XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẦN LÝ BÁN HÀNG

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG NGUYỄN THỊ QUỲNH ANH NGUYỄN VĂN TÍN XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Chuyên ngành : Công Nghệ Thông Tin Mã số : 01.01.11 Tiểu luận Cử nhân Khoa học Tin học Người hướng dẫn khoa học: Thầy HUỲNH LÊ TẤN TÀI TP HỒ CHÍ MINH - 2008 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài MỤC LỤC Chương 1: ĐẶC TẢ ỨNG DỤNG 1.1 Giới Thiệu 1.2 Nội dung Chương 2: PHÂN TÍCH 2.1 Phân tích thành phần liệu ứng dụng 2.1.1 Sơ đồ quan niệm liệu 2.1.2 Mô tả loại thực thể 2.1.2.1 Loại thực thể Công Nợ 2.1.2.2 Loại thực thể Chi Tiết Giao Hàng 2.1.2.3 Loại thực thể Chi Tiết Hóa Đơn 2.1.2.4 Loại thực thể Chi Tiết Phiếu Nhập 2.1.2.5 Loại thực thể Danh Mục Hàng Hóa 2.1.2.6 Loại thực thể Danh Mục Khách Hàng 2.1.2.7 Loại thực thể Hóa Đơn 2.1.2.8 Loại thực thể Phiếu Chi 2.1.2.9 Loại thực thể Phiếu Giao Hàng 2.1.2.10Loại thực thể Phiếu Nhập 2.1.2.11Loại thực thể Phiếu Thu 10 2.1.2.12Loại thực thể Tồn Kho 10 2.1.3 Ràng buộc toàn vẹn 11 2.1.3.2 Ràng buộc miền giá trị 11 2.1.3.3 Ràng buộc thuộc tính 15 2.2 Phân tích thành phần xử lý ứng dụng 15 2.2.1 Danh sách xử lý 15 2.2.2 Mô tả xử lý 16 2.2.2.1 XL1 (cập nhật hàng hóa) 16 2.2.2.2 XL2 (cập nhật hóa đơn) 16 2.2.2.3 XL3 (cập nhật khách hàng) 16 2.2.2.4 XL4 (cập nhật đơn đặt hàng) 17 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh_810814T Nguyễn Văn Tín _811038T PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài 2.2.2.5 XL5 (cập nhật phiếu chi) 17 2.2.2.6 XL6 (cập nhật phiếu giao hàng) 17 2.2.2.7 XL7 (cập nhật phiếu nhập hàng) 17 2.2.2.8 XL8 (cập nhật phiếu thu) 18 2.2.2.9 XL9 (công nợ đầu kỳ kh) 18 2.2.2.10XL10(số tiền nợ kỳ kh) 18 2.2.2.11XL11(số tiền thu kỳ kh) 18 2.2.2.12XL12(công nợ cuối kỳ kh) 19 2.2.2.13XL13(số lượng tồn kho đầu kỳ mh) 19 2.2.2.14XL14(số lượng nhập kỳ mh) 19 2.2.2.15XL15(số lượng xuất kỳ mh) 19 2.2.2.16XL16(số lượng tồn kho cuối kỳ mh) 20 Chương 3: THIẾT KẾ 3.1 Thiết kết thành phần liệu ứng dụng 21 3.1.1 Mơ hình UseCase 21 3.1.2 Mô tả bảng 21 3.1.2.1 Bảng Công Nợ 21 3.1.2.2 Bảng Chi Tiết Đặt Hàng 22 3.1.2.3 Bảng Chi Tiết Giao Hàng 23 3.1.2.4 Bảng Chi Tiết Hóa Đơn 23 3.1.2.5 Bảng Chi Tiết Phiếu Nhập 24 3.1.2.6 Bảng Đơn Đặt Hàng 24 3.1.2.7 Bảng Danh Mục Hàng Hóa 25 3.1.2.8 Bảng Danh Mục Khách Hàng 25 3.1.2.9 Bảng Hóa Đơn 26 3.1.2.10Bảng Phiếu Chi 26 3.1.2.11Bảng Phiếu Giao Hàng 27 3.1.2.12Bảng Phiếu Nhập 27 3.1.2.13Bảng Phiếu Thu 28 3.1.2.14Bảng Tồn Kho 28 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh_810814T Nguyễn Văn Tín _811038T PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài 3.2 Thiết kế thành phần giao diện ứng dụng 29 3.2.1 Hệ thống thực đơn 29 3.2.2 Hệ thống nhập liệu 30 3.2.3 Màn hình lựa chọn 44 Chương 4: HƯỚNG PHÁT TRIỂN 4.1 Ưu điểm hạn chế phần mềm 45 4.2 Hướng phát triển 45 4.3 Tài liệu tham khảo 46 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh_810814T Nguyễn Văn Tín _811038T PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn:Huỳnh Lê Tấn Tài LỜI MỞ ĐẪU Hiện nay, sống thời đại khoa học công nghệ phát triển cao Trong thời gian qua, ngành công nghệ thông tin phát triển vũ bão, có bước tiến vượt bậc, tạo thành đáng kể nhằm mục đích phục vụ hỗ trợ cho người cách tối đa Nhiều lĩnh vực đời sống tin học hóa, có lĩnh vực quản lý Tin học giúp cho ngành quản lý công cụ, phương tiện tốt để nâng cao hiệu công việc Trong năm gần đây, ngành kinh doanh Hàng hóa phát triển vượt bậc Hầu hết Cơng ty, xí nghiệp… có cấu tổ chức, quản lý hàng hóa đa dạng, phong phú PHẦN MỂM QUẢN LÝ BÁN HÀNG chương trình máy vi tính giúp quản lý kho hàng tình hình cơng nợ doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ, đặc biệt doanh nghiệp làm đại lý bán hàng Với vốn kiến thức hạn chế đề tài tiểu luận thực thời gian ngắn nên cịn nhiều thiếu sót, chúng em mong nhận góp ý, dẫn q Thầy Cơ để có thê mở rộng hồn thiện chương trình tốt tương lai Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy HUỲNH LÊ TẤN TÀI trực tiếp hướng dẫn cho chúng em để hoàn thành tốt đề tài Tiểu luận TP.HCM_ 01/07/2008 SVTT: Nguyễn Thị Quỳnh Anh Nguyễn Văn Tín Sinh Viên