Trêng §¹i häc Vinh §éc lËp Tù do H¹nh phóc =====ooo====== 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm 2013 QUY[.]
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm 2013 QUY CHẾ QUẢN LÝ NHẬP, XUẤT VẬT TƯ HÀNG HÓA NỘI BỘ (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-ĐHV ngày tháng năm 2013 Hiệu trưởng Trường Đại học Vinh) Trường Đại học Vinh đơn vị nghiệp có thu tự đảm bảo phần chi phí hoạt động thường xuyên, tự chủ tài chính, chủ động bố trí kinh phí để thực nhiệm vụ, ổn định kinh phí để hoạt động thường xuyên ngân sách Nhà nước cấp Trong phạm vi nguồn tài đơn vị (bao gồm nguồn ngân sách Nhà nước cấp, nguồn thu nghiệp), Nhà trường chủ động xây dựng Quy chế nhập, xuất vật tư hàng hóa nội sở quy định Nhà nước phù hợp với đặc thù đơn vị Đây sở pháp lý để Nhà trường điều hành quản lý việc sử dụng vật tư hàng hóa nội Trường quy đinh hành đạt hiệu cao Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định cụ thể công tác quản lý nhập xuất vật tư, hàng hóa nội toàn Trường Đại học Vinh Quy chế nhập xuất vật tư, hàng hóa nội áp dụng tất loại tài sản văn phòng, vật tư, thiết bị, phụ tùng, bảo hộ lao động, công cụ dụng cụ, vật rẻ tiền mau hỏng văn phịng phẩm loại…phục vụ cho cơng tác giảng dạy, đào tạo nghiên cứu Nhà trường Quy chế áp dụng cho tất các đơn vị trực thuộc Trường Đại học Vinh (sau gọi tắt đơn vị) cá nhân có liên quan đến cơng tác nhập xuất vật tư, hàng hóa nội tồn trường Điều Những quy định chung - Tất tài sản, trang thiết bị, vật tư hàng hóa, cơng cụ dụng cụ, phụ tùng, văn phịng phẩm, hóa chất phục vụ cho thí nghiệm nêu điều phải phân nhóm, loại, theo dõi theo chi tiết kho để thuận tiện cho việc nhập xuất, quản lý bảo quản cách tốt - Tất vật tư, phụ tùng, cơng cụ dụng cụ, bảo hộ lao động, hóa chất thí nghiệm…khi nhập kho, xuất kho phải có phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, có đầy đủ chữ ký theo quy định - Tất vật tư, trang thiết bị, hàng hóa, phụ tùng, cơng cụ dụng cụ, … (trừ vật tư tiêu hao) qua sử dụng nguyên tắc phải thu hồi nhập lại kho sau lĩnh vật tư, phụ tùng thay (quy định thu cũ - đổi có biểu mẫu kèm theo) - Trường hợp cần ứng vật tư, trang thiết bị, phụ tùng trước để thay thế, sau nhập lại vật tư, phụ tùng cũ phải có ý kiến phòng chức ý kiến đồng ý Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng giao phụ trách Phịng Kế hoạch - Tài có trách nhiệm theo dõi vật tư, phụ tùng nhận để thay thế, thời gian trả hàng chậm ngày kể từ ngày ứng vật tư, phụ tùng phải hoàn tất trước ngày cuối tháng Trừ trường hợp đặc biệt phải có ý kiến Hiệu trưởng Nhà trường - Việc xử lý vật tư, phụ tùng thu hồi Hội đồng lý Nhà trường xử lý, Hội đồng có trách nhiệm đánh giá lại giá trị vật tư qua sử dụng, Hội đồng lý thực theo chức năng, nhiệm vụ ghi định thành lập - Đối với vật tư, phụ tùng, thiết bị cũ thu hồi sau sữa chữa cần ưu tiên phục hồi tái sử dụng; đồng thời phải phòng chức xác nhận Hiệu trưởng đồng ý để lại sử dụng phải bàn giao lại theo