Luận văn Tài liệu nội sinh tại trường Đại học Y dược Thái Bình hệ thống hóa và làm phong phú thêm những vấn đề về thu thập, xử lý, tổ chức, bảo quản và phổ biến tài liệu nội sinh; xác định thực trạng tài liệu tin nội sinh, thực trạng tổ chức, quản lý khai thác tài liệu nội sinh tại trường Đại học Y Dược Thái Bình; đề xuất các giải pháp nhằm phát triển tài liệu và nâng cao hiệu quả tổ chức, quản lý, khai thác tài liệu nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Y Dược Thái Bình.
Trang 1BQ VAN HOA, THE THAO VA DU LICH BQ GIAO DUC VA DAO TAO
TRUONG DAI HQC VAN HOA HA NOI
NGUYEN THI HOA HUE
TAI LIEU NOI SINH TAI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÁI BÌNH
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ VIỆN
Trang 2BỘ VĂN HÓA, THÊ THAO VÀ DU LỊCH _ BỌ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRUONG DAI HQC VAN HOA HA NOI
NGUYEN THI HOA HUE
TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÁI BÌNH
‹hoa học Thư viện Mã số: 8320203
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THƯ
Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Văn Thiên
Trang 3Tôi xin cam đoan luận văn đề tài “7ủi liệu nội sinh tại Trường Đại học Y Dược Thái Bình” hoàn toàn là kết quả nghiên cứu của tác giả Đề tải
này chưa được công bố trong bắt kì một công trình nghiên cứu nảo của người khác và các kết quả trình bày trong luận văn là sản phâm nghiên cứu, khảo sát
riêng của tác giả, tất cả các tài liệu tham khảo sử dụng trong luận văn đều
được trích dẫn rõ ràng và theo đúng quy định
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực của số liệu và các
nội dung khác trong luận văn của mình./
Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2020
Tác giả luận văn
Trang 4DANH MUC CAC CHU VIET TAT
DANH MỤC BANG, BIEU BO, SO DO, HiINH VE MO DAU Chương I Tài liệu nội sinh với hoạt động của Trường Đại học Y Dược Thái Bình 1.1 Những vấn dé chung về tài liệu nội sinh 1.1.1 Khái niệm
1.1.2 Đặc điểm và phân loại của tài liệu nội sinh 1.1.3 Vai trò của tài sinh
1.1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến quản lý và khai thác tài liệu nội sinh 1.1.5 Những hoạt động liên quan đến quản lý và khai thác tài liệu nội sinh 1.2 Khái quát về Trường Đại học Y Dược Thái Bình 1.2.1 Lịch sử hình thành 1.2.2 Hoạt động thông tin thư viện tại Trường Đại học Y Dược Thái Bình
1.2.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin nội sinh tại Trường
Đại học Y Dược Thái Bình
Trang 52.3.4 Tổ chức tải liệu nội sinh 93 2.4 Khai thác và bảo quản nội sinh 97 2.4.1 Khai thác tải liệu nội sinh 97 2.4.2 Bảo quản tài liệu nội sinh 103 2.5 Đánh giá của người dùng tin về tài liệu nội sinh 105 2.6 Nhận xét, đánh giá 107 2.6.1 Điểm mạnh 107 2.6.2 Điểm yếu 109 2.6.3 Nguyên nhân 11 Tiểu kết chương 2 1H
Chương 3 Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức quản lý và khai 114
thác tài liệu nội sinh tại Trường Đại học Dược Thái Bình
3.1 Nhóm giải pháp xây dựng và phát triển tài liệu nội sinh 114 3.1.1 Nâng cao nhận thức về vai trò tài liệu nội sinh trong Trường — 114
3.1.2 Khuyến khích phát triển tài liệu nội sinh 117
3.1.3 Xây dựng chính sách thu thập tài liệu nội sinh 119 3.1.4 Công tác xử lý tài liệu 120 3.2 Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, bảo quản tải liệu nội sinh 121 3.3 Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác tải liệu nội sinh 124 3.3.1 Ban hành quy định về khai thác tài liệu nội sinh 124
3.3.2 Tăng cường chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các trường đại 125 học y và cơ quan có liên quan
Tiểu kết chương 3 128
KÉT LUẬN 129
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 131
Trang 6AACR2 : Anglo-American Cataloging Rules
(Quy tắc biên muc Anh — My)
CSDL > Co sé dit ligu
ĐHYDTB : Đại học Y Dược Thái Bình KHCN :_ Khoa học công nghệ
MARC21 : Machine-Readable Cataloging
