GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN DÒNG CHẢY HÀNG HÓA TẠI KHO CỦA CÔNG TY TNHH FRAMAS VIỆT NAM

Mục tiêu nghiên cứu

Bài luận văn với mục đích nghiên cứu và hiểu được công tác quản lý kho, dòng chảy hàng hóa xuất – nhập tại kho của công ty TNHH framas Việt Nam Cùng với quá trình tìm hiểu, phân tích và đánh giá trong quá trình làm việc tại công ty để đánh giá đúng thực trạng, ưu và nhược điểm của tình hình hiện tại từ đó đưa ra đề xuất, giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với điều kiện công ty nhất nhằm cải thiện dòng chảy hàng hóa tại kho của công ty TNHH framas Việt Nam.

Đối tượng và phạm vi nghiêm cứu

Đối tượng nghiên cứu: Kho và các quy trình của hàng hóa, nguyên vật liệu tại kho của công ty TNHH framas Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu: Bài luận văn được thực hiện tại kho IDC của công ty TNHH framas Việt Nam trong khoảng thời gian từ tháng 7/3 đến 1/7 năm 2022.

Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Thu thập các thông tin, dữ liệu thứ cấp từ các phòng ban sau đó tổng hợp, xử lý dữ liệu thu thập được Đó là các thông tin, dữ liệu từ các kế hoạch sản xuất, báo cáo nhập kho, báo cáo hành trình xe tải, phiếu xuất kho từ các bộ phận liên quan như phòng Kế hoạch sản xuất, Kho, phòng Sản xuất tinh gọn Sau khi đã có trong tay những dữ liệu thứ cấp đó tiến hành phân tích, xử lý những số liệu đã thu thập được

Phương pháp phân tích và so sánh:

Phân tích những số liệu, thông tin thu thập được và tham chiếu với những kiến thức, cơ sở lý luận để đưa ra những đánh giá, giải pháp phù hợp với thực trạng phân tích được

Phương pháp trao đổi, phỏng vấn

Quan sát tình hình thực tế, trao đổi và phỏng vấn từ những bộ phận, phòng ban hoặc cá nhân chuyên trách đến các vấn đề tại kho

Phương pháp phân tích – tổng hợp

Từ những dữ liệu thu thập được từ những phương pháp trên, tiến hành phân tích thông tin và so sánh với cơ sở lý thuyết thực tế có thể nhận định đúng thực trạng và từ đó đưa ra được những đánh giá cũng như biện pháp tối ưu nhất, phù hợp nhất với điều kiện thực tế của công ty

Bài báo cáp sử dụng nhiều phương pháp như:

Bố cục của bài luận văn

Bài luận văn có bố cục gồm 4 chương chính:

Chương 1: Giới thiệu công ty TNHH framas Việt Nam

Chương 2: Cơ sở lý thuyết

Chương 3: Thực trạng dòng chảy hàng hóa tại kho của công ty TNHH framas Việt Nam

Chương 4: Đề xuất giải pháp nhằm cải thiện dòng chảy hàng hóa tại kho IDC được liên tục và hiệu quả hơn

GIỚI THIỆU CÔNG TY TNHH FRAMAS VIỆT NAM

Tổng quan về công ty

1.1.1 Giới thiệu tổng quát về công ty

Tên công ty: Công ty TNHH framas Việt Nam

Tên giao dịch: FRAMAS VIETNAM LTD Địa chỉ: Số 9 đường số 12, Khu công nghiệp Sóng Thần 2, phường Dĩ An, thành phố Dĩ An, tỉnh Bình Dương

Ngành nghề chính: Sản xuất sản phẩm khác từ nhựa Chi tiết là những sản phẩm của chi tiết của ngành công nghiệp giày như đế giày, miếng lót giày, phụ kiện giày cho những hãng giày lớn như Adidas, NIKE, Puma…

Ngày hoạt động chính thức: 1/9/2001

Mã số thuế: 3700362748 Điện thoại: 02743790761 – 06503790761

Hình 1 1 Logo của công ty

Nguồn: Nội bộ công ty TNHH framas Việt Nam

1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Tập đoàn framas là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các bộ phận làm từ nhựa chất lượng cao cung cấp cho phân khúc giày dép Công ty TNHH framas Việt Nam thuộc tập đoàn framas Đức có 9 công ty ở các nước trên thế giới với hơn 2.200 công nhân viên Công ty TNHH famas chuyên sản xuất chi tiết nhựa, chi tiết nhựa chính xác cao, khuôn nhựa và đế giày thể thao Công nghệ của framas được xây dựng trên hơn 70 năm kinh nghiệm Công ty TNHH framas luôn hoạt động theo hướng sáng

5 tạo và tạo ra sản phẩm hướng đến tương lai cho ngành công nghiệp chế biến giày và nhựa

1.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi

Tập đoàn framas đã là đối tác của các thương hiệu nổi tiếng thế giới trong nhiều thập kỷ Công ty luôn coi mình là một tổ chức tư vấn linh hoạt cho các giải pháp sáng tạo và lấy khách hàng làm trung tâm Dựa trên thế mạnh của mình, công ty phát triển và sản xuất các sản phẩm và mô hình kinh doanh sáng tạo trên toàn thế giới Thông qua các hành động của mình, công ty tạo ra các giá trị bền vững cho khách hàng, nhân viên và cổ đông của mình

Framas ã Giỏ trị bền vững cho con người và ngành cụng nghiệp Cụng ty luụn cố gắng tạo ra các giá trị bền vững cho khách hàng, nhân viên, cho xã hội, cho các nhà đầu tư cũng như môi trường Đối với công ty TNHH framas Việt Nam, bền vững có nghĩa là tạo ra các giá trị cho:

Bằng cách cung cấp cho các sản phẩm và dịch vụ truyền cảm hứng và bản thân họ đang rất thành công

Những nhân viên làm việc tại framas

Bằng cách cho phép mọi người phát triển hơn nữa Trình độ và kỹ năng của những nhân viên là phần lớn góp nên thành công của framas, giúp framas trở thành nhà cung cấp hàng đầu thế giới cho ngành công nghiệp giày thể thao, có tầm quan trọng trên Việt Nam và cả thế giới Họ chỉ có thể phát huy hết tiềm năng của mình khi được thúc đẩy sự sáng tạo, đổi mới và niềm đam mê cũng như mang đến cho nhân viên một môi trường làm việc đầy năng động

Xã hội của chúng ta

Bằng cách chống lại tất cả các hình thức phân biệt chủng tộc, bất bình đẳng và loại trừ, trên cơ sở màu da, tôn giáo, tuổi tác, giới tính, khuynh hướng tình dục hoặc sắc tộc

Các nhà đầu tư của framas

Bằng cách làm việc để bảo toàn giá trị của khoản đầu tư, gia tăng và chuyển giao nó cho thế hệ tiếp theo

Bằng cách bảo tồn các nguồn tài nguyên sinh thái hiện có thông qua công việc Công ty luôn đo lường và cải thiện điều này qua từng ngày

“Create Innovation – Live technology – Preserve tradition”

Công ty TNHH framas luôn chú trọng vào việc sáng tạo, phát triển công nghệ cao từ đó đem tới sản phẩm với chất lượng cao nhất Công ty luôn ưu tiên sử dụng những công nghệ mới nhất dựa trên những kiến thức kỹ thuật cao, tạo ra một quy trình mới và đem lại hiệu quả cao

Về đạo đức nghề nghiệp, công ty luôn đặt ra câu hỏi cho chính mình: “Chúng ta là ai và chúng ta phải hành động như thế nào?”

Công ty TNHH framas luôn muốn trở thành một công ty minh bạch, đó là lý do tại sao chúng tôi thường xuyên trao đổi ý kiến trong các cuộc họp và trong các cuộc thảo luận trực tiếp về các dự án và tiến độ

Vì lợi ích của tất cả mọi người, chúng tôi muốn thực hiện công việc của mình một cách cẩn thận và tận tâm Để đạt được điều này, công ty TNHH framas luôn cố gắng tận dụng mọi nguồn lực để đạt kết quả tốt nhất Chúng tôi quan tâm đến toàn bộ nhiệm vụ của mình và thực hiện chúng một cách tận tâm

Chúng tôi muốn có thể dựa vào nhau Nếu một đồng nghiệp cần giúp đỡ, chúng tôi hỗ trợ và cố gắng tìm ra giải pháp cùng nhau

Framas luôn theo đuổi mục tiêu của mình với cam kết lớn nhất có thể Khi làm như vậy, công ty luôn cố gắng để phát triển mình hơn nữa và tối ưu hóa các quy trình làm việc

Chúng tôi chăm sóc lẫn nhau và cố gắng hành động vì lợi ích của tất cả các bên liên quan Nếu chúng ta theo đuổi một mục tiêu, chúng ta cố gắng ghi nhớ toàn bộ bức tranh và cả tác động có thể có của các hành động của chúng ta đối với môi trường

Chúng tôi muốn cởi mở với những lời chỉ trích và trao đổi ý kiến Nếu có vấn đề, chúng tôi sẽ cố gắng giải quyết trong thời gian sớm nhất Đánh giá cao

Sự công nhận và đánh giá cao lẫn nhau rất quan trọng đối với chúng tôi và chúng tôi muốn thể hiện điều đó Điều quan trọng là cung cấp cho đồng nghiệp phản hồi về công việc của họ.

