Đề tài Ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện - Viện Kinh tế Việt Nam đã nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và đưa ra một số đề xuất nâng cao hiệu quả ứng dụng tại Thư viện Viện Kinh tế. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Trang 1DƯƠNG HO DIEP
UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TAI THU VIEN - VIEN KINH TE VIET NAM
CHUYEN NGANH: KHOA HOC THU VIEN
MA SO: 60 32 20
LUAN VAN THAC SI KHOA HOC THUVIEN
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS TS DOAN PHAN TAN
Trang 2Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất tới
PGS.TS Đoàn Phan Tân, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành bản luận văn này
Tôi cũng được xin bày tỏ lòng cảm ơn tới các giảng viên của Khoa Sau đại học Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, giáo viên phản biện, các
đồng nghiệp công tác tại Thư viện-Viện Kinh tế Việt Nam, Viện Khoa
học xã hội Việt Nam đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong quá
trình thực hiện luận văn
Cuối cùng, tôi xin được đành lời cảm ơn đến gia đình, bạn bè, những
người thân đã luôn quan tâm, động viên, khích lệ tôi trong suốt quá trình học
tập và nghiên cứu khoa học
Hà nội, ngày 20 tháng 07 năm 2007
Trang 31 Danh muc viết tắt tiếng Việt
- CBIV Cán bộ thư viện
- CNIT Công nghệ thông tin
- CSDL Cơ sở dữ liệu
- KT-XH Kinh tế-xã hội
-_ Hoạt động TT-TV Hoạt động thông tin-thư viện
- NCKH Nghiên cứu khoa học
- Tap chi VSED Tạp chí Vietnam Socio’s Economic Development
- Tap chi NCKT Tạp chí Nghiên cứu kinh tế
- Trung tam KHXH&NV _ Trung tâm khoa học xã hội và nhân văn
- TV Vien KTVN Thư viện Viện Kinh tế Việt Nam
- Vien KTVN Vien Kinh té Viet Nam
- Vien KHXH VN Vien Khoa học xã hội Việt Nam
2 Danh mục viết tắt tiếng nước ngoài
- DOS Disk Operating System
- FAO Food and Agriculture Organization - LAN Local Area Network
- MARC Machine Readable Cataloging
- UNESCO United Nations Educational, Scientific and
Cultural Organization
Trang 4
NOI DUNG: 05
Chuong 1 THU VIEN-VIEN KINH TE VIET NAM VA QUA TRINH
UNG DUNG CNTT TRONG HOAT DONG CUA THU VIEN 05
1.1 Vài nét về Viện Kinh tế Việt Nam 05
1.2 Thư viện Viện KTVN 08
1.2.1 Vẻ chức năng, nhiệm vụ 08
1.2.2 Nguồn lực thong tin 09
1.2.3 Nhóm người dùng tin và nhu câu tin của họ 14
1.2.4 Các dịch vụ thông tin 16
1.3 Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin 19 1.3.1 Xu hướng tỉn học hoá trong hoạt động TT-TV 19 1.3.2 Yêu cầu ứng dụng CNTT trong hoạt động TV Viện KTVN 20 1.3.3 Quá trình ứng dụng CNTT tại Thư viện Viện KTVN 21
HUONG 2 THUC TRANG UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN
TAI THU VIEN-VIEN KINH TE VIET NAM 25
2.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu 25
2.1.1 Vài nét giới thiệu về phần mềm WINISIS 25
2.1.2 Yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu 29
2.1.3 Các cơ sở dữ liệu do Thư viện Viện KTVN xây dựng 30
Trang 5Các CSDL tích hợp sách Viện KHXH Việt Nam Xây dựng Website 2.2.1 Website Viện KTVN 2.2.2 Website nội bộ, 2 2.3 Khai thác cơ sở dữ liệu 2.3.1 Tìm tin 2.3.2 Xuất bản các ấn phẩm thư mục 2.3.2.1 Thư mục chủ đề 2.3.2.2 Tổng mục lục rạp chí NCKT
2.3.2.3 Thông báo sách mới
2.3.2.4 Thông tin thư mục tài liệu hàng năm
2.3.2.5 Danh mục từ khoá chủ đề CSDL Viện KIVN 2.4 Nhận xét và đánh giá
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DUNG CNTT TAI THU VIEN-VIEN KINH TẾ VIỆT NAM
3.1 Nâng cao chất lượng CSDL, ic CSDL
phương tiện lưu trữ thơng tin
3.1.1 Hồn thiện cấu trúc 3.1.2 Da dang hod c: 3.1.3 Tăng cường bổ sung ic nguồn tỉn số hóa
3.2 Nâng cao hiệu quả các dịch vụ khai thác tìm tin
3.3 Nâng cao trình độ cho cán bộ thư viện và đào tạo người
dùng tin
3.3.1 Nâng cao trình độ cán bộ thư viện
Trang 6T:
Trang 7
Phát triển dựa trên công nghệ thong tin (CNTT) 1a quá trình phát triển
của một đất nước dựa trên cơ sở phát triển và ứng dụng CNTT nhằm tạ ra tiên đề cần thiết để phát triển kinh tế tri thức Việc ứng dụng và phát triển
CNTT nhằm truyền bá và sử dụng thông tỉn ngày càng cao cả về số lượng và chất lượng, nó tác động làm thay đổi điều kiện sống của con người CNTT tạo ra những ảnh hưởng làm biến đổi căn bản nền kinh tế quốc dân và xã hội, nên việc phát triển kinh tế-xã hội (KT-XH) dựa trên CNTT là giải pháp
có ý nghĩa cho việc phát triển của một quốc gia
Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đặt ra những thách thức cho ngành thông tin-thư viện (TT-TV), đặt các hoạt động TT-TV vào môi trường nóng
bỏng của xã hội để tiếp cận, khai thái
„ sở hữu sử dụng và sản xuất ra thông tỉn-nguồn lực phát triển cơ bản và chủ lực của nền văn minh hiện đại Nhận thức rõ vai trò của thông tin và CNTT, Đảng và Chính phủ đã ban hành nhiều Nghị quyết chính sách nhằm tăng cường và phát triển CNTT Quyết định của Thủ tướng số 211-TTg ngày 07/04/1995 phê duyệt Chương trình Quốc gia vẻ CNTT Chỉ thị 58-CT/TW của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT trong sự nghiệp cơng nghiệp hố, hiện đại hoá giai đoạn 2001-2005 Để thực hiện thành công chiến lược phát triển KH&CN đến năm 2020 theo tỉnh thân Nghị quyết TW2 (khoá VIII) và Nghị quyết Đại hội Đảng lân thứ IX, phải “tổ chức hệ thống thông tin KH&CN quốc
gia, các thư viện điện tử theo hướng hiện đại”
Trang 8
Những năm gần đây thực hiện đường lối đổi mới toàn diện đất nước theo Nghị quyết Đại hội VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986, kinh tế
đất nước phát triển mạnh, Viện tập trung nghiên cứu tổng kết những thành
ci
tựu và các vấn dé cách kinh tế Việt nam, kinh tế, phát triển
kinh tế các ngành và vùng kinh tế trọng điểm
Ngoài ra Viện còn là trung tâm đào tạo sau đại đại học về một số môn kinh tế vả có mối quan hệ rộng rãi với các ban ngành của Đảng và Chính
phủ Các cán bộ trong Viện là những chuyên gia về các vấn dé kinh tế trong và ngoài nước Họ là giáo sư, tiến sĩ, viện sĩ đầu ngành Họ chính là những nhà cố vấn, nhà hoạch định chính sách kinh tế, do vậy yêu cầu về thông tin
là ít lớn Nhận thức rõ đường lối chủ trương của Đảng trong việc phát triển
và ứng dụng CNTT Viện KTVN đã rất chú trọng trong việc đưa CNTT vào
trong hoạt động của thư viện
“Thư viện Viện KTVN là thư viện chuyên ngành trong lĩnh vực kinh tế, là bộ phận quan trọng trong cơ cấu tổ chức của Viện KTVN Thư viện có nhiệm vụ phục vụ cho hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện, ngoài ra còn đáp ứng các nhu câu tài liệu về kinh tế Việt Nam và thế giới cho các cán
