Thực hành kế toán máy tính trên excel 2010

u.v n ed ui nhóm tin học íhực dụng u.v n- ww w lib V À Th.S: NGUYỀN NAM THUẬN ed Thưc hành kế tốn máy tính ww w lib ui # ui ed u.v n- Excel 2010 ww w lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n -w ww lib S ách nhăm m ục đích giiip cúc clĩiiyên viên k ế to án siỉf điintỊ Excel m ột cách dỗ dàng chxiycn n g h iệp hớn S ách d n h cho nhxìiiq ngiíời bắL d ầ u dìm g (len Exccl nliiùig chiía b icl cách ]jhải làm th ế Iiào Sách có ỉìố cục Tìội Hnnt» trình hày rị ràiiíí, biíớc hướiiíị (lẫn tlu íc hànlỉ cụ ihc (liía lrC’ 11 nhữiiíí vấn (lề tìn h liuốntỊ kê tốii thiíc tc N H À X U Ấ T B Ả N H Ồ N G Đ Ứ C u.v n ed ui .ha ww w lib nu.v ed ui .ha w lib ww nu.v ed ui .ha lib T H ự C HÀNH K Ế TỐN MÁY TÍNH TRÊN EXCEL 2010 -w ww Th.S: NGUYỄN NAM THUẬN nhóm (in học íhực dụng ed u.v n C hịu ỉrá c h n h iệ m xuất bản: HOÀNG CHÍ DŨNG ui 8ỉẽn tập Sửa ỉn Trình bày Vẽ bìa Nguyển Nam Cơng Sơn Ho^ng Vỹ Lê Thành ww w lib ui ed u.v n -w ww lib Thực hiên liên kết xuất bán: CÔNG TY C ổ P H Ầ N V Ả N HÓA N H  N VẢN Phát hành tại; HỆ T H ố N C N H À S Á C H N H  N VẢN • • 01 Trường Chinh, p 11, Q Tân Bình, TP HCM Tel: 39717882 - 39717884 - 39712285 Fax: 39712286 875 CMT8, P.15, Q.IO, TP HCM TeL; 39770096 Fax: 39708161 In 1.000 khố 16 X 24 cm Cty cổ Phần In Vân Lang, sốđăng ký KHXB: 187-2009/CXB/Ò6-29/HĐ QĐXB: 48/QĐXB NXB cấp ngày 14-04-2009 In xong nộp lưu chiếu quý IV năm 2010 u.v n ed ui .ha ww w lib ned u.v Ờ I NÓ I ĐẦU ww w lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n- ww w lib ui Excel phần mềm tiếng việc xử lý số, phân tích liệu, cơng thức kế tốn, mà cùn phân loại lọc liệu tâ”t cá loại, trình bày liệu dạng đồ hoạ thứ liên quan đến sơ” tốn học Quyển sách "Thực hành kê toán máy tinh Irêii Excel 2010" đưỢc biên soạn nhằm mục đích giúp chun viên kế tốn sử dụng Excel mội cách dễ dàng chuyên nghiệp Sách dành cho nliững người bắt đầu dùng đến Excel chưa biết cách phải lùm Sách gồm 12 chương, bôn chương đầu giới thiệu giao diện Excel hướng dẫn bước để tạo trang bảng tính Các chương đến giải thích cách trình bày liệu kế tốn nhiều dạng khác nhau, bao gồm lập biểu đồ Excel, sử dụng pivot table, in bảng tinh chia sẻ liệu với ứng dụng khác Các chương 10, 11 !2 bạn không nên bỏ qua chương nâng cao, giúp bạn tiến xa việc sử dụng thành thạo chương trình bảng tính ExcelSách có bơ” cục nội dung trình bày rỏ ràng, bước hướng dần thực hành cụ thể dựa irên vấn đề cình hng kế tốn thực tế, hy vọng hửu ích cho bạn đọc Irong việc học sử dụng Excel rr’ / _ _ • Tác giá u.v n ed ui .lib ww w ed u.v n ui .lib -w ww lib -w ww ed ui n- u.v ww w lib ui ed n- u.v ww w lib ui ed u.v n u.v n ed w lib ui ed u.v n- ww w lib ui Chương 1: Khảo sát Excel 2010 ed u.v n- ww Khảo sát €xcel 2010 ui N hững điếm K hám p h nhữìỉg bạn có tbổ thực h iện với Excel * Sử dự ìiggiao diệ)i Ribbon -w ww lib • » Làm quen với tab khác iìhau # Tun h iển loại tài liệu Excel định d n g jìle lib Câu hỏi ui K hỏi đ ộ n g ed u.v n M N h ậ n s ự trợ g iiỉp ím ĩiq viộc sử dụng Excel -w ww Một sô' ưu diểm việc sử dụng Excel đế’ quản lý liệu gì? Làm th ế bạn truy cập lệnh để mở lưu file? Ribbon gì? u.v n Có tab ln nằm Ribbon? ed Tab ngữ cảnh gì? ww w lib ui Sự khác giừa khung tác vụ (task pane) hộp thoại (dialog box) gì? u.v n ed ui _ Chương 1: Khảo sát Excel 2010 ww w lib Các file