Trường ĐHHN được Bộ Giáo dục và Đào tạo giao nhiệm vụ đào tạo ngoại ngữ cho lưu học sinh, nghiên cứu sinh, thực tập sinh đi học nước ngoài; bồi dưỡng, nâng cao trình độ ngoại ngữ cho cán bộ chuyên môn, cán bộ quản lý của các Bộ, Ban, ngành Trung ương và địa phương trong cả nước
Mục tiêu chiến lược của Nhà trường:
Xây dựng Trường ĐHHN thành trường đại học đa ngành, tận dụng tối đa thế mạnh về đào tạo và nghiên cứu ngoại ngữ; tiếp tục đổi mới và không ngừng phát triển toàn diện, phấn đấu trở thành cơ sở đào tạo nguồn nhân lực giáo dục đại học, sau đại học có chất lượng ngang tầm các nước có nền giáo dục tiên tiến trong khu vực; chủ động đẩy nhanh quá trình hội nhập giáo dục quốc tế trên cơ sở mở rộng hợp tác, liên kết đào tạo, liên thông chương trình, học liệu và đội ngũ giảng viên với các trường đại học có uy tín của nước ngoài
- Lãnh đạo quản lí của trường là Ban Giám hiệu gồm hiệu trưởng và các phó Hiệu trưởng
- Tư vấn cho Ban Giám hiệu là các hội đồng, trong đó có hội đồng Khoa học và Đào tạo
- Giúp Ban Giám hiệu điều hành các hoạt động của trường là các phòng ban chức năng: phòng Tổ chức hành chính, phòng Đào tạo, phòng Nghiên cứu Khoa học, phòng Quản trị, phòng Hợp tác quốc tế, phòng Tài vụ, phòng Thiết bị kĩ thuật
- Trường có 20 Khoa/Bộ môn trực thuộc, 02 Viện nghiên cứu, 11 Trung tâm, 03 đơn vị phục vụ và các tổ chức đoàn thể
Sơ đồ tổ chức của Trường ĐHHN ( xem phụ lục 1 ) Công tác phát triển đội ngũ cán bộ:
Những ngày đầu mới thành lập, trường chỉ có hơn 50 cán bộ giáo viên và nhân viên Trong đó có 03 cán bộ lãnh đạo, 23 giáo viên tiếng Nga, 12 giáo viên tiếng Trung và khoảng 10 cán bộ hành chính và nhân viên phục vụ
Là một trường đầu ngành về đào tạo ngoại ngữ, Trường ĐHHN rất chú trọng công tác phát triển cán bộ, giảng viên về cả số lượng và chất lượng Đến nay, đội ngũ cán bộ của Nhà trường đã lên tới 590 người, trong đó có: 34 tiến sĩ (02 tiến sĩ mời làm việc, có biên chế ở cơ quan khác); 01 tiến sĩ khoa học;
05 phó giáo sư; 256 thạc sĩ; 441 giảng viên, 62 giảng viên chính; 08 chuyên viên chính và tương đương
Hàng năm, trường liên tục gửi hàng chục giáo viên trẻ đi đào tạo ở nước ngoài theo các ngành chuyên môn sâu về giảng dạy ngoại ngữ và các chuyên ngành đang mở và sắp mở
Công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học:
Trường ĐHHN có khả năng giảng dạy các ngoại ngữ: Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, Đức, Nhật, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Italia, Hàn Quốc, Bungari, Hung-ga-ri, Séc, Slô-văk, Ru-ma-ni, Thái, A Rập, Trong đó có 10 chuyên ngành ngôn ngữ đào tạo cử nhân ngoại ngữ và 04 chuyên ngành ngôn ngữ đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ
Từ năm 2002, Nhà trường đã triển khai đào tạo các chuyên ngành khác dạy bằng ngoại ngữ: ngành quản trị kinh doanh, du lịch, quốc tế học, khoa học máy tính, tài chính - ngân hàng, kế toán (giảng dạy hoàn toàn bằng tiếng Anh); ngành khoa học máy tính (giảng dạy bằng tiếng Nhật) Bên cạnh đó, trường còn đào tạo cử nhân ngành Việt Nam học cho người nước ngoài
Thực hiện phương châm mở rộng quy mô, đa dạng hóa loại hình đào tạo đi đôi với nâng cao chất lượng đào tạo, Nhà trường hướng tới không chỉ cung cấp kiến thức mà còn coi trọng định hướng phát triển năng lực làm việc cho sinh viên
Năm 2006, Trường ĐHHN bắt đầu áp dụng chương trình đào tạo theo tín chỉ và không ngừng cải tiến đổi mới chương trình và phương pháp giảng dạy để ngày càng phù hợp với nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước Để tạo điều kiện cho sinh viên làm được nhiều việc sau khi tốt nghiệp, Nhà trường có nhiều chương trình linh hoạt và đa dạng như cử nhân tài năng, song ngành, văn bằng 2, chuyên tu, Đặc biệt, Nhà trường có các chương trình liên kết đào tạo với nước ngoài như 1+2, 2+2, 3+1 về tiếng Anh, quản trị kinh doanh, tiếng Việt, tiếng Trung, Sinh viên có thể học tại trường toàn bộ chương trình đại học và sau đại học với chất lượng quốc tế của nước ngoài mà không phải ra nước ngoài.
Trường ĐHHN đã từng bước khẳng định thế mạnh về nghiên cứu khoa học ngoại ngữ, trong đó có phương pháp giảng dạy ngoại ngữ cho các trường chuyên ngữ, nghiên cứu giảng dạy ngoại ngữ chuyên ngành, nghiên cứu đối chiếu ngôn ngữ,
Nhà trường là cơ quan chủ quản của "Tạp chí Khoa học Ngoại ngữ" - tạp chí chuyên ngành ngoại ngữ đầu tiên ở Việt Nam Đến nay Tạp chí đã ra được 71 số với hàng trăm công trình nghiên cứu, bài viết về phương pháp giảng dạy ngoại ngữ, đối chiếu ngôn ngữ, dịch thuật và tiếng Việt
Hợp tác quốc tế là một thế mạnh của Trường ĐHHN Hiện nay, trường có quan hệ hợp tác với nhiều tổ chức trong và ngoài nước trong lĩnh vực đào tạo đại học, trên đại học, bồi dưỡng ngoại ngữ, nghiên cứu khoa học, biên soạn chương trình, giáo trình trên cơ sở hợp tác song phương, đa phương, dự án và liên kết Nhà trường đã ký kết hợp tác đào tạo với trên 30 trường đại học nước ngoài; có quan hệ đối ngoại với trên 60 tổ chức, cơ sở giáo dục quốc tế; có quan hệ trực tiếp với hầu hết các đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam
Đặc điểm hoạt động thông tin - thư viện tại Trường Đại học Hà Nội
2 Trích http://www.thiduakhenthuongvn.org.vn
1.3.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển
Thư viện Trường Đại học Hà Nội ra đời ngay sau khi Trường ĐHHN được thành lập (năm 1959) Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện gắn liền với lịch sử hình thành và phát triển của Trường ĐHHN
Trong những năm đầu mới thành lập, Thư viện chỉ là một tổ công tác phục vụ tư liệu cho Nhà trường, trực thuộc phòng Giáo vụ Điều kiện hoạt động của thư viện lúc ấy rất khó khăn, cơ sở vật chất thiếu thốn, vốn tài liệu nghèo nàn, chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên ngành tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari,…) do các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa tài trợ, biếu tặng
Năm 1967, Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội đã mở thêm một số chuyên ngành mới (tiếng Anh, tiếng Pháp,…) và thành lập thêm một số khoa/bộ môn do yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượng giảng dạy Nhờ đó, vốn tài liệu của thư viện tăng lên đáng kể Đến năm 1984, lãnh đạo Nhà trường quyết định tách Tổ Tư liệu ra khỏi Phòng Giáo vụ thành một đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu với tên gọi là: “Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”
Năm 1994, Thư viện đã được xây dựng mới với toà nhà 2 tầng và vốn tài liệu ngày càng phong phú, đáp ứng được phần nào nhu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo của trường
Năm 2000, với yêu cầu đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ trong giai đoạn công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước, Ban Giám hiệu trường quyết định sáp nhập Thư viện với phòng Thông tin và đổi tên thành “Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội”
Trong quá trình hoạt động, Thư viện đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ
Năm 2003, Thư viện đã thực hiện dự án nâng cấp, hiện đại hóa thư viện theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng thế giới (World Bank) mức A với mức đầu tư là 500.000 USD Ngày 5/12/2003, Trung tâm đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị Đặc biệt, năm 2005, Trung tâm đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp Libol - một phần mềm đáp ứng tương đối đầy đủ tính năng của một thư viện hiện đại Hiệu quả hoạt động của Trung tâm ngày càng cao nhờ những tiện ích mà phần mềm Libol mang lại Đến năm 2006, Trường đổi tên thành Đại học Hà Nội theo Quyết định số 190/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng Do đó, Thư viện có tên mới “Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Hà Nội”
Tuy nhiên, từ ngày 01/10/2010, theo quyết định số 1332/QĐ-ĐHHN của Hiệu trưởng Trường Đại học Hà Nội, căn cứ Quy chế mẫu tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học ban hành kèm theo Quyết định số 13/2008/QĐ-
BVHTTDL của Bộ trưởng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Hà Nội chính thức đổi tên thành “Thư viện Trường Đại học Hà Nội” (gọi tắt là Thư viện Đại học Hà Nội - TVĐHHN)
Từ đó đến nay, TV ĐHHN đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện đại, đóng góp hiệu quả vào công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của Nhà trường và góp phần thúc đẩy sự phát triển của ngành giáo dục đào tạo của nước ta trong giai đoạn mới
1.3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ
Theo Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động thư viện trường đại học
(Ban hành kèm Quyết định số 13/2008/QĐ-BVHTTDL ngày 10/3/2008 của
Bộ trưởng Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch):
“Thư viện trường đại học có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và quản lí của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên mọi chất liệu, tài liệu điện tử, mạng Internet,…)
Thư viện Trường ĐHHN là tổ chức sự nghiệp thuộc Trường; thực hiện chức năng: thông tin, thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau, cung cấp các nguồn thông tin phục vụ cho các hoạt động của Nhà trường; đăng tải thông tin giới thiệu, quảng bá về trường Tổ chức xây dựng và quản lý khai thác vốn tư liệu của thư viện phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học (NCKH) của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong Nhà trường
- Tham gia đóng góp ý kiến cho Ban Giám hiệu về công tác thông tin, tư liệu phục vụ cho quá trình đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học của trường
- Lập kế hoạch xây dựng và phát triển thông tin theo yêu cầu nhiệm vụ của Nhà trường
- Thu thập, bổ sung, trao đổi thông tin tư liệu cần thiết, tiến hành xử lý, cập nhật dữ liệu đưa vào hệ thống quản lý và tìm tin tự động và tổ chức cơ sở hạ tầng thông tin
