Báo cáo tổng hợp công ty TNHH Phương Đông

Báo cáo tổng hợp công ty TNHH Phương Đông

Lời mở đầu

Từ khi nớc ta thực hiện công cuộc đổi mới, phát triển nền kinh tế thị

trờng định hớng xã hội chủ nghĩa đến nay,các doanh nghiêp vừa và nhỏ Việt Nam ngày càng có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, đóng góp trên 30% GDP cả nớc,tạo việc làm cho hơn 25% tổng số lao động trên toàn quốc.Cùng với việc đóng góp cho xã hội khối lợng hàng hóa và giải quyết việc làm cho ngời lao động, các doanh nghiệp vừa va nhỏ Việt Nam còn tạo nên nguồn thu nhập ổn định cho một bộ phận dân c, khai thác các nguồn lực và tiềm năng tại chỗ của các địa phơng trên các vùng cả nớc.

Trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới , các doanh nghiệp này cũng đóng góp vai trò quan trọng Để nâng cao tính cạnh tranh và vị thế của các doanh nghiệp Việt Nam trên trờng quốc tế thì trong quá trình hoạt động của mình yêu cầu các doanh nghiệp phải luôn hoàn thiện công tác tổ chức , quản lý nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất Trong đó việc xây dựng và hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán là một vấn đề quan trọng hàng đầu Công tác giảng dạy và học tập kế toán cũng đang đợc hoàn thiện trong đó tổ chức cho sinh viên tìm hiểu thực tế tại các công ty là một phơng thức hiệu quả nhằm cung cấp kiến thức thực tế cho nguồn nhân lực kế toán tơng lai Để phục vụ cho quá trình học tập về kế toán , em đã xin kiến tập kế toán tại công ty TNHH Phơng Đông Trong quá trình thực tế tại công ty , em đã đợc tìm hiểu về công việc sản xuất kinh doanh , công tác tổ chức quản lý trong đó trọng tâm là công tác tổ chức kế toán Đợc tìm hiểu về các công việc kế toán cụ thể từ tổ chức chứng từ ,vận dụng hệ thống tài khoản , hệ thống báo cáo , hệ thống sổ sách tơng ứng với các phần hành cụ thể và sự vận hành của bộ máy kế toán

Phần một : Khái quát chung về công tyTNHH Phơng Đông

1.1.Lịch sử phát triển của công ty TNHH Phơng Đông

Công ty TNHH Phơng Đông đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 052807 đợc UBND tỉnh Hng Yên phê duyệt ngày 20/11/1998.Nhờ sự đóng góp tích cực của Ban lãnh đạo Công ty cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong nhà máy cho đến nay công ty đã đạt đợc những thành quả đáng kể trong sản xuất kinh doanh Công ty hiện có đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm, tay nghề giỏi, có kỷ luật lao động tốt và môi trờng làm việc chuyên môn với đầy đủ trạng thiết bị hỗ trợ an toàn sản xuất Công…nhân có thể hoàn toàn yên tâm với tất cả các chế độ, chính sách áp dụng tại nhà máy cũng nh môi trờng làm việc an toàn, ổn định, chuyên nghiệp sẽ tạo điều kiện cho mỗi công nhân phát huy khả năng và tính sáng tạo của mình trong quá trình sản xuất và làm việc.

Tuy mới thành lập là một doanh nghiệp còn non trẻ nhng công ty đã có những bớc phát triển đáng ghi nhận Công ty TNHH Phơng Đông đã xây dựng xơ sở hạ tầng khang trang với hệ thống máy móc thiết bị văn phòng , các máy móc thiết bị phục vụ sản xuất luôn đợc đầu t đổi mới , công ty xây dựng hệ thống mạng Lan và Internet , sử dụng và bảo dỡng định kì đảm bảo đủ các phơng tiện máy móc cho sản xuát Do đặc điểm sản xuất kinh doanh là giặt mài công nghiệp nên một lợng lớn nớc có lẫn hóa chất sẽ đợc thải ra sau quá trình sản xuất Do đó , hiện nay công ty đã đầu t xây dựng nhà máy xử lí nớc thải trên nền diện tích của công ty, nhà xuởng điện nớc đợc cung cấp đảm bảo quá trình sản xuất đợc tiến hành thông suốt cũng nh thiết bị đầy đủ các phơng tiện chữa cháy

Địa chỉ của công ty : Xã Xuân Dục –huyện Mỹ Hào- tỉnh Hng Yên

Công ty hoạt động trong lĩnh vực giặt mài công nghiệp Công ty thực hiện việc cung cấp dịch vụ sản xuất giặt , mài , nhuộm công nghiệp theo các đơn đặt hàng của khách hàng

Mới thành lập ,công ty vẫn là doanh nghiệp non trẻ , quy mô hoạt động của công ty tơng đối nhỏ ,tuy nhiên công ty đang trong quá trình xây dựng và phát triển đẩy mạnh hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Hiện nay công ty đã xây dựng hệt hống quản lý tích hợp IMS (Intergrated Manegement System) với mục đích thực hiện duy trì và không ngừng phát triển các hoạt động quản lý chất lợng , môt trờng và các trách nhiệm xã hội Hệ thống quản lý tích hợp đợc công ty TNHH Phơng Đông xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000.

