NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo thông tư 133/2016/TT-BTC
1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp.
Vốn bằng tiền là yếu tố thiết yếu cho sự hình thành và tồn tại của doanh nghiệp, đồng thời là điều kiện cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh Trong bối cảnh hiện nay, doanh nghiệp không chỉ hoạt động trong nước mà còn mở rộng hợp tác quốc tế, dẫn đến quy mô và cấu trúc vốn ngày càng phức tạp Việc quản lý và sử dụng vốn hiệu quả có ảnh hưởng lớn đến thành công trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hoạt động kinh tế và bảo vệ tài sản, đồng thời đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đặc biệt, kế toán vốn bằng tiền là một phần thiết yếu trong hệ thống kế toán, giúp theo dõi và kiểm soát việc sử dụng tiền vốn, từ đó tạo nên sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu trong công tác kế toán của doanh nghiệp.
1.1.2 Khái niệm, đặc điểm và phân loại vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là một phần quan trọng trong tài sản lưu động, đóng vai trò như phương tiện trao đổi trong các giao dịch mua bán với các tổ chức và cá nhân khác Đây là loại tài sản thiết yếu mà mọi doanh nghiệp đều cần sử dụng để thực hiện các hoạt động kinh doanh hiệu quả.
1.1.2.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền :
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc thanh toán nợ và mua sắm vật tư hàng hóa cần thiết Đồng thời, vốn này cũng phản ánh kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Do tính thanh khoản cao, vốn bằng tiền cần được doanh nghiệp quản lý chặt chẽ để tránh gian lận và sai sót.
Trong nền kinh tế hiện đại, tiền tệ không chỉ đơn thuần là kim loại hay tiền giấy Người ta đã mở rộng khái niệm tiền tệ để bao gồm cả các loại séc, tiền gửi và thanh toán bằng thẻ, miễn là chúng có thể dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.
Trong sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền không chỉ phục vụ thanh toán nợ và mua sắm vật tư mà còn là kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Do tính chất luân chuyển cao, vốn bằng tiền yêu cầu doanh nghiệp quản lý chặt chẽ để tránh gian lận và ăn cắp Vì vậy, việc hạch toán vốn bằng tiền cần tuân thủ các nguyên tắc quản lý tiền tệ thống nhất của nhà nước.
- Khi quản lý vốn bằng tiền phải được dựa trên nguyên tắc chế độ, thể lệ của ngân hàng ban hành.
- Nhà nước quy định ngân hàng là cơ quan duy nhất để phụ trách và quản lý tiền mặt.
Tất cả các khoản thu bằng tiền mặt từ mọi nguồn đều phải được nộp vào ngân hàng, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt như các công ty nhỏ, các cửa hàng ăn uống công cộng, các đơn vị xa ngân hàng hoặc những đơn vị có doanh thu thấp.
Các công ty tổ chức kinh tế và cơ quan nhà nước cần mở tài khoản ngân hàng để thuận tiện trong việc lưu thông tiền tệ và quản lý nguồn vốn hiệu quả hơn.
-Mọi khoản thu chi vốn bằng tiền đều phải có chứng từ gốc hợp lệ để chứng minh.
- Nghiêm cấm các đơn vị cho thuê, mượn tài khoản.
- Ghi chép và theo dõi vốn bằng tiền là ngoại tệ, vàng bạc, đá quý để quản lý chi tiết từng loại.
Kế toán cần duy trì sổ theo dõi chi tiết cho từng loại tài khoản, thường xuyên kiểm tra và đảm bảo tính chính xác giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.
1.1.2.3 Phân loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp:
➢ Theo hình thái tài sản vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:
Tiền Việt Nam đồng là loại tiền giấy do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức trên toàn quốc.
Ngoại tệ là các loại tiền tệ không do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức tại Việt Nam, bao gồm các đồng tiền như đô la Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp (FFr) và đô la Hồng Kông (HKD).
➢ Theo trách nhiệm quản lý tiền vốn có:
Tài khoản Tiền mặt tại quỹ (TK111) được sử dụng để ghi nhận tình hình thu, chi và số dư tiền mặt của doanh nghiệp, bao gồm cả tiền Việt Nam và ngoại tệ TK 111 chỉ phản ánh số tiền thực tế nhập, xuất và tồn tại trong quỹ.
