GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN DÒNG CHẢY HÀNG HÓA TẠI KHO CỦA CÔNG TY TNHH FRAMAS VIỆT NAM

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT TP HỒ CHÍ MINH KHOA ĐÀO TẠO CHẤT LƯỢNG CAO KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Đề tài: GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN DỊNG CHẢY HÀNG HĨA TẠI KHO CỦA CÔNG TY TNHH FRAMAS VIỆT NAM GVHD: TS Hồ Thị Hồng Xuyên SVTH: Trần Thị Thanh Trà MSSV: 19124196 Khóa: K19 Ngành: Quản lý cơng nghiệp TP Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2022 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN TP Hồ Chí Minh, ngày tháng 11 năm 2022 Giảng viên hướng dẫn i LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình làm luận văn lần này, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới tất Quý thầy cô giáo khoa Kinh tế, trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Thành phố Hồ Chí Minh hỗ trợ, giúp đỡ tơi, cung cấp cho nhiều kiến thức chuyên ngành cần thiết khoảng thời gian học tập trường Những kiến thức giúp đỡ nhiều trình làm việc doanh nghiệp trình thực đề tài luận văn Đặc biệt nhất, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Hồ Thị Hồng Xuyên, giảng viên hướng dẫn trực tiếp cho luận văn tôi, cô hướng dẫn bảo nhiều trình làm lần Cơ có góp ý vơ quan trọng giúp tơi hồn thành luận văn Ngồi ra, tơi xin cảm ơn anh Lưu Đức Thuận – Trường phận tất anh chị phòng Sản xuất tinh gọn, phịng Kế hoạch sản xuất, Kho cơng ty Framas Việt Nam tạo điều kiện nhiều làm việc công ty, giúp tiếp cận nhiều kiến thức thực tế, giải đáp nhiều thắc mắc cung cấp cho số liệu xác để phục vụ cho đề tài luận văn lần Vì thời gian thực tập hạn chế thân thiếu nhiều kinh nghiệm nên luận văn khơng tránh khỏi cịn nhiều thiếu sót Kính mong nhận góp ý nhận xét từ Quý thầy cô để luận văn hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn TP Hồ Chí Minh, ngày tháng 11 năm 2022 Sinh viên Trần Thị Thanh Trà ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT TÊN TIẾNG ANH GIẢI THÍCH ACC Accounting Kế tốn CSR Corporate Social Trách nhiệm xã hội Responsibilities FIFO First in First Out Nhập trước xuất trước GA General Affair Bộ phận quản lý hành chung HR Human Resource Bộ phận nhân IDC Inspection and Distribution Trung tâm kiểm hàng phân Center phối sản phẩm IT Information Technology Công nghệ thông tin ISO International Organization Tổ chức tiêu chuẩn hóa for Standardization Quốc Tế Key Performance Indicator Chỉ số đo lường hiệu KPIs công việc Layout Layout Bố cục LEAN LEAN Sản xuất tinh gọn NVL Material Nguyên vật liệu OC Order Customer Đơn đặt hàng khách hàng Items Items Sản phẩm PPIC Production Planning and Kế hoạch sản xuất quản Inventory Control lý tồn kho PO Production Order Đơn hàng sản xuất P–D–C-A Plan – Do – Check - Action Lên kế hoạch – Thực – Kiểm tra – Hành động P&L Profit and Loss Sales Sales Scanning Scanning Quét SCI Supply Chain Inovation Đổi chuỗi cung ứng iii Báo cáo lãi lỗ Warehouse Warehouse Kho TNHH Trách nhiệm hữu hạn iv DANH MỤC HÌNH VẼ, BẢNG BIỂU Hình 1 