dõi sổ sách - Đối với vật tư, hóa chất xuất sử dụng không hết, định kỳ đơn vị sử dụng phải nhập trả lại kho Vật tư Nhà trường vào cuối tháng để bảo quản tránh thất lãng phí Điều Trách nhiệm đơn vị Đơn vị sử dụng - Có trách nhiệm đề xuất danh mục, quy cách, số lượng tham gia nghiệm thu, giao nhận ký vào biên nghiệm thu hàng nhập kho vật tư hàng hoá, phụ tùng đơn vi đề xuất mua sắm Đối với vật tư, phụ tùng dùng chung, thường xuyên văn phòng phẩm, vật tư tiêu hao khác, giao phòng Kế hoạch –Tài chủ trì phối hợp với đơn vị liên quan để lên kế hoạch mua sắm - Xác nhận vào phiếu yêu cầu nhận vật tư, phụ tùng (phiếu xuất + phiếu ứng) vật tư phụ tùng thay thế, sữa chữa đơn vị quản lý cho hoạt động sữa chữa - Là thành viên hội đồng xử lý, hội đồng đánh giá lại giá trị vật tư, phụ tùng cũ thu hồi sau sữa chữa Đơn vị sữa chữa, thay - Chỉ thay vật tư, phụ tùng phòng chức xác nhận khơng có khả sử dụng nữa, khơng đảm bảo điều kiện an toàn cấn phải tiến hành sửa chữa - Phối hợp với phòng ban chức thực công tác phục hồi vật tư, thiết bị, phụ tùng qua sử dụng Phòng Kế hoạch - Tài - Có trách nhiệm quy hoạch mạng lưới kho vật tư, ban hành biểu mẫu phục vụ cho công tác quản lý với quy định hành, chủ trì cơng tác nghiệm thu, nhập, xuất, quản lý vật tư toàn Trường - Có trách nhiệm phối hợp với đơn vị để lập biên nghiệm thu, lập phiếu nhập, xuất kho tập hợp hồ sơ nhập kho vật tư, phụ tùng đầy đủ, quy định nhà nước nói chung Nhà trường nói riêng - Là thành viên Hội đồng xử lý, Hội đồng đánh giá giá trị vật tư, phụ tùng cũ thu hồi sau sữa chữa Hội đồng lý - Chủ trì việc thu hồi vật tư, phụ tùng cũ theo quy định - Làm thủ tục nhập, xuất vật tư, phụ tùng cũ để phục hồi, hay bán lý có u cầu - Phối hợp với phịng Quản trị, phòng QLKH&TB quy hoạch kho để phân loại, xếp, bảo quản đảm bảo khoa học, an toàn phịng chống cháy nổ vệ sinh mơi trường - Định kỳ hàng tháng, quý, năm lập báo cáo tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn kho vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ Quy định Thủ kho Thủ kho trực thuộc phòng Kế hoạch – Tài đồng thời kiêm kế tốn vật tư số cơng việc khác phịng giao nhiệm vụ - Khi nhập xuất hàng, thủ kho phải tuân thủ nguyên tắc sau: + Chỉ nhập vật tư, phụ tùng, cơng cụ dụng cụ, có đủ hồ sơ pháp lý kèm theo + Chỉ xuất hàng có phiếu xuất kho yêu cầu duyệt theo quy định Nhà trường Xuất theo số lượng, chủng loại, danh mục duyệt (không xuất vượt), khơng tẩy xóa phiếu hình thức + Phải ghi đầy đủ vào cột số lượng thực xuất cột mã danh điểm vật tư - Mỗi nghiệp vụ nhập xuất phát sinh phải ghi thẻ kho Mỗi thẻ kho lập để theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho loại vật tư, phụ tùng kho Cuối ngày Thủ kho phải tính tốn ghi chép vào cột tồn kho Định kỳ kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với thẻ kho, đối chiếu số liệu kế toán với số liệu thẻ kho (Kế toán ký xác nhận số liệu tồn kho vào thẻ kho), điều chỉnh số liệu chênh lệch (nếu có) theo chế độ quy