Hướng dẫn làm quen với excel

LÊ QUANG HUY HƯỚNG DẪN LÀM QUEN VỚI EXCEL VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI Khoa CNTT - V§H Më Excel I khởi động hình Excel Khởi động Sau khởi động WINdows làm theo cách sau - Nháy chuột vào biểu tợng Microsoft Excel góc bên phải hình - NÕu dïng Win 3.1x, cưa sỉ Microsoft Office ®· mở chọn biểu tợng Microsoft Excel nháy đúp chuột - Nếu dùng Win 95, nháy vào Start / Program / Microsoft Excel Màn hình a - Các thành phần hình Excel Màn hình Excel cửa sổ đà đợc phóng to trông gần giống hình Word, bao gồm thành phần sau : - Thanh tiêu đề (Title bar) : dòng hình, khởi động Excel ghi Microsoft Excel - Book1, ta đặt tên cho bảng tính, tên kèm theo phần më réng XLS sÏ thay thÕ tõ Book1 - Các Menu, Công cụ, Định dạng giống nh Word Phần lớn biểu tợng cã c«ng dơng ý nghÜa nh− Word, ý nghÜa số biểu tợng dùng riêng cho Excel đợc ghi trang - Thanh Công thức (Formula Bar) : dòng thứ năm hình hiển thị toạ độ (địa tên) ô, nút huỷ bỏ :, nót lùa chän ;, néi dung d÷ liƯu « hiƯn t¹i (« cã khung viỊn chung quanh) - Thanh Trạng thái (Status bar) : dòng cuối hiển thị chế độ hoạt động Excel : Ready Enter Pointer Edit : Đang sẵn sàng làm việc : Đang nhập liệu hay công thức : Đang ghi công thức tham chiếu đến địa : Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô - Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs) : dòng Trạng thái, hiển thị tên bảng tính (khi chúng cha đợc đặt tên, ghi Sheet1, Sheet2, , Sheet16) Bên trái nút chuyển tới bảng tính Khoa CNTT - V§H Më Excel - Thanh cuén Däc (Vertical Scroll Bar), cuén Ngang (Horizontal Scroll Bar) gièng nh− Word - Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) phần lớn dùng để nhập liệu, tính toán, vẽ đồ thị nh sau : Hộp Tên (Địa chỉ) Nút chọn toàn bảng tính Tên cột Con trỏ ô Số thứ tự hàng Mốc điền Nút chuyển tới bảng tính Bảng tính Thẻ tên bảng tính Thanh thẻ tên bảng tính b - Các thành phần cửa sổ Bảng tính : - Cột (Column) : Là tập hợp ô bảng tính theo chiều dọc đợc đánh thứ tự chữ (từ trái sang phải A, B, C, AA, AB đến IV, tổng số có 256 cột) Ngoài bên trái nút chọn (đánh dấu khối) toàn bảng tính - Hàng (Row) : Là tập hợp ô bảng tính theo chiều ngang đợc đánh thứ tự số từ đến 16.384) - ô (Cell) : Là giao cột hàng Địa ô đợc xác định cột trớc, hàng sau, ví dụ C4, AB25 ô : Là ô cã khung viỊn chung quanh víi mét chÊm vu«ng nhá góc phải dới (Mốc điền) hay gọi Con trỏ ô (sau gọi tắt trỏ) Toạ độ ô đợc hiển thị Công thức - Con trỏ bàn phím : Là vạch đứng | nhấp nháy để biểu thị vị trí ký tự đợc chèn vào - Con trỏ chuột có dạng sau : Dấu : dùng để đa trỏ ô vị trí Dấu : dùng để chọn lệnh, biểu tợng cuộn bảng tÝnh Excel Khoa CNTT - V§H Më c - Dịch chuyển trỏ ô Bảng tính theo cách sau : - Trỏ chuột vào ô cần chuyển tới, bấm nút trái - ấn phím mũi tên ã PgUp, PgDn ã Home ã Tab ã Shift + Tab ã End + Home - F5, địa ô, : chuyển tới hàng, cột lân cận : lên xuống hình : Về ô A1 : Sang phải hình : Sang trái hình : Đến ô cuối bảng tính : Về ô đó, ví dụ để nhanh « H22, ta Ên phÝm F5, gâ H22 råi Ên ↵ Chó ý : C¸c thao t¸c cã dÊu ã thực đợc chọn lệnh Tools, Option, Transition, ®iỊn dÊu : ë t chän Transition Navigation Keys Ra khái Excel theo mét c¸c c¸ch sau : - Chän File, Exit hc - Ên Alt + F4 - Nháy đúp chuột dấu trừ góc trái hình để trở Windows 3.x - Nháy vào dấu : góc phải hình để trở Windows 95 ý nghĩa biểu tợng công cụ (ToolBar) Help : Trỵ gióp Tip Wizard : Gỵi ý Zoom Control : Phãng to, thu nhá b¶ng tÝnh Drawing : VÏ mét hình Texbox : Hộp văn AutoSum : Tính tổng Function Wizard : Gọi hàm Sort Acsending : Sắp xếp tăng Sort Decsending : Sắp xếp giảm Chart Wizard : Vẽ đồ thị Excel Khoa CNTT - VĐH Mở ý nghĩa biểu tợng định dạng (Formating) Font Color : Mầu chữ Color : Mầu Borders : Đờng viền Decrease Decimal : Bớt 1sõ thập phân Increase Decimal : Tăng thêm 1sõ th.p Comma Style : Dấu tách nghìn, triệu, tỷ Percent Style: Nhân với 100 điền dấu % Currency Style : Điền dấu tiền tệ Center Accross Columns : Căn vào nhiều ô ý nghĩa thành phần công thức (FormULA BAR) Hộp Tên (Địa ) ô t¹i Nót hủ bá néi dung võa gâ Néi dung ô Nút gọi hàm Nút điền nội dung vừa gõ II thao tác với bảng tính Lu (ghi) bảng tính lên đĩa Chọn biểu tợng Save mục File, Save Nếu lần thực thao tác với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp DOS, Excel tự gán kiểu XLS cho Tên bảng tính xuất tiêu đề cửa sổ Sau trình làm việc, ta thờng xuyên ghi bảng tính lên đĩa cách mà không cần đặt tên cho Nếu ta cần lu giữ bảng tính với tên khác, chọn mục File, Save As đặt tên cho Khoa CNTT - VĐH Mở Excel Mở bảng tính đ có đĩa Chọn biểu tợng Open mục File, Open Xuất hộp thoại Open với danh sách bảng tính khung File Name đợc xếp theo thứ tự A,B,C Ta chọn tệp cần thiết chọn OK Nếu bảng tính ta cần lại đĩa khác th mục khác, ta chọn đĩa từ ô Drives, nháy đúp th mục cần thiết khung Directories Excel có cách mở bảng tính khác: chọn mục File, xuất Menu dọc với danh sách 4* bảng tính làm gÇn nhÊt ë phÝa d−íi Ta chän tƯp cÇn thiÕt từ danh sách Danh sách bảng tính nhiều tuỳ thuộc vào ngời cài đặt Đóng bảng tính Trớc chuyển sang bảng tính khác làm việc khác, phải ghi tệp lên đĩa sau đóng cách chọn mục File, Close Nếu quên cha ghi tệp lên đĩa, Excel hái : Do you want to save change to XLS ? Chọn Yes để ghi lại, No để không ghi thay đổi vừa tạo cho bảng tính Chèn thêm bảng tính - Insert / Worksheet, - Nháy nút phải chuột thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (sau quy ớc gọi thao tác [Menu tắt], chọn Insert Worksheet Xoá bớt bảng tính - Edit, Delete Sheet, - [Menu tắt], Delete sheet Đổi tên bảng tính - Nháy đúp vào thẻ tên (tức vào tên bảng tính, sau quy ớc gọi thẻ tên) thẻ tên Format / Sheet / Rename [Menu tắt], Rename - Gõ vào tên mới, OK Sao chép / Chuyển bảng tính Cách 1: Giữ Ctrl kéo thả thẻ tên thẻ tên khác (Sheet khác) Nếu không giữ Ctrl bảng tính đợc chuyển Cách 2: Edit, Move or Copy Sheet Chọn vị trí đặt bảng tính trớc bảng tính khung Before Sheet Nếu đánh dấu chọn vào Creat a Copy, Excel sÏ chÐp b¶ng tÝnh chø không chuyển * Con số khác, t thc vµo viƯc chän Tools, Options, Recently Used Files List Khoa CNTT - V§H Më Excel ChØ dïng cách bảng tính nguồn đích cách xa (không thấy thẻ tên chúng lúc) Tách bảng tính Có cách giúp ta đồng thời thấy phần khác bảng tính Cách 1: Trỏ chuột vào tách cho xuất mũi tên đầu, kéo thả vị trí cần tách Cách 2: Đa trỏ ô vị trí cần tách, chọn mục Window / Split Sau để bỏ tách chọn Window / Remove Split Cách 3: Đa trỏ ô vị trí cần tách, chọn mục Window / Freeze Panes Sau để bỏ tách chọn Window / Unfreeze Panes ẩn lại bảng tính - Chọn Format, Sheet, Hide để ản bảng tính - Để lại bảng tính Format, Sheet, Unhide 10 Bảo vệ bảng tính Để thiết lập Bảo vệ che giấu ô (xem trang 26) có tác dụng, cần bảo vệ bảng tính Cách làm nh sau : - Tool / Protection - Chän Protect Sheet ®Ĩ b¶o vƯ b¶ng tÝnh, chän Protect Workbook ®Ĩ b¶o vệ tập bảng tính - Nếu cần thiết gõ mật vào vùng Password lần gõ phải giống lu ý mật Excel phân biệt chữ hoa với chữ thờng ! - Để bỏ tình trạng bảo vệ : chọn Tool / Protection / Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook NÕu cã mËt khÈu, ph¶i gâ vào, ta cập nhật đợc bảng tính 11 Chọn nhiều bảng tính a Liền kề : Nháy chuột vào thẻ tên đầu, giữ Shift nháy chuột vào thẻ tên cuối b Cách : Giữ Ctrl lần lợt nháy chuột vào thẻ tên c Để bỏ việc chọn bảng tính : giữ Ctrl nháy chuột vào thẻ tên bảng tính IIi Xử lý liệu bảng tính Các kiểu liệu Trong ô chØ cã thĨ chøa mét kiĨu d÷ liƯu KiĨu d÷ liệu ô phụ thuộc vào ký tự gõ vào Các kiểu liệu ô đợc phân nh sau : a - Dạng chuỗi (Text) - Bắt đầu chữ a đến z A đến Z Excel Khoa CNTT - VĐH Mở - Những liệu chuỗi dạng số nh : số điện thoại, số nhà, mà số, v.v nhập vào phải bắt đầu dấu nháy đơn (') giá trị tính toán - Theo mặc định, liệu dạng chuỗi đợc sang trái ô b - Dạng số (Number) Bắt đầu : - Các số từ đến - Các dấu +, - , (, *, $ (hoặc dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows) - Theo mặc định, liệu dạng số đợc sang phải ô c - Dạng công thức (Formulas) Bắt đầu dấu = + Sau ấn công thức nhập vào thể công thức kết đợc thể ô Nếu thấy : ##### : #DIV/0! : #NAME? : #N/A : #VALUE! : Cã thÓ : Cột hẹp Chia cho Thực phép tính với biến không xác định (tên không gắn với vùng cả) Tham chiếu đến ô rỗng danh sách Sai kiểu toán hạng (ví dụ : lấy số chia cho ký tự ngày tháng) d - Dạng Ngày (Date), (Time) Trong cách trình bày dới : DD số Ngày MM số Tháng YY số Năm Nhập theo dạng MM/DD/YY DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows, ví dụ đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, trờng hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 09/27/04 Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) ta dùng liệu kiểu để tính toán Có thể nhập ngày cách : - nhập hàm =DATE(YY,MM,DD), cách nhập ngày tốt - sau chọn Format, Cells, Number, Date chọn dạng thể ngày khung bên phải Đặc biệt : Ctrl + ; (dấu chấm phÈy) cho Ngµy hƯ thèng Ctrl + Shift + ; cho Giờ hệ thống - Theo mặc định, liệu dạng ngày tháng đợc sang phải ô Khoa CNTT - VĐH Mở Excel Các toán tử công thức a - Toán tử số + cộng - trừ * nhân (ví dụ = 10*50 cho kết 500) / chia = 126/3 42 ^ luü thõa = 5^2 25 % phần trăm = 50%*600 300 Thứ tự u tiên phép toán nh sau : luỹ thừa trớc đến nhân chia sau đến cộng trừ Các phép toán mức u tiên (nh nhân chia cộng trừ) thực từ trái sang phải Muốn thay đổi thứ tự u tiên, dùng cặp ngoặc tròn, toán tử cặp ngoặc sâu đợc thực trớc Ví dụ: « A1, B1, C1 chøa c¸c sè 2,3, 4, nÕu ô D1 gõ =A1+B1*C1 đợc kết 14, gõ =(A1+B1)*C1 đợc kết 20 b - Toán tử chuỗi & Nối chuỗi ="Tin "&"hoc" Tin học c - Toán tử so sánh > lớn >= lớn < > khác < nhỏ B1 nhận đợc kết TRUE = A1