Sơ đồ tổ chức và chức năng các bộ phận trong công ty

Hình 1 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Nguồn: Nội bộ công ty TNHH framas Việt Nam

Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH framas Việt Nam gồm Ban tổng giám đốc gồm hai thành viên phụ trách hai mảng khác nhau là:

Thương mại: các phòng ban, vấn đề liên quan đến Vận hành, Quản lý và Tài chính của công ty và nhánh

Kỹ thuật: bao gồm các phòng ban, bộ phận liên quan đến Chất lượng sản phẩm, Tình hình sản xuất và Phát triển sản phẩm, phát triển sản xuất

Về nhánh Thương mại bao gồm có:

Nhóm vận hành bao gồm ba phòng ban chính là Sales, PPIC và LEAN

Nhóm quản lý chung bao gồm bộ phận IT, CSR, HR, GA

Nhóm kinh tế gồm ACC, WH, P & L

Về nhánh Technical bao gồm:

1.2.2 Chức năng của các bộ phận trong công ty

Ban giám đốc: Người đại diện pháp nhân của công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài ra Tổng giám đốc giữ vai trò là người quyết định toàn bộ hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng công ty

Phòng Sales: Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, tiến hành tạo đơn trên hệ thống và đưa thông tin đơn hàng xuống bộ phận liên quan Ngoài ra đây là bộ phận đảm nhận việc giao tiếp với khách hàng về đơn đặt hàng, thời gian giao hàng,

Phòng kế hoạch sản xuất: Đây là bộ phận lên kế hoạch cho sản xuất sau khi nhận thông tin đơn hàng từ phòng Sales Cụ thể lên kế hoạch sản xuất cho từng máy: mỗi máy chạy đơn hàng nào, loại hàng là gì, số lượng bao nhiêu… đảm bảo hàng hóa sản được sản xuất đúng kế hoạch xuất hàng

Bộ phận sản xuất: Tiếp nhận kế hoạch sản xuất và tiến hành sản xuất sản phẩm theo kế hoạch từ bộ phận Kế hoạch sản xuất Đây là bộ phận chịu trách nhiệm về việc vận hành máy móc để sản xuất ra sản phẩm, đảm bảo công ty luôn có sẵn nguyên liệu cần thiết cho sản xuất, tiến hành giám sát quá trình sản xuất để có biện pháp khắc phục kịp thời khi máy móc xảy ra vấn đề, đảm bảo nguồn lực và tiến độ sản xuất theo kế hoạch Bằng cách kiểm soát sản xuất, phòng sản xuất có thể sử dụng hiệu quả các nguồn lực, máy móc, lao động một cách hợp lý, giảm thiểu lãng phí Ngoài ra khi nhận thấy vấn đề sẽ thực hiện hoạt động nghiên cứu nhằm cải thiện các sản phẩm của doanh nghiệp bằng cách thay đổi hoặc đổi mới một phần hay toàn bộ sản phẩm

Phòng LEAN: Kiểm soát số liệu trong sản xuất, Xây dựng quy trình tiêu chuẩn, loại bỏ lãng phí trong sản xuất, tối ưu hóa quy trình cũng như thực hiện những dự án cải tiến nhằm giúp công ty giảm thiểu lãng phí, tăng lợi nhuận

Bộ phận quản lý chất lượng: QC là một bộ phận không thể thiếu trong quy trình đánh giá và quản lý chất lượng QC là giai đoạn kiểm tra, kiểm soát và đánh giá sản phẩm đã thực sự hoàn thiện hay chưa trước khi nó được đóng gói, lưu hành rộng rãi trên thị trường Công việc này thường được tiến hành đan xen với quy trình sản xuất sản phẩm để đảm bảo chất lượng đầu ra cũng như giảm thiểu các chi phí phát sinh.chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm, tạo và kiểm soát các tiêu chuẩn về chất lượng khi tiến hành sản xuất, đảm bảo chất lượng từ khâu nguyên vật liệu đến sản phẩm đầu ra tới tay khách hàng Ngoài ra đây là bộ phận đề ra các tiêu chuẩn về ISO, đảm bảo các bộ phận có quy trình và thực hiện đúng theo tiêu chuẩn ISO đã đăng ký QC là bộ phận nắm vai trò quan trọng trong một công ty sản xuất Sứ mệnh những người làm

QC là sản xuất và cung cấp những sản phẩm hoàn hảo nhất với chất lượng tốt nhất:

QC sẽ làm việc trực tiếp tại các nhà máy, phân xưởng và giám sát từng công đoạn của sản phẩm để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình sản xuất

Nhân viên QC sẽ là người chịu trách nhiệm về sản phẩm từ khi bắt đầu nhập nguồn nguyên liệu đầu vào cho đến khi sản xuất sản phẩm tới tay người tiêu dùng cuối cùng

Công việc của nhân viên QC trong doanh nghiệp diễn ra thường xuyên, liên tục và đòi hỏi họ phải có khả năng chịu áp lực lớn QC cũng là bộ phận đóng vai trò xây dựng nên tên tuổi, thương hiệu cho sản phẩm và doanh nghiệp

Phòng Phát triển sản phẩm: là đường dẫn liên kết giữa yêu cầu của khách hàng và sản xuất Đây là bộ phận giao tiếp với khách hàng để lắng nghe yêu cầu từ phía khách hàng sau đó lên thiết kế theo mẫu và tiến hành sản xuất mẫu Sau khi có mẫu sẽ tiến hành gửi cho khách hàng kiểm tra, nếu khách hàng đồng ý thì sẽ gửi đơn đặt hàng tới bộ phận Sales và cho sản xuất hàng loạt Nếu không đồng ý thì bộ phận phát triển sản phẩm sẽ tiếp tục sửa đổi theo yêu cầu và gửi lại khách hàng

Phòng Hành chính – Nhân sự:

Tuyển dụng lao động và thực hiện những vấn đề như ký kết hợp đồng, đạo tạo, chính sách lương, quyền người lao động Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự cho các phòng ban trong doanh nghiệp Tham mưu cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí và phát triển nhân sự thông qua việc phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả công việc và năng lực nhân sự

Xây dựng kế hoạch, chiến dịch phát triển nhân sự, tính toán ngân sách và các khoản chi tiêu liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,) Thực hiện xây dựng chính sách về lương thưởng và thực hiện khảo sát các chi phí lao động trên thị trường để làm cơ sở xây dựng chính sách nhân sự hàng năm Thực hiện khảo sát chính sách nhân sự, mức độ hài lòng của nhân viên để cải tiến chính sách nhân sự

Thực hiện các thủ tục về hành chính, soạn thảo các văn bản hành chính (lịch công tác tuần, sắp xếp lịch họp, lịch làm việc…), và tổ chức các cuộc họp, sự kiện hàng năm của doanh nghiệp

Bộ phận Thu – mua: Lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, làm việc với nhà cung cấp, quản lý vật tư, dụng cụ, kiểm kê, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đảm bảo sản xuất và tồn kho Phòng mua hàng có chức năng theo dõi, tổng hợp nhu cầu thu mua nguyên vật liệu, sản phẩm hàng hóa và các nguồn lực khác với giá tốt nhất, nhằm đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp diễn ra một cách suôn sẻ Bên cạnh đó phòng mua hàng cũng xử lý các giấy tờ và thủ tục kế toán liên quan đến việc mua hàng, cũng như đảm bảo quá trình mua hàng được thực hiện đúng với các quy định của doanh nghiệp, tổ chức Phân tích thị trường nhà cung cấp để đánh giá đúng năng lực nhà cung cấp hiện tại và giá cả xem có đáp

11 ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp hay không Họ sẽ so sánh nhiều nhà cung cấp, có thể có các nhà cung cấp thuộc quốc gia khác để lập ra một danh sách các nhà cung cấp phù hợp nhất, đồng thời kiểm soát hàng tồn kho

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Kho và công tác quản lý kho

Kho là một loại hình không thể thiếu trong công ty thuộc ngành sản xuất Đây là nơi cất giữ, lưu trữ nguyên liệu, vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong quá trình chuyển từ điểm sản xuất tới tay khách hàng Kho mang lại khả năng lưu trữ bảo quản và chuẩn bị hàng hóa cho doanh nghiệp, đảm bảo số lượng hàng hóa luôn được cung ứng liền mạch cả về chất lượng và số lượng

Kho hàng có nhiều loại hình, khả năng lưu trữ, mô hình quản lý khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như đặc điểm hàng hóa chủ đầu tư có thể lựa chọn hình thức kho hàng phù hợp

Quản lý kho là những hoạt động liên quan trực tiếp đến việc giám sát các hoạt động trong một nhà kho Điều này bao gồm tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ hàng tồn kho cũng như đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển, lập kế hoạch khối lượng công việc và theo dõi sự di chuyển của hàng hóa

Kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn

2.1.2 Tầm quan trọng của kho Đảm bảo tính liên tục của hàng hóa

Nhu cầu tiêu dùng của thị trường phụ thuộc và rất nhiều yếu tố bao gồm cả chủ động và khách quan Biến động đó có thể theo mùa vụ, thời điểm được hoạch định lên dự đoán từ trước tuy nhiên cũng có những lý do bất ngờ kiến thị trường biến động khó lường