Logo cơng ty Hình Sơ đồ cấu tổ chức công ty Hình Hình ảnh quy trình hàng sơn không sơn 26 Hình Sơ đồ Spaghetti dịng chảy hàng hóa 28 Hình Sơ đồ IDC với Layout 33 Hình Bản vẽ 3D hệ thơng băng tải IDC 35 Hình Kết cấu băng tải Belt cố định 35 Hình 4 Kết cấu băng tải Roller 36 Hình Sơ đồ quy trình kho IDC với hệ thống băng tải 37 Hình Báo giá dàn băng tải 38 Hình Kế hoạch lắp đặt bàn giao dự án 39 Hình Hình ảnh máy quét QR code cho sản phẩm 41 Hình Sơ đồ điểm quét mã vạch sản phẩm 42 Hình 10 Quy trình quét mã vạch sản phẩm cho hàng sơn 44 Hình 11 Quy trình qt sản phẩm cho hàng khơng sơn 45 Hình 12 Quy trình xử lý hàng phế 46 Hình 13 Quy trình xử lý hàng cần làm lại 47 Hình 14 Giao diện hình ứng dụng kiểm sốt liệu sau hàng hóa quét mã vạch 49 Bảng Kế hoạch thực 39 Bảng Bảng số lượng máy quét cần thiết 48 v MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .i LỜI CẢM ƠN ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT iii DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ v MỤC LỤC v LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiêm cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục luận văn CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH FRAMAS VIỆT NAM 1.1 Tổng quan công ty 1.1.1 Giới thiệu tổng quát công ty 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty 1.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi 1.2 Sơ đồ tổ chức chức phận công ty 1.2.1 Sơ đồ tổ chức 1.2.2 Chức phận công ty CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 12 2.1 Kho công tác quản lý kho 12 2.1.1 Khái niệm kho 12 2.1.2 Tầm quan trọng kho 12 2.2 Dòng chảy hàng hóa 14 vi 2.3 Các loại lãng phí sản xuất 16 2.3.1 Khái niệm lãng phí sản xuất 16 2.3.2 Nhận diện bảy lãng phí sản xuất 17 2.4 Gemba Walk 22 2.4.1 Khái niệm Gemba 22 2.4.2 Mục tiêu Gemba Walk 23 2.4.3 Năm nguyên tắc vàng Gemba Walk 23 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG DÒNG CHẢY HÀNG HĨA TẠI KHO IDC CỦA CƠNG TY TNHH FRAMAS VIỆT NAM 25 3.1 IDC hoạt động kho IDC 25 3.1.1 Tình trạng xuất – nhập kho IDC 25 3.1.2 Nhận diện vấn đề 27 3.1.3 Sơ đồ dòng chảy hàng hóa tại IDC 27 3.2 Phân tích thực trạng cơng cụ bảy lãng phí 29 3.2.1 Lãng phí Tồn kho 29 3.2.2 Lãng phí Chờ đợi 30 3.2.3 Lãng phí Thao tác thừa 31 3.2.4 Lãng phí Xử lý/ Gia cơng thừa 31 CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN DỊNG CHẢY HÀNG HĨA TẠI KHO ĐƯỢC LIÊN TỤC VÀ HIỆU QUẢ HƠN 33 4.1 Lắp đặt hệ thống băng tải tự động 33 4.1.1 Layout IDC 33 4.1.2 Hệ thống băng tải IDC 34 4.1.3 Quy trình cho loại hàng IDC với hệ thống băng tải 37 4.1.5 Kế hoạch thực 38 4.1.6 Đánh giá giải pháp 39 4.2 Áp dụng hệ thống quét mã vạch QR Code cho sản phẩm 40 vii 4.2.1 Giới thiệu công ty phần mềm thiết bị sử dụng 40 4.2.2 Các điểm quét mã vạch sản phẩm kho IDC 42 4.2.3 Tổng quan quy trình quét mã vạch sản phẩm 43 4.2.4 Quản trị rủi ro 46 4.2.4 Kế hoạch thực 48 4.2.5 Đánh giá giải pháp 49 KẾT LUẬN 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 53 PHỤ LỤC 1: Lãng phí Tồn kho 54 PHỤ LỤC 2: Lãng phí Chờ đợi 55 PHỤ LỤC 3: Lãng