CHƯƠNG III MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG iCHƯƠNG III MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 3 1 HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP 3 1 1 Nghiệp vụ tổ chức, hội nghị Hội nghị là hình thức cơ bản để[.]
iCHƯƠNG III: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG 3.1 HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP 3.1.1 Nghiệp vụ tổ chức, hội nghị Hội nghị hình thức để phát huy thực quyền dân chủ, tạo điều kiện để người lao động tham gia vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội khác Đồng thời cịn hình thức nhằm thơng báo trao đổi, bàn bạc, thảo luận để tạo thống phối hợp hành động để giải (một số) vấn đề mà người quan tâm Làm để tổ chức hội nghị với chi phí, thời gian lại thu kết cao Ý nghĩa hội nghị Tổ chức hội nghị hình thức để thu thập, truyền đạt thơng tin, với hình thức thu thập truyền đạt thông tin khác đảm bảo cho thông tin lưu chuyển thông suốt Hội nghị nơi để phát huy quyền làm chủ người, để người bày tỏ quan điểm, bàn bạc đóng góp ý kiến giúp cho lãnh đạo có định đắn Quan hội nghị, số định ban hành, số tư tưởng, quan điểm thừa nhận Hội nghị nơi bàn bạc triển khai thực định, tháo gỡ khó khăn vướng mắc, phát phổ biến ưu điểm, lệch lạc quản lý, thực nhệm vụ, từ có biện pháp phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm, thúc đẩy việc phát triển Phân loại hội nghị a) Căn vào tính chất mục đích hội nghị Mỗi loại hội nghị tổ chức với mục đích, tính chất khác nhau, cụ thể: - Hội nghị để phát triển: Thông qua hội nghị để phổ biến cho người chủ trương, đường lối, sách, chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức tạo tiền đề cho việc thực chủ trương đường lối sách - Hội nghị trao đổi thông tin: Quản trị viên cấp cấp tham dự để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động phận, đơn vị tổ chức - Hội nghị mở rộng dân chủ: Tạo điều kiện cho người phát biểu ý kiến bày tỏ ý kiến chủ trương, sách, mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thơng tin để điều chỉnh, bổ sung, hoàn chỉnh tạo trí cao hành động thống trước triển khai - Hội nghị bàn bạc giải vấn đề: + Tập thể thảo luận số vấn đề cụ thể để đến trí định tập thể (Ví dụ: xét kỷ luật lên lương cán bộ, bàn bạc thảo luận cách tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cản trở cơng tác nhằm tìm giải pháp) + Tập thể thảo luận số vấn dề cụ thể không định mà thủ trưởng định b) Căn vào khâu trình quản lý - Hội nghị bàn bạc định: + Hội nghị phổ biến triển khai : Quyết định ban hành cần phổ biến, tổ chức thực Loại hội nghị nhằm: phổ biến quán triệt tư tưởng, quan điểm, chủ trương, sách, giải pháp trình bày định đến đối tượng (tùy phạm vi nội dung định) Mặt khác qua họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch biện pháp để thực định + Hội nghị kiểm tra đôn đốc: Trong q trình triển khai định xảy tình huống: đơn vị triển khai thực tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo, thực tốt định, ngược lại có đơn vị thực chưa tốt định hiểu chưa tinh thần, nội dung, chưa