Vì vậy kho hàng được hoàn thiện để điều tiết hàng hóa được hoạt động liên tục để bảo đảm chất lượng ổn định, chi tiết hợp lý nhất cho doanh nghiệp Lượng hàng hóa dự trữ trong kho hàng giúp doanh nghiệp đối phó được với các vấn đề thay đổi trên thị trường, hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh Đảm bảo chất lượng sản phẩm

13 Đảm bảo chất lượng sản phẩm

Nhà kho đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chất lượng trong suốt quá trình lưu trữ Tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho hàng hóa để bảo quản hàng hóa ổn định, hoàn chỉnh mà không bị ảnh hưởng bởi các tác nhân từ môi trường bên ngoài như mối mọt, độ ẩm, côn trùng…

Chăm sóc giữ gìn hàng hoá trong kho hàng hóa là tác phong quan trọng của bất cứ mô hình nhà kho hàng mang lại hiệu quả trong việc kinh doanh và quản lý nhà kho cho doanh nghiệp

Tránh thất thoát hàng hóa

Theo đúng khái niệm và chức năng của mình kho là nơi lưu trữ tránh thất thoát hàng hóa, giúp bảo quản hàng hóa khỏi mưa nắng hoặc các tác nhân môi trường khác

Ngoài ra đối với các mặt hàng như: điện máy, thời trang đây là những hàng hóa nhanh bị lỗi mốt, bị thay thế hoặc bị biến động về giá Việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát kể trên

Tiết kiệm chi phí mua nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hoá, nguyên vật liệu khi bị tồn kho lâu ngày sẽ dễ khiến hàng hóa bị hư hỏng, không thể tiêu thụ… điều này khiến cho buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Nếu kho được quản lý tốt và việc kiểm soát tồn kho tại kho được đảm bảo, doanh nghiệp sẽ tránh hoặc tiết kiệm được rất nhiều chi phí không đáng mất

Tiết kiệm chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho phụ thuộc rất nhiều vào không gian và số lượng tồn kho có trong không gian lưu trữ đó Đối với Hàng tồn kho lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có

14 biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết

Mang lại sự hài lòng cho khách hàng

Báo cáo của UPS Pulse of the Online Shopper trên 1.000 khách hàng cho biết, 44% cho rằng tốc độ giao hàng là quan trọng khi tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm, 77% người tiêu dùng sẵn sàng trả tiền cho việc vận chuyển nhanh Do đó có thể thấy rằng, việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho để xây dựng kế hoạch mua hàng kịp thời sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng” và cung ứng hàng hóa kịp thời đúng thời gian, tránh việc chậm trễ giao hàng

Tăng hiệu quả vốn lưu động

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của doanh nghiệp trong ngắn hạn Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho

1 tháng hoặc 1 quý Thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh

Dòng chảy hàng hóa

Theo định nghĩa của Cooper and Ellram (1993) thì dòng chảy trong chuỗi cung ứng bao gồm: Dòng Hàng Hóa, Dòng Thông tin và Dòng Tiền

Trong bài luận ngày hôm nay sẽ đề cập đến dòng chảy hàng hóa Dòng chảy hàng hóa ở đây thể hiện những cách thức bao gồm tất cả các hoạt động từ xử lý yêu cầu của khách hàng đến lựa chọn chiến lược phân phối và phương tiện vận chuyển, sao cho hàng hóa đến được với khách hàng

Có 6 mô hình “dòng chảy hàng hóa” khác nhau để đưa hàng hóa từ nhà sản xuất đến khách hàng cuối cùng bao gồm:

Dòng chảy hàng hóa trực tiếp từ nhà máy sản xuất đến người tiêu dùng Với mô hình này hàng hóa được chuyển trực tiếp từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cuối cùng, bỏ qua khâu lưu trữ hàng hóa tại các nhà bán lẻ Mô hình này cho phép các nhà bán lẻ không cần nhập hàng, chỉ cần liên lạc với nhà sản xuất Khi có đơn hàng phát sinh, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho người mua với thông tin bán hàng từ nhà bán lẻ

Mô hình này được áp dụng trong nhiều công ty lớn như Amazon, eBays và Nordstrom Theo đó, các doanh nghiệp sẽ tiếp nhận thông tin về các đơn hàng từ các đơn vị bán lẻ (cá nhân, tổ chức) sau đó tổ chức giao hàng trực tiếp tới tay người tiêu dùng cuối cùng

Dòng chảy hàng hóa từ nhà máy sản xuất đến thẳng người tiêu dùng thông qua các trung gian kết hợp Trong mô hình này, hàng hóa (dạng bán thành phẩm), sau khi được sản xuất sẽ được vận chuyển đến một khu vực lưu trữ được Khu vực này có khả năng tiếp nhận các bộ phận của một sản phẩm đến từ nhiều địa điểm khác nhau, sau đó tiến hành lắp ráp và vận chuyển thành phẩm đến người tiêu dùng cuối cùng Nhờ điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí vận chuyển, tiết kiệm thời gian hoàn thành sản phẩm và rút ngắn thời gian giao hàng Mô hình này thường được áp dụng ở cách thức sản xuất các loại máy tính, máy bay, điện thoại, thiết bị nha khoa, linh kiện…

Dòng chảy hàng hóa thông qua nhà kho của đơn vị phân phối Ở mô hình này, hàng hóa không được lưu trữ tại nhà máy sản xuất mà được lưu trữ tại một khu vực khác Có thể xem đây là nhà kho riêng của các đơn vị phân phối và bán lẻ Hàng hóa sẽ được đóng gói và giao đến người tiêu dùng cuối cùng Amazon là một trong những công ty tiêu biểu áp dụng mô hình này Amazon nổi bật với hơn 110 kho hàng quy mô lớn trên toàn cầu, trong đó có tới 64 kho phân bố khắp Hoa Kỳ Mỗi kho hàng đều được đặt ở gần những trung tâm tiêu thụ lớn với hệ thống giao thông thuận lợi Hàng hóa từ kho này sẽ được phân phối đến khách hàng theo đơn đặt hàng của họ

Dòng chảy hàng hóa thông qua kho nhà phân phối kết hợp giao hàng chặng cuối Đây là hình thức hàng hóa được chuyển từ kho hàng của nhà phân phối hoặc các nhà bán lẻ đến người tiêu dùng Quá trình vận chuyển được thực hiện bởi chính chủ kho hàng và nhà bán lẻ – những người bán hàng trực tiếp

Dòng chảy hàng hóa tại nơi lưu trữ sản xuất/phân phối Đối với mô hình này, hàng hóa được chứa trong kho của nhà máy sản xuất hoặc nhà phân phối Sau đó,

16 khách hàng tự đến những địa điểm này để lấy hàng Dễ nhận thấy, siêu thị Metro (trước đây) ở Việt Nam là doanh nghiệp tiêu biểu tiên phong cho mô hình này Các siêu thị của đơn vị này đều nằm ở những vị trí “đắc địa” tại các thành phố lớn, hay khu vực ngoại thành nơi có vị trí rộng rãi, mật độ giao thông không quá cao, dễ dàng cho khách hàng tới mua hàng

Dòng chảy hàng hóa thông qua đơn vị bán lẻ Có thể nói đây là mô hình quen thuộc, hình thức giao hàng phổ biến nhất tại Việt Nam Người tiêu dùng sẽ trực tiếp tới các kênh phân phối để mua hàng như chợ truyền thống, cửa hàng tiện lợi, siêu thị,… Một số chuỗi siêu thị lớn tại Việt Nam phải kể đến như Big C, Coopmart, Lotte Mart, Vinmart hoặc các chuỗi cửa tiện hàng tiện lợi như Familymart, Circle K, Ministop, …

Các loại lãng phí trong sản xuất

2.3.1 Khái niệm lãng phí trong sản xuất

Bất kỳ một cơ sở kinh doanh nào đều đặt lợi nhuận là mối quan tâm hàng đầu Lợi nhuận là mục tiêu sống còn của doanh nghiệp, quyết định trực tiếp tới chi phí sản xuất, khách hàng, doanh thu, NVL, chất lượng sản phẩm, Doanh nghiệp cần phải cắt giảm phần nào chi phí trong hoạt động sản xuất nhằm đem tới lợi nhuận lâu dài Chi phí trong hoạt động sản xuất cũng là điều mà các doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ vì có những chi phí tạo ra giá trị cho mình và có chi phí không tạo nên giá trị cho mình

Những chi phí quá cao dẫn tới giá thành sản phẩm tăng cao theo tuy nhiên không đem lại lợi nhuận tương xứng hoặc khiến cho việc tiêu thụ sản phẩm gặp thêm nhiều khó khắn, những chi phí như vậy có thể coi là lãng phí Theo Pháp lệnh Thực hành tiết kiệm chống lãng phí ngày 26/2/1998, “Lãng phí là sử dụng nguồn lực tài chính, lao động và các nguồn lực khác vượt quá mức, tiêu chuẩn, chế độ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định hoặc hoặc sử dụng đúng định mức, tiêu chuẩn, chế độ, nhưng chất lượng đạt thấp hơn hoặc không đúng mục tiêu đã xác định” Theo triết lý của Sản xuất tinh gọn thì lãng phí bao hàm tất cả những hoạt động không tạo ra giá trị cho doanh nghiệp Có 7 loại lãng phí bao gồm: tồn kho, vận chuyển, thao tác, chờ đợi, sản phẩm lỗi/ khuyết tật, sản xuất thừa, xử lí thừa (Bùi Việt Bắc, Lý Bá Toàn, Phan Thị Ngọc Minh, Bùi Mạnh Chiến và Hồng Thúy (2018))

