106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần www.viet-ebook.co.cc 106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 19/7/2005 17h:11 Microsoft cố gắng nhằm hoàn thiện bổ sung thêm nhiều tính tiện dụng cho phần mềm Microsoft Office Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” MS Office - lựa chọn ẩn, tính chưa biết đến hay shortcuts - gần đến hay không sử dụng Thông qua viết mong muốn giới thiệu đến bạn thủ thuật đơn giản hiệu cho Word, Excel, Outlook, PowerPoint Có thể nói thủ thuật giúp bạn sử dụng hiệu phần mềm văn phòng này, khai thác khả tiềm tàng tuỳ biến theo phong cách riêng Tuy nhiên chúng tơi xin ý bạn hầu hết thủ thuật sau vận hành tốt phiên Microsoft Office XP 2003 Thủ thuật chung Phóng to hay thu nhỏ Nếu bạn sở hữu mouse (con chuột máy tính) có cuộn (scroll button) bạn hồn tồn phóng to hay thu nhỏ văn cửa sổ MS Office nhanh chóng cách giữ phím Ctrl xoay cuộn – xoay lên phía trước phóng to phía sau thu nhỏ lại Định dạng nhanh chóng Một “viên ngọc Nn” MS Office Format Painter – có hình dáng chổi sơn công cụ chuNn (Standard toolbar) N ếu chưa có bạn vào Tool | Commands, tìm đến mục Format kéo biểu tượng cơng cụ thả vào công cụ chuNn Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chổi sơn, công cụ copy lại định dạng văn nơi trỏ chuột xuất N ếu bạn lựa chọn đoạn (paragraph) hay ô (cell) nhắp chuột vào biểu tượng cơng cụ định dạng đoạn hay chép lại Sau bạn cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bạn muốn “dán” định dạng giống đoạn nguồn xong Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng Format Painter, bạn áp dụng định dạng chép liên tục bạn ấn phím Esc www.viet-ebook.co.cc Thêm nhiều lựa chọn N ếu bạn giữ ngun phím Shift sau chọn File ứng dụng Word cửa sổ soạn e-mail Outlook, bạn thấy thay đổi menu File Với Word Outlook bạn thấy có thêm lựa chọn Save All Close All Excel bạn thấy có Close All Xuống dịng khơng tạo mục Trong đoạn có mục bạn muốn xuống dịng mà khơng muốn dịng có mục bạn cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng tiếp tục theo danh sách mục Riêng Excel để xuống dịng bạn ấn Alt-Enter Các Smart Tags Smart Tags - bắt đầu xuất phiên Microsoft Office XP – biểu tượng ứng dụng cơng nghệ XML nên xuất liệu phù hợp với tính Smart Tags Để kích hoạt Smart Tags bạn vào Tools | AutoCorrect Options chuyển sang mục Smart Tags lựa chọn loại tags mà bạn muốn kích hoạt Lấy ví dụ Paste Options Smart Tags: Paste options: Sau bạn dán (paste) liệu ứng dụng Office bạn chọn Smart Tag (xuất bên cạnh đoạn liệu vừa dán có hình giống clipboard) với lựa chọn định dạng phong phú - Match Destination Formatting (chuyển định dạng liệu vừa dán giống với định dạng văn bản) Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng đoạn liệu vừa dán) 106 thủ thuật với Microsoft Office - Phần - 20/7/2005 15h:45 Microsoft Word Truy cập nhanh đến văn thường sử dụng Cách nhanh thông dụng để truy cập đến tệp tin văn thường sử dụng Microsoft Word vào File tìm đến văn cần mở www.viet-ebook.co.cc Điểm bất lợi cách số lượng tệp tin lưu danh sách tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng vào Tools | Options | General để chỉnh thông số “Recent used file list” lên số lớn N hưng MS Word lại có tính Nn khác hữu dụng việc nhanh chóng tìm đến văn thường sử dụng Bạn sử dụng cách sau Bạn vào View | Toolbars | Customize bạn nhắp chuột phải vào đâu cơng cụ toolbars chọn Customize Khi cửa sổ Customize mở bạn chuyển sang tab Commands Trong cửa sổ Customize | Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống chọn Built-in Menus danh sách bên tay phải (commands) chọn Work N hắp giữ nguyên chuột trái kéo Works thả vào công cụ thuận tiện với bạn Vậy bạn tạo cơng cụ riêng cho với tên Work Để đổi tên menu bạn mở cửa sổ Customize nhắp chuột phải vào tên menu Work, ô N ame bạn gõ tên vào Bây bạn sử dụng menu để lưu tên đường dẫn đến tệp tin văn bạn thường sử dụng cách sau Bạn mở văn thường sử dụng sau chọn Work | Add to work menu Thế tên văn có sẵn sàng cho bạn truy cập đến lúc Để gỡ bỏ tên văn danh sách menu Work bạn ấn giữ Ctrl-Alt-Minus (phím Minus phím dấu trừ (-) cạnh phím số 0) Lúc trỏ biến thành dấu trừ, bạn click vào menu Work tìm đến tên văn cần bỏ nhắp chuột trái lần vào Mở văn sử