NỘI DUNG DỰ ÁN MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (DÀNH CHO LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Mã số MCDT QNI Phiên bản 1 0 Ngày hiệu lực[.]
DỰ ÁN: MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (DÀNH CHO LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Mã số: MCDT QNI Phiên bản: 1.0 Ngày hiệu lực: 07/02/2018 Họ tên Soạn thảo Nguyễn Tiến Nhâm Xem xét Nguyễn Thị Lan Anh Chức danh Thẩm định Phê chuẩn MỤC LỤC Ngày, tháng Ký tên MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI I MỞ ĐẦU TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Mục đích phạm vi Tài liệu liên quan 3 Giải thích từ ngữ chữ viết tắt II TỔNG QUAN Đăng nhập hệ thống .4 Menu hệ thống .4 III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG Hồ sơ xử lý i Xem chi tiết hồ sơ ii Xử lý hồ sơ iii Xem tiến trình xử lý 11 iv Lưu tài liệu trình xử lý 11 v Dừng xử lý hồ sơ 11 vi Yêu cầu bổ sung 12 Hồ sơ chờ bổ sung .13 Theo dõi hồ sơ 14 Báo cáo thống kê .16 Cấu hình phí lệ phí cho thủ tục hành .16 IV PHỤ LỤC 18 Trang MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI I TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) MỞ ĐẦU Mục đích phạm vi Tài liệu hướng dẫn sử dụng Hệ thống Một cửa Điện tử liên thơng dành cho cán lãnh đạo phịng, lãnh đạo đơn vị quan quyền tỉnh Quảng Ngãi Tài liệu liên quan STT Tên Tài liệu Tên file 3 Giải thích từ ngữ chữ viết tắt Thuật ngữ Ý nghĩa VSC VNPT Software Company - Công ty Phần mềm VNPT – Trực thuộc Tổng Công ty VNPT Vinaphone VNPT Vinaphone Tổng Công ty Dịch vụ viễn thông QNI Tỉnh Quảng Ngãi Trang MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI II TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) TỔNG QUAN Đăng nhập hệ thống Menu hệ thống Sau đăng nhập hệ thống thành công tài khoản Hệ thống hiển thị hình sau: Trang MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Menu bên trái “LĨNH VỰC NGHIỆP VỤ” bao gồm chức xử lý nghiệp vụ Xử lý hồ sơ : Bao gồm chức sau: Hồ sơ xử lý : Cho phép cán xử lý xem danh sách hồ sơ mà cần phải xử lý chức cho phép xử lý, luân chuyển, xem tiến trình xử lý, lưu tài liệu trình xử lý, dừng xử lý, yêu cầu bổ sung hồ sơ Hồ sơ chờ bổ sung: Danh sách hồ sơ chờ bổ sung Theo dõi hồ sơ: Cho phép lãnh đạo phòng, lãnh đạo quan theo dõi toàn hồ sơ thuộc phạm vị đơn vị, quan quản lý Báo cáo thống kê: Hiển thị báo cáo thống kê tổng hợp theo lĩnh vực, loại hồ sơ, chi tiết tình hình xử lý hồ sơ đơn vị Ngoài tùy thuộc vào thực tế đơn vị, cán phân thêm số quyền riêng để phục vụ cho việc giải thủ tục hành III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG Hồ sơ xử lý - Hồ sơ sau tiếp nhận tổ cửa cán cửa chuyển lên phịng chun mơn xử lý, cán xử lý thực xử lý hồ sơ trình lên lãnh đạo phòng xem xét, ký nháy - Với vai trò lãnh đạo đơn vị thực ký duyệt định/tờ trình/cơng văn… theo hồ sơ - Từ menu chính, kích chọn menu [Xử lý hồ sơ], chọn chức [Hồ sơ xử lý], hình sau hiển thị: Trang MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) - Màn hình “Danh sách hồ sơ xử lý” hiển thị hồ sơ mà cán cần phải xử lý Trên hình danh sách có chứa thơng tin hồ sơ : mã số biên nhận,tên dịch vụ công, người nộp, thông tin địa người nộp …Trên danh sách hồ sơ có