SỞ NỘI VỤ TỈNH KON TUM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND TỈNH KONTUM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM SỞ TÀI CHÍNH Độc lập Tự do Hạnh phúc Số 2453/BC STC Kon Tum, ngày 30 tháng 10 năm 2014, BÁ[.]
UBND TỈNH KONTUM SỞ TÀI CHÍNH CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 2453/BC-STC Kon Tum, ngày 30 tháng 10 năm 2014, BÁO CÁO Kết thực công tác văn thư, lưu trữ từ ngày 01/01/2013 đến _ Thực công văn số 47/CCVTLT-QLVTLT TTCL ngày 14 tháng 10 năm 2014 Chi cục văn thư – lưu trữ việc báo cáo kết thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2013 đến Sở Tài Tỉnh Kontum báo cáo sau : I KẾT QUẢ CHỈ ĐẠO, QUẢN LÝ, THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Phố biến, giới thiệu văn quy phạm pháp luật, văn khác Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ : a) Ban Giám đốc xác định rõ trách nhiệm việc đạo, điều hành thực văn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: luật lưu trữ số 01/2011/QH13; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cấp đến phòng, ban b) Các hình thức phổ biến, giới thiệu - Sở Tài phân công CB tham gia đầy đủ lớp tập huấn công tác VT,LT Sở Nội vụ tổ chức, lồng ghép vào Hội nghị, họp giao ban buổi sinh hoạt Đoàn thể nhằm tuyên truyền sâu rộng để Cán công chức thấy giá trị tầm quan trọng công tác văn thư- lưu trữ c) Kết tổ chức thực Được hướng dẫn Chi cục, kết hợp đạo sát Lãnh đạo Sở nên công tác văn thư, lưu trữ quan vào nề nếp ngày hoàn thiện Công tác tổ chức, cán - Hiện tại, Sở Tài có 01 biên chế làm cơng tác Văn thư kiêm thủ quĩ 01 biên chế làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm, đồng thời chưa đào tạo theo tiêu chuẩn nghiệp vụ - Thực trạng, chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ theo quy định chưa thực -1- Ban hành văn đạo, quản lý, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ - Ban hành văn bản: + Sở ban hành Quy chế số 1532/QC-STC ngày 5/7/2013 công tác văn thư, lưu trữ quan để CB làm tiêu chí mà thực hiện.Trong công tác lưu trữ lập danh mục cho hồ sơ theo năm + Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan thống kê qua đợt chỉnh lý hồ sơ công đoạn 1( Từ bước đến bước 5) + Hướng dẫn cho CBCC xếp tài liệu ngăn nắp, theo hồ sơ đến thời hạn kết thúc công việc chuyển hồ sơ vào lưu trữ theo qui định qui trình khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ Thực nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định - Soạn thảo ban hành văn bản; Khi phòng, ban lãnh đạo Sở soạn thảo văn bản, Văn thư có trách nhiệm hoàn chỉnh thể thức văn theo qui định công văn - Quản lý giải văn đi, đến; a) Văn gồm bước sau: Văn thư có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức kỷ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật ( có) Đăng ký văn Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục chuyển phát ngày, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Lưu văn Mỗi văn phải lưu hai chính; lưu văn thư quan lưu hồ sơ b) Văn đến: Tiếp nhận, đăng ký văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm giải Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ gìn bí mật nội dung văn Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Giải văn đến Khi nhận văn đến, lãnh đạo quan có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ -2- + Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Căn quy định cụ thể quan, nhân viên văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm + Đối với văn đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định - Lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức; Mỗi CBCC có trách nhiệm tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình giải quyết, theo dõi cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định; tiến hành đồng thời với trình giải công việc Việc lập hồ sơ hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh công việc, chất lượng hồ sơ Và sau đó, đến định kỳ chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ cá nhân vào lưu trữ hành quan, theo quy định pháp luật - Quản lý sử dụng dấu Người có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu người đứng đầu quan Con dấu giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu trụ sở quan Ngoài ra, người khơng có trách nhiệm khơng đóng dấu Thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Việc thực quy định về: thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo qui định hành Hiện quan có 02 kho để lưu trữ hồ sơ: a) Kho tầng lầu có DT (8,8m x 8,0)= 66,4m2 có kệ sắt để lưu giữ hồ sơ b) Kho mặt đất có DT ( 3,2m x 58m)= 37,12m2, chưa có kệ sắt; Hồ sơ để xi măng, thường xuyên phun thuốc chống mối, mọt để bảo quản Tài liệu - Tổng số mét tài liệu thu chỉnh lý (Công đoạn 1) từ năm 2013 đến tháng 10/2014 là: 3,2m - Thực Đề án chỉnh tài liệu tồn đọng từ năm 1991-2013 UBND tỉnh phê duyệt ngày 25/01/2014 Tổng số mét giá thu sau chỉnh lý khoa học công đoạn 1( Từ bước đến bước 5) : 346,1m Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn đi, đến Cơ quan có 01 máy scaner phần mềm eOffice để sử dụng cho công văn đến - Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ: -3- Hiện triển khai công văn số 413/SNV-CCVTLT ngày 28/3/2014 việc triển khai đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ đơn vị bước hoàn thiện Thực chế độ thông tin báo cáo thống kê đột xuất, thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ Theo thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 Bộ Nội vụ việc qui định chế độ báo cáo thống kê sơ, thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Sở thực đầy đủ như: a) Trước ngày 15/01 năm năm báo cáo báo cáo thống kê sở b) Trước ngày 31/01 năm năm báo cáo báo cáo thống kê tổng hợp c) Trước ngày 15/02 năm năm báo cáo báo cáo thống kê tổng hợp qui định điểm a,c,d,g khoản Bố trí kinh phí để thực công tác văn thư, hoạt động lưu trữ Thực Điều 39 Luật Lưu trữ, quan sử dụng nguồn kinh phí bố trí dự tốn Ngân sách Nhà nước năm đơn vị để trang bị cho công tác lưu trữ như: mua sắm kệ lưu trữ thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu II NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ Ưu điểm : - Đã đưa hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ổn định lâu dài thuận tiện việc tra cứu, khai thác cần thiết Hạn chế Do tính chất công việc cán làm công tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nên trình triển khai thực chưa thông suốt III KẾ HOẠCH CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TRONG THỜI GIAN TỚI - Phổ biến, giới thiệu văn quy phạm pháp luật, văn khác Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ - Chỉnh lý khoa học tài liệu tồn đọng công đoạn ( Từ bước đến bước 23) - Đóng thêm giá để lưu trữ tài liệu (kho 2) - Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ -4- IV KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT - Tăng cường tập huấn, bồi dưỡng theo tiêu chuẩn nghiệp vụ cho công chức làm công tác văn thư, lưu trữ P/ GIÁM ĐỐC Nơi nhận: -Chi cục VTLT - Lưu VT (Đã ký) U THỊ THANH -5- ... 31/10/2013 Bộ Nội vụ việc qui định chế độ báo cáo thống kê sơ, thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Sở thực đầy đủ như: a) Trước ngày 15/01 năm năm báo cáo báo cáo thống kê sở b)... quan Con dấu giao cho nhân viên văn thư giữ đóng dấu trụ sở quan Ngồi ra, người khơng có trách nhiệm khơng đóng dấu Thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Việc thực quy định về: thu thập, chỉnh lý... trình khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ Thực nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định - Soạn thảo ban hành văn bản; Khi phòng, ban lãnh đạo Sở soạn thảo văn bản, Văn thư có trách nhiệm hồn chỉnh