Khóa luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN PHÚ THÀNH Sinh viên thực : LÊ THỊ LỆ QUYÊN Mã số sinh viên : 1305QTVB050 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin Cơng tác Văn thư Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ” cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học ThS.Nguyễn Phú Thành Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ tài liệu tham khảo Ngồi luận văn cịn sử dụng số nhận xét, đánh giá số tác giả khác nhau, quan tổ chức khác có trích nguồn gốc Nếu có phát gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung luận văn Hà Nội, tháng năm 2017 Tác giả Lê Thị Lệ Quyên LỜI CẢM ƠN Để luận văn đạt kết tốt đẹp, nhận hỗ trợ giúp đỡ nhiều quan, đơn vị, cá nhân Với tình cảm sâu sắc chân thành, cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến cá nhân quan Bộ Khoa học Công nghệ tạo điều kiện giúp đỡ trình thực tập nghiên cứu đề tài Trước hết xin gửi lời tới thầy, khoa Quản Trị Văn Phịng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Với quan tâm, dạy dỗ, bảo tận tình thầy cơ, đến tơi hồn thành khố luận với đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ.” Đặc biệt xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths.Nguyễn Phú Thành quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tơi hồn thành luận văn thời gian vừa qua Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn đến lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, Văn Phòng Đảng Đồn Thể, Phịng Hành – Tổ chức trực tiếp gián tiếp giúp đỡ nghiên cứu đề tài Với điều kiện thời gian kinh nghiệm cịn hạn chế, luận văn khơng thể trách khỏi sai sót Tơi mong nhận đạo, đóng góp ý kiến thầy cơ, Hội đồng để tơi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức phục vụ tốt cơng tác sau này./ XIN TRÂN THÀNH CẢM ƠN ! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Viết tắt Nghĩa đầy đủ KH&CN Khoa học Công nghệ CNTT Công nghệ thông tin QĐ; TT ;CT Quyết định, Thông tư , Chỉ Thị HC -TC Hành -Tổ chức CBCC Cán bộ, Công chức CTVT Công tác văn thư MỤC LỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Bảng so sánh đặc điểm việc quản lý công tác văn thư truyền thống quản lý văn thư đại .15 Hình 2.1 Trụ sở Bộ Khoa học Công nghệ 22 Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ công tác văn thư 27 Hình 2.2 Giao diện phần mềm quản lý văn .32 Hình 2.3 Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn 33 Hình 2.4 Sổ đăng ký văn đến phần mềm quản lý văn .34 Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập phần mềm quản lý văn 35 Bảng 2.3 Các trường thông tin cần nhập phần mềm quản lý văn 39 Hình 2.5 Sổ đăng ký văn phần mềm quản lý văn 39 Bảng 2.4 Tiêu chí tìm kiếm nhanh văn 40 Bảng 3.1 quản lý văn đến phần mềm quản lý văn 49 Hình 3.1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf 56 Hình 3.2 Kết sau sử dụng phần mềm chữ ký số .56 Hình 3.3 Mơ hình chức số hoá hồ sơ phần mềm quản lý văn 57 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu 3 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư .9 1.1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 10 1.2 Cơ sở pháp lý việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 15 1.3 Cơ sở thực tiễn việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phòng cấp Bộ .17 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG 21 BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ .21 2.1 Sự hình thành phát triển Bộ Khoa học Cơng nghệ 21 2.1.1 Lịch sử hình thành 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức 23 2.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ .24 2.2.1 Vị trí chức 24 2.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 24 2.2.3 Cơ cấu tổ chức 24 2.3 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ .25 2.3.1 Điều kiện sở vật chất 25 2.3.2 Nhân phục vụ công tác văn thư 26 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn 29 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý giải văn 31 2.3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý sử dụng dấu .42 2.3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin việc lập hồ sơ 43 CHƯƠNG GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ 47 3.1 Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 47 3.1.1 Ưu điểm 48 3.1.2 Hạn chế 51 3.2 Giải pháp góp phần nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư Văn phịng Bộ Khoa học Cơng nghệ 52 3.2.1 Nhóm giải pháp nhận thức .52 3.2.2 Nhóm giải pháp thể chế .54 3.2.3 Nhóm giải pháp cơng nghệ .55 