HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 3 1 Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ
Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ, mặc dù có sự khác biệt giữa các đơn vị, luôn bao gồm bốn yếu tố cơ bản chung.
Môi trường kiểm soát là tổng thể các yếu tố nội bộ và ngoại bộ ảnh hưởng đến thiết kế, hoạt động và quản lý dữ liệu trong các hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các nhân tố môi trường kiểm soát bao gồm quan điểm, thái độ, nhận thức và hành động của nhà quản lý trong doanh nghiệp, với các yếu tố như đặc thù quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân lực, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát và môi trường bên ngoài Hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát phụ thuộc vào sự nhận thức của các nhà quản lý Nếu họ coi trọng công tác này, mọi thành viên sẽ tuân thủ quy định và chế độ Ngược lại, nếu kiểm tra, kiểm soát bị xem nhẹ, các quy chế nội bộ sẽ không hoạt động hiệu quả.
Hệ thống thông tin của doanh nghiệp chủ yếu là hệ thống kế toán, bao gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán, tài khoản kế toán và bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó, việc lập và luân chuyển chứng từ là yếu tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ, giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Mục đích của hệ thống kế toán trong một tổ chức là thu thập, phân loại, ghi chép và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính, nhằm đáp ứng chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán Để đạt được hiệu quả, hệ thống kế toán cần đảm bảo các mục tiêu kiểm toán chi tiết.
- Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị
- Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý.
- Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí.
- Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các sổ sách kế toán.
- Tíng đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được ghi sổ theo đúng quy định.
Quá trình chuyển sổ và tổng hợp số liệu kế toán là rất quan trọng, đảm bảo rằng các số liệu được ghi vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ một cách chính xác Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
* Các thủ tục kiểm soát:
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập và thực hiện bởi Ban giám đốc nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, kiểm toán viên cần hiểu rõ các thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán Các thủ tục kiểm soát này đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm toán.
- Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu liên quan đến đơn vị.
- Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán.
- Kiểm tra chưong trình ứng dụng và môi trường tin học.
- Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.
- Đối chiếu giữa số liệu nội bộ với bên ngoài.
- So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
- Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán.
- Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.
Các thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công nhiệm vụ rõ ràng, nguyên tắc không kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền kèm theo phê chuẩn.
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập trong tổ chức, có nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá các hoạt động nhằm phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá thiết yếu trong doanh nghiệp, đóng vai trò như một dịch vụ nội bộ Hoạt động này có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát tính hiệu quả và hợp lý của hệ thống kế toán cũng như các biện pháp kiểm soát nội bộ.
Bộ phận kiểm toán nội bộ là một yếu tố quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, cung cấp sự quan sát và đánh giá liên tục về hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm hiệu quả của các chính sách và thủ tục kiểm soát Một bộ phận kiểm toán nội bộ hiệu quả giúp doanh nghiệp nhận được thông tin kịp thời và chính xác về các hoạt động và chất lượng kiểm soát, từ đó điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát một cách hợp lý và hiệu quả Tuy nhiên, để phát huy tối đa tác dụng, bộ phận kiểm toán nội bộ cần được triển khai một cách chuyên nghiệp và có sự hỗ trợ đầy đủ từ lãnh đạo doanh nghiệp.
Bộ phận kiểm toán nội bộ cần phải trực thuộc một cấp cao để đảm bảo không bị hạn chế trong hoạt động của mình Ngoài ra, tổ chức này cũng phải được cấp quyền hạn rộng rãi và hoạt động độc lập với phòng kế toán cũng như các bộ phận khác được kiểm tra.
Bộ phận kiểm toán nội bộ cần tuyển chọn nhân viên có năng lực chuyên môn cao và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.
Những hạn chế tiềm tàng của kiểm soát nội bộ
Dù được đầu tư nhiều cho thiết kế và vận hành, hệ thống kiểm soát nội bộ tại bất kỳ đơn vị nào cũng không thể hoàn toàn hiệu quả Điều này bởi vì hiệu quả thực sự của hệ thống phụ thuộc vào con người, cụ thể là năng lực và độ tin cậy của lực lượng dân sự Vì vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có khả năng hạn chế tối đa các sai phạm, do còn tồn tại những hạn chế tiềm tàng.
Những hạn chế do con người gây ra bao gồm sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, ước lượng sai, và hiểu sai chỉ dẫn từ cấp trên hoặc các báo cáo từ cấp dưới.
- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị.
Hoạt động kiểm soát thường tập trung vào các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, dẫn đến việc các nghiệp vụ không thường xuyên thường bị bỏ qua Điều này khiến cho những sai phạm trong các nghiệp vụ không thường xuyên dễ dàng bị phát hiện hơn.
Yêu cầu hàng đầu của người quản lý là đảm bảo rằng chi phí cho hoạt động kiểm soát luôn thấp hơn giá trị thiệt hại do sai sót hoặc gian lận gây ra.
- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng.
- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…
Hạn chế của kiểm soát nội bộ là nguyên nhân chính khiến nó không thể đảm bảo hoàn toàn việc đạt được các mục tiêu đề ra.