Qui mô và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây đợc phản ánh qua các chỉ tiêu sau :

Nhìn vào một số chỉ tiêu ta thấy :

Tổng doanh thu đạt đợc của công ty năm 2005 là 85696 triệu đồng , tăng 16711 triệu đồng so với năm 2004 là 68985 triệu đồng tơng ứng là tăng24,22 %

Lợi nhuận của công ty đạt đợc năm 2005 là 1750 triệu đồng , tăng 250 triệu đồng so với năm 2004 , tơng ứng tăng 16,67 %

Về nguồn vốn của doanh nghiệp cũng ngày càng tăng qua các năm , từ 13535 triệu đồng năm 2004 , năm 2005 đã tăng lên đến 14000,6 triệu đồng Do công ty mở rộng sản xuất kinh doanh nên chỉ tiêu lao động cũng tăng cả về quy mô và chất lợng Tiền lơng bình quân tháng của công nhân viên tăng cao hơn qua các năm Đây là chỉ tiêu đảm bảo đời sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên , nó cũng là yếu tố quan trọng góp phầnkhuyến khích công nhân làm việc tăng năng suất lao động

Hiện nay công ty đang đẩy mạnh phát triển nhằm khẳng định vị trí của mình nhằm kịp thời hội nhập với xu thế phát triển kinh tế mới của thời đại chuẩn bị kĩ càng tất cả những tiềm năng cho thời kì hội nhập kinh tế thế giới.

Chỉ tiêuĐơn vị tínhNăm 2004Năm 2005

5.Thu nhập bình quân đầu ng-ời/tháng

1 4571001 534200 771005,29

1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý,tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Phơng Đông

1.2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ

Công ty TNHH Phơng Đông là đơn vị hạch toán độc lập và có đầy đủ t cách pháp nhân

Quy trình kinh doanh của công ty bắt đầu bằng việc tìm kiếm thông tin về khách hàng thông qua các sách báo,tạp chí,Internet hay từ nhân viên trong công ty Sau khi có đợc thông tin về khách hàng , công ty tiến hành tiếp cận khách hàng với những hình thức nh gọi điện , fax th chào hàng, gửi E-mail, gửi tài liệu hay gặp trực tiếp khách hàng Căn cứ trên các thông tin thu đợc về khách hàng và kết quả tiếp cận khách hàng phòng kinh doanh đánh giá xác định nhu cầu , kế hoạch sản xuất của khách hàng Sau đó tiếp nhận mẫu của khách hàng gửi tới , thực hiện việc giặt mẫu và gửi trả mẫu cho khách hàng kiểm tra Khách hàng duyệt mẫu nếu đạt yêu cầu phòng kinh doanh sẽ gửi báo giá tới khách hàng và hai bên tiến hành thoả thuận hợp đồng và đi đến kí kết hợp đồng Sau khi hợp đồng đợc kí kết công ty tiến hành giao nhận hàng từ khách hàng gửi đến nhập kho và phòng kĩ thuật cùng các tổ sản xuất bắt đầu thực hiện quá trình sản xuất sản phẩm Việc sản xuất tiến hành xong tổ kho tiến hành nhập kho thành phẩm và bộ phận giao hàng thực hiện giao hàng cho khách hàng và làm các thủ tục thanh toán.

Từ việc tìm kiếm khách hàng , tiếp cận khách hàng cho đến khi kí kết hợp đồng , lên kế hoạch sản xuất, thực hiện sản xuất , giao hàng cho khách hàng và hoàn tất hợp đồng đợc phân công cho các phòng ban chuyên trách đảm nhiệm Mọi công việc tại các phòng ban tuy mang tính độc lập song là một thể thống nhất liên kết nh một mắt xích mang tính liên tục và tập trung cao.

ở công ty hiện nay gồm có 29 quy trình công nghệ nhằm phù hợp với những tiêu chuẩn ISO 9001:2000 –ISO14001-SA 8000 Nh quy trình kiểm soát tài liệu , quy trình kiểm soát hồ sơ , quy trình tuyển dụng , quy trình đào

tạo , quy trình quản lý thiết vị và thiết bị đo , quy trình mua hàng , quy trình vận hành lò hơi , quy trình giặt đại trà , quy trình phun hoá chất , quy trình bắn cát , quy trình giặt hàng mẫu , quy trình kiểm tra sản phẩm , quy trình giám sát và đo , quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp , quy trình xác định khía cạnh môi trờng , quy trình xử lý nớc thải

Có thể khái quát một số quy trình công nghệ chủ yếu thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2 : Sơ đồ Quy trình giặt sản phẩm

Trên cơ sở nắm chắc quy trình công nghệ của quá trình sản xuất sẽ giúp cho việc tổ chức quản lý, hạch toán các yếu tố đầu vào của công ty đợc xác định một cách hợp lý Từ đó, góp phần vào việc giảm chi phí , nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.

1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Phơng Đông

Công ty bao gồm cả khối văn phòng và phân xởng sản xuất Tổ chức bộ máy quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến với chức năng từ công ty đến tổ sản xuất và đến ngời lao động theo tuyến kết hợp với các phòng ban chức năng.

