Đang tải... (xem toàn văn)
QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN Phòng Tổng hợp. Là bộ phận giúp việc Tổng giám đốc công ty thực hiện các chức năng quản lý công tác tổ chức, công nghệ thông tin, công tác hành chính và lao động tiền lương cụ thể.
QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN Phòng Tổng hợp Mã số: QĐCNNV-01 Lần ban hành: 01 Ngày BH: 02/01/2021 Số trang: 08 (Ban hành Quyết định số 11.2021/QĐ-HĐTV ngày / /2021 Chủ tịch HĐTV việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phịng, đơn vị trực thuộc cơng ty) Người soạn thảo Người kiểm tra Họ tên Vũ Thị Huế Chức vụ Phụ trách Tổ chức Người phê duyệt Tổng Giám đốc Chữ ký NƠI NHẬN (ghi rõ nơi nhận, đánh dấu √ ô bên cạnh lấy chữ ký người nhận gốc) Tick Đơn vị Ký nhận □ Ban lãnh đạo □ Phịng Kỹ thuật cơng nghệ & đầu tư dự án □ Nhà máy sản xuất □ Phòng Kế hoạch Kinh doanh & Xuất nhập □ Phịng Tổng hợp □ □ THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI (tóm Trang Hạng mục sửa đổi Tick Đơn vị Ký nhận □ □ □ □ □ □ □ tắt tình trạng sửa đổi so với trước đó) Tóm tắt nội dung sửa đổi Page 1|8 BỘ PHẬN TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH: 1.1 Chức năng: Là phận giúp việc Tổng giám đốc công ty thực chức quản lý công tác tổ chức, cơng nghệ thơng tin, cơng tác hành lao động tiền lương cụ thể sau: - Công tác tổ chức máy - Công tác quản lý nhân - Công tác đào tạo nhân - Công tác thực chế độ, sách - Cơng tác thi đua, khen thưởng kỷ luật - Công tác hành văn phịng, văn thư, lưu trữ - Cơng tác an toàn lao động vệ sinh lao động - Công tác quản lý thực hồ sơ chất lượng sản phẩm QCVN, TCVN ISO 9001 - Công tác bảo hộ thương hiệu - Công tác lao động tiền lương 1.2 Nhiệm vụ: a) Công tác tổ chức máy: - Nghiên cứu đề xuất tổ chức thực phương pháp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất xây dựng mơ hình quản lý phù hợp với thực tế - Lập kế hoạch cân đối nhân lực, xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thực việc tuyển dụng theo trình tự quy định cơng ty chế độ Nhà nước - Xây dựng quy chế tổ chức làm việc, phối hợp công tác đơn vị, phòng ban theo Điều lệ tổ chức hoạt động công ty - Tổ chức tiếp nhận, quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo Bộ Luật Lao động - Thực thủ tục, hồ sơ pháp lý liên quan đến việc thành lập, sáp nhập, giải thể phận chuyên môn, nghiệp vụ đơn vị thành viên thuộc công ty; b) Công tác quản lý nhân sự: - Thực công tác quy hoạch cán bộ, luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cán theo phân cấp quản lý công ty; - Xây dựng tiêu chuẩn cán bộ, tiêu chuẩn chức danh máy hoạt động Tổng công ty; - Xây dựng kế hoạch thực tuyển dụng lao động theo quy định; - Xây dựng định mức tổng hợp, định mức hao phí lao động… cơng ty; - Thực công tác thống kê thường xuyên định kỳ nhân sự, lao động tiền lương báo cáo cấp theo quy định - Thực công tác quản lý hồ sơ CBCNV theo quy định công ty c) Công tác đào tạo nhân sự: Xây dựng tổ chức thực kế hoạch, chương trình đào tạo CBCNV tồn Cơng ty bao gồm: đào tạo tuyển