KIỂM TOÁN NỘI BỘ-CÔNG CỤ HỮU HIỆU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
Sự cần thiết của kiểm toán nội bộ
Hình thức kiểm toán nội bộ lần đầu tiên xuất hiện tại Mỹ vào những năm
Vào giữa thế kỷ 20, kiểm toán nội bộ đã phát triển và mở rộng ra nhiều quốc gia trên toàn cầu Tổ chức quốc tế về kiểm toán nội bộ (IIA) được thành lập vào năm 1941 tại Mỹ, với nhiệm vụ quy định bản chất, mục tiêu, chức năng và phạm vi hoạt động của lĩnh vực này.
Tổ chức kiểm toán nội bộ là thành viên của IFAC và INTOSAI Từ những năm
60 cho đến nay, hoạt động kiểm toán nội bộ đã phát triển rộng rãi trên thế giới.
Kiểm toán nội bộ đã mở rộng từ việc phát hiện sai sót và gian lận sang việc cải thiện chất lượng hoạt động và tăng cường cơ chế kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Đặc biệt, trong các công ty lớn với nhiều chi nhánh, bộ phận kiểm toán nội bộ trở thành cánh tay phải của ban giám đốc, chịu trách nhiệm xem xét định kỳ các biện pháp quản lý tài chính Mặc dù không có quy định pháp lý bắt buộc về kiểm toán nội bộ, nhưng sự phức tạp trong quản lý tại các doanh nghiệp lớn đòi hỏi phải có bộ phận chuyên môn này để đảm bảo sự tuân thủ các chính sách và thủ tục kiểm soát Tại Việt Nam, việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ là cần thiết do khả năng dự báo và phân tích còn hạn chế, giúp doanh nghiệp có công cụ phân tích hoạt động chiến lược, rút kinh nghiệm trong quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong số liệu kế toán.
Sau khi Nhà nước ban hành Quyết định 832-TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng
Kể từ năm 1997, khi quy chế kiểm toán nội bộ được ban hành, nhiều Tổng công ty đã thành lập và đưa bộ phận kiểm toán nội bộ vào hoạt động hiệu quả.
Bản chất, chức năng của kiểm toán nội bộ
2.1 Bản chất của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một yếu tố cần thiết để kiểm soát chất lượng hoạt động và đảm bảo tính chính xác của thông tin kinh tế, tài chính trong doanh nghiệp Vai trò của kiểm toán nội bộ không chỉ dừng lại ở việc kiểm toán báo cáo tài chính mà còn mở rộng đến kiểm toán hoạt động và tính tuân thủ các quy định của Nhà nước và doanh nghiệp Tuy nhiên, kiểm toán nội bộ vẫn là một vấn đề phức tạp và còn mới mẻ tại Việt Nam.
Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ (IIA) đã định nghĩa về kiểm toán nội bộ như sau:
Kiểm toán nội bộ là hoạt động độc lập và khách quan, nhằm tăng cường giá trị và cải thiện hoạt động của tổ chức Hoạt động này hỗ trợ tổ chức đạt được mục tiêu bằng cách áp dụng phương pháp hệ thống và kỷ cương để đánh giá và nâng cao hiệu quả trong quản trị rủi ro, kiểm soát và giám sát.
Theo chuẩn mực hành nghề kiểm toán nội bộ được ban hành vào tháng 5 năm 1978, kiểm toán nội bộ là một chức năng độc lập, có nhiệm vụ đánh giá và xem xét các hoạt động trong tổ chức, nhằm hỗ trợ và cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức đó.
Kiểm toán nội bộ là một bộ phận thực hiện kiểm toán trong tổ chức, do nhân viên nội bộ đảm nhiệm, với yêu cầu độc lập và khách quan trong việc xác định phạm vi công việc và thông báo kết quả Kiểm toán viên cần phải vô tư, công bằng và không bị ảnh hưởng bởi ý kiến bên ngoài, đồng thời có thể tư vấn cho các bộ phận nhằm nâng cao giá trị và cải thiện hoạt động của tổ chức Mục tiêu của tổ chức là tạo ra giá trị cho chủ sở hữu, cổ đông và khách hàng thông qua phát triển sản phẩm và dịch vụ, cũng như tối ưu hóa nguồn lực Qua việc đánh giá rủi ro và thu thập chứng cứ, kiểm toán viên nội bộ góp phần cải thiện hoạt động và gia tăng lợi ích cho tổ chức Họ cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý thông qua văn bản và đề xuất Để hoàn thiện công việc, kiểm toán viên cần tuân thủ các quy định về trách nhiệm nghề nghiệp và đạo đức, đồng thời thực hiện chức năng đánh giá và cải thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Kiểm toán nội bộ có vai trò quan trọng trong việc kiểm tra và kiểm soát chất lượng hoạt động cũng như thông tin kinh tế, tài chính của doanh nghiệp Nó hỗ trợ chủ sở hữu và nhà điều hành trong việc phát hiện và khắc phục những điểm yếu, đồng thời ngăn ngừa sai sót và gian lận trong các hoạt động kinh tế, tài chính Kết quả của kiểm toán nội bộ không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo tính chính xác của thông tin kinh tế, tài chính cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp.
Mục tiêu của kiểm toán nội bộ :
- kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đảm bảo tuân thủ các chủ trương, chính sách và pháp luật của Nhà nước, cũng như quy chế và quy trình nghiệp vụ của đơn vị là rất quan trọng Việc này giúp ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm hoặc không tuân thủ pháp luật, từ đó giảm thiểu rủi ro trong hoạt động của tổ chức.