định Quy định Kế toán vật tư Kế tốn vật tư trực thuộc phịng Kế hoạch – Tài chịu phân cơng trực tiếp Trưởng phịng Kế hoạch – Tài Chịu hồn tồn trách nhiệm theo dõi hồ sơ, sổ sách xuất nhập vật tư tồn trường theo lĩnh vực phân cơng - Khi nhập xuất hàng, phải tuân thủ nguyên tắc sau: + Chỉ nhập vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ, có đủ hồ sơ pháp lý kèm theo + Chỉ xuất hàng có phiếu xuất kho yêu cầu duyệt theo quy định Nhà trường Xuất theo số lượng, chủng loại, danh mục duyệt (không xuất vượt), không tẩy xóa phiếu hình thức - Mỗi nghiệp vụ nhập xuất phát sinh phải ký đối chiếu thẻ kho Mỗi thẻ kho lập để theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho loại vật tư, phụ tùng kho Định kỳ kiểm kê, đối chiếu số liệu thực tế với thẻ kho, đối chiếu số liệu thủ kho với số liệu thẻ kho (Kế toán ký xác nhận số liệu tồn kho vào thẻ kho), điều chỉnh số liệu chênh lệch (nếu có) theo chế độ quy định Phịng Quản trị, Phòng QL Khoa học Thiết bị - Là thành viên Hội đồng nghiệm thu, Hội đồng xử lý, Hội đồng đánh giá giá trị vật tư, phụ tùng cũ thu hồi sau sữa chữa Hội đồng lý - Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, phân loại vật tư theo chủng loại; vật tư có khả phục hồi, khơng có khả phục hồi; vật tư đề nghị lý Đồng thời với phòng KH-TC, đơn vị sữa chữa thay đơn vị quản lý sử dụng thiết bị lập biên bàn giao kho theo biểu mẫu - Chủ trì phối hợp với đơn vị thay thế, sữa chữa đơn vị liên quan nghiên cứu đưa phương án phục hồi, sửa chữa vật tư, phụ tùng cũ tận dụng đề xuất Hiệu trưởng cho phục hồi Trường thuê đơn vị - Tham gia việc tổng hợp xây dựng dự toán, dự trù, hội đồng duyệt giá sửa chữa, mua sắm vật tư, hóa chất, cơng cụ dụng cụ, vật tư phụ tùng rẻ tiền mau hỏng - Kiểm tra đánh giá chất lượng tiến hành nghiệm thu sau sửa chữa hồn thành theo lĩnh vực phân cơng Chương II QUẢN LÝ NHẬP VẬT TƯ HÀNG HÓA NỘI BỘ Điều Quy trình lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho lập theo mẫu C20-HD Bộ Tài ban hành kèm theo định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy trình viết phiếu sau: - Các cột A,B,C,D cột 1, 3, người lập phiếu nhập (thống kê vật tư) viết (vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ, văn phịng phẩm hóa chất phục vụ thí nghiệm) - Cột thủ kho ghi số lượng thực tế nhập kho Căn hợp đồng mua bán, hồ sơ mua sắm đơn vi theo dõi có trách nhiệm lên kế hoạch nhập hàng đồng thời trình Ban Giám hiệu thành lập Hội đồng nghiệm thu, lên lịch nghiệm thu mời Hội đồng nghiệm thu Sau hàng hóa nghiệm thu đạt chất lượng, kế toán vật tư phối hợp với thủ kho để lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho phải lập thành liên, kê giấy than viết lần bao gồm: - Liên lưu gốc đơn vị lập phiếu nhập - Một liên giao thủ kho vào thẻ kho lưu đơn vị có nhân viên viết phiếu nhập - Một liên giao kế toán vật tư thuộc phịng Kế hoạch - Tài trường để ghi sổ kế toán Phiếu nhập kho phải viết riêng cho kho Khi nhận phiếu nhập, thống kê vật tư phải