(TIỂU LUẬN) bài tập NHÓM môn học quản lý dự án cho kỹ sư chủ đề 10 khía cạnh quản lý trong dự án

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA - ��� ��� ��� - BÀI TẬP NHĨM Mơn học: Quản lý dự án cho Kỹ sư Chủ đề: 10 khía cạnh quản lý dự án Nhóm: 04 Giảng viên: TS Lê Phước Lng Học kỳ: HK221 Thành viên nhóm: Họ tên Vương Nhật Hoàng (NT) Trần Văn Hoàng Lê Quang Huy Vũ Quốc Huy Thái Đình Khả Nguyễn Hồng Khang Võ Công Duy Khánh MỤC LỤC Phần 1: Tổng quan dự án 1.Mục tiêu: 2.Ý tưởng dự án: 2.1 Ý tưởng nội dung video: 2.2 Ý tưởng hình thức video: 2.3 Ý tưởng thời gian thực hiện: 2.4 Ý tưởng app xây dựng video: 3.Kết chính: 4.Tiêu chuẩn kỹ thuật: 5.Giới hạn loại trừ: 5.1 Giới hạn: 5.2 Loại trừ: Phần 2: Thông tin dự án 1.Work Breakdown Structure (WBS): 2.Ước tính thời gian: Phần 3: Lập kế hoạch dự án phần mềm MS Project 1.Các bước lập kế hoạch dự án phần mềm MS Project: 2.Kết lập kế hoạch dự án phần mềm MS Project: Phần 4: Kết luận học kinh nghiệm nhóm 1.Kết luận: 2.Bài học kinh nghiệm: Phần 1: Tổng quan dự án Mục tiêu: Xây dựng video hấp dẫn với chủ đề: 10 khía cạnh quản lý dự án (10 knowledge areas in project management): Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communications Management Project Risk Management Project Procurement Management Project Stakeholder Management Project Integration Management Xây dựng nhóm dự án sáng tạo, đồn kết, tơn trọng ý kiến lẫn Thể thông qua việc thành viên tự tạo cho riêng đoạn video, từ kết hợp thành video hồn chỉnh Mỗi thành viên học hỏi khái niệm, tầm quan trọng ý nghĩa khía cạnh quản lý tính liên kết chúng để đạt mục tiêu cuối dự án Ý tưởng dự án: 2.1 Ý tưởng nội dung video: Trong q trình thực hiện, nhóm có đề hai ý tưởng sau: Xây dựng video nói khái niệm khía cạnh đưa ví dụ dẫn chứng Xây dựng video đưa khuyết điểm khía cạnh để từ cho thấy cần thiết khía cạnh quản lý tương ứng Nhóm đưa đến ý tưởng số 2, bàn đến chi tiết ý tưởng sau: Một công ty xây dựng cơng trình q trình thi cơng, ban điều hành nhận thấy dự án có nhiều khuyết điểm khiến cho tiến độ không mong muốn Điều dẫn đến họp với nhà quản lý (gồm 10 khía cạnh chủ đề) diễn Mỗi nhà quản lý đưa báo cáo khuyết điểm trình quản lý dự án Cuối cùng, ban điều hành tổng hợp kết luận tầm quan trọng 10 khía cạnh quản lý dự án) 2.2 Ý tưởng hình thức video: Video chia làm 12 phần, bao gồm intro, outro 10 phần khía cạnh quản lý dự án Mỗi thành viên nhóm đảm nhận từ 1-2 phần (bao gồm: concept, script, voice, animation video) Mẫu video thống để tránh xung đột phần 2.3 Ý tưởng thời gian thực hiện: Mỗi tuần nhóm dự định tiến hành họp lần để xem xét tiến độ, định hướng phần tiến độ (deadline, nội dung kế tiếp) dự án 2.4 Ý tưởng app xây dựng video: Nhóm dự tính xây dựng app dễ sử dụng, có sẵn web Tuỳ vào kinh tế mà sử dụng app có yêu cầu quyền hay khơng Kết chính: Sau q trình thực chủ đề: 10 khía cạnh quản lý dự án (10 knowledge areas in project management) nhóm đạt kết sau: Nhóm phân cơng hồn thành theo deadline nhóm đặt Các cơng việc phân chia đồng thuận thành viên nhóm Phần nội dung: o Mỗi thành viên nhóm tóm gọn cách xúc tích mặt nội dung khía cạnh quản lý, có hình ảnh ví dụ minh họa o Hiểu rõ khái niệm, mối quan hệ mật thiết khía cạnh Phần dựng video: o Các thành viên tự tin đề xuất ý