A LÝ THUYẾT I Các khái niệm Sự kiện được tiếp cận theo nhiều khái niệm khác nhau Ta có thể hiểu sự kiện (trong lĩnh vực tổ chức sự kiện) đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doan.
A LÝ THUYẾT I Các khái niệm - Sự kiện tiếp cận theo nhiều khái niệm khác Ta hiểu kiện (trong lĩnh vực tổ chức kiện) hoạt động xã hội lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, trò chơi cộng đồng, hoạt động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục tập qn… Ví dụ: lễ hội hoa anh đào Hanami (Nhật Bản), SeaGame, WorldCup, lễ cưới, sinh nhật, hội nghị, hội thảo, kiện mắt sản phẩm mới, - Tổ chức kiện hiểu trình bao gồm số tồn cơng việc: nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị yếu tố cần thiết; tổ chức tiến hành diễn biến kiện thời gian không gian cụ thể để truyền đạt thông điệp định đến người tham gia kiện xã hội; nhằm đáp ứng mục đích khác chủ thể tham gia vào kiện II Các hoạt động để tổ chức kiện Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng, liên quan đến kiện; Lên kế hoạch tổ chức kiện du lịch Hình thành chủ đề, Lập chương trình kế hoạch tổng thể cho kiện, Dự toán ngân sách tổ chức kiện, Chuẩn bị tổ chức kiện; Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian lập bảng tiến độ, Chuẩn bị địa điểm, nhân lực thủ tục hành pháp lý cho kiện, Chuẩn yếu tố số biện pháp dự phịng rủi ro cho kiện, Cơng tác chuẩn bị hậu cần Tổ chức điều hành kết thục kiện Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện; Tổ chức điều hành diễn biến kiện; Tổ chức phục vụ ăn uống kiện; Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển kiện; Tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện; Kết thúc kiện giải công việc sau kiện; Quản trị rủi ro công tác hậu cần kiện Xúc tiến quảng bá kiện; Quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ kiện; Quản trị tài tổ chức kiện; Dự phòng giải cố tổ chức kiện; Chăm sóc khách hàng; Đảm bảo vệ sinh, an toàn, an ninh trình tổ chức kiện… B THỰC TRẠNG NGÀNH DU LỊCH VÀ VẤN ĐỀ NHÂN SỰ DU LỊCH TRONG BỐI CẢNH DỊCH BỆNH * Tình hình Du lịch Việt Nam bối cảnh dịch bệnh bùng phát: - Dịch Covid-19 diễn biến phức tạp số địa phương làm ảnh hưởng tiêu cực tới doanh thu du lịch lữ hành, nhiều sở lưu trú, ăn uống, lữ hành phải tạm đóng cửa Ước tính doanh thu du lịch lữ hành tháng 5/2021 đạt 387 tỷ đồng, giảm 53,5% so với tháng trước giảm 17,8% so với kỳ năm trước Tính chung tháng đầu năm 2021, doanh thu du lịch lữ hành đạt 4,3 nghìn tỷ đồng, giảm 48,2% so với kỳ năm trước - Dịch Covid-19 tác động tiêu cực đến lĩnh vực kinh tế, có ngành du lịch Việt Nam, lượng khách du lịch quốc tế du lịch nước sụt giảm nghiêm trọng so với trước dịch bệnh xuất Khách quốc tế đến nước ta tháng 5/2021 ước tính đạt 13,4 nghìn lượt người, giảm 30,8% so với tháng trước giảm 40,6% so với kỳ năm trước Tính chung tháng đầu năm 2021, khách quốc tế đến nước ta ước tính đạt 81 nghìn lượt người, giảm 97,8% so với kỳ năm trước, khách đến đường hàng khơng đạt 50,5 nghìn lượt người, giảm 98,3%; đường đạt 30,3 nghìn lượt người, giảm 94,5%; đường biển đạt 193 lượt người, giảm 99,9% - Trong tháng đầu năm nay, khách đến từ châu Á đạt 71,6 nghìn lượt người, chiếm 88,4% tổng số khách