tích cực sáng tạo tổ chức thực Hội nghị kiểm tra đôn đốc tổ chức sở có theo dõi kiểm tra việc thực định cán bộ, phận có thẩm quyền Vì vậy, tổ chức hội nghị thường bao gồm nội dung: (!) Nghe báo cáo kết thực định đơn vị (thể qua số liệu thống kê tình hình) (!!) Trao đổi kinh nghiệm hay cách làm tôt, điển hình (!!!) Chấn chỉnh, uốn nắn lệch lạc để đảm bảo cho định thực tốt + Hội nghị sơ kết, tổng kết: Mỗi định, chương trình kế hoạch có mục tiêu tiêu rõ ràng thời gian cụ thể Vì vậy, cần tổ chức hội nghị sơ kết để đánh giá việc thực định, trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn lệch lạc để tiếp tục thực định tốt giai đoạn sau Kết thúc thời gian thực định, chương trình kế hoạch cần tổ chức hội nghị tổng kết để đánh giá kết quả, biểu dương khen thưởng đơn vị, cá nhân có thành tích cao, rút học kinh nghiệm, lý thành công hay thất bại làm sở cho việc đề định c) Căn vào hình thức tổ chức - Hội nghị khơng thức Do yêu cầu bí mật lý tế nhị bên gặp bàn bạc không muốn nhiều người biết, hội nghị tổ chức khơng thức cơng bố Cũng có tổ chức muốn họp nội để bàn riêng số vần đề gọi hội nghị kín - Hội nghị thức, cơng khai Đây hội nghị đơn vị, người có trách nhiệm đứng tổ chức Hội nghị tổ chức cách cơng khai theo chương trình, kết hoạch, thành phần Phương pháp tổ chức hộinghị - Phương pháp truyền thống - Phương pháp sử dụngđiện thoại, mạng điện thoại, mạng vi tính - Phương pháp sử dụng cáp quang cầu truyền hình, hội nghị từ xa a) Lập kế hoạch hội nghị Căn vào chương trình kế hoạch cơng tác năm, q, tháng quan, văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho năm, quý, tháng Trong kế hoạch hội nghị văn phòng phải làm rõ vấn đề sau: - Tên hội nghị - Mục đích, yêu cầu, nội dung hội nghị - Đối tượng, thành phần tham dự hội nghị (cấp trên, ngang cấp, cấp dưới, nội bộ, quan có liên quan, ) - Địa điểm tiến hành hội nghị - Thời gian tiến hành - Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị - Kinh phí - Phân cơng chịu trách nhiệm hội nghị Bản kế hoạch hội nghị cần nhận thành nhiều gửi cho phận, cá nhân, cán lãnh đạo, quan có liên quan b) Cơng tác chuẩn bị tổ chức hội nghị Đây khâu có vai trị quan trọng tạo tiền đề thành công hội nghị - Xác định mục đích, nội dung, chủ đề hội nghị từ thành phần hội nghị - Ấn định thời gian cụ thể: ngày, giờ, độ dài thời gian hội hội nghị - Xây dựng chương trình cụ thể cho nội dung hội nghị - Phân công người, phận chịu trách nhiệm trực tiếp phần việc (trang trí phịng họp, chuẩn bị sở vật chất, trang thiết bị phục vụ máy ghi âm, điện thoại…) - Chuẩn bị công văn, giấy mời, kèm theo chương trình hồ sơ tài liệu lời hướng dẫn ban đầu để đối tượng biết thực công việc cận chuẩn bị cho hội nghị - Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho lãnh đạo họp (báo cáo, đề án, thuyết trình…) - Chuẩn bị hội trường (phịng họp) Lưu ý: Phòng họp phải xác định gửi giấy mời Phịng họp cần vị trí trung gian, thoáng mát, thuận tiện cho việc lại, khang trang đủ tiện nghi, âm lan truyền tốt ánh sáng đủ, độ ồn thấp, đủ bàn ghế, đầy đủ phương tiện