kl le ngoc linh 2015 657

LỜI CẢM ƠN  Để hoàn thành báo cáo thực tập em xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trường Đại học Tôn Đức Thắng truyền đạt kiến thức cho em suốt thời gian học trường Đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy, Ths Phan Hồi Vũ tận tình hướng dẫn trực tiếp cho em suốt trình thực đề tài Em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành đến anh chị Phịng Kế tốn Cơng ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt thời gian thực tập Do hạn chế mặt thời gian, kiến thức kinh nghiệm thân nên đề tài không tránh khỏi có sai sót Rất mong thơng cảm ý kiến đóng góp q thầy cơ, quan bạn để đề tài hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ạ! CƠNG TRÌNH ĐƢỢC HỒN THÀNH TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC TƠN ĐỨC THẮNG  Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn khoa học ThS Phan Hoài Vũ Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Những số liệu bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi rõ phần tài liệu tham khảo Ngoài ra, khóa luận cịn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung khóa luận Trường đại học Tôn Đức Thắng không liên quan đến vi phạm tác quyền, quyền gây q trình thực (nếu có) TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2015 Tác giả TÓM TẮT  Bài khóa luận chủ yếu nghiên cứu hoạt động cơng tác kế tốn Cơng ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam nói chung kế toán nợ phải trả nhà cung cấp Cơng ty nói riêng Qua đưa nhận xét, kiến nghị nhằm giúp cho cơng tác kế tốn Cơng ty hồn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Công ty Phương hướng tiếp cận khóa luận nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kế toán nợ phải trả nhà cung cấp Cơng ty thơng qua nhiều khía cạnh: sở lý thuyết, q trình thực tập Cơng ty dựa chứng từ mà Công ty cung cấp Để giải vấn đề em vào thực trạng diễn Công ty, vào thơng tư quy định kế tốn nợ phải trả người bán để có phương án tốt Thông qua sở lý thuyết, chứng từ hoạt động thực tiễn, em nhận thấy nhìn chung Cơng ty thời kỳ hoạt động ổn định có định hướng phát triển tương lai, hệ thống kế tốn Cơng ty tương đối hồn thiện, với lãnh đạo, giám sát đắn Ban Giám đốc với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, có trách nhiệm cao cơng việc góp phần làm cho tình hình hoạt động kinh doanh Cơng ty ngày phát triển Bên cạnh thành tựu mà Cơng ty đạt cơng tác kế tốn nợ phải trả nhà cung cấp Công ty tồn hạn chế cần khắc phục như: Phần mềm kế tốn khơng cho phép phản ánh kịp thời nghiệp vụ trả hàng cho người bán, không quy định văn tỷ lệ mức trọng yếu cụ thể, Kế tốn viên bất cẩn nhập sai ngày hóa đơn số hóa đơn, thiếu báo cáo nợ phải trả người bán… MỤC LỤC Chƣơng 1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN Cơ sở lý luận kế toán nợ phải trả cho ngƣời bán .1 1.1.1 Khái niệm .1 1.1.2 Tài khoản sử dụng 1.1.3 Nguyên tắc hạch toán 1.1.4 Chứng từ sử dụng 1.1.5 Sơ đồ hạch toán 11 1.1.6 Cách trình bày Bảng Cân đối kế tốn 12 1.1.7 Minh họa số nghiệp vụ kinh tế liên quan 17 1.2 Tổng quan nội dung nghiên cứu đề tài .21 Chƣơng CỦA THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM……… 23 2.