Excel lưu trữ dạng mà nhị phân (binary) hay dạng XML? Sự khác b iệt m ột file có phần mở rộng xlsx m ột file có phần mở rộng xlsm gì? n- Làm th ế truy cập hệ thống Excel Help? ui ed u.v Tăng tốc Nếu bạn hiểu bạn sử dụng Excel 2010, làm thê đê định hướng Excel, làm th ế để nhận trợ giúp Excel, nhảy đến chương hào đón đến với th ế giới Excel 2010 Trong th ế giới thông tin thay đổi liên tục ngày nay, người cần m ột cách để tổ chức, xử lý giải liệu thuộc tấ t loại Excel m ột chương trìn h tố t n h ất để làm điều ww w lib C n- Excel cho bạn học từ liệu loại Bạn có thể; u.v # P bân loại d ữ ỉiệ u đ ể x e m theo th ứ tự kh c- ed » Lọc d ữ liệu đ ể thấy ch ỉ p h ầ n ui u Sử dụng d ữ liệĩi cơng tbrìc đ ể lạo d ữ liệu .lib K Tạo biểu đồ d ữ liệ n đ ể biết n h ỉìn g g ì x ả y k h ứ dự báo ỉihíùig có th ể x ả y ỉìíơìĩg lai -w ww M X â yã ự iig ứng dụng giao diện I’ố n cho bạn kiểm chứng, biệii chĩnh I>à thav đồi d ữ liệii ed u.v n Trong làm việc qua tập sách này, bạn học tác vụ thực m người ta làm với Excel ngày, chẳng h ạn tác vụ danh sách sau đây: M Loại bỏ đối tỉíợng Iríing lặp khỏi d anh sách email .ha ui M Tạo tiinc card (sổ d u u iỉ hàiig lồii kho rà d o anh số theo lib Tạo biểií đồ thay đổi trung thời gian chỉiic lự cíộiig hỏa Tạo I>à quản lý ngán sách -w ww # M Tạo, theo dõi, in hóa đơii ww w lib ui ed u.v n Để b đầu tiến trìn h , bạn cần hiểu điểm việc sử dụng Excel Trong chương này, bạn học thêm nừa Excel gì, th àn h phần giao diện phù hỢp với th ế nào, liệu lưu trừ sử dung Excel th ế nào, cách nhận đươc sư trơ giúp ban tiế n hành u.v n ed ui Chương 1: Khảo sát Excel 2010 E x c e l g ì v tạ i s a o sử d ụ n g nó? ww w lib ui ed u.v n- ww w lib Mục đích ban đầu đằng sau Excel xử lý số Người ta biết rằn g m ột m áy tín h có th ể thực việc phân tích dừ liệu phức tạp xử lý số nhanh họ có th ể làm cơng việc thủ cơng Để làm dễ dàng điều đó, vào đầu nám 1980, m ột số chương trìn h dược tạo nhằm giúp người dùng di chuyển sang máy desktop họ phần việc xử lý sô’ thực máy chủ M icrosoíl tung Excel vào nãm 1985 thay th ế cho M ultiplan, chương trìn h bảng tính (xử lý số) ngun thủy Excel ln tín h toán giỏi Một cách tố t nhâ't để học từ thơng tin m bạn có sử dụng m ột công thức m ột loạt cơng thức đế mở rộng m liệu nói cho bạn biết Ban đầu, cơng thức tạo Excel vụng phức tạp Bây công thức tổ chức tô't dễ hiểu nhiều Nhiều công thức chí có th ể xếp lồng để tạo phép tín h phức tạp .ha ui ed u.v n -w ww lib ui ed u.v n- Qua nhiều nâm , Excel sử dụng để làm việc m ột lúc vđi lượng liệu ngày lớn Ngoài ra, người dùng Excel di chuyển từ việc lưu trữ tấ t dừ liệu máy cục họ đến làm việc với liệu từ SQL Server 2005 khổng lồ sở liệu quan hệ khác Excel Tình hng có th ể dường làm nhớ lại ngày ban đầu m áy tính, nơi tấ t liệu lưu trữ trê n máy chủ Tuy nhiên, với sức m ạnh máy tín h ngày nay, sức m ạnh tín h tốn lưu trữ rộng lớn lại nằm bên m áy tín h desktop bạn có sần trê n b ất kỳ máy chủ Excel tung lần Tại sử dụng Excel? Excel 2010 làm cho dễ dàng theo dõi, hiểu làm viộc với liệu mà bạn tiêp xúc ô nhà ngày nơi làm việc Chương trìn h cho bạn tổ chức liệu th àn h nhóm thơng tin Sau bạn có th ể lập biểu đồ thơng tin cho bạn có th ể th đưỢc nhừng xu hướng liệu Bạn có th ể kết hỢp liệu băng việc sử dụng nhiều công thức khác để tạo thêm liệu để học hỏi từ -w ww lib Tóm lại, b ạn có th ể sử dụng