loại hồ sơ : hồ sơ nộp trực tuyến đánh dấu màu [xanh mã số hồ sơ]và hồ sơ nộp trực tiếp Ở cột [Thao tác] có icon: thực việc xử lý hồ sơ : Luân chuyển : Xem tiến trình xử lý : Lưu tài liệu trình xử lý : Yêu cầu bổ sung hồ sơ : Trao đổi thông tin Trang MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI i TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Xem chi tiết hồ sơ Từ danh sách [Hồ sơ xử lý] chọn tên hồ sơ cột [Dịch vụ công] để xem chi tiết hồ sơ Trên hình này, người dùng dễ dàng thấy thông tin chung hồ sơ xử lý với danh sách thành phần hồ sơ theo quy định - Tại hình xem chi tiết hồ sơ Cán xem thơng tin thành phần hồ sơ theo qui định công dân upload lên trình nộp hồ sơ cách click vào liên kết [Thành phần hồ sơ theo quy định ] Khi hệ thống cho phép cán download giấy tờ đính kèm để xem Trong hình nút “Xử lý hồ sơ” , “Yêu cầu bổ sung”,”Luân chuyển hồ sơ”, “Lưu tài liệu”,”Hồn tất dừng xử lý “,”Xem tiến trình” Chức nút tương ứng chức biểu tượng danh sách hồ sơ xử lý Trang MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) ii Xử lý hồ sơ - Chức cho phép cán thực luân chuyển hồ sơ cho phận khác xử lý hoàn thành cơng việc xử lý - Để thực việc luân chuyển hồ sơ cán thao tác danh sách hồ sơ Click vào biểu tượng hình chi tiết (Hình 3) click button Hệ thống chuyển đến hình cho phép thực luân chuyển, hình hiển thị: - Xem thành phần hồ sơ theo qui định tương ứng với thủ tục hành qua chức “Xem thành phần hồ sơ” qua biểu tượng - Xem tiến trình xử lý công việc : Xem bước xử lý hồ sơ trước đó.ai người xử lý, thời gian xử lý, thời gian hoàn thành, qua chức : Trang MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) - LĐP thực phê duyệt, kiểm tra hồ sơ xử lý, hồ sơ đạt yêu cầu thực chọn: - Lãnh đạo yêu cầu cán xử lý lại hồ sơ hồ sơ xử lý khơng đạt u cầu: - Cán ghi ý kiến xử lý vào “Ý kiến xử lý” để cán xử lý biết thơng tin xử lý: - Cán xem tồn q trình xử lý hồ sơ qua chức “Thông tin công việc” Trang MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Để thực việc “Luân chuyển” cán click vào nút Màn hình thị thơng tin u cầu cán xác nhận việc luân chuyển Nếu chọn “đồng ý “ hệ thống chuyển hồ sơ đến người xử lý theo qui trình nghiệp vụ Trang 10 MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI iii TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Xem tiến trình xử lý Để xem trình xử lý hồ sơ Hệ thống cung cấp chức “Xem tiến trình xử lý” Để thực chức cán chọn biểu tưởng “ ” hình danh sách cán xử lý Hệ thống thị (Hình 6) iv Lưu tài liệu trình xử lý Trong trình xử lý hồ sơ cán muốn lưu trữ thêm tài liệu (ảnh,video…) cán xử dụng chức “Lưu tài liệu trình xử lý” qua biểu tượng Để thực chức cán click biểu tượng danh sách hồ sơ cán xử lý Màn hình thị để nhập thơng tin cần upload (Hình 8) Sau nhập thơng tin vào hình click nút “Lưu lại” Hệ thống lưu tài liệu v Dừng xử lý hồ sơ Trong trình xử lý hồ sơ Nếu hồ sơ không hợp lệ hồ sơ không đạt cán dừng xử lý hồ sơ Để thực nhiệm vụ hệ thống cung cấp chức “Dừng xử lý” Trên hình thơng tin chi tiết hồ sơ có biểu tượng Hệ thống thị hình cho cán nhập thơng tin ý kiến cán giải thích lý dừng xử lý hồ sơ, công văn dừng xử lý Trang 11 MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Cán