bộ nghiên cứu khoa học, giảng viên các trường đại học, nghiên cứu sinh, học
viên cao học, các học giả trong và ngoài nước Để đáp ứng yêu cầu ngày cành cao của các đối tượng người dùng tin thư viện đã đưa CNTT vào trong hoạt động của mình, từng bước tin học hoá các hoạt động thư viện Vii
c ứng
dụng CNTT vào hoạt động thư viện nhằm làm tăng nhanh tốc độ xử lý thông tin, quản lý nguồn tài liệu có trong kho và nâng cao hiệu quả phục vụ người
Trang 9tổng kết lại quá trình ứng dụng CNTT tại Thư viện Viện KTVN là điều rất cân thiết, để có thể tìm ra được những ưu điểm, nhược điểm của việc ứng
dụng CNTT trong hoạt động thư viện, từ đó để ra các giải pháp nhằm giải
quyết những tồn tại và phương hướng phát triển ứng dụng CNTT trong thời
gian tới Do vậy tôi chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện Viện Kinh tế Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt nghiệp lớp cao học thư
viện của mình
2 ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
Đối tượng nghiên cứu: Quá trình ứng dụng CNTT tại Thư viện Viện KTVN Pham vi nghiên cứu: Những ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV tại Thư viện Viện KTVN từ năm 1992 đến nay
3 MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU: Mục tiêu của đề tài: Nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT tại viện Viện KTVN Từ đó đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất những
biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của vi:
TT-TV Viện KTVN trong thời gian tới ứng dụng CNTT trong hoạt động
4 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Trong suốt quá trình 15 năm Thư viện Viện KTVN ứng dụng CNTT
trong hoạt động thư viện của mình song vẫn chưa có một công trình nào
nghiên cứu vẻ việc “Ứng dụng công nghệ thông tin tại Thư viện-Viện
Trang 105 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:
- Sử dụng phương pháp kết hợp nghiên cứu lý luận với khảo
- Phương pháp tổng hợp và phân tích số liệu
~ Tham khảo ý kiến và trao đổi với các chuyên gia, đồng nghiệp
- Nghiên cứu các tài liệu liên quan
6 KẾT CẤU LUẬN VĂN
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo
Luận văn gồm 3 chương với nội dung sau
CHƯƠNG 1: THU VIEN-VIEN KINH TE VIET NAM VA QUA TRINH UNG
DUNG CNTT TRONG HOAT DONG CUA THU VII
CHUONG 2: THUC TRANG UNG DUNG CNTT TẠI THƯ VIỆN-VIỆN
KINH TE VIET NAM
Trang 11NỘI DUNG
Chương 1
THU VIEN-VIEN KINH TE VIET NAM
VA QUA TRINH UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN
TRONG HOAT DONG CUA THU VIEN
1.1 Vài nét về Viện Kinh tế
Viện Kinh tế Việt Nam (tên tiếng Anh: Vietnam Institute of
Economic) là một viện nghiên cứu trực thuộc Viện Khoa học Xã hội Việt Nam (Viện KHXH VN) được thành lạ
06/02/1960 của Thủ Tướng Chính phủ
à Viện nghiên cứu khoa học cấp quốc gia có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản vẻ lý luận và thực
tiễn phát triển của nền kinh tế Việt Nam dưới tác động của toàn cầu hoá và
hội nhập kinh tế quốc tế, cung cấp luận cứ khoa học phục vụ việc hoạch định đường lối, chiến lược và chính sách phát triển KT-XH của Đảng và Nhà
nước; Viện KTVN còn là một trung tâm đào tạo tiến sĩ về một số bộ môn
kinh tế học; cung cap thong tin vé kinh tế Việt Nam cho các học giả trong và
ngoài nước Viện KTVN có nhiệm vụ sau:
- Trình Chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam chiến lược qui hoạch, kế
hoạch 5 năm và hàng năm vẻ định hướng phát triển Viện KTVN và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt
Trang 12
- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực kinh tế, thực hiện đào tạo và
đào tạo sau đại học theo quy định của pháp luật, tham gia phát triển nguồn
nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của Viện KHXH
- Theo chức năng, tổ chức thẩm định và tham gia thẩm định vẻ mặt khoa học các chương trình, dự án phát triển KT-XH ở các bộ, ngành, địa phương theo sự phân công của Viện KHXH VN
- Thực hiện các nhiệm vụ tư vấn về những vấn đẻ KT-XH cho các đối tượng
trong
ngoài nước có nhu cầu theo chức năng, nhiệm vụ của Viện
- Tổ chức hợp tác quốc tế vẻ nghiên cứu và đào tạo theo quy định hiện hành - Phối hợp với các viện thuộc Viện KHXH VN, các cơ quan nghiên cứu của các bộ, ngành, địa phương, tổ chức nghiên cứu ứng dụng các kết quả nghiên
cứu khoa học và thực tiễn
- Trao đổi thông tỉn khoa học với các cơ quan trong nước và nước ngoài theo qui định; quản lý tư liệu, thư viện của Viện; xuất bản các ấn phẩm khoa học; phổ biến các kết quả nghiên cứu khoa học, truyền bá các kiến thức khoa học
tới quảng đại quần chúng - Quản lý vẻ tổ chức bộ máy, biên chế, qui định, chế đi ¡ sản va kinh phí của Viện theo các KHXH VN
- Thực hiện nhiệm vụ khác theo sự phân công của Chủ tịch Viện KHXH VN Cơ cấu tổ chức Viện KTVN bao gồm các phòng ban như sau [22, tr9-10]: *, Các phòng nghiên cứu khoa học
Trang 13- Phòng Công nghiệp và dịch vụ - Phòng Lịch sử kinh tế Việt Nam - Phòng Nông nghiệp và kinh tế - Phòng Những vấn đẻ giới và phát
nông thôn triển kinh tế
*, Phòng phục vụ nghiên cứu: Gồm có Phòng thông tỉn-thư viện *, Các phòng giúp việc Viện trưởng
~ _ Phòng quản lý khoa học và đào tạo - _ Phòng Hành chính-tổng hợp
~_ Ngoài ra Viện KTVN còn có Tạp chí Nghiên cứu kinh tế và Tạp chí Vietnams" Socio Economic Development là cơ quan ngôn luận khoa học của Viện KTVN đồng thời là diễn đàn khoa học của giới nghiên cứu kinh tế Việt Nam Hai tạp chí này được tổ chức và hoạt động theo giấy phép hoạt động báo chí, luật báo chí, các văn bản pháp quy khác liên quan về báo chí và
c Tạp chí thuộc Viện KHXH VN
Quy chế vẻ tổ chức và hoạt động của
- Hội đồng khoa học của Viện KTVN có nhiệm vụ tư vấn cho Viện
và tổ chức khoa học
trưởng về định hướng công tác nghiên cứu, phát triể
của Viện Các thành viên Hội đồng khoa học của Viện do Viện trưởng quyết
định sau khi có thoả thuận của Chủ tịch Viện KHXH VN Hội đồng khoa học Viện KTVN hoạt động theo quy chế vẻ tổ chức và hoạt động của Hội đồng khoa học do Chủ tịch Viện KHXH VN ban hành [22, tr 11-26]
Về nhân lực: Năm 2006, đội ngũ cán bộ công chức hiện có của Viện KTVN là 67 cán bộ, trong đó có 53 c: bộ nghiên cứu (chiếm 79.1%), số còn lại là án bộ nghiên
n bộ công chức phục vụ nghiên cứu Trong số
cứu, hiện có 1 tiến sĩ khoa học, 2 giáo sư, 3 phó giáo sư, 27 tiến sĩ, 17 thạc
Trang 14
1.2 Thư viện Viện KTVN
Thư viện Viện KTVN (TV Viện KTVN) là một phòng trực thuộc Viện KTVN, thành lập từ năm 1960 cùng với sự ra đời của Viện KTVN
1.2.1 Vẻ chức năng, nhiệm vụ
TV Viện KTVN hoạt động với các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau: ~ Thực hiện các hoạt động của một thư viện khoa học chuyên ngành, đáp ứng cá
vụ chính của Viện KTVN
yêu cầu về thu thập và cung cấp thông tỉn khoa học phục vụ nhiệm
~ Thu thập, bảo quản, tổ chức khai thác và xử lý thông tin phục vụ các
nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của Viện KTVN
- Quản lý và tổ chức phục vụ tra cứu, cung cấp thông tin về các kết quả
nghiên cứu khoa học của Viện nhằm công bố và quảng bá các kết quả nghiên cứu của Viện KTVN đến các cơ quan, tổ chức nghiên cứu khoa học và các độc giả quan tâm ở trong và ngoài nước
- Tổ chức
ic hoạt động của Thư viện theo định hướng tăng cường ứng dụng CNTT hiện đại và xây dựng thư viện điện tử của Viện KTVN nhằm
nâng cao năng lực đáp ứng các yêu cầu về thu thập và cung cấp thong tin
phục vụ nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của Viện KTVN
~ Quản trị và cập nhật thông tin cho Website của Viện KTVN
Về cơ cấu tổ chức
Hiện nay Thư viện có 6 cán bộ, 1 Trưởng phòng quản lý chung, 1 Phó ch báo
trưởng phòng quản lý vẻ tài chính, bổ sung và kiêm xử lý mỉ Œ
ngoại văn, 1 cán bộ chuyên trách vẻ CNTT, 1 cán bộ làm công tác thủ thư
Trang 15
cán bộ có trình độ đại học được đào tạo chính quy chuyên ngành thư các Trường đại học độ trên đại học, 3 cán bộ khác ng hợp và Đại học văn hoá Hà Nội, 2 cán bội có 2 bằng đại học Các cán bộ trong Thư viện
đều được đào tạo chính quy, nắm chắc nghiệp vụ, tỉnh thần làm việc tốt,
không ngừng học hỏi nâng cao nghiệp vụ cũng như các ngành học khác có liên quan như kinh tế, khoa học xã hội, khoa học công nghệ, ngoại ngữ
Cơ sở vật chất-trang thiết bị
Bên cạnh những lỗ lực trong công tác chuyên môn thì cơ sở vật chất
như hiện nay của Thư viện đã phần nào tạo nên sự thành công trong những bước đi của thư viện Tuy là một thư viện chuyên ngành nhưng thư viện đã được trang bị khá khang trang Toàn bộ tầng 5 của toà nhà số 477 đường Nguyễn Trãi-Thanh Xuân-Hà Nội với tổng diện tích trên 300 m, Trung tâm TT-TV có các phòng: Phòng tra cứu (phòng máy), phòng đọc, phòng xử lý, phòng của cán bộ quản lý, kho tài liệu lưu, kho phục vụ
Tính đến hết năm 2006 Thư viện có 10 dàn máy tính hiện đại, 2 máy
in, 1 máy scan, 2 máy hút bụi, hệ thống điều hoà nhiệt độ trung tâm, | may hút ẩm, đâu ghi, hệ thống bàn ghế, giá sách, tủ tạp chí được trang bị theo đúng quy cách tiêu chuẩn, phù hợp và rất thuậ
tiện cho hoạt động thư viện
1.2.2 Nguồn lực thông tin
Nguồn thông tin truyền thống Thư viện có khối tài liệu truyền thống với khoảng 20000 bản tài liệu như sách chuyên ngành về kinh tế, sách tham khảo, sách tra cứu, giáo trình,
Trang 16+ Kho tài liệu tiếng Việt:
Gồm 9856 tài liệu chiếm 49,28% tài liệu trong kho Trong đó sách chuyên ngành vẻ kinh tế 8010 cuốn chiếm 40,04% nội dung tập trung chủ yếu vào
ích hành chính và
ái ¡ cách doanh nghiệp nhà : về nên kinh tế nhiều thành phần; về
khu vực kinh tế nhà nước và kinh tế tư nhân; về lao động việc làm và dân số;
vấn đề kinh tế học phát triển, vấn đề tài chính-tiền tệ, vấn đề kinh tế chính trị, vấn đề hoạch định chính sách, chiến lược phát triển kinh tế
Sách tham khảo 921 cuốn chiếm 4,60% bao gồm các văn bản pháp
luật của nhà nước, văn kiện Đảng, sách về số liệu thống kê KT-XH của Việt
Nam Đây là mảng tài liệu trợ giúp vô cùng quan trọng trong việc nghiên
cứu khoa học của các cán bộ Viện
Sách tra cứu 204 cuốn chiếm 1,02%, đây chính là các cuốn từ điển
chuyên ngành vẻ Kinh tế học, kinh tế-xã hội, tài chính-ngân hàng, đầu tư- thương mại, giáo dục, lao động-việc làm
Tài liệu giáo trình kinh tế 255 cuốn chiếm 1,27%, đây là loại tài liệu mang tính chất đặc thù, sách cung cấp cho học viên, sinh viên những kiến thức cơ bản có hệ thống về các chuyên ngành kinh tế mà học viên đang theo học, giúp học có thể thiết lập một nền tảng vững chắc trước khi nghiên cứu
chuyên sâu vấn đề họ quan tâm
Luận án tiến sĩ được bảo vệ tại Viện KTVN 158 cuốn chiếm 0,79%, đây chính là hệ thống luận án tiến sĩ do Viện KTVN đào tạo
Dé tài khoa học cấp bộ và cấp Nhà nước gồm 308 dé tai chiếm 1,54% Các đề tài này do Viện KTVN thực hiện, chủ nhiệm đề tài
Trang 17
thiết kế CSDL riêng cho khối tài liệu này và đã đưa lên mạng LAN để phục Vụ tra cứu + Kho tư liệu kinh tế“xã hội của Việt Nam từ 1945 đến nay
Gồm 5241 tài liệu chiếm 26,20% Khối tài liệu này rất lớn và có gi
trị lịch sử Tài liệu có được do sự sưu tầm của cán bộ thông tin trong Trung
tâm, và từ các vị lãnh đạo Viện KHXH VN chuyển cho Trung tâm xử lý Ngoài những thông tin KT-XH đây còn là những văn bản sơ khảo, dự thảo trình Chính phủ Việt Nam vẻ chương trình phát triển KT-XH của đất nước
+ Kho tài liệu tiếng nước ngoài:
Gồm 4903 cuốn chiếm 24,51%, chủ yếu là tiếng Anh với 4309 cuốn chiếm 21,54%, bao gồm các vấn đề về kinh tế học nói chung, các vấn đề về
tài chính-tiền tệ-ngân hàng, về kinh tế-xã hội của các nước trên thế giới và
Trang 18
+ Kho tạp chí: Gồm trên 40.000 cuốn tạp chí chuyên ngành với trên 90 đâu tạp chí tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Nga Tạp chí tiếng Việt gồm 27966 cuốn chiếm 69,91%, tạp chí tỉ
28,00%, tạp chí tiếng Nga 834 cuốn chiếm 2,08%
g Anh gồm 11200 cuốn chiếm Số TT Loại hình tạp chí Số lượng Tỷ lệ % 1 | Tạpchítiếng Việt 27966 69,91 2 _| Tap chi tiéng Anh 11200 28,00 3 | Tap chi tiéng Nga 834 2,08 Bảng 1.2: Thống kê tổng hợp tạp chí của TV Viện KTVN tính đến 4.2007 xuất bản trong nước, như: tạp chí Tài chính, Thông tin tài chính, Kinh Thư
tế phát triển, Phát triển kinh tế, Kinh tế đối ngoại, Kinh tế và dự
viện cũng đang bổ sung 25 đâu tạp chí chuyên ngành tiếng Anh xuất bản ở nước ngoài như: Journal of Macroeconomics, Journal of Political Economy, Economic Policy, Economics & Politics, va 1 đâu tạp chí tiếng Nga xuất bản tại Nga Một khối
liệu nữa cần phải đẻ cập đến đó chính là hệ thống tài liệu báo cắt được Thư viện xử lý từ những năm 1970 đến nay Với trên 100 vấn để vẻ kinh tế, bao gồm 250 tập với trên 50.000 bài báo được cắt dán đóng quyển, khối tài liệu này được xử lý từ 42 loại báo kinh tế trong nước đã đóng
góp vai trò to lớn trong việc nghiên cứu lịch sử phát triển KT-XH của Việt
Nam, giúp các cán bộ nghiên cứu có thể nắm bắt thông tỉn vẻ kinh tế nóng
bỏng được đăng tải trong các giai đoạn lịch sử đã qua
n tử
Nguồn thông tin điệ
Trang 19
* Các CSDL tra cứu tại Thư viện do TV Viện KTVN thiết kế: CSDL TV Viên KTVN
- CSDL Tổng mục lục Tạp chí Nghiên cứu kinh tế
- CSDL Tổng mục lục Tạp chí Vietnam Socio-Economic Development - CSDL Kết quả nghiên cứu khoa học của Viện Kinh tế Việt Nam