quốc tế đến nước ta, giảm 97,4% so với kỳ năm trước Trong đó, khách đến từ thị trường giảm mạnh: Trung Quốc đạt gần 34,1 nghìn lượt người, giảm 96,3% so với kỳ năm trước; Hàn Quốc 16,9 nghìn lượt người, giảm 97,9%; Đài Loan 6,2 nghìn lượt người, giảm 96,8%; Lào 4,3 nghìn lượt người, giảm 88,5%; Nhật Bản đạt gần 4,2 nghìn lượt người, giảm 97,9% Khách đến từ châu Âu tháng đầu năm 2021 ước tính đạt 6,1 nghìn lượt người, giảm 99,1% so với kỳ năm trước; khách đến từ châu Mỹ đạt gần 2,2 nghìn lượt người, giảm 99,1%; khách đến từ châu Úc đạt 590 lượt người, giảm 99,4%; khách đến từ châu Phi đạt 590 lượt người, giảm 95,1% - Do ảnh hưởng dịch Covid-19 nên sách kích cầu du lịch nước ta phải tạm dừng để tiếp tục thực biện pháp phòng, chống dịch, chưa mở cửa du lịch quốc tế Từ cuối tháng Tư, dịch Covid-19 bùng phát trở lại khiến số địa phương phải thực giãn cách xã hội, nhiều khách du lịch hủy tour nhiều kiện lễ hội văn hóa hủy bỏ, số địa điểm thăm quan phải đóng cửa ảnh hưởng tớ doanh thu du lịch lữ hành Một số địa phương có doanh thu du lịch lữ hành tháng đầu năm 2021 giảm nhiều so với kỳ năm trước: Khánh Hòa giảm 85,6%; Quảng Nam giảm 68,4%; Thừa Thiên – Huế giảm 48,8%; Thành phố Hồ Chí Minh giảm 46,7%; Bắc Ninh giảm 38,1%; Bình Định giảm 33%; Hà Nội giảm 29,7%; Quảng Ninh giảm 16,6%; Hải Phòng giảm 14,3%; Cần Thơ giảm 13,6% * Những khó khăn ngành Du lịch gặp phải tác động dịch Covid 19: - Về nhà quản trị du lịch: Trong thời điểm dịch bệnh diễn biến phức tạp ảnh hưởng nghiêm trọng đến ngành dịch vụ, nhà quản trị phải đau đầu lên kế hoạch, phương pháp hoạt động bị ngưng, hoạt động kinh doanh diễn không bình thường trước, kinh phí trang trải cần phải trả nhân cơng, mặt bằng, phí trì kỹ thuật, chất lượng, Theo ơng Nguyễn Văn Ty - Giám đốc Chi nhánh Công ty Cổ phần Du lịch Long Phú Đà Lạt: Văn phòng Cơng ty Đà Lạt đóng cửa vào thời điểm dịch bệnh căng thẳng, nhân viên tạm nghỉ việc theo quy định chung Anh em trở quê phụ giúp gia đình tham gia số hoạt động online Công ty - Về nhân du lịch: Từ tháng đến hết tháng 10, hoạt động kinh doanh du lịch đóng băng hồn tồn dịch bệnh COVID-19 Các khách sạn, nhà hàng, đơn vị lữ hành vận chuyển dịch vụ gần dừng hoạt động; hàng vạn lao động phục vụ ngành du lịch thất nghiệp Việc rời bỏ nghề du lịch chuyển sang hoạt động lĩnh vực khác bối cảnh khác biệt với biểu “nhảy việc” thông thường lĩnh vực du lịch, trước người “nhảy việc” hoạt động ngành, chuyển từ doanh nghiệp sang doanh nghiệp khác Tình trạng dẫn đến việc thất nhân lực trầm trọng lĩnh vực du lịch thực tượng chưa có tiền lệ Có lẽ chưa bao giờ, ngành Du lịch gặp phải trạng Từ năm 2020, hàng trăm nghìn lao động phải xin trợ cấp thất nghiệp Ngành du lịch phải chứng kiến khủng hoảng nhân lực lớn chưa thấy lịch sử Hơn 300 doanh nghiệp lữ hành quốc tế phải xin thu hồi giấy phép, 90% doanh nghiệp du lịch phải đóng cửa, gần 20% doanh nghiệp du lịch nước phải cho toàn nhân viên nghỉ việc, 48% doanh nghiệp cho 50% - 80% nhân viên nghỉ việc Trong số họ, có người sẵn sàng trở lại với du lịch tình hình tốt lên, khơng trường hợp sau ổn định cơng việc khơng có ý định quay việc cũ Rõ ràng, “lỗ hổng” lớn nhân lực du lịch sau đại dịch nguy