phí Thao tác thừa 56 PHỤ LỤC 4: Lãng phí Gia cơng thừa 57 PHỤ LỤC 5: Hướng dẫn sử dụng máy quét qrcode 58 viii LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hầu hết công ty sản xuất, kho thành phần vô quan trọng Nó ảnh hưởng trực tiếp tới đầu vào (Nguyên vật liệu nhập ) đầu sản phẩm Kho nơi tập kết hàng hóa sau sản xuất, trung tâm phân loại xếp hàng hóa, điểm trung chuyển, trung tâm nhận hàng trả về, trung tâm kiểm hàng thấy kho đóng vai trị quan trọng ảnh hưởng vơ lớn tới tính liên tục dịng chảy hàng hóa Vậy nên việc kiểm sốt nâng cao dịng chảy hàng hóa kho vô cần thiết Việc quản lý cải thiện dịng chảy hàng hóa kho giúp tăng tính liên tục việc xuất nhập hàng đảm bảo hàng hóa tới tay khách hàng hạn Việc cải thiện dòng chảy bao gồm cải thiện nhiều yếu tố tối ưu hóa khơng gian chứa kho, đảm bảo hàng xuất nhập kho khơng bị ứ đọng, giảm thiểu lãng phí tồn kho, thao tác công nhân thuận tiện phù hợp Dựa vào vấn đề với thời gian thực tập công ty TNHH framas Việt Nam, tác giả nhận thấy công tác quản lý kho quy trình hàng hóa kho chưa thực tối ưu nhiều vấn đề Tác giả định lựa chọn đề tài: “Giải pháp cải thiện dịng chảy hàng hóa kho công ty TNHH framas Việt Nam” Mục tiêu nghiên cứu Bài luận văn với mục đích nghiên cứu hiểu cơng tác quản lý kho, dịng chảy hàng hóa xuất – nhập kho cơng ty TNHH framas Việt Nam Cùng với trình tìm hiểu, phân tích đánh giá q trình làm việc công ty để đánh giá thực trạng, ưu nhược điểm tình hình từ đưa đề xuất, giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với điều kiện cơng ty nhằm cải thiện dịng chảy hàng hóa kho cơng ty TNHH framas Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiêm cứu Đối tượng nghiên cứu: Kho quy trình hàng hóa, ngun vật liệu kho cơng ty TNHH framas Việt Nam Hình 10 Quy trình quét mã vạch sản phẩm cho hàng sơn Nguồn: Nội Cơng ty TNHH framas Việt Nam Giải thích quy trình Hàng sau sản xuất xong, cơng nhân đóng thùng xong tiến hành quét vào kho số Hàng chất lên pallet đến đầy vận chuyển sang kho IDC Công nhân kho IDC nhận hàng, tiến hành phân loại hàng sơn sau quét chuyển từ kho số sang kho số Hàng sau quét vào kho số lưu trữ khu vực quy định Khi nhà thầu tới lấy hàng quét chuyển từ kho số sang kho nhà thầu Hàng sau gửi nhà thầu gia công gửi lại công ty TNHH framas Việt Nam công nhân kho quét vào kho số 36 lưu trữ khu vực quy định chờ QC kiểm tra chất lượng QC tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm, đóng thùng chuyển cho phía cơng nhân kho tiến hành quét chuyển từ kho 36 sang kho số 41, chuyển từ 41 sang kho số 42 có lịch xuất hàng 44 Quy trình qt QRCode cho hàng khơng sơn Hình 11 Quy trình qt sản phẩm cho hàng không sơn Nguồn: Nội công ty TNHH framas Việt Nam 45 Giải thích quy trình Hàng hóa sau sản xuất đóng thùng quét vào kho số Khi thu gom đủ pallet kéo hàng sang kho IDC Công nhân IDC nhận hàng phân biệt hàng không sơn sau tiến hành cân dị kim loại Nếu hàng đủ cân khơng có kim loại quét chuyển từ kho số sang kho số 41 Khi có lịch xuất hàng quét chuyển từ kho số 41 sang kho số 42 Nếu hàng bị thiếu