Techinical Proposal ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH SỞ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG QUẢNG NINH *** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NGƯỜI DÙNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ Quảng Ninh, năm 2020 Tài liệu đào tạo hư[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NINH SỞ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG QUẢNG NINH *** TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NGƯỜI DÙNG SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ Quảng Ninh, năm 2020 Tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ MỤC LỤC II.1 II.2 II.3 II.4 MỘT SỐ LƯU Ý TRƯỚC KHI DÙNG EMAIL MỚI HƯỚNG DẪN NGƯỜI DÙNG SỬ DỤNG EMAIL Giới thiệu hướng dẫn sử dụng hệ thống mail Outlook Web Địa truy cập Outlook Giao diện đăng nhập hình làm việc Các thao tác Các thao tác nâng cao 12 Các tính khác 21 Hướng dẫn sử dụng tính lưu trữ email 27 Hướng dẫn sử dụng phần mềm cho người dùng cuối 28 Hướng dẫn cài đặt Application cho máy người dùng 28 Hướng dẫn upload file lên hệ thống chia sẻ file 39 Hướng dẫn sử dụng tính sync file 43 Hướng dẫn sử dụng tính lấy lại file theo lịch sử thay đổi 46 Hướng dẫn khắc phục lỗi trình sử dụng 49 Top Secret Trang Tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ MỘT SỐ LƯU Ý TRƯỚC KHI DÙNG EMAIL MỚI STT Nội dung Phương án/cách thực Đối với nhóm người dùng có tài khoản công chức (Tài khoản AD), truy cập vào hệ thống email tài khoản công chức với format bên hình Đối với nhóm người Trường hợp này, cần liên hệ với quản trị hệ thống để nhập mật dùng chưa có tài khoản mặc định thay đổi lại mật lần đăng cơng chức, trước họ nhập Để thay đổi mật khẩu, thực theo tài liệu đào tạo dùng tài khoản hệ thống người dùng, nội dung thay đổi mật cũ nên đăng nhập vào hệ thống Bản chất lúc tài khoản họ tạo hệ thống công chức (hệ thống AD) với mật mặc định Top Secret Trang Tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ HƯỚNG DẪN NGƯỜI DÙNG SỬ DỤNG EMAIL II.1 Giới thiệu hướng dẫn sử dụng hệ thống mail Outlook Web Địa truy cập Outlook Hệ thống thư điện tử tỉnh Quảng Ninh có địa truy cập: https://mail.quangninh.gov.vn Địa trang Web mail Quảng Ninh truy cập từ mạng nội quan ban ngành, từ Internet Giao diện đăng nhập hình làm việc Màn hình đăng nhập: - Username: Người dùng sử dụng tên tài khoản CQĐT có sẵn hệ thống AD - Password: Người dùng sử dụng mật tài khoản CQĐT hệ thống AD, trường hợp quên mật liên hệ với trung tâm quản lý để khôi phục Top Secret Trang Tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ lại Màn hình sử dụng gồm khu vực chính: 1: Panel bên trái, hiển thị danh sách thư mục; 2: Danh sách email; 3: Phần hiển thị nội dung mail; 4: Dãy Menu chức Các thao tác II.1.3.1 Một số khái niệm Hộp thư đến: Bao gồm thư gửi tới người sử dụng Bản nháp: Là mực lưu trữ nội dung thư soạn chưa hoàn chỉnh Top Secret Trang Tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ chưa gửi Mục gửi: Bao gồm thư gửi thành cơng Mục xóa bỏ: Các email xóa di chuyển đến thư mục này, để xóa hẳn giảm bớt dung lượng hịm thư, ta xóa thư Email Rác: Là mục lưu trữ thư spam, quảng cáo, bị hệ thống nghi ngờ là thư rác Ghi chú: Viết note cần ghi nhớ lưu vào thư mục II.1.3.2 Viết email Để thực gửi email mới, ta chọn biểu tượng dấu cộng công cụ: Top Secret Trang Tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống thư điện tử cơng vụ Khi giao diện viết thư lên panel bên phải hình: Đến: Nhập địa người nhận Top Secret Trang Tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ Cc (Carbon Copy): Nhập địa người nhận thư Thêm chủ đề (Subject): Nhập vào tiêu đề thư Thêm thư kéo tệp: Nhập nội dung thư, kéo thả file để đính kèm Ngồi cịn có chức chỉnh sửa văn để người dùng tùy chỉnh mail cách hợp lý Top Secret Trang Tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ II.1.3.3 Gửi, đính kèm file ảnh vào email Phía cửa sổ viết thư, công cụ để gửi đính kèm file: Gửi: gửi thư sau hồn viết xong Bỏ: hủy thư, khơng gửi Đính kèm file vào email, sau hồn tất có kết hình: Đính kèm hình ảnh vào email, sau hồn tất có kết hình: Top Secret Trang Tài liệu đào tạo hướng dẫn người dùng sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ II.1.3.4 Tạo email trả lời tự động Khi người dùng có việc bận, khơng thể trả lời email được, muốn tự động gửi thư trả lời đến địa thư định trước cách sử dụng tính trả lời tự động Outlook Web Trên giao diện OWA, trỏ đến mục hình: Chọn tới mục trả lời tự động, ta có giao diện tùy chỉnh sau: Top Secret Trang 10