khơng thể phủ nhận Theo phân tích chun gia, nguồn nhân lực du lịch lâu vốn thiếu yếu, lại gặp “bão Covid” nên sụt giảm mạnh số lượng cịn có hao mòn lớn chất lượng kỹ nghề nghiệp, tác phong phục vụ khơng có điều kiện mài giũa thường xuyên => Sự thiếu hụt nhân lực du lịch sau đại dịch * Các doanh nghiệp cần làm để đối mặt với vấn đề nhân lực sau du lịch phục hồi sau đại dịch: - Nhận định thay đổi ngành Du lịch trước hao hụt nguồn nhân lực, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Du lịch Việt Nam Vũ Thế Bình cho rằng, dịch Covid19 “phép thử” để doanh nghiệp du lịch tâm tìm cách thay đổi muốn tồn phát triển “Các đơn vị cần có chuyển đổi mạnh mẽ phương thức quản lý, kinh doanh điều hành Đây hội để đơn vị “xốc” lại máy, đánh giá, sàng lọc nhân viên, tổ chức tập huấn, đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, hướng tới phát triển bền vững”, ông Vũ Thế Bình nói - Sự thiếu hụt nhân hội để đơn vị làm cách đẩy mạnh việc chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ quản lý, điều hành, bán sản phẩm, quảng bá du lịch, qua nâng cao hiệu suất, hiệu hoạt động kinh doanh - Trước đòi hỏi cấp bách việc bổ sung nhân lực, nâng cao chất lượng, hiệu nguồn nhân lực có, số công ty lữ hành địa bàn Hà Nội “bắt tay” với trường đại học có chuyên ngành du lịch để hợp tác đào tạo, tìm nguồn cung cấp nhân lực Một số công ty lữ hành uy tín, VietSense, AZA, Ascend travel… liên kết tổ chức buổi huấn luyện cho nhân viên sinh viên học chuyên ngành du lịch, mục đích nâng cao khả thích ứng với thị trường, tạo hội cọ xát thực tế cho học viên Sau khóa huấn luyện, cơng ty thực tuyển dụng từ nguồn đào tạo Đây cách để công ty tránh bị nhân lực, đồng thời tái đào tạo, nâng cao kỹ cho nhân viên theo nhu cầu đơn vị => Việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao giải pháp cần thiết để chuẩn bị cho quay trở lại, đồng thời giúp ngành Du lịch phát triển bền vững * Vấn đề nhân lực du lịch gắn liền với vấn đề phát triển du lịch, nguồn nhân lực muốn phát triển đồng nghĩa với việc ngành du lịch phải phục hồi phát triển Những xu hướng du lịch áp dụng thời gian tới để giúp ngành du lịch “sống chung với dịch” phát triển trở lại: 1) Xu hướng du lịch điểm đến an toàn, thân thiện 2) Xu hướng du lịch đảm bảo bảo hiểm chăm sóc sức khỏe 3) Xu hướng du lịch dịch chuyển từ nhu cầu du lịch quốc tế sang nhu cầu du lịch nội địa 4) Xu hướng sử dụng sản phẩm du lịch trọn gói, gói (combo) thiết kế sẵn dành cho nhóm nhỏ du lịch gia đình lựa chọn tối ưu du khách 5) Xu hướng ứng dụng công nghệ thơng tin, trí tuệ nhân tạo, internet để tìm hiểu kỹ trước chuyến 6) Xu hướng du lịch linh hoạt sử dụng dịch vụ 7) Xu hướng du lịch gần, ngắn ngày, theo nhóm nhỏ gia đình, tới vùng nơng thơn, miền núi, hải đảo, khu vực người 8) Xu hướng du lịch quốc tế hộ chiếu Vaccine * Những nhân viên ngành du lịch cần làm để vượt qua giai đoạn khó khăn dịch bênh: - Quan trọng giữ gìn sức khoẻ, thực làm theo đạo nhà nước hướng dẫn phòng chống dịch - Liên tục cập nhật tin tức dịch bệnh, nhanh chóng nắm bắt thời để quay lại hành nghề du lịch - Tranh thủ học thêm cải thiện kĩ thiếu, kiến thức - Tìm cơng việc khác tạm thời để kiếm sống giai đoạn dịch bệnh khó