(Khổ mẫu biên mục đọc máy)
NCKH :_ Nghiên cứu khoa học
NCT : Nhu cau tin
NDT :_ Người dùng tin
OPAC : Online Public Access Catalogue TLNS : Tai liệu nội sinh
TV : Thư viện
UDC : Universal Decimal Classification
Trang 7Bang 2.1 Bang 2.2 Bang 2.3 Bảng 24 Bảng 2.5 Bảng 26 Bang 2.7 Bang 2.8 Bảng 2.9)
Bang 2.10 Thống kê tài liệ
Cơ cấu luận văn luận án
Số lượng đề tài các cấp
Số lượng sách nội sinh tại thư viện
Cơ cấu các bài báo tạp chí chia theo nội dung
Tính chính xác các dữ liệu thư mục dựa trên quy tắc mô tả AACR2
Kết quả khảo sát chất lượng định từ khóa
Kết quả khảo sát chất lượng tóm tắt về mặt hình thức Két quả khảo sát chất lượng tóm tắt về mặt nội dung, Số lượng tài liệu số nội sinh tại Thư viện
số tại Thư viện Bảng 2.11 Lượng người dùng tin sử dụng dịch vụ mượn về nhà đối Biểu đồ I Biểu đồ I Biểu đồ 2 Biểu đồ 2 Biểu đồ 2 Biểu đồ 2 Biểu đồ 2 Biểu đồ 2 với tài liệu nội sinh 1 Về mục đích sử dụng tài liệu
2 Nhu cầu về loại hình tài liệu của người dùng tin 1 Tỷ lệ tài liệu nội sinh truyền thống
2 Cơ cấu tài liệu điện tử nội sinh
3 Cơ cấu về nội dung của sách nội sinh
4 Tỷ lệ luận văn, luận án trong 4 năm gần đây
5 Tỷ lệ luận văn, luận án theo nội dung chuyên ngành
Trang 8Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tài liệu nội sinh tại thư viện Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tài liệu điện tử nội sinh
Sơ đồ 2.3 Các bước tiến hành mô tả thư mục tại Thư viện
Hình 2.1 Biểu mẫu mô tả thư mục tại Thư viện Hình 2.2 Ví dụ biểu mẫu mô tả sách tại Thư viện Hình 2.3 Biểu ghi mô tả sách sai sử dụng chính tả
Hình 2.4 Biểu ghi mô tả sách sai chính tả trong định từ khóa Hình 2.5 Hình minh họa cho công tác tóm tắt sách nội sinh Hình 2.6 Hình minh họa cho công tác tóm tắt sách nội sinh Hình 2.7 Giao diện cơ sở dữ liệu HINARI
Hình 2.8 Giao diện tra cứu tìm tin tài liệu nội sinh OPAC Hình 2.9 Giao diện thông báo tài liệu mới
Hình 2.10 Giao diện tài liệu số Thư viện
Trang 9
1 Tinh cấp thiết của đề tài
Ngày nay, sự bùng nỗ thông tin với sự đa dạng nhiều loại hình tài liệu,
đặc biệt là các tài liệu số có những ảnh hưởng sâu sắc tới hoạt động thông tin
thư viện Trong xu hướng khó kiểm soát nguồn tin đòi hỏi các cơ quan thông, tin thư viện cần phải có những định hướng, chiến lược xây dựng nguồn lực thông tin, tổ chức quản lý và khai thác nguồn lực thông tin một cách hiệu quả và phù hợp, đáp ứng cao nhất nhu cầu của người dùng tin
Trong các trường đại học tài liệu nội sinh vừa là sản phẩm của hoạt động
nghiên cứu, giảng dạy, vừa là tham sé thé hiện chất lượng của giáo dục Tài
liệu nội sinh cũng phản ánh đẩy đủ, hệ thống về các thành tựu cũng như tiềm lực, định hướng phát triển của các trường đại học đồng thời là nguồn học liệu
phục vụ cho giảng dạy học tập, nghiên cứu khoa học của giảng viên và sinh
viên Việc sử dụng nguồn tài liệu nội sinh một cách hiệu quả sẽ góp phần
không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng đảo tạo của các trường đại học Với
ý nghĩa đặc biệt đó, việc xem xét các chính sách phát triển, công tác tổ chức
quản lý, khai thác và sử dụng nguồn tài liệu nội sinh luôn thu hút sự quan tâm
của các cơ quan thông tỉn thư viện tại các trường đại học
Trường Đại Học Y Dược Thái Bình với hơn 50 năm xây dựng và phát
triển đã tạo ra một nguồn tài liệu nội sinh khá phong phú bao gồm các loại
hình như: sách giáo trình, sách chuyên khảo, tài liệu lưu hành nội bộ, luận văn
luận án, đề cương bài giảng, các báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo và các nguồn tin phản ánh tiềm lực về đào tạo và nghiên cứu khoa
học của trường Nguồn tài liệu nội sinh của trường ngày một gia tăng, tuy
nhiên, vấn đề thu thập, tổ chức quản lý và khai thác tài liệu nội sinh chưa thực
Trang 10
khăn cho người dùng tin trong việc sử dụng nguồn tài liệu nảy trong quá trình công tác, học tập và nghiên cứu khoa học tại trường Do đó, cần nâng cao
nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu nội sinh, cần tăng cường công tác
quản lý, nâng cao việc khai thác nguồn tài liệu nội sinh phục vụ học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học cho cán bộ giảng viên, học viên, sinh viên của Trường Đại học Y Dược Thái Bình
Từ những lý do trên đây, tôi chọn đề tài “ Tài liệu nội sinh tại Trường Đại học Y Dược Thái Bình” làm đề tài cho luận văn thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện tại Trường Đại Học Văn Hóa Hà Nội
Việc thực hiện đề tài luận văn này đáp ứng nhu cầu cấp thiết tìm hiểu
thực trạng nguồn tài liệu nội sinh tại Trường, trên cơ sở đề xuất với đơn vị
quản lý và phô biến có hiệu quả các tài liệu nội sinh tới toàn bộ người ding tin trong Trường, góp phan nâng cao chất lượng học lý thuyết, lâm sàng và
nghiên cứu khoa học của Trường Đại học Y Dược Thái Bình
2 Téng quan tình hình nghiên cứu
Tài liệu nội sinh là chủ đề nghiên cứu đã nhận được sự quan tâm, chú ý
của nhiều chuyên gia thông tin và các cán bộ thư viện nhiều năm nay Ở nước
ta, Tài liệu nội sinh đã bước đầu được đề cập một cách tổng quát từ cuối năm
1990 Từ sau năm 2000, với nhiều bài viết, các đề tài nghiên cứu, báo cáo chuyên gia và cán bộ thông tin, tài liệu nội sinh đã được nhận diện một cách khá rõ ràng và toàn diện cả về bình diện khái niệm, đặc điểm cách phân nhóm
cũng như đưa ra các giải pháp tổng thể nhằm quản lý tốt tài liệu này Tuy có
những cách tiếp cận khác nhau, song hầu hết đều thống nhất ở việc khẳng
Trang 11này Các nghiên cứu có thể tổng quan theo từng phương diện sau:
* Nghiên cứu về cơ sở lý luận và tài liệu nội sinh
Hội thảo thư viện toàn quốc “Nền tảng công nghệ thông tin - truyền
thông trong hoạt động thông tin Thư viện phục vụ đổi mới giáo dục Đại học-
Cao đẳng trong thời kỳ hội nhập” bài bao “Tai liéu ndi sinh — nguồn tin vô giá trong các trường đại học ” Huỳnh Mẫn Đạt Bài viết trình bày có hệ thống
các khái niệm về tài liệu nội sinh, đưa ra quy trình số hóa nguồn tài liệu nội
sinh, lựa chọn công nghệ và đưa ra các giải pháp nhằm giúp các trường đại
học làm tốt công tác số hóa nguồn tài liệu nội sinh [4]
Luận văn thạc sĩ, “7ổ chức và quản lý nguôn tài liệu nội sinh tại trường
đại học sư phạm 2" của Đặng Thị Trang năm 2013 Đề tài nêu lên khái niệm tài liệu nội sinh, qua thực trạng tài liệu nội sinh của trường đưa ra giải pháp về tổ chức quản lý tài liệu nội sinh.[19]
Bản tin thư viện- Công nghệ thông tin (tháng 5/2012) “Tài liệu nội sinh” Hoàng Thuý Liễu - Phòng Tham khảo - Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên
Thành phó Hồ Chí Minh Bài viết nêu lên khái niệm tài liệu nội sinh, đặc
điểm của tài liệu nội sinh và vấn đề bản quyền trong việc tích hợp nguồn tài
liệu nội sinh.[13]
Tạp chí thông tin và tư liệu số 4 “ Cách nhìn hệ thống trong quản lý các
nguồn tài liệu khoa học nội sinh ở Việt Nam” của Nguyễn Hữu Hùng năm 2006.[10]
Tạp chí thông tin và thư việt “ Một số Š xung quanh việc thu
Trang 12Đề tài khoa học cấp Bộ “ 7hực trạng và các biện pháp nâng cao hiệu
quả quản lý, khai thắc nguôn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học xã hội
Việt Nam” của Trần Mạnh Tuấn thực hiện năm 2006.[20]
Luận văn thạc sĩ “ Nghiên cứu xây dựng và quản lý nguồn tài nguyên số
nội sinh tại Trung tâm thông tin khoa học và công nghệ Quốc Gia” của Phạm 'Văn Hùng”.[12]
Tai các trường đại học, vấn để nguồn tài liệu nội sinh được dé cập, nghiên cứu, đó là một số luận văn thạc sĩ sau:
Nguyễn Mai Chỉ (201 1),* Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguôn tài
liệu nội sinh đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ tại trường Đại học Bách khoa Hà Nội ", Luận văn thạc sĩ khoa học thư viện, Trường Đại học Văn Hóa, Hà Nội.[1]
Luận văn thạc sĩ, “7ổ chức và quản lý nguôn tài liệu nội sinh tại trường
đại học sư phạm 2” của Đặng Thị Trang năm 2013 [19]