dụng mới, đào tạo thường xuyên, đào lại, đào tạo nâng cao, thi nâng bậc, thi thợ giỏi… phục vụ cho nhu cầu phát triển lâu dài Công ty, phù hợp với chế độ quy định Nhà nước Page 2|8 d) Công tác thực chế độ, sách: - Trên sở quy định nhà nước, phối hợp với phận chức công ty tổ chức kiểm tra hướng dẫn đơn vị thực tốt chế độ sách Nhà nước người lao động Phối hợp với tổ chức Cơng đồn tổ chức tra kiểm tra việc chấp hành chế độ sách người lao động đơn vị trực thuộc - Hướng dẫn đơn vị thực tốt chế độ người lao động e) Công tác thi đua khen thưởng kỷ luật: - Xây dựng quy chế thi đua khen thưởng, đề xuất biện pháp để tổ chức tốt phong trào thi đua cơng trường tồn cơng ty Là thường trực hội đồng thi đua khen thưởng công ty - Phối hợp với Cơng đồn xây dựng đạo thực kế hoạch công tác thi đua khen thưởng cơng ty f) Cơng tác hành văn phòng, văn thư lưu trữ: - Tổ chức thực công tác quản lý công văn giấy tờ, công tác văn thư công tác lưu trữ - Quản lý dấu lưu trữ hồ sơ pháp lý công ty - Kiểm tra, giám sát tình hình thực nội quy, quy chế làm việc quan cơng ty Duy trì trật tự làm việc quan công ty - Kiểm tra giám sát tình hình ban hành loại cơng văn phịng ban cơng ty - Thực nhiệm vụ truyền tin, truyền mệnh lệnh lãnh đạo cách nhanh chóng, đảm bảo xác - Phục vụ nơi làm việc lãnh đạo, tiếp khách, hội họp - Quản lý toàn nhà cửa, trang thiết bị văn phịng quan cơng ty - Đảm bảo điều kiện làm việc quan công ty; Xây dựng tổ chức thực kế hoạch mua sắm trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm g) Cơng tác An tồn - Vệ sinh lao động: - Tập hợp, nghiên cứu phổ biến văn pháp quy cơng tác An tồn - Bảo hộ lao động đến phận, đơn vị trực thuộc cơng ty Tham gia khóa huấn luyện AT - BHLĐ cho người sử dụng lao động quan chức công ty tổ chức - Xây dựng, trình duyệt kế hoạch, thực cơng tác bảo hộ lao động theo quy định Nhà nước, phù hợp với đối tượng lao động quy trình sản xuất cơng ty - Lập kế hoạch BHLĐ tháng, quý, năm sở sản xuất kinh doanh đơn vị - Kiểm tra hướng dẫn đơn vị thực chế độ AT - BHLĐ, VSLĐ người lao động - Lập biện pháp đảm bảo an toàn cho người thiết bị thi cơng cơng trình Chỉ đạo hướng dẫn, phổ biến biện pháp ATLĐ cho người sử dụng lao động người lao động - Phối hợp với Công đồn cơng ty kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất việc thực chế độ BHLĐ CBCNV Cơng ty, cơng tác an tồn phịng chống cháy nổ máy móc thiết bị - Đề xuất biện pháp đảm bảo ATLĐ, cải thiện điều kiện lao động, vệ sinh lao động, môi trường vệ sinh công nghiệp xử lý trường hợp vi phạm ATLĐ-BHLĐ trình Tổng giám đốc xem xét định - Phối hợp với đơn vị trực thuộc quan chức năng, lập hồ sơ pháp lý để giải chế độ người lao động xảy tai nạn lao động Page 3|8 h) Công tác Quản lý thức hồ sơ chất lượng sản phẩm QCVN, TCVN ISO 9001 - Xây dựng, quản lý phát triển quy trình chất lượng tồn nhà máy - Thường xun tổ chức khóa đào tạo cho nhân viên phòng ban hệ thống quản lý chất lượng - Phối hợp với phòng ban khác nhằm đảm bảo việc tuân thủ nội dung tiêu chuẩn trình sản xuất cách triệt để - Lên kế hoạch