Việc giảm thiểu được số lượng các hoạt động lãng phí này tạo cơ hội lớn lao cho doanh nghiệp cải thiện nâng cao hoạt động của mình Loại bỏ 7 điều lãng phí

17 trong những hoạt động sản xuất trong tinh gọn có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự gắn bó của nhân viên Cụ thể, việc nhận diện được 7 lãng phí giúp doanh nghiệp xác định được những khu vực có thể tiến hành cải tiến, giảm thiểu các hoạt động không mang lại hiệu quả Từ đó có thể cải thiện được hiệu suất công việc của bộ phận, công ty bằng cách chỉ ra được những khu vực nào cần được cải tiến và đảm bảo được các mục tiêu

Từ khái niệm của lãng phí ta nhận thấy việc giảm thiểu lãng phí là cách hiệu quả để giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận và có thể nâng cao thỏa mãn của khách hàng Phát hiện và loại bỏ lãng phí bằng cách trao quyền cho người lao động tiến hành hoạt động cải tiến, sau đó tiêu chuẩn hóa và chia sẻ với nhau giúp tăng cường gắn kết giữa mọi thành viên cũng như xây dựng văn hóa chất lượng của tổ chức Cân bằng được lượng sản xuất với nhu cầu thực thế, sản xuất vừa đúng lúc, đáp ứng yêu cầu sản xuất đúng thời hạn, bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý nhằm đạt hiệu quả, đánh giá quá trình bằng việc sử dụng hiệu quả nguồn lực, giảm thiểu tỷ lệ hàng bị lỗi và sản xuất những sản phẩm có khả năng bán trên thị trường

2.3.2 Nhận diện bảy lãng phí trong sản xuất

Tồn kho có thể có nhiều dạng như nguyên liệu thừa, sản phẩm đang gia công, bán thành phẩm hoặc thành phẩm Hàng tồn kho dư thừa là thể hiện dòng tiền tồn tại dưới dạng cơ sở vật chất chứ không chuyển hóa thành dạng tiền mặt Hàng tồn kho cũng chiếm nhiều không gian tại doanh nghiệp Nếu không được xử lý nhanh chóng hàng tồn kho rất dễ chuyển hóa thành phế phẩm hoặc giảm chất lượng của sản phẩm, đặc biệt là những hàng dễ hư hỏng như thực phẩm, sản phẩm cao su… Bên cạnh đó, hàng hóa khi lưu kho lâu ngay sẽ gây ra tình trạng ùn ứ, tắc nghẽn, vốn lẽ ra sẽ được doanh nghiệp dùng cho nhiều mục đích khác nhau Doanh nghiệp sẽ phải trả nhiều loại chi phí nếu tình trạng tồn kho kéo dài như chi phí lưu kho, chi phí thuê mặt bằng, chi phí bốc dỡ hàng hóa, chi phí hư hỏng, đền bù… Để giúp giảm thiểu lãng phí do tồn kho:

Thứ nhất là nghiên cứu và tính toán nhu cầu thị trường, mức tiêu thụ của thị trường một cách kỹ càng để có dự đoán mức sản xuất hợp lý và gần với thực tế nhất có thể

Thứ hai là có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu đầu vào một cách hợp lý, vừa giảm chi phí vừa đủ cho sản xuất tránh gây lãng phí tồn kho

Thứ ba là công ty cần có phương án tiêu thụ sản lượng sản xuất ra tránh tình trạng hàng lưu kho quá nhiều

Thứ tư là có phần mềm hoặc công cụ hỗ trợ quản lý tồn kho, theo dõi nguyên vật liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất và cả bán hàng

Không giống như chuyển động dư thừa là chuyển động lãng phí của con người, lãng phí vận chuyển là chuyển động dư thừa của công việc trong quá trình Loại lãng phí này xảy ra khi di chuyển tài nguyên (vật liệu) và chuyển động không làm tăng giá trị cho sản phẩm Chuyển động quá mức của vật liệu có thể tốn kém cho doanh nghiệp và có thể gây ra thiệt hại cho chất lượng sản phẩm Quá trình chuyển vật tư, công cụ, máy móc từ nơi này đến nơi khác gọi là vận chuyển Khi máy móc, bán thành phẩm đặt ở những nơi không phù hợp thì cần phải di chuyển, vận chuyển đến một nơi phù hợp khác, gây nên lãng phí không cần thiết, kéo dài thời gian sản xuất Việc bố trí máy móc, mặt bằng sản xuất không phù hợp là những nguyên nhân chính dẫn đến lãng phí vận chuyển

Một số cách loại bỏ lãng phí vận chuyển như:

Sắp xếp hàng hóa, vị trí để hàng hóa các dây chuyền sản xuất phù hợp và khoa học để hạn chế việc di chuyển nhiều gây lãng phí

Lưu trữ những mặt hàng hoặc nguyên vật liệu theo tần xuất xuất – nhập – vận chuyển để giảm thời gian di chuyển hàng hóa

Giữ không gian lưu trữ luôn gọn gàng sạch sẽ thoáng mát để thuận tiện nhất cho quá trình di chuyển hàng hóa

Lãng phí thao tác thừa

19 Đây là chuyển động lãng phí được thực hiện trong khi làm việc Nó có thể là hình thức bạn phải đi bộ đến một khu vực khác để thu thập một công cụ, bộ phận hoặc tài liệu Nó cũng bao gồm việc tìm kiếm mọi thứ trong một môi trường lộn xộn Một ví dụ cổ điển là sắp xếp hàng đống thủ tục giấy tờ để tìm một biểu mẫu cần thiết tại thời điểm đó để hoàn thành công việc Đó là những hành động khi người công nhân hay máy móc phát sinh trong lúc làm việc Những hành động đứng lên hay cúi người để lấy vật tư trong khi có thể đặt chúng ngang tầm thắt lưng để dễ lấy, giảm thiểu thời gian thừa phát sinh Những hoạt động này là không cần thiết, không tạo ra giá trị sản phẩm mà lại làm giảm năng suất Để loại bỏ hoặc giảm thiểu lãng phí này chúng ta có thể:

Thứ nhất: tạo ra quy trình làm việc hợp lý và tối ưu đảm bảo công nhân viên không thực hiện những thao tác ngoài dư thừa gây chậm trễ hoặc ảnh hưởng tới quy trình chung

Thứ hai: Sắp xếp bố cục xưởng sản xuất hợp lý và tối ưu không gian

Thứ ba: Bố trí các dụng cụ, vật dụng sản xuất hợp lý để giảm tối đa thời gian tìm kiếm công cụ khi cần thiết

Chờ đợi có lẽ là điều rõ ràng nhất trong 7 điều lãng phí của sản xuất tinh gọn

Có thể dễ dàng nhận ra thời gian bị mất do dòng chảy kém: thiếu bộ phận, tắc nghẽn và sự cố thiết bị Trong môi trường văn phòng, điều này có thể xảy ra dưới dạng thời gian tải phần mềm chậm hoặc chờ một cuộc điện thoại quan trọng Điều này cũng gây khó chịu cho các nhân viên liên quan, có thể dẫn đến tinh thần bị giảm sút

Thường thì công nhân hay một máy móc không thể nào tiến hành công việc ngay khi phải chờ đợi một hoạt động nào đó kết thúc hoặc phải chờ NVL, thông tin, dụng cụ, chuyển đến Khoảng thời gian chờ đợi đó được gọi là lãng phí, đây cũng là một trong những nguyên nhân cản trở dòng chảy, sản xuất dây chuyền liên tục Để giảm thiểu lãng phí do chờ đợi:

Bảo trì thiết bị máy móc thường xuyên tránh xảy ra dừng máy do hỏng hóc dẫn đến ngừng sản xuất

Mua đủ, kịp thời nguyên vật liệu đáp ứng cho quá trình sản xuất, tránh tình trạng thiếu nguyên vật liệu, có thể dùng phần mềm quản lý kho để biết và kiểm soát được tình trạng kho, có sự điều chỉnh kịp thời

Gemba Walk

Gemba là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là "địa điểm thực tế" Trong kinh doanh, Gemba dùng để chỉ nơi tạo ra giá trị; trong sản xuất gemba là sàn nhà máy Nó có thể là bất kỳ "địa điểm" nào như công trường xây dựng, tầng bán hàng hoặc nơi nhà cung cấp dịch vụ tương tác trực tiếp với khách hàng Nói cách khác, đó là nơi công việc thực sự được tiến hành thực tế vì vậy chúng ta có thể quan sát và phân tích nó

Trong sản xuất tinh gọn, ý tưởng Gemba xuất phát từ những vấn đề có thực và các ý tưởng cải tiến tốt nhất sẽ đến từ Gemba Walk là một hoạt động đưa quản lý lên hàng đầu để tìm kiếm sự lãng phí và cơ hội để thực hành Gemba kaizen, hoặc cải thiện tầng cửa hàng thực tế Một điểm khác biệt quan trọng với MBWA là Gemba Walks không được thực hiện một cách ngẫu nhiên mà có mục tiêu rõ ràng, tần suất và cấu trúc thường xuyên

