Chương I : Khảo Sát Hệ Thống

Chương I Khảo Sát Hệ Thống Quản lý cửa hàng bán xe GVHD Tô Hải Thiên Mục lục Mục lục 1 LỜI MỞ ĐẦU 2 Chương I Khảo Sát Hệ Thống 3 I – Khảo Sát Hệ Thống 3 1 Thực trạng của hệ thống 3 2 Cơ cấu tổ chức 5[.]

Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên Mục lục Mục lục LỜI MỞ ĐẦU Chương I : Khảo Sát Hệ Thống I – Khảo Sát Hệ Thống 1.Thực trạng hệ thống 2.Cơ cấu tổ chức 3.Quy trình xử lý Mô hình tiến trình nghiệp vụ 1.Mục tiêu, phạm vi dự án II – Xác lập hồ sơ dự án 1.Mục tiêu phạm vi dự án Phát biểu ý tưởng cân nhắc tính khả thi 3.Lập trù kế hoạch triển khai dự án Chương II.Phân Tích Hệ Thống Về Mặt Chức Năng 11 I.Xây dựng mơ hình phân cấp chức 11 1.Lý xây dựng mơ hình phân rã chức .11 2.Sơ đồ phân rã chức .11 II - Xây dựng mơ hình luồng liệu 12 1.Lý xây dựng mơ hình luồng liệu 12 2.Mơ hình luồng liệu mức ngữ cảnh 12 3.Sơ đồ luồng liệu mức đỉnh .15 4.Mơ hình luồng liệu mức đỉnh 16 Chương III- Phân tích hệ thống mặt liệu .20 I.Lý phân tích hệ thống mặt liệu 20 II.Mã hoá tên gọi 20 III- Xây dựng sở liệu 20 1.Bảng csdl 20 2.Mơ hình liên kết 25 Chương IV:Một số Form chức hệ thống 26 1.Form Main 26 2.Form thông tin nhân viên 27 3.Form thông tin nhà cung cấp 27 4.Form nhập hàng 28 5.Form chi tiết nhập 29 6.Form bán hàng 30 7.Form chi tiết bán 31 Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngơ Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên LỜI MỞ ĐẦU Một đất nước coi phát triển đất nước có khinh tế vững mạnh hiệu Xét phạm vi doanh nghiệp chế thị trường q trình bán hàng có vai trị lớn,quyết định tồn phát triển doanh nghiệp Trong năm gần đây,sự chuyển hướng đổi chế thị trường kinh tế nước ta có nhiều biến động Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết doanh nghiệp đổi mới, bước đầu hoà nhập với kinh tế khu vực giới Đặc biệt, doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ yếu tố quan trọng việc tiêu thụ hàng hoá, nghệ thuật kinh doanh doanh nghiệp Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt nguồn cung ứng hàng hoá biến động nó, phải động, thích hợp, mềm dẻo… Và trình kinh doanh phát triển cơng ty, tổ chức, doanh nghiệp lượng lớn thông tin giao dịch (mua bán, trao đổi) loại hàng hoá bên liên quan nhà cung cấp, nhà buôn bán khách hàng cần quản lí, theo dõi hàng ngày Quy mô số lượng giao dịch lớn, nhiều người số lượng thơng tin nhiều, quan trọng phức tạp Chính nhiều thời gian, cơng sức để quản lí để dẫn đến sai sót đáng tiếc quản lí, khai thác xử lí thơng tin Với thực trạng việc ứng dụng tin học vào cơng tác quản lí làm cho q trình tác nghiệp đạt hiệu lớn, nhanh chóng xác Chính nhũng lý nhóm áp dụng kiến thức có để xây dựng lên trương trình Quản lý cửa hàng bán xe hướng dẫn thầy Tô Hải Thiên Tuy trương trình chưa thực hồn thiện nhóm mong tảng cho hệ thống quản lý chuyên nghiệp sau này.