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM 23 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển 23 2.1.1.1 Giới thiệu LOTTE GROUP .23 2.1.1.2 Giới thiệu LOTTE Mart Việt Nam .24 2.1.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh .24 2.1.2 ổ chức 25 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý 25 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 27 2.1.3 2.2 ộ n n ển vọng 28 2.1.3.1 Thuận lợi 28 2.1.3.2 Khó khăn 28 2.1.3.3 Triển vọng 28 GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM 29 2.2.1 Giới thiệu chung Bộ ph n Kế toán 29 2.2.2 Tổ chức cơng tác kế tốn tạ đơn ị thực t p 29 2.2.2.1 Tổ chức máy kế toán, chức nhiệm vụ Kế tốn viên 29 2.2.2.1.1 Hình thức tổ chức máy kế toán 29 2.2.2.1.2 Sơ đồ tổ chức máy kế toán 29 2.2.2.1.3 Chức nhiệm vụ Kế toán viên .30 2.2.2.2 Mối quan hệ Phịng Kế tốn với phịng, ban khác 30 2.2.2.2.1 Nhiệm vụ Phòng Kế tốn phịng ban khác 30 2.2.2.2.2 Nhiệm vụ phòng, ban khác 30 2.2.2.3 Áp dụng sách chế độ kế toán đơn vị thực tập 31 2.2.2.3.1 Kỳ kế toán, đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán 31 2.2.2.3.2 Phương pháp nộp thuế 31 2.2.2.3.3 Phương pháp khấu hao Tài sản cố định 32 2.2.2.3.4 Phương pháp kế toán hàng tồn kho 32 2.2.2.3.5 Phần mềm kế toán .33 2.2.2.3.6 Chuẩn mực chế độ kế toán áp dụng .33 2.2.2.3.7 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 33 2.2.2.3.8 Hình thức sổ kế tốn 33 2.2.2.3.9 Hệ thống báo cáo tài 34 2.3 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NỢ PHẢI TRẢ NHÀ CUNG CẤP CỦA CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM .35 2.3.1 Những vấn đề chung 35 2.3.1.1 Quy trình ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp .35 2.3.1.1.1 Kiểm tra chứng từ .35 2.3.1.1.2 Nhập liệu vào hệ thống .37 2.3.1.2 Các khoản giảm trừ công nợ 40 2.3.1.3 Tính tốn số tiền chuyển trả nhà cung cấp lên lịch tốn 41 2.3.1.4 Đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp .44 2.3.2 Kế toán phải trả cho nhà cung cấp .50 2.3.2.1 Tài khoản sử dụng 50 2.3.2.2 Chứng từ sử dụng 50 2.3.2.3 Một số nghiệp vụ phát sinh 51 2.3.2.4 Ghi sổ kế toán 57 2.3.3 Sổ sách khoản phải trả cho nhà cung cấp 61 Chƣơng 3.1 NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ .62 Nhận xét .62 3.1.1 Nh n xét thân trình thực t p Cơng ty 62 3.1.2 Nh n xét chung tổ chức công tác kế tốn Cơng ty 63 3.1.2.1 Ưu điểm 63 3.1.2.2 Hạn chế 64 3.1.3 3.2 Nh n xét kế toán n phải trả nhà cung cấp Công ty 64 3.1.3.1 Ưu điểm 64 3.1.3.2 Hạn chế 65 Kiến nghị 65 3.2.1 Kiến nghị chung tổ chức công tác kế tốn Cơng ty 65 3.2.2 Kiến nghị kế toán n phải trả nhà cung cấp Công ty 66 DANH MỤC BẢNG BIỂU  Bảng 1.1 Mẫu Bảng Cân đối kế toán năm doanh nghiệp hoạt động liên tục .14 Bảng 1.2 Bảng Cân đối kế tốn