khăn - Giữ tinh thần lạc quan niềm đam mê với ngành du lịch C TỔ CHỨC SỰ KIỆN I Xác định mục tiêu hình thành chủ đề, tên kiện 1.1 Xác định mục tiêu Chia sẻ thực trạng ngành du lịch bối cảnh dịch bệnh, khó khăn mà ngành du lịch gặp phải, đặc biệt vấn đề nhân lực ảnh hưởng dịch Covid – 19 Phải để giải vấn đề nhân lực du lịch bối cảnh tại, phải để ngành du lịch trì phát triển trở lại sau đại dịch? 1.2 Tên chủ đề kiện - Chủ đề kiện: “Nhân lực du lịch thời Covid – Tìm nguy” - Tên kiện: “TRẢI” II Lập chương trình kế hoạch tổng thể tổ chức kiện 2.1 Lập chương trình kiện TRẢI “Nhân thời Covid – tìm nguy” - Địa điểm dự kiến: Trung tâm Tiệc Sự kiện Vạn Hoa Địa chỉ: 94 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội - Thời gian dự kiến: ngày 24 tháng năm 2022 Thời gian 14h00’14h20’ 14h20’14h30’ 14h30’-15h45’ Nội dung Các nhân viên mặc trang phục chuẩn bị chịu trách nhiệm tiếp đón khách mời, ổn định chỗ ngồi cho khách gửi khách tài liệu MC tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu, khách mời Đại diện Ban lãnh đạo công ty phát biểu khai mạc chương trình Chia sẻ khách mời vấn đề chung ngành du lịch thời kỳ dịch bệnh Chia sẻ vấn đề gặp phải cán nhân viên, khách mời tham dự làm lĩnh vực du lịch Diễn giả, ban lãnh đạo công ty đưa giải pháp cụ thể Hỏi đáp, trao đổi ban lãnh đạo công ty với đơn vị báo chí 15h45’-16h00’ MC gửi lời cảm ơn bế mạc chương trình Kết thúc chương trình, tặng quà cho khách mời, chụp ảnh lưu niệm 2.2 Lập kế hoạch tổ chức kiện Danh mục hoạt động kiện: Mã hoạt động Nội dung A1 Thời gian Mô tả hoạt động Trang thiết bị Nhân lực Người phụ trách Từ 14h0 đến 14h2 Nhân viên tiếp tân tiếp đón khách mời hướng dẫn khách vào vị trí - Bàn đón tiếp, - Bảng dẫn, - Hoa (tặng khách VIP), - nữ nhân viên lễ tân, -2 nam hướng dẫn, xếp vị trí cho khách Nguyễ n Thị Lan Hương -Tạo - Nhân ấn viên đón tượng tiếp ban khách đầu, chưa lịch thật sự,thân chu đáo thiện có cho nhiều khách khách mời mời - Sắp xếp phóng viên tham gia vấn Từ 14h2 đến 14h3 - Khai - Âm - MC, Nguyễ mạc - Ban n Thị chương ánh tổ chức Lan trình, giới sáng đại Hương thiệu chủ đầy đủ, diện tọa, trình ổn phát bày lý định, biểu nội - Máy dung ảnh kiện - Gặp Khách cố lỹ mời thuật, nắm rõ lỗi âm nội thanh, dung, ý nghĩa hội thảo -Bố trí đội ngũ kỹ thuật xử lý kịp thời Đón tiếp khách mời A2 Khai mạc A3 Từ 14h3 Chương đến - Khách mời, diễn giả - Âm ánh - MC, Khách Mục tiêu Nghiê - Hiểu m Huy thực Hoàng trạng Sự cố - Khách mời phóng Ghi -MC cần biết trình A4 Bế mạc 15h4 doanh nghiệp chia sẻ vấn đề nhân tình hình Covid phức tạp, - Diễn giả đưa số biện pháp khắc phục tình hình khó khăn sáng ổn định, Micro, - Bàn, ghế sân khấu mời, Phóng viên tác nghiệp Từ 15h4 đến 16h0 Tổ chức tiễn khách về,gửi thư cảm ơn tặng quà khách, kiểm tra lại thiết bị,đồ đạc hỏng hóc -Hoa, - Quà lưu niệm -MC, - Ban lễ tân tiễn khách, -Bảo vệ viên có cách nhân kiểm nhiều soát ngành câu hỏi chươn du cho diễn g trình lịch, giả đưa giải pháp khắc phục -Tạo tương tác khách mời, Nguyễ n Thị Thanh Hải Chươn g trình thành cơng tốt đẹp, - Tìm giải pháp cho nhân doanh nghiệp du lịch -Thiếu sót phần tặng quà cho khách mời - Yêu cầu tiễn khách mời an toàn III Chuẩn bị tổ chức kiện 