UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VẠN NINH QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU (NỘI BỘ VÀ BÊN NGỒI) Số Lần ban hành Ngày Trang Chức vụ Chữ ký QT.UBND.04 02 15/4/2013 1/4 Soạn thảo Soát xét Phê duyệt Chánh Văn phịng Phó Chủ tịch Chủ tịch UBND huyện UBND huyện Họ tên Số: QT.UBND.04 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VẠN NINH Võ Thành Sơn Lần ban hành: 02 Ngày: 15/4/2013 Lê Văn Thắng Lê Hữu Trí TRANG THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Stt Trang/ Phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần ban hành/sửa đổi Ngày ban hành 2/4 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VẠN NINH Số: QT.UBND.04 Lần ban hành: 02 Ngày: 15/4/2013 MỤC ĐÍCH - Đảm bảo tài liệu phê duyệt trước áp dụng thực - Nhằm rà soát, cập nhật phê duyệt lại tài liệu cần thiết - Đảm bảo nhận biết thay đổi tình trạng thay đổi hành tài liệu - Đảm bảo tài liệu thích hợp có sẵn nơi cần sử dụng PHẠM VI ÁP DỤNG: Thủ tục kiểm soát tài liệu áp dụng sổ tay chất lượng, quy trình hướng dẫn công việc, văn quy phạm pháp luật Nhà nước, văn UBND huyện quan, ban ngành cấp huyện…liên quan đến hoạt động quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 TÀI LIỆU VIỆN DẪN Mục 4.2.3, Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tài liệu khác có liên quan THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA - Tài liệu nội tài liệu UBND huyện Vạn Ninh soạn thảo áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như: Sổ tay chất lượng, quy trình, sơ đồ tổ chức, trách nhiệm quyền hạn, … - Tài liệu bên văn Luật, Nghị định, Thông tư, Quyết định… quan Nhà nước có thẩm quyền, đưa vào áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Các tài liệu kiểm sốt theo quy trình kiểm sốt văn đến, NỘI DUNG QUY TRÌNH A KIỂM SỐT TÀI LIỆU NỘI BỘ TT Hoạt động Trách Mô tả Biểu mẫu nhiệm 5.1 Nhu cầu Lãnh đạo Khi có nhu cầu ban hành tài liệu Tờ trình ban hành, đơn vị thay đổi tài liệu hành sửa đổi xin ý kiến với lãnh đạo UBND huyện nhu cầu ban hành tài liệu thay đổi tài liệu hành 5.2 Xem xét cần thiết tài liệu ban hành/ sửa đổi Lãnh đạo UBND Nếu chấp thuận phân cơng cho Văn quan tham mưu soạn thảo văn 5.3 Soạn thảo tài liệu Người soạn thảo Soạn thảo văn ( Tài liệu ) theo Bản thảo hướng dẫn trình bày tài 3/4 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VẠN NINH Số: QT.UBND.04 Lần ban hành: 02 Ngày: 15/4/2013 liệu 5.4 Kiểm tra Lãnh đạo đơn vị Kiểm tra, trình lãnh đạo UBND huyện Bản thảo duyệt tài liệu soạn thảo 5.5 Phê duyệt tài liệu Lãnh đạo UBND Lãnh đạo UBND xem xét ký duyệt Tài liệu tài liệu soạn thảo 5.6 Phát hành tài liệu Nhân viên Văn thư Nhận tài liệu cập nhật vào sổ công Phiếu giao văn UBND huyện Bản nhận tài gốc lưu Văn thư Uỷ liệu ban, gửi đến nơi nhận Đề nghị người nhận ký vào phiếu giao tài liệu 5.7 Thay đổi tài liệu Lãnh đạo Văn Khi thay đổi tài liệu hành, thực Phiếu phịng bước sau: trình thay - Thông báo thay đổi tài liệu nội đổi tình UBND trạng tài - Nếu giữ tài liệu hết hiệu lực để liệu tham khảo, phải đóng dấu “Huỷ” - Tổ chức phát hành lại tài liệu theo bước 5.8 Phổ biến áp Các Phòng dụng ban Thơng báo cho thành viên Phịng áp dụng theo Quy trình B KIỂM SỐT TÀI LIỆU BÊN NGỒI 5.9 Tiếp nhận Nhân viên Thực quy trình tiếp nhận, xử lý văn Văn thư văn đến, 5.10 5.11 Cập nhật văn Chuyên viên Cập nhật mục lục tài liệu bên Mục lục Thay đổi tài Lãnh đạo Khi có thay đổi tài liệu bên ngoài, liệu đơn vị thực bước 8, và: - Lập Phiếu tình trạng thay đổi tài liệu bên đến quan liên quan - Nếu tài liệu hết hiệu lực để tham khảo phải đóng dấu “ Huỷ ” tài liệu hết hiệu lực BIỂU MẪU - HỒ SƠ - Biểu mẫu 1: Mục lục tài liệu bên - BM.UBND.04.01 4/4 UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VẠN NINH QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số: QT.UBND.04 Lần ban hành: 02 Ngày: 15/4/2013 - Biểu mẫu 2: Phiếu tình trạng thay đổi tài liệu - BM.UBND.04.02 - Biểu mẫu 3: Phiếu giao nhận tài liệu - BM.UBND.04.03 - Biểu mẫu 4: Mục lục tài liệu nội - BM.UBND.04.04 5/4 ...Họ tên Số: QT.UBND.04 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VẠN NINH Võ Thành Sơn Lần ban hành:... ban hành/sửa đổi Ngày ban hành 2/4 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VẠN NINH Số: QT.UBND.04 Lần ban hành: 02 Ngày: 15/4/2013 MỤC ĐÍCH - Đảm bảo tài liệu phê duyệt trước áp dụng... thảo hướng dẫn trình bày tài 3/4 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VẠN NINH Số: QT.UBND.04 Lần ban hành: 02 Ngày: 15/4/2013 liệu 5.4 Kiểm tra Lãnh đạo đơn vị Kiểm tra, trình lãnh