đánh giá cho sản phẩm Cùng phòng ban Công ty giải triệt để vấn đề sản xuất thử nghiệm trước đưa vào sản xuất hàng loạt - Phối hợp với phòng Kỹ thuật, Sản xuất để kiểm tra, cải tiến phê duyệt công đoạn sản xuất - Là đại diện cho công ty trước tổ chức chứng nhận, đánh giá bên ngoài: Định hướng hoạt động phòng ban để phù hợp với nội dung chứng nhận tiêu chuẩn cơng ty Hợp tác với đồn đánh giá để kiểm tra quy trình, thực tế làm việc tất phịng ban i) Cơng tác bảo hộ thương hiệu: - Thực thủ tục đăng ký, sửa đổi, gia hạn văn bảo hộ thương hiệu với Cục sở hữu trí tuệ - Phối hợp với phận liên quan xây dựng nhận diện thương hiệu k) Công tác lao động tiền lương - Xây dựng hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, quỹ tiền lương, thù lao, tiền thưởng kế hoạch thực hàng năm đối chế độ sách người lao động phù hợp điều lệ công ty pháp luật quy định, trình Tổng giám đốc, Hội đồng thành viên cơng ty - Tiếp nhận, theo dõi, kiểm tra, giám sát việc xác định quỹ tiền lương, thù lao, tiền thưởng kế hoạch thực hàng năm người lao động thuộc công ty; - Thường trực hội đồng lương: Xây dựng kế hoạch thực công tác nâng lương, nâng bậc hàng năm cho người lao động; - Thực chế độ sách người lao động chế độ BHXH, BHYT, BHTN,…; giải chế độ hưu trí, nghỉ ốm đau, thai sản, thơi việc,… công ty; - Tổ chức thực chức nhận xét cán bộ, thường trực công tác nâng lương nâng bậc lương công nhân trực tiếp sản xuất, giải đắn hợp lý sách lao động - tiền lương chế độ, sách khác CBCNV 1.3 Cơ Cấu Tổ chức, Biên chế: Từ - người BỘ PHẬN KẾ TỐN - TÀI CHÍNH: 2.1 Chức năng: - Là phận giúp việc Tổng giám đốc tổ chức máy Tài - Kế tốn - Tín dụng tồn cơng ty - Giúp Tổng giám đốc kiểm tra, kiểm soát đồng tiền hoạt động kinh tế, tài cơng ty theo quy định quản lý tài Nhà nước cơng ty 2.2 Nhiệm vụ: a) Cơng tác tài chính: - Kế hoạch: xây dựng, tổ chức thực kế hoạch tài lập báo cáo thực kế hoạch tháng, quý, năm - Xây dựng kế hoạch huy động vốn ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, huy động kịp thời nguồn vốn sẵn có vào hoạt động sản xuất kinh doanh, kế hoạch tạo lập sử dụng nguồn tài có hiệu quả, đảm bảo tăng cường tiết kiệm chi phí hạ giá thành, tăng nhanh tích lũy nội Page 4|8 - Tổ chức tuần hồn chu chuyển vốn, tổ chức tốn tiền kinh doanh, thu hồi công nợ - Căn vào chế độ Nhà nước quy định ngành, công ty để kiểm tra việc sử dụng tài sản, tiền vốn, kiểm tra việc chấp hành quy định dự tốn, định mức chi phí sản xuất kinh doanh - Quản lý chặt chẽ vốn đầu tư cho xây dựng tổ chức tốn cơng trình xây dựng hồn thành b) Cơng tác tín dụng: - Căn vào kế hoạch SXKD, kế hoạch đầu tư xây dựng để xây dựng kế hoạch dụng trung dài hạn - Kiểm tra việc sử dụng nguồn vốn đơn vị trực thuộc - Tham gia đàm phán, dự thảo hợp đồng công ty hướng dẫn kiểm tra đơn vị trực thuộc công tác ký kết hợp đồng kinh tế - Xây dựng tổ chức thực kế hoạch trả nợ, thu nợ vay trung dài hạn c) Công tác kế toán: - Tổ chức máy kế toán: vào đặc điểm SXKD công ty để lựa chọn hình thức tổ chức kế tốn (tập trung hay phân tán) phù hợp