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức công ty

Hội đồng thành viên

Ban giám đốc

Phòng kế hoạch-kinh doanh

Phòng tổ chức nhân sự

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Ban giám đốc: là mức lãnh đạo cao nhất của công ty , chỉ đạo và chịu

trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty ; xem xét đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý tích hợp ; đề ra các chính sách chất l-ợng môi trờng ,xã hội

Phòng kinh doanh : bao gồm bộ phận kinh doanh và bộ phận kế hoạch

Trong đó bộ phận kinh doanh có chức năng nắm bắt thông tin thị trờng, điều tiết giá cả , tổ chức mạng lới dịch vụ cung ứng nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và là cơ quan trực tiếp thực hiện nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm theo kế hoạch sản xuất của công ty

Bộ phận kế hoạch có chức năng là cơ quan tham mu giúp Giám đốc công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng , quý , năm và xây dựng chiến lợc sản xuất kinh doanh , thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ

Phòng tổ chức nhân sự : gồm bộ phận nhân sự và bộ phận hành chính

Bộ phận nhân sự là đơn vị quản lý nghiệp về nhân sự , tiền lơng ,và thực hiện các chính sách xã hội đối với ngời lao động theo đúng quy định nhà nớc tham mu Giám đốc công ty thực hiện các chế độ nh lao động , tiền lơng , các chính sách xã hội ; thực hiện chức năng quản lý về chuyên môn nghiệp vụ Bộ phận hành chính là cơ quan tham mu giúp Giám đốc công ty triển khai các công việc phục vụ hành chính , văn phòng ; quản lý các phơng tiện xe máy , phơng tiện làm việc trang thiết bị dụng cụ văn phòng

Phòng kỹ thuật : là cơ quan tham mu giúp Giám đốc công ty quản lý kỹ

thuật-công nghệ , máy móc thiết bị ,an toàn vệ sinh lao động ;nghiên cứu ứng dụng kỹ thuật-công nghệ vào sản xuất Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật là xây dựng và chỉ đạo thực hiện các phơng án kỹ thuật đợc giao tại các phân xởng nhà máy ; nghiên cứu và ứng dụng các mẫu mã mới ; nghiên cứu kỹ thuật sản xuất sản phẩm chính để đa vào sản xuất ; quản lý chất lợng vật t , nguyên liệu ,chất lợng sản phẩm ; lập kế hoạch An toàn lao động- vệ sinh lao động ; tham

gian lận biên soạn tài liệu phục vụ giảng dạy và đào tạo công nhân kỹ thuật ; tiến hành đánh giá tác động môi trờng

Phòng tài chính kế toán : là cơ quan tham mu giúp Giám đốc công ty

trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh ; thực hiện nhiệm vụ chuyên môn , nghiệp vụ về Tài chính –kế toán

Bộ phận vật t : tham mu giúp lãnh đạo công ty trong công tác bảo

quản , cấp phát , sử dụng vật t hàng hoá đúng chế độ theo quy định của Công ty & pháp lệnh kế toán thồng kê hiện hành , tham mu trong công tác mua săm vật t hàng hoá , đảm bảo về chất lơng , số lợng , chủng loại ; xây dựng những quy định cụ thể chống lãng phí , thất thoat trong việc mua sắm cũng nh sử dụng vật t hàng hoá , tổ chức đúng những nội dung các văn bản , các quy định hớng dẫn nghiệp vụ của công ty trong công tác quản lý vật t

Phân xởng sản xuất : trực tiếp quản lý máy móc , thiết bị , lao động ,

nhà xởng ; sản xuất các sản phẩm theo kế hoạch sản xuất kinh doanh Nhiệm vụ của phân xởng sản xuất là : tổ chức sản xuất các loại sản phẩm theo kế hoạch ; thực hiện bảo dỡng máy móc thiết bị định kỳ ; quản lý lao động , phòng chống và hạn chế tai nạn lao động , tham gian lận đào tạo bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề cho ngời lao động ; tổ chức các phong trào thi đua lao động sản xuất ; chăm lo cải thiện đời sống vật chất-tinh thần và sức khỏe cho ngời lao động ; tiến hành đánh giá tác động môi trờng ở bộ phận ; thực hiện các công việc nhằm làm giảm và hạn chế ảnh hởng tới môi trờng khi có sự cố

Phần hai : Đặc tổ chức kế toán tại công ty

TNHH Phơng Đông

2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Để phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý , bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức tập trung Với hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán của công ty Tại phòng kế toán tài chính hàng ngày nhật , cập nhật , kiểm tra, kiểm soát hồ sơ , chứng từ ở tất cả các phòng ban Nghiệp vụ kinh tế toàn công ty cung cấp cho phòng theo quy chế về chế độ báo cáo luân chuyển chứng từ một cách có hệ thống , giám sát tài chính kinh tế; hoạt động kinh tế ở từng thời điểm Tạo thành mối liên kết chặt chẽ và phải tuân thủ một thể thống nhất về hoạt động kinh tế

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của công ty đợc thể hiện ở sơ đồ sauSơ đồ 4 : Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

TNHH Phơng Đông

Chức năng của bộ máy kế toán : là cơ quan tham mu giúp Giám đốc

công ty trong việc quản lý tài chính và hạch toán kinh doanh , thực hiện nhiệm vụ chuyên môn , nghiệp vụ Tài chính-kế toán.