- Phục vụ thông tin tư liệu cho NDT là cán bộ, giảng viên, sinh viên trong công tác giảng dạy, nghiên cứu và học tập
- Hướng dẫn giúp NDT tiếp cận cơ sở dữ liệu và khai thác các nguồn tin trên mạng
- Kết hợp với các đơn vị chức năng trong Trường hoàn thành tốt việc quản lý, sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất kỹ thuật, vốn tài liệu trong Trường
Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin
Hoạt động thông tin bao gồm ba yếu tố cấu thành: động cơ hoạt động, mục đích hoạt động và phương tiện hoạt động Trong đó động cơ có vai trò là yếu tố nguồn gốc và là yếu tố kích thích mọi hoạt động Nhu cầu tin (NCT) - một loại nhu cầu tinh thần của con người, chính là yếu tố cấu thành động cơ của hoạt động thông tin Là chủ thể của NCT, NDT được xem là yếu tố trung tâm, định hướng cho hoạt động thông tin - thư viện Do đó, nghiên cứu NDT và NCT là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong nội dung hoạt động của các cơ quan TTTV, đảm bảo mục đích không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng và thoả mãn tối đa nhu cầu thông tin của NDT
Xuất phát từ nhiệm vụ, mục tiêu và yêu cầu đổi mới giáo dục đào tạo của trường ĐHHN trong giai đoạn hiện nay, căn cứ đặc điểm nghề nghiệp, ta có thể phân chia NDT ở đây thành các nhóm chủ yếu sau:
Nhóm 1: Cán bộ, giảng viên Nhóm 2: Học viên cao học và nghiên cứu sinh Nhóm 3: Sinh viên
Nhóm 1: Cán bộ, giảng viên Nhóm NDT này bao gồm cán bộ quản lí (Ban Giám hiệu, trưởng phó các khoa, các phòng ban chức năng), cán bộ nghiên cứu và giảng viên của Nhà trường
- Cán bộ lãnh đạo, quản lí:
Nhóm NDT này chiếm tỷ lệ không cao nhưng đặc biệt quan trọng vì họ là những người đưa ra chính sách, xây dựng các kế hoạch phát triển của Trường nói chung và Thư viện nói riêng
Cán bộ quản lí vừa là NDT vừa là chủ thể hoạt động thông tin của trường ĐHHN Chính họ là người cung cấp thông tin có giá trị cao trong quá trình quản lí, điều hành mọi hoạt động của Nhà trường Họ thường có rất ít thời gian đến khai thác tài liệu tại Thư viện, do đó thông tin để phục vụ nhóm đối tượng này cần được cung cấp đến tận nơi ở hoặc nơi làm việc của họ
- Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: Đây là nhóm NDT có nhu cầu cao và bền vững vì thông tin là tiềm năng hoạt động khoa học và giảng dạy của họ Họ vừa là những người cung cấp thông tin qua các bài giảng, các công trình nghiên cứu khoa học, các dự án, hội nghị vừa là những NDT thường xuyên, liên tục của các bộ phận thông tin trong và ngoài Nhà trường
Nhóm 2: Học viên cao học và nghiên cứu sinh
Họ là những người đã tốt nghiệp đại học, vì vậy có ít nhiều kinh nghiệm trong việc sử dụng thư viện, hiểu biết về phương thức khai thác và sử dụng thư viện một cách có hiệu quả để phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập của mình
Nhóm 3: Sinh viên (bao gồm sinh viên chính qui; sinh viên tại chức; sinh viên dự án và dự án ngắn hạn) Đây là những chủ thể thông tin đông đảo và biến động nhất trong trường ĐHHN
- Sinh viên chính quy: Đây là nhóm NDT đông đảo của Thư viện, nhu cầu thông tin của họ là rất lớn Họ thường sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt vào dịp chuẩn bị thi học kỳ, thực hiện các công tình nghiên cứu khoa học, bảo vệ khóa luận
Trong giai đoạn hiện nay, việc đổi mới phương pháp dạy và học với quan điểm lấy người học làm trung tâm đã khiến nhóm NDT này nâng cao tính tích cực, chủ động đến thư viện để học tập và nghiên cứu Lúc này thư viện được xem là “giảng đường thứ hai”, là kênh thông tin quan trọng giúp người học nắm bắt và làm chủ tri thức
Sinh viên tại chức của trường có NCT chưa cao và không thường xuyên sử dụng thư viện Họ chủ yếu lên thư viện vào mùa thi, đôi khi họ đến thư viện không phải chỉ khai thác thông tin phục vụ học tập mà còn để thỏa màn nhu cầu giải trí của mình
Sinh viên dự án/Sinh viên dự án ngắn hạn: Đây là nhóm NDT không thường xuyên của Thư viện, tùy theo các khoá đào tạo ngắn hạn của Nhà trường NCT chủ yếu của họ là các tài liệu học tiếng
Chính sách của Thư viện quy định rõ: sinh viên thuộc dự án ngắn hạn (đào tạo trong 3 tháng, 6 tháng hoặc 9 tháng) sẽ không được mượn tài liệu về nhà, chỉ có thể đọc, sử dụng tài liệu tại chỗ
Tuy nhiên, sự phân chia thành nhóm NDT ở trường ĐHHN như trên chỉ là tương đối Bởi NDT có thể vừa là giảng viên vừa là cán bộ lãnh đạo, quản lý hay cán bộ nghiên cứu khi họ tham gia vào các hoạt động khác nhau
Tại thời điểm thực hiện thống kê vào tháng 5 năm 2012, hệ thống phần mềm của Thư viện ghi nhận có 12.616 NDT, trong đó sinh viên chính quy chiếm tỉ lệ cao nhất (86.37%); học viên cao học chiếm 5.57%; sinh viên dự án và dự án ngắn hạn đạt 3.84%; chỉ có 1.98% cán bộ, giảng viên và 2.24% sinh viên tại chức
Thành phần NDT tại TVĐHHN
Biểu đồ 1.1: Thành phần người dùng tin tại TVĐHHN
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI
Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin
Nguồn lực thông tin được coi là bộ nhớ của nhân loại, là kho tàng văn hoá của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc
Nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin, đó là những nguồn tin được kiểm soát, tổ chức lại theo một cách thức nhất định để có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng một cách thuận tiện nhất, đồng thời phục vụ các mục đích khác nhau trong hoạt động của thư viện
2.1.1 Xây dựng và phát triển nguồn tin tại Thư viện Trường Đại học Hà Nội
Hiện nay, TVĐHHN đang sở hữu một khối lượng vốn tài liệu đa dạng và phong phú Với đặc thù là một trường đào tạo chuyên ngành về ngoại ngữ, do vậy phần lớn nguồn tài liệu của Thư viện là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha… Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nước ngoài
* Sách: Tổng số: 21.048 tên tài liệu; 32.271 số bản tài liệu Trong đó:
- Sách chuyên ngành (phục vụ sinh viên khối chuyên ngành):
* Luận án, luận văn, khóa luận: Tổng số: 1.579 tên; 2.294 bản
* Báo, tạp chí: Tổng số: 262 tên tạp chí khác nhau: 41.416 số; 58.147 tổng số bản
+ Cơ sở dữ liệu do Trung tâm xây dựng:
CSDL thư mục sách: 35.108 Biểu ghi CSDL toàn văn báo, tạp chí: 1043 Biểu ghi CSDL toàn văn luận án, luận văn: 218 Biểu ghi CSDL âm thanh: 1.702 Biểu ghi
CSDL sách điện tử: 822 Biểu ghi + Cơ sở dữ liệu nước ngoài: Hiện nay Thư viện có CSDL các tạp chí trực tuyến về một vài lĩnh vực như quản trị kinh doanh và du lịch:
Development Policy Review, International Journal Of Finance & Economics, International Review of Finance…; công nghệ thông tin: Computer Fraud &
Security, Computer Law & Security Review, Computers & Security…; ngôn ngữ: ELT Journal, Langages, Langue Franỗaise, Le franỗais… rất được người dùng tin quan tâm và thường xuyên truy cập Thư viện có hướng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website và trên phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này
Hiện nay, tài liệu trong Thư viện có các loại ngôn ngữ chính là: Tiếng Việt, Tiếng Anh, Tiếng Đức, Tiếng Hàn Quốc, Tiếng Trung Quốc, Tiếng
Nga, Tiếng Tây Ban Nha… Tài liệu ngoại văn chiếm số lượng lớn trong việc phục vụ người dùng tin tại Thư viện, trong đó tài liệu tiếng Anh chiếm tỷ lệ cao nhất
Tài liệu ngoại văn của Thư viện được tổ chức thành một kho riêng biệt phục vụ cho NDT Trong kho tập trung nhiều tài liệu có giá trị được viết bằng nhiều thứ tiếng và thể hiện nhiều nội dung phong phú về văn hoá, phong tục tập quán, lễ nghi, ẩm thực, du lịch… của các quốc gia khác nhau
Theo số liệu khảo sát ý kiến của NDT về loại hình tài liệu mà NDT xem là hữu ích nhất, có 79% NDT lựa chọn loại hình tài liệu là sách, 9.8%
NDT lựa chọn loại hình báo-tạp chí, 3.8% lựa chọn luận văn, 3.7% lựa chọn đề tài nghiên cứu, 2.2% lựa chọn tài liệu trên mạng Internet; điều này cho thấy loại hình tài liệu là sách vẫn giữ vai trò quan trọng, được NDT đánh giá cao và xem đó là loại hình hữu ích nhất hỗ trợ việc học tập, nghiên cứu và giảng dạy
Loại hình tài liệu Lựa chọn (%)
Luận văn 3.8 Đề tài NCKH 3.7
File tài liệu nghe MP3 0.5
Tài liệu trên mạng Internet 2.2
Tài liệu hữu ích theo lựa chọn của người dùng tin
Sách Báo, tạp chí Luận văn Đề tài NCKH File tài liệu nghe MP3 Tài liệu điện tử Tài liệu trên mạng Internet Tài liệu khác
Biều đồ 2.1: Tài liệu hữu ích theo lựa chọn của người dùng tin
Do đó, khi xây dựng và phát triển nguồn tin tại Trường ĐHHN cần lưu ý đến nhu cầu và những loại hình tài liệu mà NDT mà lựa chọn
2.1.2 Xây dựng và phát triển nguồn tin tại thƣ viện các Khoa
Hiện nay đang có số lượng lớn nguồn tài liệu lưu trữ tại thư viện các Khoa, cụ thể:
Tên kho Đầu ấn phấm Bản ấn phẩm
Khoa Giáo dục Chính trị 203 334
Khoa Giáo dục Thể chất 42 53
Khoa Ngữ văn Việt Nam 38 50
Bảng 2.1 Số liệu thống kê số lượng tài liệu lưu trữ tại thư viện các Khoa
Nguồn tài liệu phục vụ tại thư viện các Khoa do các Khoa chủ động bổ sung từ nguồn mua hoặc nhận các nguồn tài trợ, các dự án liên kết
Xử lý thông tin
Xử lí thông tin là quá trình biến thông tin từ dạng thức ban đầu thành những dạng thức mới nhằm đáp ứng các nhiệm vụ của hoạt động thông tin
Xử lí thông tin được tiến hành nhằm đáp ứng nhiệm vụ lưu trữ và tìm kiếm thông tin qua thời gian, truyền đi và thu thập trong không gian
Các phương thức của xử lí thông tin bao gồm: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định từ khoá, định chủ đề, tóm tắt, tổng quan, tư vấn
2.2.1 Các chuẩn đƣợc lựa chọn trong xử lí thông tin
Xác định rõ tầm quan trọng của việc áp dụng các chuẩn trong xử lí thông tin nhằm hướng tới chuẩn hoá hoạt động thông tin thư viện, TVĐHHN đã sớm tìm hiểu các chuẩn hiện hành trên thế giới và Việt Nam để tiến hành lựa chọn các chuẩn áp dụng trong thông tin sao cho phù hợp với điều kiện thực tiễn Các chuẩn đó lựa chọn áp dụng vào: mô tả tài liệu, phân loại tài liệu, định chủ đề, từ khoá tài liệu.