Tài khoản Tiền gửi ngân hàng (TK112) được sử dụng để ghi nhận số dư hiện có và biến động tăng, giảm của các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng của doanh nghiệp Hạch toán trên Tài khoản 112 dựa vào các giấy báo Có, báo Nợ, hoặc bản sao kê từ ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, và séc bảo chi.
1.1.3 Nhiệm vụ, vai trò và nguyên tắc hạch toán của vốn bằng tiền:
1.1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền:
Xuất phát từ những đặc điểm trên, hạch toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền.
- Cung cấp số liệu kịp thời cho công tác kiểm kê lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế.
- Giám sát việc chấp hành chế độ quy định về quản lý các loại vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả cao.
-Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ thủ tục hạch toán vốn bằng tiền.
Kế toán ghi chép vốn bằng tiền nhằm kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ Qua đó, kế toán giúp xác định các chênh lệch, tìm ra nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý hiệu quả cho vốn bằng tiền.
Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ là rất quan trọng Cần thực hiện kiểm tra thường xuyên và đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối và thống nhất trong quản lý tài chính.
1.1.3.2 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền:
Nội dung tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ:
1.2.1.1 Khái niệm và đặc điểm của tiền mặt tại quỹ
Tiền mặt được dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của doanh nghiệp.
Tiền mặt của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, được bảo quản tại quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý.
Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tiền mặt hàng ngày hoặc định kỳ để xác định chính xác số tiền thực có, kịp thời phát hiện các khoản chênh lệch và tìm ra nguyên nhân, từ đó đề xuất biện pháp xử lý hiệu quả.
Doanh nghiệp cần duy trì một khoản tiền nhất định để đảm bảo chi tiêu hàng ngày và hoạt động liên tục Chỉ những giao dịch nhỏ mới được thanh toán bằng tiền mặt trong doanh nghiệp.
Hạch toán vốn bằng tiền được thực hiện bởi thủ quỹ và được theo dõi hàng ngày Doanh nghiệp chủ yếu nắm giữ tiền mặt dưới dạng đồng nội tệ, trong khi số lượng đồng ngoại tệ rất hạn chế.
1.2.1.2 Quy định về kế toán tiền mặt tại quỹ:
Hạch toán vốn bằng tiền cần sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất, cụ thể là đồng Việt Nam Tuy nhiên, trong một số trường hợp nhất định, có thể được phép sử dụng đơn vị tiền tệ thông dụng khác.
Doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng cần quy đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch Tỷ giá này có thể là tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh, nhằm đảm bảo ghi sổ kế toán chính xác.
Khi thực hiện việc nhập và xuất quỹ tiền mặt, cần phải có phiếu thu, phiếu chi cùng với chữ ký đầy đủ của người nhận, người giao và người có thẩm quyền Điều này phải tuân thủ theo quy định về chứng từ kế toán Đối với một số trường hợp đặc biệt, cần kèm theo lệnh nhập quỹ hoặc xuất quỹ.
Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán và ghi chép liên tục hàng ngày các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt Việc này giúp tính toán số tồn quỹ tại mọi thời điểm một cách chính xác.
Nhóm tài khoản có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ cần phải quy đổi sang đồng Việt Nam và đồng thời hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ.
Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, bao gồm việc nhập và xuất quỹ Mỗi ngày, thủ quỹ cần kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế và đối chiếu với số liệu trong sổ quỹ và sổ kế toán Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán và thủ quỹ sẽ tiến hành kiểm tra để xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý.
Phiếu thu (Mẫu số 01-TT) là tài liệu quan trọng dùng để hạch toán số tiền mặt Việt Nam và ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu, được kế toán lập thành ba liên.
+ Liên2: Giao cho người nộp tiền
+ Liên 3: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế
Phiếu chi (Mẫu số 02-TT) là tài liệu quan trọng dùng để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, đồng thời xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền Phiếu chi được kế toán lập thành ba liên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
+ Liên2: Giao cho người nhận tiền
+ Liên3: Thủ quỹ và kế toán trưởng dùng chung.
-Giấy đề nghị tạm ứng (Mấu số 03–TT):
Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi xuất cho tạm ứng.
-Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04–TT):
Là chứng từ liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán.
-Giấy đề nghị thanh toán(Mẫu số 05–TT):
Sử dụng trong trường hợp đã chi nhưng chưa thanh toán hoặc chưa nhận thanh toán, hoặc chưa nhận tạm ứng, để tổng hợp các khoản chi kèm theo chứng từ (nếu có) nhằm thực hiện thủ tục thanh toán.
-Biên lai thu tiền(Mẫu số 06–TT):
Giấy biên nhận là tài liệu xác nhận từ đơn vị hoặc cá nhân đã nhận tiền hoặc Séc từ người nộp tiền Nó được sử dụng làm cơ sở để lập phiếu thu và nộp tiền vào quỹ, đồng thời giúp người nộp tiền thực hiện thanh toán với đơn vị thu tiền hoặc lưu quỹ.
1.2.1.4 Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu, chi
Quy trình thu chi trong công ty bắt đầu từ việc lập phiếu thu và phiếu chi dựa trên chứng từ gốc Kế toán sẽ chuyển các phiếu này lên kế toán trưởng và giám đốc để được xem xét và ký duyệt Sau khi hoàn tất việc ký duyệt, thủ quỹ sẽ thực hiện việc thu hoặc chi tiền, và kế toán sẽ ghi chép vào sổ chi tiết tài khoản 111.
112, sổ tổng hợp TK và cuối cùng là lên bảng CĐKT.
Lập chứng từ → Kiểm tra chứng từ → Sử dụng chứng từ → Bảo quản và sử dụng lại chứng từ → Lưu trữ hoặc hủy chứng từ.
Lập chứng từ cần căn cứ vào các yếu tố cụ thể và nội dung nghiệp vụ kinh tế liên quan, từ đó sử dụng chứng từ một cách phù hợp Số lượng bản chứng từ được lập sẽ phụ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng loại tài sản.
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn các hình thức ghi sổ khác nhau:
Theo TT 133/2016/TT- BTC ban hành ngày 26/8/2016, doanh nghiệp có 4 hình thức kế toán sau, doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 4 hình thức sau:
Các hình thức ghi sổ kế toán
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.3.1 Ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Ghi sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung là phương pháp ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ nhật ký chung dựa trên các chứng từ kế toán như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, và phiếu nhập kho Những số liệu đã được ghi trong sổ nhật ký chung sẽ được sử dụng để vào sổ cái cho từng đối tượng kế toán theo trình tự thời gian.
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp: sản xuất, thương mại, dịch vụ có quy mô vừa và nhỏ.
Phiếu thu, phiếu chi GBC,GBN
CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI 111,112 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
➢ Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
Sơ đồ1.5: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, GBC và GBN đã được kiểm tra, chúng tôi ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng.
Cuối tháng, cuối quý và cuối năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi thực hiện kiểm tra và đối chiếu, đảm bảo rằng số liệu trên Sổ Cái khớp với bảng tổng.
Phiếu thu, phiếu chi GBC,GBN
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán chi tiết
NHẬT KÝ- SO CÁI Bảng tổng hợp chi tiết
1.3.2 Hình thức nhật kí - sổ cái
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận trên chứng từ kế toán sẽ được phản ánh trong sổ kế toán tổng hợp, cụ thể là nhật ký sổ cái, theo trình tự thời gian Ngoài việc sử dụng chứng từ kế toán, kế toán cũng có thể dựa vào số liệu từ bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại để thực hiện việc ghi chép vào nhật ký sổ cái.
-Điều kiện áp dụng: chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, chỉ áp dụng ít tài khoản kế toán khi hạch toán.
➢ Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký – sổ cái
Sơ đồ 1.6: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra :
Hằng ngày, dựa trên các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, kế toán xác định tài khoản ghi nợ và ghi có để ghi vào nhật ký sổ cái Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng trong cả hai phần nhật ký và sổ cái Sau khi ghi sổ nhật ký sổ cái, các chứng từ kế toán sẽ được sử dụng để ghi sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, dựa trên số liệu từ các sổ kế toán chi tiết, cần lập bảng tổng hợp cho từng tài khoản Sau đó, tiến hành đối chiếu số liệu giữa phần nhật ký và sổ cái, cùng với bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản với tài khoản tổng hợp tương ứng Khi số liệu trên nhật ký sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đã được kiểm tra và khớp đúng, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.3.3 Hình thức chứng từ ghi sổ
- Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Chứng từ ghi sổ được kế toán lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại, với nội dung kinh tế tương đồng.