Để đảm bảo hoạt động của từng bộ phận trong đơn vị được triển khai đúng định hướng, cần áp dụng các biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả và có hiệu lực.
- xác định, đánh giá tính chính xác, đầy đủ, hợp lý của các thông tin trên báo cáo tài chính và báo cáo nghiệp vụ của đơn vị.
Đề xuất với các cơ quan quản lý cấp trên về việc sửa đổi và bổ sung các cơ chế, quy chế nhằm nâng cao biện pháp bảo đảm an toàn tài sản và hiệu quả hoạt động Kiểm toán nội bộ tập trung vào các hoạt động kinh tế tài chính, kế toán và kinh doanh của đơn vị, cũng như các phòng ban và bộ phận trong tổ chức, doanh nghiệp.
Còn đối tượng phục vụ của kiểm toán nội bộ gồm:
- ban giám đốc: “ Khách hàng được ưu tiên của kiểm toán viên”.
Các bộ phận được kiểm toán thường có yêu cầu khác nhau, nhưng sự hợp tác của người được kiểm toán là yếu tố quan trọng để đảm bảo hiệu quả của kiểm toán viên.
Phạm vi thực hiện của kiểm toán nội bộ là:
- Kiểm toán các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và các đơn vị thành viên.
2.2 Chức năng của kiểm toán nội bộ.
Số liệu và tài liệu kế toán của doanh nghiệp là căn cứ pháp lý quan trọng để đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và các bên liên quan Doanh nghiệp có trách nhiệm pháp lý về tính đầy đủ, trung thực và hợp lý của các số liệu kế toán cũng như thông tin trong báo cáo tài chính đã công bố.
Nhà nước yêu cầu doanh nghiệp thực hiện kiểm toán nội bộ định kỳ để đánh giá chất lượng và độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính Kiểm toán cũng nhằm bảo vệ tài sản doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ pháp luật, chính sách và các quyết định của hội đồng quản trị cũng như tổng giám đốc trong hoạt động doanh nghiệp.
Trước đây, kiểm toán nội bộ chỉ tập trung vào việc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức Gần đây, IIA đã mở rộng chức năng này để bao gồm việc đánh giá và cải thiện mọi hoạt động của đơn vị Phạm vi của hai chức năng này luôn gắn liền với các nhiệm vụ cụ thể mà họ phải thực hiện.
Đánh giá và phân tích các rủi ro có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của thông tin hoạt động là rất quan trọng Những rủi ro này có thể làm sai lệch dữ liệu và dẫn đến quyết định không chính xác Để cải thiện chất lượng thông tin, cần áp dụng các biện pháp hiệu quả trong việc ghi nhận, đo lường, phân loại và báo cáo Việc này sẽ giúp tăng cường tính chính xác và độ tin cậy của thông tin, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định một cách chính xác hơn.
Để bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi các rủi ro như tham ô và biển thủ, cần thực hiện việc nhận định, phân tích và đánh giá các nguy cơ tiềm ẩn Việc này sẽ giúp xác định những điểm yếu trong hệ thống bảo vệ tài sản Đồng thời, đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu quả bảo vệ tài sản là cần thiết, bao gồm việc tăng cường kiểm soát nội bộ, đào tạo nhân viên và áp dụng công nghệ tiên tiến.
Nhận diện và phân tích các vấn đề có thể ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị là rất quan trọng Đánh giá những yếu tố làm giảm tính hiệu quả giúp đề xuất các biện pháp cải thiện Để tối ưu hóa nguồn lực, cần áp dụng các chiến lược tiết kiệm và hiệu quả, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng công việc của đơn vị.
Các hình thức của kiểm toán nội bộ
Hoạt động kiểm toán nội bộ có thể thực hiện qua nhiều hình thức khác nhau, mỗi hình thức mang lại kết quả cụ thể và đáp ứng những yêu cầu riêng Tùy thuộc vào điều kiện, hoàn cảnh và thời gian, cần linh hoạt áp dụng các hình thức kiểm toán để đạt hiệu quả cao nhất.
3.1 Kiểm toán phòng ngừa (tiền kiểm) và kiểm toán sau hoạt động (hậu kiểm)
Kiểm toán phòng ngừa, hay còn gọi là tiền kiểm, là phương pháp kiểm toán áp dụng các biện pháp phòng ngừa ngay khi một nghiệp vụ kế toán phát sinh Mục tiêu chính của kiểm toán phòng ngừa là đảm bảo bộ máy kế toán hoạt động chính xác và hợp pháp, đồng thời loại trừ các sai phạm trước và sau khi chúng xảy ra.
* Kiểm toán sau hoạt động (hậu kiểm):
Các công việc kế toán đã hoàn tất và các nghiệp vụ được ghi chép vào sổ kế toán, từ đó tổng hợp lên báo cáo tài chính Trong tình huống này, mục đích của cuộc kiểm toán là kiểm tra tính trung thực và hợp lý của các sổ kế toán, đồng thời phát hiện các vi phạm hoặc gian lận (nếu có).