thực hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh_810814T Nguyễn Văn Tín _811038T PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn:Huỳnh Lê Tấn Tài NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Giáo Viên Hướng Dẫn Huỳnh Lê Tấn Tài Sinh Viên thực hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh_810814T Nguyễn Văn Tín _811038T PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài Chương 1: ĐẶC TẢ 1.1 Giới Thiệu: Hiện nay, số doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh thương mại, số nỗi bận tâm hàng đầu chủ doanh nghiệp quản lý sát tình hình kinh doanh với số liệu kho hàng (nhập, xuất, tồn kho…) tình hình cơng nợ khách hàng Nếu thực việc quản lý ghi sổ sách thủ công, làm nhiều thời gian cơng sức, đơi cịn thất mặt tài Phần mềm “Quản Lý Bán Hàng” thiết kế giúp cho doanh nghiệp việc quản lý kho hàng (bao gồm tình hình nhập, xuất, tồn kho), quản lý cơng nợ (tình hình cơng nợ nhà cung cấp khách hàng), quản lý chi phí (bao gồm hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp), quản lý doanh thu (doanh thu từ hoạt động kinh doanh) Chương trình cho phép đăng ký số liệu phát sinh từ hoạt động trên, sở cung cấp cho người sử dụng số liệu tổng hợp phân tích hoạt động 1.2 Nội dung: PHIẾU NHẬP HÀNG Cho biết với loại mặt hàng nhà cung cấp nào, số lượng bao nhiêu, đơn giá loại hàng tổng tiền mua ĐƠN ĐẶT HÀNG Mỗi đơn đặt hàng khách hàng giao nhiều lần không đáp ứng Tùy vào thỏa thuận Công ty Khách đặt hàng Dựa vào Đơn đặt hàng để biết vào thời gian nào, khách hàng đặt hàng với số lượng để lưu trữ thông tin giao hàng cho khách Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài PHIẾU CHI Hàng hóa Cơng ty đựơc bán theo hình thức: bán sỉ theo đơn đặt hàng bán lẻ theo hóa đơn Một khách hàng Cơng ty đồng thời nhà cung cấp Khi muốn mua hàng, khách hàng điền yêu cầu vào đơn đặt hàng Đối với khách mua theo đơn đặt hàng, Công ty thực phương thức trả chậm tương tự Công ty với nhà cung cấp PHIẾU GIAO HÀNG Thông thường Công ty giao hàng cho khách theo yêu cầu đặt hàng điều khoản: ngày giao hàng, số mặt hàng số lượng mặt hàng Tuy nhiên, có tùy theo thỏa thuận hai bên có khác biệt nội dung đặt hàng giao hàng: - Giao hàng sớm trễ - Số mặt hàng giao chia thành nhiều đợt giao - Số lượng giao mặt hàng số lượng đặt HĨA ĐƠN BÁN LẺ Dựa vào hóa đơn bán lẻ để biết vào thời gian nào, khách hàng mua sản phẩm với số lượng để tính tiền lập phiếu thu, thu tiền khách hàng PHIẾU THU Phiếu thu dùng để thu tiền cơng nợ khách hàng thu tiền bán hàng theo hóa đơn Ứng dụng quản lý Đơn đặt hàng xây dựng nhằm phục vụ số yêu cầu quản lý Công ty sau: - Theo dõi nhập – xuất – tồn hàng hóa - Tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa - Chi tiết công nợ khách hàng Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài - Tổng hợp công nợ khách hàng - Thống kê doanh số theo mặt hàng THEO DÕI NHẬP XUẤT TỒN Theo dõi tháng, với loại mặt hàng lượng tồn đầu kỳ, cuối kỳ tổng tiền nhập vào xuất TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN Theo dõi tháng, tất mặt hàng có lượng tồn đầu kỳ, số lượng nhập, xuất loại hàng tháng bao nhiêu? CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG Theo dõi tháng, khách hàng mua bao nhiêu, toán để tính nợ cuối kỳ mà khách hàng cịn nợ lại TỔNG HỢP CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG Theo dõi tháng, tất khách hàng mua bao nhiêu, tốn để tính nợ cuối kỳ mà khách hàng cịn nợ lại THỐNG KÊ DOANH SỐ THEO MẶT HÀNG Thống kê tất mặt hàng tháng, loại hàng có doanh số thu bao nhiêu? Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài Chương 2: PHÂN TÍCH 2.1 Phân tích thành phần liệu ứng dụng: 2.1.1 Sơ đồ quan hệ liệu: Hình 2.1 Sơ đồ quan hệ liệu 2.1.2 Mô tả loại thực thể: 2.1.2.1 Loại thực thể Công Nợ: Dựa vào Ngày tháng hóa đơn khách hàng (Mã khách hàng khơng đổi) để Cơng ty biết khách hàng mua sản phẩm tháng với tổng tiền bao nhiêu, toán bao nhiêu=> kết hợp với nợ Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Hóa đơn bán lẻ: => Chức In: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 32 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Phiếu nhập hàng: => Chức In: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 33 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Đơn đặt hàng: => Chức In: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 34 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Phiếu giao hàng: =>Chức In; Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 35 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Phiếu thu: => Chức In: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 36 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Phiếu chi: => Chức In: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 37 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Cơng nợ khách hàng: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 38 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Tổng hợp cơng nợ khách hàng: => Chức In: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 39 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Nhập – xuất – tồn: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 40 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Tổng hợp nhập – xuất – tồn: => Chức In: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 41 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài • Thống kê doanh số theo mặt hàng: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 42 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài => Chức In: => Chú thích: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 43 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài 3.2.3 Màn hình lựa chọn: • Màn hình hỏi đáp - Nội dung câu hỏi - Yes: người sử dụng đồng ý với câu hỏi - No: người sử dụng không đồng ý với câu hỏi • Màn hình chọn thiết bị in: Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 44 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài Chương 4: HƯỚNG PHÁT TRIỂN 4.1 Ưu điểm hạn chế Phần mểm: • Ưu điểm: - Việc in ấn chương trình hổ trợ trực tiếp từ cửa sổ làm việc Chỉ cần nhấn nút in, hình in hiển thị Có nhiều kích thước để lựa chọn phù hợp với mục đích sử dụng - Phần mềm “Quản lý bán hàng” sử dụng Tiếng Việt, dễ sử dụng, không nhiều thời gian - Khơng địi hỏi người sử dụng biết khái niệm chun sâu nghiệp vụ Kế tốn • Hạn chế: - Vì đề tài thực thời gian ngắn vốn kiến thức hạn chế nên Phần Mềm Quản Lý Bán Hàng chức năng, chưa sâu vào nghiệp vụ kế toán - Chưa phân quyền cho người sử dụng 4.2 Hướng phát triển: - Xây dựng thêm chức phục hồi liệu giúp người sử dụng phục hồi lại nội dung liệu gặp cố hỏng liệu nhầm lẫn từ file liệu chép lưu trước - Xây dựng chức phân quyền sử dụng để giúp người quản trị phân định phạm vi khai thác nội dung liệu, khai thác chức chương trình theo nhân viên sử dụng với giới hạn khác - Vì chương trình quản lý hàng hóa doanh nghiệp nên phải bảo mật nghiêm ngặt hướng phát triển ấn định mã khóa cho người sử dụng, cần thiết thay đổi mã khóa Nếu có nhiều nhân viên sử dụng chương trình chủ doanh nghiệp quy định mã khóa cho nhân viên, nhân viên xem đọc liệu quy định Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 45 PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài 4.3 Tài liệu tham khảo: ¾ Cshape 2005 Tác giả: Phạm Hữu Khang Đồn Thiện Ngân ¾ Giáo trình PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Tác giả: Nguyễn Tiến Dũng Nguyễn An Tế ¾ Giáo trình PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN Giảng viên: Ths.Văn Như Bích ¾ Cơ sở liệu 2005 Tác giả: Phạm Hữu Khang Sinh Viên Thực Hiện: Nguyễn Thị Quỳnh Anh-810814T Nguyễn Văn Tín -811038T Trang 46 ... khách hàng), quản lý chi phí (bao gồm hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp), quản lý doanh thu (doanh thu từ hoạt động kinh doanh) Chương trình cho phép đăng ký số liệu phát sinh từ hoạt động... Quỳnh Anh_ 810814T Nguyễn Văn Tín _811038T PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG Giáo Viên Hướng Dẫn: Huỳnh Lê Tấn Tài Chương 1: ĐẶC TẢ 1.1 Giới Thi? ??u: Hiện nay, số doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực kinh doanh... tình hình cơng nợ doanh nghiệp thương mại có quy mơ nhỏ, đặc biệt doanh nghiệp làm đại lý bán hàng Với vốn kiến thức hạn chế đề tài tiểu luận thực thời gian ngắn nên cịn nhiều thi? ??u sót, chúng em