đánh số phiếu nhập phát hành theo kho vào sổ giao nhận phiếu nhập kho Gốc phiếu nhập kho sau viết hết phải lưu lại phòng Vật tư ký giao lại gốc Các phải lưu cẩn thận theo kho theo thứ tự phát hành Số phiếu nhập cần đánh liên tục theo kho năm tài chính, phải ghi rõ tên đơn vị nhập, tên nhãn hiệu, danh điểm vật tư, quy cách, đơn vị tính, số lượng, nhập kho, ngày tháng nhập, Thủ kho vật tư phải tuân thủ nguyên tắc sau: - Ghi đầy đủ số liệu cột thực nhâp phiếu nhập kho Kiểm tra danh điểm vật tư cột C - Trực tiếp gia nghiệm thu kiểm tra việc xuất – nhập vật tư chủng loại, chất lượng, số lượng đảm bảo tính kịp thời có yếu cầu - Bố trí, xếp, bảo quản vật tư, hàng hóa theo quy định, đảm bảo tốt cho công tác quản lý - Không tự ý cho gửi vật tư, hàng hóa kho hình thức (trừ trường hợp có lệnh Hiệu trưởng Nhà trường) Chương III QUẢN LÝ XUẤT VẬT TƯ, HÀNG HÓA NỘI BỘ Điều Quy trình xuất kho kiểm sốt Mục đích Phiếu nhập, xuất kho lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ, cho đơn vị sử dụng làm hạch tốn chi phí, tính giá thành số sản phẩm dịch vụ kiểm tra việc thực định mức tiêu hao, mua sắm, sử dụng theo ngân sách phê duyệt (Phiếu nhập, xuất kho áp dụng theo biểu mẫu C20-HD, C21-HD) Quy trình luân chuyển trình duyệt Bước 1: Đơn vị có nhu cầu sử dụng, sửa chữa lập giấy xin cấp vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ, hóa chất (theo mẫu) Bước 2: Chuyển giấy xin cấp cho phận theo dõi quản lý chuyên môn phụ trách, phịng Kế hoạch – Tài Ban Giám hiệu ký duyệt cấp Bước 3: Thủ kho kế toán theo dõi vật tư vào đề nghị cấp duyệt đối chiếu với số dư hàng tồn kho, cịn tồn kho tiến hành lập phiếu xuất kho Bước 4: Cuối tháng thủ kho lập báo cáo phát sinh nhập, xuất, tồn kho kèm theo hồ sơ chứng từ cho kế toán theo dõi vật tư lập chứng từ ghi sổ Chức kiểm duyệt Để thuận tiện trình kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, sản phẩm, hàng hóa , Hiệu trưởng Nhà trường quy định chức kiểm duyệt xuất vật tư, phụ tùng, công cụ dụng cụ, sau: - Phòng Kế hoạch – Tài chính: Kiểm duyệt cấp phát vật tư văn phịng phẩm, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm duyệt tồn cơng tác chuyên môn quản lý kho, thủ kho trực thuộc phịng Kế hoạch – Tài chính, quy trình xuất nhập vật tư - Phòng Quản lý Khoa học - Thiết bị: Kiểm duyệt xuất – nhập vật tư máy móc trang thiết bị tồn trường (trừ thiết bị điện trang thiết bị điều hòa) - Phòng Quản trị: Kiểm duyệt xuất – nhập vật tư, phụ tùng, đồ điện, thiết bị phòng cháy chữa cháy, điều hòa, vật tư phụ tùng, trang thiết bị văn phòng, vật rẻ tiền mau hỏng - Phòng Tổ chức Cán bộ: Kiểm duyệt xuất – nhập vật tư bảo hộ lao động, chế độ độc hại Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều Điều khoản thi hành Quy chế có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng năm 2013 Các quy định trước trái với quy chế bãi bỏ Phòng Kế hoạch – Tài có trách nhiệm hướng dẫn đơn vi triển khai thực theo quy định Quy chế Các đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm chấp hành không đầy đủ Quy chế này, tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động theo quy định Nhà trường Pháp luật BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐAO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH Mã ĐVSDNS: ………… Mẫu số: C20-HD Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC Ngày 30/3/2006 Bộ Tài PHIẾU NHẬP KHO Ngày ……tháng………năm 201 Số:…………………………… Nợ:.