Khóa luận hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua người bán tại công ty TNHH mai hiền

CƠ SỞ LÝ LUẬ N VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA VÀ NGƯỜ I BÁN

Nội dung kế toán thanh toán với người mua

1 Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua.

▪ Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kì hạn thu hồi và ghi chép theo từng lần thanh toán Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa , nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.

▪ Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận phải thu khách hàng đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.

▪ Kế toán tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được để có căn cứ xác định số trích lập số dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản thu không đòi được Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sai khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kì báo cáo Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác.

▪ Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, BĐSĐT đã giao, dịch vụ cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.

2 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng trong thanh toán với người mua. o Hợp đồng bán hàng ( đối với những khách hàng có giao dịch lớn hơn 1 lần giao dịch) o Phiếu xuất kho. o Hóa đơn bán hàng (hoặc hóa đơn GTGT) do doanh nghiệp lập. o - Chứng từ thu tiền: Phiếu thu, Giấy báo có. o - Biên bản đối chiếu công nợ. o - Nhật ký chung. o - Sổ cái TK 131. o - Sổ chi tiết thanh toán với người mua o - Sổ tổng hợp TK 131.

Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng

Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT,TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.

- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.

-Đánh giá lại các khoản phải thu khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập

BCTC ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so vớitỷ giá ghi sổ kế toán)

- Số tiền khách hàng đã trả nợ.

-Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng.

-Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu khách hàng

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT).

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.

- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ.

- Số tiền còn phải thu của khách hàng.

Số dư bên có (nếu có)

- Số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tương cụ thể

Chú ý: Khi lập Bảng cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên

( Trích dẫn tài liệu tham khảo : Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam )

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua theo

* Trường hợp bán chịu cho khách hàng:

- Khi bán chịu vật tư, hàng hóa cho khách hàng, căn cứ vào hóa đơn VAT, kế toán ghi doanh thu bán chịu phải thu:

Nợ TK 131: số phải thu của khách hàng

Có TK 511: doanh thu bán hàng

Có TK 3331: VAT của hàng bán ra

- Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng , kế toán ghi:

Nợ TK 635 : Chiết khấu thanh toán cho khách hàng

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng

- Khi chấp nhận giảm giá trừ nợ hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 511: doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nợ TK 3331: VAT của hàng bán bị trả lại

Có TK 131: ghi giảm số nợ phải thu của khách hàng

- Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi:

Nợ TK 131: phải thu khách hàng

Có TK 711: thu nhập bất thường

* Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng.

- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112: số tiền khách hàng ứng trước

Có TK 131: phải thu của khách hàng

- Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hóa đơn bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 131: tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán

Có TK 511: doanh thu bán hàng

- Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi thanh quyết trên TK 131.

* Trường hợp khách hàng không TT bằng tiền mà TT bằng hàng

Nợ TK 152,153,156: (phương pháp KKTX)

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131: Phải thu khách hàng

* Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi. a Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293). b Khi lập Báo cáo tài chính, căn cứ các khoản nợ phải thu được phân loại là nợ phải thu khó đòi, nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, ghi:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. c.Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là không thể thu hồi được, kế toán thực hiện xóa nợ theo quy định của pháp luật hiện hành Căn cứ vào quyết định xóa nợ, ghi:

Nợ các TK 111,112, 331, 334….(phần tổ chức cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (phần được tính vào CP)

Có các TK 131, 138, 128,… d Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:

Có TK711 – Thu nhập khác. đ) Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn được bán theo giá thỏa thuận, tùy từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:

– Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa lập dự phòng phải thu khó đòi,

Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (số tổn thất từ việc bán nợ)

– Trường hợp khoản phải thu quá hạn đã lập dự phòng phải thu khó đòi nhưng số đã lập dự phòng không đủ bù đắp tổn thất khi bán nợ thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, ghi:

Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thỏa thuận)

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (số tổn thất từ việc bán nợ)

1.3 Nội dung kế toán thanh toán với người bán

1.3.1.Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán.

Tài khoản này sử dụng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư hàng hóa, người bá TSCĐ, người cung cấp dịch vụ, các khoản đầu tư đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã được kí kết Tài khoản này cũng được sử dụng để phản ánh tình hình về thanh toán các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp Không được phản ánh vào tài khoản các nghiệp vụ trả tiền ngay.

Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ, vật tư, hàng hóa hoặc cho người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết của những đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khối lượng xây lắp hoàn thành được bàn giao.

Bên giao nhập khẩu ủy thác đã ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như các khoản phải trả người bán thông thường.

THỰC TRẠNG TỔ CH ỨC KẾ TOÁN DOANH THU CHI PHÍ VÀ XÁC ĐỊNH K ẾT QUẢ KINH DOANH TẠ I CÔNG TY TNHH MAI HIỀN

Giớ i thiệu về công ty TNHH Mai Hiền

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Mai Hiền

-Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Mai Hiền

- Địa chỉ: Số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải

-Vốn điều lệ: 500.000.000 ( năm trăm triệu đồng )

-Người ĐDPL: Lê Thanh Mai

- Ngành nghề kinh doanh của công ty: Kinh doanh vật tư thiết bị trong lĩnh vực vật liệu xây dựng như : Tôn, Kẽm, Sắt, Ống thép, xi măng….