tổ chức máy kế tốn hợp lý - Tổ chức cơng tác kế tốn - Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý đơn vị kế toán - Tổ chức hướng dẫn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức việc ghi chép ban đầu luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý đơn vị kế toán - Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo quy định - Tổ chức thực chế độ báo cáo kế toán quy định phù hợp với yêu cầu quản lý công ty đơn vị phù hợp với quy định pháp luật - Tổ chức lưu trữ tài liệu kế tốn theo quy định d) Cơng tác kiểm tra tài chính, phân tích hoạt động kinh tế: - Thơng qua báo cáo tài theo dõi tình hình quản lý kinh tế tài đơn vị trực thuộc đề xuất tổ chức kiểm tra tài định kỳ đột xuất - Kiểm tra việc thực kế hoạch tài chính, tín dụng từ cơng ty đến đơn vị trực thuộc - Kiểm tra tính trung thực báo cáo kế tốn tốn tài đơn vị trực thuộc cơng ty - Tổ chức hướng dẫn phân tích hoạt động kinh tế theo quy định e) Công tác xây dựng, phổ biến chế độ kế toán, tổ chức đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán kế toán: - Phổ biến, hướng dẫn kịp thời quy định, chế độ Nhà nước lĩnh vực Tài -Tín dụng - Kế tốn sách thuế - Dự thảo xây dựng quy chế Tài -Tín dụng - Kế tốn áp dụng tồn cơng ty - Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ cho cán nghiệp vụ làm cơng tác tài kế tốn 2.3 Cơ Cấu Tổ chức, Biên chế: Từ 7-9 người * Ngoài nhiệm vụ trên, Phòng Tổng hợp thực nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng, lực tình hình thực tế Công ty Ban Tổng Giám đốc Công ty giao Page 5|8 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Mơ tả vị trí cơng việc 4.1 Trưởng phịng 4.1.1 Trách nhiệm - Điều hành tồn hoạt động Tổ chức - Kế tốn tài - Hành nhân cơng ty - Phân cơng điều động nhân phòng - Báo cáo định kỳ hàng tuần với lãnh đạo công ty hoạt động phịng - Đại diện Cơng ty xử lý thủ tục hành chính, hồ sơ 4.1.2 Quyền hạn - Quyền phê duyệt cuối vấn đề Tổ chức - Kế tốn tài - Hành nhân - Quyền phân công điều động nhân phịng, có quyền khiển trách, xử phạt nhân viên khơng hồn thành nhiệm vụ - Địi hỏi hỗ trợ chế độ hợp lý - Báo cáo tới: Tổng Giám đốc Công ty 4.1.3 Yêu cầu lực - Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kế tốn – Tài – Hành - Kinh nghiệm làm việc năm Kế tốn – Tài chính– Hành - Có khả bao qt quản lý hoạt động Kế tốn – Tài chính– Hành - Nắm chun mơn nghiệp vụ, có khả đào tạo, hướng dẫn cán trực tiếp 4.1.4 Ủy quyền vắng mặt - Ủy Quyền cho phó phịng vắng mặt 4.2 Phó phịng 4.2.1 Trách nhiệm - Trợ lý, tham mưu cơng việc cho trưởng phịng - Được phân cơng nhiệm vụ Trưởng phịng - Thay mặt trưởng phòng điều hành TP vắng Page 6|8 - Làm việc theo phân cơng trưởng Phịng 4.2.2 Quyền hạn - Quyền định công việc liên quan đến công tác phân công TP vắng mặt - Quyền điều hành nhân viên, quyền kiến nghị với TP vấn đề cần cải tiến không hợp lý - Thay mặt Trưởng phịng xử lý cơng việc liên quan theo phân cơng Trưởng Phịng - Báo cáo tới: Trưởng Phòng 4.2.3 Yêu cầu lực - Tốt nghiệp Đại học chuyên Kế toán – Tài chính– Hành - Kinh nghiệm