như: máy chiếu, micrô, điện thoại… hội nghị lớn phải có bàn chủ tịch đồn, thư ký phóng viên báo chí Các máy móc phục vụ máy ghi âm, tăng âm, loa, đèn chiếu… Đánh máy in báo cáo tài liệu có liên quan để cung cấp cho thành viên hội nghị tài liệu cho thủ trưởng Với hội nghị có quy mơ lớn, có đại biểu xa, phận chuẩn bị phải quan tâm chu đáo đến ăn ở, lại từ nơi đến nơi diễn hội nghị nói rõ cách đón tiếp khách Đây vấn đề vừa lịch vừa tế nhị, ban tổ chức cần có phương án giải cho thật chu đáo Về kinh phí: nhiều hội nghị (đặc biệt hội thảo) đòi hỏi phải có lượng lớn kinh phí, văn phịng phối hợp với phòng tài vụ lên kế hoạch dự trù kinh phí, tiến hành thủ tục để nhận tiền chi dùng cho khâu công việc Phù hiệu dùng hội nghị: hội nghị quốc gia, quốc tế, hội nghị mừng công…Để cho long trọng bảo đảm an ninh trật tự, người ta thường chuẩn bị phù hiệu cho người tham dự Trước ngày tổ chức hội nghị đến hai ngày, văn phòng ban tổ chức phải kiểm tra xem xét công tác chuẩn bị nội dung sở vật chất, đặc biệt kiểm tra văn bản, tài liệu, chương trình hội nghị Qua kiểm tra có hội phát thiếu sót để kịp thời chấn chỉnh, bổ sung c) Tổ chức điều hành hội nghị - Tổ chức đón tiếp khách: + Nếu hội nghi lớn có khách mời người ngồi đơn vị, khâu cần quan tâm cơng tác đón tiếp khách (có thể phải đón từ nhà ga, sân bay, khách sạn…) + Nếu hội nghị nhỏ, thời gian tổ chức hội nghị buổi tổ chức đón tiếp khách trực tiếp hội trường + Nếu khách cấp trên, cần tổ chức đón khách vào phịng khách sau mời khách vào hội trường theo vị trí đặt trước Cịn đại biểu khác đón tiếp hội trường (có bàn tiếp khách riêng), nhân viên lễ tân làm thủ tục đón tiếp, phân phối tài liệu, tờ giới thiệu chương trình Lưu ý: có hội nghị việc đón tiếp khách diễn đơn giản hơn, người phụ trách đứng cửa vào đón tiếp bắt tay thân mật mời khách vào vị trí Tóm lại việc đón khách trước bắt đầu hội nghị việc làm phong phú với cách thức khác tùy theo quy mô, phạm vi tính chất hội nghị - Điểm danh: Có hội nghị tính chất quan trọng người phụ trách cần phải điểm danh để nắm phận nào, cá nhân theo danh sách vắng mặt Thơng thường văn phịng tiến hành điểm danh trước hội nghị bắt đầu Còn hội nghị lớn việc điểm danh tiến hành thơng qua thẻ đại biểu, qua khâu đón tiếp… - Điều hành hội nghị - Văn phòng chánh Văn phòng thường khai mạc hội nghị người ban lãnh đạo quan làm cần tiến hành nhanh gọn, long trọng, đầy đủ + Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn (đối với hội nghị cần thiết phải có chủ tịch đồn điều khiển) + Giới thiệu chủ tịch đoàn, thư ký đoàn, thấy cần thiết lấy biểu hội nghị danh sách chủ tịch đoàn, thư ký đoàn (thường có chuẩn bị dự kiến trước) + Đối với hội nghị có quy mơ nhỏ, chương trình hội nghị khơng in ấn sẵn người khai mạc hội nghị đồng thời giới thiệu ln chương trình hội nghị để người nắm + Mời chủ tịch đoàn, thư ký đoàn lên làm việc Hội nghị dược tiến hành điều khiển chủ tịch đoàn - Ghi biên hội nghị: Văn phòng - trực tiếp thư ký thường mời vào thư ký đoàn để ghi biên hội nghị + Ghi rõ diễn biến hội nghị: người điều hành, tên