Kế toán trưởng (Kiêm kế toán tổng hợp)

Kế toán công nợ

Kế toán

vật tư Kế toán tiền lương và BHXH Thủ quỹ

Nhiệm vụ của bộ máy kế toán :

- Quản lý vốn , tài sản , công nợ phải thu , công nợ phải trả

- Tính toán tổng hợp và phân bổ số liệu kế toán phục vụ cho hạch toán giá thành sản xuất

- Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn,dài hạn, bao gồm kế hoạch về nguồn vốn tham gian lập các dự án đầu t , xây dựng và vay các nguồn vốn cho đầu t-xây dựng

- Nghiên cứu xây dựng các quy định về tài chình và triển khai thực hiện các quy định Tổ chức thực hiện các quy định , hớng dẫn theo dõi kiểm tra về nghiệp vụ đề xuất các biện pháp quản lý uốn nắn các sai lệch trong quản lý tài chính

- Tổng hợp đáng giá tình hình quản lý tài chính , phân tích hoạt động kinh tế , đánh giá việc sử dụng và bảo toàn , tăng trởng vốn cố định Các biện pháp tăng nhanh vòng quay vốn lu động , đề xuất các biện pháp hợp lý sử dụng các nguồn vốn , các phơng án sửa đổi , điều chỉnh cơ chế quản lý các nguồn vốn để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả

- Kiểm tra các thủ tục thanh toán ( Tính hợp lý , hợp pháp của chứng từ trớc khi trình Giám đỗc ký duyệt )

-Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ đối với các cơ quan quản lý cấp trên - Tham gia biên soạn tài liệu giảng dạy nghiệp vụ , hớng dẫn nghiệp vụ tài chính-kế toán cho các đơn vị thực hiện

Chức năng nhiệm vụ của từng ngời trong bộ máy kế toán :

Phòng kế toán của công ty gồm 5 ngời đợc phân công nh sau :

Kế toán trởng : Phụ trách công tác phòng tài chính –kế toán,hớng dẫn

chỉ đạo , phân công kiểm tra, lập kế hoạch tài chính, tổ chức thực hiện các công việc theo chỉ tiêu ,báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính hàng tháng ,quý, năm của công ty Đồng thời kiêm kế toán tổng hợp theo dõi và làm công việc kế toán tổng hợp nh tập hợp chi phí tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh , lên báo cáo tài chính.

Kế toán công nợ : Theo dõi , định khoản và ghi chép các khoản vay ngắn

hạn, dài hạn của công ty ở Ngân hàng cũng nh theo dõi , định khoản cà ghi chép các khoản công nợ của công ty.

Kế toán vật t kiêm kế toán TSCĐ : Theo dõi tình hình vật t , tình hình

tăng giảm TSCĐ ghi sổ kế toán kịp thời khi có sự thay đổi

Kế toán tiền lơng và BHXH : thực hiện việc tính tiền lơng dựa vào

bảng chấm công , lập bảng thanh toán tiền lơng cho cán bộ công nhân viên trong công ty Căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán BHXH kế toán tiến hành trích BHXH theo chế độ hiện hành

Thủ quỹ : Có nhiệm vụ giữ tiền mặt của công ty , theo dõi các khoản

thu chi và định khoản vào các sổ sách kế toán có liên quan

2.2.Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty

 Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1/N kết thúc ngày 31/12/N Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán : VN

+Nguyên tăc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : quy đổi thành VNĐ

 Hình thức sổ kế toán áp dụng : Nhật ký chứng từ  Phơng pháp kế toán TSCĐ

+ Nguyên tăc đánh giá TSCĐ : theo giá thực tế

+ Phơng pháp khấu hao TSCĐ áp dụng : TSCĐ đợc khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng Tỷ lệ khấu hao hàng năm đợc xác định phù hợp với quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 Bộ tài chính ban hành

 Phơng pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá : theo giá thực tế

+ Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : theo phơng

2.3.1.Hệ thống chứng từ của công ty

Hệ thống chứng từ kế toán của công ty là hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Việt Nam bao gồm các loại sau :

Chứng từ kế toán sử dụng cho thu chi tiền mặt

Để tạm ứng cho công nhân viên đi công tác hoặc thu mua nguyên vật liệu công ty sử dụng 2 chứng từ sau :

+ Giấy đề nghị tạm ứng ( Mẫu số 03-TT ) + Giấy thanh toán tiền tạm ứng

Khi bán hàng , khách hàng thanh toán bằng tiền mặt , kế toán phải lập phiếu thu để phản ánh nghiệp vụ thu tiền vào nhập quỹ :

+ Phiếu thu ( Mẫu số 01-TT )

Khi phát sinh các nghiệp vụ cần phải chi tiền mặt , kế toán phải lập phiếu chi để phản ánh việc xuất tiền mặt ra khỏi quỹ :

+Phiếu chi ( Mẫu số 02-TT ) Kèm theo còn có các chứng từ :

+ Biên lai thu tiền ( Mẫu số 05-TT ) + Bảng kiểm kê quỹ ( Mẫu số 07a-TT ) Chứng từ sử dụng cho thu chi không bằng tiền mặt

Khi công ty chuyển khoản trả nợ ngời bán , công ty phải phát hành “Séc chuyển khoản “ và “ Uỷ nhiệm chi “ (gồm 3 liên )

Khi ngân hàng đã chuyển tiền chi trả hộ công ty thì ngân hàng sẽ có thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Nợ” Khi đó , kế toán sử dụng làm căn cứ để ghi giảm trên TK 112.