cân bị phát kim loại chuyển trả sản xuất tiến hành xử lý lại 4.2.4 Quản trị rủi ro Trường hợp hàng phế Hình 12 Quy trình xử lý hàng phế Nguồn: Nội công ty TNHH framas Việt Nam Trong trường hợp hàng sơn sau nhà thầu gửi về, sau QC kiểm tra chất lượng phát hàng bị lỗi, phế sử dụng QC tiến hành để riêng loại hàng theo thùng định dựa theo Items, Size, màu Sau QC tiến hành in tem với số lượng hàng phế Tiến hành dán tem ghi nhận số lượng vào báo cáo chuyển cho phận PPIC nắm bắt thơng tin có kế hoạch chạy bù hàng 46 Trường hợp hàng cần làm lại Hình 13 Quy trình xử lý hàng cần làm lại Nguồn: Nội công ty TNHH framas Việt Nam 47 Tương tự trường hợp hàng phế, điểm khác biệt chỗ hàng sơn sau QC kiểm tra chất lượng nhận thấy gia cơng lại QC thực lưu trữ khu vực riêng biệt Sau in lại tem ghi nhận số lượng thực tế vào báo cáo cho phận PPIC Khi phận PPIC nhận thơng tin có kế hoạch gửi nhà thầu thùng hàng chuyển nhà thầu trường hợp hàng sơn bình thường 4.2.4 Kế hoạch thực Mua thiết bị, phần mềm Số lượng cần thiết: Bộ phận sử dụng Số lượng Kho IDC Sản xuất QC Tổng cộng 11 Bảng Bảng số lượng máy quét cần thiết Tổng số lượng máy cần mua 11: 11 x 23.500.000 = 258.500.000 VNĐ Thueest VAT 10%: 258.500.000 x 10% = 25.850.000 VNĐ Tổng số tiền mua = 284.350.000 VNĐ Tạo kho ảo hệ thống Winline Như quy trình tổng quát đề cập Triển khai quy trình cho tồn cơng nhân Hướng dẫn sử dụng máy quét cho công nhân (Phụ lục 5) Công cụ kiểm sốt “Warehouse Tracking App” 48 Hình 14 Giao diện hình ứng dụng kiểm sốt liệu sau hàng hóa quét mã vạch Nguồn: Nội công ty TNHH framas Việt Nam Đây ứng dụng phận IT công ty tạo giúp kiểm soát liệu sau thực quét mã vạch sản phẩm Ứng dụng bao gồm đầy đủ thơng tin sản phẩm như: Loại hàng, kích thước sản phẩm, màu, số lượng thùng, thời gian thùng hàng quét, quét chuyển từ kho sang kho nào… Từ liệu ứng dụng này, phận liên quan kho, PPIC, hay chí Sale kiểm tra tình hình thùng hàng, phục vụ cho việc làm báo cáo loại bỏ khâu kiểm tra chéo báo cáo giấy 4.2.5 Đánh giá giải pháp 4.2.4.1 Ưu điểm Quy trình xây dựng chặt chẽ, hướng tới tự động hóa, số hóa liệu Giảm thiểu sai sót thực bàn giao kiểm tra hàng hóa cách thủ cơng Số liệu kiểm soát qau hệ thống chung, phận kiểm tra, lấy thơng tin hàng sản xuất, hàng kho IDC, hàng Kerry hay hàng chuyển tới khách hàng Đồng tem nhãn, giúp cho việc quản lý, kiểm tra thông tin giữ phận công ty, công ty với kho với khách hàng cách dễ dàng Số hóa liệu 49 Giảm bớt giấy tờ xuất hàng, kiểm tra chéo Ứng dụng hệ thống quét mã vạch hệ thống cân tự động Kiểm soát liệu hệ thống cố định 4.2.4.2 Hạn chế giải pháp cải thiện Hệ thống hoàn toàn gây khó khăn việc tiếp cận thực cho cơng nhân Quy trình thay đổi gần hồn tồn bố cục kho, vị trí để hàng, quy trình áp dụng hệ thống quét mã vạch sản phẩm Quá nhiều thay đổi thời gian khiến cơng nhân khó ghi nhớ thực cách trơn tru khoảng thời gian ngắn Giải pháp: Tiến hành hướng dẫn kỹ cho công nhân thực trực tiếp thao tác, chức máy Mobile Scanner Theo dõi sát tiến hành hướng dẫn lại cần thiết để đảm bảo cơng nhân thực cách thành