Gemba Walk là một phần của hoạt động “KIỂM TRA” trong chu trình P-D-C-

A (Plan – Do – Check – Action) Gemba Walk tương ứng với bước số ba, kiểm tra xem công việc, xem quá trình thực tế, hiểu công việc, đặt câu hỏi và học hỏi có đang theo đúng quy trình, đúng kế hoạch ban đầu hay không Đây cũng được biết đến như một phần cơ bản của triết lý quản lý tinh gọn Gemba Walk thường được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhà lãnh đạo nhóm,… Thực hiện Gemba là một cơ hội nhìn lại quá trình để xác định các hoạt động lãng phí

Phương thức Gemba Walk này đã tạo nên thay đổi tích cực trong phương phức lãnh đạo: từ phương thức lãnh đạo cố hữu kiểu truyền thống sang phong cách lãnh

23 đạo: Một kết quả công việc tốt cần có sự quan sát và đánh giá thực tế chứ không đến từ việc đợi kết quả từ đội ngũ nhân viên, đánh giá KPIs và chỉ đạo từ xa mà không có nắm bắt thông tin thực tế

Gemba là nguyên lý số 12 của phương thức sản xuất Toyota: hãy đích thân đến quan sát trực tiếp hiện trường để nắm bắt mọi tình huống: hiểu rõ về quy trình, đánh gía, phân tích diễn biến, bao gồm cả việc phân tích số liệu

2.4.2 Mục tiêu của Gemba Walk

Mục tiêu của Gemba Walk là hiểu được dòng giá trị và các vấn đề của nó thay vì xem xét kết quả hoặc đưa ra những nhận xét hời hợt Cùng với Genchi Genbutsu Gemba Walk là một trong 5 nguyên tắc hướng dẫn Lean nên được các nhà lãnh đạo Lean thực hành hàng ngày Gemba Walk là một hoạt động đưa ban lãnh đạo lên tuyến đầu để tìm kiếm sự lãng phí và cơ hội thực hành gemba kaizen, hoặc cải thiện mặt bằng cửa hàng thực tế

2.4.3 Năm nguyên tắc vàng trong Gemba Walk

Khi thực hiện Gemba Walk tại bất cứ công ty hay khu vực nào cần lưu ý tới 2 yếu tố quan trọng đó là:

Một là thực hiện “đi và xem” Ý tưởng chính của Gemba walk là những nhà quản trị và chỉ huy ở mọi cấp bậc liên tục đi dạo quanh xưởng và tham gia vào việc tìm kiếm những hoạt động tiêu tốn lãng phí, không làm tăng giá trị cho sản phẩm

Thứ hai là đặt câu hỏi tại sao

Mục tiêu chính của Gemba Walk là tò mò chi tiết cụ thể dòng giá trị và xác lập vị trí những phần có yếu tố của nó trải qua tiếp xúc tích cực Người chỉ huy giỏi luôn mong ước lắng nghe hơn là chuyện trò Có thể sử dụng nhiều cách thức hoặc công cụ khác nhau để tìm hiểu, đặt câu hỏi, ví dụ điển hình như mô hình 5W để xác lập những phần có yếu tố của tiến trình

Thứ ba là có sự tôn trọng mọi người

Gemba walk không phải là việc đi xem xét tìm kiếm lỗi, chỉ tay và đổ lỗi cho mọi người mà Gemba walke để hợp tác với nhóm và tìm ra yếu tố cùng nhau, cùng nhìn nhận vấn đề và tìm cách giải quyết cùng nhau Cố gắng tập trung chuyên sâu vào việc tìm ra những điểm yếu của quy trình chứ không phải ở con người

Khi vấn đề (sự không bình thường) phát sinh hãy đến Gemba trước tiên.Tiến hành Gemba Walk cần nhớ và áp dụng năm nguyên tắc sau để cuộc Gemba walk có thể đạt kết quả tốt nhất

Kiểm tra bằng chứng khách quan các nội dung liên quan tới hỏng máy, sản phẩm hỏng,…thậm chí cả khiếu nại của khách hàng

Xác định biện pháp xử lý tức thời Có thể giải pháp chỉ là ngắn hạn tuy nhiên nhưng là điều cần thiết để giải quyết vấn đề

Xác định nguyên nhân gốc rễ và thực hiện biện pháp khắc phục Đây là lúc để hỏi “Tại sao?” và phải hỏi cho đến khi có được nguyên nhân chính

Tiêu chuẩn hoá và phòng ngừa tái diễn Tuy nhiên, các vẫn đề bất thường như: hỏng máy, sản phẩm hỏng, không đạt được mục tiêu sản xuất, công nhân đến muộn vẫn xảy ra hàng ngày và đòi hỏi người quản lý phải giải quyết và đảm bảo rằng sự việc không được tái diễn Khi vẫn đề được giải quyết thì cần phải xây dựng mới hoặc cải tiến tiêu chuẩn hiện tại

THỰC TRẠNG DÒNG CHẢY HÀNG HÓA TẠI KHO IDC CỦA CÔNG TY TNHH FRAMAS VIỆT NAM

IDC và những hoạt động chính tại kho IDC

IDC là một trung tâm kiểm tra chất lượng, dự trữ và trung chuyển hàng hóa Sau khi hàng sản xuất xong sẽ được chuyển qua IDC tiến hành lưu trữ, phân loại, kiểm tra chất lượng và phân phối tới nhà thầu hoặc kho ngoài Kerry

3.1.1 Tình trạng xuất – nhập kho IDC

IDC hiện tại có rất nhiều loại hàng với nhiều quy trình riêng cho từng loại Cụ thể như sau:

Hàng ký gửi đi sơn: là những mặt hàng trong đơn đặt hàng của khách hàng sản xuất thô tại công ty framas nhưng cần gia công (Đi sơn màu) bởi bên thứ 3 (nhà thầu) Sau khi nhà thầu đã tiến hành sơn xong, hàng sẽ được vận chuyển ngược về công ty framas chờ kiểm tra chất lượng bởi QC trước khi chuyển đến khách hàng

Hàng không sơn: Bao gồm những hàng không cần đi sơn, có thể giao trực tiếp tới khách hàng sau khi đã dò kim loại và cân đủ số lượng

Hình 1 3 Hình ảnh quy trình của hàng sơn và không sơn

Nguồn: Nội bộ công ty TNHH framas Việt Nam

Hàng mẫu thử: Khi khách hàng đặt hàng, công ty sẽ sản xuất mẫu thử trước để xác nhận với khách hàng trước khi tiến hành sản xuất hàng loạt

Ngoài ra còn một số sản phẩm như Puma Disc: Phụ kiện cho giày, thùng Carton đựng hàng/ Pallet gỗ/ Vật phẩm, nguyên vật liệu: Nhựa được nhập về được trữ tại IDC chờ được đem đi sản xuất

Ngay từ những ngày đầu tiên làm việc tại công ty TNHH framas Việt Nam, tôi đã thực hiện Gemba Walk tại kho IDC của công ty TNHH framas Việt Nam và nhận thấy nhiều vấn đề như:

Không gian không có tính trực quan hóa Các lối đi dành cho xe nâng, người đi lại…không có hoặc sai vị trí vạch an toàn Hàng hóa được sắp xếp lộn xộn không chia theo khu vực cụ thể Ngoài ra nhiều thùng hàng không được dán nhãn…

Về những hoạt động trong kho diễn ra chưa theo một quy trình cụ thể, quy trình của những loại hàng tại IDC chưa rõ, chồng chéo lên nhau

Vì vấn đề bố cục và quy trình chưa rõ ràng dẫn đến công nhân vận hành luôn

“bận rộn” để thực hiện công việc của mình

Từ những nhìn nhận trực quan trên, chúng tôi bước đầu đưa ra nhận xét – đánh giá ban đầu nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên như sau:

3.1.3 Sơ đồ dòng chảy hàng hóa hiện tại tại IDC

Hình 3 1 Sơ đồ Spaghetti dòng chảy hàng hóa hiện tại

Nguồn: Nội bộ công ty TNHH framas Việt Nam

: Thành phẩm của hàng sơn

: Thành phẩm của hàng không sơn

: Bàn kiểm tra chất lượng

Theo như sơ đồ có thể thấy được hiện tại không gian tại IDC chứa rất nhiều loại hàng và nhiều quy trình chồng chéo nhau, không có phân chia khu vực rõ ràng cho riêng từng loại mặt hàng, thành phẩm và bán thành phẩm đều được để chung một khu vực và công nhân phải tự nhận biết và phân loại bằng mắt trước khi gửi đi Kerry hoặc gửi đi nhà thầu

E P al le ts st or a g e

WAITING AREA FOR MOVING TO

Finished goods, Compounded material, Re- cycle, Others

UNLOADING PALLET FROM INCOMING TRUCK

Pai nti ng ch eck ing

Pai nti ng ch eck ing

Pai ntin g che cki ng

Go od fro m pro duc tion

After metal checked, waiting for moving to painting supplier

Pai nti ng ch eck ing

FG FG FG FG FG

FG FG FG FG FG

29 Đối với hàng không sơn: Sau khi sản xuất xong và được kéo sang khu vực IDC, hàng không sơn sẽ được kiểm tra kim loại và dự trữ chờ đợi thủ tục xuất hàng Khi đã có giấy tờ xuất hàng đầy đủ hàng sẽ được chuyển tới một kho ngoài Kerry Đối với hàng sơn: Hàng sơn có phần phức tạp hơn hàng sơn rất nhiều Sau khi sản xuất và được kéo qua kho IDC, hàng sơn sẽ được chuyển đi nhà thầu để tiến hành gia công Sau khi nhà thầu đã sơn xong hàng sẽ được vận chuyển ngược về công ty để tiến hành kiểm tra chất lượng Hàng tốt sau khi kiểm tra chất lượng sẽ được đưa tới khu dự trữ trước khi có thủ tục xuất hàng và vận chuyển tới kho ngoài Kerry Đối với hàng Sample: Sau khi được sản xuất tại nơi sản xuất hàng mẫu cũng sẽ được chuyển tới IDC trước khi gửi đi khách hàng

Hàng Heelcounter: Đây là mặt hàng có quy trình đơn giản hơn, sau khi sản xuất cũng được kéo sang IDC và chờ đợi được chuyển đi kho ngoài Kerry

Nhận xét: Quy trình của từng loại hàng chưa thực sự tối ưu, tồn tại rất nhiều lãng phí liên quan đến tồn kho, chờ đợi, giấy tờ phức tạp, vị trí để hàng hóa chưa thực sự tối ưu không gian và tạo sự thuận tiện nhất cho việc vận chuyển hàng hóa.