3.1 Thành lập ban tổ chức kiện ST T 1 Các hạng mục Mô tả công việc Người phụ trách Quản lý kiện - Phân công giám sát tồn q trình tổ chức kiện Ý tưởng - Lên ý tưởng trình bày ý tưởng kiện - Giám sát trình chuẩn bị ý tưởng cho kiện Công tác đối ngoại - Lên danh sách khách mời, - Thực kêu gọi tài trợ, - Thực quản lý hoạt động tiếp đón khách mời kiện Hạng mục ngân - Lập dự toán cho tổ chức kiện, sách - Quản lý, phê duyệt vấn đề liên quan đến ngân sách kiện Chuẩn bị kiện - Quản lý, giám sát công tác chuẩn bị cho kiện bao gồm hạng mục địa điểm, sở vật chất Công tác hậu cần - Quản lý chuẩn bị công việc hậu cần phương án dự phòng Nhân - Lên nhân sách nhân cần có để tổ chức kiện Ban truyền thông - Lên bài, lập fanpage, quảng cáo cho kiện Tổ chức điều - Làm nội dung cho kiện giám hành kiện sát q trình diễn kiện Nghiêm Huy Hồng Phạm Hà Lệ Giang Nguyễn Thị Thanh Hằng Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Thu Huyền Lê Xuân Hoa Đào Thị Hoa Nguyễn Minh Hằng Nguyễn Thị Thanh Hải Vũ Thị Vân Khánh Nghiêm Huy Hoàng Vũ Thị Thu Huyền Lê Thị Thu Hằng 3.2 Dự toán ngân sách tổ chức kiện BẢNG THỐNG KÊ CHI PHÍ DỰ TỐN ST T Các khoản mục chi phí Đơn vị Giá thành Số (VNĐ) lượng Chi phí in ấn Thành tiền (VNĐ) Ghi 1.1 Bộ 10.000 50 500.000 1.2 1.3 1.4 Thư mời, phong bì Băng rơn Poster Backdrop Cái Cái Cái 200.000 200.000 1.000.000 1 1.000.000 200.000 1.000.000 1.5 Phông sân khấu Cái 1.000.000 1.000.000 1.6 Tài liệu Bộ 500.000 Tổng cộng 4.200.000 Chi phí thuê địa điểm, setup sân khấu, trang trí 2.1 Chi phí th hội Phịng/ngày 5.000.000 5.000.000 trường 2.2 Th loa đài, ánh sáng 2.3 Máy tính, máy chiếu 2.4 Thảm trải sàn, phông bạt 2.5 Lãng hoa lớn Tổng cộng 3.1 Ban chuyên môn 3.2 Ban kỹ thuậ t Bộ/ngày 2.000.000 2.000.000 Bộ/ngày 500.000 500.000 Bộ/ngày 2.000.000 2.000.000 Lãng 1.000.000 1.000.000 10.500.000 Người Chi phí nhân 2.000.000 6.000.000 Thiết kế Người 1.000.000 1.000.000 Quay phim Người/ ngày 500.000 1.500.000 10 Sử dụng thiết kế poster Sử dụng thiết kế poster Hội trường bao gồm bàn, ghê, CSVC Xây dựng ý tưởng nội dung chương trình Bao gồm thiết kế thiệp mời, poster, banner, backdrop 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 Chụp ảnh Quản lý sân khấu Ban lễ tân Ban truyền thông Ban quản trị Ban đối ngoại Nhân viên vệ sinh Bảo vệ Tổng cộng 4.1 Khẩu trang y tế 4.2 Nước rửa tay 4.3 Nhiệt kế Tổng cộng 5.1 Nước 5.2 Quà tặng TỔNG DỰ TOÁN Người/ ngày Người/ ngày Người 500.000 2.000.000 400.000 2.000.000 500.000 2.500.000 Người Người Người/ ngày Người/ ngày 1.500.000 500.000 300.000 9.000.000 1.500.000 600.000 300.000 600.000 26.700.000 Chi phí cho an tồn y tế Hộp 50.000 Lọ 50.000 Cái 100.000 200.000 200.000 200.000 600.000 Chi phí tiếp đón, q tặng khách mời Thùng 85.000 340.000 Bộ 200.000 50 10.000.000 Tổng cộng 10.340.000 Chi phí dự phịng 8.000.000 60.340.000 3.3 Thành lập số lượng nhân cần thiết cho tổ chức kiện STT BAN/BỘ PHẬN Ban chuyên môn Ban kỹ thuật Ban hậu cần Ban lễ tân NHIỆM VỤ Xây dựng, lên ý tưởng nội dung kiện, … Thiết kế poster, banner, thiệp mời,… Quay phim, chụp ảnh Quản lý sân khấu, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng,… Lên kế hoạch dự trù ngân sách In ấn poster, banner, thiệp