Chứng từ ghi sổ cần được đánh số hiệu liên tục hàng tháng hoặc trong suốt cả năm, kèm theo các chứng từ kế toán liên quan Trước khi thực hiện việc ghi sổ kế toán, các chứng từ này phải được kế toán trưởng phê duyệt.
Hằng ngày, kế toán lập chứng từ ghi sổ dựa trên các chứng từ kế toán đã được kiểm tra, sử dụng làm căn cứ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này là cơ sở để ghi vào sổ đăng ký và sau đó chuyển sang sổ cái Các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp sau khi lập chứng từ ghi sổ sẽ được sử dụng để ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán cần khóa sổ và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng thông qua sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái Dựa vào sổ cái, kế toán lập bảng CĐSPS và đối chiếu số liệu để đảm bảo khớp đúng giữa sổ cái và bản tổng hợp chi tiết, từ đó phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
Phiếu thu, phiếu chi GBC,GBN
Sổ Quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Tk111,112
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SO
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
➢ Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Sơ đô 1.7: Hạch toán theo hình thức sổ chứng từ ghi sổ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra :
1.3.4 Phần mềm kế toán trên máy tính
Công việc kế toán hiện nay chủ yếu được thực hiện thông qua phần mềm kế toán trên máy tính Phần mềm này được thiết kế dựa trên nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc có thể kết hợp các hình thức này Mặc dù phần mềm kế toán không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ, nhưng nó vẫn đảm bảo khả năng in ấn đầy đủ các sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
-Sổ kế toán -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
-Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị Máy vi tính
➢ Trình tự hạch toán theo hình thức phần mềm kế toán trên máy vi tính:
Hằng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp đã được kiểm tra để ghi sổ Họ xác định tài khoản ghi nợ và ghi có, sau đó nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm.
Cuối tháng, kế toán thực hiện khóa sổ và lập Báo cáo tài chính, đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin Việc đối chiếu giữa số tổng hợp và số chi tiết được thực hiện tự động, giúp người làm kế toán dễ dàng kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán và BCTC sau khi in ra.
Cuối tháng và cuối năm, việc in sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết trên giấy và đóng quyển là cần thiết Đồng thời, các thủ tục pháp lý liên quan đến sổ kế toán ghi bằng tay cũng cần được thực hiện theo quy định hiện hành.
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SX TM TRANG TRÍ NỘI THẤT HỒNG QUÂN
2.1 Khái quát chung về công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân. 2.1.1 Thông tin khái quát chung về công ty.
Tên công ty : Công ty TNHH SX TM trang trí nội thật Hồng Quân
Loại hình doanh nghiệp : Công ty TNHH
Giám đốc : Nguyễn Văn Mến Địa chỉ: Tổ Kha Lâm 6 – phường Nam Sơn – quận Kiến An – thành phố Hải Phòng , Việt Nam Điện Thoại:0225.3590.016
2.1.2 Quá trình xây dựng và phát triển của công ty.
Trong bối cảnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa nền kinh tế, chính sách mở cửa đã thu hút nhiều nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước, góp phần thúc đẩy tăng trưởng kinh tế Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, buộc các doanh nghiệp phải không ngừng thay đổi và hoàn thiện để tồn tại và phát triển Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân cũng phải thích ứng với quy luật này.
Khái quát tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, với tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh được quản lý và thực hiện tại phòng kế toán của công ty.
Phòng kế toán của công ty bao gồm một kế toán trưởng kiêm kế toán thanh toán, kế toán doanh thu, chi phí, tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC), cùng với một thủ quỹ Kế toán có nhiệm vụ quản lý và giám sát các hoạt động tài chính, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc ghi chép, báo cáo tài chính và xử lý các giao dịch liên quan.