click vào “thêm dự thảo” để đính kèm cơng văn cập nhật lí từ chối Click nút trạng thái hồ sơ chuyển thành xử lý xong , chuyển sang phận cửa để trả cho công dân vi Yêu cầu bổ sung Trong trình xử lý hồ sơ Khi hồ sơ không đầy đủ giấy tờ cần thiết để xử lý Cán yêu cầu công dân nộp thêm giấy tờ bổ sung Để thực việc yêu cầu bổ sung hồ sơ Hệ thống cung cấp chức “Yêu cầu bổ sung” Trên hình danh sách hồ sơ xử lý (Hình 2) Cán click vào biểu tượng “ ” Hệ thống thị hình sau Trang 12 MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) - Cán nhập thông tin yêu cầu bổ sung hồ sơ ,file yêu cầu bổ sung đính kèm Click nút “ ” Khi hồ sơ chuyển trạng thái thành yêu cầu bổ sung nằm chức yêu cầu bổ sung cán cửa Nếu đơn tiếp nhận online hệ thống chuyển thông tin yêu cầu bổ sung tài khoản công dân Khi công dân nộp đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu cán cửa tiếp nhận để xử lý qui trình định sẵn hệ thống Hồ sơ chờ bổ sung Khi cán xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ Để thuận tiện cho việc theo dõi hồ sơ yêu cầu bổ sung Hệ thống cung cấp chức “Hồ sơ chờ bổ sung” lưu thông tin hồ sơ trạng thái chờ bổ sung từ công dân Từ menu [Quản lý hồ sơ xử lý] chọn [Hồ sơ bổ sung] hệ thống hiển thị danh sách hồ sơ trạng thái chờ bổ sung Trang 13 MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Trong danh sách có chức : : Xem tiến trình xử lý Để sử dụng chức cán xem thông tin mục II.1.4 chức “Xem tiến trình xử lý” II.1.6 cho chức “Dừng xử lý” Theo dõi hồ sơ - Lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo quan sử dụng chức để theo dõi toàn hồ sơ xử lý cán thuộc đơn vị quản lý Trang 14 MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) - Cho phép lựa chọn tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau: + Cán xử lý: Cán thực xử lý hồ sơ + Lĩnh vực xử lý: Lựa chọn theo dõi hồ sơ theo lĩnh vực + Loại hồ sơ: Theo dõi hồ sơ theo điều kiện cụ thể hồ sơ + Mã số HS/ Tên người nộp: Tìm kiếm thơng qua mã số biên nhận + Tên người nộp hồ sơ Trang 15 MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Báo cáo thống kê - Cho phép lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo phòng xem kiết xuất báo cáo thống kê với nhiều định dạng khác tình hình xử lý hồ sơ đơn vị, quan: - Báo cáo tổng hợp: Hiển thị thơng tin tổng hợp tồn hồ sơ xử lý kỳ đơn vị - Báo cáo tổng hợp theo lĩnh vực: Hiển thị toàn thông tin hồ sơ cho lĩnh vực - Báo cáo tổng hợp theo loại hồ sơ: Thông tin tổng hợp theo loại hồ sơ - Báo cáo chi tiết: hiển thị thông tin chi tiết tình hình xử lý hồ sơ kỳ: Trang 16 MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) Cấu hình phí lệ phí cho thủ tục hành Lãnh đạo đơn vị dùng chức để cấu hình phí lệ phí cho thủ tục xử lý đơn vị Bước 1: Khai báo tài khoản ngân hàng sử dụng đơn vị (sử dụng trường hợp hồ sơ nộp trực tuyến công dân phải tốn thơng quan cổng chuyển ngạch quốc gia napas cổng tốn tích hợp) Bước 2:Cấu hình phí/lệ phí cho thủ tục quan Trang 17 MỘT CỬA ĐIỆN TỬ DÙNG CHUNG CHO CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TỈNH QUẢNG NGÃI TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG (LÃNH ĐẠO PHÒNG BAN, LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ) IV PHỤ LỤC Trang 18