Cơng ty TNHH Dệt may Vĩnh Oanh ngày 31/12/2014 .16 Bảng 2.1 Hóa đơn nhập chu kỳ C3 tháng 11 năm 2014 43 Bảng 2.2 Doanh số chưa thuế quý IV năm 2014 người bán mã 00xx71 45 Bảng 2.3 Doanh số chưa thuế tháng 12 năm 2014 người bán mã 00xx71 47 Bảng 2.4 Doanh số chưa thuế quý IV người bán mã 00xx71bán cho chi nhánh Đồng Nai 49 Bảng 2.5 Sổ nhật ký chung .58 Bảng 2.6 Sổ tài khoản phải trả người bán 59 Bảng 2.7 Sổ chi tiết tài khoản phải trả người bán .60 Bảng 3.1 Tổng hợp phân bổ chi phí trả trước 66 Bảng 3.2 Báo cáo nợ phải tốn từ ngày 1/7/2015 (đơn vị tính: Đồng Việt Nam) 67 Bảng 3.3 Báo cáo tuổi nợ nhà cung cấp ngày 1/7/2015 (đơn vị tính: Đồng Việt Nam) 68 DANH MỤC HÌNH  Hình 2.1 Giao diện nhập hóa đơn mơ 37 Hình 2.2 Giao diện hiển thị thơng tin hóa đơn nhập mơ 39 Hình 2.3 Màn hình đăng ký số tiền chuyển trả mô 42 Hình 2.4 Các khoản chiết khấu hỗ trợ 44 Hình 2.5 Chi tiết hóa đơn số 0097192 46 Hình 2.6 Chi tiết hóa đơn số 0079808 48 Hình 2.7 Chi tiết hóa đơn số 0090001 48 Hình 2.8 Chi tiết hàng hóa trả lại cho người bán 49 Hình 2.9 Màn hình nhập hóa đơn số 0002610 mơ 53 Hình 2.10 Màn hình hiển thị thơng tin hóa đơn số 0002610 mơ 53 Hình 2.11 Chiết khấu hỗ trợ tháng cho người bán Đinh Hạnh 54 Hình 2.12 Màn hình hiển thị thơng tin hóa đơn nhập kỳ B2 tháng người bán Đinh Hạnh 55 Hình 2.13 Chiết khấu hỗ trợ tháng cho người bán Đinh Hạnh 56 Hình 2.14 Màn hình hiển thị số tiền chuyển trả ngày 15/5/2015 cho người bán Đinh Hạnh 56 DANH MỤC SƠ ĐỒ  Sơ đồ 1.1 Sơ đồ hạch toán tài khoản phải trả cho người bán 11 Sơ đồ 2.1 Tổ chức máy quản lý chi nhánh 26 Sơ đồ 2.2 Tổ chức máy kế toán chi nhánh 29 Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế toán Nhật ký chung 34 LỜI MỞ ĐẦU   Tính cấp thiết đề tài: Xung quanh doanh nghiệp tồn nhiều mối quan hệ kinh tế khác quan hệ kinh tế với nhà nước, với cán bộ, công nhân viên, với người mua, người bán, với cổ đông… Để tồn tại, doanh nghiệp phải biết vận dụng điều hòa mối quan hệ này, có mối quan hệ kinh tế với người bán Từ việc tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp việc toán hạn khoản nợ người bán phải doanh nghiệp tổ chức quản lý chặt chẽ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Qua thời gian học tập trường thực tập Công ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam, em nhận thấy rõ tầm quan trọng cơng tác kế tốn nợ phải trả nhà cung cấp, em chọn đề tài: “Kế toán nợ phải trả nhà cung cấp Công ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp  Mục tiêu nghiên cứu: Tiến hành nghiên cứu đề tài giúp nắm rõ việc hạch tốn, theo dõi cơng nợ phải trả người bán So sánh việc hạch toán thực tế doanh nghiệp với kiến thức học giảng đường, lý thuyết sách để làm sở rút ưu nhược điểm cơng tác kế tốn nợ phải trả người bán Cơng ty Từ đưa kiến nghị giúp Cơng ty hồn thiện cơng tác kế tốn nợ phải trả người bán  Nội dung phạm vi nghiên cứu: Nội dung nghiên cứu xoay quanh trình tự hạch toán, chứng từ tài khoản sử dụng liên quan