✓ Theo dõi dòng tiền thu và dòng tiền chi của tiền mặt ( TK 111) và tiền gửi ngân hàng ( TK 112 )
✓ Kiểm soát chứng từ đầu vào sao cho (hợp lệ, hợp pháp, hợp lý), để được tính chi phí hợp lý
✓ Liên hệ với ngân hàng để làm việc (về rút tiền, trả tiền, lấy sổ phụ ngân hàng và các chứng từ liên quan đến ngân hàng)
✓ Lập báo cáo thu chi hàng ngày, báo cáo tiền gửi ngân hàng hằng ngày để gửi theo yêu cầu của Ban Giám Đốc
✓ Thực hiện công việc thanh toán nội bộ, thanh toán ngân hàng, bảo hiểm xã hội, tiền lương công nợ
✓ Nhận, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận số liệu báo cáo doanh thu từ khách hàng sau đó lập báo cáo doanh thực hiện trong kỳ
✓ Thực hiện báo cáo doanh thu công nợ, hỗ trợ báo cáo doanh thu định kỳ cho Công ty
✓ Quản lý và theo dõi số lượng tài sản cố định
✓ Trích khấu hao đầy đủ chi phí vào những bộ phận có liên quan của những tài sản tham gia vào SXKD
Theo dõi tình hình xuất, nhập và tồn kho vật liệu, công cụ, dụng cụ là rất quan trọng, bao gồm việc kiểm soát số lượng, chất lượng và giá trị Cần tính trị giá vật liệu xuất kho theo phương pháp phù hợp để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho.
✓ Kế toán tính toán và phân bổ giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ sử dụng vào chi phí sản xuất theo đúng chế độ quy định
✓ Ước lượng vật liệu đảm bảo cung cấp đủ vật liệu cho sản phẩm theo đơn đặt hàng tránh trường hợp dư thừa vật liệu
Kiểm tra các phiếu, vé, hóa đơn và chứng từ thanh toán của cán bộ công nhân viên hoặc tập thể là rất quan trọng Đảm bảo thực hiện thu chi tiền mặt đúng theo chế độ, chính sách và quy chế của công ty giúp duy trì tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Mở sổ ghi chép đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, thực hiện kiểm quỹ vào cuối mỗi ngày, và lập báo cáo thu, chi, tồn quỹ đúng theo quy định của nghiệp vụ.
Thủ quỹ có nhiệm vụ như sau:
Thủ quỹ công ty chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt, đảm bảo xuất tiền cho các phiếu thu chi hợp lệ Ngoài ra, họ còn kiêm nhiệm kế toán bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn Công việc của thủ quỹ bao gồm bảo quản quỹ tiền mặt, trả lương cho cán bộ công nhân viên, và cập nhật số tiền tồn quỹ một cách chính xác.
2.2.2 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân
Chế độ kế toán: Đơn vị áp dụng chế độ kế toán Việt Nam, ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng: Tiền Việt Nam (VNĐ)
-Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
-Phương pháp tính giá hàng xuất kho: phương pháp bình quân liên hoàn.
-Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp đường thẳng.
-Phương pháp tính VAT: Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung.
2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ.
➢ Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân có hình thức kế toán áp dụng theo hình thức Nhật ký chung.
Hằng ngày, dựa vào các chứng từ đã kiểm tra, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, kế toán sẽ tiếp tục ghi vào các sổ chi tiết liên quan sau khi hoàn tất việc ghi sổ Nhật ký chung.
Cuối mỗi tháng, quý và năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, các số liệu này sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính Theo nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải khớp với tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ Nhật ký chung trong cùng kỳ.
Cuối năm, sổ kế toán chi tiết và tổng hợp được in ra và đóng thành quyển, sau đó thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định cho sổ kế toán ghi tay.
Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
➢ Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: 2.2 Trình tự ghi sổ kt hình thức nhật ký chung của Công ty TNHH SX
TM trang trí nội thất Hồng Quân
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ:
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
2.2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty:
-Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
-Thuyết minh báo cáo tài chính
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Các bảng kê khai thuế và nghĩa vụ thực hiện đối với nhà nước.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH SX TM trang trí nội thất Hồng Quân
Về hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung”, trong đó tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Hình thức này đơn giản về quy trình hạch toán và số lượng sổ sách, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng như yêu cầu quản lý Mọi thông tin kế toán được cập nhật thường xuyên, giúp dễ dàng theo dõi hoạt động và kịp thời phát hiện, sửa chữa sai sót.