3.2 Kiểm toán toàn diện và kiểm toán đặc biệt
Kiểm toán toàn diện tập trung vào hoạt động kinh doanh và kế toán để đánh giá độ chính xác của các tài liệu kế toán Mục tiêu là xác minh xem các tài liệu này có phản ánh trung thực tình hình hoạt động của cơ quan và tình hình kinh doanh của doanh nghiệp hay không.
Kiểm toán đặc biệt chú trọng vào các nghiệp vụ cụ thể như kiểm toán hoạt động bán hàng, ngân quỹ, chi phí và lợi nhuận.
3.3 Kiểm toán thường xuyên và kiểm toán định kỳ
Kiểm toán thường xuyên là quá trình thẩm tra và xem xét liên tục, diễn ra hàng tuần, hàng tháng và suốt cả năm Hình thức kiểm toán này rất hiệu quả trong việc phát hiện kịp thời các sai sót, từ đó giúp hạn chế và ngăn chặn các vi phạm Nhờ vào việc thực hiện thường xuyên, các cuộc kiểm toán này đóng vai trò quan trọng trong công tác phòng ngừa và ngăn chặn sai phạm.
Kiểm toán định kỳ là quá trình theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp thông qua các báo cáo kế toán hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm Nó bao gồm việc nghiên cứu và đánh giá bảng cân đối kế toán giữa năm hoặc cuối năm, nhằm đưa ra nhận xét, kết luận và đánh giá về hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Do thời gian kiểm toán kéo dài, nhiều khi không đạt được kết quả mong muốn về các sai phạm và tiêu cực, dẫn đến những hậu quả khó khắc phục.
Gian lận trong hoạt động kiểm toán nội bộ
Gian lận và sai sót đều là những hành vi sai phạm nhưng có sự khác biệt về ý đồ Gian lận là hành vi cố ý lừa dối, giấu diếm hoặc xuyên tạc sự thật để tư lợi, trong khi sai sót là những lỗi không cố ý, thường do nhầm lẫn, bỏ sót hoặc thiếu năng lực Trong lĩnh vực tài chính kế toán, gian lận có thể thể hiện qua việc trình bày sai lệch thông tin trên báo cáo tài chính, làm giả tài liệu, tham ô tài sản hoặc cố tình bỏ sót các kết quả nghiệp vụ Ngược lại, sai sót có thể do lỗi số học, hiểu sai thông tin hoặc áp dụng sai nguyên tắc kế toán do thiếu năng lực.
Gian lận và sai sót đều là những hành vi vi phạm, dẫn đến việc thông tin bị sai lệch và không phản ánh đúng thực tế Dù ai thực hiện hành vi này, trách nhiệm vẫn luôn thuộc về các nhà quản lý tài chính, kế toán và các nhà quản lý nói chung.
Gian lận và sai sót xảy ra và gia tăng có thể do các yếu tố sau:
- Quản lý mang tính độc đoán, chuyên quyền;
- Các quyết định quản lý bị độc quýền bởi một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ;
- Thái độ của ban quản lý rất hiếu thắng;
- Đánh giá kết quả trên phương diện ngắn hạn;
- Luôn đưa thông tin phản hồi theo dạng chỉ trích hoặc thiếu lạc quan cho cấp dưới gây sự thất vọng, chán nản cho cấp dưới;
- Môi trường kiểm soát yếu;
- Môi trường kinh doanh gặp nhiều rủi ro, khó khăn trong ngành nghề hoặc sản phẩm đương thời;
- Các nghiệp vụ bất thường xảy ra…
Các công ty có thể gây ra sự sai lệch nghiêm trọng trong báo cáo kế toán thông qua các hành vi gian lận, chẳng hạn như tăng doanh thu và tài sản, giảm chi phí và công nợ, hoặc cung cấp thông tin thiếu trung thực và không đầy đủ.
Các báo cáo tài chính thường bị gian lận để thể hiện tình hình tài chính tốt hơn thực tế Do đó, kiểm toán viên cần nhận biết các dấu hiệu để phát hiện hành vi sai phạm của ban quản lý, nhằm đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.
Có rất nhiều hình thức gian lận có thể xảy ra nhưng có thể kể đến một số dạng điển hình như sau:
- Gian lận tiền bạc và tài sản:
Gian lận tài chính trong doanh nghiệp có nhiều hình thức khác nhau, nhưng thường gặp nhất là đánh cắp séc của khách hàng, ngụy tạo bút toán để che giấu hành vi gian lận, lạm dụng tiền doanh nghiệp giao cho ngân hàng, và mạo danh doanh nghiệp để thu tiền từ khách hàng Những người thực hiện gian lận thường là nhân viên có trách nhiệm với tài chính như thủ quỹ, nhân viên thu ngân, hay nhân viên bán hàng Để ngăn chặn tệ nạn này, doanh nghiệp cần tổ chức kiểm toán nội bộ, thực hiện kiểm tra quỹ tiền mặt thường xuyên, cách ly nhân viên làm kế toán và tài vụ, cùng với việc quản lý hàng hóa xuất nhập bằng hệ thống kế toán hiệu quả như sổ theo dõi tình hình xuất nhập kho và thẻ kho.