Để lầm điều nhóm mong góp ý chân thành thầy bạn.Nhóm em xin chân thành cảm ơn Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngơ Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên Chương I : Khảo Sát Hệ Thống I – Khảo Sát Hệ Thống 1.Thực trạng hệ thống Để thực dự án tiến hành khảo sát số cửa hàng bán xe đạp địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc để tìm hiểu thơng tin, qui trình hoạt động Ngồi ra, dự cịn tìm hiểu tham khảo thông tin mạng số cửa hàng khác để hồn chỉnh đặc tả cho mơ hình quản lý Mục đích khảo sát tại:  Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động hệ thống  Tìm hiểu chức ,nhiệm vụ cung cách hoạt động hệ thống  Chỉ chỗ hợp lý hệ thống cần thừa kế chỗ bất hợp lý hệ thống cần khắc phục thay đổi để hệ thống hoàn thiện đáp ứng yêu cầu công việc đặt Nội dung khảo sát : Khảo sát hệ thống cửa hàng có số phận sau đây: QL nhập xuất: Quản lý việc nhập hàng, xuất hàng kiểm tra số lượng hàng kho QL bán hàng: Quản lý việc bán hàng, với cơng việc nhận u cầu từ khách hàng ,chuyển yêu cầu khách hàng QL tài chính: Thực cơng tác kế tốn, thống kê, tổng hợp tình hình thu, chi quản lý tài xuất hoá đơn QL phận kỹ thuật:thực sửa chữa giải đáp thắc mắc khách hàng mặt kỹ thuật,kiểm tra chát lượng sản phẩm nhập vào Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngơ Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên Ta thấy việc quản lý bán xe đạp hầu hết cửa hàng có ưu, nhược điểm sau: Ưu điểm:  Cơ cấu quản lý hơp lý mang lại hiểu cao nêu thực công việc cách chinh xác  Công việc xuất, nhập, sửa chữa làm thủ công.Nên làm lúc( diện), giúp cho người làm kế toán xác định luồng số liệu cách trực quan hơn, người khác xem hệ thống sổ sách mà khơng phải học trình phương pháp phổ thông Nhược điểm:  Công việc xuất, nhập, sửa chữa làm thủ cơng dÉn đến viƯc lưu trữ thơng tin sổ sách trở nên khó khăn cồng kềnh, gây khó khăn cho cơng tác quản lý  Ghi chép lặp lại nhiều lần cho nghiệp vụ phải vào nhiều sổ sách có liên quan nên nhiều thời gian, sai sót nhiều thời gian để tìm kiếm có lâu dễ bị thất tài liệu Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngô Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên 2.Cơ cấu tổ chức Giám Đốc Bộ phận nhập xuất Bộ phận bán hàng Bộ phận tài Bộ phận kỹ thuật 3.Quy trình xử lý Khi có khách hàng đến mua xe nhân viên bán hàng giới thiệu loại xe mà cửa hàng có Khách hàng xem lượt hàng mẫu trưng bày chọn cho xe ưng ý Tiếp đến nhân viên bán hàng đưa phiếu mua hàng cho khách hàng hướng dẫn khách hàng điền thông tin cá nhân vào phiếu mua hàng Sauk hi điền đầy đử thông tin vào phiếu mua hàng khách hàng nộp phiếu mua hàng cho nhân viên bán hàng.Khi khách hàng nộp lại phiếu mua hàng nhân viên bán hàng nhận phiếu mua hàng chuyển phiếu mua hàng kèm theo yêu cầu xuất xe cho phận nhập xuất.Sau đó,bộ phận xuất nhập kiểm tra hệ thống máy tính quản lý xe kho xem cịn loại xe khách hàng u cầu hay khơng Nếu cịn phận xuất nhập gửi phiếu xuất xe kèm theo xe cho phận bán hàng Sau nhận xe từ phận nhập xuất nhân viên bán hàng phải gửi phiếu báo cho nhân viên phận tài yêu cầu khách hàng yêu cầu khách hàng đến phận tài tốn chi phí Sau khi nhận phiếu báo nhân viên kế toán đối chiếu đơn gia toán cho khách hàng ,xuất hóa đơn cho khách hàng Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngô Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên Trường hợp sau nhân viên phận nhập xuất kiểm tra xong mà thấy kho khơng cịn loại xe khách hàng yêu cầu trả phiếu yêu cầu lại cho khách hàng Sau nhân viên phận nhập xuất phải liên lạc với nhà cung cấp yêu cầu nhập xe ,khi nhận yêu cầu nhập xe phận nhập xuất ,nhà cung cấp cung cấp loại xe mà phận nhập xuất yêu cầu Sauk hi nhận xe từ phía nhà cung cấp nhân viên phận nhập xuất gửi phiếu kiểm tra cho phận kỹ thuật yêu cầu nhân viên phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng xe nhập vào điền thông tin vào phiếu kiểm tra chuyển phiếu kiểm tra lại cho phận nhập xuất Với khách hàng đến sửa xe thời gian bảo hành ,khách hàng mang theo phiếu bảo hành nộp cho nhân viên kỹ thuật ,nhân viên bán hàng chuyển phiếu bảo hành kèm theo xe khách hàng cho phận kỹ thuật nhân viên bọ phận kỹ thuật tiến hành kiểm tra xe sửa xe cho khách hàng, sau trả lại xe cho khách hàng Với khách hàng có nhu cầu sửa xe khơng cịn thời gian bảo hành nhân viên bán hàng đưa phiếu khai cho khách hàng yêu cầu khách hàng điền thơng tin cá nhân,sau nộp lại cho nhân viên bán hàng nhân viên bán hàng chuyển phiếu khai kèm theo xe khách hàng cho phận kỹ thuật.nhân viên kỹ thuật tiến hành kiểm tra xe sửa chữa xe sau trả lại xe cho khách hàng.Tiếp đến nhân viên kỹ thuật phải chuyển phiếu báo cho phận tài yêu cầu toán cho khách hàng nhận lại xe khách hàng phải đến tốn chi phí sửa chữa cho nhân viên tài Sau khách hàng tốn xong nhân viên tài xuất hóa đơn cho khách hàng Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngơ Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên KHÁC H HÀNG Y/c muasửa chữa 1.Mục tiêu, phạm vi dự án a.Mục tiêu BỘ PHẬN BÁN HÀNG -Tiếp NHÀ CUNG CẤP Yêu cầu nhập Yêu cầu xuất BỘ PHẬN NHẬP XUẤT nhận Cung cấp hàng phiếu hang mua hàng Mơ hình tiến trình nghiệp vụ Để đáp ứng nhu lại ngày cao-NhËp hµng số người dân cửa hàng yêucầu cầuđicủa khách hàng -Xuất hµng bán xe đạp ngày hoàn thiện hệ thống quản lý để phục vụ khách hàng -Kiểm tra hµng cách tốt -Chuyển yêu nhất.Với cầu khách hàng phiếu kiến xuất thức kho học mơn phân tích thiết kế trả lời phiếu kiểm tra hệ thống thông tin phân tích, thiết kế hệ thống quản lý mua bán xe đạp để quản lí Hố đơn Thanh tốn phiếu phiếu kiểm tra chặt chẽ, thông tin quan trọng phải lưu trữ cẩn thận như: phiếu báo thông tin nhà cung cấp, khách hàng,phiếu nhập hàng, nhân cửa hàng, bảo hành, … Chính lý này, cầnphiếu có hệ thống để giúp quản lí thực hiệu khai hơn, tránh nhiều cố đáng tiếc xảy b.Phạm vi:  BỘ PHẬN TÀI CHÍNH BỘ PHẬN KỸ THUẬT Dự án thực theo phạm vi yêu cầu mơn phân tích thiết -Giải đáp thắc Thanh tốn  Báo cáo -Thống kê kế hệ thống thơng tin mục Sửa chữa phiếutiêu trả nêu-trên -Xuất hoá đơn lời+hàng thu Dự -Tổng án chỉhợpthực dựa sở mắclý kĩ thuyết thuật để thiết kế mơ hình chi -Kiểm tra hµng tài hành thực lập trình, phần thuộc phạm tổ chức liệu -Quản chưa lýtiến nhập vào phiếu vi khác để phát triển thành ứng báodụng hoàn chỉnh  Do phạm vi khả nên dự án khảo sát phân tích việc quản lý cửa hàng mua bán xeBáo đạp cáocó mơ hình vừa nhỏ Tuy nhiên Yêu cầu báo mở rộng mơ hình cho hệ thống có quicáo mơ lớn Một cửa hàng mua bán xe đạp quản lý phương pháp thủ công nên gặp GIÁM khó khăn, phức tạp việc quản lý bánĐỐC hàng Họ muốn xây dựng phần mềm Yêu cầu báo cáo quản lý việc bán hàng để công việc tiện lợi nhanh chóng dựa hoạt động hệ thống cũ Phiếu báo MƠ HÌNH TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngô Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên II – Xác lập hồ sơ dự án 1.Mục tiêu phạm vi dự án a.Mục tiêu Để đáp ứng nhu cầu lại ngày cao số người dân cửa hàng bán xe đạp ngày hoàn