+ Chuẩn trong mô tả tài liệu Đứng trong hệ thống thư viện Việt Nam, trong xu thế của những năm
80, TVĐHHN đã triển khai áp dụng chuẩn ISBD (International Standard Bibliographic Description) cho mô tả tài liệu Năm 2003, khi chuyển đổi hoàn toàn hoạt động theo mô hình thư viện hiện đại, ban đầu TVĐHHN tiếp tục áp dụng ISBD như là một chuẩn quốc tế phù hợp duy nhất Tuy nhiên, sau một thời gian áp dụng, TVĐHHN bắt đầu nghiên cứu và nhận định ISBD không còn phù hợp xu thế chung và đặc thù vốn tài liệu của đơn vị Nguồn tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là tài liệu ngoại văn Chính vì vậy, TVĐHHN nên phát huy mạnh mẽ chức năng download biểu ghi qua cổng Z39.50 của phần mềm quản lí thư viện điện tử và lợi ích của việc chia sẻ nguồn lực thông tin thư mục giữa các thư viện trong xử lí thông tin sao chép Năm 2005, TVĐHHN chính thức áp dụng AACR2 (Anglo-American Cataloguing Rules 2nd) trong mô tả tài liệu, dựa theo bản “ Qui tắc biên mục Anh - Mỹ rút gọn” Đây có thể là một sự lựa chọn đúng đắn vì cho đến năm 2007, Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch đã chính thức ra văn bản áp dụng AACR2 trong hệ thống thư viện Việt Nam
+ Chuẩn trong phân loại tài liệu
Thông qua việc nghiên cứu cấu trúc, các ưu nhược điểm của một số bảng phân loại đang lưu hành tại Việt Nam và đặc điểm của đơn vị, năm 2003 TVĐHHN quyết định sử dụng DDC (Dewey Decimal Classification) với những lý do cơ bản như sau:
- Tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là tài liệu về ngôn ngữ học, lớp 400 của DDC khá chi tiết cùng với việc cho phép kết hợp bảng chính với bảng trợ ký hiệu chung, trợ ký hiệu ngôn ngữ giúp cho DDC có khả năng dễ dàng mở rộng và chi tiết các đề mục về ngôn ngữ học
Ví dụ : Từ vựng tiếng Anh có ký hiệu phân loại là 428.24 Khi đó 4 thể hiện cho ngôn ngữ, 2 thể hiện cho tiếng Anh, 8 thể hiện cho tiếng Anh ứng dụng, 24 thể hiện cho từ vựng
- TVĐHHN tổ chức phục vụ theo kho mở, theo đó tài liệu được sắp xếp theo số phân loại Với cấu trúc phân cấp, chi tiết cụ thể dần theo lớp giúp cho DDC trở nên dễ sử dụng, dễ nhớ đối với cán bộ thư viện trong việc phân loại và sắp xếp cũng như giúp bạn đọc dễ sử dụng trong tìm kiếm tài liệu
- Hiện nay trên thế giới, DDC đang trở lên phổ biến và được sử dụng khá rộng rãi, đặc biệt trong các nước nói tiếng Anh Trong khi đó, tài liệu của TVĐHHN chủ yếu là nguồn tài liệu Tiếng Anh Vì vậy, để khai thác triệt để lợi ích của việc xử lí thông tin sao chép qua cổng Z39.50 cho phép sử dụng lại những ký hiệu phân loại sẵn có của các thư viện các nước trên thế giới đòi hỏi TVĐHHN phải ứng dụng chuẩn tương thích
Ngoài bộ bảng phân loại đầy đủ của DDC gồm 4 tập xuất bản lần thứ
22 bằng tiếng Anh, TVĐHHN cũng đưa vào sử dụng ấn bản rút gọn DDC14 bằng tiếng Việt do Thư viện Quốc gia (TVQG) dịch và xuất bản DDC14 được TVĐHHN sử dụng song song với DDC22 chủ yếu trong biên mục gốc
+ Chuẩn định chủ đề, định từ khoá
Hiện nay các thư viện Việt Nam đang sử dụng khá đa dạng các bảng từ khoá, từ chuẩn, đề mục chủ đề (ĐMCĐ) Trước khi lựa chọn chuẩn trong định chủ đề, từ khoá, TVĐHHN đã tiến hành xem xét tổng quan các bảng điển hình như: LCSH (Library of Congress Subject Headings), bảng từ khoá của TVQG Việt Nam, từ điển từ khoá Khoa học và Công nghệ của Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia
Trên cơ sở nghiên cứu một số chuẩn tiêu biểu trong định chủ đề, định từ khoá đang được sử dụng tại Việt Nam, TVĐHHN nhận thấy:
Hiện nay chưa có một bảng ĐMCĐ nào bằng tiếng Việt ngoài danh mục chủ đề của TVQG Việt Nam Việc sử dụng LCSH gặp khá nhiều khó khăn do rào cản về ngôn ngữ Ngay từ khi chuyển đổi, Ban lãnh đạo TVĐHHN xác định chủ trương xây dựng thư viện điện tử, theo đó chú trọng xây dựng mục lục trực tuyến, xoá bỏ hoàn toàn mục lục truyền thống Vì vậy, toàn bộ vốn tài liệu của TVĐHHN cần xử lý mới và hồi cố lại hoàn toàn
Song vốn tài liệu chủ yếu là sách ngoại văn, do đó để phù hợp với xu thế sử dụng LCSH trên thế giới, TVĐHHN quyết định sử dụng LCSH để định chủ đề cho tài liệu Trong điều kiện hiện tại, TVĐHH thống nhất tạm thời chỉ định chủ đề đối với các tài liệu được xử lý sao chép từ thư viện các nước trên thế giới
LCSH thực sự là một công cụ quan trọng, cần thiết cho những người làm công tác định chủ đề và tổ chức mục lục chủ đề Trên thực tế có nhiều thư viện đã sử dụng LCSH đặc biệt là các nước nói tiếng Anh Tuy nhiên việc áp dụng tại TVĐHHN gặp rất nhiều khó khăn do rào cản ngôn ngữ trong khi chưa được dịch sang tiếng Việt Đối với công tác định từ khoá tài liệu, do TVĐHHN chú trọng phát triển nguồn tài liệu tập trung vào các chủ đề: ngôn ngữ, văn hoá, du lịch, lịch sử, kinh tế chính trị, khoa học thường thức, quản trị kinh doanh, quốc tế học, Do đó, nội dung nguồn tin khá tổng hợp, theo đó việc sử dụng Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam trong việc định từ khoá tài liệu được xem là phù hợp hơn cả đối với TVĐHHN
Tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
Dựa vào tính chất hoạt động tại các cơ quan thông tin - thư viện thì sản phẩm thông tin - thư viện là kết quả của quá trình xử lý thông tin do cá nhân/tập thể thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu của NDT Quá trình đó bao gồm: phân loại, biên mục, định từ khóa, tóm tắt…cũng như quá trình phân tích, tổng hợp thông tin
Các sản phẩm do TVĐHHN tạo lập gồm :
Thư mục là một sản phẩm thông tin, thư viện mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục (có/không có tóm tắt/chú giải) được sắp xếp theo một trật tự xác định phản ánh các tài liệu có chung một/một số dấu hiệu về nội dung và/hoặc hình thức Đối tượng chủ yếu được phản ánh trong thư mục là tài liệu nói chung, trong đó có tài liệu bậc 1 (được/ không được xuất bản), tài liệu bậc 2 [19, tr.49]
Hiện nay, TVĐHHN đã tạo lập 2 loại thư mục:
- Thư mục giới thiệu sách mới: biên soạn khoảng 4 thư mục/năm
Thư mục giới thiệu sách mới được tổ chức biên soạn thường xuyên khi có những đợt tài liệu mới nhập về Tài liệu sau khi được xử lý hoàn chỉnh sẽ được nhập vào CSDL Qua CSDL Phòng nghiệp vụ sẽ tổ chức thành những bản Thư mục giới thiệu sách mới Trong các bản Thư mục giới thiệu sách mới tài liệu sẽ được sắp xếp theo môn loại/lĩnh vực
Thư mục sách mới tại thư viện chỉ phản ánh tài liệu mới, mang tính thông báo, không có lời nói đầu, không có mục lục, không có bảng tra Tuy nhiên, nhờ có thư mục này mà tài liệu mới được bổ sung về thư viện được phổ biến đầy đủ, kịp thời tới NDT trong trường ĐHHN, giúp họ nhanh chóng tiếp cận được những tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học
Hiện tại, các thư mục này ngoài bản in còn được tải lên mạng internet giới thiệu trên trang web của Trường và trang web của Thư viện
- Thư mục tóm tắt luận án, luận văn: Đây là loại thư mục được sắp xếp theo chuyên Thư mục tóm tắt một cách có hệ thống các luận án, luận văn tại TVĐHHN Mỗi luận án, luận văn có tóm tắt được trình bày ngắn gọn, cô đọng, chính xác, giúp
Thư mục tóm tắt luận án, luận văn của TVĐHHN được xem là công cụ hữu ích giúp NDT trong việc tra cứu các luận văn au đại học tại Thư viện
Thư mục này được đông đảo các cán bộ, giảng viên, học, viên cao học và những sinh viên năm cuối của Trường quan tâm và sử dụng thường xuyên
Các chuyên ngành như: Quản trị kinh doanh – Du lịch, Quốc tế học, Công nghệ thông tin, Tài chính - Ngân hàng được Thư viện biên soạn và cập nhật 01 số/năm/chuyên ngành