3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 55 3.3.1 Triển khai ứng dụng phần mềm chữ ký số 55 3.3.2 Cần tích hợp thêm số tính phần mềm quản lý văn đi, đến mạng Vb.net 56 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày tự động hố thúc đẩy nhanh chóng q trình bùng nổ thơng tin, đặt cho quốc gia, tổ chức doanh nghiệp trước thời thách thức Điều đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý phải có nhận thức, tư linh hoạt ln đổi để có sách phù hợp, thích ứng với thay đổi cơng nghệ Quản trị Văn phòng xem nghề người động chuyên nghiệp Hiện nhu cầu nguồn lực ngành Quản trị Văn phòng thị trường ngày cao Trong cơng tác Văn phịng khâu nghiệp vụ thiếu tất quan, tổ chức đơn vị, phận với phận văn thư Bộ phận Văn thư xem “mắt xích” chu trình máy văn phịng Cơng tác Văn thư hiểu hoạt động dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, tổ chức quản lý giải văn bản, lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu Do công tác Văn thư quan nơi diễn hoạt động giao nhận, trao đổi, xử lý thơng tin Trong công văn, giấy tờ đối tượng chủ yếu cơng tác văn thư Nên vai trị cơng tác văn thư ngày tăng cường xã hội nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao cấp thiết Vì công tác văn thư ngày tổ chức hợp lý tự động hoá ngày nâng cao chất lượng quản lý Hiện công tác văn thư triển khai hoạt động liên quan đến soạn thảo văn bản, tổ chức quản lý văn cách khoa học Công nghệ thông tin ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu trữ văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải cơng việc Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư Lưu trữ vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, lĩnh vực mang tính thời đại góp phần khơng nhỏ vào q trình hoạt động quan, đơn vị Được Nhà nước cụ thể hoá văn Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH1 ngày 29/06/2006, Luật quy định hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin, biện pháp bảo đảm ứng dụng phát triển công nghệ thông tin, quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông tin Nghị định số 64/2007/NĐ CP ngày 10/4/2007 Chính Phủ ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan Nhà nước, văn đề cập quan hành Nhà nước gồm quan Nhà nước, Bộ, quan ngang Bộ thuộc Chính phủ việc cơng khai, minh bạch môi trường mạng, quy định việc bảo mật thông tin cá nhân, tăng cường sử dụng văn điện tử, sử dụng nguồn nhân lực công nghệ thông tin Tiếp đến Công văn số 139/VTLTNN – TTTH ngày 14/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc quản lý văn đi, văn đến, hồ sơ công việc môi trường mạng Nội dung Công văn số 139 đề cập tới việc thống việc quản lý văn đi, đến, hồ sơ công việc thống quan hành Nhà nước, tổ chức trị - xã hội từ TW đến địa phương Đồng thời quy định sơ tuân thủ quy định hành quản lý văn hồ sơ công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Hiện việc ban hành văn quy định ứng dụng công nghệ thông tin nhiều văn khác văn áp dụng nhiều quan Bộ, quan ngang Bộ Qua việc tìm hiểu thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ Tôi nhận thấy công tác văn thư văn phịng Bộ ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư Đặc biệt sử dụng phần mềm quản lý văn Nhưng cịn số số nội dung cơng tác văn thư chưa ứng dụng công nghệ thông tin Đây hạn chế cơng tác văn thư Văn phòng Bộ Để khắc phục điều lãnh đạo Bộ cần quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư Đặc biệt cần tìm giải pháp phù hợp với tình hình thực tế Văn phịng Bộ Chính lý nên định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phịng Bộ Khoa học cơng nghệ” Lịch sử nghiên cứu Đề tài ứng dụng CNTT vấn đề nhà nghiên cứu, nhà quản lý, cấp ngành quan tâm khơng thước đo chất lượng cơng việc hành quan mà đòi hỏi cao bảo mật thơng tin Chủ đề có số nghiên cứu, Luận văn, tạp chí, sách, báo, website viết vấn đề Chủ đề Ứng dụng CNTT Công tác Văn thư đề cập đề tài nghiên cứu ThS.Lê Văn Năng với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng tin học việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ” Nội dung đề tài đề cập tới lý luận việc ứng dụng tin học công tác văn thư Các hoạt động quản lý văn bản, theo dõi giải quyết, lập hồ sơ hành Tiếp đến TS Dương Văn Khảm liên quan đến xây dựng hệ thống lý luận ứng dụng CNTT Công tác Văn thư Lưu trữ với sách “Tin học đổi quản lý Công tác Văn thư - Lưu trữ” Nxb trị quốc gia năm 1994 Cuốn sách đề cập chủ yếu đến vai trò ứng dụng CNTT PHỤ LỤC 02: Quyết định số: 886/QĐ- BKHCN thành lập Văn phòng Bộ KH&CN PHỤ LỤC: 03 KẾT QUẢ PHỎNG VẤN ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG BỘ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ Nhằm nâng cao hiệu ứng dụng CNTT phòng HC-TC vui lịng, cho biết số thơng tin từ thực tiễn công tác văn thư sau: Họ tên: Lê Thị Oánh Chức vụ/công việc: Văn thư Đơn vị cơng tác: Phịng Tổ chức – Hành 4.Thâm niên cơng tác: 17 năm 5.Trình độ chun mơn: Trung cấp Thành tích đạt : Mã nghạch: 01.004 8.Chuyên ngành: Văn thư-Lưu trữ Các kỹ công việc: Khả sử dụng tin học văn phòng; Sử dụng vận hành thiết bị văn phòng; Kinh nghiệm văn thư – lưu trữ Câu Hiện có nhiều phần mềm quản lý văn hồ sơ Cloud Office, Moffice, Qoffice Tại từ áp dụng lựa chọn phần mềm chạy mạng Vb.net? Sở dĩ tất Bộ Khoa học Công nghệ triển khai áp dụng thống tới Vụ, Cục, Trung tâm Phần mềm có nhiều tính phù hợp với cấu hoạt động tình hình thực tiễn quan Câu Thực tế việc ứng dụng CNTT Công tác Văn thư nhiều quan, tổ chức áp dụng đem lại số kết định Với vai trò chuyên viên văn thư cô đánh giá hiệu hoạt động với quan tổ chức Đặc biệt với vai trò quan cấp TW? Là chuyên viên văn thư với 17 năm công tác Tôi đồng ý ủng hộ việc áp dụng CNTT công tác văn thư cần thiết Nó cách làm việc khác so với phương thức làm việc truyền thống trước Đặc biệt với chức nhiệm vụ quan cấp TW ngày phải ban hành giải số lượng văn đến với số lượng lớn Nên việc ứng dụng tiến khoa học công nghệ vào công tác văn thư việc làm thiết thực Câu Theo cô hiệu từ phần mềm quản lý văn chạy mạng Vb.net đem lại gì? Xét tính hiệu mà phần mềm quản lý văn đem lại có nhiều ưu điểm: giúp tiết kiệm thời gian nhân làm việc; q trình xử lý cơng việc nhanh chóng đảm bảo theo quy trình trật tự định Bên cạnh giảm thiểu văn giấy tờ tiết kiệm phần văn phòng phẩm Câu Bên cạnh ưu điểm mà phần mềm quản lý văn Vb.net đem lại khó khăn hạn chế trình sử dụng ? Ngoài ưu điểm mà phần mềm quản lý văn Vb.net đem lại trình sử dụng có số lỗi kỹ thuật nhỏ như: vấn đề mạng Internet đường truyền chậm, lỗi nhớ máy tính, virus, vấn đề tài khoản mật Ngồi cịn số vấn đề khác đặc thù tương thích Bộ đơn vị Bộ Câu Theo cô để áp dụng CNTT vào CTVT có hiệu cán văn thư ngồi kỹ chun mơn cần trang bị thêm kiến thức ? Ngồi kỹ chun mơn nghiệp vụ cần người cán văn thư - lưu trữ cần trang bị thêm kỹ : sử dụng thành thạo tin học văn phòng, sử dụng vận hành phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc; sử dụng thành thạo thiết bị văn phòng Câu Theo ngồi tính có phần mềm cần tích hợp thêm số tính khác để phần mềm đạt đến hiệu cao hơn? Trong tính có phần mềm cần tích hợp thêm số tính tương thích khác như: Hiện phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc mục quản lý hồ sơ công việc dùng lại việc lưu file văn mà chưa có xử phân cấp xử lý hồ sơ vào lưu trữ Tiếp đến thời hạn giải văn cần có mục thơng báo nhắc việc để trình giải văn nhanh chóng tránh tình trạng q hạn Câu Nếu đánh giá mức độ hài lòng phần mềm quản lý văn Vb.net đánh giá đạt phần trăm? Theo kết đánh giá đạt khoảng 85% mức độ hài lịng Cảm ơn buổi chia sẻ Chúc cô thành công! PHỤ LỤC 05: Lưu đồ mô tả văn đến môi trường mạng Văn thư quan Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao văn đến Văn đến Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo quan Lãnh đạo đơn vị Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) chuyên môn Tổ chức thực Giải Ý kiến phân phối văn Khơng Quan trọng Có Ý kiến đạo giải Theo dõi giải Chú thích: Đường văn điện tử Đường văn giấy PHỤ LỤC 05: Lưu đồ miêu tả văn môi trường mạng CBCCVC chuyên mơn Lãnh đạo đơn vị Dự thảo, tiếp thu, hồn thiện dự thảo văn Tiếp thu ý kiến đạo lãnh đạo quan, đạo chuyên viên Pháp chế quan/Lãnh đạo văn phòng Văn thư quan Lãnh đạo quan Có Khơng Có xin ý kiến Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi Khơng Kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi Khơng Ý kiến đạo, có bổ sung, sửa đổi Có Ý kiến đóng góp Có In, trình ký Ký tắt nội dung Lưu hồ sơ Khơng Có Ký tắt pháp chế, thể thức, kỹ thuật Chuyển giao Ký ban hành Đăng ký, làm thủ tục phát hành Phát hành Chú thích: Đường văn điện tử Đường văn giấy ... việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phòng cấp Bộ .17 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG 21 BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG... SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CẤP BỘ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 1.1.1 Cơ sở lý luận. .. CHƯƠNG CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG CẤP BỘ 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư