UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ SỞ TƯ PHÁP Số 1910/STP HCTP V/v chấn chỉnh trong công tác hộ tịch, chứng thực qua kết luận thanh tra chuy[.]
UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ SỞ TƯ PHÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: 1910/STP- HCTP V/v chấn chỉnh công tác hộ tịch, chứng thực qua kết luận tra chuyên ngành Bộ Tư pháp Thừa Thiên Huế, ngày 19 tháng 12 năm 2018 Kính gửi: UBND huyện, thị xã, thành phố Huế Ngày 02 tháng 11 năm 2018, Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực – Bộ Tư pháp có Kết luận số 1203/KLTTCN-HTQTCT việc tra chuyên ngành lĩnh vực hộ tịch, chứng thực số đơn vị địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế, Kết luận tra cho thấy đơn vị tra tồn nhiều sai sót, vi phạm cơng tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực, cụ thể: A LĨNH VỰC HỘ TỊCH I Tại Ủy ban nhân dân cấp huyện Sai sót việc ghi chép, sử dụng Sổ hộ tịch - Sổ đăng ký hộ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện sử dụng dấu Phịng Tư pháp để đóng dấu giáp lai trang sổ đóng dấu nội dung ghi chú, sửa chữa sổ sai nguyên tắc, không thẩm quyền - Sổ đăng ký hộ tịch không đóng dấu giáp lai trang sổ - Nhiều trường hợp đăng ký khai sinh, khai tử, đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc khơng có chữ ký người đăng ký hộ tịch sổ đăng ký - Một số đơn vị sử dụng sổ đăng ký hộ tịch quan có thẩm quyền-Nhà xuất Tư pháp Bộ Tư pháp phát hành - Sổ viết hai loại mực, chí trường hợp ghi hai loại mực khác - Một số trường hợp sửa chữa sổ đăng ký hộ tịch khơng thực việc ghi chú, đóng dấu theo quy định; thể số lần kết hôn sổ đăng ký kết hôn không quy định - Thực việc khóa sổ khơng sử dụng trang trống sổ mà dán thêm phần giấy trắng dùng để khóa sổ đồng thời phần khóa sổ chưa có xác nhận Lãnh đạo Ủy ban nhân dân - Sổ đăng ký hộ tịch sang 02 không lấy tiếp tục số thứ tự 01 mà đánh số thứ tự lại từ số 01 không hướng dẫn cách ghi sổ đăng ký Sai sót, vi phạm việc giải hồ sơ đăng ký hộ tịch, thu/nộp lệ phí hộ tịch a) Hồ sơ đăng ký khai sinh - Hồ sơ khai sinh trẻ ông bà nội, ngoại đăng ký khai sinh cho cháu có Giấy ủy quyền lưu hồ sơ - Hồ sơ đăng ký lại khai sinh, hồ sơ có Chứng khai sinh cấp trước đây, khơng ghi có quốc tịch Việt Nam, đương có hộ chiếu nước ngồi có quốc tịch nước ngồi, khơng có giấy tờ khác chứng minh việc đương có quốc tịch Việt Nam, giải ghi quốc tịch Việt Nam nội dung đăng ký khai sinh - Cha trẻ có quốc tịch nước ngồi, hồ sơ đăng ký khai sinh trẻ khơng có thỏa thuận lựa chọn quốc tịch cho trẻ chưa đảm bảo chặt chẽ việc xác định quốc tịch trẻ - Tại giấy kết hôn thể người chồng có tên: tên nước ngồi (tên Việt Nam) giấy khai sinh thơng tin họ tên cha ghi tên - Hồ sơ đăng ký khai sinh cho con, có văn thừa nhận chung, có giấy chứng nhận kết cha mẹ trẻ quan có thẩm quyền nước ngồi cấp chưa hợp pháp hóa lãnh sự, chưa thực Ghi việc kết hôn - Đăng ký khai sinh cho trẻ, cha mẹ thỏa thuận lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con, đặt tên, chữ đệm nước (ví dụ: Nguyễn Pari, Trần Davis Trung…) chưa đảm bảo quy định khoản Điều 26 Bộ luật dân năm 2015 b) Hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch - Một số trường hợp cải chính hộ tịch không bảo đảm tính chặt chẽ, thực thay đổi, cải chính hộ tịch nhằm hợp thức hóa giấy tờ cá nhân, chưa chứng minh có sai sót đăng ký - Một số hồ sơ cải chính hộ tịch ghi thông tin không thống nội dung đăng ký khai sinh Trích lục; ghi thông tin Giấy tờ tùy thân người đăng ký khai sinh ghi số CMND thiếu nơi cấp, ngày cấp c) Hồ sơ đăng ký kết có yếu tố nước ngồi - Lưu nhiều giấy tờ không thuộc thành phần hồ sơ, thể việc yêu cầu thêm thủ tục hành chính, gây phiền hà cho công dân, cách thức giải hồ sơ không thống - Lưu khai cá nhân có nội dung lý lịch cá nhân, Tờ khai bổ sung thông tin việc yêu cầu đương bổ sung hồ sơ không thông qua phận cửa không quy định - Biên xác minh điều kiện kết hôn nội dung biên vấn; hỏi công dân nước (giao tiếp tiếng nước ngoài) thành phần tham gia làm việc khơng có phiên dịch nên giá trị tính hợp lý biên chưa đảm bảo; biên chưa có chữ ký thành phần tham gia làm việc - Trong hồ sơ có giấy khám sức khỏe quan nước ngồi cấp yêu cầu đương nộp giấy khám sức khỏe Bệnh viện Tâm thần Huế, Bệnh viện trung ương Huế… - Sổ đăng ký kết hôn, ghi ngày xác lập quan hệ hôn nhân ngày đăng ký không trùng nhau, xác định sai ngày đăng ký d) Hồ sơ đăng ký khai tử - Đăng ký khai tử cho trường hợp chết có nghi vấn, chết đột ngột khơng có biên làm việc/xác minh quan công an kết luận giám định pháp y - Người ký sổ đăng ký khai tử khơng phải người đăng ký, có giấy ủy quyền làm thủ tục đăng ký khai tử người đứng tên Tờ khai đăng ký khai tử người ủy quyền - Tờ khai việc người chết có hai tên Giấy khai tử Sổ đăng ký khai tử thể hai tên: tên Việt Nam (tên nước ngoài) - Giấy ủy quyền không chứng thực theo quy định; khơng có giấy tờ chứng minh mối quan hệ ơng, bà, cha, mẹ, con, vợ chồng, anh chị em ruột người ủy quyền đ) Đăng ký nhận cha, mẹ Các trường hợp giải đăng ký nhận cha, mẹ không thực việc thông báo cho UBND cấp xã nơi công dân thường trú theo quy định khoản 4, Điều Luật Hộ tịch e) Lệ phí hộ tịch Việc thu lệ phí hộ tịch chứng từ ghi chung, khơng thực bóc tách lệ phí hộ tịch phí chứng, thiếu tính minh bạch II Tại Ủy ban nhân dân cấp xã Hồ sơ đăng ký khai sinh - Nhiều trường hợp đăng ký khai sinh cho mang quốc tịch Việt Nam việc đặt tên không phù hợp quy định Điều 26 Bộ luật dân 2015 - Một số trường hợp sai sót thơng tin Tờ khai đăng ký lại khai sinh; thiếu giấy tờ thành phần hồ sơ; thiếu giấy tờ chứng minh nội dung đăng ký: thông tin cha mẹ, quan hệ cha mẹ con…UBND cấp xã không thực việc xác minh tiến hành thủ tục đăng ký lại khai sinh; chưa đủ điều kiện giải cho đăng ký - Hồ sơ lưu chụp Giấy chứng nhận kết khơng có chữ ký vợ chồng UBND chấp nhận, không kiểm tra, xác minh giá trị pháp lý Giấy chứng nhận kết hơn; khơng có chụp/ghi lại thơng tin giấy tờ xuất trình theo quy định khoản Điều Thông tư số 15/2015/TT-BTP quy định chi tiết thi hành số điều Luật hộ tịch Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật hộ tịch - Đăng ký lại khai sinh trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh cán bộ, công chức, viên chức, người công tác lực lượng vũ trang hồ sơ không lưu văn xác nhận Thủ trưởng quan, đơn vị theo quy định điểm c khoản Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP - Đăng ký lại khai sinh chính Giấy khai sinh nguyên vẹn lưu hồ sơ; không thực xác minh việc cịn sổ gốc hay khơng - Hồ sơ đăng ký khai sinh kết hợp cha nhận con, trẻ có Giấy chứng sinh có ghi thơng tin người mẹ người mẹ bỏ đi, UBND không thực việc xác minh theo địa người mẹ thể Giấy chứng sinh - Đăng ký lại khai sinh không mang họ cha mẹ trái với quy định Bộ luật Dân (ví dụ: mang họ Bửu, bố họ Ưng, mẹ họ Nguyễn) - Một số trường hợp đăng ký lại khai sinh, có chụp hộ khẩu, giấy chứng tử người khai cha, mẹ khơng có tài liệu chứng minh mối quan hệ cha, mẹ, người Hồ sơ đăng ký kết hôn - Đối với trường hợp đăng ký kết hôn, ngày xác lập quan hệ vợ chồng kể từ chung sống với vợ chồng trước ngày 03/7/1987 (hôn nhân thực tế) UBND xã không thực xác minh, hồ sơ giải chưa chặt chẽ - Ủy ban nhân dân cấp xã không thực việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã bên nam/nữ thường trú (tại địa bàn khác) theo quy định khoản Điều Luật Hộ tịch Hồ sơ khai tử - Không chụp/ghi lại thông tin giấy tờ người đăng ký xuất trình; khơng có thơng tin CMND, Hộ người chết - Một số trường hợp đăng ký cho người chết lâu có người làm chứng người làm chứng sinh sau thời điểm chết người đăng ký khai tử, có ảnh chụp bia mộ khơng phải Tiếng việt, không rõ năm chết, công chức tư pháp-hộ tịch không tiến hành xác minh, làm rõ chưa đảm bảo chặt chẽ Hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân - Nhiều trường hợp làm thủ tục đề nghị cấp Xác nhận tình trạng nhân cho người khác người có u cầu khơng có văn ủy quyền - Nội dung xác nhận không ghi rõ nơi dự định kết hôn, không đầy đủ thông tin người dự định kết hôn theo quy định Thông tư số Thông tư số 15/2015/TT-BTP Bộ Tư pháp - Cấp giấy xác nhận tình trạng nhân thời gian cư trú trước xuất cảnh không ghi rõ khoảng thời gian xác nhận; phần ghi ghi cấp lần 02 khơng rõ thơng tin khơng có Giấy xác nhận tình trạng nhân cấp lần trước Hồ sơ nhận cha, mẹ, - Thiếu giấy tờ, chứng chứng minh quan hệ cha, mẹ, con, không tiến hành xác minh, làm rõ - Nam, nữ chung sống có trước thời kỳ nhân, sau đăng ký kết hôn đăng ký khai sinh cho bổ sung phần cha giấy khai sinh đăng ký trước đó, có văn thừa nhận chung UBND xã tiến hành giải thủ tục đăng ký nhận Hồ sơ thay đổi, cải hộ tịch - Một số hồ sơ giải việc thay đổi hộ tịch dựa sở lời khai, cam đoan đương sự, chứng chứng minh, khơng tiến hành kiểm tra, xác minh thực tế; thay đổi tên trùng tên với ông nội vợ, ông nội bác chồng, ơng cố… khơng có giấy tờ, tài liệu chứng minh - Giải bổ sung thông tin người cha, thay đổi họ cho có Giấy chứng nhận kết mà khơng có văn thỏa thuận thừa nhận chung, cấp trích lục bổ sung, thay đổi Giấy khai sinh ghi sai thành Trích lục cải chính hộ tịch B LĨNH VỰC CHỨNG THỰC I Tại Ủy ban nhân dân cấp huyện Sai sót ghi chép, sử dụng Sổ chứng thực - Sử dụng Sổ chứng thực khơng mẫu quy định; khơng thực đóng dấu giáp lai trang; không ghi chức danh người thực chứng thực - Không thực mở sổ, khóa sổ theo quy định có thực mở sổ, khóa sổ khơng quy định; khơng ghi mức phí chứng thực cột lệ phí sổ chứng thực Sai sót hồ sơ chứng thực, thu/nộp phí chứng thực - Thực ký kết hợp đồng cộng tác viên không quy định, cụ thể: hợp đồng cộng tác viên dịch thuật khơng có điều khoản thời hạn hợp đồng, thời điểm có hiệu lực hợp đồng nên khơng có sở pháp lý để xem xét tính hợp lệ hợp đồng cộng tác viên tính hợp pháp hồ sơ chứng thực chữ ký người dịch - Giấy tờ, tài liệu quan có thẩm quyền nước ngồi chưa hợp pháp hóa lãnh thực chứng thực dịch - Chứng thực chữ ký người dịch thực sửa chữa không quy định; điểm sai quy định pháp luật - Hồ sơ chứng thực chữ ký người dịch lấy số theo lượt người không quy định, cụ thể: chứng thực chữ ký người dịch cho nhiều loại giấy tờ khác lấy chung số chứng thực mà lẽ phải lấy loại giấy tờ số chứng thực - Việc thu phí chứng thực không rõ ràng, thể phí chứng thực sổ chứng thực ít so với hồ sơ lưu, nhiều trường hợp không ghi phí sổ chứng thực, biên lai thu phí, số giấy tờ ghi sổ ít hồ sơ lưu, thu phí chưa đầy đủ; thu phí chứng thực không quy định Thông tư số 226/2016/TT-BTC Bộ Tài chính II Tại Ủy ban nhân dân cấp xã - Vẫn thực chứng thực chữ ký giấy tờ có nội dung giấy tờ hộ tịch: cam đoan việc cha mẹ có kết có người nhất; cam đoan việc tử cha, mẹ… - Chứng thực chữ ký sai quy định Đơn cam đoan có nội dung liên quan đến chuyển quyền sử dụng đất theo quy định điểm d, khoản 4, Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ - Không ghi lời chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ; không thực đầy đủ thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch (hợp đồng chứng nhận quyền sử dụng đất) - Thực không đầy đủ việc người yêu cầu chứng thực người thực chứng thực ký vào trang hợp đồng, giao dịch - Nhầm lẫn chứng thực hợp đồng, giao dịch chứng thực chữ ký C KIẾN NGHỊ Để triển khai thực đồng bộ, hiệu quả, thống toàn tỉnh quy định Luật hộ tịch, văn hướng dẫn thi hành, đồng thời tránh sai phạm công tác hộ tịch, chứng thực, Sở Tư pháp đề nghị UBND huyện, thị xã, thành phố Huế đạo Phòng Tư pháp UBND xã, phường, thị trấn địa bàn nghiên cứu nội dung không lặp lại sai sót, sai phạm tương tự đăng ký hộ tịch, chứng thực, đồng thời cần nghiêm túc thực nội dung sau: I Chỉ đạo Phòng Tư pháp Việc ghi chép, sử dụng Sổ hộ tịch - Sổ đăng ký hộ tịch phải sử dụng dấu Ủy ban nhân dân cấp huyện để đóng dấu giáp lai trang sổ đóng dấu nội dung ghi chú, sửa chữa - Các trường hợp đăng ký khai sinh, khai tử, đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc phải có chữ ký người đăng ký hộ tịch sổ đăng ký - Sử dụng Sổ đăng ký hộ tịch phải quan có thẩm quyền-Nhà xuất Tư pháp Bộ Tư pháp phát hành - Sổ đăng ký hộ tịch phải viết loại mực, sửa chữa sổ đăng ký hộ tịch phải thực việc ghi chú, đóng dấu theo quy định - Thực việc khóa sổ phải có xác nhận Lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện - Khi sang sổ hộ tịch số 02 phải lấy tiếp tục số thứ tự 01 theo hướng dẫn cách ghi sổ đăng ký hộ tịch Về đăng ký khai sinh - Đối với hồ sơ đăng ký khai sinh, cha, mẹ khơng có điều kiện đăng ký khai sinh cho con, ông bà người thân thích khác đăng ký khai sinh cho trẻ em khơng u cầu phải có văn ủy quyền cha, mẹ - Những trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ có cha người nước người Việt Nam định cư nước ngồi có quốc tịch nước ngồi hồ sơ phải có văn thỏa thuận lựa chọn quốc tịch cho Nếu cha, mẹ có văn thỏa thuận cho lấy quốc tịch Việt Nam, đặt tên phải lấy tên Việt Nam để đảm bảo quy định khoản Điều 26 Bộ Luật Dân năm 2015 - Đối với trường hợp đăng ký kết nước ngồi, đăng ký khai sinh cho Việt Nam, phải kèm theo Giấy chứng nhận kết hôn hợp pháp hóa lãnh thực Ghi việc kết hôn trước đăng ký khai sinh - Trường hợp đăng ký lại khai sinh cho công dân Việt Nam định cư nước ngồi (đã có quốc tịch nước ngồi) đương khơng cung cấp giấy tờ, tài liệu chứng minh quốc tịch Việt Nam, đăng ký lại khai sinh không ghi quốc tịch Việt Nam mà ghi quốc tịch Đăng ký thay đổi, cải hộ tịch Khi giải hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch phải bảo đảm tính chặt chẽ, phải chứng minh có sai sót đăng ký, giấy tờ làm cải chính hộ tịch phải cấp trước thời điểm đăng ký khai sinh Nếu hồ sơ thiếu giấy tờ chứng chứng minh phải tiến hành kiểm tra, xác minh thơng tin thực tế, tránh trường hợp việc thay đổi, cải chính hộ tịch nhằm mục đích hợp thức hóa giấy tờ cá nhân Đăng ký kết hôn - Thủ tục đăng ký kết hôn phải thực quy định Khoản 1, Điều 38 Luật Hộ tịch Điều 30 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành Luật Hộ tịch, không yêu cầu nhiều giấy tờ không thuộc thành phần hồ sơ, thêm thủ tục hành chính, gây phiền hà cho công dân (như yêu cầu nộp thêm: Bản khai cá nhân, có giấy khám sức khỏe nước yêu cầu nộp thêm giấy khám sức khỏe bệnh viện Việt Nam cấp ) - Biên xác minh phải thể rõ nội dung cần xác minh, (như: liên hệ để làm việc, trao đổi người có liên quan, quan Công an ) Trường hợp đặc biệt, thấy cần làm rõ vấn đề nghi vấn kết hôn giả, mời hai bên nam, nữ đến để trao đổi, làm rõ, nội dung biên xác minh nội dung biên vấn - Sổ đăng ký kết hôn ghi ngày, tháng năm đăng ký kết hôn phải trùng với ngày tháng, năm đăng ký (trừ trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký hôn nhân thực tế) (Lưu ý: Sở Tư pháp có Cơng văn số 1186/STP-HCTP ngày 29/10/2018 Công văn số 1620/CV- STP hướng dẫn dẫn rõ vấn đề này, cụ thể: Trình tự giải việc đăng ký kết có yếu tố nước ngồi UBND cấp huyện quy định cụ thể Điều 31 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP Chính phủ, việc giải đăng ký kết có yếu tố nước ngồi cải cách, đơn giản hóa tạo quyền chủ động cho quan đăng ký hộ tịch trình giải hồ sơ đăng ký kết hôn Việc xác minh hồ sơ đăng ký kết hôn thực trường hợp thấy cần thiết để làm rõ nhân thân, tự nguyện hai bên kết hôn Tùy theo hồ sơ, vấn đề cần xác minh mà quan đăng ký hộ tịch chủ động đề xuất có hình thức xác minh phù hợp, phải bảo đảm tính xác, khách quan (ví dụ: liên hệ để làm việc, trao đổi người có liên quan, quan Cơng an ) Trường hợp đặc biệt, thấy cần làm rõ vấn đề nghi vấn kết giả, mời hai bên nam, nữ đến để trao đổi, làm rõ Luật Hộ tịch văn quy định chi tiết thi hành không quy định thủ tục vấn đăng ký kết hôn, đề nghị quan đăng ký hộ tịch không lạm dụng hình thức xác minh dạng “phỏng vấn”) Đăng ký khai tử Đối với trường hợp chết đột ngột, chết có nghi vấn, cơng chức tư pháp-hộ tịch phải tiến hành xác minh có biên làm việc/xác minh quan Công an, kết luận giám định pháp y Đăng ký nhận cha, mẹ Các trường hợp giải đăng ký nhận cha, mẹ phải thực việc thông báo cho UBND cấp xã nơi công dân thường trú theo quy định khoản 4, Điều Luật Hộ tịch Lệ phí hộ tịch Việc thu lệ phí hộ tịch phải thực theo Quyết định số 26/2016/QĐUBND ngày 05/5/2016 Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế phải thực thu riêng hồ sơ, không gộp chung nhiều hồ sơ vào chứng từ, tạo khó khăn cho quan thanh, kiểm tra trình đối chiếu hồ sơ với chứng từ II Chỉ đạo UBND xã, phường, thị trấn Đăng ký khai sinh, đăng ký lại khai sinh Về thành phần, thủ tục, nội dung ký khai sinh, đăng ký lại khai sinh phải thực quy định Điều 16 Luật Hộ tịch, Điều 26 Nghị định số 123/2015/ NĐ-CP Điều 9, Điều 10 Thông tư số 15/2015/TT-BTP, đồng thời phải thực việc xác minh thấy hồ sơ chưa đủ điều kiện, chưa đủ chứng theo quy định Các giấy tờ xuất trình phải chụp lại ghi lại thông tin đối chiếu; Những trường hợp đăng ký lại khai sinh nơi đăng ký trước phải làm văn xác minh nơi đăng ký khai sinh tình trạng sổ bộ, đồng thời phải có giấy ủy quyền cho người khác khơng trực tiếp đăng ký; cha, mẹ người đăng ký lại khai sinh chết phải xuất trình giấy tờ chứng minh việc cha, mẹ chết tài liệu chứng minh mối quan hệ cha, mẹ, Đăng ký kết hôn Sau giải đăng ký kết hôn phải thực việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã bên nam/nữ thường trú (tại địa bàn khác) theo quy định khoản Điều Luật Hộ tịch Đăng ký khai tử - Đối với trường hợp chết có nghi vấn, chết đột ngột, công chức tư pháp – hộ tịch phải tiến hành xác minh phải có biên kết luận quan Công an, kết luận Giám định pháp y nguyên nhân chết - Đăng ký khai tử hạn cho người chết lâu, đề nghị thực theo nội dung Công văn số 19/STP-HCTP ngày 10/01/2017 Sở Tư pháp Công văn số 1727/HTQTCT-HT ngày 27/12/2016 BTP, theo đó: “vận dụng cho phép thân nhân người chết cung cấp giấy tờ sau: Bản giấy tờ liên quan (gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân người chết mà gia đình cịn lưu giữ (nếu có); Ảnh bia, mộ người chết; Văn xác nhận người làm chứng biết rõ thơng tin có liên quan người chết (họ tên, ngày tháng năm sinh, thời gian chết, nơi chết, nguyên nhân chết) để làm sở cho việc đăng ký khai tử Tuy nhiên, quan thực đăng ký hộ tịch cần kiểm tra, xác minh chặt chẽ, bảo đảm thông tin, việc làm chứng thật” Nếu hồ sơ có người làm chứng người làm chứng phải sinh trước thời điểm chết người đăng ký khai tử Đăng ký cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân - Khi làm thủ tục đề nghị đăng ký cấp Giấy xác nhận tình trạng nhân cho người khác người đăng ký phải có văn ủy quyền theo quy định Điều Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 Bộ Tư pháp - Các giấy tờ xuất trình phải chụp lại ghi lại thông tin đối chiếu người làm thủ tục cấp, nội dung xác nhận phải ghi rõ nơi dự định kết hôn - Khi cấp lại Giấy xác nhận tình trạng nhân, phải lưu lại Giấy xác nhận