Hình thức gian lận tài chính này tạo ra một bức tranh sai lệch về tình hình thực tế của doanh nghiệp Những phương pháp phổ biến bao gồm việc ngụy tạo tình trạng lỗ để trốn thuế thông qua việc giấu doanh thu, khai giảm hàng tồn kho, hạch toán chi phí không có thực, và lập khấu hao cũng như dự phòng quá mức Gian lận này thường được khởi xướng bởi các cấp lãnh đạo hoặc những người có trách nhiệm trong doanh nghiệp.
Gian lận hiện nay đang trở thành mối đe dọa lớn đối với việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực, vì vậy đây luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của lãnh đạo và các bên liên quan trong mọi tổ chức Việc phát hiện và ngăn chặn gian lận là trách nhiệm chính của bộ máy lãnh đạo, bao gồm cả chính sách và đội ngũ kế toán Tuy nhiên, lãnh đạo cần sự hỗ trợ từ các kiểm toán viên, đặc biệt là kiểm toán viên nội bộ, để nhận được sự trợ giúp tối đa trong công tác này.
Vấn đề hiện nay là xác định phạm vi trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ đối với các hành vi gian lận mà họ có thể phải chịu, dù là trực tiếp hay gián tiếp Việc ngăn chặn hoàn toàn gian lận là điều không khả thi, vì ngay cả khi kiểm toán viên thực hiện kiểm tra chi tiết, vẫn có khả năng xảy ra các giao dịch không được ghi sổ, sự bỏ sót hoặc thông đồng mà không bị phát hiện Hơn nữa, việc chi tiêu quá mức để ngăn chặn gian lận cũng có thể gây tốn kém.
Theo chuẩn mực kiểm toán số 53 (SAS 53), kiểm toán viên cần hiểu rõ về gian lận và sai sót, đánh giá khả năng xảy ra của chúng, và thiết kế phương pháp kiểm toán phù hợp Việc lập kế hoạch và giám sát thực hiện công việc kiểm toán phải được tiến hành cẩn thận để đảm bảo phát hiện các sai phạm trọng yếu Cuối cùng, kiểm toán viên phải báo cáo kết quả cho ban quản lý, người sử dụng và cơ quan có thẩm quyền liên quan, tuân thủ các ràng buộc nhất định.
Việc ngăn chặn và phát hiện gian lận là một thách thức thực sự đối với kiểm toán viên nội bộ, đòi hỏi phải có đủ thời gian và nguồn lực trong kế hoạch để cung cấp dịch vụ này Để đáp ứng nhu cầu của ban quản trị, kiểm toán viên nội bộ cần lập kế hoạch và đánh giá cẩn thận các vấn đề cần ưu tiên, đảm bảo rằng các nghĩa vụ thực hiện được đáp ứng Trong ngắn hạn, có thể thực hiện ít các cuộc kiểm toán nghiệp vụ để thực hiện các cuộc điều tra và nghiên cứu rủi ro về gian lận, nhưng về dài hạn, lượng thời gian dành cho nghiên cứu về gian lận nên giảm đi Kiểm toán viên nội bộ cần phối hợp chặt chẽ với ban quản trị để đảm bảo có đủ thời gian và nguồn lực cho việc thực hiện kiểm toán nghiệp vụ có ý nghĩa, đồng thời chứng minh năng lực và các phát hiện hữu ích trong tất cả các lĩnh vực.
Kiểm toán viên nội bộ
5.1 Quy định đối với kiểm toán viên nội bộ:
Công việc kiểm toán được thực hiện bởi các kiểm toán viên, những chuyên gia kế toán có kỹ năng nghiệp vụ kiểm toán Theo IFAC - Liên đoàn kế toán quốc tế, kiểm toán viên cần phải có kỹ năng và khả năng nghề nghiệp, đồng thời phải đảm bảo tính chính trực, khách quan, độc lập và tôn trọng bí mật Những yêu cầu này là điều kiện tiên quyết không thể thiếu đối với một kiểm toán viên.
Theo quyết định số 832 /TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính quy định các tiêu chuẩn đối với người được bổ nhiệm làm kiểm toán viên nội bộ như sau:
1 Có phẩm chất trung thực, khách quan, chưa có tiền án và chưa bị kỷ luật từ mức cảnh cáo trở lên do sai phạm trong quản lý kinh tế, tài chính, kế toán;
2 Đã tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, hoặc quản trị kinh doanh;
3 Đã công tác thực tế trong lĩnh vực quản lý tài chính, kế toán từ 5 năm trở lên, trong đó có ít nhất có 3 năm làm việc tại doanh nghiệp nơi được giao nhiệm vụ kiểm toán viên;
4 Đã qua huấn luyện về nghiệp vụ kiểm toán, kiểm toán nội bộ theo nội dung chương trình thống nhất của Bộ Tài chính và được cấp chứng chỉ.
Kiểm toán viên nội bộ không nên tham gia đánh giá các hoạt động mà họ đã thực hiện trước đó, vì điều này có thể làm giảm tính khách quan Nếu kiểm toán viên cung cấp sự bảo đảm cho một hoạt động mà họ đã đảm nhận, điều đó có thể gây ra xung đột lợi ích Tuy nhiên, họ vẫn có thể cung cấp tư vấn cho các hoạt động mà họ đã tham gia trước đây.
Ban giám đốc có quyền đánh giá và lựa chọn kiểm toán viên nội bộ cho doanh nghiệp Nhiều quốc gia đã phát triển chương trình đào tạo cấp bằng kiểm toán viên nội bộ Tiêu chí lựa chọn kiểm toán viên nội bộ dựa trên phẩm chất, năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của họ.