dụng lần cuối Để yêu cầu MS Word lần khởi động mở tệp tin văn mà bạn sử dụng lần cuối trước tắt Word bạn thử dùng cách sau Bạn tìm đến tệp tin Winword.exe – thơng thường tệp tin có đường dẫn sau C:\Program Files\Microsoft Office nằm thư mục Office 10 phiên XP Office 11 với phiên 2003 Tìm bạn nhắp chuột www.viet-ebook.co.cc phải vào tệp tin chọn Send to | Desktop (create shortcut) Hoặc bạn nhắp chuột phải lên desktop chọn N ew | Shortcut tìm đến tệp tin Winword.exe theo đường dẫn Sau bạn desktop nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo chọn Properties Trong cửa sổ Properties bạn chuyển đến mục Target gõ vào “/mFile1” vào cuối đường dẫn trường này, click OK Sử dụng lệnh Paste Special Khi bạn copy văn web từ tệp tin Word khác dán trực tiếp vào Word ứng dụng giữ nguyên định dạng gốc - từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức nhiều việc chỉnh sửa lại văn Để tránh điều bạn sử dụng lệnh Paste Special Cách sử dụng sau: Sau copy văn từ nguồn, bạn chuyển vào Word chọn Edit | Paste Special Trong cửa sổ Paste Special bạn chọn Unformatted Text Unformatted Unicode Text Sắp xếp lại đoạn nhanh chóng Bạn muốn xếp lại vị trí đoạn văn mình? Để tránh thời gian kéo thả hay copy-paste bạn sử dụng cách sau Lựa chọn đoạn văn mà bạn muốn thay đổi vị trí lên xuống, ấn giữ phím Shift-Alt dùng phím mũi tên lên xuống để điều chỉnh lại vị trí đoạn văn Xố thơng tin cá nhân Các tệp tin văn MS Word có chứa thơng tin Nn tiết lộ thơng tin bạn Microsoft cho cơng cụ xố bỏ thông tin Nn Remove Hidden Data trang web Tuy nhiên cơng cụ khó sử dụng Vậy để xố bỏ thơng tin Nn bạn làm theo cách sau Trước phổ biến tệp tin văn bản, bạn dùng ứng dụng WordPad (Start | All Programs | Accessories) mở văn trước lưu lại văn dạng Rich Text Format (.rtf) Cuối bạn việc đổi phần mở rộng tệp tin văn trở lại dạng Word Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin thành “test.rtf”, để đổi lại sang dạng Word bạn dùng lệnh rename chuyển lại thành “test.doc” www.viet-ebook.co.cc Gán phím tắt cho biểu tượng Microsoft Word để thao tác nhanh - 25/7/2005 8h:52 (Bài cập nhật cách 10 ) Khi soạn thảo văn với Microsoft Word, nhiều bạn phải cần thêm vào văn biểu tượng (symbol) ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn Với ký tự đặc biệt gán sẵn phím tắt bạn dùng phím tắt để chèn ký tự đặc biệt vào văn Còn với biểu tượng chưa gán sẵn phím tắt Do đó, bạn tạo phím tắt cho biểu tượng mà bạn thường sử dụng để nhanh chóng chèn biểu tượng cần thiết vào văn Cách tạo tổ hợp phím tắt cho biểu tượng sau: - Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” chọn “Symbol ” - Hộp thoại “Symbol” mở ra, tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt - Bạn bấm vào nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard” - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key” Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng - Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign” Bấm nút “Close” - Với cách làm tương tự, bạn gán phím tắt cho biểu tượng khác Sau này, bạn khơng muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng bạn làm sau: - Trong cửa sổ làm việc Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol ” để mở cửa sổ “Symbol” - Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt tab “Symbols” - Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key ” để mở hộp thoại “Customize Keyboard” www.viet-ebook.co.cc - Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt ô “Current keys” Sau cùng, bạn bấm nút “Remove” Tổ hợp phím tắt mà bạn chọn cho biểu tượng khơng cịn tác dụng - Bạn làm tương tự để xố phím tắt cho biểu tượng khác ... thủ thu? ??t sau vận hành tốt phiên Microsoft Office XP 2003 Thủ thu? ??t chung Phóng to hay thu nhỏ Nếu bạn sở hữu mouse (con chuột máy tính) có cuộn (scroll button) bạn hồn tồn phóng to hay thu nhỏ... dán) 106 thủ thu? ??t với Microsoft Office - Phần - 20/7/2005 15h:45 Microsoft Word Truy cập nhanh đến văn thường sử dụng Cách nhanh thông dụng để truy cập đến tệp tin văn thường sử dụng Microsoft Word. .. không sử dụng Thông qua viết mong muốn giới thiệu đến bạn thủ thu? ??t đơn giản hiệu cho Word, Excel, Outlook, PowerPoint Có thể nói thủ thu? ??t giúp bạn sử dụng hiệu phần mềm văn phòng này, khai thác