2.1.2 Những thuận lợi và khó khăn của công ty TNHH Mai Hiền

Công ty luôn luôn tiếp tục đẩy mạnh kinh doanh một số mặt hàng khác.

Cán bộ, công nhân viên của công ty chăm chỉ nhiệt tình, cố gắng phấn đấu để hoàn thành chỉ tiêu trong lĩnh vực của mình.

Một số nhân sự mới được bổ sung có trình độ chuyên môn còn non trẻ cần phải có thời gian rèn luyện phấn đấu.

Vì là một công ty nhỏ nên tình hình tài chính còn nhiều khó khăn

2.1.3 Tổ chức bộ máy qu ả n lí tại công ty TNHH Mai Hiền

2.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

Trải qua nhiều năm hoạt động và phát triển cùng với sự thay đổi của cơ chế thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty đã có nhiều thay đổi Có thể nói, hiện nay bộ máy quản lý đã đạt được sự hoàn thiện

Phòng hành chính tổng hợp

Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý được khái quát qua sơ đồ 2.1 như sau:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Mai Hiền

2.1.3.2 Chức năng các phòng ban

Giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm chung điều hành Công ty theo đúng quy chế tổ chức hoạt động Giám đốc có quyền tuyển dụng lao động, có quyền chủ động lập dự án kinh doanh, là đại diện pháp nhân của Công ty được quyền tham gia đàm phán ký kết hợp đồng kinh tế, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

Phòng kinh doanh: Là người giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực nghiên cứu thị trường, giá cả hàng hoá dịch vụ, khả năng tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu nguồn hàng Ngoài ra, phòng còn có thể trực tiếp ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ Phân tích khách hàng và kênh tiêu thụ Tìm hiểu thị trường và các đơn vị cạnh tranh trong khu vực Lập kế hoạch Marketing, Kế hoạch quảng cáo, Kế hoạch tiếp thị, khuyến mại, Kế hoạch bán hàng.

Phòng kế toán: có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng và các cơ quan thuế Ngoài những chức năng trên phòng còn có chức năng thống kê, hạch toán phân tích lỗ lãi của các

Bán buônPhòng kinh doanh

Kế toán tổng hợp Thủ Qũy

KẾ TOÁN TRƯỞNG đơn vị từ đó phản ánh lại với lãnh đạo doanh nghiệp để có kế hoạch cho các chu kỳ kinh doanh tiếp theo.

Phòng hành chính: Là phòng chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính của công ty, là trung tâm liên lạc của cả công ty, có nhiệm vụ bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động kinh doanh của các phòng ban, tham mưu cho ban giám đốc về quản lý, sắp xếp và điều chuyển nhân sự, thực hiện chi trả cho các khách hàng và phân phối tiền lương cho cán bộ nhân viên trong công ty Phòng hành chính có vai trò quan trọng trong việc tạo hình ảnh của công ty trong mắt khách hàng do có nhiệm vụ giao tiếp với khách hàng.

Các đơn vị bán buôn bán lẻ : Các đơn vị bán trực tiếp cho người tiêu dùng, thực hiện đầy đủ qui luật giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa, dịch vụ Thông qua hoạt động bán lẻ, bán buôn công ty có thể nắm bắt nhu cầu thực sự, mức độ thay đổi thị hiếu của người tiêu dùng từ đó có kế hoạch phù hợp với những biến động của thị trường

2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty TNHH Mai Hiền

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán toán tại công ty được khái quát qua sơ đồ 2.2 như sau:

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Mai Hiền

Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán công ty.

Kế toán trưởng: Là người Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt động khác của Công ty có liên quan tới tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của công ty Tổ chức công tác

Kế toán thống kê trong công ty phù hợp với chế độ tài chính của nhà nước Thực hiện các chế độ chính sách công tác tài chính Kế toán Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồng Kế toán tổng hợp vốn kinh doanh trực tiếp chỉ đạo kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với các cán bộ thống kê Kế toán các đơn vị trong công ty.

Kế toán tổng hợp: Tổng hợp toàn bộ các phần hành kế toán khác nhau để hoàn thiện công tác kế toán đồng thời kiểm tra việc ghi chép ban đầu, việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, lập báo cáo tài chính, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán.

Thủ quĩ công ty: Chịu trách nhiệm trong công tác thu tiền mặt và tồn qũy của công ty, thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định.

2.1.4.2 Đặc điểm chính sách và phương pháp k ế toán tại công ty TNHH Mai Hiền

- Chế độ kế toán áp dụng: Từ 1/1/2017, công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ do Bộ Tài Chính ban hành theo thông tư 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.

- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm.

-Đơn vị tiền tệ: Công ty sử dụng trong ghi chép kế toán, báo cáo quyết toán là đồng nội tệ – Đồng Việt Nam (VND).

-Phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên.

Bảng tổng hợp chi tiết

-Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn.

- Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

2.1.4.3 T ổ chức hệ thống sổ kế toán

❖Hình thức ghi sổ: kế toán ghi sổ theo hình thức nhật ký chung.