Năng lực chuyên môn của kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào loại công việc họ thực hiện, bao gồm kiểm toán báo cáo tài chính và kiểm toán hoạt động Đối với kiểm toán báo cáo tài chính, doanh nghiệp yêu cầu người phụ trách bộ phận kiểm toán nội bộ phải có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính.
- Bằng đại học chuyên ngành kế toán và tài chính;
- Có chứng chỉ kiểm toán viên
- Có 4 đến 5 năm kinh nghiệm chuyênmôn với tư cách là trợ lý kiểm toán
- Ngoại ngữ (ít nhất 2 ngoại ngữ, bắt buộc phải giỏi tiếng Anh hoặc tiếng Pháp).
Nếu là kiểm toán hoạt động, các kiểm toán viên phải hiểu biết rất tốt về kỹ thuật liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.
Phẩm chất đạo đức của kiểm toán viên nội bộ đòi hỏi việc vận dụng kỹ năng và sự cẩn thận cần thiết, đảm bảo có đủ năng lực và thận trọng trong nghề nghiệp Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là hoàn toàn không thể xảy ra sai lầm.
* Trách nhiệm của kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp được quy định như sau:
1 Kiểm toán viên nội bộ thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được Tổng Giám đốc, hoặc Giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước (Tổng) Giám đốc về chất lượng, về tính trung thực, hợp lý của báo cáo kiểm toán và về những thông tin tài chính, kế toán đã được kiểm toán.
2 Trong quá trình thực hiện công việc, kiểm toán viên nội bộ phải tuân thủ luật pháp, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách, chế độ hiện hành của Nhà nước.
3 Kiểm toán viên phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán Không ngừng nâng cao năng lực chuyên môn, cập nhật kiến thức, giữ gìn đạo đức nghề nghiệp.
4 Tuân thủ nguyên tắc bảo mật các số liệu, tài liệu đã được kiểm toán (loại trừ các trường hợp có yêu cầu của toà án, hoặc các nghĩa vụ liên quan đến tiêu chuẩn nghiệp vụ).
* Quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ:
1 Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ Không bị chi phối, hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và trình bày ý kiến trong báo cáo kiểm toán.
2 Có quyền yêu cầu các bộ phận, cá nhân được kiểm toán và bộ phận có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ cho công tác kiểm toán.
3 Được ký xác nhận trên báo cáo kiểm toán nội bộ do cá nhân tiến hành, hoặc chịu trách nhiệm thực hiện theo nhiệm vụ kiểm toán được giao.
4 Nêu các ý kiến đề xuất, các giải pháp, kiến nghị, các ý kiến tư vấn cho việc cải tiến, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh; ngăn ngừa các sai sót gian lận, các việc làm sai trái trong doanh nghiệp
5 Được bảo lưu ý kiến đã trình bày trong báo cáo kiểm toán nội bộ, được quyền đề nghị cơ quan chức năng của Nhà nước xem xét lại quyết định của (Tổng) Giám đốc về bãi nhiệm kiểm toán viên.
Quy trình thực hiện một cuộc kiểm toán nội bộ
Theo điều 10 của quyết định số 832 /TC/QĐ/CĐKT ngày 28/10/1997 của Bộ Tài chính, quy trình thực hiện kiểm toán nội bộ bao gồm các bước công việc cụ thể.
1 Lập kế hoạch và lựa chọn phương pháp kiểm toán
- Lập chương trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian tiến hành kiểm toán nội bộ;
Để đảm bảo hiệu quả của cuộc kiểm toán, cần xác định quy mô kiểm toán rõ ràng, lựa chọn phương pháp và cách thức tiến hành phù hợp Đồng thời, cần có biện pháp tổ chức thực hiện hiệu quả và tổ chức lực lượng kiểm toán bao gồm cả kiểm toán viên nội bộ và ngoại bộ, cùng với các nhân viên chuyên môn cần thiết để hỗ trợ quá trình kiểm toán.
Tùy thuộc vào tính chất của cuộc kiểm toán, kiểm toán viên cần lựa chọn và áp dụng các phương pháp và thủ tục kiểm toán phù hợp với mục tiêu và yêu cầu Các phương pháp này bao gồm quan sát, kiểm kê thực tế, xác minh tài liệu, đối chiếu văn bản và chế độ, cũng như thu thập và đánh giá bằng chứng Ngoài ra, kiểm toán viên còn thực hiện các phép tính, so sánh, phân tích trên máy vi tính, tổng hợp thông tin, xác định nguyên nhân và mức độ liên quan của chúng, cũng như dự đoán xu hướng và khả năng Các bước kiểm tra và đánh giá khác cũng được tiến hành khi cần thiết trong từng trường hợp cụ thể.
2 Công tác chuẩn bị kiểm toán
Nghiên cứu các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm nhiệm vụ kế hoạch, điều kiện, biện pháp, chính sách và quy định trong kỳ kiểm toán Đánh giá sơ bộ những thay đổi về điều kiện và môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến các hoạt động của doanh nghiệp.
- Tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ trương, biện pháp phát sinh trong kế toán, kiểm toán;
Trước khi tiến hành cuộc kiểm toán, cần xem xét các báo cáo, tài liệu và hồ sơ kiểm toán trước đó, bao gồm cả tài liệu bên ngoài liên quan Việc này giúp tóm tắt thông tin cần kiểm tra trong quá trình kiểm toán sắp tới Đồng thời, cần thu thập và chuẩn bị các mẫu, chương trình và chỉ dẫn cho cuộc kiểm toán sẽ được thực hiện.
3 Thực hiện việc kiểm toán
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ cần xem xét và thu thập đầy đủ các bằng chứng liên quan, bao gồm cả chứng cứ từ bên ngoài doanh nghiệp, để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của báo cáo tài chính.
- Xem xét, đánh giá và việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp.
Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn và gian lận trong từng loại nghiệp vụ và hoạt động kinh tế là rất quan trọng Đồng thời, cần xác định tính trọng yếu và rủi ro liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong nội bộ doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Thực hiện phân tích và khảo sát các khoản mục chính là bước quan trọng trong quy trình kiểm toán Bên cạnh đó, việc khảo sát bổ sung các chi tiết cũng cần được chú trọng để đảm bảo tính chính xác Ngoài ra, xem xét các sự kiện tiếp sau và đánh giá kết quả cuộc kiểm toán giúp đưa ra những nhận định đúng đắn về tình hình tài chính.
Để thực hiện cuộc kiểm toán hiệu quả, các bước tiến hành cần tuân thủ quy trình chuẩn của kiểm toán Mỗi bước trong quá trình kiểm toán phải được ghi chép cẩn thận trong tài liệu và hồ sơ kiểm toán để đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ.
4 Kết thúc cuộc kiểm toán
* Khi kết thúc cuộc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo kiểm toán;
Báo cáo kiểm toán cần trình bày đầy đủ nội dung và kết quả kiểm toán theo mục tiêu đã đề ra, xác nhận tính đầy đủ và hợp lý của báo cáo tài chính cũng như báo cáo kế toán quản trị hàng năm trước khi được duyệt Ngoài ra, báo cáo cũng phải đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý sai sót, gian lận, vi phạm, đồng thời nêu ra các giải pháp cần thiết nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý kinh doanh của doanh nghiệp.
Báo cáo kiểm toán được gửi đến Chủ tịch Hội đồng quản trị và (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ phụ thuộc vào tính chất của kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quản trị cùng (Tổng) Giám đốc quyết định Đối với báo cáo kiểm toán báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị, chúng sẽ được đính kèm vào báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị trước khi được lưu hành.
Phúc tra kết quả kiểm toán là quá trình kiểm tra lại việc thực hiện các kiến nghị và giải pháp được nêu trong báo cáo kiểm toán Công việc này diễn ra sau cuộc kiểm toán, nhằm đảm bảo rằng các bộ phận quản lý và điều hành doanh nghiệp đã triển khai đúng các đề nghị xử lý.
7.Mối liên hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập
Chuẩn mực kiểm toán của IFAC nhấn mạnh tầm quan trọng của sự hợp tác giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập Cụ thể, chuẩn mực số 400 quy định rằng kiểm toán viên độc lập có thể sử dụng tài liệu từ kiểm toán nội bộ trong quá trình thực hiện các thủ tục kiểm soát, tuy nhiên, điều này không có nghĩa là kiểm toán viên nội bộ được coi là thành viên của nhóm kiểm toán độc lập.
* Sự khác nhau về tính chất công việc giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập:
Kiểm toán nội bộ Kiểm toán độc lập
Quá trình xác định đối tượng kiểm toán chủ yếu do ban quản trị doanh nghiệp quyết định dựa trên nhu cầu quản lý của các bộ phận và toàn bộ doanh nghiệp Hợp đồng giữa đơn vị có nhu cầu kiểm toán và đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm toán cũng là yếu tố quan trọng trong việc xác định này Đối tượng kiểm toán bao gồm các hoạt động sản xuất và kinh doanh của các phòng ban trực thuộc doanh nghiệp, với sự đa dạng trong các lĩnh vực được kiểm toán.
Mục đích kiểm toán được xác định bởi lãnh đạo công ty dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và quy định của pháp luật hiện hành Kiểm toán nhằm đánh giá tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, đồng thời xác nhận tính hợp pháp của số liệu dựa trên quy định pháp luật và chuẩn mực kế toán, kiểm toán đã ban hành.
Doanh nghiệp tự chọn Dựa trên chuẩn mực kiểm toán và quy định của pháp luạt hiên hành
Mang tính chất thừa hành Mang tính chất kinh doanh (thu phí từ hoạt động cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp)
ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ
Mục tiêu chính của các nhà kiểm toán doanh nghiệp là đảm bảo rằng mọi hoạt động và thành phần bên trong tổ chức đều được đánh giá độc lập bởi ban kiểm toán nội bộ Việc này mang lại lợi ích lớn cho tổ chức, vì sự xem xét độc lập giúp nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý Hơn nữa, việc đánh giá này thường xuyên được thực hiện bởi ban chỉ đạo cấp cao, từ đó đảm bảo sự giám sát liên tục trong suốt thời gian cấp kinh phí.