đến công nợ phải trả người bán Công ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam Phạm vi nghiên cứu đề tài Công ty TNHH Trung tâm thương mại Lotte Việt Nam khoảng thời gian từ ngày 1/1/2015 đến 30/4/2015 Số liệu chứng từ sử dụng để minh họa cho đề tài phát sinh khoảng thời gian 57 Fluct ty Fluct cd Pay no.dt Occur  2015/04/30 Tạo Appl fg Sply amt VAT Tot Appl  2.3.2.4 Ghi sổ kế tốn Bảng 2.5 Sổ nhật ký chung CƠNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM Địa chỉ: 469 Nguyễn Hữu Thọ, P Tân Hưng, Q.7, TP Hồ Chí Minh MST: 0304741634 Mẫu số S03a – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm: 2015 Ngày ghi sổ 14/02 16/02 16/02 16/02 26/02 Chứng từ Số hiệu SS15021401001-1-4028 SS15021601001-1-0041 SS15021601001-1-4055 SS15021601001-1-4034 HD0002865 Người lập (Ký, họ tên) Diễn giải Ngày tháng 14/02/2015 16/02/2015 16/02/2015 16/02/2015 16/02/2015 … Mua nho xanh, tắc Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia Mua dầu ô liu cao cấp, sốt mỳ Ý, trái đóng hộp… Cơng ty TNHH An Tư Mua bưởi năm roi Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia Mua nho xanh, xoài keo… Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia Thuế GTGT khấu trừ hàng hóa mua Cơng ty TNHH An Tư ngày 16/2 … Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 58 TK ghi Nợ Đơn vị tính: Đồng Việt Nam TK ghi Số tiền Có 1561 331 1.245.000 1561 331 22.610.400 1561 331 1.702.000 1561 331 1.912.000 133 331 2.261.040 Ngày… tháng… năm… Giám đốc (Ký, họ tên) Bảng 2.6 Sổ tài khoản phải trả người bán CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM Địa chỉ: 469 Nguyễn Hữu Thọ, P Tân Hưng, Q.7, TP Hồ Chí Minh MST: 0304741634 Mẫu số S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN Năm: 2015 Tên tài khoản: Phải trả cho người bán – Số hiệu tài khoản: 331 Ngày ghi sổ 14/02 16/02 16/02 16/02 26/02 Chứng từ Số hiệu SS15021401001-1-4028 SS15021601001-1-0041 SS15021601001-1-4055 SS15021601001-1-4034 HD0002865 Người lập (Ký, họ tên) Diễn giải Ngày tháng 14/02/2015 16/02/2015 16/02/2015 16/02/2015 16/02/2015 Số dư đầu kỳ Mua nho xanh, tắc Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia Mua dầu ô liu cao cấp, sốt mỳ Ý, trái đóng hộp… Cơng ty TNHH An Tư Mua bưởi năm roi Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia Mua nho xanh, xoài keo… Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia Thuế GTGT khấu trừ hàng hóa mua Cơng ty TNHH An Tư ngày 16/2 Số dư cuối kỳ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 59 Số hiệu TK đối ứng Đơn vị tính: Đồng Việt Nam Số tiền Nợ Có 1561 1.245.000 1561 22.610.400 1561 1.702.000 1561 1.912.000 133 2.261.040 Ngày… tháng… năm… Giám đốc (Ký, họ tên) Bảng 2.7 Sổ chi tiết tài khoản phải trả người bán CÔNG TY TNHH TRUNG TÂM THƢƠNG MẠI LOTTE VIỆT NAM Địa chỉ: 469 Nguyễn Hữu Thọ, P Tân Hưng, Q.7, TP Hồ Chí Minh MST: 0304741634 Mẫu số S38 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Năm: 2015 Tên tài khoản: Phải trả