Sơ đồ hạch toán kế toán theo hình thức Nhật ký chung

Sổ, thẻ kế toán chi tiếtNhật ký chung

Thực trạng tổ chức kế toán thanh toán vớ i ngườ i mua, người bán tại

2.2.1.Phương thức thanh toán và hình thức thanh toán với người mua, người bán tại công ty TNHH Mai Hiền ức thanh toán áp dụng tại công ty TNHH Mai Hiền

- Hiện nay công ty TNHH Mai Hiền sử dụng 2 phương thức thanh toán (thanh toán trả ngay và thanh toán chậm trả).

+Phương thức thanh toán trả ngay là doanh nghiệp cung cấp sản phẩm cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu được tiền ngay ,có thể là tiền mặt, cũng có thể là tiền gửi ngân hàng.

+Phương thức thanh toán chậm trả là khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng doanh nghiệp chưa thu được tiền ngay Kế toán theo dõi công nợ phải thu của khách hàng qua các sổ chi tiết TK 131,phải trả người bán qua sổ chi tiết 331. ức thanh toán áp dụng tại công ty TNHH Mai Hiền

-Hình thức thanh toán áp dụng tại công ty TNHH Mai Hiền là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản.

+Hình thức thanh toán bằng tiền mặt thường được doanh nghiệp áp dụng cho đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng.

+Hình thức thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thường được doanh nghiệp áp dụng với những đơn hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng Trong trường hợp đơn hàng có giá trị nhỏ hơn hoặc bằng 20 triệu đồng,doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng (trường hợp có sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán) 2.2.2.Kế toán thanh toán với người mua tại công ty TNHH Mai Hiền

-Giấy báo có của ngân hàng

Tài khoản sử dụng: TK131 - phải thu của khách hàng

Sổ sách sử dụng: sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 131, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, bảng tổng hợp phải thu của khách hàng.

Sơ đồ 2.4: Kế toán thanh toán với người mua tai Công ty TNHH Mai Hiền

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng để ghi sổ. Đầu tiên ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái TK 131, TK 511, TK 3331, , đồng thời kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 131 - phải thu của khách hàng Từ sổ chi tiết phải thu của khách hàng tiến hành lập bảng tổng hợp phải thu của khách hàng.

Cuối kì, cuối quý, cuối năm cộng tất cả số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số liệu ghi trên sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.

Ví dụ 1: Ngày 4/10/2017 xuất 2500 kg ống thép bán cho Công ty Cổ phần nội thất 190 Khách hàng chưa thanh toán.

Biểu số 2.1 Hóa đơn GTGT số 0000539

HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001 GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: AA/15P

Ngày 4 tháng 10 năm 2017 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MAI HIỀN

Mã số Thuế 0200463735 Địa chỉ : 26 Trần Nguyên Hãn , Phường Cát Dài , Quận Lê Chân , Tp Hải Phòng

Số tài khoản 0031000338810 Điện thoại 0225 3857244

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT 190

Mã số thuế: 0200656938 Địa chỉ : KM 89 Thôn Mỹ Tranh, Xã Nam Sơn, Huyện An Dương , Tp Hải Phòng

Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản: 0031000338810

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.625.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 50.875.000

Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Mai Hiền)

Biểu số 2.2: Phiếu xuất kho. Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê

(Ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-

BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng BTC)

Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Quyên Địa chỉ (bộ phận): Phòng kinh doanh

Theo chứng từ số: 05523 Ngày 4/10/2017

Lý do xuất kho: Bán hàng cho Công ty

Cổ phần nội thất 190 MST: 0200519875 Xuất tại kho: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng

STT Tên hàng hóa MH ĐV

T Theo chứng từ Thực xuất Đơn giá Thành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): : Ba mươi năm triệu sáu trăm tám mươi mốt nghìn bảy trăm năm mươi đồng

- Số chứng từ gốc kèm theo:

Giám đốc (Ký, họ tên)

( Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Mai Hiền)

Ví dụ 2: Ngày 20/10/2017 xuất hàng bán cho Công ty TNHH Thương Mại và

Dịch Vụ Phương Tiến Khách hàng chưa thanh toán.

Biểu số 2.3: Hóa đơn GTGT số 0000540

Ngày 20 tháng 10 năm 2017 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH Mai Hiền

Mã số Thuế 0200463735 Địa chỉ : số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ PHƯƠNG TIẾN

Mã số thuế: 0103219724 Địa chỉ : Số 2D Phố Dịch Vọng , Phường Dịch Vọng , Quận Cầu Giấy , Tp Hà Nội

Hình thức thanh toán: TM

Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu bốn trăm bốn mươi ba nghìn bảy trăm đồng

( Nguồn:Phòng kế toán công ty TNHH Mai Hiền )

Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Quyên Địa chỉ (bộ phận): Phòng kinh doanh

Lý do xuất kho: Xuất hàng bán MST: 0108029269

Xuất tại kho: 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải

STT Tên hàng hóa MH ĐVT Theo chứng từ

Thực xuất Đơn giá Thành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười ba triệu bảy trăm bảy mươi chín nghìn tám trăm sáu mươi tám đồng.

Ví dụ 3: Ngày 16/11/2017 Công ty CP nội thất 190 trả tiền hàng bằng chuyển khoản của ngày 4/10/2017.

Kính gửi : CÔNG TY TNHH MAI HIỀN

Hôm nay chúng tôi xin báo đã được ghi CÓ tài khoản của Quý khách hàng với nội dung như sau:

Số tài khoản ghi Có: 0031000338810

Số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng chẵn.