Phân tích thực trạng bằng công cụ bảy lãng phí

Qua nhìn nhận và phân tích số liệu thực tế có thể nhận thấy rất nhiều vấn đề đang về lãng phí tồn kho có mặt tại ở IDC, điển hình có thể kể đến các vấn đề sau: (Phụ lục 1)

Lượng hàng tại IDC quá tải, vượt quá sức chứa của IDC, pallet nằm trên lối đi, không có khu vực phân chia và cách sắp xếp rõ ràng khiến cho không gian tại IDC không được tận dụng một cách triệt để Ngoài ra với cách sắp xếp không hợp lý và nằm ngoài lối đi như vầy có thể gây cản trở đi lại và nghiêm trọng hơn là gây nguy hiểm khi xe nâng thực hiện lấy và di chuyển các pallet

Không có khu vực trữ hàng rõ ràng: hàng nhập kho IDC, hàng thành phẩm, bán thành phẩm, phụ kiện để chung trong một khu vực gây khó khăn cho việc bốc dỡ, phân loại hàng hóa

Khu vực tạm: chứa những hàng chờ xử lý bởi những bộ phận liên quan Nhiều mặt hàng chờ xử lý như hàng sơn chờ gửi nhà thầu, nguyên vật liệu, hàng phế… có thời gian chờ đợi quá dài cũng là nguyên nhân dẫn đến tăng tồn kho tại IDC

Hàng đi sơn: Không được sắp xếp theo FIFO, từ đó lượng hàng sẽ không được xoay vòng liên tục Có thể hàng mới về được kiểm tra chất lượng trước nhưng những lô hàng được gửi về từ thời gian trước đó vẫn được tồn tại IDC Mặt khác, sau khi hàng đã được sơn và chuyển về framas sẽ chỉ bao gồm hàng tốt, còn hàng lỗi phía nhà thầu sẽ giữ lại tự xử lý Điều này khiến cho việc quản lý chất lượng nhà thầu gặp nhiều khó khăn

Hàng sơn về bị lỗi/ Hàng Sample khách hàng trả về: khoảng 4 – 5 pallet/ tháng tuy nhiên chưa có khu vực dự trữ cố định Việc này có thể gây nhầm lẫn giữa phế và các loại hàng khác đang có mặt tại khu vực Ngoài ra thời gian chờ giải quyết hàng lỗi và claim khá lâu (Ước tính khoảng 1 tuần) Điều này gây tăng tồn kho tại IDC rất nhiều nếu không được xử lý ngay

Hàng sơn trước khi gửi nhà thầu: Chiếm không gian khoảng 20 pallets vì phân loại hàng theo loại hàng Khối lượng hàng sơn chiếm tỉ trọng khá cao trong lượng hàng sản xuất của nhà máy tuy nhiên thời gian gửi hàng phụ thuộc vào thời gian nhà thầu tới lấy hàng nên gây khó khăn trong việc quản lý hàng sơn tồn trong ngày Ngoài ra cũng chưa có khu vực riêng biệt dành cho hàng sơn nên gây khó khăn cho công nhân thực hiện phân loại hoặc tìm kiếm pallet hàng

Nguyên vật liệu: theo số liệu tính toán, nguyên vật liệu chiếm khoảng 2 – 5 Pallet

Hàng Sample: Hiện tại có một kệ dành cho hàng Sample nhưng nhiều thùng có hoặc không có mã đơn, hàng đã sản xuất lâu chưa giao khách hàng…

Hàng hóa khi được chuyển qua từ khu vực sản xuất qua IDC, trước khi được gửi đi Kerry hoặc nhà thầu phải trải qua nhiều thời gian chờ đợi, cụ thể có thể kể đến:

Hàng hóa khi tới công đoạn dò kim loại sau bằng máy Metal Scanner tốn rất nhiều thời gian chờ đợi vì công nhân phải thực hiện dò từng thùng chạy qua máy, sau đó công nhân lại lấy từng thùng đó để sắp lên pallet Sau đó công nhân sẽ kiểm tra lại

31 số lượng một lần nữa Điều này tốn thời gian và có nguy cơ sai sót trong việc kiểm tra thiếu, đếm trùng thùng

Tốn nhiều thời gian để đợi, bốc từng thùng để xếp đầy pallet

Mỗi khi chuẩn bị vận chuyển hàng đi Kerry, người công nhân sẽ di chuyển tới pallet cần chuyển và ghi chép thông tin hàng hóa của pallet đó sau đó chuyển lên văn phòng của kho để làm phiếu xuất kho hàng hóa, sau khi làm xong sẽ đưa ngược lại xuống dưới rồi mới có thể vận chuyển hàng đi Điều này tốn rất nhiều thời gian và quy trình không được tinh gọn

Hàng sơn không được sắp xếp theo FIFO nên khi kiểm đơn hàng tiếp theo có thể QC sẽ phải chờ tìm thùng hàng đó

Thời gian xe tải chuyển hàng từ framas tới Kerry không cố định, không có quy định thời gian cụ thể cho các lần xe chạy dẫn tới hàng đã có đầy tại IDC nhưng vẫn phải chờ xe tải tới để bốc hàng

3.2.3 Lãng phí Thao tác thừa

Về thao tác của công nhân cũng tồn tại rất nhiều lãng phí:

Kiểm tra số lượng hàng trong thùng: Người công nhân sẽ kiểm tra số lượng trên tem bằng phương pháp thủ công (bằng mắt) sau đó sẽ tính toán số lượng trên PO Điều này gây rủi ro cao trong việc sai sót số lượng hàng trong thùng so với PO

Trong việc dự trữ Puma Disc: Không có tem nhãn chuẩn, dùng tem tạm để ghi số lượng hàng

3.2.4 Lãng phí Xử lý/ Gia công thừa

Vì tồn tại rất nhiều quy trình chồng chéo nhau tuy nhiên chưa có sự rõ ràng và cũng như khu vực phân loại sắp xếp hàng rõ ràng và tinh gọn nên tốn rất nhiều thời gian những quy trình diễn ra tại IDC

Khó có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của việc ứ hàng tại IDC

Những quy trình tại IDC: Đóng gói hàng hóa: Hàng sau khi được sản xuất tại khu vực sản xuất sẽ được đóng thùng và dán tem, sau đó được đưa qua IDC => mở thùng để lấy hàng cho qua

32 máy Metal Scan để dò kim loại => Đóng thùng Chúng ta có thể thấy quy trình thực sự không Lean khi đóng thùng => mở thùng rồi lại đóng thùng

Cách thức phân loại hàng: Có 3 khu vực và thời điểm khác nhau để phân loại hàng

Sau máy dò kim loại

Khu vực kiểm hàng của QC

Quy trình kiểm tra số lượng thùng: Kiểm tra lần 2, kiểm tra chéo tem nhãn được thực hiện thủ công bằng mắt, dễ xảy ra sai sót và tốn rất nhiều thời gian

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM CẢI THIỆN DÒNG CHẢY HÀNG HÓA TẠI KHO ĐƯỢC LIÊN TỤC VÀ HIỆU QUẢ HƠN

Lắp đặt hệ thống băng tải tự động

Hình 4 1 Sơ đồ IDC với Layout mới

Nguồn: Nội bộ Công ty TNHH framas Việt Nam

IDC đã được thiết kế lại, phân chia rõ ràng từng khu vực với từng chức năng riêng biệt nhất định Khu vực QC tiến hành kiểm tra chất lượng được chuyển sang phía cổng số 3 và 4 thay vì cổng 1 và 2 như trước Các khu vực tương ứng trên hình và chức năng của chúng như sau: Điểm tập kết số 1 là vị trí tập kết hàng đầu tiên khi sản xuất vừa kéo hàng qua IDC

Hàng từ Sản xuất sẽ được thu gom và kéo sang khu vực IDC khoảng 2h/ lần, mỗi lần khoảng 2 pallet (tương đương 70 thùng)