'CSDL tích hợp sách thuộc hệ thống TT.TV Viên KHXH VỊ - CSDL Tích hợp sách tiếng Việt và Lan Viện KHXH VN - CSDL Tích hợp sách tiếng Nga Viện KHXH VN
- CSDL Tích hợp
ch tiếng Trung Viện KHXH VN
* CD-ROM: Bao gồm hệ thống các đĩa CD-ROM về các vấn đề KT-
XH trong nước và các nước trên thị i, được chia thành trên 40 van dé
như: Lý thuyết kinh tế, tài chính-tiền tệ, thương mại, dịch vụ, kinh tế Việt Nam, kinh tế thế giới, môi trường, phát triển bẻn vững Hệ thống đĩa CD-
ROM này cũng có thể tra cứu thông qua kho thư viện CSDL đĩa CD-ROM của Thư viện
ố hoặc tra cứu trên * Ngoài ra khi vào trang Website nội bộ của Viện KTVN độc giả có các Bộ, ngành, tổ chức thể dễ dàng tiếp cận đến
quốc tế khác đã được Thư viện lựa chọn và sắp xếp như: Website của Viện Nghiên cứu Quản lý kinh tế Trung ương www iem.ors.vn nội dung cung cấp thông tin vẻ thể chế kinh tế, chính sách kinh tế, kế hoạch hoá, cơ chế quản lý kinh tế, môi trường kinh doanh, cơ cấu kinh tế Website Bộ kế hoạch và đầu tư www.mpi.gov.vn cung cấp các thông tin về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch về KT-XH chung của cả nước, vẻ cơ chế chính ách quản lý
chung ột số lĩnh vực kinh tế cụ thể như: Đầu tư trực tiếp nước ngoài, hội
Trang 20
chính, chính
wwav.mof.gov.vn cung cấp các thông tin: Quản lý Nhà nước
ngân sách, thué , về dự trữ quốc đầu tư tài chính, vấn dé
doanh nghiệp, tài chính cơng, thị trường chứng khốn
Độc giả có thể tra cứu tìm tỉn tại nguồn thơng tin số hố của Thư viện ở cả hai mạng nội bộ và mạng Internet Nguồn thông tỉn này gồm trên 600
tài liệu được lưu trữ toàn văn dưới dạng số hoá Trong đó có 156 cuốn sách, 244 tư liệu, nội dung chủ yếu phản ánh về các vấn đề KT-XH của Việt Nam
và thế giới như: Kinh tế phát triển, chương trình phát triển quốc gia, vấn đẻ về tài chính-ngân hàng-tiên tệ, xố đói giảm nghèo, cơng-nơng nghiệp 1.2.3 Các nhóm người dùng tin và nhu cầu thông tin của họ Người dùng tin (NDT) có thể được hiểu là người sử dụng c thông tin thư viện nhằm phục vụ cho hoạt động nghiên dich vu thong tin ct cứu khoa học, họ NDT đêu có nhu c: c hoạt động nghề nghiệp của họ Mỗi ip cũng như cho
tin (NCT) riêng NCT là những đòi hỏi khách quan vẻ
thông tin của các nhân hay một tập thể nhằm duy trì
hoạt động của con người Nghiên cứu NCT nhằm mục đích nhận dạng rõ về nhu cầu thông tỉn và tài liệu của NDT, trên cơ sở đó tìm ra biện pháp cụ thể phù hợp để cung cấp thông tin hoặc tài liệu cho phù hợp với NDT
Nghiên cứu đặc điểm cơ bản của đối tượng NDT nhằm tìm hiểu các
yêu cầu và nhu cầu của họ giúp cho thư viện có thể đáp ứng có hiệu quả và
thiết thực Đây cũng là một hoạt động không thể thiếu trong các cơ quan TT-
TV NDT va NCT là cơ sở để định hướng cho toàn bộ hoạt động thông tỉn của cơ quan TT-TV
Đối tượng độc giả chính của Thư viện là các cán bộ nghiên cứu của
Trang 21
hỗ trợ đáp ứng các yêu cầu tìm kiếm và tham khảo thông tỉn cho cán bộ các
cơ quan và địa phương, giảng viên, nghiên cứu sinh và sinh viên các trường đại học, cá ä nước ngoài đến nghiên cứu vẻ kinh tế Việt Nam
Nhóm người dàng tin là cán bộ lãnh đạo và cán bộ nghiên cứu: Đây
là nhóm người dùng tin có trình độ cao, có vai trò quan trọng trong sự phát
triển của Viện KTVN Họ là những người tạo ra trỉ thức khoa học, là người để ra mục tiêu và định hướng chién luge phat trién h định phát triển KT-XH của phải có chất lượng cao tức là phải có Viện, cố vấn cho Chính Phủ trong việc đề ra c c đường lối ho; đất nước Vì vậy thông tin cung cí
hàm lượng khoa học cao, đầy đủ và chính xác
- Điều kiện làm việc và phương thức làm việc của cán bộ nghiên cứu, các nhà khoa học của Viện KTVN và Viện KHXH VN mang tính tự do, không bị ràng buộc phải tuân thủ theo nhũng quy định nghiêm ngặt của các quy trình công nghệ hay các phòng thí nghiệm do vậy vai trò hoạt động cá nhân của các nhà nghiên cứu khoa học xã hội được đẻ cao hơn Đặc điểm này đòi hỏi cách tổ chức đáp ứng thông tin của thư viện phải linh hoạt Nhu cầu thông tin của NDT là cán bộ nghiên cứu và cán bộ lãnh đạo trong Viện vừa đòi hỏi phải tích luỹ rộng vừa đòi hỏi phải rất chuyên sâu cho một đề tài
nghiên cứu của họ NCT rộng thể hiện ở diện cung cấp thông tin được bao
quát từ nhiều nguồn tin khác nhau cho vấn đề khoa học cân nghiên cứu Nhóm người dùng tin là giảng viên: Đây là nhóm người có trình độ
trên đại học, khả năng sử dụng ngoại ngữ và máy tính tốt Họ là người
chuyển giao các trí thức khoa học đến cho sinh viên, do vậy nhóm NDT này luôn dành một khoảng thời gian nhất định đến thư viện Thông tin cho nhóm
KT-XH
NDT này là những thông tin chuyên sâu có tính thời sự
Đối với hai nhóm NDT này tại TV Viện KTVN thì họ dành thời gian
Trang 22tra cứu CSDL của Thư viện qua mạng Internet, mạng LAN của Thư viện rồi
gửi yêu cầu về Thư viện Thư viện có trách nhiệm đáp ứng yêu cầu
ích nhanh nhất và thuận tiện nhất
Nhóm người dùng tin là các nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên các trường dại học: Họ là những người đã tốt nghiệp đại học hoặc đang
học đại học, là đối tượng dùng tỉn thường xuyên của thư viện, họ dành nhiều
thời gian cho việc đến thư viện tìm tài liệu Thông tin họ cần của nhóm
người này là những thông tin chuyên sâu về lĩnh vực mà nhân họ quan tâm Họ sử dụng máy tính khá tốt nên không gặp trở ngại gì khi thực hiện n KTVN tim tin trén hé thống tra cứu bằng máy tính của thư vién Do TV Vii là thư việt chuyên ngành nên chỉ phục vụ cho đối tượng này dưới hình thức sao chụp u theo yêu cầu, không phục vụ đọc tại thư viện hay mượn về + Nhận xét NCT và NDT tại TV Viện KTVN
- Nhu cầu của người dùng tin rất đa dạng, phong phú, mang tính chất chuyên sâu vẻ lĩnh vực KT-XH trong và ngoài nước
- Người dùng tin của Thư viện có trình độ học vấn cao
- Nhu cầu vẻ tài liệu chuyên ngành mang tính chất khoa học lớn, đòi hỏi đáp ứng bằng các hình thức đặc thù, yêu cầu vẻ việc mở rộng lĩnh vực tài liệu ra một số ngành khoa học có liên quan
1.2.4 Các dịch vụ thông tin
+ Dịch vụ thông tin truyền thống ~_ Dịch vụ mượn-trả tài liệu về nhà
Dịch vụ này áp dụng cho đối tượng là
c cán bộ của Viện KTVN, cho
phép bạn đọc mang tài liệu về nhà sử dụng trong thời gian quy định Độc giả
Trang 23
của thư viện Ngoài việc ghi và ký nhận tài liệu tại sổ mượn, thì đồng thời cán bộ thủ thư phải vào CSDL quản lý bạn đọc và nhập các yếu tố mượn-trả