Tuy nhiên, trong xu thế hợp tác liên kết và chia sẻ nguồn lực thông tin ngày nay, việc biên soạn các bản mục lục liên hợp, trao đổi thư mục giữa các thư viện trường đại học là rất cần thiết, đặc biệt là ở các thư viện có cùng chuyên ngành đào tạo Nhưng vấn đề hợp tác chia sẻ hiện vẫn chưa được TVĐHHN quan tâm một cách thích đáng, chưa có sự phối hợp với các thư viện khác để biên soạn các thư mục liên hợp
Sự xuất hiện CSDL đã làm biến đổi tận gốc rễ các hình thức lưu trữ và tìm kiếm thông tin Khả năng truy nhập thông tin qua các CSDL trở nên đa dạng và phong phú hơn nhiều lần so với qua các bộ máy tra cứu truyền thống ( hệ thống mục lục, bản thư mục, hộp phiếu dữ kiện…) Ngoài ra nhờ các loại CSDL khác nhau mà có thể thoả mãn được không chỉ nhu cầu tra cứu thông tin, mà còn cả nhu cầu về chính bản thân thông tin (CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn…)
CSDL là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính
Xét theo mục đích xây dựng và sử dụng, người ta còn đưa ra một khái niệm khác: CSDL là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau một cách có hiệu quả bằng cách tập trung hoá dữ liệu và giảm thiểu hoá các dữ liệu dư thừa Như vậy là, khác với các hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin truyền thống, ở đây, các dữ liệu được xác định một lần và lưu trữ tại một vị trí, song lại được tổ chức sao cho có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau
Xét theo tính chất phản ánh thông tin về đối tượng, CSDL bao gồm:
CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn
CSDL có nhiều ưu điểm trong việc tìm tin CSDL là một loại sản phẩm thông tin thư viện đặc biệt
Hiện nay, TVĐHHN đang xây dựng được các CSDL thư mục và CSDL điện tử, bao gồm:
- CSDL sách gồm các biểu ghi về các tài liệu dạng sách với 35.108 biểu ghi Đây là CSDL lớn nhất của Trung tâm
- CSDL toàn văn báo, tạp chí: 1043 Biểu ghi
- CSDL toàn văn luận án, luận văn: 218 Biểu ghi
- CSDL âm thanh: 1.702 Biểu ghi
- CSDL sách điện tử: 822 Biểu ghi
Hiện nay Thư viện có CSDL các tạp chí trực tuyến về một vài lĩnh vực như quản trị kinh doanh và du lịch: Development Policy Review, International Journal Of Finance & Economics, International Review of Finance…; công nghệ thông tin: Computer Fraud & Security, Computer Law
& Security Review, Computers & Security…; ngôn ngữ: ELT Journal, Langages, Langue Franỗaise, Le franỗais… rất được người dựng tin quan tõm và thường xuyên truy cập Thư viện có hướng dẫn cụ thể cho sinh viên trên Website và trên phòng máy để có thể truy nhập vào CSDL này
Ngày nay, Website đóng vai trò là kênh truyền thông và công cụ quảng bá hàng đầu cho hầu hết các lĩnh vực trong xã hội, nó mang lại những lợi thế không thể phủ nhận Hoạt động thông tin - thư viện cũng không nằm ngoài xu thế đó Vì vậy, Thư viện Trường Đại học Hà Nội coi việc xây dựng Website cho Trung tâm là một công việc quan trọng nhằm tạo hình ảnh riêng cho Trung tâm trên internet, tạo cơ hội tiếp xúc với các trung tâm thông tin - thư viện khác trong và ngoài nước, giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ thư viện, các nguồn lực thông tin một cách sinh động và mang tính tương tác cao Và từ đó, cơ hội phục vụ người dùng tin tốt hơn, đạt được sự hài lòng lớn hơn từ người dùng tin
Website của Thư viện được các cán bộ của Thư viện đầu tư xây dựng với nhiều nội dung phong phú và thường xuyên được cập nhật thông tin
Nhiều bài viết của các cán bộ thư viện trên Website thu hút được sự chú ý của đông đảo người dùng tin của Thư viện, đưa Thư viện gần gũi hơn với người dùng tin
Tổ chức kho, sắp xếp và bảo quản tài liệu
Tất cả các phòng phục vụ của Thư viện đều được tổ chức theo kho mở
Hình thức này cho phép NDT tự do vào kho chọn lựa tài liệu mà không mất thời gian viết phiếu yêu cầu và chờ đợi lấy tài liệu
Nhận thức được tầm quan trọng của việc tổ chức nguồn lực thông tin, Thư viện đã cố gắng bố trí các kho tài liệu một cách phù hợp với diện tích và yêu cầu hoạt động của mình
Thư viện đã tổ chức nguồn tin thành 4 kho (phòng) chính và phục vụ theo hình thức kho mở:
- Phòng tư liệu tiếng Việt
- Phòng tư liệu tiếng nước ngoài
- Phòng tư liệu chuyên ngành, giáo trình và Báo - Tạp chí
- Phòng tài liệu nghiên cứu khoa học Mỗi kho đều có hệ thống quạt thông gió, điều hòa, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, máy hút bụi, hệ thống giá, kệ, tủ sách được thiết kế riêng để phù hợp với các loại tài liệu có các kích cỡ khác nhau
Tuy nhiên về lâu dài, Thư viện phải tính đến việc mở rộng diện tích kho vì lượng tài liệu sẽ ngày một nhiều hơn
* Phương thức sắp xếp tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo các môn loại tri thức và sử dụng hệ thống phân loại Dewey (DDC) để phân loại tài liệu
- DDC chia tài liệu thành 10 môn loại (nhóm) chính, ký hiệu từ 000 -
999, trong mỗi môn loại tài liệu lại được phân thành các nhóm nhỏ chi tiết hơn
* Ký hiệu xếp giá: Ký hiệu xếp giá được dán trên gáy của tài liệu (hay còn gọi là nhãn tài liệu), được sử dụng để chỉ vị trí của tài liệu trên giá Các tài liệu có ngôn ngữ khác nhau thì ký hiệu xếp giá khác nhau
Các yếu tố của ký hiệu xếp giá bao gồm:
Ký hiệu kho (Kho tiếng Anh)
Chỉ số phân loại Dewey (Sách học tiếng Anh)
Ký hiệu tác giả hoặc tên tài liệu
Sự khác biệt của ký hiệu xếp giá với từng tài liệu ở các kho khác nhau giúp NDT tìm tài liệu của cùng một ngôn ngữ dễ dàng hơn và giúp cán bộ thư viện thuận tiện trong việc sắp xếp lại vị trí của tài liệu
* Nguyên tắc sắp xếp tài liệu
- Tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc thập phân theo trật tự tăng dần từ số nhỏ hơn đến số lớn hơn
- Nếu các tài liệu có cùng số phân loại thì chúng sẽ được xếp theo vần của 3 chữ cái trong ký hiệu xếp giá
Ví dụ về trật tự đúng:
Dùng để đánh dấu vị trí cuốn tư liệu đã được rút ra khỏi giá và giúp cho việc hoàn lại tư liệu đúng vị trí sắp xếp khi không có nhu cầu sử dụng
- Sách 1 dấu đỏ: Không được mượn về nhà
- Sách 2 dấu đỏ: Chỉ học viên cao học được mượn
Có thể nói, việc tổ chức kho mở và việc sắp xếp tài liệu theo môn loại khoa học của TVĐHHN đã giúp cho NDT dễ dàng tìm kiếm tài liệu ở cùng một chủ đề, cùng một lĩnh vực
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng, gìn giữ vốn tài liệu thư viện và góp phần tăng cường và nâng cao chất lượng nguồn lực thông tin Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bảo quản vốn tài liệu, Thư viện đã tiến hành nhiều biện pháp:
- Ngay từ khi khởi công xây dựng khu nhà thư viện mới (2003), Thư viện đã tính đến việc xây dựng hệ thống kho đúng quy cách, đặt các kệ giá nhiều kích cỡ phù hợp với nhiều loại tài liệu
- Những tài liệu quý hiếm được phục vụ NDT bằng những bản sao
- Tiến hành lắp đặt hệ thống camera quan sát tại các phòng và cổng từ tại nơi ra vào thư viện giúp cho việc quan sát và bảo vệ tài liệu tốt hơn
- Các phòng/kho đều có hệ thống máy điều hòa, máy hút bụi, hệ thống phòng cháy chữa cháy Thư viện cũng thường xuyên tiến hành quét dọn, tổ chức nhiều đợt phun thuốc chống mối mọt, diệt chuột
- Tiến hành thanh sát, kiểm kê tài liệu định kì và phục chế các tài liệu có dấu hiệu hư hỏng
- Kho tài liệu được chiếu sáng bằng ánh sáng tự nhiên và ánh sáng đèn một cách hợp lí
- Tổ chức tập huấn NDT và đề ra một số nội quy phòng đọc mà nếu NDT vi phạm sẽ bị xử lí (có các hình thức và mức phạt cụ thể)
Như vậy, về cơ bản, Thư viện đã thực hiện tốt công tác bảo quản.
Ứng dụng công nghệ thông tin
Từ năm 2002 trở về trước, Thư viện đã sử dụng phần mềm miễn phí của UNESCO là CDS/ISIS (Computer Documentation System/Integreter Set of Information System) Tuy nhiên, do phần mềm này có nhiều hạn chế nên đến cuối năm 2003, Thư viện đã chuyển sang sử dụng phần mềm Libol của Công ty công nghệ phần mềm Tinh Vân
Bên cạnh Libol, Thư viện còn ứng dụng phần mềm tự xây dựng DigiHanuLic trong phát triển bộ sưu tập số
Phần mềm Libol được phát triển từ năm 1997 và là một trong những phần mềm thư viện điện tử đầu tiên có mặt trên thị trường Việt Nam
Libol đã được triển khai thành công tại hơn 150 thư viện lớn nhỏ trên toàn quốc
TVĐHHN áp dụng Libol từ năm 2004 và hiện tại TV sử dụng phiên bản Libol 6.0
Hình 2.8: Giao diện phần mềm Libol
Tuy Libol có tất cả 9 phân hệ nhưng Thư viện mới chỉ áp dụng 8 phân hệ là: phân hệ Bổ sung, phân hệ Biên mục, phân hệ OPAC (tra cứu trực tuyến), phân hệ Quản trị hệ thống, phân hệ Mượn Trả, phân hệ Ấn phẩm định kì, phân hệ Bạn đọc, phân hệ Sưu tập số
Thư viện đã sử dụng các chức năng sau đây của phân hệ này:
+ Biên mục sơ lược các tài liệu mới nhập về từ nhiều nguồn khác nhau
+ In nhãn gáy tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác
+ Tạo khuôn dạng đăng kí cá biệt, in mã vạch cho từng chỉ số cá biệt theo lô
+ Kiểm kê tài liệu và bổ sung thêm mã xếp giá các tài liệu được đưa vào kho
+ Thống kê và bổ sung tài liệu tự động qua mạng Tuy nhiên việc bổ
Phân hệ Biên mục của Libol đã giúp cán bộ Thư viện trong việc biên mục mọi dạng tài nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế và trao đổi dữ liệu biên mục với các thư viện khác qua mạng Internet
Thông qua phân hệ này, Thư viện đã tiến hành biên mục gốc, biên mục sao chép và xuất bản các ấn phẩm thư mục
3 Phân hệ OPAC (tra cứu trực tuyến):
Phân hệ OPAC của Libol có chức năng tìm kiếm mạnh, đa dạng và hỗ trợ đa ngữ theo bảng mã và phông chữ unicode NDT có thể tra cứu đồng thời trên tổ hợp nhiều thuộc tính của ấn phẩm theo các mẫu dựng sẵn hoặc tự chọn với các toán tử logic kết hợp OPAC đã tạo môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa NDT với nhau, giữa NDT và thư viện và giữa NDT với các thư viện khác
Qua phân hệ này, Thư viện đã thực hiện tra cứu tìm tin trực tuyến, lưu thông trực tuyến, dịch vụ thông tin trực tuyến,
4 Phân hệ Quản trị hệ thống: Phân hệ này giúp cho cán bộ thư viện:
+ Tạo, cập nhật, quản lí dữ liệu về NDT + Kiểm tra mượn và trả sách
+ Thông báo tình trạng tài liệu, báo cáo thống kê + Tự động in thông báo đòi tài liệu, tính tiền phạt quá hạn + Hỗ trợ mượn liên thư viện
+ Hỗ trợ nhận dạng mã vạch + Hệ thống tự động kiểm tra
Phân hệ có chức năng:
+ Tự động hoá những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt Toàn bộ thao tác ghi nhận mượn/trả, nhận dạng đối tượng được máy tính xử lí qua nhận dạng mã NDT
+ Cung cấp các số liệu thống kê về tình hình mượn trả tài liệu phong phú và chi tiết
6 Phân hệ Ấn phẩm định kì: có chức năng theo dõi bổ sung, đóng tập và xếp giá, quản lí bổ sung ấn phẩm định kì
Phân hệ này giúp cán bộ thư viện biên mục tổng thể hoặc biên mục từng số chi tiết giúp việc khai thác thông tin tới ấn phẩm được tiến hành đến từng số, tránh biên mục lại
7 Phân hệ Bạn đọc: là công cụ giúp Thư viện quản lí cộng đồng NDT và tiến hành các hoạt động nghiệp vụ có liên quan như cấp thẻ, gia hạn, cắt hiệu lực thẻ
Các ứng dụng phân hệ quản lí bạn đọc tại Thư viện là:
+ Quản lí hồ sơ bạn đọc: các thông tin về bạn đọc được cập nhật vào CSDL để phục vụ cho việc tra cứu, thống kê và in thẻ
+ Khả năng xử lí lô: với khả năng xử lí lô, các nghiệp vụ như gia hạn thẻ, cắt hạn thẻ, xóa thẻ rất nhanh chóng, thuận lợi
+ Phân loại NDT theo nhóm: Tính năng này giúp Thư viện thống kê, điều tra nhu cầu sử dụng của NDT theo nhóm tuổi, khóa, ngày cấp thẻ, nhóm đối tượng NDT
8 Phân hệ Sưu tập số:
Phân hệ Sưu tập số cho phép thư viện có khả năng lưu giữ các file điện tử với số lượng lớn, cập nhật dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng, đảm bảo dữ liệu chính xác, phục vụ tra tìm và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả
Phân hệ sưu tập số còn có khả năng quản lý các tài khoản đặt mua tài liệu điện tử, cung cấp các tài liệu điện tử theo yêu cầu đặt mua của bạn đọc
Khả năng quản lý tài liệu điện tử trên cả hai loại hình: có thu phí và không thu phí
Như vậy, hầu hết các công đoạn trong quy trình lưu thông tài liệu tại Thư viện đã được tự động hóa nhờ ứng dụng phần mềm thư viện điện tử Libol Tuy nhiên trong thời gian tới, Thư viện cần nâng cấp phần mềm, bổ sung thêm các tính năng mới cho phù hợp với yêu cầu hiện đại hóa thư viện
2.5.2 Phần mềm DigiHanuLIC: Đây là phần mềm do các kĩ thuật viên của Thư viện tự xây dựng và phát triển
Hình 2.9: Giao diện phần mềm DigiHanuLic
Theo đánh giá sơ bộ của cán bộ thư viện, DigiHanuLic cung cấp các tính năng tương tự phần mềm Greenstone nhưng với giao diện thân thiện và dễ sử dụng hơn, chiếm ít dung lượng bộ nhớ hơn Tuy nhiên, hiện nay phần mềm này chưa được xây dựng hoàn thiện, đặc biệt trong việc phân quyền, hỗ trợ biên mục theo các chuẩn, hỗ trợ các giao thức truyền thông qua Internet,…
Đánh giá hiệu quả hoạt động thông tin - thư viện tại Trường Đại học Hà Nội
- Nguồn lực thông tin đã phát triển có định hướng, đáp ứng một phần nhu cầu đổi mới phương pháp dạy và học của Nhà trường:
+ Thư viện đã xây dựng được nguồn lực thông tin tương đối dồi dào với nội dung khá tổng hợp, chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực ngôn ngữ, văn hóa, kinh tế, giáo dục, là những lĩnh vực phù hợp với hướng đào tạo của Nhà trường trong giai đoạn hiện nay
+ Thư viện đã liên kết với các thư viện ở các Khoa Đây được xem như là những thư viện con (thư viện nhánh) phục vụ nhu cầu tại chỗ của cán bộ, sinh viên, học viên
Như vậy, nguồn lực thông tin của TVĐHHN phát triển có định hướng dựa trên nhu cầu của các ngành đào tạo trong Nhà trường và theo đúng tinh thần của Quyết định số 10/2007/QĐ- BVHTT ngày 04 tháng 05 năm 2007 về việc quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020
Với sự phát triển như vậy, nguồn lực thông tin của Thư viện đã đáp ứng một phần nhu cầu của NDT
- Công tác xử lí tài liệu:
+ Thư viện đã chú trọng nghiên cứu, lựa chọn và áp dụng đồng bộ các chuẩn hiện đại phù hợp trong công tác xử lí tài liệu như : AACR2, DDC, MARC21 Đây là điều kiện thuận lợi phục vụ liên thông giữa các thư viện trong hệ thống các thư viện trường đại học Đối với các chuẩn được lựa chọn:
Việc lựa chọn các chuẩn áp dụng trong xử lí thông tin tại TVĐHHN là phù hợp với thực tiễn, đã triển khai khá tốt các chuẩn được lựa chọn áp dụng trong xử lí thông tin
Tuy nhiên, bên cạnh đó cần có những giải pháp khắc phục những vấn đề đang còn tồn tại nhằm nâng cao chất lượng áp dụng các chuẩn đã được lựa chọn hướng tới chuẩn hoá hoạt động đáp ứng tốt yêu cầu hội nhập và phát triển
TVĐHHN đã trang bị một số tài liệu hướng dẫn hiện có tại Việt Nam, ngoài ra cũng đã tự biên soạn một số tài liệu hướng dẫn sử dụng trong nội bộ
Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy ở Việt Nam các tài liệu hướng dẫn sử dụng các chuẩn này còn thiếu đặc biệt là LCSH (gần như không có) Cán bộ làm công tác xử lý thông tin gặp khó khăn trong việc sử dụng LCSH đối với biên mục sao chép khi mà các đề mục, chủ đề đã có gợi ý Riêng đối với Bộ từ khoá của TVQG Việt Nam, TVĐHHN không có tài liệu hướng dẫn ngoài hướng dẫn đã có trong Bộ từ khoá nhưng cán bộ TVĐHHN cũng không có nhu cầu sử dụng tài liệu hướng dẫn khác Đối với các qui trình áp dụng các chuẩn do TVĐHHN xây dựng:
Các qui trình được xây dựng trên thực tiễn tác nghiệp của cán bộ xử lí thông tin thời kỳ đầu nhằm thống nhất thực hiện cho các cán bộ sau này, tuy nhiên:
Biên mục sao chép: khi sao chép hoặc download biểu ghi về có những trường thông tin rất hữu ích nhưng nếu xoá bỏ cho phù hợp với mẫu biểu ghi của TVĐHHN là rất lãng phí, mặt khác có những biểu ghi sao chép về rất ít thông tin, khi chuẩn hoá lại gần như biên mục mới hoàn toàn
Biên mục gốc: nên chi tiết qui trình khi thiết lập ngôn ngữ từ khoá thành 2 loại : từ khoá có kiểm soát và từ khoá tự do (Với từ khoá tự do cần chuẩn hoá và đưa vào bộ từ khoá như là một từ khóa có kiểm soát để cán bộ biết sử dụng cho lần sau)