34 Điểm tập kết số 2 là vị trí cho hàng chờ đi Sơn, đây là khu vực tập kết hàng chờ gửi đi nhà thầu gia công Công nhân vận hành sẽ phân loại hàng từ vị trí số 1 và chuyển chúng tới lưu trữ tại vị trí này Điểm tập kết số 3 là cổng (Cổng 2) dành cho hàng Sơn sắp được gửi đi nhà thầu Sau khi nhận thông tin nhà thầu tới lấy hàng, hàng hóa sẽ được chuyển từ vị trí số 2 sang vị trí số 3 để chuẩn bị giấy tờ và đợi nhà thầu tới lấy hàng Điểm tập kết số 4 là vị trí hàng Sơn đã được gia công xong bởi nhà thầu và được nhà thầu gửi về lại công ty (Cổng 3) Điểm tập kết số 5 là khu vực kiểm tra chất lượng hàng sơn sau khi nhà thầu gửi hàng đã sơn về Hàng được nhà thầu gửi về qua vị trí số 4 sẽ được vận chuyển lên kệ FIFO và được kiểm tra chất lượng cũng tuân theo nguyên tắc FIFO Điểm tập kết số 6 là khu vực dự trữ hàng thành phẩm cuối cùng bao gồm: hàng không sơn sau khi đã dò kim loại và cân đủ khối lượng, hành đã sơn được kiểm tra chất lượng, qua dò kim loại và cân đủ số lượng Tất cả những hàng hóa tại khu vực này có thể hiểu là hàng hóa đã sẵn sàng vận chuyển tới kho Kerry Điểm tập kết số 7 là khu vực dành cho hàng Heel Counter và nguyên vật liệu: Heel

Counter sẽ được đưa từ phía sản xuất sang và sau đó vận chuyển sang kho ngoài Kerry Ngược lại nguyên vật liệu được mua về sẽ trữ tại đây chờ được đưa vào sản xuất Điểm tập kết số 8 là khu vực hàng xuất thẳng tới kho ngoài Kerry (Cổng số 1), tất cả những hàng chở tới Kerry hay chờ từ Kerry về đều phải đi qua cổng 1 này

4.1.2 Hệ thống băng tải tại IDC

Sau khi đã phân chia rõ ràng từng khu vực, để tự động hóa những hoạt động trong kho, giảm bớt thao tác vận chuyển của công nhân, tận dụng tối đa không gian chúng tôi đưa ra mô hình hệ thống băng tải tự động như sau:

Hình 4 2 Bản vẽ 3D hệ thông băng tải tại IDC

Nguồn: Nội bộ Công ty TNHH framas Việt Nam

Hệ thống gồm 2 loại băng tải là Belt và Roller có kết cấu như sau:

Hình 4 3 Kết cấu băng tải Belt cố định

Nguồn: Nội bộ Công ty TNHH framas Việt Nam

Hình 4 4 Kết cấu băng tải Roller

Nguồn: Nội bộ Công ty TNHH framas Việt Nam

• Tổng chiều dài băng tải: 16.5 mét (Bao gồm 3 đoạn băng tải riêng lẻ như hình)

• Khả năng tải hàng hóa: 100 kg/m (Trung bình 2 thùng / 1 mét)

Băng tải sẽ hoạt động liên tục khi được khởi động, ngoài ra có hệ thống

Sensor giúp nhận diện và ngừng/ chạy đúng lúc tránh trường hợp thùng bị rơi rớt khỏi băng tải

4.1.3 Quy trình cho từng loại hàng tại IDC với hệ thống băng tải

Hình 4 5 Sơ đồ quy trình tại kho IDC với hệ thống băng tải

Nguồn: Nội bộ Công ty TNHH framas Việt Nam Hàng không sơn (Đường màu cam): Số 1 → 2 → 8

Sau khi hàng được kéo từ khu vực sản xuất sang IDC sẽ được công nhân tiến hành bỏ lên băng tải dọc ngắn 1 sau đó sẽ được đưa qua máy Metal Scan, QC đứng ở vị trí sau máy dò kim loại sẽ tiến hành cân thùng hàng, nếu đủ cân sẽ thì sẽ bỏ lên pallet Nếu không đủ cân hoặc bị phát hiện kim loại sẽ được đưa trở lại cho QC kiểm tra và tiến hành đóng gói lại Hàng thành phẩm tại sẽ được vận chuyển tới kho ngoài Kerry qua cổng số 1

Hàng sơn (Đường line màu xanh lá cây): Số 1 → 3 → 4 → 5 → 6 → 7 → 2 → 8

Sau khi hàng được kéo từ sản xuất sang sẽ được công nhân bỏ lên băng tải ngắn

1 và tới thẳng khu vực dành riêng cho hàng sơn chờ gửi đi nhà thầu Hàng sơn (Bán thành phẩm) sẽ được gửi đi gia công qua cổng số 2 Hàng sơn sau khi được gia công gửi về qua cổng số 3 sẽ được chuyển lên kệ FIFO QC sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng hàng sơn, đóng thùng và chuyển lên băng tải dọc dài Hàng sơn sẽ chạy theo băng tải dài qua băng tải ngang và băng tải dọc ngắn để qua máy Metal Scan Tiếp theo công nhân cân và dự trữ tương tự như với hàng sơn

Tiến hành mua băng tải theo đơn đặt hàng dưới đây

Hình 4 6 Báo giá dàn băng tải

Nguồn: Nội bộ Công ty TNHH framas Việt Nam

Với lần lắp đặt lần này tổng chi phí là: 381.960.000 VNĐ

Thuế suất GTGT (Tax rate): 10% Tiền thuế GTGT (VAT amount): 38.196.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 420.156.000 VNĐ

Công ty tiến hành thanh toán 50% số tiền (tương đương 210.078.000 VNĐ), sau khi lắp đặt, chạy thử và nghiệm thu sẽ tiến hành thanh toán nốt số tiền còn lại

Hình 4 7 Kế hoạch lắp đặt và bàn giao dự án

Nguồn: Nội bộ Công ty TNHH framas Việt Nam

Sau khi đã lắp đặt và tiến hành chạy thử theo kế hoạch, thực hiện đào tạo vận hành băng tải theo các mục sau

Công việc thực hiện Người thực hiện

Liên hệ nhà thầu Lean

Tạo phiếu mua hàng Lean

Tiến hành theo dõi lắp đặt Lean, kho IDC Đào tạo, triển khai về quy trình Lean Đào tạo vận hành băng tải Lean, kho IDC Đào tạo bảo trì bảo dưỡng Bảo trì

Bảng 4 1 Kế hoạch thực hiện

4.1.6 Đánh giá giải pháp Ưu điểm

Với hệ thống băng tải tự động, công ty sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí về mặt nhân sự cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động tại kho IDC

Về mặt nhân sự: với quy trình cũ khi chưa có hệ thống băng tải tự động công ty cần 4 nhân công cho việc Phân loại hàng hóa, Quét mã vạch Barcode cho sản phẩm, Cân khối lượng sản phẩm và một người cho việc vận chuyển Tuy nhiên khi lắp đặt hệ thống băng tải thì một người có thể thực hiện nhiều bước khác nhau từ phân loại hàng,

40 quét mã vạch hay cân hàng hóa Công ty chỉ cần 2 người/ ca để thực hiện quy trình, vì vậy

Về không gian của IDC

Tối ưu hóa không gian bằng cách sắp xếp hoặc loại bỏ những thứ không cần thiết

Xây dựng lại quy trình vận chuyển hàng từ công ty tới kho ngoài Kerry

Xem xét và phân tích lại quy trình cũ để tìm biện pháp giảm bớt leadtime của hàng tồn tại IDC

Xây dựng lại quy trình cho từng loại hàng cách tối ưu nhất Thời gian thực hiện ngắn nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đúng quy trình

Vẽ lại sơ đồ kho IDC một cách hợp lý, tối ưu hóa không gian và phù hợp với quy trình

Phân chia khu vực rõ ràng và có ký hiệu, đường kẻ phân biệt cho từng loại hàng từ đó dễ dàng phân biệt và làm việc hiệu quả hơn

Công nhân đã và đang thực hiện theo thói quen và quen với quy trình cũng như cách làm từ xưa tới nay Khi thay đổi hoàn toàn về Layout cũng như thêm hệ thống băng tải dẫn đến khó khăn trong việc làm quen và vận hành cách thành thục

Giải pháp khắc phục hạn chế

Tiến hành hướng dẫn một cách kỹ càng cho toàn bộ công nhân thực hiện công việc Giám sát, kiểm tra thường xuyên tình hình áp dụng và vận hành của băng tải.