để có thể quản lý tốt tài liệu và biết được tình trạng của tài liệu CSDL quản lý mượn-trả tài liệu được kết nối với các CSDL khác của Thư việ - Dịch vụ phục vụ đọc tại chỗ: Hiện nay Thư viện có một phòng đọc tại chỗ dành cho đối tượng là cán
bộ của Viện, các nghiên cứu sinh và học viên cao học Sau khi độc giả tra
cứu thông tin trên máy tính, độc giả đưa yêu câu đến thủ thư, người thủ thư
¡ chỗ, khi s
đáp ứng yêu cầu và độc giả có thể ngồi đọc
dụng tài liệu xong
¡ liệu tại bàn, nhân viên thư viện ít về vị trí cũ
- Dịch vụ hướng dẫn người dùng tin:
Hàng năm Thư viện đều mở 2 lớp hướng dẫn người dùng tỉn vào tháng I
và tháng 6, đồng thời thông báo tình hình của thư viện cho các độc g Ngoài 2 lớp học trên thì hàng ngày khi có độc giả đến thư viện họ đều được
sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ thư viện về
ich thức tra cứu tìm tin,
cách thức sử dụng các CSDL của thư viện Dịch vụ này được rất nhiều độc giả là cán bộ nghiên cứu của các Viện nghiên cứu trong Viện KHXH VN, giảng viên và sinh viên các trường đại học hoan nghênh
- Dịch vụ sao chụp và in ấn tài liệu:
Cung cấp bản sao tài liệu gốc cho người dùng tỉn trong trường hợp người dùng tin muốn có tài liệu hoặc một số thông tỉn để sử dụng lâu dài, đối
Trang 24
- Dịch vu thông báo sách mới:
Để độc gì
có thể tiếp cận nhanh các tài liệu của thư viện, Thư viện đã
thực hiện việc làm *Thông báo sách mới” hàng tháng, trong đó giới thiệu
một số các yếu tố xuất bản của sách, đặc biệt đã giới thiệu tóm tắt nội dung
sách cùng địa chỉ lưu trữ, sau đó in làm nhiều bản gửi đến các phòng ban và Ban lãnh đạo Các
n bộ của Viện qua đó có thể biết và đăng ký với thư viện để mượn tài liệu ngay khi có thể
Ngoài ra để đáp ứng được nhu cầu tìm tin của độc giả Thư viện đã có một
số hình thức dịch vụ thông tỉn khác như:
- Cung cấp các bản thông tin thư mục có tóm tắt nội dung tài chủ đề độc giả yêu cầu
- Cung cấp dịch vụ tra cứu hệ thống tư liệu báo cắt đán theo chủ đề
~ Thực hiện các yêu cầu vẻ tổng luận, tóm tắt và dịch thuật
- Cung cấp các dịch vụ tư vấn trong lĩnh vực tổ chức hệ thống tra cứu áp
dụng tin học trong thư viện
+ Dịch vụ thông tin sử dụng CNTT hiện đại
- Do c CSDL của Thư viện đã được đưa lên mạng, nên độc giả có
thể tra cứu thông tin trên các CSDL thông qua trang Web www.vies.org.vn
của Viện xuất phát trên một máy tính có kết nối mạng
Dịch vụ tra cứu thông tin trên máy tính: Được thực hiện ngay tại
phòng máy của Thư viện, độc giả có thể tra cứu thong tin trên các CSDL của
Thư viện Viện KTVN hay trên các CSDL của Viện KHXH VN xây dựng
Trang 25Số Ten CSDL Số biểu TT gi
1_| CSDL thư viện Viện KTVN 35557 2 _| CSDL Tổng mục lục Tạp chí Nghiên cứu kinh tế 3476
3 | CSDL Tổng mục lục Tạp chí VSED 282 4 _| CSDL Kết quả nghiên cứu khoa học của Viện KTVN 308 6| CSDL Tích hợp sách tiếng Việt và Latin Vign KHXH VN | 56148 7_| CSDL Tích hợp sách tiếng Nga Viện KHXH VN 850
8 | CSDL Tích hợp sách tiếng Trung Viện KHXH VN 1124
Bảng 1.3: Danh sách các CSDL khai thác tại TV tính đến 04/2007
1.3 Quá trình ứng dụng CNTT
1.3.1 Xu hướng tin học hoá trong hoạt động thông tin thư viện
CNTT đã được ứng dụng trên thế giới từ những năm 50 của thế kỷ XX, với các máy tính có khả năng làm việc theo chế độ xử lý bao gói các dữ liệu Dạng xử lý này phù hợp với các quá trình bổ sung, biên mục, xử lý các
ấn phẩm định kỳ, hay thống kê vòng quay của sách Đầu những năm 70 vấn để tự động hoá thư viện đã diễn ra một bước tiến lớn đó là sự liên kết giữa kỹ
thuật máy tính với các phương tiện viễn thông Kết quả của việc liên kết này
là tạo ra các nhau như mạng LAN, mạng WAN, các lạng máy tính kh: mạng quốc gia và quốc tế Đến đầu những năm 80 sự xuất hiện của máy vi tính đã tác động lớn tới quá trình tin học hoá hoạt động của
c thư viện Với
những hiệu quả to lớn của nó, CNTT sẽ đóng vai trò chủ đạo trong sự phát triển của thư viện, đặc biệt trong kỷ nguyên thông tin như hiện nay [I2, tr 35] Sự © quy trình cơng tác, hệ thống và mạng lưới TT-TV được giải thích bởi khối lượng
thiết phải ứng dụng CNTT trong thực tự động hoá
Trang 26thong tin tử và công nghệ số, đã đặt ra cho hoạt động TT-TV vào một môi trường hết sức nóng bỏng của xã hội, đó là việc làm thế nào để tiếp cận,
khai thác, sở hữu sử dụng va sản xuất ta thông tin-nguồn lực phát triển cơ
bản và chủ lực của nền văn minh hiện đại Vấn đẻ ứng dụng công nghệ thông tỉn trong hoạt động TT-TV không còn là mới mẻ nữa Những thành tựu mà CNTT mang lại trong hoạt động TT-TV đã chứng minh tim quan trọng của CNTT trong hoạt động TT-TV và tin học hoá hoạt động TT-TV là xu thế phát triển tất yếu [13, tr 19] Ta có thể kể ra đây một điển hình từ vi: ứng dụng CNTT vào hoạt động TT-TV tại Thái Lan Từ những năm 1980 rất nhiều cơ sở dữ liệu (CSDL) đã đượ thư viện và tư liệu khu vực của Viện Công nghệ Châu á (AIT-Asian Institute ö lập trong ác cơ quan giáo dục cao cấp, như Trung tâm
of Technology), Thư viện Quốc gia Thái Lan, Thư viện Trung tâm Trường c CSDL bản địa được tạo lập tại
đại học Chiang Mai Ngoài ic thu viện,
thì các CSDL ngoại quốc cũng được giới thiệu và khai thác trong thư viện của Thái Lan như: LISA, LIFE SCIENCE, MEDLINE, PAIS, AGRICOLE Phén mém CDS/ISIS do UNESCO phát triển đã được sử dụng phổ biến trên khắp đất nước Thái Lan Từ sau 1992 một số thư viện chính đã khai thác các phân mềm tự động thư viện như: DYNIX, INNOPAC, TINLIB [19, tr 26]
1.3.2 Yêu cầu ứng dụng tin học trong hoạt động TT-TV Vien KTVN
Chúng ta đang sống trong xã hội thông tỉn và nền kinh tế tri thức, xã
hội mà thông tin là động lực phát triển của nên kinh tế và trong nền kinh tế đó hàm lượng tri thức chiếm tỷ trọng lớn trong mỗi sản phẩm Mục tiêu của
các thư viện trong thời đại hiện nay là định hướng người dùng tin, thoả mãn
nhu cầu thông tin của họ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho người dùng tin có
Trang 27
Mục tiêu trên sẽ rất khó thực hiện nếu thiếu hệ thống thơng tin tự động hố ¢ TT-TV tự động hoá
Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT, xây dựng hệ t là yêu cầu mang tính khách quan, tất yếu đối với t
hiện nay [13, tr 16-17] ä các cơ quan TT-TV Là một Viện nghiên cứu chuyên ngành đứng đâu trong lĩnh vực kinh tế của đất nước, TV Viện KTVN hiểu rõ được tâm quan trọng và những tiện ích mà CNTT mang lại trong hoạt động TT-TV của mình vì nhờ có CNTT
mà ta có thể tiếp cận tới nhiều nguồn tin khác nhau, không chỉ tại thư viện
mà có thể vươn tới các nguồn tin khác nhau trong nước và quốc tế Ta có thể phát triển nội dung thông tin đa dạng thông qua các cơ sở dữ liệu tổng hợp,