Đánh giá của các tổ chức trong doanh nghiệp về hoạt động kiểm toán nội bộ phụ thuộc vào thực trạng tổ chức và mức độ xung đột giữa các mối quan tâm Ngoài ra, sự đánh giá từ các tổ chức độc lập thường phải được sự cho phép của ban chỉ đạo cấp trên.
Kiểm toán nội bộ ra đời nhằm đảm bảo tính chính xác của hồ sơ và số liệu, tuân thủ quy tắc, cũng như kiểm soát gian lận và sai sót Qua thời gian, kiểm toán nội bộ đã phát triển thành một công việc quan trọng và có phạm vi rộng rãi trong các tổ chức thuộc mọi lĩnh vực Ngày nay, kiểm toán nội bộ được coi là một nhiệm vụ thiết yếu trong hoạt động của các tổ chức.
Sự mở rộng hoạt động của kiểm toán nội bộ đã được các đơn vị tư nhân công nhận, thể hiện qua vị trí cao hơn trong tổ chức, ngân sách hoạt động lớn hơn và mục tiêu nghiên cứu đa dạng hơn Kiểm toán nội bộ hiện được áp dụng rộng rãi cho nhiều loại hoạt động khác nhau, cho thấy công việc này ngày càng độc lập và có tầm quan trọng cao hơn trong các tổ chức.
Quá trình phát triển của kiểm toán nội bộ đã dẫn đến việc nghề này trở thành một lĩnh vực độc lập, với sự hình thành của các hiệp hội kiểm toán nội bộ trong nhiều ngành như ngân hàng và phúc lợi công cộng Tuy nhiên, cột mốc quan trọng nhất là sự ra đời của Viện kiểm toán nội bộ vào năm 1941, đánh dấu sự chuyên nghiệp hóa trong lĩnh vực này sau những nỗ lực không ngừng nghỉ.
Sự phát triển trong lĩnh vực kiểm toán nội bộ đã mở ra nhiều cơ hội, nhưng cũng đặt ra những trách nhiệm mới Những trách nhiệm này liên quan đến nhiều vấn đề phức tạp, chủ yếu xoay quanh tính khả thi trong việc thực hiện đúng các nhiệm vụ mới, đồng thời vẫn đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý cho các hoạt động nội bộ hiệu quả.
Kiểm toán nội bộ đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai Bên cạnh đó, kiểm toán viên nội bộ còn được hỗ trợ bởi nhu cầu quản lý tổng quát và vị trí tổ chức thuận lợi, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận này.
Nhu cầu bảo vệ của doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng do các hoạt động liên quan đến việc sử dụng nguồn lực, giao dịch với đối tác bên ngoài và ủy quyền cho nhân viên trong việc điều phối các mối quan hệ nội bộ Để đảm bảo các hoạt động này diễn ra theo đúng quy định, doanh nghiệp cần có các biện pháp bảo vệ hiệu quả trong lĩnh vực kiểm soát tài chính và các hoạt động chung Sự phát triển về phạm vi và quy mô hoạt động của doanh nghiệp càng làm tăng nhu cầu bảo vệ, từ đó khẳng định tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống bảo vệ vững chắc.
Nhu cầu hoàn thiện của doanh nghiệp phát sinh từ sự cần thiết phải tồn tại trong môi trường thị trường đầy cạnh tranh Điều này không chỉ phản ánh áp lực từ các đối thủ mà còn thể hiện mục tiêu của các nhà quản lý trong việc tối ưu hóa kết quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nhu cầu về bộ phận kiểm toán nội bộ là điều không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp, vì tất cả các tổ chức có trách nhiệm quản lý đều cần đến kiểm toán nội bộ để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động.
Kiểm toán nội bộ có lợi thế về vị trí trong doanh nghiệp, cho phép thực hiện chức năng đánh giá một cách độc lập Được tách biệt khỏi các bộ phận khác, kiểm toán viên nội bộ có khả năng nhìn nhận và đánh giá chính xác các hoạt động của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong quy trình hoạt động.
Các nguồn lực của kiểm toán nội bộ và những yếu tố môi trường tác động là cơ sở quan trọng để xác định mục tiêu kiểm toán Mỗi mục tiêu cần phản ánh rõ ràng tầm quan trọng và thời gian hoàn thành Điều này bao gồm việc đánh giá nguồn lực trong mối quan hệ với các yếu tố môi trường và nhiệm vụ khả thi, đồng thời chú trọng đến chiến lược và chính sách chủ yếu phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.
Các mục tiêu xác định liên quan đến việc xem xét cách thức thực hiện các chiến lược Chiến lược cao nhất cần vạch ra lộ trình cho kiểm toán viên trong việc cung cấp dịch vụ cho các bộ phận được kiểm toán Ở cấp độ thấp hơn, chiến lược cần giải quyết các vấn đề cơ bản Sự liên kết giữa các yếu tố này là cách tối ưu hóa nguồn lực của kiểm toán nội bộ trước tác động của các yếu tố môi trường.
Khi các chiến lược đã được xác định, bước tiếp theo là phát triển các chương trình hành động cụ thể để thực hiện những chiến lược đó Việc hoạch định và thực thi chiến lược luôn liên kết chặt chẽ với nhau, vì vậy, việc thiếu một trong hai yếu tố này sẽ dẫn đến sự không hoàn thiện trong quá trình triển khai.