nội dung ý kiến đại biểu, kết luận phần hội nghị, ghi rõ ý kiến tranh luận ý kiến kết luận hội nghị + Ngoài việc ghi biên thư ký đoàn cịn có nhiệm vụ xếp danh sách người đăng ký phát biểu + Căn vào phác thảo kết luận hội nghị, vào ý kiến tranh luận phát biểu hội nghi để chuẩn bị nghị kết luận hội nghị để đưa lên chủ tịch đoàn bàn bạc thông qua trước hội nghị - Phục vụ hội nghị Trong thời gian diễn hội nghị văn phòng phân công người chuyên lo mặt: điện nước, giải lao nước uống, giải khát… để đảm bảo điều kiện thuận lợi cho hội nghị - Văn phòng theo dõi quán xuyến suốt trình hội nghị diễn đặc biệt phục vụ tài liệu thủ trưởng cần - Tổng kết hội nghị: Lưu ý: hội nghị thơng thường có quy mơ nhỏ chủ tọa hội nghị đúc kết hội nghị hết giờ, nhắc lại biện pháp thực hiện, yêu cầu người tích cực thực hiện, quy định ngày họp tiếp lần sau thấy cần thiết Đối với hội nghị lớn chủ tọa hội nghị phải đọc báo cáo tổng kết (hoặc diễn văn bế mạc), nhấn mạnh kết đạt hội nghị, đọc thông qua nghị quyết, cám ơn đại biểu, cảm ơn quan ban ngành (cả phóng viên báo chí truyền hình) phận phối hợp khâu q trình tổ chức hội nghị Có hội nghị cấp dự phát biểu ý kiến thủ trưởng quan phải phát biểu lời đáp từ trước kết thúc hội nghị d) Các công việc sau hội nghị Các phận liên quan phải phân công người giải vấn đề liên quan đến hậu cần, kinh phí, khách sạn, vé cho khách mời Thậm chí thời gian hội nghị phải phân công người liên hệ giải trước) Công việc sau hội nghị : - Biên tập lại biên bản, hồ sơ họp đặc biệt họp bàn để đến định lưu trữ (gửi cho thành viên vắng mặt có) tinh thần hội nghị - Theo dõi, đôn đốc định hội nghị (trình thủ trưởng để hội nghị lần sau có thơng tin) - Tham gia giải vấn đề liên quan đến hậu cần, kinh phí, khách sạn, vé cho khách mời (thậm chí thời gian hội nghị phải phân công người liên hệ giải trước), viết thư cám ơn Trong số hội nghị phải lập hồ sơ hội nghị Có hai loại: + Loại khơng phải lập hồ sơ: hội nghị thông thường hội ý, giao ban hành tuần, vấn đề sản xuất kinh doanh nội bộ, họp đột xuất người thư ký chỉnh biên bản, giữ đánh số thứ tự biên theo tiêu thức (loại hội nghị, nhóm cán bộ, theo hội đồng…) + Loại phải lập hồ sơ: hội nghị lớn mang tính chất tổng kết, sơ kết, hội nghị khoa học, hội nghị chuyên đề Văn phòng phải giúp lãnh đạo thu thập tài liệu có liên quan sau để đưa vào hồ sơ: Quyết định lãnh đạo tổ chức hội nghị Giấy triệu tập hội nghị Danh sách thành viên dự hội nghị Chương trình làm việc hội nghị Lời khai mạc chủ tịch/lãnh đạo Các phát biểu, báo cáo chính, báo cáo tham luận, báo cáo bổ sung Nghị (hoặc kết luận) hội nghị (đặc biệt Đại hội công nhân viên chức) Biên hội nghị Lời bế mạc Mỗi hội nghị hồ sơ lưu trữ sau chọn lọc số văn tài liệu có giá trị để lưu giữ hồ sơ quan Biên tập kỷ yếu : có số hội nghị, hội thảo, hội nghị trao đổi thông tin kinh nghiệm…thường biên tập kỷ yếu hội nghị Trong tập kỷ yếu bao gồm: báo cáo, tham luận, ý kiến phát biểu hội nghị Tùy theo tính chất nội dung mà lãnh đạo định tập kỷ yếu lưu hành rộng rãi hay sử dụng