thiện hệ thống quản lý để phục vụ khách hàng cách tốt nhất.Với kiến thức học môn phân tích thiết kế hệ thống thơng tin phân tích, thiết kế hệ thống quản lý mua bán xe đạp để quản lí chặt chẽ, thơng tin quan trọng phải lưu trữ cẩn thận như: thông tin nhà cung cấp, khách hàng,phiếu nhập hàng, nhân cửa hàng, … Chính lý này, cần có hệ thống để giúp quản lí thực hiệu hơn, tránh nhiều cố đáng tiếc xảy b.Phạm vi:  Dự án thực theo phạm vi yêu cầu mơn phân tích thiết kế hệ thống thơng tin mục tiêu nêu  Dự án thực dựa sở lý thuyết để thiết kế mơ hình tổ chức liệu chưa tiến hành thực lập trình, phần thuộc phạm vi khác để phát triển thành ứng dụng hoàn chỉnh  Do phạm vi khả nên dự án khảo sát phân tích việc quản lý cửa hàng mua bán xe đạp có mơ hình vừa nhỏ Tuy nhiên mở rộng mơ hình cho hệ thống có qui mơ lớn Một cửa hàng mua bán xe đạp quản lý phương pháp thủ cơng nên gặp khó khăn, phức tạp việc quản lý bán hàng Họ muốn xây dựng phần mềm quản lý việc bán hàng để cơng việc tiện lợi nhanh chóng dựa hoạt động hệ thống cũ Phát biểu ý tưởng cân nhắc tính khả thi a Phát biểu ý tưởng cho hệ thống Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngơ Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên Giải pháp 1: trang bị cho phận máy tính kết nối với máy tính chủ để tiện cho việc báo cáo công việc ,thiết lập website bán hàng để tiện cho việc giao dịch với khách hàng Giải pháp : trang bị cho phận máy tính để tiện cho việc tính tốn thiết kế máy tính kết nối với máy chủ giám đốc quản lý giúp cho việc báo cáo trở lên linh hoạt b Cân nhắc tính khả thi Giải pháp : việc trang bị số mày tính cho hệ thống giúp cho việc quản lý trở lên linh hoạt cửa hàng có quy mơ nhỏ nên việc trang bị hệ thống máy tính lãng phí khơng cần thiết Ví dụ phận kỹ thuật cơng việc sửa chữa nên khơng cần thiết phải trang bị máy tính Việc thiết lập website khơng khả thi khách hàng mua hàng qua website cửa hàng phải giao cho khách hàng mà chi phí xe khơng lớn chi phí vận chuyển b.Cân nhắc tính khả thi: Giải pháp 1:việc trang bị số máy tính cho hệ thống giúp cho việc quản lý trở lên linh hoạt với cửa hàng có quy mơ khơng lớn việc trang bị hệ thống máy tính lãng phí khơng cần thiết ví dụ phận bảo hành cơng việc sửa chữa nên không cần thiết phải trang bị máy tính,việc thành lập website kkhơng khả thi khách hàng đặt hàng qua Website cửa hàng phải giao xe cho khách hàng mà chi phí xe đạp khơng lớn cộng với chi phí vận chuyển lợi nhuận thu tương đối thấp,trường hợp khách hàng ngồi tỉnh khơng có lợi nhuận,hơn lượng khách hàng có nhu cầu sử dụng khơng lớn lắm.Hơn chi phí thiết lập website lớn Giải pháp 2:việc thực nắp đặt hai máy tính cho phận tài phận kiểm hàng hợp lý hai phận thực cơng việc giao dịch tính tốn nhiều máy tính hỗ trợ họ q trình tính tốn ,việc lắp đặt Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngô Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tô Hải Thiên máy chủ cho giám đốc giúp cho việc báo cáo trở lên linh hoạt nhân viên gặp trực tiếp giám đốc để báo cáo giúp tiết kiệm thời gian.Hơn với giải pháp tiết kiệm chi phí trang bị máy tính cho số phân không cần thiết phận bảo hành.Nói chung giải pháp số khả thi giải pháp phù hợp với cửa hàng có quy mô vừa nhỏ 3.Lập trù kế hoạch triển khai dự án a.Dự trù thiết bị