Phụ lục VI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ (Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ) _ Phần I QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ I NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm yêu cầu II YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn điện tử, lập quản lý hồ sơ điện tử liệu đặc tả1 Có khả tích hợp, liên thông, chia sẻ thông tin, liệu với hệ thống khác Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định pháp luật Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; thông tin chữ ký số văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm phục vụ trình quản lý, tìm kiếm khả sử dụng hồ sơ, tài liệu 2 III YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Đối với việc tạo lập theo dõi văn a) Cho phép tạo lập văn chuyển đổi định dạng văn b) Cho phép đính kèm văn c) Cho phép tạo mã định danh văn d) Hiển thị mức độ khẩn văn đ) Cho phép tự động cấp số cho văn số đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn g) Cho phép tự động cập nhật trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục h) Thơng báo cho Văn thư quan có trùng lặp mã định danh văn ba trường thông tin số, ký hiệu tên quan, tổ chức ban hành văn i) Thông báo có văn k) Thơng báo tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn l) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu o) Cho phép quan, tổ chức gửi văn biết tình trạng xử lý văn quan, tổ chức nhận văn Đối với việc kết nối, liên thông a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu b) Có khả hoạt động thiết bị di động thơng minh điều kiện bảo đảm an tồn thơng tin c) Có khả kết nối, liên thơng tích hợp với hệ thống chuyên dụng khác sử dụng quan, tổ chức 3 Đối với an ninh thông tin a) Bảo đảm cấp độ an ninh thông tin theo quy định pháp luật b) Bảo đảm phân quyền truy cập hồ sơ, văn c) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận người có thẩm quyền Đối với việc lập quản lý hồ sơ a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ Hệ thống b) Bảo đảm tạo mã cho hồ sơ tự động đánh số thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ c) Liên kết toàn văn bản, tài liệu liệu đặc tả có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ d) Bảo đảm liên kết trường thông tin Danh mục hồ sơ hồ sơ với toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ đ) Bảo đảm liên kết thống kê toàn hồ sơ lập tài khoản cụ thể e) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ tạo nhiều tài khoản khác mà không cần nhân g) Cho phép kết xuất toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ Đối với việc bảo quản lưu trữ văn bản, hồ sơ a) Lưu văn thơng tin q trình giải văn gồm: Ý kiến đạo, phân phối văn đến người có thẩm quyền; dự thảo văn cá nhân phân cơng soạn thảo; ý kiến góp ý cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến đạo lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn người có thẩm quyền; lịch sử truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ quan thông báo Danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu c) Bảo đảm thực nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 4 d) Bảo đảm toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi văn bản, hồ sơ đ) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản e) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ g) Có khả lưu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trường thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trường thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm e) Cho phép lưu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tệp văn phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf) i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, liệu đặc tả in từ Hệ thống l) Lưu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài liệu Đối với việc quản lý liệu đặc tả a) Lưu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu người sử dụng cấp quyền c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ d) Lưu liệu đặc tả trình kiểm soát an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống 5 đ) Lưu cố định liên kết văn bản, hồ sơ với tất yếu tố liệu đặc tả liên quan Đối với việc thu hồi văn a) Đóng băng văn liệu đặc tả văn có lệnh thu hồi văn quan, tổ chức b) Hủy văn đến liệu đặc tả văn đến có lệnh thu hồi văn từ quan, tổ chức phát hành văn c) Lưu liệu đặc tả trình thu hồi văn IV YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định quan, tổ chức c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả hồ sơ theo quy định quan, tổ chức d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi quy định quan, tổ chức đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân e) Phục hồi thơng tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống thông báo kết phục hồi g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu người có thẩm quyền Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thơng V THƠNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG Sổ đăng ký văn đến Báo cáo tình hình giải văn đến Sổ đăng ký văn Báo cáo tình hình giải văn Mục lục văn hồ sơ Mục lục hồ sơ 6 Phần II CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG I THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu liệu Độdài Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ2 Organld String 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 Ngôn ngữ Language String 30 10 Số trang văn PageAmount Number 11 Ghi Description String 500 12 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo 13 20 3 12.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 12.2 Họ tên người ký văn FullName String 50 13 Nơi nhận To 13.1 Mã định danh quan, tổ chức nhận văn OrganId String 13 13.2 Tên quan, tổ chức nhận văn OrganName String 200 14 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number 15 Số lượng phát hành IssuedAmount Number 16 Hạn trả lời văn DueDate Date Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống 10 II THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tên ST Kiểu Trường thông tin (viết tắt tiếng Độdài T liệu Anh) Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh quan, Organld tổ chức lập danh mục hồ sơ3 String 13 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String Số thứ tự văn hồ sơ DocOrdinal Number Tên loại văn TypeName String 100 Số văn CodeNumber String 11 Ký hiệu văn CodeNotation String 30 Ngày, tháng, năm văn IssuedDate Date 10 Tên quan, tổ chức ban hành văn OrganName String 200 Trích yếu nội dung Subject String 500 Ngơn ngữ Language String 30 10 Số trang văn PageAmount Number 11 Ghi Description String 500 12 Ngày, tháng, năm đến ArrivalDate Date 10 13 Số đến ArrivalNumber Number 10 14 Chức vụ, họ tên người ký Signerlnfo 20 3 14.1 Chức vụ người ký văn Position String 100 14.2 Họ tên người ký văn FullName String 50 15 Mức độ khẩn, độ mật Priority Number 16 Đơn vị người nhận ToPlaces String 17 Ý kiến phân phối, đạo, trạng thái xử lý văn TraceHeaderList LongText 18 Thời hạn giải DueDate Date Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống 1000 10 III THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ STT Trường thông tin Tên (viết tắt tiếng Anh) Kiểu liệu Độdài Mã hồ sơ FileCode 1.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ4 Organld String 13 1.2 Năm hình thành hồ sơ FileCatalog Number 1.3 Số ký hiệu hồ sơ FileNotation String 20 Title String 500 Maintenance String 30 Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Chế độ sử dụng Rights String 30 Người lập hồ sơ Creator String 30 Ngôn ngữ Language String 50 Thời gian bắt đầu StartDate Date 10 Thời gian kết thúc EndDate Date 10 Tổng số văn hồ sơ DocTotal Number 10 Tổng số trang hồ sơ PageTotal Number 11 Ghi Description String 500 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống ... tình trạng xử lý văn quan, tổ chức nhận văn Đối với việc kết nối, liên thông a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch... VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác b) Phân quy? ??n cho người sử dụng theo quy định. .. phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị c) Cấp quy? ??n,