làm việc năm chun Kế tốn – Tài chính– Hành - Có khả bao quát quản lý - Nắm chuyên mơn nghiệp vụ, có khả đào tạo, hướng dẫn nhân trực tiếp 4.2.4 Ủy quyền vắng mặt - Ủy Quyền cho cán phân công vắng mặt 4.3 Kế toán tổng hợp 4.3.1 Trách nhiệm - Được phân cơng nhiệm vụ Trưởng phịng - Nắm chun mơn nghiệp vụ kế tốn tổng hợp - Lập báo cáo theo định kỳ theo yêu cầu Lãnh đạo Công ty - Xử lý vấn đề số liệu, công nợ khách hàng 4.3.2 Quyền hạn - Trực tiếp xử lý vấn đề liên quan đến nghiệp vụ theo phân công Trưởng phịng - Quyết định thơng qua đơn hàng, giao hàng, toán - Đề xuất ý kiến chuyên mơn q trình xử lý cơng việc - Báo cáo tới: Trưởng Phòng 4.3.3 Yêu cầu lực - Tốt nghiệp Đại học chuyên Kế toán - Kinh nghiệm làm việc năm chuyên Kế toán - Nắm chun mơn nghiệp vụ, có khả đào tạo, hướng dẫn nhân trực tiếp 4.3.4 Ủy quyền vắng mặt - Ủy Quyền cho cán phân công vắng mặt 4.4 Kế toán viên 4.4.1 Trách nhiệm - Được phân cơng nhiệm vụ Trưởng phịng - Nắm chun mơn nghiệp vụ kế tốn - Lập báo cáo theo định kỳ theo yêu cầu Lãnh đạo Công ty - Xử lý vấn đề số liệu, xuất nhập tồn, đối chiếu liệu với phận chuyên trách - Thực công việc theo yêu cầu Trưởng Phòng 4.4.2 Quyền hạn - Đề xuất Trưởng phịng, Lãnh đạo Cơng ty vấn đề liên quan nghiệp vụ, hoạt động cơng ty - Báo cáo tới: Trưởng Phịng 4.4.3 u cầu lực - Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Kế toán Page 7|8 - Kinh nghiệm làm việc năm chun Kế tốn - Nắm chun mơn nghiệp vụ, có khả đào tạo, hướng dẫn nhân trực tiếp 4.4.4 Ủy quyền vắng mặt - Ủy Quyền cho cán phân công vắng mặt 4.5 Hành nhân 4.5.1 Trách nhiệm - Được phân cơng nhiệm vụ Trưởng phịng - Chịu trách nhiệm quản lý tổ chức cán bộ, công tác hành chính, lưu trữ văn thư - Báo cáo Lãnh đạo Cơng ty tình hình cơng việc liên quan theo định kỳ có yêu cầu Lãnh đạo Cơng ty, Trưởng phịng - Thực cơng việc theo yêu cầu Trưởng Phòng 4.5.2 Quyền hạn - Đề xuất Trưởng phịng, Lãnh đạo Cơng ty cơng tác tổ chức cán bộ, cơng tác hành chính, lưu trữ văn thư - Thay mặt Lãnh đạo Công ty trực tiếp xử lý vấn đề liên quan đến tổ chức cán bộ, cơng tác hành chính, lưu trữ văn thư 4.5.3 Báo cáo tới: Trưởng Phòng 4.5.4 Yêu cầu lực - Tốt nghiệp Cao đẳng chuyên ngành Kế tốn – Hành - Kinh nghiệm làm việc năm Kế tốn – Hành - Nắm chun mơn nghiệp vụ, có khả đào tạo, hướng dẫn nhân trực tiếp 4.5.5 Ủy quyền vắng mặt - Ủy Quyền cho cán phân công vắng mặt Page 8|8 ... chức, Biên chế: Từ 7-9 người * Ngoài nhiệm vụ trên, Phòng Tổng hợp thực nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng, lực tình hình thực tế Cơng ty Ban Tổng Giám đốc Công ty giao Page 5|8 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC... Quyền cho cán phân cơng vắng mặt 4.3 Kế tốn tổng hợp 4.3.1 Trách nhiệm - Được phân công nhiệm vụ Trưởng phịng - Nắm chun mơn nghiệp vụ kế tốn tổng hợp - Lập báo cáo theo định kỳ theo yêu cầu... động, vệ sinh lao động, môi trường vệ sinh công nghiệp xử lý trường hợp vi phạm ATLĐ-BHLĐ trình Tổng giám đốc xem xét định - Phối hợp với đơn vị trực thuộc quan chức năng, lập hồ sơ pháp lý để giải