Về hạch toán kế toán
➢ Sổ sách kế toán kinh doanh.
Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ đúng theo chế độ của Bộ Tài chính, đảm bảo các chứng từ phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ phát sinh Thông tin kế toán được ghi chép đầy đủ và chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu khi cần thiết Trình tự luân chuyển chứng từ được thiết lập để đảm bảo tính hợp pháp và thực tế Việc lưu trữ chứng từ được tổ chức khoa học và giám sát chặt chẽ, với mỗi phần hành kế toán lưu trữ chứng từ liên quan, từ đó bảo đảm tính không chồng chéo và nguyên tắc phân công rõ ràng, giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình một cách nhanh chóng.
➢ Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty thực hiện hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ báo cáo tài chính mẫu do Bộ Tài chính quy định, cụ thể là Thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 28/08/2016 Hệ thống này tuân thủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam cùng với các thông tư hướng dẫn, sửa đổi và bổ sung từ Bộ Tài chính.
Về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty
Hạch toán vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong công tác kế toán của công ty Nhận thức được tầm quan trọng này, công ty đã triển khai các biện pháp tích cực để tổ chức hạch toán và quản lý, sử dụng vốn bằng tiền một cách hiệu quả.
Hệ thống chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản thu chi, đảm bảo tuân thủ đúng nguyên tắc kế toán Các phiếu thu chi được sắp xếp và lưu trữ theo từng tháng, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm tra.
Vốn bằng tiền là tài sản đặc biệt, đóng vai trò là vật ngang giá chung, nên dễ dẫn đến tham ô và lãng phí trong quản lý Nhằm quản lý chặt chẽ loại vốn này, công ty đã triển khai nhiều biện pháp hiệu quả.
Tiền mặt được lưu trữ trong két an toàn, giúp ngăn chặn mất trộm và chống cháy, đảm bảo an toàn tối đa Công tác kế toán tổng hợp được tối giản, cho phép ghi chép kịp thời các hiện tượng kinh tế liên quan đến biến động của vốn bằng tiền.
+ Mọi biến động của vốn bằng tiền phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.
+ Việc sử dụng chỉ tiêu vốn bằng tiền đúng mục đích, đúng chế độ.
Công ty quản lý chặt chẽ tiền mặt tại quỹ và thường xuyên kiểm tra tài khoản ngân hàng để nắm bắt thông tin kịp thời và chính xác về các nghiệp vụ thu, chi Tất cả các chứng từ được ghi vào sổ sách theo đúng trình tự và mẫu quy định của Bộ Tài chính.
Kế toán cần duy trì mối quan hệ chặt chẽ và tốt đẹp với Ngân hàng để quản lý tiền gửi hiệu quả Việc theo dõi và tập hợp đầy đủ các chứng từ là rất quan trọng, đồng thời cần thực hiện đối chiếu thường xuyên với Ngân hàng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong giao dịch.
Lãnh đạo công ty và kế toán trưởng liên tục theo dõi chặt chẽ tình hình thu chi, quản lý tiền mặt và tiền gửi ngân hàng nhằm đảm bảo khả năng thanh toán, từ đó duy trì hoạt động kinh doanh liên tục và đạt hiệu quả cao.
Việc tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền đã đáp ứng nhu cầu của công ty, đảm bảo tính thống nhất trong phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế Điều này giúp các số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý và rõ ràng.
Hạn chế
Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng do các yếu tố khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền, công ty vẫn gặp phải một số hạn chế trong hoạt động này.
3.1.2.1 Về công tác kiểm kê quỹ tiền mặt
Công ty cần thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ vào cuối tháng, quý và năm, cũng như khi cần thiết hoặc khi bàn giao quỹ Kiểm kê này phải được thực hiện cho từng loại tiền trong quỹ để xác định số tiền thực tế so với số tiền ghi trên sổ tại thời điểm kiểm kê.
Do đơn vị chưa thiết lập một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể và kế hoạch thanh toán công nợ thống nhất, tình trạng tiền mặt tại quỹ trở nên không ổn định, có lúc quá ít, có lúc lại quá nhiều Điều này gây khó khăn cho Công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh và dẫn đến ứ đọng vốn, làm chậm vòng quay vốn.