Nội dung: : Công ty Cổ phần nội thất 190 thanh toán tiền hàng.

GIAO DỊCH VIÊN KIỂM SOÁT

Biểu số 2.5: Giấy báo có.

Ví dụ 4: Ngày 20/11/2017 Công ty cổ phần nội thất 190 mua hàng chưa thanh toán.

Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Mộc Trà Địa chỉ (bộ phận): Phòng kinh doanh

Lý do xuất kho: Bán hàng cho Công ty

Cổ phần nội thất 190 MST: 0200519875 Xuất tại kho: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng

STT Tên hàng hóa MH ĐV

T Theo chứng từ Thực xuất Đơn giá Thành tiền

- Tổng số tiền (viết bằng chữ): : Mười bốn triệu hai trăm bảy mươi hai nghìn bảy trăm đồng.

Giám đốc (Ký, họ tên)

Biểu đồ 2.8 Hóa đơn GTGT 0000561

Ngày 20 tháng 11 năm 2017 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH MAI HIỀN

Mã số Thuế 0200463735 Địa chỉ : 26 Trần Nguyên Hãn , Phường Cát Dài , Quận Lê Chân , Tp Hải Phòng

Họ tên người mua hàng: Trần Mỹ Hạnh

Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT 190

Mã số thuế: 0200656938 Địa chỉ : KM 89 Thôn Mỹ Tranh, Xã Nam Sơn, Huyện An Dương , Tp Hải Phòng Hình thức thanh toán: CK Số tài khoản: 0232220210254

Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn.

Biểu số : Sổ Nhật ký chung 511,131,3331 Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê

Mẫu số: S03a-DNN (Ban hành theo thông tư số 133/2016/TT- BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng BTC)

Chứng từ Diễn giải Đã

Bán hàng cho Công ty CP nội thất 190

Bán hàng cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Phương

Công ty CP nội thất 190 trả tiền hàng ngày 4/10 131 50.875.000

Bán hàng cho Công ty CP nội thất 190 3331 1.700.000

Sổ này có trang, đánh số từ trang 01 đến trang

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu)

( Nguồn:Phòng kế toán công ty TNHH Mai Hiền ) Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền. Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân,

(Ban hành theo thông tư số

133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng BTC)

Năm 2017 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

SHTK: 511 Đơn vị tính: Đồng

Chứng từ Diễn giải Đã Ghi SC

TK ĐƯ Số phát sinh

Bán hàng cho công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Như

Bán hàng cho công ty CP nội thất 190 131 46.250.000

Bán hàng cho công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Phương Tiến

0000561 20/11 Bán hàng cho công ty CP nội thất 190 131 17.000.000

PKT0865 31/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu

( Nguồn:Phòng kế toán công ty TNHH Mai Hiền)

Biểu số 2.8: Sổ Cái TK 131 Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền. Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân,

(Ban hành theo thông tư số

133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng BTC)

Năm 2017 Tên tài khoản: Phải thu của khách hàng

SHTK: 131 Đơn vị tính: Đồng

STT TKĐƯ Số phát sinh

HĐ0000472 2/6 Bán hàng cho khách lẻ 511 9.960.000

HĐ 0000539 4/10 Bán hàng cho công ty CP nội thất 190 511 46.250.000

Bán hàng cho công ty TNHH Thương Mại và Dịch

Công ty CP nội thất trả tiền hàng 112 50.875.000

Bán hàng cho công ty CP nội thất 190 511 17.000.000

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP

(Ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN NGƯỜI MUA

Tài khoản: 131 Năm 2017 Đối tượng:Công ty Cổ phần nội thất 190

Chứng từ Số phát sinh Số dư

Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày, tháng

Tài khoản đối ứng Nợ Có Nợ Có

4/10 HĐ0000539 4/10 Bán hàng cho công ty CP nội thất 190 511 46.250.000 150.000.000

16/11 GBC0683 16/11 Thu tiền hàng ngày 4/10 112 50.875.000 103.750.000

20/11 HĐ0000561 20/11 Bán hàng cho công ty CP nội thất 190 511 17.000.000 120.750.000

Người lập Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ và tên )

( Nguồn:Phòng kế toán công ty TNHH Mai Hiền ) Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê

(Ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN NGƯỜI MUA

Tài khoản: 131 Năm 2017 Đối tượng:Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ

20/10 HĐ0000540 20/10 Bán hàng cho công ty

27/12 HĐ000572 27/12 Bán hàng cho công ty

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ và tên ) Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng.

(Ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày

BẢNG TỔNG HỢP PHẢI THU KHÁCH HÀNG

Tài khoản 131: Phải thu khách hàng Năm 2017 Đơn vị tính : VNĐ

Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Công ty CP nội thất 190 230.560.000 454.220.000 247.142.000 437.638.000

Công ty TNHH TM&DV

Công ty TNHH Phương Mai 50.000.000 260.000.000 310.000.000 -

Công ty cổ phần Mai Hưng 350.000.000 100.000.000 450.000.000 -

2.2.2 Kế toán thanh toán với người bán tại công ty TNHH Mai Hiền

• Giấy báo nợ của ngân hàng

• TK 331: Phải trả người bán

Sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 331, sổ chi tiết phải trả người bán, bảng tổng hợp phải trả người bán.

Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra ghi chép vào sổ Nhật ký chung và sổ chi tiết phải trả người bán Sau đó từ số liệu đã ghi trên Nhật ký chung ghi vào sổ cái TK 331 từ sổ chi tiết phải trả người bán, ta tiến hành lập bảng tổng hợp phải trả người bán.

Cuối kì, cuối quý, cuối năm cộng tất cả số liệu trên sổ cái,lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số liệu ghi trên sổ cái, bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) để lập các báo cáo tài chính.

Sơ đồ 2.5: Quy trình kế toán thanh toán với người bán tại công ty TNHH Mai Hiền

Ví dụ 1: Ngày 21/10/2017 Công ty mua bộ bàn ghế văn phòng của công ty

TNHH Xuân Mai với trị giá 5.000.000 chưa thanh toán.

Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0000541

Ngày 21 tháng 10 năm 2017 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH XUÂN MAI

Mã số Thuế 0200887966 Địa chỉ 87 Cát Cụt , Phường Cát Dài , Quận Lê Chân , Tp Hải Phòng

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH MAI HIỀN

Mã số thuế: 0200463735 Địa chỉ : số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng

1 Bàn ghế văn phòng Bộ 2 2.500.000 5.000.000

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 500.000

Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.

Ví dụ 2: Ngày 22/10/2017 Công ty mua 2 bộ máy tính để bàn của Công ty máy tính Tiến Đạt với số tiền là 10.000.000 đ chưa thanh toán Căn cứ hóa đơn

Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0000542

Ngày 22 tháng 10 năm 2017 Đơn vị bán hàng: CÔNG TY MÁY TÍNH TIẾN ĐẠT

Mã số Thuế 0200563140 Địa chỉ Số 10 Đông Hải, Phường Đông Hải , Quận Hải An , Tp Hải Phòng

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH MAI HIỀN

Mã số thuế: 0200463735 Địa chỉ : số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng

Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn.

Ví dụ 3: Ngày 28/11/2017 mua hàng công ty cổ phần xây dựng số 3 Hải Phòng chưa thanh toán Căn cứ phiếu nhập kho 06354, HDGTGT 0000545. Đơn vi: Công ty TNHH vật liệu xây dựng

Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường

Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng

( Ban hành theo thông tư số

133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng BTC )

Họ và tên người giao: Công ty cổ phần xây dựng số 3 Hải Phòng

Nhập tại kho: Hàng hóa

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

Mã số Đơn vị tính

Thực nhập Đơn giá Thành tiền

Tổng cộng số tiền (Viết bằng chữ): Mười triệu đồng

Số chứng từ gốc kèm theo: HĐGTGT0000545

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) tên) (Ký, họ tên)

GIÁ TRỊ GIA TĂNG GTKT2/003

Liên 2:Giao cho khách hàng Ký hiệu: NT/17P

Ngày 28 tháng 11 năm 2017 Số: 0000545 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần xây dựng số 3 Hải Phòng

Mã số thuế: 0200556852 Địa chỉ:195 Văn Cao, Phường Đằng Giang, Quận Ngô Quyền, Tp Hải Phòng Điện thoại: 0225896336 Fax: 0225896336

Họ tên người mua hàng: Đoàn Thị Mai

Tên đơn vị: Công ty TNHH vật liệu xây dựng Mai Hiền

Mã số thuế: 0200463735 Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải

Hình thức thanh toán: CK/TM

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Thép Việt Nhật Phi 6 kg 1000 10.000 10.000.000

Cộng tiền hàng: 10.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.000.000

Tổng cộng tiền thanh toán 11.000.000

Số tiền viết bằng chữ: Mười một triệu đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

(Cần kiểm tra , đối chiếu khi lập, giao nhận hóa đơn)

Biểu số 2.11: Sổ nhật ký chung. Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải

(Ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng BTC)

Chứng từ Diễn giải Đã

Mua hàng công ty cổ phần xây dựng số 3 331 11.000.000

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu )

(Nguồn:Phòng kế toán công ty TNHH Mai Hiền )

Biểu số 2.12: Sổ cái TK 331

Năm 2017 Tên tài khoản: Phải trả người bán

Số hiệu tài khoản: 331 Đơn vị tính: Đồng

TK ĐƯ Số phát sinh

00541 21/10 Mua bàn ghế của công ty TNHH Xuân Mai 242 5.000.000

00542 22/10 Mua máy tính công ty máy tính Tiến Đạt 242 10.000.000

00545 28/11 Mua hàng công ty cổ phần xây dựng số 3 156 10.000.000

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải

( Ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng BTC) Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng

( Ban hành theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ trưởng BTC)

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN NGƯỜI BÁN

Tài khoản: 331 Năm 2017 Đối tượng: Công ty TNHH Xuân Mai

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ và tên ) Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN NGƯỜI BÁN

Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty máy tính Tiến Đạt

Ngày tháng ghi sổ Số hiệu Ngày tháng Diễn giải

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ và tên ) Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê

Sổ chi tiết thanh toán người bán

Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty cổ phần xây dựng số 3

03/03 HĐ0000408 03/03 Thanh toán tiền mua hàng ngày 01/03 112 33.505.000 606.345.000

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ và tên ) Đơn vị: Công ty TNHH Mai Hiền Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng.