tình trạng nhân hết hạn (nếu bị thất lạc, phải có văn cam đoan người đăng ký) Đăng ký nhận cha, mẹ, Các giấy tờ chứng chứng minh quan hệ cha, mẹ phải đảm bảo quy định theo khoản 1, khoản Điều 11, Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 Bộ Tư pháp, thiếu giấy tờ chứng minh mối quan hệ cha, mẹ phải tiến hành xác minh làm rõ Đăng ký thay đổi, cải hộ tịch Khi giải hồ sơ thay đổi, cải chính hộ tịch phải bảo đảm tính chặt chẽ, phải chứng minh có sai sót đăng ký, giấy tờ làm cải chính hộ tịch phải cấp trước thời điểm đăng ký khai sinh Nếu hồ sơ thiếu giấy tờ chứng chứng minh phải tiến hành kiểm tra, xác minh thông tin thực tế III Chỉ đạo Phòng Tư pháp UBND xã, phường thị trấn lĩnh vực chứng thực Về ghi chép, sử dụng Sổ chứng thực - Sử dụng Sổ chứng thực mẫu quy định; đóng dấu giáp lai trang; ghi đầy đủ chức danh người thực chứng thực; thực khóa sổ quy định - Trong Sổ chứng thực từ chính, Sổ chứng thực chữ ký, Sổ chứng thực hợp đồng giao dịch phải ghi cụ thể phí chứng thực Về hồ sơ chứng thực, thu/nộp phí chứng thực a) Hồ sơ chứng thực chữ ký: - Thực ký kết hợp đồng với cộng tác viên phải quy định - Các giấy tờ nước chứng thực chữ ký người dịch phải thực hợp pháp hóa lãnh theo quy định - Việc lấy số chứng thực chữ ký người dịch cho nhiều loại giấy tờ khác phải lấy loại số chứng thực, không thực chứng thực chữ ký người dịch cho nhiều loại giấy tờ khác lấy chung số chứng thực - Không thực việc chứng thực chữ ký giấy tờ có nội dung giấy tờ hộ tịch - Khi thực ghi lời chứng hợp đồng, giao dịch phải đảm bảo mẫu lời chứng Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ - Khi chứng thực hợp đồng giao dịch quyền sử dụng đất, phải đảm bảo thực trình thủ tục quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chính phủ - Người yêu cầu chứng thực người thực chứng thực phải ký vào trang hợp đồng, giao dịch b) Phí chứng thực: Việc thu phí chứng thực phải rõ ràng, quy định Thông tư số 226/TT-BTC Bộ Tài chính; hồ sơ lưu chứng thực biên lại thu phí thu chứng thực phải rõ ràng, khách quan, trung thực Sở Tư pháp đề nghị UBND huyện, thị xã, thành phố Huế đạo Phòng Tư pháp, UBND xã, phường, thị trấn địa bàn nghiên cứu thực thống Trong trình thực có khó khăn, vướng mắc đề nghị phản ánh Sở Tư pháp để hướng dẫn thêm./ Nơi nhận: - Như trên; - Cục HTQTCT-Bộ Tư pháp; - Phòng Tư pháp huyện, TX, TP Huế; - Giám đốc Sở; - Văn phòng Sở; - Thanh tra Sở; - Website (đ/c Ngự); - Lưu VT; HCTP KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Văn Hưng 10 ... ghi có quốc tịch Việt Nam, đương có hộ chiếu nước ngồi có quốc tịch nước ngồi, khơng có giấy tờ khác chứng minh việc đương có quốc tịch Việt Nam, giải ghi quốc tịch Việt Nam nội dung đăng ký khai... Việt Nam định cư nước ngồi có quốc tịch nước ngồi hồ sơ phải có văn thỏa thuận lựa chọn quốc tịch cho Nếu cha, mẹ có văn thỏa thuận cho lấy quốc tịch Việt Nam, đặt tên phải lấy tên Việt Nam để... 03/7/1987 (hôn nhân thực tế) UBND xã không thực xác minh, hồ sơ giải chưa chặt chẽ - Ủy ban nhân dân cấp xã không thực việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã bên nam/ nữ thường trú (tại địa bàn