Trờng hợp công ty bán hàng cho một doanh nghiệp khác đã có hợp đồng hoặc là khách quen mà cả hai bên cùng có tài khoản trong ngân hàng thì công ty nhờ ngân hàng nơi có tài khoản thu hộ

Khi công ty bán sản phẩm, công ty viết giấy ủy nhiệm thu nhờ ngân hàng nơi có tài khoản thu hộ.

Đơn vị mua căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng để có quyết định thanh toán Nếu đồng ý trả, công ty viết giấy ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng

để nhờ chuyển thanh toán cho bên bán Khi nhận đợc tiền, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty bằng “Giấy báo Có” Căn cứ vào giấy báo có, kế toán ghi tăng trên tài khoản 112.

Chứng từ thanh toán ( Mua và bán hàng)

Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty nhận đợc các hóa đơn mua hàng đó là:

Chứng từ sử dụng cho hàng tồn kho

Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về không sản xuất ngay mà nhập kho, hoặc khi sản xuất và tính giá thành sản phẩm xong không xuất bán luôn mà nhập kho thì kế toán lập phiếu nhập kho để phản ánh:

Khi xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất hoặc xuất kho sản phẩm đi bán thì kế toán lập phiếu xuất kho để phản ánh:

Để theo dõi số lợng nhập, xuất, tồn kho của từng loại vật t, sản phẩm hàng hóa ở từng kho, kế toán sử dụng chng từ:

+ Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 - TSCĐ)+ Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ)

+ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (Mẫu số 05 - LĐTL)

Biên bản và các loại chứng từ khác

+ Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà Nớc (Mẫu số 02/TNS )

2.3.2.Hệ thổng sổ sách tại công ty

Đáp ứng nhu cầu của công tác quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phòng tài chính kế toán áp dụng hình thức kế toán Nhật ký-chứng từ

Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau : - Nhật ký chứng từ

- Bảng kê- Sổ Cái

- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết nh Sổ chi tiết các tài khoản TSCĐ , thanh toán với ngời mua , thanh toán với ngời bán , tiền mặt , chi phí

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ :

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, Sổ chi tiết có liên quan

- Đối với các Nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê , Sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán , bảng kê, Sổ chi tiết cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, Sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ

- Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ , các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ , sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan

- Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ , kiểm tra , đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết , bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

- Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các thẻ sổ có liên quan Cuối tháng , cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái

- Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký chứng từ , Bảng tổng hợp chi tiết , Bảng kê đợc dùng để lập Báo cáo tài chính.

Sơ đồ 5 : Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu , kiểm tra

2.3.3 Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty

Tài khoản kế toán là một phơng pháp kế toán dùng để phân loại đối ợng kế toán theo một dấu hiệu riêng nhằm phản ánh và giám đốc một cách thờng xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình hiện có, sự biến động của mỗi loại tài sản, mỗi loại nguồn vốn.

Đối tợng chủ yếu của hạch toán kế toán là tài sản và nguồn vốn, nó luôn ở trạng thái vận động Do vậy, tài khoản kế toán đợc mở cho từng đối t-ợng cụ thể của kế toán Mỗi tài khoản kế toán đợc mở ra để tập hợp những nghiệp vụ phát sinh có cùng nội dung kinh tế nh nhau nên mỗi tài khoản có nội dung kinh tế và có tên gọi riêng.

Bảng kê

Chứng từ gốc và các bảng phân bổ

Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết

Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo tài chính

Căn cứ vào thực tế của hoạt động kinh tế tài chính của công ty, kế toán trởng đã mở 54 tài khoản trong bảng và 2 tài khoản ngoài bảng:

+ Loại I: Tài sản lu động, gồm 15 tài khoản: 111, 112, 113, 131, 138, 141, 142, 144, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157.

+ Loại II: Tài sản cố định, gồm 5 tài khoản: 211, 213, 217, 214, 241, 242, 244

+Loại III: Nợ phải trả, gồm 9 tài khoản: 311, 315, 331, 333, 335, 338, 341, 342, 344.

+ Loại IV: Vốn chủ sở hữu, gồm 8 tài khoản: 411, 412, 413, 414, 415, 421, 431, 441.

+ Loại V: Doanh thu, gồm 5 tài khoản: 511, 515, 521, 531, 532.

+ Loại VI: Chi phí sản xuất kinh doanh, gồm 7 tài khoản: 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642.

+ Loại VII: Thu nhập khác, gồm 1 tài khoản: 711.+ Loại VIII: Chi phí khác, gồm 1 tài khoản: 811.

+ Loại IX: Xác định kết quả kinh doanh, gồm 1 tài khoản: 911.+ Loại 0: Tài khoản ngoài bảng, gồm 2 tài khoản: 007, 009.