BẢNG TỔNG HỢP PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN

Tài khoản 131: Phải trả người bán Năm 2017 Đơn vị tính : VNĐ

Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ

Nợ Có Nợ Có Nợ Có

Công ty CP xây dựng số 3 168.300.420 600.000.000 888.640.120 456.940.540

Công ty TNHH Xuân Mai 146.560.000 300.000.000 642.754.000 342.754.000

Công ty máy tính Tiến Đạt 50.000.000 89.000.000 39.000.000 -

Công ty TNHH Anh Khoa 459.012.000 500.000.000 139.865.000 98.877.000

MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN

Hạn chế

Bên cạnh những kết quả tốt đạt được từ công tác kế toán và kế toán thanh toán với người mua, người bán Tại công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục và hoàn thiện.

-Quản lý công nợ là một khâu cần thiết đối vối sự tồn tại và phát triển của công ty Tuy nhiên công ty chưa có biện pháp quản lý công nợ hiệu quả nên vẫn còn nhiều khách hàng thanh toán chậm thời hạn Vì vậy công ty cần tăng cường quản lý công nợ chặt chẽ để đảm bảo khách hàng thanh toán đúng thời hạn.Số vòng quay lưu động thấp dẫn đến hiệu quả kinh doanh của công ty tối đa.

-Trong công tác kế toán chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng thanh toán sớm Do đó vẫn chưa động viên được khách hàng ,ảnh hưởng đến sự quay vòng vốn lưu động của công ty.

- Công ty vẫn còn tồn tại môt số khách hàng nợ quá hạn,công ty chưa lập đủ dự phòng phải thu khó đòi sẽ ảnh hưởng không tốt đến tình hình tài chính.Vì vậy, công ty TNHH Mai Hiền có thể tham khảo về việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi theo TT 228/2009TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009.

- Công ty chưa áp dụng các phần mềm kế toán trong công tác hạch toán mà vẫn sử dụng excel để làm việc điều này dẫn đến công việc kế toán còn mất nhiều thời gian và sai xót.

Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, ngườ i bán tại công ty TNHH

Nền kinh tế thị trường mở ra rất nhiều cơ hội cho doanh nghiệp phát triển, nhưng bên cạnh đó tồn tại không ít khó khăn và thách thức Nếu doanh nghiệp nào biết khắc phục và hạn chế những khó khăn thì sẽ tạo đà cho doanh nghiệp đó bền vững và tiến lên, để hòa nhập với sự phát triển của thế giới Trong các năm gần đây, nước ta đã không ngừng đẩy mạnh hoàn thiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam nhằm giảm bớt khoảng cách khác biệt giữa kế toán Việt Nam với kế toán thế giới, tạo ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp hội nhập và phát triển.

Vì vậy, công ty TNHH Mai Hiền nên thay đổi một vài phương pháp hạch toán kế toán để phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán mới ban hành và cũng là tự tạo cơ hội cho mình nhanh chóng hòa nhập với sự phát triển của xã hội.

Yêu cầu và phương hướng hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán

Để có thể hoàn thiện công tác thanh toán với người mua, người bán tại công ty thì các phương hướng và biện pháp đưa ra phải đảm bảo một số yêu cầu sau:

Hoàn thiện công tác kế toán phải dựa trên cơ sở tuân thủ các chính sách kinh tế của nhà nước nói chung và chế độ kế toán, chuẩn mực kế toán do Bộ Tài Chính ban hành Doanh nghiệp phải tuân thủ chính sách chế độ kế toán thì thông tin về kế toán mới nhất quán, việc kiểm tra, kiểm soát của nhà nước mới có thể thực hiện được Các thông tin kế toán được lập nên dựa trên cơ sở tuân thủ các quy định sẽ giúp cho việc thu thập các thông tin kế toán có chất lượng và khoa học ,hữu ích cho quá trình phân tích đánh giá và kiểm tra hoạt động tài chính của công ty

Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán phải đảm bảo việc cung cấp thông tin kế toán kịp thời phản ánh các hoạt động tài chính của công ty, không để xảy ra tình trạng thông tin bị dồn ứ không cung cấp kịp thời cho nhu cầu quản trị nội bộ trong công ty cũng như những đối tượng quan tâm khác Nếu thông tin không được cung cấp kịp thời có thể ảnh hưởng đến việc xử lý tình huống xấu trong doanh nghiệp, còn các đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp như ngân hàng, nhà đầu tư mà không được cung cấp thông tin kịp thời có thể công ty sẽ mất đi cơ hội đầu tư và đồng thời để lại ấn tượng không tốt cho bên đối tác, điều đó sẽ làm ảnh hưởng tới việc kinh doanh sau này.

Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán muốn thực hiện được cần đảm bảo tính tiết kiệm và hiểu quả Bất cứ một giải pháp hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua người bán nào đưa ra cũng phải tính đến những chi phí bỏ ra như chi phí cho lương nhân viên, chi phí tài chính , và những hiệu quả mang lại khi áp dụng giải pháp đó Chỉ khi nào hiệu quả lớn hơn chi phí thì lúc đó phương án mới được thực hiện.