thạo Ngồi tiến hành khảo sát ý kiến công nhân thực cách thường xuyên, lắng nghe khó khăn vấn đề phía người thực gặp phải từ có biện pháp cải tiến phù hợp Kiểm sốt liệu cách chặt chẽ để theo dõi sát cơng nhân thực qt có hay khơng từ có kế hoạch đào tạo lại cách hợp lý Cần phối hợp chặt chẽ đồng thời từ tất phòng ban liên quan Sales, PPIC, Lean, SCI, IT, Warehouse… Giải pháp: Tổ chức họp, lên kế hoạch với thời gian thực rõ ràng cụ thể, xác định thời điểm cụ thể mà tất phận triển khai để đảm bảo tất phận thực kịp thời Việc kiểm soát số liệu hệ thống cần nghiệp vụ cao Như đề cập đến ứng dụng kiểm soát liệu “Warehouse Tracking App”, ứng dụng phận IT công ty, ứng dụng cần người có chun mơn sử dụng ứng dụng ngồi cần thực hiểu liệu để lọc, hiểu liệu có ý nghĩa từ sử dụng chúng mục đích làm báo cáo cách xác 50 Giải pháp: tiến hành đào tạo hướng dẫn kỹ nhiều lần cho nhân viên phụ trách kiểm kê số liệu kho Tạo nhóm trực tuyến bao gồm phận liên quan IT, Lean, PPIC, Sản xuất SCI để giải kịp thời cố xảy 51 KẾT LUẬN Trong trình thực luận với đề tài “Cải thiện dịng chảy hàng hóa kho công ty TNHH framas Việt Nam” tác giả nhận thấy công ty thực hai dự án nêu Với dẫn dắt dự án người có nhiều kinh nghiệm, phối hợp nhịp nhàng tất phận có liên quan đầu tư đắn vào công nghệ làm cho dự án phát triển nhanh dần vào ổn định Tuy nhiên q trình thực khơng tránh khỏi sai sót thao tác sai khác mặt số liệu lỗi không q lớn hồn tồn khắc phục Thông qua đề tài thực hiện, tác giả dựa sở tìm hiểu, phân tích, đưa ngun nhân tìm giải pháp khắc phục hạn chế phân tích Tác giả mong rằng, giải pháp tác giả đưa thực hữu ích cho ngắn hạn dài hạn, doanh nghiệp hoàn toàn sử dụng chúng bước nền, sở cho việc cải thiện dòng chảy kho IDC công ty TNHH framas Việt Nam 52 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu nội từ phận công ty TNHH framas Việt Nam Vinatech Group (2022) “KHO HÀNG LÀ GÌ? MỘT SỐ LOẠI NHÀ KHO PHỔ BIẾN HIỆN NAY” Nguồn truy cập: https://vinatechgroup.vn/kho-hang-la-gi.html Admin (2021) “Gemba Là Gì” Nguồn truy cập: https://hufa.edu.vn/gemba-la-gi/ Wikipedia (2022) “Gemba” Nguồn truy cập: https://en.wikipedia.org/wiki/Gemba#Gemba_walk 53 PHỤ LỤC 1: Lãng phí Tồn kho Hình ảnh Tồn kho IDC Printing defect Incoming printing Finished goods Puma disc storage Sample claim Material/Cleat Sample goods 54 PHỤ LỤC 2: Lãng phí Chờ đợi Hình ảnh lãng phí Chờ đợi IDC Chờ đợi để dò kim loại Chờ đợi để kiểm tra số lượng Chờ đợi thùng hàng để kiểm 55 PHỤ LỤC 3: Lãng phí Thao tác thừa Hình ảnh lãng phí Thao tác thừa IDC Viết ghi lên tem Kiểm tra, đối chiếu với danh sách 56 Khơng có tem chuẩn PHỤ LỤC 4: Lãng phí Gia cơng thừa Kiểm tra số lượng/ thông tin thủ công trước gửi hàng Vận chuyển Phân loại 57 PHỤ LỤC 5: Hướng dẫn sử dụng máy quét QRCode Bước 1: Chọn biểu tượng “Shortcut to ImScanner Client” hình => Đăng nhập tài khoản (IT cung cấp) ID Mật Bước 2: Chọn Stock => Stock + Bước 3: Tiến hành chọn kho quét mã vạch sản phẩm 1 Nhập số Quét QRCode tem thùng Ấn “Post” Đợi hình chuyển màu xanh => Ấn “Back” quay trở lại bước 58