Theo cân nhắc tính khả thi phần giải pháp khả thi để đáp ứng tiêu trí u cầu phải trang bị hai máy tính cho phận tài phận quản lý kho đồng thời trang bị máy chủ cho giám đốc kết nối với hai máy để việc báo cáo trở lên linh hoạt b.Dự trù nhân công triển khai dự án Dự kiến ban đầu đội ngũ thực dự án gồm nhóm chính:nhóm nghiên cứu, nhóm phân tích, nhóm thiết kế,nhóm lập trình,nhóm vận hành bảo trì,nhóm quản lý chung.Dự kiến hân lực tóm lược bảng sau: Thời lượng STT Giai đoạn thực hiện(tháng) Nghiên cứu 1/2 Phân tích Thiết kế 3/2 Lập trình 5/2 Vận hành bảo trì Quản lý chung c.Lược đồ cơng việc Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngô Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Số người Quy mô thực thực 2 hiện(tháng) 12 14 Ghi Xuyên suốt toàn dự án Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tơ Hải Thiên b.Mơ hình luồng liệu chức bảo hành Quản lý kho Sửa chữa Y/c kiểm tra Y/c sửa chữa Kiểm tra chất lượng sản phẩm nhập vào Thông báo Giải đáp thắc mắc kĩ thuật Trả lời Khách hàng Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngơ Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Phiếu mua hàng, phiếu khai Bán hàng Y/c kiểm tra Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tơ Hải Thiên c.Mơ hình luồng liệu chức tổng hợp tài Quản lý kho Bảo hành Phiếu Phiếu báo báo Cung cấp Thống kê Phiếu báo DS mặt hàng Thanh tốn Quản lý tài Tổng hợp thu chi Báo thu,chi Yêu cầu toán Nhà cung cấp Bán hàng Phiếu tốn Xuất hóa đơn Thanh toán Báo cáo Y/c báo cáo đơn Khách hàng Giám đốc Báo cáo Yêu cầu Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngơ Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Hóa Quản lý cửa hàng bán xe GVHD:Tơ Hải Thiên d.Mơ hình luồng liệu chức quản lý kho Giám đốc Nhà cung cấp Y/c nhập Cung cấp hàng Y/c cáo Nhập hàng Hàng DS mặt hàng Yêu cầu xuất Hàng Kiểm tra hàng kho Phiếu xuất Thanh toán Phiếu kiểm tra Y/c xuất Xuất hàng Xuất xe Chương III- Phân tích hệ thống mặt liệu Bán hàng I.Lý phân tích hệThanh thống mặt liệu tốn Việc phân tích hệ thống mặt Khách liệu làm rõ cách thức sử dụng liệu Tổng hợp hàng đặc biệt làtài cách thức tổ chức lưu trữ liệu hệ thống.Hơn Y/c mua nữa, phân tích hệ thống mặt liệu đưa lược đồ,khái niệm liệu sở liệu để thiết kế sở vật lý sau II.Mã hoá tên gọi Khách hàng =KH Sản phẩm = SP Nhà cung cấp = NCC Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngơ Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang Quản lý cửa hàng bán xe III- Xây dựng sở liệu 1.Bảng csdl a.Bảng nhân viên b.Bảng nhà cung cấp Nhóm SVTH:Nguyễn Thị Ánh Ngơ Thị Hồng Trang Nguyễn Thị Trang GVHD:Tô Hải Thiên ... GVHD:Tô H? ?i Thiên Chương I : Khảo Sát Hệ Thống I – Khảo Sát Hệ Thống 1.Thực trạng hệ thống Để thực dự án tiến hành khảo sát số cửa hàng bán xe đạp địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc để tìm hiểu thơng tin,... trực tiếp giám đốc để báo cáo giúp tiết kiệm th? ?i gian.Hơn v? ?i gi? ?i pháp tiết kiệm chi phí trang bị máy tính cho số phân khơng cần thiết phận bảo hành.N? ?i chung gi? ?i pháp số khả thi gi? ?i pháp... quản lý  Ghi chép lặp l? ?i nhiều lần cho nghiệp vụ ph? ?i vào nhiều sổ sách có liên quan nên nhiều th? ?i gian, sai sót nhiều th? ?i gian để tìm kiếm có lâu dễ bị thất t? ?i liệu Nhóm SVTH:Nguyễn Thị