Nội dung và giải pháp hoàn thiện công tác kế toán với người mua, người bán tại công ty

3.4.1 Giải pháp 1: Tăng cường quản lý công nợ.

• Lập hồ sơ theo dõi khách hàng

Với một hồ sơ khách hàng đều được trình bày một cách khoa học và cập nhật liên tục giúp người quản lý nắm bắt được đầy đủ về thông tin của từng khách hàng Sau đây em xin phép đề xuất một số mẫu hồ sơ theo dõi khách hàng như sau:

HỒ SƠ THEO DÕI KHÁCH HÀNG

Tên khách hàng Tên viết tắt Địa chỉ Điện thoại……… Số Fax ( Fax No.) Địa chỉ thư điện tử Loại hình đăng ký doanh nghiệp (Công ty cổ phần, Công ty TNHH…)

Ngành nghề đăng ký kinh doanh

Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh(Mã doanh nghiệp) Ngày cấp………/……./………Nơi cấp

Mã số thuế Tài khản ngân hàng Người đại diện theo pháp luật………ĐT Người giao dịch……… ĐT

Ví dụ: Hồ sơ theo dõi khách hàng công ty cổ phần xây dựng số 3 Hải Phòng

HỒ SƠ THEO DÕI KHÁCH HÀNG

Tên khách hàng : Công ty cổ phần xây dựng số 3 Hải Phòng

Tên viết tắt : Địa chỉ:Số 195 Văn Cao, Phường Đằng Giang, Quận Ngô Quyền, TP Hải Phòng Điện thoại: 0225896336 Số Fax: 0225896336 Địa chỉ thư điện tử: Congtycpxaydung3@gmail.com

Loại hình đăng ký doanh nghiệp (Công ty cổ phần, Công ty TNHH…): Công ty cổ phần.

Ngành nghề đăng ký kinh doanh:Cung cấp vật liệu xây dựng

Số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh(Mã doanh nghiệp): 0020556852

Ngày cấp…12……/…8…./…2005…Nơi cấp: Cục Thuế Hải Phòng

Người đại diện theo pháp luật Đàm Văn Công ĐT 0918180596

Người giao dịch: Đầu Thị Nguyệt ĐT: 0934110022

• Giải pháp về việc đối chiếu công nợ định kì Đối chiếu công nợ định kì diễn ra vào cuối tháng nhằm giúp cho công ty quản lý chặt chẽ, không bỏ sót các khoản nợ đối với người mua, người bán và theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả để có kế hoạch đôn đốc các khoản nợ phải thu nhằm thu hồi vốn sớm nhất đồng thời có kế hoạch thanh toán các khoản nợ phải trả tránh để nợ quá hạn.

Với công nợ phải trả công ty có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi biên bản đối chiếu công nợ.

Với công nợ phải thu, công ty có thể tham khảo biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng theo mẫu sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hải Phòng, Ngày … tháng … năm….

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

-Căn cứ vào hợp đồng kinh tế

-Căn cứ vào tình hình thanh toán thực tế.

Hôm nay, ngày…tháng…năm…Tại văn phòng công ty…,chúng tôi gồm có:

1 Bên A (Bên bán): CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MAI HIỀN

-Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải

-Đại diện: Lê Thanh Mai Chức vụ: Giám đốc

Cùng nhau đối chiếu giá trị cụ thể như sau :

Công nợ đầu kì đồng

Số phát sinh trong kì:

Ngày tháng Số hóa đơn Đã thanh toán Còn nợ Thành tiền

3 Số tiền bên B đã thanh toán đồng

4 Kết luận: Tính đến hết ngày bên B phải thanh toán cho công ty TNHH Mai Hiền số tiền là :……….

- Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà Công ty TNHH Mai Hiền không nhận được phản hồi từ Quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

Ví dụ: Biên bản đối chiếu công nợ Công ty nội thất 190

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hải Phòng, Ngày 30 tháng 9 năm 2017

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

-Căn cứ vào hợp đồng kinh tế

-Căn cứ vào tình hình thanh toán thực tế.

Hôm nay, ngày 30 tháng 9 năm 2017 Tại văn phòng công ty TNHH Mai Hiền ,chúng tôi gồm có:

1 Bên A (Bên bán): CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MAI HIỀN

-Địa chỉ: số 26 Trần Nguyên Hãn, Phường Cát Dài, Quận Lê Chân, TP Hải Phòng.

-Đại diện: Lê Thanh Mai Chức vụ: Giám đốc

2 Bên B (Bênmua): - Địa chỉ: Công ty cổ phần nội thất 190

-Đại diện: Trương Mỹ Hạnh Chức vụ: Giám đốc

Cùng nhau đối chiếu giá trị cụ thể như sau :

Công nợ đầu kì: 230.560.000 đồng

Số phát sinh trong kì:

Ngày tháng Số hóa đơn Đã thanh toán Còn nợ Thành tiền

3 Số tiền bên B đã thanh toán:50.875.000 đồng

4 Kết luận: Tính đến hết ngày 31/12/2017 bên B phải thanh toán cho công ty TNHH Mai Hiền số tiền là :……….

- Biên bản này được lập thành 02 bản có giá trị như nhau Mỗi bên giữ 01 bản làm cơ sở cho việc thanh toán sau này giữa hai bên Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản đối chiếu công nợ này mà Công ty TNHH Mai Hiền không nhận được phản hồi từ Quý công ty thì công nợ trên coi như được chấp nhận ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

3.4.2 Giải pháp 2: Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán.

Chiết khấu thanh toán: là một biện pháp thúc đẩy việc thu hồi vốn cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh Để thúc đẩy quá trình thu hồi nợ thì cùng với những biện pháp trên công ty nên áp dụng hạch toán chiết khấu thanh toán cho các khách hàng thanh toán nhanh, thanh toán trước hạn Sẽ giúp thúc đẩy quá trình thu hồi vốn nhanh hơn.