2.3.4 Vận dụng hệ thống báo cáo tài chính tại công ty

Báo cáo tài chính là phơng pháp dùng hệ thống biểu mẫu quy định để tổng hợp một cách có hệ thống mọi tài liệu, số liệu hạch toán hàng ngày ở các tài khoản và sổ sách kế toán

Theo yêu cầu của công việc thì công ty sử dụng các loại báo cáo sau:+ Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01 - DN)+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02 - DN)+ Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số B09 - DN)+ Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số F01 - DN)+ Tình hình thực hiện nghĩa vụ với NSNN (Mẫu số F02 - DN)

2.4.Tổ chức kế toán các phần hành tại công ty TNHH Phơng Đông

2.4.1.Tổ chức kế toán tại phần hành nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Nhiệm vụ chủ yếu của tổ chức hạch toán vật t là phân loại và đánh giá thống nhất , đúng chế độ các lại vật t trong đơn vị ; tổ chức hệ thống chứng từ ,sổ chi tiết ,sổ tổng hợp theo phơng pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp trong điều kiện thức tế của đơn vị hạch toán cũng nh đặc điểm vật t của đơn vị và tổ chức hệ thống báo cáo vật t theo các chỉ tiêu nhập ,xuất, tồn để phục vụ công tác quản lý

Đặc thù sản xuất của công ty là chuyên giặt mài nhuộm công nghiệp theo các đơn đặt hàng nên NVL chủ yếu là vật liệu phụ nh phẩm màu Asudel các loại đen ,hồng,đỏ ,nhiên liệu ; vật liệu khác ; (Vật liệu đặc chủng của doanh nghiệp ) Nguyên vật liệu đợc cung cấp từ thị trờng trong nớc và cả nhập khẩu từ nớc ngoài CCDC gồm loại xuất dùng một lần và loại phân bổ nhiều lần

Chứng từ sử dụng trong phần hành này bao gồm các chứng từ phản ánh

việc xuất kho ,nhập kho , kết quả kiểm kê kho nh : Phiếu nhập kho , Biên bản kiểm nghiệm vật t , Phiếu xuất kho , Thẻ kho, Phiếu báo vật t còn lại cuối kì ,Biên bản kiểm nghiệm vật t.

Tài khoản sử dụng :

-TK 152 : “Nguyên liệu ,vật liệu “ -TK 151 : “Hàng mua đi đờng “ -TK 153 : “ Công cụ dụng cụ “

-TK 159 : “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho “

Cuối niên độ kế toán nếu giá trị thuần của nguyên vật liệu có thể thực hiện đợc nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Khi ký kết xong hợp đồng với khách hàng , sẽ xuất nguyên vật liệu Quá trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là căn cứ vào phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Kế toán tiến hành định khoản và ghi sổ kế toán Ví dụ theo phiếu xuất kho số AS0259 ngày 7/3/2006 cho một đơn đặt hàng trong tháng ( Biểu 1).Khi xuất kho kế toán tiến hành định khoản

Nợ TK 621ĐN45 : 64128274 đ Có TK 152 : 64128274 đ

Đồng thời kế toán cũng tiến hành vào Sổ chi tiết TK 152 trong phần hành và vào Sổ chi tiết TK 621 ĐN45 trong phần hành tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm

Từ các chứng từ gốc về phần hành kế toán tiến hành lập các bảng kê 4,6 và các nhật kí chứng từ liên quan 1,2,3,4,5,6,9,10 Cuối tháng lập nhật kí chứng từ số 7 và vào Sổ Cái TK152,TK153,TK151.

Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê ,nhật kí chứng từ và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính về các chỉ tiêu hàng tồn kho nh : Nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ , hàng mua đang đi đờng

2.4.2 Tổ chức hạch toán phần hành tiền mặt

Tiền mặt của công ty chủ yếu đợc hình thành từ việc bán hàng Công ty bán hàng với 2 hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản tiền gửi ngân hàng Tại công ty, nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt diễn ra khá phổ biến.

Chứng từ sử dụng: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê

quỹ, báo cáo quỹ …

Tài khoản sử dụng:

- TK 111 : “Tiền mặt “

Sổ sách ghi chép :

Hàng ngày khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc phản ánh vào các sổ sách có liên quan Kế toán tiến hành lập Bảng kê số 1 , Nhật kí chứng từ số 1, cuối tháng vào Sổ Cái TK 111 Số liệu tổng hợp trên các sổ đợc dùng để lập báo cáo tài chính khoản mục tơng ứng nh Tiền mặt tại quỹ trên bảng Cân đối kế toán

Ví dụ ngày 10/3/2006 công ty thanh toán tiền tạm ứng cho nhân viên để mua 65000000 để mua 9890 lit thuốc nhuộm , kế toán tiền mặt viết phiếu chi số 165/3 Phiếu chi đợc chuyển đến giám đốc công ty và kế toán trởng ký duyệt sau đó tới thủ quỹ để xuất chi tiền tạm ứng Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng cùng phiếu chi , kế toán định khoản

Nợ TK 141 : 65000000 đ Có TK 111 : 65000000 đ

Sau đó kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết TK 141 , TK 111 cùng số liệu để lập Bảng kê số 1 cuối tháng vào Sổ Cái TK 111

2.4.3.Tổ chức hạch toán phần hành tiền lơng và nhân viên

Nội dung hạch toán phần hành bao gồm hạch toán số lợng lao động ,hạch toán thời gian sử dụng lao động , hạch toán kết quả sử dụng lao động , hạch toán tiền lơng , tính thởng cho ngời lao động, hạch toán tổng hợp về tiền lơng và tình hình thanh toán với ngời lao động , hạch toán các khoản trích theo lơng.