Qui trình xử lí thông tin được TVĐHHN xây dựng có tính khả thi và phù hợp khá cao
- Tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện:
+ Thư viện đã tạo ra một số sản phẩm thông tin - thư viện thiết thực phục vụ nhu cầu NDT như: thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên ngành, bản tin luyện dịch, các CSDL - trong đó, đặc biệt quan tâm xây dựng các CSDL toàn văn - một hướng mới trong việc đa dạng hóa các loại hình sản phẩm thông tin góp phần đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu tại Trường ĐHHN
Thay thế mục lục phiếu bằng mục lục truy cập trực tuyến OPAC là một bước chuyển phù hợp, giúp cho NDT có thể truy cập từ xa nhanh chóng, thuận lợi
+ Các dịch vụ thông tin - thư viện triển khai tại Thư viện Đại học Hà Nội tương đối phong phú, nhiều dịch vụ mang tính đặc thù góp phần quan trọng vào việc khai thác nguồn lực thông tin của Thư viện một cách tối ưu, hiệu quả
Ngoài việc Thư viện đã triển khai một số dịch vụ cơ bản mà bất cứ thư viện nào cũng có như: dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn về nhà, dịch vụ hỏi đáp, dịch vụ in ấn,… Thư viện cũng bước đầu phát triển một số loại hình dịch vụ mới như dịch vụ dịch tài liệu, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc, dịch vụ đa phương tiện,…hướng tới đáp ứng tối đa nhu cầu của NDT
- Công tác tổ chức kho, sắp xếp và bảo quản tài liệu bảo đảm đúng quy định của ngành thông tin thư viện:
+ Thư viện đã có sự tính toán kĩ lưỡng trong việc tổ chức kho và trên thực tế việc tổ chức kho tại TVĐHHN là tương đối hợp lí
CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN - THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 82
Phát triển nguồn lực thông tin
3.1.1 Xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý
Phát triển nguồn lực thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng đối với một cơ quan thông tin - thư viện, không những góp phần xây dựng một cơ quan có tiềm lực thông tin mạnh, phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng tin, mà còn góp phần vào quá trình xã hội hoá công tác thông tin - thư viện
Chính sách bổ sung là một tài liệu thành văn, một công bố chính thức được ban hành bởi lãnh đạo của một thư viện hay cơ quan thông tin quy định các phương hướng cũng như cách thức xây dựng vốn tài liệu của cơ quan
Chính sách bổ sung là kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng vốn tài liệu, nó đưa ra những chỉ dẫn cần thiết cho việc thực hiện công tác bổ sung, cũng là công cụ giao lưu, phối hợp trong một hệ thống cơ quan thông tin thư viện, làm cho việc phối hợp giữa các cơ quan này trở nên dễ dàng hơn
Nội dung của chính sách bổ sung đề cập đến những vấn đề chủ yếu sau:
- Chính sách bổ sung giới thiệu, giải trình với cơ quan pháp lý và cộng đồng người sử dụng về sứ mệnh, chức năng, nhiệm vụ của thư viện, mục tiêu và vai trò của vốn tài liệu
- Xác định những nhu cầu trước mắt và lâu dài của người đọc, người dùng tin và đưa ra những ưu tiên trong việc phân bổ kinh phí để đáp ứng nhu cầu của họ
- Thiết lập những tiêu chuẩn chất lượng cho việc lụa chọn và thanh lọc tài liệu
Chính sách bổ sung tài liệu có vai trò to lớn trong phát triển và khai thác triệt để nguồn lực thông tin:
- Thông báo cho bạn đọc, người dùng tin, các cơ quan quản lý, các cơ quan thông tin thư viện khác trong địa bàn về phạm vi và bản chất của công tác bổ sung của cơ quan mình, làm cho sự hợp tác phát triển tài liệu giữa các tổ chức khác nhau trong một vùng hay một khu vực trở nên dễ dàng
- Làm giảm tính chủ quan cá nhân khi lựa chọn tài liệu
- Bảo đảm tính liên tục, nhất quán của bộ sưu tập khi cán bộ bổ sung và ban quản lý thay đổi
- Chính sách bổ sung là một công cụ để công chúng hay cơ quan quản lý cấp trên đánh giá công việc của cơ quan thông tin thư viện, là cơ sở để cơ quan quản lý cấp trên xem xét trong quá trình phân bổ ngân sách cho các cơ quan thông tin thư viện
Tại Thư viện, chính sách bổ sung phải bao quát được những vấn đề:
- Khái quát được chức năng, nhiệm vụ, định hướng phát triển của Thư viện, nêu lên bản chất và phạm vi của tài liệu mà Thư viện có ý định xây dựng
- Đưa ra hướng bổ sung ưu tiên cũng như mức độ bổ sung cho từng chủ đề, từng chuyên ngành cụ thể
- Đưa ra các tiêu chuẩn lựa chọn cho các loại hình tài liệu cụ thể, tiêu chí thanh lọc và loại bỏ khỏi kho những tài liệu không còn phù hợp nữa
- Đảm bảo tính nhất quán cao và tính liên tục trong các giai đoạn phát triển vốn tài liệu kể cả trong trường hợp có biến động hay thay đổi về nhân sự
- Đảm bảo sự cân đối, hài hoà giữa các loại hình tài liệu như sách, chuyên khảo, ấn phẩm định kỳ, tài liệu không công bố, tài liệu điện tử và giúp cho việc quản lý ngân sách một cách có hiệu quả
Trong giai đoạn hiện nay, mặc dù các nguồn tài liệu điện tử, tài liệu hiện đại đã bộc lộ những ưu thế mạnh mẽ trong hoạt động thông tin, nhưng các tài liệu truyền thống ( tài liệu in ấn) vẫn là nguồn thông tin chủ đạo đối với sinh viên và cán bộ giảng dạy trong các trường đại học Vì vậy, Thư viện cần tập trung phần lớn kinh phí để bổ sung tài liệu truyền thống Thư viện cần cân bằng giữa nguồn tài liệu truyền thống và các dịch vụ mới trên nền công nghệ thông tin, làm phong phú nguồn lực thông tin của Thư viện
Mặt khác, Thư viện cần phải điều chỉnh diện bổ sung cho phù hợp
Diện bổ sung còn gọi là kế hoạch, đề tài bổ sung đây là một văn bản quan trọng chi phối toàn bộ quá trình bổ sung những tài liệu phù hợp với mục đích, chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của mỗi thư viện Đó là mô hình cấu trúc vốn tài liệu theo những hệ đề tài loại hình tài liệu và số bản
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ và nhu cầu tin thực tế của người dùng tin tại Thư viện để điều chỉnh diện bổ sung tài liệu cho phù hợp
Thư viện đang tiến tới mô hình thư viện điện tử, thư viện số Cách thức bổ sung tài liệu là mua tài liệu dạng giấy kèm theo tài liệu điện tử, mua trọn vẹn một tài liệu điện tử, thuê quyền khai thác thông tin trên mạng trong một thời gian nhất định tương ứng với một mức độ chi phí phù hợp
Thư viện cần phải kế hoạch hoá bổ sung vốn tài liệu Bao gồm những công việc sau:
Chuẩn hoá công tác xử lý thông tin
Việc định chủ đề tài liệu tại TVĐHHN chỉ được tiến hành trong biên mục sao chép đối với những biểu ghi đã có sẵn ĐMCĐ gợi ý của cơ quan biên mục gốc Phần lớn các biểu ghi trong CSDL chưa có ĐMCĐ gây hạn chế tạo mục lục chủ đề trực tuyến, TVĐHHN cần tiến hành định chủ đề cho các tài liệu nhập mới sau này và hồi cố Với LCSH, TVĐHHN chỉ có thể tiến hành định chủ đề bằng tiếng Anh trong khi chỉ có một số cán bộ có khả năng sử dụng LCSH Mặt khác, bên cạnh các ĐMCĐ bằng tiếng Anh cũng cần có những ĐMCĐ bằng tiếng Việt để tạo điểm truy cập bằng ngôn ngữ mẹ đẻ cho đa số người dùng tin của TVĐHHN Tuy nhiên, hiện nay tại Việt Nam chưa có bảng ĐMCĐ tiếng Việt nào nên rất khó khăn cho các thư viện Việt Nam nói chung và TVĐHHN nói riêng Vì vậy, TVĐHHN cần tự xây dựng file ĐMCĐ tiếng Việt dùng riêng Việc xây dựng có thể được tiến hành ở mức độ đơn giản theo các bước sau:
+ Trên cơ sở danh mục từ khoá đã được kiểm soát trong CSDL, cán bộ xử lí thông tin tiến hành qui trình định chủ đề tài liệu bằng việc xác định từ khoá chính, từ khoá phụ và thiết lập ĐMCĐ theo đúng nguyên tắc thiết lập
+ Sao chép toàn bộ ĐMCĐ đã được thiết lập trong CSDL và xây dựng thành file danh mục ĐMCĐ trong Excel
+ Sắp xếp theo trật tự chữ cái các ĐMCĐ và loại trừ các ĐMCĐ trùng sẽ được một file danh mục ĐMCĐ
+ Tổ chức đề mục theo cấu trúc khung ĐMCĐ với các chủ đề chính và các phương diện nghiên cứu
Như vậy, với file ĐMCĐ tiếng Việt tự xây dựng để dùng riêng, TVĐHHN có thể sử dụng trong công tác định chủ đề sau này
3.2.1.2 Bổ sung thuật ngữ cho Bộ từ khoá của TVQGVN
Nghiên cứu cho thấy chất lượng công tác định từ khoá tài liệu của TVĐHHN với Bộ từ khoá của TVQG chưa cao do lượng thuật ngữ của Bộ từ khoá chưa đáp ứng Do vậy, có khá nhiều các từ khoá trong CSDL không được kiểm soát dẫn tới hiện tượng nhiễu tin khi tiến hành tìm tin Vì vậy,