3.1.2.2 Về việc luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính Tuy nhiên, việc lập biểu xuất kho tại công ty thường không kịp thời và không tuân thủ đúng thời hạn quy định Thêm vào đó, việc tập hợp và luân chuyển chứng từ gặp khó khăn do thiếu quy định cụ thể về thời gian nộp từ các bộ phận, dẫn đến tình trạng chậm trễ trong quá trình chuyển giao chứng từ đến phòng tài vụ Hệ quả là, chứng từ thường được xử lý muộn, gây ra tình trạng quá tải công việc khi nhiều chứng từ về cùng một lúc.
3.1.2.3 Về việc trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi
Hiện tại, công ty không thực hiện việc trích lập dự phòng cho những khách hàng có nguy cơ khó thanh toán Điều này dẫn đến việc khi khách hàng phá sản và không có khả năng thanh toán, công ty sẽ không có nguồn dự phòng để bù đắp cho rủi ro này.
Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty
3.2.1 Kiến nghị 01: Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ vào cuối tháng hoặc định kỳ
Nhằm để quản lý chặt chẽ tiền mặt tại quỹ công ty cần tiến hành việc kiểm kê quỹ định kỳ hoặc đột xuất.
Khi thực hiện kiểm kê quỹ, cần thành lập một ban kiểm kê bao gồm thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán làm thành viên.
Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi Sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
Mọi khoản chênh lệch phải báo cáo Giám đốc xem xét
Bảng kiểm kê quỹ được lập thành hai bản:
- Một bản lưu ở thủ quỹ.
- Một bản phải lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Mẫu bảng kiểm kê quỹ (Biểu số 3.1) là công cụ hữu ích cho các nhà quản lý trong việc theo dõi số tồn quỹ thực tế Nó giúp xác định số tiền thừa hoặc thiếu so với sổ quỹ, từ đó đưa ra các biện pháp hiệu quả để nâng cao quản lý quỹ Thông qua đó, mẫu bảng này cũng tạo cơ sở để quy trách nhiệm vật chất và ghi sổ kế toán cho các chênh lệch phát sinh.
Khi tiến hành kiểm kê quỹ, có thể xảy ra tình trạng thừa hoặc thiếu tiền so với số liệu trong sổ sách Trong những trường hợp này, công ty sẽ thực hiện các biện pháp xử lý phù hợp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
➢ Trường hợp phát hiện thừa khi kiểm kê:
- Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì phải chờ xử lý, căn cứ vào biên bản kiểm kế toán định khoản:
Có TK 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết
- Khi có quyết định xử lý tiền thừa:
Có TK 711 – Thu nhập khác
➢ Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê:
- Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì phải chờ xử lý, căn cứ vào biên bản kiểm kế toán định khoản:
Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
- Khi có quyết định xử lý tiền thiếu:
Nợ TK 1388 - Phải thu khác (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt (Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (nếu trừ tiền lương người phạm lỗi)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lập theo mẫu sau: Đơn vi:………
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Số: Hôm nay, vào giờ ngày tháng năm
Chúng tôi bao gồm: Ông/Bà đại diện kế toán, Ông/Bà đại diện thủ quỹ, và Ông/Bà đại diện khác Chúng tôi đã tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt và kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: X
II Số kiểm kê thực tế: X
III Chênh lệch(III=I-II) X
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
Ví dụ 01: Bảng kiểm kê quỹ quý 1 năm 2017.
Biểu số 3.1: Bảng kiểm kê quỹ 01 Đơn vi: Công ty TNHH SN TM trang trí nội thất Hồng Quân
Bộ phận: tổ Kha Lâm 6, phường Nam Sơn
Quận Kiến An, Hải Phòng
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Số: 01 Hôm nay, vào 15 giờ ngày 31 tháng 3 năm 2017
Chúng tôi bao gồm: Bộ phận kế toán do Ông/Bà Nguyễn Thị Hợi phụ trách, đại diện kế toán là Ông/Bà Phạm Thị Nga, và đại diện thủ quỹ Chúng tôi đã tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt với kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ: 107.520.000
II Số kiểm kê thực tế: x 107.520.000
III Chênh lệch(III=I-II) x 0