nội Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị: phận có nhiệm vụ tổ chức hội nghị họp lại rút kinh nghiệm kiểm điểm phần việc, khâu để phát sai sót làm sở cho việc tổ chức hội nghị có chất lượng Có trường hợp cần biểu dương khuyến khích phận làm tốt Thơng báo kết hội nghị triển khai thực định: Tùy theo loại hội nghị mà kết thể hình thức khác như: nghị quyết, định, thông báo…văn phịng phải giúp lãnh đạo thơng báo kết đến cấp phận, nói rõ chủ trương nhiệm vụ biện pháp điều kiện cần thiết, yêu cầu đơn vị cá nhân có kế hoạch thực chủ trưong biện pháp nhằm biến mong muốn hội nghị thành thực Đồng thời văn phịng phải đơn đốc theo dõi tình hình thực để thơng tin kịp thời cho lãnh đạo, nhằm có biện pháp uốn nắn kịp thời Mục tiêu hội thảo: Không đến định cuối cùng, thu thập thông tin, lắng nghe ý kiến phát biểu, tư vấn, thường gắn với đề tài khoa học có kinh phí định 3.1.2 Các họp không nghi thức Các họp nội bình thường khơng nghi thức họp nhân viên, họp ủy ban, họp thông báo, họp giải vấn đề,…hầu hết họp cấp quản trị quan, doanh nghiệp triệu tập Nhà quản trị phải huấn luyện thư ký chịu trách nhiệm việc sau đây: - Đăng ký phịng họp - Thơng báo cho người tham dự biết lịch trình họp yêu cầu họ mang theo tường trình, hướng dẫn thảo luận - Chuẩn bị tài liệu - Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn - Chuẩn bị nước giải khát - Ghi biên - Theo dõi Đăng ký phịng họp Thơng thường họp tổ chức văn phòng cấp quản trị phòng họp chung quan, doanh nghiệp Thư ký phải đăng ký trước chuẩn bị phòng họp cho Thông báo cho người tham dự Mời người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, Fax E.Mail Thông báo cho thành viên biết lịch trình họp yêu cầu họ mang theo tường trình, hướng dẫn thảo luận, cung cấp thông tin họ chuẩn bị Chuẩn bị tài liệu Đôi họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư ký cần chuẩn bị: - Tài liệu phát chỗ - Dụng cụ nghe nhìn máy chiếu (overhad, Projector,Video, viết, sơ đồ,… Chuẩn bị nước giải khát Phục vụ nước trà, nước suối họp ngắn gọn Đối với họp kéo dài, thư ký phải tùy theo đạo cấp trên, giải lao phục vụ nước giải khát, để bàn sẵn cho người tham dự Ghi biên Thường họp không cần nghi thức, biên cần ghi ý tóm tắt Theo dõi Sau họp, thường cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo tóm tắt trích từ biên bản, đơi cịn gửi cho thành viên tham dự Thư ký lưu ý giữ lại để lưu 3.1.3 Các họp theo nghi thức Các họp trang trọng, theo nghi thức là: - Các họp lớn ... kế hoạch hội nghị Căn vào chương trình kế hoạch cơng tác năm, quý, tháng quan, văn phòng xây dựng kế hoạch hội nghị cho năm, quý, tháng Trong kế hoạch hội nghị văn phòng phải làm rõ vấn đề sau:... khát - Ghi biên - Theo dõi Đăng ký phòng họp Thông thường họp tổ chức văn phòng cấp quản trị phòng họp chung quan, doanh nghiệp Thư ký phải đăng ký trước chuẩn bị phòng họp cho Thông báo cho người... thường văn phịng tiến hành điểm danh trước hội nghị bắt đầu Còn hội nghị lớn việc điểm danh tiến hành thông qua thẻ đại biểu, qua khâu đón tiếp… - Điều hành hội nghị - Văn phòng chánh Văn phòng