tưởng đồng thuận, lắng nghe thành viên khác nhóm o Mỗi thành viên nhóm có sáng tạo việc dựng video riêng phần sau tổng hợp o Video có sáng tạo, bắt mắt, thu hút, nội dung ngắn gọn, cô đọng cho người xem Kỹ giao tiếp: Giao tiếp kỹ bạn làm việc nhóm Bạn cần phải học cách trị chuyện cho lịch sự, tinh tế trình bày ý tưởng cho đồng đội dễ hiểu tiếp thu Điều tạo thiện cảm thống thành viên nhóm Kỹ giải xung đột: Khi làm việc nhóm xung đột xảy điều tránh khỏi Đôi nhờ tranh luận mà nhóm đưa định tốt Vì vậy, bạn khơng nên né tránh mà phải học cách giải xung đột thật triệt để, hiệu lành mạnh nhé! Kỹ quản lý thời gian: Khi làm việc nhóm họp chung điều tất yếu, đơi diễn thường xun Do đó, bạn cần xếp thời gian cho đảm bảo tham gia nhiều Bên cạnh đó, phải quản lý thời gian hồn thành cơng việc giao để không làm ảnh hưởng đến công việc chung nhóm Kỹ tư phản biện: Trong họp chung, bạn nhận câu “9 người 10 ý” hồn tồn xác Mỗi người có quan điểm, ý tưởng hay sáng kiến riêng mong muốn công nhận Do vậy, bạn cần phải có khả tư phản biện để bảo vệ ý kiến cảm thấy điều cần thiết, mang lại hiệu cho dự án Kỹ đàm phán, thuyết phục: Mỗi ý tưởng đưa bạn phải thuyết phục thành viên lại ý tưởng hay, độc đáo khơng có lỗ hổng Nếu người bị thuyết phục bạn họ chấp nhận tiếp tục phát triển ý tưởng Ngồi ra, phân chia cơng việc, bạn cảm thấy chưa hợp lý công cần phải đàm phán lại với leader để khơng bị thiệt thịi làm việc Kỹ định: Đây kỹ quan trọng làm việc nhóm, người nhóm trưởng hay gọi leader Sau tổng hợp ý kiến thành viên người nhóm trưởng phải nghĩ đến mục tiêu chung, nhìn nhận vấn đề cách khách quan nhằm đưa định mang tính đắn Điều khơng dễ dàng ảnh hưởng đến kết chung nhóm Vì vậy, bạn cần phải suy nghĩ thấu đáo, xem xét khía cạnh, góc nhìn đưa định Kỹ tổ chức lập kế hoạch: Khi ý kiến thống nhóm phải lên kế hoạch triển khai phân chia nhiệm vụ Kế hoạch đưa phải hoàn hảo việc phân chia, xếp công việc cho người phải hợp lý, logic Đây kỹ quan trọng mà bạn cần học hỏi trau dồi Khả lãnh đạo hợp tác: Kỹ lãnh đạo chủ yếu dành cho người nhóm trưởng Lãnh đạo không định hướng, giao việc, đưa nhận xét, góp ý sửa đổi cho thành viên Mà lại kỹ động viên, tạo động lực cho nhóm hợp tác, làm việc cách hiệu thoải mái Ngồi nhóm trưởng nhóm viên nên trau dồi kỹ tương lai muốn trở thành người lãnh đạo tốt Tiêu chuẩn kỹ thuật: Thời gian tối đa video 5ph Trình bày khái qt 10 khía cạnh quản lý Nội dung video bám sát ý tưởng, kịch họp thống Mỗi thành viên thực đến phân cảnh, phân cảnh có thời gian 25s->30s gồm video animation file ghi âm Video thống với chất lượng 720p Lời thoại viết theo mơ tả khía cạnh quản lý nêu hướng giải Lời thoại phân cảnh to rõ, trùng khớp với video có nhạc nhỏ giống Hình ảnh lồng ghép video phải rõ ràng cho người xem với nội dung trình bày Thời gian hồn thành video phân cảnh tuần Giới hạn loại trừ: 5.1 Giới hạn: Ý tưởng: Do thành viên nhóm lần đầu làm dự án tạo Video nên thành viên chưa khả sáng tạo đưa nhiều ý kiến trình tạo dựng video Kỹ năng: Các thành viên nhóm lần đầu làm dự án tạo Video nên thành viên chưa có kỹ để sử dụng cơng cụ tạo dựng Video nên cần phải tự học cách sử dụng app dựng Video từ đầu Công cụ: Các app dựng Video hầu hết phải trả phí để sử dụng sử dụng số chức cố định bị tag quyền vào Video