liên ngành, đa ngành Đáp ứng được mọi nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả của thư viện nói chung và của cán bộ nghiên cứu trong Viện KHXN VN, Viện KTVN nói riêng
Chính vì vậy từ những năm 1990 Thư viện đã áp dụng tin học hoá trong hoạt động TT-TV đây là bước chuyển biến rất quan trọng đối với TV Viện KTVN Việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động TT-TV nhằm:
- Quản trị tốt hơn tài liệu có trong kho thông qua việc xây dựng các
CSDL thư mục Tự động hoá khâu in mục lục và các ấn phẩm thư mục - Xây dựng cách tiếp cận và công cụ tra cứu đảm bảo tìm tin nhanh, chính xác, dễ dàng; chú trọng cung cấp cho người dùng tin nhiều cách tìm
tin thông qua nội dung chủ đề của tài liệu
1.3.3 Quá trình ứng dụng CNTT tại TV Viện KTVN
Vào thập niên 90 toàn bộ hệ thống TT-TV của Viện KHXH VN vẫn đang vận hành theo mô hình thư viện truyền thống, việc đưa CNTT vào trong hoạt động TT-TV còn hoàn toàn xa lạ Tuy nhiên với sự tâm huyết, sự
Trang 28CNTT vào trong hoạt động của minh, chính vì
giúp đỡ của Trung tam Thông tin Khoa hoc va Công nghệ Quốc gia (KH&CN Q6) và Viện Thông tin Khoa học xã hội (KHXH) thì Viện Kinh tế học (nay là Viện Kinh tế Việt Nam) bắt đầu việc tin học hoá hoạt động
quản lý thông tin và phục vụ khai thác tìm tin Đây là đơn vị đầu tiên trong
Viện KHXH VN đưa CNTT vào trong hoạt động TT-TV qua sử dụng phần mềm CDS/ISIS chạy trên môi trường DOS Đó là hệ thống lưu trữ và tìm
kiếm thông tin tổng hợp mà người sử dụng có thể thao tác thuận tiện qua các
menu Từ phần mềm này Thư viện đã xây dựng các CSDL phục vụ độc giả
khai thác tìm tin trên máy vi tính
Từ năm 1997 để thúc đẩy nhanh việc tỉn học hoá hoạt động TT-TV trong Viện KHXH VN, Viện KHXH VN đã cho 13 Viện nghiên cứu trực
thuộc thực hiện để tài cấp bộ hàng năm có tên "Tin học hố hoạt động thơng tỉn-thư viện của Viện KHXH VN" và Viện KTVN là một thành viên Đến năm 2003 đã có 100% số Viện nghiên cứu trực thuộc Viện KHXH VN tham gia để tài cấp Bộ này
Từ năm 1997-1998 việc tin học hoá thư viện đã có
ệc sử dụng phiên bản CDS/ISIS for Windows thay cho phiên bản CDS/ISIS for DOS, với nhiều tính năng ưu việt hơn Hệ thống CSDL của Viện KTVN được cập nhật thường xuyên, quản lý tài liệu như sách tiếng tiến bộ khá rõ
rệt, với
Anh, sách tiếng Việt, sách tham khảo, tư liệu, bài trích tạp chí, báo, đề tài
với 3 CSDL (CSDL tài liệu tiếng Việt, CSDL tài
khoa học, luận án tiết
liệu tiếng Anh, CSDL phục vụ cho nghiên cứu sinh của Viện Kinh tế học) Cũng năm 1998 ngoài 3 CSDL trên Viện KTVN còn cung cất
giả khả năng tiếp cận với các nguồn tỉn khác như các CSDL của mạng
cho độc
Trang 29
TV Vien KTVN trong thời điểm này giúp độc gi cận đến với kho tài liệu không chỉ của Viện KTVN mà còn có thể tra cứu trực tuyến đến với các CSDL bên ngoài hay tra cứu CSDL CD ROM là nét nổi bật của hệ thống thư viện toàn Viện KHXH VN lúc bấy giờ Điều đó cho thấy Thư viện đã đi đúng theo mô hình của một thư viện điện tử, vì một trong những hình
thức không thể thiếu của một thư viện điện tử là phải tổ chức được các dịch
vụ trực tuyến như [ 15, tr 6]:
- Xây dựng mục lục điện tử trực tuyến (online catalog)
- Tổ chức khai thách các CSDL trên CD-ROM hay kết nối từ xa với các
dịch vụ cung cấp dữ liệu
- _ Kết nối liên thư viện ở các mức
-_ Kết nối mạng Internet
Với tỉnh thần đó đến năm 1998 Thư viện đã kết nối mạng Internet, điều này giúp cho cán bộ nghiên cứu trong Viện, các nghiên cứu sinh, học giả trong và ngoài nước có thể tiếp cận với nhiều nguồn tài liệu khác nhau
khi đã đến với TV Viện KTVN
Cũng trong năm 1998 với sự giúp đỡ của IDRC Canada và Viện Công
nghệ thông tin Việt Nam, Thư viện đã hoàn u
Website chính thức của Viện Kinh tế học nay Viện KTVN (VIRENET- nh và đưa vào sử dụng ío nhữ
Vietnam Academic Research Network) Website cung ig thong tin
cơ bản vẻ mọi mặt hoạt động, đặc biệt là các kết quả nghiên cứu khoa học vủa Viện Kinh tế học và nội dung hai tạp chí do Viện xuất bản nhằm quảng
bá và thúc đẩy các quan hệ hợp tác nghiên cứu giữa Việ ic co quan, 16 chức nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước
Các CSDL của Thư viện luôn được cải tiến về mặt công nghệ đem lại
Trang 30
cung cấp cho độc giả không chỉ khai thác thuận tiện, hiệu quả cao các nguồn
tin hiện có của thư viện mà tới các nguồn tin của các cơ quan nghiên cứu
khác trong và ngoài nước
Năm 2002 Thư viện có thể tra cứu tìm tin tới hệ thống TT-TV Viện KHXH VN thông qua đề án nghiên cứu cấp Nhà nước tích hợp CSDL sách
của Trung tâm KHXH&NV với 3 CSDL: Sách tiếng Việt và Latin, sách
tiếng Nga, sách tiếng Trung [1, tr3]
Năm 2004 Thư viện hoàn thiện và đưa vào sử dụng thêm: CSDL Tổng mục lục Tạp chí Nghiên cứu kinh tế, CSDL Tổng mục lục Tạp chí VSED,
CSDL Quan ly kho, CSDL Quản lý bạn đọc
Năm 2006 Thư viện hoàn thiện và đưa vào sử dụng CSDL Kết quả nghiên cứu khoa học của Viện KTVN và CSDL theo dõi bổ sung tài liệu
Năm 2006 Website của Viện được đổi mới nâng cấp về mặt công nghệ
šn nội dung thông tin cung cấp
Đến nay Thư viện đã xây dựng các CSDL cho toàn bộ kho tài liệu của mình và tháng 4 năm 2007 Thư viện đã xây dựng thành công kho tin số
Phản ánh các nguồn thông tỉn có trong kho thư viện, việc xây dựng các
CSDL cho phép quản lý tốt các nguồn thông tin, tài liệu đang lưu giữ tại thư
viện và cung cấp cho độc giả các cách tra cứu tìm tỉn thuận tiện, dễ dàng đã mang lại hiệu quả cao hơn hẳn so với cách làm cũ trước khi tin hoc hod Thông qua các CSDL việc quản lý các nguồn thông tỉn hiện có trong các thư
Trang 31
Chuong 2
THUC TRANG UNG DUNG CONG NGHE THONG TIN TAL THU VIRN-VIEN KINH TE VIET NAM
2.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu
2.1.1 Vài nét giới thiệu về phân mềm WINISIS
Phần mềm WinISIS do ƯNESCO phát triển từ năm 1985 (dựa trên nền tảng phiên bản đầu tiên của CDS/ISIS có từ cuối những năm 1960) nhằm đáp
ứng nhu câu của các tổ chức, thư viện trong các nước đặc biệt là các ứng dụng CNTT hiện các hoạt động xử lý và cung cấp thông tỉn mà không phải chỉ phí nhiều tiền lỉ vào nước đang phát triển mong muốn thúc đẩy vi
Giới thiệu qua vẻ phân mêm WinISIS ta có thể kể một s 7 mốc quan
trọng trong việc phát triển của phần mềm này như sau: - Version 1.0 (12.1985): Thiết kế để phần mềm ch: IBM PC/XT với bộ nhớ RAM giới hạn 256K Thực hiện các chức năng khác ic may
nhau của hệ thống phải qua 6 chương trình riêng Một CSDL có số biểu ghỉ tối đa là 32 000 biểu ghi
~ Version 2.0 (3.1989): Hợp nhất