Chứng từ phản ánh về tiền lơng và khoản thu nhập khác của ngời lao động :bảng thanh toán tiền lơng và BHXH , bảng thanh toán tiền thởng ,chứng từ thanh toán chi tiền cho ngời lao động ,chứng từ bù trừ thiệt hại hoặc bù trừ công nợ với công nhân viên

Tài khoản sử dụng :

- TK 334 :”Phải trả CNV”

- TK 3382 : “ Kinh phí công đoàn “ - TK 3383 : “BHXH”

Từ các chứng từ ban đầu về lao động và tiền lơng lập bảng phân bổ số 1 ,lấy số liệu để lập bảng kê 4,6 đồng thời lập các nhật kí chứng từ liên quan Cuối tháng lấy số liệu để lập nhật kí chứng từ số 7 vào Sổ Cái TK334, TK335, TK338.

Tại các bộ phận đều có bảng chấm công làm căn cứ cho việc lập bảng thanh toán tiền lơng Bộ phận kế toán lập Bảng thanh toán tiền lơng này,chuyển cho kế toán trởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát l-ơng Đồng thời căn cứ vào Bảng thanh toán tiền lơng , bảng thanh toán tiền thởng kế toán phân loại tiền lơng và lập bảng phân bổ tiền lơng ,tiền thởng cho các đơn đặt hàng cùng các bộ phận để tập hợp chi phí , tính giá thành và các khoản chi phí khác (Biểu 4 ) Khi phân bổ tiền lơng và các khoản có tính chất lơng kế toán tiến hành định khoản Ví dụ tại phân xởng nhuộm

Nợ TK 622 ĐN45 : 310320042 đ Nợ TK 622 ĐN46 : 79529905 đ Nợ TK 627 PXnhuộm : 98174288 đ Có TK 334 : 488024235 đ Đồng thời vào Sổ chi tiết tài khoản 334

Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê ,nhật kí chứng từ , và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính tơng ứng với chỉ tiêu liên quan nh chỉ tiêu"Phải trả công nhân viên” trên Bảng cân đối kế toán

2.4.4.Tổ chức hạch toán TSCĐ

TSCĐ trong các doanh nghiệp là những tài sản có giá trị lớn và dự tính đem lại lợi ích kinh tế lâu dài cho doanh nghiệp Những tiêu chuẩn về TSCĐ đợc quy định theo chế độ tài chính hiện hành (QĐ số 206/2003/QĐ-BTC).Với công nghệ khoa học kỹ thuật ngày càng cao, TSCĐ là phơng tiện chủ yếu để sản xuất sản phẩm Hàng năm công ty nhập khẩu máy móc, thiết bị mới về thay thế cho máy móc, thiết bị cũ cho nên tài sản cố định biến động thờng xuyên Kế toán theo dõi ghi chép để tính và phân bổ mức khấu kịp thời và chính xác.

Chứng từ sử dụng trong phần hành TSCĐ bao gồm :

Chứng từ phản ánh việc tăng giảm TSCĐ là các quyết định liên quan đến việc tăng giảm TSCĐ do chủ sở hữu ra quyết định

Chứng từ phản ánh biến động TSCĐ gồm :Biên bản giao nhận TSCĐ ,thẻ TSCĐ ,biên bản thanh lý TSCĐ , biên bản giao nhận TSCĐ sữa chữa lớn hoàn thành ,biên bản đánh giá lại TSCĐ , bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

Tài khoản sử dụng :

TK 211 : “TSCĐ hữu hình”

TK 211 đợc chi tiết thành 3 tài khoản cấp 3 - TK 2112 : “Nhà cửa vật kiến trúc” - TK 2113 : “Máy móc thiết bị “- TK2114 : ”Phơng tiện vận tải “

- TK 2115 : ”Thiết bị dụng cụ quản lý “- TK 2118 : “TSCĐ hữu hình khác “TK 2113 : “ TSCĐ vô hình “

Tài khoản này đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 - TK 2131 : “Quyền sử dụng đất “

Trong kì kế toán cũng tiến hành tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Và từ các chứng từ gốc kế toán lập Bảng phân bổ số 3 : Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Biểu 7 ) làm căn cứ cho việc tính giá thành ở phần hành tập hợp chi phí và tính giá thành cùng các phần hành khác Khi trích khấu hao , tuỳ thuộc vào nơi sử dụng khác nhau mà kế toán tiến hành định khoản tơng ứng với tài khoản chi phí và ghi sổ kế toán các tài khoản liên quan nh Sổ chi tiết TK 214 , TK 627 ,TK 641

Kế toán tiến hành lập các bảng kê 4 ,6 từ đó lập nhật kí chứng từ số 7,9 Đồng thời lập nhật kí chứng từ liên quan nh nhật kí chứng từ 1,2,3,4,5 ,7,8,9,10 Từ các số liệu trên các nhật kí chứng từ cuối tháng vào Sổ Cái TK 211,213,214.

Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê ,nhật kí chứng từ , và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính tơng ứng với chỉ tiêu về TSCĐ nh chỉ tiêu TSCĐ trên bảng Cân đối kế toán

2.4.5.Tổ chức hạch toán thanh toán với nhà cung cấp

Tổ chức hạch toán quá trình thanh toán với ngời bán yêu cầu tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ ,hệ thống sổ sách nhằm theo dõi công nợ cho từng lần phát sinh ; mở đủ số luợng sổ kế toán chi tiết thanh toán bới nguời bán để theo dõi từng đối tợng Đối với khoản phải thu , phải trả ngời bán có gốc là ngoại tệ thì vừa phải theo dõi đợc bằng đơn vị nguyên tệ , vừa phải quy đổi thành VNĐ theo tỉ giá thích hợp và thực hiện điều chỉnh tỉ giá khi lập báo cáo tài chính năm.

Chứng từ sử dụng trong phần hành bao gồm : Bản kiến nghị mua

hàng ,Bản báo giá do các nhà cung cấp gửi đến , Đơn đặt hàng, Hợp đồng cung cấp, Hoá đơn bán hàng (do ngời bán gửi tới ), Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi , Bản thanh lý hợp đồng , Giấy báo nợ , Chứng từ thanh toán khác,(giấy biên nhận vận chuyển ), Chứng từ chiết khấu

Tài khoản sử dụng

TK 331 : “Phải trả ngời bán “

TK 331 đợc mở chi tiết cho từng ngời bán Sổ sách ghi chép trong phần hành

Khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng ,kế toán căn cứ vào chứng từ gốc định

khoản và ghi sổ

Quá trình thanh toán với nhà cung cấp đợc theo dõi trên sổ chi tiết TK 331.Kế toán mở Sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp thờng xuyên Còn đối với nhà cung cấp vãng lai có thể phản ánh chung trên cùng một sổ chi tiết Đến cuối tháng kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp trong đó thei dõi số d đầu kì , số phát sinh cả Nợ và Có và mỗi nhà cung cấp đợc lập một dòng

Từ các chứng từ gốc lập các nhật kí chứng từ liên quan nh nhật kí chứng

từ số 1,2,3,4,10 Cuối tháng từ Sổ chi tiết TK 331 lập nhật kí chứng từ số 5 ,từ các số liệu của nhật kí chứng từ liên quan khác để vào sổ cái TK 331 Ví dụ : Thu mua 17072 lít phẩm màu các loại của công ty Tân Thịnh (mã khách hàng TT15) theo hoá đơn số 01254TN, ngày 23/3/2006 trị giá hàng mua cha có thuế GTGT là 97654320 , thuế GTGT 10 % , cha thanh toán cho ngời bán Kế toán tiến hành định khoản nh sau :

Nợ TK 152 : 97654320 đ Nợ TK 133 : 9765432 đ

Có TK 331TT15 : 107419752 đ

Đồng thời kế toán tiến hành ghi vào Sổ chi tiết TK 331TT15 nghiệp vụ ngày 23/3/2006 và các Sổ chi tiết TK liên quan (TK152) , NK-CT số 5, làm căn cứ để vào các Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với ngời mua và Sổ Cái TK 331

Số liệu tổng cộng ở các Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trên bảng kê ,nhật kí chứng từ , và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính tơng ứng với các khoản mục liên quan đến khoản nợ Phải trả ngời bán

2.4.6.Tổ chức hạch toán quá trình bán hàng

Doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng do vậy quá trình đã thực sự bắt đầu từ khi kí kết hợp đồng Sản phẩm sau khi đợc hoàn thành và tiến hành

nhập kho không phải chờ quá trình tìm kiếm ngời mua mà chuẩn bị giao cho khách hàng nh đã kí kết từ trớc và chờ làm các thủ tục thanh toán

Nhiệm vụ của phần hành này là tổ chức hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ có liên quan đến phần hành tiêu thụ , tổ chức hợp lý hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp để phản ánh giá vốn hàng bán ,doanh thu bán hàng ,chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp , và xây dựng hệ thống báo cáo về các chỉ tiêu bán hàng

Chứng từ sử dụng trong phần hành

Hoá đơn giá trị gia tăng

Chứng từ hàng tồn kho : gồm phiếu xuất kho thành phẩm theo dõi số lợng thành phẩm xuất kho

Chứng từ khác có liên quan : Bảng kê , hợp đồng kinh tế , bản thanh lý hợp đồng , vận đơn

Tài khoản sử dụng

TK 155 : “Thành phẩm “

TK 632 : “ Giá vốn hàng bán “ TK 641 : “Chi phi bán hàng “

TK 511 : “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ “ TK 911 : “ Xác định kết quả kinh doanh “

Từ các chứng từ gốc lập các sổ chi tiết bán hàng.Từ sổ chi tiết bán hàng lập bảng tổng hợp chi tiết bán hàng trong đó ghi rõ số lợng ,giá vốn ,doanh thu ,thuế , chi phí chung và lãi lỗ kế toán Từ sổ chi tiết tài khoản 131 lập bảng kê 11 trong đó mỗi khách hàng ứng với một dòng Số liệu trên 2 chứng