mời,… Trang trí hội trường Chuẩn bị sân khấu,… Tiếp đón, hướng dẫn khách tham gia 11 NHÂN SỰ 13 Ban truyền thông Ban quản trị Ban đối ngoại kiện Tiếp nhận thắc mắc phản hồi khách,… Lên kế hoạch xây dựng truyền thông cho kiện Tạo dựng chuyên mục fanpage, website, trực tiếp làm hình ảnh, video lên đăng chuyên mục fanpage, mạng xã hội Chịu trách nhiệm thiết kế hồ sơ kêu gọi nhà đầu tư; viết thư cảm ơn đến khách hàng, đối tác, Phân công công việc, giám sát, đốc thúc Theo dõi tiến độ, báo cáo hàng tuần Quản lý hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn,… Liên hệ nhà tài trợ Liên hệ khách mời, gửi thiệp mời Quản lý danh sách người tham dự Gửi thư cảm ơn, nhận quà tài trợ,… 5 3.4 Tiến độ tổ chức kiện Tiến độ chuẩn bị tổ chức kiện (Time-frame) Tên công ty tổ chức: Tổ chức phát triển du lịch Việt Nam Thời gian: Từ SỰ KIỆN: "TRẢI" 1/1/2022 đến CHỦ ĐỀ: NGUỒN NHÂN LỰC THỜI COVID - TÌM 24/1/2022 CƠ TRONG NGUY Ngày sửa đổi: S T T Tháng Hoạt động 1 1 1 1 1 2 2 2 Lên ý tưởng, nội dung kiện Lên kế hoạch dự trù ngân sách 12 1 1 Giấy phép Chọn địa điểm tổ chức Thiết kế, in ấn ( banner, poster, thiệp mời,…) Tuyển nhân cho kiện Trang trí sân khấu, hội trường kiện Marketing Liên hệ khách mời, gửi thiệp mời Kiểm tra, chạy thử chương trình Tổ chức kiện Kết thúc kiện 3.5 Danh sách khách mời -Tổ chức phát triển du lịch Việt Nam DANH SÁCH KHÁCH MỜI ( Danh sách khách VIP ) Sự kiện: “ Trải ” – Nguồn nhân lực thời covid-Tìm nguy Chủ đầu tư kiện: Tổ chức phát triển du lịch Việt Nam ( VTDO ) 13 Ngày thực hiện: 24/1/2022 Số lượng khách mời danh sách: ST T HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ NƠI CÔNG TÁC Bà Nguyễn Thị Quỳnh Hương Đại học Thương Mại Bà Phan Thị Phương Thảo Ông Nguyễn Hữu Y Yên Tiến sĩ, Trưởng môn Marketing du lịch Tiến sĩ, Trưởng Khoa Du lịch Ngoại ngữ Tổng giám đốc Trường Đại học Thành Đô Công ty Dịch vụ Lữ hànhSaigontourist Người lập danh sách: Nguyễn Thị Thanh Hằng ( Trưởng ban đối ngoại ) Người kiểm tra danh sách: Nghiêm Huy Hoàng ( Quản lý kiện ) Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2022 Người lập danh sách Quản lý kiện Hằng Hoàng Nguyễn Thị Thanh Hằng Nghiêm Huy Hoàng Tổ chức phát triển du lịch Việt Nam DANH SÁCH KHÁCH MỜI ( Danh sách khách mời thức ) Sự kiện: “ Trải ” – Nguồn nhân lực thời covid-Tìm nguy Chủ đầu tư kiện: Tổ chức phát triển du lịch Việt Nam ( VTDO ) Ngày thực hiện: 24/1/2022 Số lượng khách mời danh sách: 35 14 STT HỌ VÀ TÊN CHỨC VỤ NƠI CÔNG TÁC Tập thể lớp hành K56B1KD Sinh viên Trường Đại học Thương Mại Người lập danh sách: Nguyễn Thị Thanh Hằng ( Trưởng ban đối ngoại ) Người kiểm tra danh sách: Nghiêm Huy Hoàng ( Quản lý kiện ) Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2022 Người lập danh sách Quản lý kiện Hằng Hoàng Nguyễn Thị Thanh Hằng Nghiêm Huy Hoàng -3.6 Chuẩn bị nhà cung ứng dịch vụ, địa điểm thời gian tổ chức kiện STT Tên nhà cung ứng Địa Công ty tổ chức kiện Việt Vũ Event 168 Giáp Nhị, Thịnh Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội Công ty tổ chức kiện Á Châu Dịch vụ cung ứng Trang thiết bị tổ chức kiện Thông tin nhà cung ứng Ghi - Vietvuevent sở hữu trang thiết bị kiện, hệ thống âm ánh sáng, hình led hay sân khấu backdrop