…………… Có:…………… Họ tên người giao : Theo Số ngày tháng năm Nhập điểm kho: địa Số lượng ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hố) Mã số Đơn vị tính A B C D Theo chứng Thực nhập từ Đơn giá Thành tiền Cộng Tổng số tiền (viết chữ): Số chứng từ kèm theo……………………………………………………… … ……… Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐAO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH Mã ĐVSDNS: ………… Mẫu số: C21-HD Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC Ngày 30/3/2006 Bộ Tài PHIẾU XUẤT KHO Ngày ……tháng………năm 201 Số:…………………………… Nợ:.…………… Có:…………… Họ tên người nhận hàng: Lý xuất kho: ……………………………………………… Xuất kho: địa điểm ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hố) Nước SX Đơn vị tính A B C D Số lượng Theo Thực xuất chứng từ Đơn giá Thành tiền Cộng Tổng số tiền (viết chữ): Số chứng từ kèm theo……………………………………………………… … ……… Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên ) 10 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Nghệ An, ngày tháng năm 2013 TỜ TRÌNH XIN CẤP VẬT TƯ Kính trình: - Ban Giám hiệu - Phịng Kế hoạch – Tài Họ tên người xin cấp vật tư: Đơn vị:……………………………………………………………………………… Lý xuất vật tư:………………………………… …… ST T Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá xin cấp…) Nước SX Đơn vị tính Mục đích sử dụng Ghi A B C D Cộng Phòng KH-TC Đơn vị quản lý Thủ trưởng đơn vị Người đề nghị Duyệt cấp BGH 11 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐAO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH Mã ĐVSDNS: ………… Mẫu số: C22-HD Ban hành theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC Ngày 30/3/2006 Bộ Tài GIẤY BÁO HỎNG, MẤT CƠNG CỤ, DỤNG CỤ STT Tên công cụ, dụng cụ báo mất, hỏng Đơn vị tính A B C Cộng Người lập Số lượng báo hỏng, Thời gian sử dụng từ ngày đến ngày Lý hư hỏng, Giá trị xuất dùng Ghi D E x x x (Kèm theo biên hỏng, CCDC) Trưởng đơn vị Phòng KH-T x Ngày tháng năm 20 Duyệt BGH 12 ... tư, phụ tùng cũ thu hồi sau sữa chữa Hội đồng lý - Chủ trì việc thu hồi vật tư, phụ tùng cũ theo quy định - Làm thủ tục nhập, xuất vật tư, phụ tùng cũ để phục hồi, hay bán lý có yêu cầu - Phối... lên kế hoạch mua sắm - Xác nhận vào phiếu yêu cầu nhận vật tư, phụ tùng (phiếu xuất + phiếu ứng) vật tư phụ tùng thay thế, sữa chữa đơn vị quản lý cho hoạt động sữa chữa - Là thành viên hội đồng... phụ tùng cũ thu hồi sau sữa chữa Đơn vị sữa chữa, thay - Chỉ thay vật tư, phụ tùng phòng chức xác nhận khơng có khả sử dụng nữa, khơng đảm bảo điều kiện an tồn cấn phải tiến hành sửa chữa - Phối