(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ(Khóa luận tốt nghiệp) Tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : ThS HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ PHƯƠNG Mã số sinh viên : 1205QTVA054 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12A HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Em thực đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội nghị Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ” Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu nhóm thời gian qua Em xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng công trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Phương MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Bố cục đề tài PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1.1 Khái niệm hội nghị 1.2 Vai trò, ý nghĩa tổ chức hội nghị 1.3 Phân loại tổ chức hội nghị 1.4 Quy trình tổ chức hội nghị 1.4.1 Quy trình tổ chức hội nghị bình thường, khơng nghi thức 1.4.2 Hoạch định tổ chức hội nghị theo nghi thức Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ 17 2.1 Giới thiệu khái qt Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 17 2.2 Các loại hội nghị Văn phòng tổ chức 20 2.3 Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 27 2.3.1 Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 27 2.3.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 36 2.3.2.1 Chuẩn bị nội dung hội nghị 36 2.3.2.2 Xây dựng chương trình nghị 38 2.3.2.3 Lập danh sách đại biểu, viết gửi giấy mời 41 2.3.2.4 Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị 46 2.3.2.5 Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị 49 2.3.2.6 Công tác thông tin truyền thông 52 2.3.2.7 Công tác y tế 52 2.3.2.8 Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị 53 2.3.2.9 Chuẩn bị cho việc ghi biên hội nghị 54 2.3.2.10 Chuẩn bị yếu tố khác 55 2.3.3 Giai đoạn tiến hành 57 2.3.3.1 Đón tiếp đại biểu 58 2.3.3.2 Vận hành, điều khiển thiết bị kỹ thuật 59 2.3.3.3 Triển khai chương trình hội nghị 59 2.3.3.4 Theo dõi diễn biến hội nghị,giữ giải lao báo cáo cho đại biểu đọc tham luận 60 2.3.3.5 Giải vấn đề phát sinh 63 2.3.3.6.Bố trí thư ký ghi biên hội nghị 64 2.3.3.7 Bế mạc hội nghị 64 2.3.4 Giai đoạn kết thúc 65 2.3.5 Đánh giá công tác tổ chức hội nghị 67 2.3.5.1 Ưu điểm 67 2.3.5.2 Nhược điểm 71 2.3.5.3 Nguyên nhân 73 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ 76 3.1 Xây dựng hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị 76 3.1.1 Xây dựng ban hành quy chế phối hợp tổ chức hội nghị Bộ Khoa học Công nghệ 76 3.1.2 Xây dựng ban hành văn khác có liên quan đến q trình tổ chức hội nghị Bộ 78 3.1.3.Xây dựng danh mục hội nghị hàng năm 82 3.1.4 Lập kế hoạch chi tiết, rõ ràng 83 3.2 Tăng cường đầu tư sở vật chất phục vụ Hội nghị 84 3.3 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức hội nghị 86 3.4 Chú trọng nâng cao nghiệp vụ văn phòng đội ngũ cán 102 3.5 Đề xuất với nhà trường chương trình đào tạo mơn chun ngành quản trị văn phòng 103 KẾT LUẬN 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 PHỤ LỤC DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Số lượng cán văn phòng giai đoạn 2012 – 2015 18 Bảng 2.2 Số lượng loại hình hội nghị Bộ 20 tổ chức giai đoạn 2012 – 2015 20 Bảng 2.3 Số lượng loại hình hội nghị Văn phòng tổ chức 24 giai đoạn 2012 – 2015 24 Bảng 2.4 Tình hình tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ so với Bộ giai đoạn 2012 – 2015 26 Bảng 2.5 Thống kê trình độ chun mơn cán làm việc 67 Văn phòng Bộ năm 2015 67 Bảng 2.6 Thống kê số lượng trang thiết bị, sở vật chất đầu tư cho hội nghị Bộ Khoa học Công nghệ năm 2015 70 Bảng 3.1 So sánh loại công nghệ hội hội nghị 100 Bảng 3.2 So sánh nội dung quy trình tổ chức hội nghị lý thuyết thực tiễn 103 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Các công việc cần phải làm để tổ chức hội nghị không nghi thức Sơ đồ 1.2 Các bước giai đoạn chuẩn bị Hội nghị có nghi thức 10 Sơ đồ 1.3.Các bước tiến hành Hội nghị có nghi thức 13 Sơ đồ 1.4 Các bước tiến hành sau Hội nghị kết thúc 15 Sơ đồ 2.1 Các bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ 29 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Các loại hình hội nghị Bộ Khoa học Công nghệ giai đoạn 2012 – 2015 23 Biểu đồ 2.1 Các hội nghị Văn phòng Bộ tổ chức giai đoạn 2012 – 2015 28 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quan, tổ chức Hội nghị trongnhững hoạt động thực tiễn diễn thường xuyên môi trường làm việc, lẽ kênh trao đổi thông tin trực tiếp việc truyền đạt kiểm sốt cơng việc Nếu quan, đơn vị, có hoạt động tổ chức, điều hành tham gia hội nghị hiệu quả, cá nhân quan nắm bắt thông tin xử lý thông tin nhanh chóng Đồng thời tổ chức Hội nghị khơng nhằm mục đích giải cơng việc mà nơi trao đổi, học hỏi, tiếp thu để tìm giải pháp tốt cho vấn đề Tăng cường thiết lập mối quan hệ mở Sau học lý thuyết nghiệp vụ thư ký văn phòng kỹ quản trị văn phịng, em muốn nghiên cứu tìm hiểu cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng/Phịng Hành quan Để hiểu sâu công tác tổ chức Hội nghị nhằm so sánh