tốt luôn đầu tư, cải tiếng nâng cấp đạt chuẩn kiện - Đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm chun nghiệp, ln tận tâm nổ lực hồn thành yêu cầu mà khách hàng đưa Website: https:// www.vietvueve nt.vn/ Email: Vietvuevent.pro duction@gmail com 253 Ngõ Trang - Á Châu đơn vị Điện Thoại: thiết bị tổ chuyên cung cấp dịch 0938 859 988 Văn chức vụ tổ chức kiện, cho Chương, thuê thiết bị kiện chất Website: https:// kiện Khâm lượng, giá tốt sukienachau.co Thiên, Đống 15 Đa, Hà Nội ưu đãi giảm giá 30% dịch vụ cho thuê nhân sự, thiết bị công ty tổ chức kiện, truyền thông đăng ký làm đối tác tư vấn nhiệt tình chi tiết cho khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ m/ Công ty tổ chức kiện Marcom Media 195 Trần Cung, Cổ Nhuế, Bắc Từ Liêm, Hà Nội Trang thiết bị tổ chức kiện - Đội ngũ nhân viên Điện thoại liên Marcom Media nỗ hệ: lực phấn đấu, trau 078 789 5656 dồi kinh nghiệm với mong muốn phục vụ khách hàng cách tốt hiệu Và việc làm cho khách hàng thỏa mãn hài lịng tiêu chí Marcom Media luôn đặt lên hàng đầu Trung tâm hội nghị Almaz Khu đô thị Vinhomes Riverside, Phúc Lợi, Long Biên, Hà Nội Địa điểm tổ chức kiện Trung tâm hội nghị Số điện thoại Almaz có khn viên liên hệ : rộng lớn, hệ thống 094 989 82 22 phòng tiệc, hội nghị sang trọng, trang bị thiết bị đại bậc đáp ứng yêu cầu tổ chức kiện nhà hay ngồi trời mang tính thân mật hay ấm cúng Khách sạn Số đường Địa điểm - Tọa lạc vị trí đắc Điện thoại liên 16 Hilton Hà Nội Opera Lê Thánh Tông, Phường Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Trung tâm Số 94 Hoàng Tiệc Sự Quốc Việt, kiện Vạn Cầu Giấy, Hà Hoa Nội tổ địa trung tâm thành phố, hệ: chức nằm gần địa điểm 024 3933 0500 du lịch tiếng kiện - Hệ thống phòng họp: 19 phòng, sức chứa phòng lớn 500 người Địa điểm tổ chức kiện cho thuê trang thiết bị - Cung cấp loại hình Website: tiệc hội trường cho https:// thuê, tiệc cưới, vanhoaclub.com phòng hội nghị-hội thảo .vn/ - Sở hữu số lượng phòng tiệc lớn, đa dạng Điện thoại: diện tích cho nhu 024.3932.2626 cầu khách hàng, với thực đơn đa dạng, Hotline: đồ ăn hợp vị 093.897.8888 phục vụ chuyên nghiệp - Trung tâm Email: sở hữu hệ thống 25 contact@vanho phòng tiệc 11 vị trí aclub.com.vn đắc địa nằm nội thành Hà Nội Qua thảo luận trao đổi nhóm định lữa chọn tổ chức kiện tại: Địa điểm: Trung tâm Tiệc Sự kiện Vạn Hoa Địa chỉ: 94 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội Thời gian: từ 14h00 đến 16h00 ngày 24 tháng năm 2022 3.7 Kế hoạch điều hành diễn biến kiện Mã hoạt động Thời gian – Địa điểm Mô tả hoạt động Trang thiết bị 17 Nhân lực Người phụ trách Ghi - Nội dung A1 Đón khác h tham gia kiện A2 Khai mạc kiện A3 Từ 14h0 đến 14h2 Tại sảnh Trun g tâm Tiệc Sự kiện Vạn Hoa 14h0 - Nhân viên đón - Bản đón - nữ nhân Nguyễ đến tiếp mặc đồng tiếp viên lễ tân, n Thị 14h1 phục,có bảng -Hoa - nam Lan dẫn Đón (Tặng hướng dẫn, Hương khách, hỏi thông khách vận chuyển tin đảm bảo an VIP) hành lý toàn dịch bệnh, - Bảo vệ chấp hành quy định 5K 14h1 5đến 14h2 Từ 14h20 đến14h30 Tại Trung tâm Tiệc Sự kiện Vạn Hoa Từ 14h3 14h3 đến - Đảm bảo an toàn y tế - Ổn định chỗ ngồi, cung cấp thông tin tài liệu đầy đủ cho khách - Tuyên bố lí do, mục đích, ý nghĩa