Excel để giúp bạn tìm hiểu liêu có th ể làm cho ban N hững đ iểu b ạn cần b iết ww w lib ui ed u.v n Cho đến gần đây, workbook giới hạn sheet 256 cột 16.384 hàng Trong Excel 2010, bạn có 16,000 cột triệu hàng trên, sheet tùy khả máy tính xử lý Với kích cỡ bảng tính lớn này, bạn lưu trữ nhiều liệu file Excel nhiều máy chủ xử lý Excel phát triển ban đầu, u.v n ed ui 10 Chướng 1: Khảo sát Excel 2010 G ia o d iệ n R íb b on E x c e l 2010 u.v n- ww w lib Nếu bạn sử dụng phiên trước Excel, có th ể bạn biết rằn g lần bạn nâng cấp bạn phải học lại nơi chức có che giấu đọc lại tà i liệu để biết cách truy cập sử dụng tín h nàng Khi Excel p h át triển, sô’ mục trê n menu sơ' tính có sẵn p h át triển theo hàm số mũ Nếu Excel 2010 tiếp tục với phương pháp điều khiển menu khơng thể tìm thấy niọi thứ m bạn cần ww w lib ui ed Excel 2010 không làm việc mà bạn sử dụng Trong Tice 2010, Microsoíl thay th ế menu th a n h công cụ m ột giao diện (Ribbon) Ribbon th iế t k ế để giúp bạn tìm kiếm th n h phần bên giao diện làm việc với toàn liệu m ột cách dễ dàng Ngoài ra, Ribbon có th ể đễ dàng đưỢc mở rộng phiên tương lai mà không tăng thêm phức tạp ed u.v n- Nếu bạn sử dụng m ột phiên trưởc Excel, có th ể bạn thấy Ribbon lúc đầu gây bối rối Hãy tự cho m ình m ột chút thời gian để tự làm quen với Microsoft nổ lực nhiều nhằm bảo đảm rằn g nội đung Ribbon tổ chức m ột cách th ân thiện với công việc .lib ui P hần lớn công việc bạn thực cách sử dụng nút loại loại Những nút nằm bên nhóm mà nằm bên trê n tab Các tab có sẵn tạo nên Ribbon H ình 1.1 m inh họa Ribbon nằm phần giao diện Excel -w ww ( 15 ffTce^ B utlon ì T h a n h c ố n g cg Q uick A c c e s s ed u.v n (c a c ĩa b ) tg m iS iS * / y• _• ui M n* ÍN u t iẹ n h ) ^ 3- - f i 1»1* _ 'H p v * • ÍR ib b o n lr>m «/i líb ii ' r\ } n« * r 11 (N h ó m ) -w ww lib r> Hình 1.1: Các thành phẩn khác cùa giao diện Ribbon mứi ww w lib ui ed u.v n Ribbon th iế t kê để giúp bạn làm cơng việc m ình, tố chức cho chức thường sử dụng nhiều n h ấ t nằm phía bên trái Các chức sử dụng n h â t chuyên dụng n h ấ t nằm d phía bên phải B OJficc Buttoit: p h ia bơn Irái Ribbi, OfJìce Bìitton cho bạn thực h iện tác vụ p h ổ biến qiut Iihiển ứng dụng Ọffice, chắvq h n nh ed u.v n t u i , ;r< u.v 1ằ !ằãô H J>*'l H< Cô| ed ãằ!> -ô' -I n- ?|M T n ww w lib mở, hùi rà đóng cácfile r h ia p h ả i d a n h sách trìtỉh b v lải liệu đĩỉợc tn iy cập lịần đ â v n hất từ Excel Các tù y chọn m bạn có th ể tn iy cập từ Office Biitioii ctỉíỢc m inh họa h ình 1.2 ui 11 Chưdng 1: Khảo sát Excel 2010 *•( P v ^ t Ì Q t- I, c ~ ui •< í' v5 ww • w lib i r « (ằ->ôô>ã< Ccfôt)lis(ô 0f V k v « A iia n ^ « ỉ.l Pttnl Sr,«eĩ ịC F r l o F iỉ ed u.v n Aú fT6chmcdf lib r .ha ui Hình 1.4: Sử dụng tab Page Layout dể canh chỉnh W0 fksheet đ ể in ww w lib ui ed u.v n -w ww lib K Tab P orm itlas: Làm việci'ớ id ữ liộ ii trongsheet ìn ệ cth ê m cơiỉS, thức ì'à d ữ ỉiệìi N bìỉ đìtợc iniiib họa tĩvng hình 1.5, tab n y cho bạn tn iỵ cập niội cú Iihâp tất côỉig thức đ ã p h â n họng m ục đ ề dễ d àng sứ dụng Ngoài ra, bạn sử dụng tabP om iulas đ ể tạo lên cho ô bảng, kiểm tra công thức, xá c định p h ép lin h giả lỉỊ sheel í> d -o- f m /x S ỡ O k l * M i c r ứ $ o f t E x c e l ( T » c h m c đ Ị P r e s 'i « » o Home tni«i1 £ Atevikô Isyu ã A6 Dôu ấ_ ^ J ' \ t lì f íl^ ^ p ũềìé fii Tirtí • r R*vi