VIWASEEN.1- QT 2.02 2/6 Ngµy BH : ./ /20 - Lần BH :01 Mục đích: Quy trình nhằm thống phơng pháp lập hồ sơ, bảo quản phục vụ tra cứu tài liệu hồ sơ đợc nhanh chóng, xác, nâng cao hiệu công tác Phạm vi: Quy trình đợc áp dụng cho tất cán làm công tác liên quan tới giấy tờ đơn vị toàn Công ty Tài liệu liên quan: Nghị định 110 ngày 08/4/2004 Chính phủ Quy định công tác văn th, Nghị định 111 ngày 08/4/2004 Chính phủ Quy định công tác Lu trữ hớng dẫn lập hồ sơ, biên mục hồ sơ Cục Văn th lu trữ Nhà nớc Định nghĩa: Hồ sơ: tập tài liệu liên quan tới việc, công việc, công trình đợc xếp cặp file cách logic từ bắt đầu tới kết thúc việc, công trình, công việc cụ thể Hồ sơ lu trữ: toàn hồ sơ đà đợc lập trình hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị, chứng cho hoạt động Công ty, có giá trị kinh tế, trị, khoa học kỹ thuật phản ánh truyền thống Công ty, đợc xác định giá trị hàng năm đợc bảo quản phòng ban, đơn vị Hồ sơ kiểm soát bao gồm: Hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ Công ty đà đợc phân công cho phòng ban, đơn vị cán trực dõi, thực hiện, đợc lập thành hồ sơ theo danh mục hồ sơ lập năm Hồ sơ đợc chia làm hai loại: Hồ sơ nguyên tắc hồ sơ công việc - Hồ sơ không kiểm soát: hồ sơ lập cách sơ sài, không phản ánh tới chức hoạt động quan, đơn vị; không đợc Hội đồng đánh giá giá trị tài liệu hàng năm phê duyệt; hồ sơ đà hết thời hạn bảo quản Nội dung: VIWASEEN.1- QT 2.02 3/6 Ngày BH : ./ /20 - Lần BH :01 5.1 Phơng pháp lập hồ sơ công việc Các phòng, ban, đơn vị lập danh mục hồ sơ đợc lập năm (Bản danh mục đợc lập theo sổ để tiện theo dõi Mỗi năm lập trang (BM2.02.01) Việc lập hồ sơ áp dụng tất cán làm công tác liên quan tới công văn giấy tờ lập theo công việc đợc thõa hµnh 5.1.1 - Hå - Hå - Hå - Hồ Các loại hồ sơ công việc cần đợc lập: sơ quản lý nhân lực sơ đào tạo nhân lực sơ giải chế độ, sách sơ quản lý thiết bị, xe máy 5.1.2Phơng pháp lập hồ sơ Do tính chất công việc Công ty kinh doanh thi công công trình hồ sơ vụ việc lập năm, có hồ sơ đợc lập từ có văn liên quan tới công trình nh: lập dự án, thiết kế, thi công, hoàn công cuối phát biểu lễ khánh thành công trình Hồ sơ với lợng tài liệu lớn, kéo dài vài năm cần phải chia làm nhiều tập (đơn vị bảo quản) đánh số thứ tự đơn vị bảo quản, ghi tên gọi (tiêu đề) hồ sơ nh 5.1.3-Biên mục hồ sơ: - Đánh số thứ tự tờ hồ sơ Một hồ sơ chia làm nhiều đơn vị bảo quản đơn vị bảo quản đánh số riêng nh hồ sơ Ghi mục lục: (BM2.02.02) Mục lục phải đợc đặt trang đầu hồ sơ Nếu hồ sơ có tập văn không ghi mục lục VD: tập báo cáo tổng kết năm Riêng Văn th "hồ sơ công việc" văn đợc nhận lại 01 lu lần chuyển công văn đà đăng ký "Sổ đăng ký công văn đi" (BM2.01.01) Quy trình quản lý tài liệu sổ thay cho Mục lục tài liệu Kết thúc năm Văn th xếp lu theo thứ tự đà đợc đăng ký sổ đặt"Sổ đăng ký công văn đi" lên tập hồ sơ VIWASEEN.1- QT 2.02 4/6 Ngày BH : ./ /20 - Lần BH :01 - Viết tờ kết thúc: Tờ kết thúc đợc đặt vào cuối hồ sơ (BM02.02.03) - Bìa hồ sơ: ghi tên quan in hoa nhạt, tên đơn vị có hồ sơ: chữ hoa đậm, cỡ chữ lớn Tên hồ sơ đợc viết ngắn gọn nhng phải toát lên đợc nội dung bên hồ sơ Ngày, tháng, năm đến ngày, tháng, năm phía dới tên hồ sơ ngày văn hồ sơ ngày văn cuối hồ sơ công ty cổ phần xây dựng cấp thoát nớc số - viwaseen.1 phòng tổ chức hành Hồ sơ Quản lý đất 56/85 Hạ Đình Thanh Xuân (Từ ngày, tháng,năm đến ngày, tháng, năm) 5.2- Phơng pháp lập hồ sơ nguyên tắc: Mỗi phòng, ban cử 01 ngời quản lý chung, chịu trách nhiệm từ việc nhận tài liệu đến việc lập hồ sơ 5.2.1- Cách lập hồ sơ nguyên tắc: Hồ sơ nguyên tắc đợc lập theo đơn vị chuyên môn Việc xếp văn hồ sơ theo thứ tự năm, văn sau để lên 5.2.2- Quản lý sử dụng hồ sơ nguyên tắc: Tuy nhiên, để quản lý thống loại hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác chung quan cần có thống kê loại hồ sơ nguyên tắc (Phần đà đợc giới thiệu mục trang 9/9 BM 2.01.03 Quy trình quản lý tài liệu) Thời hạn bảo quản (xem QT 2.02-phụ lục 1) Mỗi cán thuyên chuyển công tác hu phải bàn giao lại hồ sơ nguyên tắc cho đơn vị ngời thay mình, không đợc tự ý mang tiêu huỷ 5.3- Hồ sơ đa vào lu trữ: Vào đầu năm phòng phải đa đợc danh mục hồ sơ đa vào lu trữ (BM 2.02.04), thời hạn bảo quản (xem QT2.02-phụ lục 1) VIWASEEN.1- QT 2.02 5/6 Ngày BH : ./ /20 - Lần BH :01 - Ngoài hồ sơ phải đa vào lu trữ , đơn vị lu hồ sơ tạm thời hồ sơ khác quy định đơn vị phải lu giữ (theo mục quy trình này) 5.4- Bảo quản khai thác hồ sơ lu trữ- Nội dung bao gồm: Trong trình lu giữ hồ sơ, cần phải phối hợp với phòng ban nghiệp vụ khác (nếu cần thiết) để thực tác nghiệp về: - Công tác phân loại tài liệu - Công tác thu thập tài liệu lu trữ - Công tác chỉnh lý tài liệu - Công tác xác định giá trị tài liệu - Công tác thống kê, kiểm tra tiêu huỷ hồ sơ hết hạn bảo quản - Công tác bảo quản tài liệu - Tổ chức nghiên cứu, sử dụng tài liệu lu trữ 5.5 Tiêu huỷ tài liệu, hồ sơ lu trữ: Hàng năm, sau đà thực tác nghiệp từ mục 5.2.1 đến 5.2.6, phòng, ban, đơn vị lập danh mục tài liệu, hồ sơ cần tiêu huỷ (BM2.02.06) sơ đồ trình lập hồ sơ, bảo quản, khai thác tiêu huỷ hồ sơ Trách nhiệm Các phòng ban Công ty (BM 2.02.01) Tất cán làm công tác có liên quan tới văn bản, giấy tờ LÃnh đạo Công ty Sơ đồ Lập danh mục hồ sơ lập năm Lập hồ sơ Xem xét hồ sơ Mô tả Danh mục đợc hàng năm Lập theo công việc cán thừa hành (BM 2.02.02 & BM 2.02.03) Xem xét thời hạn bảo quản hồ sơ hồ sơ tạm thời giữ lại phòng ban, đơn vị VIWASEEN.1- QT 2.02 6/6 Các phòng ban, đơn vị (BM 2.02.04) Ngày BH : ./ /20 Lập danh mục hồ sơ đa vào lu trữ năm Các phòng ban, đơn vị (BM 2.02.05) Thống kê hồ sơ đợc lập năm Các phòng, ban, đơn vị Lu trữ hồ sơ Phân loại tài liệu Thu thập tài liệu Chỉnh lý tài liệu Xác định giá trị tài liệu Công tác kiểm kê Các cán liên quan có nhu cầu LÃnh đạo Công ty Công tác bảo quản Nghiên cứu, sử dụng xem xét tài liệu, hồ sơ tiêu huỷ Huỷ tài liệu, hồ sơ Các phòng, ban, đơn vị (BM 2.02.06) - LÇn BH :01 (QT2.02-phơ lơc 1) Những hồ sơ đà hoàn chỉnh đa vào lu trữ có xác định thời hạn bảo quản Thống kê hồ sơ đà đợc lập lần lợt theo năm (số đợc đánh lần lợt từ năm bắt đầu có hồ sơ đợc lập Các phòng ban, đơn vị thực tác nghiệp trình lu trữ hồ sơ Phân theo đặc trng tài liệu để bảo quản thu thập để bổ sung thiếu sót hồ sơ Loại trùng, thừa, huỷ hồ sơ hết hạn Lựa chọn lại tài liệu Có giá trị Xem số lợng, ch.lợng p/p phục chế Đa phơng án bảo quản tốt Rút ngắn th.gian ngh.cứu chuyên ngành Các phòng ban, đơn vị lập danh mục tài liệu, hồ sơ cần tiêu huỷ năm, trình lÃnh đạo xem xét Những tài liệu, hồ sơ đà đợc lÃnh đạo phê duyệt tiêu huỷ Hồ sơ: Hồ sơ đợc lập bao gồm biên bản, sổ sách chuyển giao hồ sơ, sổ theo dõi lần kiểm kê, bổ sung tài liệu, chỉnh lý tài liệu VIWASEEN.1- QT 2.02 7/6 Ngµy BH : ./ /20 Phụ lục: - Mẫu hồ sơ thời hạn bảo quản lục - Danh mục hồ sơ lập năm - Mục lục tài liệu hồ s¬ - Tê kÕt thóc - Danh mơc hå s¬ đa vào lu trữ năm - Mục lục hồ sơ (có mẫu bìa kèm) BM2.02.05 - Danh mục tài liệu, hồ sơ tiêu huỷ năm BM2.02.06 - LÇn BH :01 QT2.02-Phơ BM2.02.01 BM2.02.02 BM2.02.03 BM2.02.04