hội thảo, - MC thơng qua nội dung chương trình để người hiểu rõ -Giới thiệu đại biểu: giới thiệu đại biểu cấp cao trước, sau đến khách mời - Đại diễn ban lãnh đạo phát biểu khai mạc chương trình - Bản sơ lược nội dung kiện - Âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng - MC - Đội ngũ nhân viên hậu cần - Bảo vệ Nguyễ n Thị Lan Hương Yêu cầu chất lượng phục vụ,âm ánh sáng,hiệu ứng chương trình - Khách mời chia sẻ thực - Âm ánh - MC - Diễn giả Nghiê m Huy Yêu cầu chất 18 đến 15h4 14h5 trạng ngành sáng ổn Chư du lịch định, ơng (Tình hình dịch - Micro trình Covid diễn biến cho phức tạp), khách 14h5 - Cán bộ, nhân mời phát đến viên làm biểu, 15h1 lĩnh vực du lịch nhân viên chia sẻ có nhu vấn đề gặp cầu chia phải sẻ, 15h1 -Khách mời, - Bàn, đến diễn giả cán ghế 15h3 doanh nghiệp sân khấu trao đổi giải pháp khắc phục 15h3 - Hỏi đáp đến ban lãnh đạo 15h4 công ty với đơn vị báo chí Từ 15h45 đến -MC gửi lời cảm - Thư A4 16h00 ơn cảm ơn, - Bế mạc - Quà Bế chương trình, mạc - Kết thúc, tặng quà cho khách kiện mời, chụp ảnh lưu niệm, -Tiễn khách mời - Khách mời - Cán doanh nghiệp - Phóng viên - Bảo vệ - Đội ngũ nhân viên hậu cần Hoàng lượng phục vụ, âm ánh sáng,hiệu ứng chương trình - MC, - Ban quản lý, cán doanh nghiệp du lịch, - Bảo vệ, - Nhân viên vệ sinh, - Đội ngũ nhân viên hậu cần Nguyễ n Thị Thanh Hải Chất lượng thái độ phục vụ nhân viên 3.8 Dự tính xử lí cố kiện Rủi ro Đánh giá 19 Cách xử lí Hậu cần Trục trặc thiết bị kĩ thuật ( loa, mic, chiếu,…) -Khả xảy ra: trung bình -Mức độ nghiêm trọng: trung bìnhcao Lắp đặt sân khấu nhiều thời gian dự tính -Khả xảy ra: thấp - Mức độ nghiêm trọng: trung bìnhcao - Khả xảy ra: thấp -Mức độ nghiêm trọng: trung bìnhcao -Khả xảy ra: trung bình -Mức độ nghiêm trọng: trung bìnhcao Khơng liên lạc với bên cung cấp Nhà cung cấp giao thiếu đồ đồ bị hư Nhân Không xin tài trợ -Khả xảy ra: trung bình -Mức độ nghiêm trọng: trung bìnhcao Có nhân viên vắng mặt đột xuất -Khả xảy ra: trung bình -Mức độ nghiêm trọng: trung bình -Khả xảy ra: trung bình -Mức độ nghiêm Khơng liên hệ với MC 20 Kiểm tra thật kĩ dự trù sẵn phương án phịng từ trước chương trình diễn khoảng tuần Đơn giản hóa q trình lắp đặt Chuẩn bị máy phát điện Nhanh chóng tìm liên hệ địa điểm mua đồ khác uy tín để ứng vào số lượng đồ thiếu Yêu cầu giao đồ sớm thời gian kiện xảy để dễ dàng kiểm sốt, đồ bị hư liên hệ nhà cung cấp để khắc phục Xem xét cắt giảm số kinh phí khơng q cần thiết, tận dụng thiết bị sẵn có, giảm chất lượng kiện để phù hợp với tài Chuẩn bị nhân viên dự phòng để bổ sung Dự trù sẵn script MC lấy nhân khác để ... 3.4 Tiến độ tổ chức kiện Tiến độ chuẩn bị tổ chức kiện (Time-frame) Tên công ty tổ chức: Tổ chức phát triển du lịch Việt Nam Thời gian: Từ SỰ KIỆN: "TRẢI" 1/1/2022 đến CHỦ ĐỀ: NGUỒN NHÂN LỰC THỜI... dự phịng Nhân - Lên nhân sách nhân cần có để tổ chức kiện Ban truyền thông - Lên bài, lập fanpage, quảng cáo cho kiện Tổ chức điều - Làm nội dung cho kiện giám hành kiện sát trình diễn kiện Nghiêm... 1.2 Tên chủ đề kiện - Chủ đề kiện: ? ?Nhân lực du lịch thời Covid – Tìm nguy” - Tên kiện: “TRẢI” II Lập chương trình kế hoạch tổng thể tổ chức kiện 2.1 Lập chương trình kiện TRẢI ? ?Nhân thời Covid