gây thẩm mỹ Thời gian: thời gian bắt đầu làm Video tuần ngắn thành viên vừa phải học cách dựng Video đồng thời dựng Video nên thời gian ngắn nên chất lượng Video khơng tốt 5.2 Loại trừ: Trong trình thu tiếng thành viên tự thu sử dụng thiết bị khác nên âm đầu khơng đồng với ghép lại Phần mềm dựng Video nặng mà máy tính nhóm hạn chế nên q trình dựng bị đứng máy dẫn đến dán đoạn trình dựng Video Phần 2: Thông tin dự án Work Breakdown Structure (WBS): Dự án Bài tập lớn môn Quản lý dự án: Họp phân chia cơng việc: Phân chia khía cạnh cần tìm hiểu cho thành viên + +Mỗi thành viên đảm nhận 1-2 khía cạnh quản lý dự án ++Các thành viên tìm hiểu khía cạnh giao đặt câu hỏi cần thiết Chọn họp hàng tuần ++Các thành viên đưa thời gian rảnh + +Nhóm trưởng chọn thời gian phù hợp ++Khảo sát ý kiến thành viên thời gian họp Báo cáo tiến độ cho nhóm trưởng hàng tuần Lên ý tưởng: Họp lên ý tưởng ++Các thành viên nêu ý kiến ++Chọn ý tưởng khả thi để thực Chọn app làm video ++Đưa app làm video đơn giản + +Chọn app dễ sử dụng, phù hợp với dự án Làm video: Tìm hiểu animaker + +Cách làm animation + +Cách lưu vieo + +Cách lồng tiếng Viết script Làm animation ++Làm animation phần ++Ghi âm lồng tiếng Lồng tiếng ++Chèn tiếng vào video ++Chỉnh sửa vị trí lời thoại cho phù hợp Cắt ghép, edit video ++Ghép video phần lại ++Chỉnh sửa lại cho phù hợp Nộp video Làm báo cáo kỳ: Lên ý tưởng nội dung báo cáo ++Phần tổng quan dự án ++Phần thông tin dự án Phân chia công việc viết báo cáo ++Phân chia phần báo cáo cho thành viên nhóm ++Các thành viên nhận việc ++Các thành viên tìm hiểu phần việc đưa câu hỏi cần thiết Tiến hành viết báo cáo Tổng hợp chỉnh sửa báo cáo ++Tổng hợp báo cáo thành viên ++Chỉnh sửa báo cáo cho phù hợp Nộp báo cáo Xây dựng ma trận trách nhiệm Phân chia công việc Lên ý tưởng Làm video 10 Làm báo cáo kỳ Bảng Ma trận trách nhiệm 1- Trách nhiệm thực 2- Phải tham khảo 3- Có thể tham khảo 4- Thơng qua cuối Ước tính thời gian: Họp phân chia cơng việc, chọn thời gian họp hàng tuần: 13/09/2022 o Các thành viên tự tìm hiểu đề tài: 13/09/2022 - 14/09/2022 o Tổng hợp ý tưởng tìm hiểu được: 14/09/2022 - 15/09/2022 (làm “Các thành viên tự tìm hiểu” trước ) Lên ý tưởng: o Họp lên ý tưởng: 16/09/2022 o Chọn ý tưởng khả thi để thực: 16/09/2022 Làm video: o Viết script: 17/09/2022 - 19/09/2022  Lên dàn ý:17/09/2022 - 17/09/2022  Viết nội dung chi tiết:18/09/2022 - 18/09/2022  Tổng hợp chỉnh sửa:19/09/2022 - 19/09/2022 o Nộp script: 20/09/2022 o Tìm hiểu animaker: 21/09/2022 - 24/09/2022 11 Làm animation: 25/09/2022 - 30/09/2022 (làm sau hồn thành “tìm hiểu animaker”) o Lồng tiếng: 25/09/2022 - 01/10/2022 o Cắt ghép, edit video: 02/10/2022 - 03/10/2022 (làm sau hoàn thành “làm animation” “lồng tiếng”) o Kiểm tra video cuối cùng: 04/10/2022 o Nộp video: 04/10/2022 Làm báo cáo kỳ: o Lên ý tưởng nội dung báo cáo: 08/10/2022 o Phân chia công việc viết báo cáo: 08/10/2022 o Tiến hành viết báo cáo lần kỳ: 09/10/2022 - 14/10/2022 o Tổng hợp chỉnh sửa báo cáo kỳ: 15/10/2022 - 18/10/2022 o Kiểm tra báo cáo kỳ lần cuối: 19/10/2022 o Nộp báo cáo kỳ : 19/10/2022 Làm báo cáo cuối kỳ: o Tìm hiểu tải phần mềm MS Project: 20/10/2022 - 24/10/2022 o Tiến hành viết báo cáo cuối kỳ : 25/10/2022 - 27/10/2022 o Tổng hợp chỉnh sửa báo