Áp dụng hệ thống quét mã vạch QR Code cho sản phẩm

4.2.1 Giới thiệu công ty phần mềm và thiết bị sử dụng

Kể từ khi thành lập vào năm 2000, M3 MOBILE đã và đang đổi mới thị trường Nhận dạng và Thu thập Dữ liệu Tự động Năm 2000, lần đầu tiên M3 MOBILE giới thiệu máy tính di động công nghiệp kết hợp công nghệ truyền thông không dây và công nghệ nhận dạng mã vạch tại Hàn Quốc Năm 2004, chúng tôi khai trương nhà ga

41 công nghiệp nhỏ nhất thế giới Chúng tôi cung cấp các sản phẩm nhanh nhất và đáng tin cậy nhất cho hơn 3.000 khách hàng, 600 đối tác tại 120 quốc gia, Xếp hạng người dùng tích lũy là hàng đầu tại Hàn Quốc M3 MOBILE trực tiếp thực hiện tất cả các quy trình từ thiết kế, phát triển, sản xuất và bảo trì M3 là đối tác nhanh nhất với bạn

Hình 4 8 Hình ảnh máy quét QR code cho sản phẩm

Nguồn: Nội bộ công ty TNHH framas Việt Nam

Về giá cả và chức năng

Mỗi một máy quét sản phẩm như hình 4.7 có giá là 1 đô, tương đương 23 500

000 VNĐ Công ty TNHH framas Việt Nam sử dụng ba chức năng chính của máy đó là:

Stock in (+): Đẩy dữ liệu của thùng hàng lên kho ảo hệ thống Winline Mỗi thùng sẽ có một tem nhãn duy nhất có mã vạch QRCode chứa các thông tin như Loại hàng, kích thước, màu, số lượng… Sau khi thùng hàng được quét (“Stock in”) QRCode thì tất cả những thông tin đó sẽ được đẩy lên hệ thống

Stock transfer: Chuyển dữ liệu từ kho ảo này qua kho ảo kia trên hệ thống

Winline Khi thực hiện chức năng này đồng nghĩa với việc đã chuyển thông tin của thùng hàng từ kho này sang một kho khác theo quy trình

Stock out (-): dữ liệu bị trừ khỏi kho trên hệ thống Winline Khi thực hiện chức năng này có nghĩa không còn tồn kho cho thùng hàng đó

4.2.2 Các điểm quét mã vạch sản phẩm tại kho IDC

Hình 4 9 Sơ đồ các điểm quét mã vạch sản phẩm

Nguồn: Nội bộ Công ty TNHH framas Việt Nam

Tại điểm số 1: Hàng từ sản xuất kéo sang sẽ được quét chức năng “Stock in (+)” vào kho “01 Mass Production”

Tại điểm số 1: Hàng sơn tại khu vực này được chọn Stock Transfer từ kho 01 Mass Production sang kho số 36 Waiting For Printing

Tại điểm số 3: Hàng sơn trước khi gửi đi nhà thầu được quét chức năng “Stock transfer” từ kho “6 Waiting for Printing” sang kho riêng của từng nhà thầu

Tại điểm số 4: Hàng đi sơn về sẽ được quét chức năng “Stock transfer” từ kho của từng nhà thầu sang kho 36 Under Inspection để chờ kiểm tra chất lượng

Tại điểm số 5: Tại đây nếu hàng sau khi kiểm bị phế hoặc cần làm lại, hoặc thị thiếu thì sẽ được chọn chức năng chuyển từ kho “36 Under Inspection” sang kho số “33 Defect Printing”, “34 Rework Printing” hoặc “35 Shortage Printing.”

Tại điểm số 6: Hàng thành phẩm sau khi dò kim loại và cân đủ khối lượng được chuyển từ kho “01 Mass Production” sang “41 Incoming IDC – Passed Metal Scan”

Tại điểm số 7: dành riêng cho hàng Heelcouter, book Stock in vào kho “41 Incoming IDC – Passed Metal Scan”

Tại điểm số 8: Hàng trước khi đi giao cho Kerry được chuyển từ kho “41 Incoming IDC – Passed Metal Scan” sang kho số “5 Kerry”

Các kho ảo ứng với từng điểm quét mã vạch sản phẩm trên hệ thống

“1 Mass Production”: Dành cho những sản phẩm vừa được kéo từ sản xuất qua, chưa qua dò kim loại hay cân Tại đây kiểm soát được số liệu thực tế đã sản xuất được bao nhiêu

“6 Incoming IDC – Passed Metal Scan”: đây là trạm scan sau máy Metal Scan và sau khi cân đủ số lượng Tại đây kiểm soát số lượng hàng thành phẩm sẵn sàng giao tới kho Kerry Các bộ phận khác như Sales, Warehouse có thể kiểm tra dữ liệu tại đây để làm phiếu giao hàng hoặc kiểm tra có bao nhiêu sản phẩm đang tồn tại kho IDC

“05 Kerry”: Những hàng đã được giao cho kho ngoài Kerry

“06 Waiting for Printing”: Tương ứng với khu vực dành cho hàng sơn chờ được gửi đi nhà thầu

“36 Under Inspection”: dành cho hàng sơn sau khi được gia công nhà thầu gửi về và chờ QC kiểm tra chất lượng

“33 Defect Printing”: Hàng sơn bị lỗi

“34 Rework Printing”: Hàng sơn cần nhà thâu gia công lại

“35 Shortage Printing”: Hàng sơn nhà thầu giao bị thiếu

4.2.3 Tổng quan quy trình quét mã vạch sản phẩm

Quy trình quét mã vạch sản phẩm cho hàng sơn

Hình 4 10 Quy trình quét mã vạch sản phẩm cho hàng sơn

Nguồn: Nội bộ Công ty TNHH framas Việt Nam Giải thích quy trình

Hàng sau khi được sản xuất xong, công nhân đóng thùng xong sẽ tiến hành quét vào kho số 1 Hàng sẽ được chất lên pallet đến khi nào đầy sẽ được vận chuyển sang kho IDC Công nhân kho IDC sẽ nhận hàng, tiến hành phân loại ra hàng sơn sau đó quét chuyển từ kho số 1 sang kho số 6 Hàng sau khi được quét vào kho số 6 sẽ được lưu trữ tại khu vực quy định Khi nhà thầu tới lấy hàng sẽ được quét chuyển từ kho số

6 sang kho của từng nhà thầu

Hàng sau khi gửi nhà thầu gia công và gửi về lại công ty TNHH framas Việt Nam công nhân kho sẽ quét vào kho số 36 và lưu trữ tại khu vực quy định chờ QC kiểm tra chất lượng

QC tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm, đóng thùng và chuyển cho phía công nhân kho tiến hành quét chuyển từ kho 36 sang kho số 41, chuyển từ 41 sang kho số 42 khi có lịch xuất hàng

Quy trình quét QRCode cho hàng không sơn

Hình 4 11 Quy trình quét sản phẩm cho hàng không sơn

Nguồn: Nội bộ công ty TNHH framas Việt Nam

Hàng hóa sau khi được sản xuất và đóng thùng sẽ được quét vào kho số 1 Khi đã thu gom đủ pallet sẽ được kéo hàng sang kho IDC Công nhân IDC nhận hàng và phân biệt ra hàng không sơn sau đó tiến hành cân và dò kim loại Nếu hàng đủ cân và không có kim loại sẽ được quét chuyển từ kho số 1 sang kho số 41 Khi có lịch xuất hàng sẽ quét chuyển từ kho số 41 sang kho số 42 Nếu hàng bị thiếu cân hoặc bị phát hiện kim loại sẽ được chuyển trả về sản xuất tiến hành xử lý lại

Hình 4 12 Quy trình xử lý hàng phế

Nguồn: Nội bộ công ty TNHH framas Việt Nam

Trong trường hợp hàng sơn sau khi được nhà thầu gửi về, nhưng sau khi QC kiểm tra chất lượng phát hiện hàng bị lỗi, phế không thể sử dụng QC sẽ tiến hành để riêng loại hàng này theo từng thùng nhất định dựa theo Items, Size, màu Sau đó QC sẽ tiến hành in tem mới với đúng số lượng hàng phế này Tiến hành dán tem và ghi nhận số lượng vào báo cáo chuyển cho bộ phận PPIC nắm bắt thông tin và có kế hoạch chạy bù hàng

Trường hợp hàng cần làm lại

Hình 4 13 Quy trình xử lý hàng cần làm lại

Nguồn: Nội bộ công ty TNHH framas Việt Nam

Tương tự như trường hợp hàng phế, nhưng điểm khác biệt ở chỗ hàng sơn sau khi QC kiểm tra chất lượng nhận thấy vẫn có thể gia công lại QC cũng thực hiện lưu trữ tại khu vực riêng biệt Sau khi in lại tem và ghi nhận số lượng thực tế vào báo cáo cho bộ phận PPIC Khi bộ phận PPIC nhận thông tin và có kế hoạch gửi đi nhà thầu thì thùng hàng sẽ được chuyển đi nhà thầu như trường hợp của hàng sơn bình thường

Mua thiết bị, phần mềm

Bộ phận sử dụng Số lượng

Bảng 4 2 Bảng số lượng máy quét cần thiết

Tổng số lượng máy cần mua là 11: 11 x 23.500.000 = 258.500.000 VNĐ

Tổng số tiền mua = 284.350.000 VNĐ

Tạo những kho ảo trên hệ thống Winline

Như quy trình tổng quát đã đề cập

Triển khai quy trình cho toàn bộ công nhân

Hướng dẫn sử dụng máy quét cho công nhân (Phụ lục 5)

Hình 4 14 Giao diện màn hình ứng dụng kiểm soát dữ liệu sau khi hàng hóa được quét mã vạch Nguồn: Nội bộ công ty TNHH framas Việt Nam Đây là một ứng dụng được bộ phận IT tại công ty tạo ra giúp kiểm soát dữ liệu sau khi thực hiện quét mã vạch sản phẩm Ứng dụng bao gồm đầy đủ thông tin của sản phẩm như: Loại hàng, kích thước sản phẩm, màu, số lượng trong thùng, thời gian thùng hàng được quét, quét chuyển từ kho nào sang kho nào…

Từ những dữ liệu tại ứng dụng này, những bộ phận liên quan như kho, PPIC, hay thậm chí là Sale có thể kiểm tra tình hình của thùng hàng, phục vụ cho việc làm báo cáo cũng như loại bỏ hầu như các khâu kiểm tra chéo bằng báo cáo giấy