chức năng khác nhau làm một Một CSDL có s 000 Đưa ra ngôn ngữ lập trình CDS/ISIS Pas ROM dau tiên dựa trên phần mềm CDS/ISIS cả các chương trình thực hiện các biểu ghi lên đến 16 000 ác CSDL CD, al Sản xui
~ Version 3.0 (6.1993): Có khả năng trợ giúp cho xây dựng các mạng nội bộ (mạng LAN) Phát triển Version UNIX Hiện nay phiên bản MS DOS dừng lại ở Version 3.08
Trang 32- Thang 10.1998 c6 Version 1.3 (WINISIS 1.3) - Thang 9.1999 6 Version 1.3.1 (WINISIS 1.3) - Thang 1.2001 c6 Version 1.4
- Thang 7.2003 c6 Version 1.5 (WINISIS 1.5)
Hien nay UNESCO duy trì cả 3 phiên bản của CDS/ISIS tương thích nhau nhằm đáp ứng các nhu đa dạng của người dùng và phù hợp với sự
phát triển, khả năng ứng dụng công nghệ của các nước và tổ chức sử dụng
nó, đó là:
- Version 3.0 MS-DOS cé kha nang trợ giúp cho xây dựng các mạng cục bộ - Version UNIX dang được phát triển những bước khởi đầu nhằm tạo ra khả
năng tiếp cận của nhiều người sử dụng cùng một lúc, đặc biệt sự tiếp cận qua
Internet (WeblSIS)
- Version Windows: CDS/ISIS chạy trong môi trường Windows
UNESCO và BIREME (Centro Latino-Americano e do Caribe dc
Information em Ciosncisa da Saysde, Soso Paulo, Brazil) cùng phối hợp phát triển ISIS_DLL (CDS/ISIS Dynamic Link Library)-một công cụ cho c; c nhà
lập trình đã có kinh nghiệm vẻ CDS/ISIS phát triển ứng dụng chuyên biệt dựa trên phần mém CDS/ISIS chạy trong môi trường Windows thông qua tinh nhu Visual Basic, Delphi hay Visual C Một số công cụ phục vụ cho xây dựng các CSDL CDS/ISIS trên Internet đã có như: Phiên bản UNIX của CDS/ISIS, WAIS-ISIS Server và WWWISIS ir dung, ác ngôn ngữ Server Tình hình sử dụng: Từ 1985 đến nay CDS/ISIS đã trở thành một
trong những phần mềm thư viện thông dụng trên thế giới Hiện đã có rất
Trang 33trên thế giới (cả các nước phát triển và đang phát triển) Đã có một mạng
lưới
íc nhà phân phối chính thức cấp quốc gia để phổ biến phần mềm này Ở Việt Nam phần mềm CDS/ISIS bắt đầu được quan tâm từ cuối những
năm 80 chủ yếu trong các trung tâm thông tin thư viện lớn của cả nước như
Trung tam Thông tin KH&CN QG Hiện nay có nhiều cơ quan TT-TV Việt ử dụng phần mềm tổng kết nào Cho đến nay chưa có sự đánh gỉ áp dụng phân mềm này trong cả nước nhưng những lợi ích mà phân mềm mang lại cho hoạt động thư viện nước ta là rất rõ rệt, nó đã góp phần nâng cao một bước ít lượng và năng lực hoạt động của các thư viện,
phù hợp với giai đoạn đầu của quá trình tự động hoá các hoạt động thư viện Những lợi ích căn bản của CDS/ISIS trong công tác TT-TV hiện nay ở Việt nam: Cũng như nhiều nước đang phát triển khác, Việt Nam c cơ quan TT-TV thư viện và trung tâm thông tin còn đang chưa tạo được một mạng máy tính kết nối tất cả trong cả nước Đại bộ phận
hoạt động riêng rẽ và mối liên kết giữa các cơ quan TT-TV còn rất yếu Việc sử dụng phần mềm CDS/ISIS trong các cơ quan TT-TV chủ yếu
tập trung vào hai công việc chính:
- Xây dựng
c CSDL quản lý kho sách của thư viện và quản lý các
thông tin được xử lý từ nguồn tài liệu hiện có của thư viện
- Phục vụ các nhu câu khai thác và tìm kiếm thông tin cho các đối tượng độc giả (chủ yếu tại các thư viện)
CSDL của CDSIISIS hay WinISIS: có những đặc điểm sau:
- CSDL của CDS/ISIS là CSDL chủ yếu làm việc với dữ liệu dạng văn bản Vì CDS/ISIS là hệ thống lưu trữ và tìm kiếm thông tin được thiết kế ứng dụng cho việc xây dựng và quản lý các CSDL dạng văn bản có cấu trúc,
Trang 34- Các văn bản mà CSDL CDS/ISIS làm thành các phân tử dữ liệu CDS/ISIS do liên quan đến việ đã được ïu trúc hoá xử lý các dữ liệu
đạng văn bản nên nó có nhiều đặc điểm của phần mềm xử lý van ban thong
thường Tuy nhiên khả năng của phần mềm này mạnh hơn rất nhiều so với các phần mềm xử lý văn bản thuần tuý, vì các văn bản mà CDS/ISIS làm việc đã được cấu trúc hoá thành các phân tử dữ liệu
Điểm nổi bật của phần mềm tư liệu CDS/ISIS là trong ngôn ngữ tạo
format có
ic lệnh kết nối siêu văn bản, cho phép mở rộng chức năng quản
lý dữ liệu Ở mỗi CSDL thư mục ta có thể xem được toàn văn tài liệu, cũng
từ CSDL thư mục ta có thể xem các thông tin và mỗi CSDL thư
mục của CDS/ISIS có thể quản lý số lượng biểu ghỉ lớn lên đến 16.000.000
[17, tr 147]
Trên thực tế thì ở một số đơn vị đã bắt đầu xây dung sự liên kết các
nguồn tài liệu của các thư viện trong một vài hệ thống để sử dụng chung nguồn tài liệu bằng phần mềm CDS/ISIS TV Viện KTVN đã đưa các CSDL thư viện lên tra cứu trên mạng Internet bằng phần mềm này [ 17, tr 146] Phân mềm này là phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của nhiều cơ quan thông tỉn thư viện nhất là các thư viện nhỏ hoặc ở những nơi có khó khăn
do chỉ phí cho việc thực hiện không tốn nhiều tiền Nhờ các đặc tính ưu việt của phần mềm như có ngôn ngữ lập trình Pascal, ISIS_DLL và khả năng cài đặt đa ngôn ngữ phần mềm đã được các chuyên gia tỉn học trong nước cải tiến và phát triển cho phù hợp với đặc điểm và hoàn cảnh của các thư viện Việt Nam và người sử dụng Việt Nam, đã tạo nên sự giao diện ngày càng dễ dàng và thuận tiện hơn cho người sử dụng
Đây cũng là việc chuẩn bị những bước đi cần thiết cho việc thống nhất các chuẩn mực chung và xây dựng mạng kết nối
Trang 35
CSD/ISIS for Windows và WeblSIS tạo ra các tiền
dựng các CSDL tích hợp và khai thác trên các mạng nội bộ và Internet thiết cho việc xây
Tuy nhiên CDS/ISIS là phần mềm tập trung chủ yếu vào công đoạn
sau của hoạt động thư viện: Quản trị thong tin-Phuc vu tim tin CDS/ISIS
chưa phải là một phần mềm tu liệu hoàn chỉnh với đầy đủ các modul để quản
lý và vận hành một thư viện được tin học hoá đây đủ [17, tr 146]
Vào thời điểm năm 1992 khi TV Viện KTVN quyết định ứng dụng
CNTT vào trong hoạt động của mình, thì lúc này ở Việt Nam chưa có nhiều
phẩm mềm vẻ thư viện như hiện nay Vào thời điểm đó chủ yếu các thư viện lớn trong cả nước đều sử dụng phần mềm CDS/ISIS do tổ chức UNESCO tài trợ miễn phí, do vậy TV Viện KTVN không có sự lựa chọn nào khác
Hiện nay các 25 Viện nghiên cứu khoa học trực thuộc Viện KHXH VN đều sử dụng phần mềm này, trong tương lai Viện KHXN chưa có kế hoạch về việc sử dụng một phần mm thư viện khác và nếu có thì TV Viện KTVN sẽ phải thay đổi theo để đảm bảo sự đồng nhất trong toàn hệ thống TT-TV của Viện KHXH VN
2.1.2 Yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu
Từ trước năm 1992 TV Viện KTVN hoạt động theo mô hình thư viện truyền thống Do đây là thư viện chuyên ngành nên số tài liệu lưu giữ trong kho không lớn như các thư viện công cộng hay thư viện của trường đại học Mọi công tác nghiệp vụ thư viện đều được tiến hành theo phương pháp thủ công nên gặp rất nhiều hạn chế, thể hiện rõ nhất ở công t: phục vụ bạn