TVĐHHN cần hiệu đính nhằm chuẩn hoá lại toàn bộ những từ khoá chưa được kiểm soát trong biểu ghi, đồng thời thêm thuật ngữ vào Bộ từ khoá của TVQG để sử dụng lại Với hơn 36000 biểu ghi, công việc hiệu đính sẽ chiếm khá nhiều thời gian của cán bộ do phải rà soát lại toàn bộ từ khoá trong CSDL Tuy nhiên đây là công việc cần thiết nhằm chuẩn hoá chuyên môn và hoàn thiện công cụ xử lí thông tin Do vậy, ngoài những từ khoá đã được quy ước trong Bộ từ khoá của TVQGVN, trước khi tiến hành hiệu đính, TVĐHHN cần nắm vững và tuân thủ đúng các qui định của TVQGVN giúp cho việc bổ sung từ khoá không bị tản mạn:
+ Qui định về xử lí nội dung và cấu trúc của từ khoá: đối với tên riêng, đối với tên vua, các từ đồng nghĩa khác âm, từ đồng âm khác nghĩa, địa danh, các từ gạch nối,
+ Qui định về chính tả: về dấu thanh, các từ gốc tiếng Việt, tên riêng Việt Nam, các từ gốc tiếng nước ngoài,…
+ Qui định từ khoá tên các cơ quan tổ chức quốc tế
+ Qui định xử lý từ khoá đối với tác phẩm văn học, lịch sử Việt Nam và thế giới
Sau khi đã thống nhất lại, việc hiệu đính sẽ được phân công cho một nhóm cán bộ có năng lực xử lý từ khoá tốt tiến hành hiệu đính Mỗi cán bộ phụ trách một, một số kho tư liệu trong CSDL tránh xử lý trùng lặp và khắc phục hạn chế của tính chủ quan biên mục, đảm bảo tính hệ thống của thuật ngữ bổ sung
Mỗi cán bộ hiệu đính sẽ nhập các thuật ngữ dự kiến bổ sung cho Bộ từ khoá vào một file Excel trong máy tính Khi đó, mỗi cán bộ sẽ tạo được một danh mục thuật ngữ bổ sung
Sau khi đã hiệu đính xong, trộn các danh mục thuật ngữ bổ sung, loại bỏ các thuật ngữ trùng chúng ta sẽ có một danh mục các thuật ngữ đã bổ sung trong CSDL và dự kiến bổ sung vào Bộ từ khoá Do tính chủ quan của người xử lý từ khoá nên chắc chắn có những thuật ngữ chưa thực sự được kiểm soát từ vựng Khi đó, nhóm công tác tiến hành thống nhất lại thuật ngữ và đưa ra một danh mục thuật ngữ chuẩn thống nhất bổ sung cho Bộ từ khoá dùng cho TVĐHHN Những thuật ngữ không được sử dụng sẽ được sử dụng theo tham chiếu
3.2.2 Nghiên cứu áp dụng các chuẩn mới 3.2.2.1 Nghiên cứu khả năng áp dụng Fast
Fast (Faceted Application of Subject Terminology) tạm dịch là bảng thuật ngữ chủ đề theo lĩnh vực được xây dựng bởi OCLC, là một danh mục từ vựng có kiểm soát dựa trên cơ sở các thuật ngữ có trong OCLC nhưng được sắp xếp lại theo một trật tự ngắn gọn, dễ hiểu hơn nhằm đơn giản hoá và điện tử hoá công tác định chủ đề Fast dùng phương pháp hậu kết hợp để tách chuỗi đề mục LCSH ra các đề mục nhỏ hơn theo từng lĩnh vực như đề tài, thời gian, vùng địa lý và thể loại Fast có ưu điểm:
+ Vẫn duy trì sự phong phú của từ vựng trong LCSH nhưng cách ứng dụng đơn giản hơn
+ Tương thích với LCSH và có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa 2 hệ thống
+ Thích hợp với nhiều loại công cụ tra cứu
+ Thuận tiện cho việc quản lí và tra cứu danh mục đề mục trên máy tính
+ Giúp công tác định chủ đề tiết kiệm và hiệu quả hơn
+ Dễ dàng sử dụng và giúp định chủ đề cho tài liệu điện tử
Fast sắp xếp đề mục vào các lĩnh vực khác nhau như đề tài, vùng địa lý, thời gian, tên cá nhân, tên tổ chức và thể loại Ngoại trừ lĩnh vực thời gian, các lĩnh vực còn lại đều nằm trong hệ thống kiểm soát đề mục chuẩn của Fast
Fast có tính phân cấp như LCSH nhưng khác nhau ở chỗ là trong Fast, đề mục phụ phải cùng thể loại với đề mục chính, nghĩa là đề mục phụ của đề tài là một đề tài, của khu vực địa lí là một khu vực địa lí, không có cả đề tài và địa lí trong cùng một đề mục Việc phân chia như vậy giúp giảm số lượng đề mục và chuỗi đề mục cho phép dụng đề mục độc lập hơn và có tính ổn định hơn, việc sử dụng hệ thống đề mục cũng đơn giản và dễ dàng hơn
Fast được sử dụng trực tuyến trên địa chỉ : http://fast.oclc.org/ Chọn Fast Forms để tìm về thể loại và chọn Fast Authority File để tìm đề mục về các lĩnh vực khác Phương pháp tra cứu Fast cũng rất đơn giản, có thể tìm bằng keywords in Headings hoặc tìm Advanced
Fast là khung kế thừa của LCSH và không mâu thuẫn với LCSH
TVĐHHN chỉ có rất ít cán bộ có thể sử dụng được LCSH, để tiến hành định chủ đề với LCSH đòi hỏi phải qua đào tạo với một danh mục đề mục đồ sộ
Khi đó Fast trở thành giải pháp sử dụng LCSH theo phương thức đơn giản trong môi trường điện tử
3.2.2.2 Áp dụng chuẩn Dublincore trong xử lí tài liệu số
Xây dựng và phục vụ nguồn tài nguyên số đang là xu hướng tất yếu của các thư viện Việt Nam hiện nay Không đứng ngoài xu thế đó, để tiến tới một thư viện hiện đại, TVĐHHN cần thiết phải định hướng xây dựng và tổ chức phục vụ nguồn tài nguyên số bên cạnh nguồn tài liệu truyền thống hiện có
Thực tiễn TVĐHHN đã xây dựng được một số bộ sưu tập, tuy nhiên do chưa có phần mềm nên chưa thể tổ chức phục vụ người dùng tin Bên cạnh việc cần chuẩn bị các điều kiện quản trị tài nguyên số cần phải lựa chọn chuẩn cho việc xử lý các tài liệu số Sau khi tìm hiểu một số chuẩn cho tài liệu số, xét thấy bên cạnh các chuẩn đang được sử dụng, TVĐHHN nên sử dụng Dublincore đối với tài liệu số Hiện nay, các phần mềm thường tích hợp các chuẩn khổ mẫu để tạo điều kiện thuận lợi trong xử lí thông tin và trong chia sẻ nguồn lực thông tin Vì vậy nên chọn các phần mềm có tích hợp chuẩn Dublincore
Bảo quản tài liệu
Tăng cường áp dụng công nghệ mới trong công việc gìn giữ và bảo quản tài liệu, lưu trữ tài liệu trên các vật mang tin hiện đại bởi vì, một trong những nhiệm vụ quan trọng trong chiến lược phát triển của Thư viện Đại học
Hà Nội là xây dựng một mô hình thư viện hiện đại – thư viện điện tử, mà một trong những điều kiện không thể thiếu để chuyển đổi mô hình thư viện truyền thống sang mô hình thư viện hiện đại là việc xây dựng và tạo lập nguồn thông tin điện tử bao gồm những tài liệu và nguồn thông tin được số hoá, được lưu trữ trên các thiết bị như: đĩa từ, CD – ROM…Đặc biệt là việc số hoá những tài liệu quý hiếm, tài liệu ít bản, tài liệu chất xám mang giá trị khoa học cao và có nhu cầu sử dụng lớn Điều này sẽ mang lại những ý nghĩa rất quan trọng và hữu ích đối với việc học tập, nghiên cứu, nâng cao trình độ cho cán bộ, giảng viên, sinh viên… trong trường
Đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
Nhu cầu về sản phẩm thông tin - thư viện là luôn luôn thay đổi Nó tương ứng và phù hợp với sự phát triển các nguồn thông tin cũng như nhu cầu nhận thức của con người Do vậy, đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ là xu hướng có tính lâu bền đối với cơ quan thông tin – thư viện nhằm không ngừng nâng cao khả năng thoả mãn nhu cầu của người dùng tin
Bên cạnh việc tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng các SP&DV TTTV hiện có, TVĐHHN cần hướng tới việc phát triển những SP&DV TTTV mới
* Hoàn thiện và nâng cao chất lượng các SP&DV TTTV hiện có
- Nâng cao chất lượng các sản phẩm TTTV hiện có Bao gồm : Thư mục, cơ sở dữ liệu, website
Cụ thể : Nhanh chóng hoàn thiện việc xây dựng các CSDL toàn văn, đặc biệt là CSDL toàn văn về luận văn/luận án và CSDL toàn văn các đề tài nghiên cứu khoa học để phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập của nhiều nhóm NDT Thư viện cần chú ý tới việc tạo một thói quen mới đối với NDT trong việc khai thác và sử dụng sản phẩm thông tin dạng mới
Trang chủ của thư viện cần tiếp tục được nâng cấp, cải tiến với nội dung phong phú hơn, hình thức bắt mắt hơn và được quảng bá đến NDT rộng rãi hơn nữa Những thông tin mà NDT quan tâm thì Thư viện phải chú ý để đăng tải trên website thư viện, ví dụ như thông tin về khóa luận/luận văn/luận án sắp bảo vệ hoặc mới bảo vệ,
Các thông tin được cung cấp trên website của Thư viện cần được đa dạng hơn nữa để thu hút lượng người dùng tin truy cập và tìm kiếm thông tin, các thông tin cần được cập nhật hơn, nội dung phong phú hơn để người dùng tin có thể tìm kiếm được các thông tin họ cần, giúp họ sử dụng thư viện một cách hiệu quả nhất
- Nâng cao chất lượng các dịch vụ TTTV hiện có Dịch vụ mượn/trả tài liệu, dịch vụ phục vụ tài liệu nghe nhìn và tài liệu điện tử Các phòng đa phương tiện với các trang thiết bị hiện đại gồm nhiều máy thu hình, đầu video, máy tính có đầu đọc CD – ROM, máy vi phim, vi phiếu cung cấp cho độc giả một lượng tài liệu nghe nhìn phong phú, cập nhật giúp bạn đọc làm quen với hình thức phục vụ tài liệu mới: hình thức phục vụ tài liệu nghe nhìn
* Phát triển những SP&DV TTTV mới
- Sản phẩm thông tin - thư viện : + Xây dựng CSDL học liệu điện tử phục vụ E-learning:
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ viễn thông, nhiều hình thức đào tạo mới xuất hiện Các công nghệ mới đã cho phép xây dựng các lớp học ảo theo phương thức E-learning, hoạt động 24/24 giờ, người học có thể theo học ở bất kỳ đâu, vào bất kỳ thời gian nào
E-learning chính là sự phân phát các nội dung học sử dụng các công cụ điện tử hiện đại như máy tính, mạng vệ tinh, mạng internet, intranet, băng video, thông qua một máy tính hay tivi Người dạy và học có thể giao tiếp với nhau qua mạng dưới hình thức như: email (thư điện tử), chat (thảo luận trực tuyến), forum (diễn đàn), hội thảo video
Thời gian gần đây, E-learning được xem như một phương thức dạy học mới, bổ sung và hỗ trợ cho các phương thức đào tạo truyền thống, tạo thêm cơ hội cho đông đảo tầng lớp xã hội và đặc biệt góp phần hiện đại hoá, nâng cao chất lượng giảng dạy Để phục vụ cho lớp học này, thư viện phải xây dựng những CSDL số hoá, các học liệu điện tử đa phương tiện
+ Biên soạn tạp chí tóm tắt Hiện nay, trong các loại SP TTTV, tạp chí tóm tắt là loại sản phẩm có giá trị thông tin cao, là công cụ hữu ích để tìm các thông tin hồi cố và hiện tại, hạn chế bớt tình trạng nhiễu thông tin trong quá trình tìm tin
Một bài tạp chí tóm tắt phải đảm bảo những tính chất sau:
- Mức độ bao quát nguồn tin, tính chất này đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ tới NDT
- Mức độ cập nhật thông tin
- Tính chính xác của thông tin
- Khả năng truy nhập tới thông tin trong tạp chí tóm tắt Tạp chí tóm tắt có thể xuất bản ở nhiều dạng thức: ấn phẩm định kỳ, CSDL online, CSDL lưu trữ trên CD-ROM Đối tượng sử dụng tạp chí tóm tắt gồm: cán bộ, giảng viên, nghiên cứu viên, học viên, sinh viên
Với những ưu điểm và tính chất như trên, việc tổ chức và biên soạn tạp chí tóm tắt tại TVĐHHN phục vụ nhu cầu tin của NDT trong thời điểm hiện tại là cần thiết Để triển khai công việc này, thư viện cần phải có một đội ngũ cán bộ nghiệp vụ giỏi chuyên môn, nắm vững các chuyên ngành đào tạo của nhà trường để khi tiến hành biên soạn họ có thể xác định rõ được diện đề tài của tạp chí, xây dựng được hệ thống các điểm truy nhập tới thông tin trong tạp chí
Thư viện cũng cần có kế hoạch cụ thể xác định chu kỳ xuất bản cho tạp chí để đảm bảo tính cập nhật của thông tin
Quảng bá, giới thiệu sản phẩm mới này tới NDT
- Dịch vụ thông tin – thư viện : + Tổ chức dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề Mục đích của dịch vụ này là giúp NDT (cá nhân hoặc tập thể) nắm bắt nhanh chóng, đầy đủ và toàn diện thông tin thư mục mới nhất hoặc những thành tựu mới trong các lĩnh vực khoa học; giúp NDT rút ngắn thời gian tra tìm thông tin để thực hiện mục đích nghiên cứu, giảng dạy của mình Đối tượng sử dụng dịch vụ này thường là các nhà nghiên cứu, giảng viên, nghiên cứu sinh và học viên cao học
Các sản phẩm được cung cấp qua dịch vụ này có thể là: Thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề (có tóm tắt, chú giải qua ngôn ngữ gốc của tài liệu - nếu là tài liệu tiếng nước ngoài), bản sao một phần hoặc toàn bộ tài liệu gốc Để có thể tiến hành dịch vụ này cần phải có đội ngũ cán bộ giỏi về nghiệp vụ, hiểu biết sâu về các chuyên ngành khoa học đào tạo của nhà trường, có khả năng đưa ra được danh mục chuyên đề phù hợp với hướng nghiên cứu của NDT trong trường
+ Dịch vụ dịch thuật tài liệu ĐHHN là trường đại học có nhiều chuyên ngành đào tạo sử dụng ngôn ngữ nước ngoài Hàng năm TVĐHHN được bổ sung một khối lượng lớn tài liệu ngoại văn về các chuyên ngành được đào tạo trong trường Số lượng NDT có nhu cầu sử dụng loại tài liệu này ngày càng gia tăng Đa số cán bộ nghiên cứu và giảng dạy của nhà trường có thể sử dụng thành thạo các kỹ năng (nghe, nói, đọc, viết) của một đến hai ngoại ngữ
Các giải pháp hỗ trợ
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động TTTV
Do đó, để nâng cao hiệu quả đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, thư viện cần có định hướng khi cung cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị, tránh tình trạng trang thiết bị vừa được cung cấp đã lỗi thời hoặc không sử dụng được gây lãng phí cho thư viện
Thường xuyên bảo dưỡng hệ thống máy tính trong thư viện, khắc phục kịp thời những sự cố Xây dựng đường truyền internet tốc độ cao, tạo điều kiện cho cán bộ thông tin - thư viện và NDT trong trường có thể thể tra cứu thông tin trực tuyến
Cho đến nay, TVĐHHN đã xây dựng được một số bộ sưu tập tài liệu số, tuy nhiên do chưa có phần mềm quản lí nên chưa thể tổ chức phục vụ bạn đọc Vì vậy, TVĐHHN cần tính đến giải pháp mua một phần mềm chuyên dụng với các tính năng đáp ứng tốt việc tổ chức quản lí và phục vụ nguồn tài nguyên số hoá và phù hợp chuẩn
TVĐHHN đã nâng cấp Libol 5.5 lên Libol 6.0 Mặc dù, trong phần mềm có phân hệ Sưu tập số, tuy nhiên, phần hệ này vẫn chưa đáp ứng tốt công tác quản lý nguồn tài liệu số Do đó, trong thời gian tới, TVĐHHN cần được trang bị một phần mềm quản trị tài liệu số chuyên dụng
3.5.2 Đào tạo người dùng tin
NDT là một trong bốn những yếu tố cấu thành nên thư viện NDT vừa là đối tượng phục vụ của thư viện đồng thời chính họ là người tạo ra thông tin mới Do vậy, hướng dẫn và đào tạo NDT là việc làm quan trọng và cần thiết đối với tất cả các cơ quan thông tin - thư viện
Mặc dù công tác đào tạo NDT tại TVĐHHN trong thời gian qua đã được đánh giá khá tốt, hàng năm vào đầu kỳ học TV đã khai giảng rất nhiều lớp học đào tạo NDT, tuy nhiên, thư viện cần tiếp tục triển khai các lớp hướng dẫn, đào tạo NDT để cung cấp cho họ những hiểu biết chung nhất về các hoạt động trong thư viện và cách thức khai thác và sử dụng các SP&DV TTTV trong TV trung tâm và tại TV thuộc Khoa
3.5.3 Xây dựng kế hoạch marketing hoạt động thông tin - thƣ viện
Trong hoạt động TTTV, khái niệm marketing không còn xa lạ, marketing được xem như là công cụ để nâng cao chất lượng của hoạt động TTTV Tuy nhiên, để thực hiện việc marketing hiệu quả thì không phải cơ quan TTTV nào cũng đạt được kết quả như mong muốn
Marketing hoạt động TTTV là hết sức nhạy cảm vì thư viện vốn được xem là tổ chức phi lợi nhuận Tuy nhiên, xét góc độ mở rộng phạm vi, tầm ảnh hưởng của thư viện trong cộng đồng NDT khoa học, hướng đến đóng góp củng cố nhãn hiệu từng trường thì không thể thiếu hoạt động markerting
Từ điển Giải nghĩa Thư viện học và Tin học Anh - Việt (ALA - 1996) đã đưa ra: “Marketing - Tiếp thị: Một nhóm hoạt động có mục đích dùng để cổ vũ cho sự trao đổi một cách xây dựng và đáp ứng giữa nhà cung cấp dịch vụ thư viện và truyền thông với người đang sử dụng hay sẽ có thể là người sử dụng những dịch vụ này Những hoạt động này quan tâm đến sản phẩm, giá cả, phương pháp giao hàng, và phương pháp quảng bá sản phẩm.” [7, tr.85]
Một trong những nhiệm vụ của marketing trong hoạt động TTTV là nghiên cứu về sự vận động, thay đổi nhu cầu thông tin cũng như sự phân bố, phát triển lượng NDT Đây là yếu tố quan trọng nhất trong việc xây dựng chiến lược phát triển của mỗi cơ quan TTTV Bên cạnh đó, marketing cũng quan tâm giải quyết các vấn đề: sử dụng tối ưu các nguồn lực hiện có của mỗi cơ quan TTTV; tìm kiếm tạo lập và thu hút các nguồn lực bên ngoài; hỗ trợ, khuyến khích NDT khai thác và sử dụng các SP&DV TTTV; và cải thiện hình ảnh của hệ thống TTTV Vậy làm thế nào để có thể thu hút được người đang sử dụng cũng như những người sẽ là người sử dụng sản phẩm và dịch vụ của cơ quan thông tin - thư viện? Để làm điều này, TVĐHHN cần phải làm tốt các hoạt động sau:
1 Tìm hiểu NCT của NDT
2 Phân loại và xác định đối tượng người dùng
3 Nhận biết tiềm lực của TV mình trong cạnh tranh
4 Xác định được các sản phẩm và dịch vụ mà người dùng sử dụng
5 Phát triển có hiệu quả các phương thức hoạt động giúp cho NDT thuận tiện trong việc tìm kiếm tài liệu
6 Quảng bá hình ảnh thư viện (thông qua việc phát huy tính năng của các kênh thông tin: Website của thư viện, Website của trường Đại học Hà Nội…)
Mục đích của marketing, xét từ quyền lợi của NDT - là làm sao NDT càng biết nhiều, hiểu rõ về sự phân bố các nguồn lực/hệ thống thông tin, hiểu biết các khả năng và điều kiện, các tiện ích trong thư viện, khẳng định thương hiệu của thư viện và góp phần củng cố niềm tin của người học đối với thư viện.