cho Công ty TNHH Một thành viên Lam Gia Số hiệu tài khoản: 331 – Mã code: 0xxx66 Ngày ghi sổ 14/02 16/02 16/02 Chứng từ Số hiệu SS15021 4-010011-4028 SS15021 6-010011-4055 SS15021 6-010011-4034 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Ngày tháng 14/02/2015 16/02/2015 16/02/2015 Người lập (Ký, họ tên) Số dư đầu kỳ Mua nho xanh, tắc Công 1561 ty TNHH Một thành viên Lam Gia Mua bưởi năm roi Công ty 1561 TNHH Một thành viên Lam Gia Mua nho xanh, xồi keo… 1561 Cơng ty TNHH Một thành viên Lam Gia Số dư cuối kỳ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 60 Số phát sinh Nợ Đơn vị tính: Đồng Việt Nam Số dư Có Nợ Có 1.245.000 3.000.000 4.245.000 1.702.000 5.947.000 1.912.000 7.859.000 7.859.000 Ngày… tháng… năm… Giám đốc (Ký, họ tên) 61 2.3.3 Sổ sách khoản phải trả cho nhà cung cấp Nợ phải trả người bán hạch toán theo dõi phần mềm, Kế tốn viên khơng phải ghi sổ kế toán tay mà cần nhập đầy đủ thông tin nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào máy tính, phần mềm kế tốn tự động định khoản cho phép xuất thông tin dạng sổ sách lúc Các sổ sách thiết kế theo quy định QĐ số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20/03/2006 Bộ trưởng BTC, gồm: - Sổ cái; - Sổ nhật ký chung; - Sổ chi tiết nợ phải trả người bán theo đối tượng Công ty nhận hóa đơn người bán hàng hóa nhập kho, đó, Cơng ty khơng có sổ theo dõi hàng mua đường 62 Chƣơng NHẬN XÉT - KIẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét 3.1.1 Nh n xét thân trình thực t p Công ty Cảm giác thực tập Cơng ty bỡ ngỡ, chống ngợp, lo sợ rụt rè Bản thân em không tự tin vào mình, đồng thời khả giao tiếp không tốt khiến em không học hỏi nhiều Bây em phần quen với cơng việc thường nhật Phịng Kế tốn chi nhánh gần gũi với người chút Trong trình thực tập, em học nhiều kiến thức thực tế, kiểm tra lại kiến thức Đây thực quãng thời gian quý báu đời sinh viênđể em tự tin xin việc Em hiểu thân nhiều hơn, biết ưu điểm nhược điểm Về ưu điểm, có vấn đề khơng hiểu, thấy khơng theo em học, em ghi lại, có dịp hỏi anh chị Phịng Kế tốn tìm hiểu mạng internet Ngồi ra, em có khả tập trung lâu, có lúc em ngồi trước hình máy tính năm, sáu liền để hồn thành cơng việc Khi thực tập, người nói với em suy nghĩ để tìm cách làm hiệu nhất, em khai sáng, kể từ đó, cơng việc, em cố gắng tìm cách làm nhanh mà cho kết đáng tin cậy Em đặt câu hỏi tự đưa phương án Em ln chủ động tìm hiểu mạng đọc lại kiến thức sách trước hỏi người khác em ngại làm phiền Em thực tập thời gian dài, ban đầu em thấy có nhiều sai phạm cơng tác kế tốn chi nhánh, đến em viết báo cáo này, sai phạm khắc phục, nhờ em theo hướng mà em nghĩ phải Về khuyết điểm, em có nhiều thiết sót tác phong làm việc trễ, không thực tập đặn, trang phục không nghiêm túc Em thực xấu hổ việc này, em chưa tìm cách khắc phục Ngồi ra, em cẩn thận q mức, có vấn đề em kiểm tra em kiểm tra lại thêm bốn, năm lần, gây lãng phí thời gian Em cố gắng khắc phục cách xem xét tính 63 trọng