Cơ sở xây dựng mức chiết khấu thanh toán: Công ty có thể tham khảo lãi suất huy động và lãi suất cho vay của ngân hàng để quy định mức chiết khấu thanh toán cho phù hợp Mức chiết khấu thanh toán phải lớn hơn mức lãi suất ngân hàng huy động và nhỏ hơn mức lãi suất ngân hàng cho vay

Hiện nay tại công ty TNHH Mai Hiền chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước hạn Vì vậy, để nâng cao hiệu qua sử dụng vốn và thu hồi vốn được nhanh, công ty nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán.

Tỷ lệ chiết khấu thanh toán chưa có quy định thống nhất của Bộ Tài Chính Vì vậy, mức chiết khấu thanh toán có thể được công ty dựa trên tình hình của công ty, lãi suất tiền gửi thanh toán tại ngân hàng doanh nghiệp mở tài khoản và cũng có thể tham khảo của một số doanh nghiệp cùng ngành tương đồng về quy mô

Tỷ lệ chiết khấu thanh toán phải được ghi nhận cụ thể trong hợp đồng kinh doanh được kí kết giữa 2 bên, đấy cũng là điều kiện cần và đủ để làm căn cứ thực hiện chiết khấu thanh toán đối với mỗi khách hàng.

• Tài khoản sử dụng: TK 635- Chi phí tài chính

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ trình tự hạch toán chiết khấu thanh toán.

TK 635: Chi phí tài chính

- Khi áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng:

Nợ TK 635: Chi phí tài chính

- Cuối kỳ kết chuyển chi phí tài chính sang TK 911:

Nợ TK911: Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 635: Chi phí tài chính

Năm 2016, doanh nghiệp chủ yếu giao dịch qua tài khoản ngân hàng á châu ACB Tại thời điểm này mức lãi suất gửi tiết kiệm ngân hàng ACB năm 2017 là 7%/ năm, mức lãi suất cho vay là 9,5%/ năm. Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, doanh nghiệp nên chọn tỷ lệ chiết khấu thanh toán cao hơn mức lãi suất tiết kiệm, nhưng không được vượt quá mức lãi suất cho vay của ngân hàng Doanh nghiệp nên chọn tỉ lệ chiết khấu thanh toán là 8,5%/ năm dựa theo lãi suất ngân hàng ACB.

Chiết khấu thanh toán được hưởng= Tổng số tiền thanh toán trước hạn x

Tỷ lệ chiết khấu x Số ngày thanh toán trước hạn.

Ngày 15/6/2017 bán hàng cho công ty CP Thuận Cường chưa thu tiền: Định khoản:

Ngày 20/06/2017 công ty CP Thuận Cường đã thanh toán toàn bộ 100% tiền hàng mua ngày 15/06/2016, mặc dù theo hợp đồng ngày 30/06/2017 công ty CP Thuận Cường mới phải thanh toán tiền hàng Công ty Cp Thuận Cường đã thanh toán trước 10 ngày Kế toán tính chiết khấu thanh toán công ty Cp Thuận Cường như sau:

Tiền chiết khấu = (8,5%/360) x 10x 330 000.000 = 779.167 Định khoản:

3.4.3 Giải pháp 3: Dự phòng phải thu khó đòi.

Hiện nay, Công ty TNHH Mai Hiền đang có những khoản nợ xấu, công ty đã thực hiên đòi nợ nhiều lần nhưng chưa thành công và có khoản nợ xác định là không đòi được.Vì vậy, việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cũng như xóa sổ các khoản nợ xác định là không đòi được mang ý nghĩa rất quan trọng Nó sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa tổn thất phải chịu khi có những sự cố khách hàng không thể thanh toán được cũng như phản ánh đúng đắn tình hình tài chính của doanh nghiệp Sau đây em xin đưa ra các điều kiện cũng như cách thức lập phòng phải thu khó đòi theo quy định của nhà nước như sau:

Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanh toán.

Tác dụng dự phòng phải thu khó đòi: việc lập dự phòng phải thu khói đòi giúp công ty có nguồn tài chính để bù đắp tổn thất về khoản nợ khó đòi có thể sảy xảy ra trong năm kế hoạch nhằm đảm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho công ty phản ánh đúng giá trị các khoản nợ phải thu tại thời điểm lập bao cáo tài chính.

Tiêu đề	Hoàn Thiện Công Tác Kế Toán Thanh Toán Với Người Mua, Người Bán Tại Công Ty TNHH Mai Hiền
Tác giả	Lê Thị Hoa
Người hướng dẫn	ThS. Lê Thị Nam Phương
Trường học	Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng
Chuyên ngành	Kế toán – Kiểm toán
Thể loại	Khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2019
Thành phố	Hải Phòng

Định dạng
Số trang	86
Dung lượng	1,17 MB