lý thuyết so sánh thực tiễn, em lựa chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ” mong thông tin em mang đến giúp cho sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng bạn đọc hiểu rõ công tác tổ chức Hội nghị quan, tổ chức nói chung Bộ Khoa học Cơng nghệ nói riêng Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Tình hình nghiên cứu nước: Công tác tổ chức hội nghị quan, tổ chức nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu chia làm hai nguồn chính: giáo trình, lý luận công tác tổ chức hội nghị quan, tổ chức; hai đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị quan, đơn vị cụ thể Đầu tiên sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị quan, tổ chức có số giáo trình tiêu biểu như: - Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Văn hóa Thơng tin, hà Nội, 2009 - Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng đại Nghiệp vụ hành Văn phịng, NXB Thành phố Hồ Chí Minh, 1996 - Trần Hồng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989 - Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại, NXB Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009 - PGS.TS Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, Hà Nội, 2010 - Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009 Cùng với Cơng trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn tốt nghiệp nghiên cứu tổ chức hội nghị như: - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị Tổng cục Thuế – Trần Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức loại hình Hội họp cụ thể quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị quan, tổ chức – Trần Thị Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu cơng tác tổ chức Hội thảo Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức số loại hình Hội họp phịng Thơng tin khoa học Qn Trường Học viện Kỹ thuật Quân – Hoàng Thị Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức loại hình Hội nghị UBND – HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mục tiêu nghiên cứu Trên sở nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị, đề tài nhằm tìm hiểu thực trạng đề số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ Nhiệm vụ nghiên cứu Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu đề tài có nhiều nhiệm vụ đặt tập trung vào nhiệm vụ cụ thể sau đây: - Thứ nhất: Làm rõ Cơ sở lý luận công tác Hội nghị quan, tổ chức; - Thứ hai: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ; - Thứ ba: Đề xuất số giải pháp để hồn thiện cơng tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Công nghệ Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa hoạc Cơng nghệ -Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ; -Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ từ năm 2012 – 2015 - Về nội dung: Công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Giả thuyết nghiên cứu Công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ tốt ứng dụng tin học vào tất khâu Phương pháp nghiên cứu -Phương pháp thống kê điều tra khảo sát - Phương pháp so sánh -Phương pháp mô tả - Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp - Phương pháp vấn Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, phụ lục nội dung đề tài bao gồm phần sau: Chương Cơ sở lý luận tổ chức hội nghị Chương cho thấy lý luận chung hội nghị nêu nên nội dung quy trình cơng tác tổ chức hội nghị Chương Thực trạng công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Chương trình bày chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ loại hội nghị Văn phòng Bộ tổ chức.Tiến hành khảo sát công tác tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ, đánh giá ưu điển, hạn chế tìm nguyên nhân Chương Đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị Văn phòng Bộ Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng cơng tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ, lên giải pháp như: hồn thiện thể chế có liên quan đến tổ chức hội nghị; giải pháp công nghệ; giải pháp sở vật chất PHẦN NỘI DUNG Chương LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 1.1 Khái niệm hội nghị Hội nghị hoạt động thiếu hoạt động quan, tổ chức Là hình thức để phát huy thực quyền dân chủ, tạo điều kiện để người lao động tham gia vào hoạt động quản lý quan, tổ chức Đồng thời hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo thống nhất, phối hợp hành động để giải vấn đề mà người quan tâm Để hiểu sở lý luận tổ chức hội nghị, ta cần làm sáng tỏ khái niệm có liên quan đến Hội nghị như: hội nghị gì, hội họp gì, phân biệt hội nghị hội họp Khi làm sáng tổ khái niệm lý luận có liên ... Công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị Văn phịng Bộ Khoa hoạc Cơng nghệ -Về không gian: Công tác tổ chức Hội. .. Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ; -Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ từ năm 2012 – 2015 - Về nội dung: Công tác tổ chức Hội nghị Văn phòng. .. qt Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 17 2.2 Các loại hội nghị Văn phòng tổ chức 20 2.3 Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 27 2.3.1 Công tác