yếu Em chấp nhận người kế tốn phải có sai sót, khơng để xảy sai sót trọng yếu Khả giao tiếp em kém, khiến em thiệt thòi nhiều mà em chưa biết cách khắc phục Trong trình thực tập, nhiều lần em bị căng thẳng, em nóng nảy với người gia đình, tính xấu, em khơng muốn họ khách hàng tương lai mình, người giao hàng kiêm nộp hóa đơn vớikhn mặt lấm lem, mồ hôi nhễ nhại Em thật không muốn gây tổn thương đến họ, khiến họ quan điểm người làm kế tốn khó tính đến mức khó chịu 3.1.2 Nh n xét chung tổ chức công tác kế tốn Cơng ty 3.1.2.1 Ưu điểm Cơng tác kế tốn Cơng ty tổ chức tốt, cụ thể sau: - Báo cáo tài lập đầy đủ, kịp thời, trung thực hợp lý; - Phân công nhiệm vụ rõ ràng hợp lý cho nhân viên kế toán; - Thường xuyên tổ chức buổi tập huấn, cập nhật thông tư cho nhân viên kế toán; - Bảo quản, lưu trữ chứng từ cẩn thận, hợp lý; - Sử dụng phần mềm kế toán tiên tiến SAP để hạch toán, quản lý, theo dõi thơng tin kế tốn thường xuyên đào tạo, nâng cao trình độ tin học cho nhân viên; - Chọn phương pháp kế toán hàng tồn kho, phương pháp tính giá xuất kho hợp lý Hàng hóa xuất bán cho khách hàng phải quét qua máy tính tiền nên việc theo dõi số lượng hàng hóa xuất kho dễ dàng hơn, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hợp lý Ngoài ra, số lượng hàng hóa nhập kho kỳ lớn, đa dạng mẫu mã, chủng loại, phát sinh nhiều khoản chiết khấu, điều chỉnh mua, đơn giá biến động liên tục… việc sử dụng phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ để tính giá xuất kho giúp doanh nghiệp tính giá vốn hàng bán dễ dàng hơn; - Thường xuyên tổ chức kiểm toán đột xuất chi nhánh 64 3.1.2.2 Hạn chế - Thường hay xảy lỗi hệ thống bị tải việc xử lý thông tin, lỗi không nghiêm trọng Kế toán viên bị thời gian phải chờ đợi; - Bảo mật hệ thống chưa tốt, nhiều máy tính lúc sử dụng chung mã đăng nhập, xảy sai sót, khó xác định người phải chịu trách nhiệm; - Các phận chưa phối hợp tốt với việc truyền đạt thơng tin Ví dụ: Bộ phận Kế tốn muốn đối chiếu cơng nợ với nhà cung cấp không nắm địa chỉ, số điện thoại liên hệ… thông tin Bộ phận Kinh doanh nắm họ chậm trễ việc cung cấp thơng tin Bộ phận Kế tốn, khiến cho việc đối chiếu công nợ tốn nhiều thời gian - Theo thông tư 200/2014/TT-BTC, tài sản nợ phải trả Bảng Cân đối kế tốn phải trình bày thành ngắn hạn dài hạn, kế toán phải thực tái phân loại tài sản nợ phải trả phân loại dài hạn kỳ trước có thời gian đáo hạn cịn lại khơng q 12 tháng chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường kể từ thời điểm báo cáo thành ngắn hạn, phần mềm kế tốn Cơng ty chưa làm việc 3.1.3 Nh n xét kế tốn n phải trả nhà cung cấp Cơng ty 3.1.3.1 Ưu điểm - Chứng từ lưu trữ bảo quản cẩn thận, hợp lý; - Thiết lập thủ tục kiểm sốt nhập liệu khơng cho phép nhập hóa đơn nhiều lần, lưu thơng tin hóa đơn số tiền hóa đơn khớp với giá trị hàng hóa nhập kho… - Phần mềm kế toán giúp theo dõi nợ phải trả cách rõ ràng, chi tiết theo đối tượng; - Việc quy định ngày hóa đơn ngày hàng hóa nhập kho