đọc, đây là một khâu quan trọng trong việc duy trì hoạt động và phát triển của một thư viện Với phương pháp thủ công thì để tìm kiếm tài liệu độc giả
Trang 36là chưa kể đến việc một hộp phiếu chỉ phục vụ được cho một người trong khoảng thời gian đang có người sử dụng Trong khi đó nhu cầu tìm kiếm thông tin của cán bộ nghiên cứu trong Viện rất lớn, nhu cầu tin nay
không chỉ đơn thuần ở một mảng tài liệu trong khoảng thời gian nhất định,
mà đòi hỏi tài liệu được cung cấp phải đảm bảo cả vẻ cị ộng lẫn chiêu
sâu Nên việc đáp ứng các nhu cầu tỉn của người dùng tin tại Thư viện gặp
rất nhiều khó khăn
Nếu cứ duy trì hình thức thư viện truyền thống trong thời gian này
không còn phù hợp nữa Việc ứng dụng CNTT vào trong hoạt động thư viện
là cần thiết, thể đưa phần mềm tư liệu vào hoạt động của thư viện, để xây
dựng các cơ sở dữ liệu thư mục nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ tra cứu tìm tin của độc giả, quản lý nguồn tài liệu hiện có trong kho và xa hơn nữa là có thể kiểm soát được nguồn tài liệu tại các thư viện thông qua mạng Internet 3 Các cơ sở dữ liệu do Thư viện KTYN xây dựng CSDL là tập hợp c: c dữ liệu vẻ các đối tượng ẩn được quản lý, được
lưu trữ đồng thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý
theo một cơ chế thống nhất, nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ liệu được đễ dàng và nhanh chóng
Có thể xem CSDL là tập hợp của nhiều biểu ghi có quan hệ với nhau
phản ánh một lớp đối tượng thông tin mà ta muốn quản lý và khai thác
CSDL được quản lý bởi một hệ quản trị CSDL đó là hệ thống phần mềm, bao gồm các chương trình giúp người sử dụng quản lý và khai thác CSDL theo ba chức năng: Mô tả dữ liệu, cập nhật dữ liệu và tìm kiếm dữ liệu
Các CSDL do TV Viện KTVN xây dựng về cơ bản là các CSDL thư
mục, trừ CSDL Quản lý bạn đọc và CSDL quản lý kho và theo đõi bổ sung
Trang 37bày tương tự như trong ấn phẩm thư mục gồm các dữ
giả, nhan đề, yếu tố xuất bản, tóm tắt nội dung, từ khoá Đối tượng xử lý
gồm các tài liệu vẻ kinh tế như: Sách; bài trích tạp chí, sách; kỷ yếu hội
CSDL thư mục của TV
nghị, hội thảo; báo cáo khoa học; luận án tiến
Viện KTVN gồm các tra cứu về tài liệu gốc cùng với những chỉ dẫn giúp
lận biết được tài liệu gốc ở trong thư viện, giúp người
người dùng tỉn có thể
sử dụng có thể truy cập trực tiếp và tức thì các thông tin thư mục trong kho
dữ liệu và thông tỉn họ cần được hiển thị ngay trên màn hình Hiện nay TV
Viện KTVN có các CSDL sau:
2.1.3.1 CSDL Thư viện Viện KTVN
CSDL nay thuộc dạng CSDL thư mục, gồm 35557 biểu ghi, các dữ liệu được lưu trữ trong CSDL 1a thong tin vé tài liệu gốc, chúng chứa các thông tin cấp hai, là những dữ liệu thư mục và các dữ liệu bổ sung chứ không phải
tài
iệu gốc CSDL này quản lý toàn bộ kho tài liệu vẻ vấn đẻ kinh tế và quản
lý các thông tỉn kinh tế được xử lý từ nguồn tài liệu hiện có của thư viện
(như: Sách, bài trích sách, học
ai wich tạp chí, luận án, dé tài nghiên cứu khoa
và phục vụ các nhu câu khai thác, tìm kiếm thông tin của độc giả đến
với thư viện
Bảng xác định trường FDT (Field Definition Table): FDT cung cấp
Trang 38
Dưới đây là bảng FDT của CSDL Thu Viện KTVN: Bảng xác định trường (FDT) CSDL Thư viện Vien KTVN
Nhãn 'Tên trường Lap | Dấupe/mâu
2 là Hội nghị Alphanumer | - abe 3 | Tai liệu theo bộ Alphanumer | - abe 5 | Tên chính của tài liệu Alphanumer | -
6 |ISBN(ISSN) củatàiliệu | Alphanumer| - 7_ |Ngônngữ Alphanumer | _R 8 | Nước xuất bản Alphanumer | R
9| Lần xuất bản Alphanumer | - abe 10 _ | Tên khác của tài liệu Alphanumer | -
11 | Tên//của tài liệu Alphanumer | R ab 15 Alphanumer | R abcd 17 Alphanumer | R ab
20 | Địa chỉ xuất bản Alphanumer | _R abe 25 | Vùng số lượng Alphanumer | -
30_ | Ký hiệu kho Alphanumer | R
35 _ | Ký hiệu phân loại Alphanumer | R ab 36 | Từ khoá địa lý Alphanumer | R
38 | Từ khoá chính Alphanumer | R 50 | Vật mang tin Alphanumer | _R 70 | Người biên tập Alphanumer | R 72 _ | Người biên soạn Alphanumer | R 74 _ | Người hiệu đính Alphanumer | _R 76 | Người dịch Alphanumer | _R 77 _ | Tác giả tập thể Alphanumer | _R 78 _ | Người chủ biên Alphanumer | R 113 | Dạng tài liệu Alphanumer | - 115 | Cấp hưmục Alphanumer | - 130 | Phụ chú Alphanumer | -
Trang 39
Nhãn Tên trường Kiểu Lap | Dấupe/mâu
210 | Tên cũ của tài liệu Alphanumer | -
220 | Nguồn trích Alphanumer | - abed 230 | Nguồn dịch Alphanumer | - abed 240 _ | Định kỳ xuất bản Alphanumer | -
Người lược thuật Alphanumer | _R 260 _ | Người tổng thuật Alphanumer | R 270 _ | Người sưu tả Alphanumer | _R 280 _ | Tóm tắt nội dung Alphanumer | - 290 | Địa chỉ tài liệu Alphanumer | - 300 | Người mô tả Alphanumer | - 310 | Người nhập máy, Alphanumer | - 320 | Ngày nhập máy Alphanumer | - 350 | Nghiệm thu Alphanumer | - 360 | Đề mục chủ đẻ Alphanumer | _R
Bảng 2.1: Bảng FDT trong CSDL TV Viện KIVN
Bảng trọn trường FST (Field Selection Table): WinISIS sử dụng
bảng chọn trường FST để tạo các phần tử dữ liệu cho tập đảo, phục vụ cho Vi tim tin FST gồm nhiều dòng, mỗi dòng là một trường dữ liệu để đưa định bởi 3 tham vào tìm tin duge
ID, IT, format téch dữ liệu
Trang 40này sẽ nằm trong từ điển) Kỹ thuật đảo 0 là một trong 4 kỹ thuật đảo của
WinlSIS, kỹ thuậ
0 nay là tạo ra một phần tử từ mỗi dòng được tạo ra bởi
Format Kỹ thuật này áp dụng cho việc đảo toàn bộ trường hoặc trường con
- Format tách dữ liệu: Format này được viết trên ngôn ngữ lập trình
Format của CDS/ISIS Nó được sử dụng để tách các dữ liệu theo yêu cầu
Dưới đây là format tách dữ liệu của CSDL Thư viện Viện KTVN:
FST: CSDL THU VIEN VIEN KTVN
ID | IT | Formattáchdữliệu | ID | IT | Formattách dữliệu 5 | 0 mhl,(v5/) 30 | 0 (v30/) 6 | 0 (v6) 77 | 0 (77) 15 | 0 | (v15Abllvi5/) | 78 | 0 (v78/) 17 | 0 (v17^a/) 113| 0 (v114/) 35 | 0 (v35%a/) 221| 0 (v22064a) 7 | 0 (v79 230| 0 (v2304b) 19 | 0 (v20%a/) 350 | 0 (v350/) ai | 0 (v20/) 36 | 0 (36/) 220| 0 (v2204a) 38 | 0 (v38/) 310| 0 (v310/) 360 | 0 (v360/) 320| 0 (v320*3.5)
Bang 2.2: FST trong CSDL TV Viện KTVN
Với FST này ta có thể tìm tin theo các dấu hiệu sau như tìm theo tác
giả, tìm theo nhan đề, chủ đề, từ khoá
Đa
Worksheet nhập dữ li à một hoặc nhiều mẫu màn hình dùng ác biểu ghi của CSDL Thực tế mỗi trang màn hình của để tạo và cập nhật Worksheet tạo thành mộ tệp riêng (phần mở rộng là FMT), được định trước cho một số trường, khi nhập dữ liệu vào trường
phần giải thích cách nhập dữ liệu cho trường đó (hay phân hướng