cáo cuối kỳ: 27/10/2022 - 31/10/2022 o Kiểm tra báo cáo cuối kỳ lần cuối: 01/10/2022 o Nộp báo cáo cuối kỳ : 01/11/2022 o Ước tính chi phí: Phần mềm animaker: miễn phí Soạn nội dung, script, lồng tiếng, cắt, ghép, edit video:các thành viên nhóm tự làm nên miễn phí => Chi phí cho dự án: miễn phí 12 Phần 3: Lập kế hoạch dự án phần mềm MS Project Các bước lập kế hoạch dự án phần mềm MS Project: Bước 1: Tạo dự án Chọn Blank Project Tạo Project Summary Task Đây giống nhiệm vụ "bao bọc" tổng thể chứa toàn dự án Bước 2: Nhập ngày bắt đầu dự án Cần cho Project biết ngày mà dự án thức bắt đầu Để đặt ngày bắt đầu dự án, mở tab Project nhấp vào Project Information: 13 Bước 3: Nhập danh sách nhiệm vụ Trong dự án này, cần hoàn thành nhiệm vụ sau: o Họp phân chia công việc, chọn thời gian họp hàng tuần o Lên ý tưởng o Làm video o Làm báo cáo kỳ o Làm báo cáo cuối kỳ Nhập nhiệm vụ vào bảng bên cạnh chế độ Gantt view: Bước 4: Nhập thời lượng tác vụ: Nhập thời lượng ước tính vào cột thời lượng Bước 5: Liên kết nhiệm vụ theo trình tự Từ tab Task, nhấn nút liên kết (với chế độ Gantt view!) 14 Kết lập kế hoạch dự án phần mềm MS Project: Hình Bảng lập kế hoạch dự án phần mềm MS Project Phần 4: Kết luận học kinh nghiệm nhóm Kết luận: Lập kế hoạch dự án khơng cịn khái niệm q nhà quản lý, nhiên, làm để có kế hoạch hiệu khơng phải biết Qua giai đoạn trên, nhóm rèn giũa khả lên kế hoạch cho dự án cụ thể Bên cạnh đó, việc tìm hiểu công cụ quản lý công việc đại phần mềm quản lý công việc (MS Project) điều cần thiết để không bị lạc hậu thời đại 4.0 Bài học kinh nghiệm: Nhóm trưởng (nhà quản lý): o Luôn giữ độ thông suốt thành viên liên quan đến dự án 15 o o o o o o o Xác định rõ vai trò, nhiệm vụ thành viên dự án Luôn chuẩn bị phương án dự phòng rủi ro chi phí, phần mềm quay video, người… Xây dựng kế hoạch làm việc rõ ràng giai đoạn dự án, thời gian cụ thể cho giai đoạn Ln cụ thể hóa mục, thứ quan trọng, đơn giản hóa vấn đề phức tạp phát sinh trình thực dự án Duy trì họp định kì vào tối chủ nhật tuần để trao đổi, góp ý nhằm đẩy nhanh tiến độ hồn thành cơng việc giai đoạn Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý dự án MS Project… Sẵn sàng thay đổi theo cách thức mới, phương pháp mới, linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động theo yêu cầu dự án Các thành viên nhóm tham gia dự án: o Biết lắng nghe ý kiến từ thành viên khác o Tôn trọng ý kiến thành viên giúp khai mở hướng giải công việc cách suôn sẻ nhanh chóng o Biết đặt trách nhiệm cơng việc thành ưu tiên hàng đầu o Phát huy tối đa gắn kết, tạo đồng thuận thành viên với o Động viên, khích lệ lẫn nhau, giúp đỡ, thông cảm cho thành viên khác họ gặp vấn đề sống, gia đình… 16 ... 1.Kết luận: 2 .Bài học kinh nghiệm: Phần 1: Tổng quan dự án Mục tiêu: Xây dựng video hấp dẫn với chủ đề: 10 khía cạnh quản lý dự án (10 knowledge areas in project... chủ đề: 10 khía cạnh quản lý dự án (10 knowledge areas in project management) nhóm đạt kết sau: Nhóm phân cơng hồn thành theo deadline nhóm đặt Các cơng việc phân chia đồng thuận thành viên nhóm. .. mềm dựng Video nặng mà máy tính nhóm hạn chế nên q trình dựng bị đứng máy dẫn đến dán đoạn q trình dựng Video Phần 2: Thơng tin dự án Work Breakdown Structure (WBS): Dự án Bài tập lớn môn Quản lý