tạo sở tốt để hạch tốn giải trình với quan thuế Cụ thể, hàng hóa nhập kho người mua xem sở để chắn để người bán ghi nhận doanh thu 65 xuất hóa đơn Tuy nhiên ngày hàng hóa nhập kho người mua ngày hóa đơn lệch vài ngày thời điểm tiếp nhận thông tin người bán người mua khác nhau, khoảng cách địa lý chủ quan người Người mua phải có hóa đơn đỏ để chứng minh nguồn gốc hàng hóa nhập kho sở để khấu trừ thuế, giả sử hàng hóa nhập kho ngày tháng năm 2015 ngày hóa đơn ngày 15 tháng năm 2015, Công ty bị Cơ quan thuế nghi ngờ mua hóa đơn… 3.1.3.2 Hạn chế - Phần mềm kế tốn cịn nhiều khiếm khuyết, ví dụ như: không phản ánh kịp thời nghiệp vụ trả hàng cho người bán, khơng kiểm tra hóa đơn tương ứng với Sply Sheet nào…; - Không quy định văn tỷ lệ mức trọng yếu cụ thể để xác định số tiền chênh lệch hóa đơn Sply Sheet có trọng yếu hay khơng; - Việc nhập sai ngày hóa đơn số hóa đơn làm Kế tốn viên lúng túng đối chiếu công nợ với nhà cung cấp; - Nhà cung cấp gửi đối chiếu cơng nợ nhiều, Kế tốn viên không phản hồi kịp, thường để ứ đọng thời gian dài khiến nhà cung cấp phàn nàn; - Cơng ty khơng có báo cáo nợ phải trả người bán 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Kiến nghị chung tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty - Cần phải nâng cấp bảo hành định kỳ hệ thống để hạn chế trường hợp xảy lỗi hệ thống; - Nâng cấp hệ thống để tăng cường tính bảo mật hệ thống, tránh trường hợp nhiều máy lúc sử dụng chung mã đăng nhập; - Ngoài việc nhập liệu hệ thống, cần ghi chép chứng từ đầu vào, nghiệp vụ file excel để dễ dàng khôi phục thông tin xảy lỗi hệ thống làm liệu; 66 - Tăng cường tương tác, hỗ trợ lẫn phận Có thể tổ chức buổi dã ngoại cho nhân viên tất phận để họ hiểu hơn… - Trong chờ đợi phần mềm kế toán nâng cấp để phân loại tài sản nợ phải trả thành ngắn hạn dài hạn dựa vào thời gian đáo hạn lại kể từ thời điểm lập báo cáo, Kế tốn viên theo dõi Excel cách thiết lập công thức, kiến nghị mẫu sau: Bảng 3.1 Tổng hợp phân bổ chi phí trả trước A C D E BẢNG TỔNG HỢP PHÂN BỔ CHI PHÍ TRẢ TRƯỚC B Chi phí trả trước Ngày Ngày Số tháng bắt đầu chấm dứt phân bổ phân bổ phân bổ Tiền tháng học phí 01/06/14 ngày 01/01/15 Phí tháng internet 01/06/14 ngày 01/03/15 Bản quyền 18 tháng phần mềm 15/07/14 ngày 15/01/16 … … … … … Số tiền 500,000 400,000 1,000,000 … F G Ngày hôm nay: Số tháng phân bổ (1) tháng ngày tháng ngày tháng 17 ngày … Số tiền phân bổ (2) 500,000 313,553 309,654 … H 01/01/15 Số tháng phân bổ (3) tháng ngày 12 tháng 14 ngày … I Đơn vị tính: Số tiền chưa phân bổ (4) 86,447 690,346 … J ngàn VND Loại tài sản (5) Đã phân bổ hết Ngắn hạn Dài hạn … (1) = IF ($G$1>=D3, C3, DATEDIF (B3, $G$1, "m") & "tháng" & DATEDIF (B3, $G$1, "md") & "ngày") (2) = E3/ DATEDIF (B3, D3, "d") * DATEDIF (B3, $G$1, "d") (3) = IF ($G$1>=D3, 0, DATEDIF ($G$1, D3, "m") & "tháng" & DATEDIF ($G$1, D3, "md") & "ngày") (4) = IF (E3-G3>0, E3-G3, 0) (5) = IF ($G$1>=D3, "Đã phân bổ hết", IF (DATEDIF ($G$1, D3, "m")