“ Nghiên cứu hồn thiện cơng tác tổ chức quan lý nguôn tài liệu nội xám của Đại học Hà Nội đáp ứng phương pháp đào tạo theo tín chỉ” của Trần Thị Thanh Vân [28]
Các công trình này ngoài những vấn đề cơ sở lý luận đều tập trung phân
tích về thực trạng quản lý tài liệu nội sinh tại các trường đại học cụ thể, từ đó
đưa ra giải pháp về tổ chức quản lý tài liệu nội sinh
* Nghiên cứu về Thư viện Trường Đại học Y Dược Thái Bình
Tính đến thời điểm hiện nay đã có một số công trình nghiên cứu về Thư
Trang 13“Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức, hoạt động thư viện Đại học Y Thái
Bình” của Nguyễn Thị Thu Hiền năm 2008 Đề tài nghiên cứu tổ chức hoạt
động của thư viện từ bổ sung, xử lý, bảo quản, lưu thông tài liệu, sản phẩm và
dịch vụ thông tin và giải pháp hoàn thiện tổ chức hoạt động của thư viện Đại học Y Thái Bình
“Tim hiểu công tác xử lý nội dung tài liệu tại Thư viện trường Đại học Y Thái Bình” khóa luận tốt nghiệp của Lưu Thị Diệu năm 2010 Đề tài đi vào khái niệm công tác xử lý nội dung tài liệu (phân loại, định chủ đẻ, định từ
khóa, tóm tắt ), qua phần thực trạng công tác xử lý nội dung tài liệu của Thư
viện Đại học _Y Thái Bình đưa ra giải pháp cho xử lý nội dung tại Thư viện
Qua phần tổng quan có thê thấy đã có những công trình nghiên cứu về tài
liệu nội sinh cũng như nghiên cứu về Thư viện Trường Đại học Y Dược Thái Bình từ các phương diện khác nhau, tuy nhiên hiện chưa có đề tài nào nghiên cứu về tài liệu nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Y Dược Thái Bình
Dé ti “Tai liệu nội sinh tại Trường Đại học V Dược Thái Bình” có
tính mới, không trùng lặp Tác giả đề tài sẽ kế thừa những kết quả nghiên cứu trước đó, làm phong phú thêm những vấn đề cơ sở lý luận đồng thời nghiên cứu về thực trạng cũng như dé xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài
liệu nội sinh phục vụ hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học tại Trường Đại học Y Dược Thái Bình
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác thu thập, xử lý, tổ chức, bảo quản và
phô biến tài liệu nội sinh
"Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu khảo sát việc tổ chức quản lý nguồn tài
liệu nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Y Dược Thái Bình trong giai đoạn
Trang 144 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích nghiên cứu: Thông qua việc nghiên cứu thực trạng tài liệu
nội sinh, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác tài liệu
nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Y Dược Thái Bình
* Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện mục đích nghiên cứu trên, luận
văn sẽ giải quyết các nhiệm vụ sau:
- Hệ thống hóa và làm phong phú thêm những vấn đề về thu thập, xử lý,
tổ chức, bảo quản và phổ biến tài liệu nội sinh
~ Xác định thực trạng tài liệu tin nội sinh, thực trạng tổ chức, quản lý khai thác tài liệu nội sinh tại Trường Đại học Y Dược Thái Bình
- Dé xuất các giải pháp nhằm phát triển tài liệu và nâng cao hiệu quả tô
chức, quản lý, khai thác tài liệu nội sinh tại Thư viện Trường Đại học Y Dược Thái Bình
5 Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phân tích tổng hợp tài liệu: Tiến hành tập hợp các tài liệu khoa học,
tham khảo một số công trình liên quan đến đề tài để phân tích tổng hợp làm
cơ sở lý luận và thu thập, xử lý, tổ chức bảo quản và phổ biến tài liệu nội sinh trong Trường Đại học Y Dược Thái Bình
- Phương pháp khảo sát các biểu ghi
- Điều tra xã hội học: Phỏng van và phiếu khảo sát Được tiến hành trên 2 đối tượng:
+ Cán bộ thư viện
Trang 15+ Tổng số 350 phiếu khảo sát
- Thống kê xử lý số liệu thu được từ phiếu hỏi làm cơ sở để phân tích,
bình luận và đề ra giải pháp khả thi phù hợp với thực tiễn
6 Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của luận văn
* Ý nghĩa lí luận
Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về tài liệu nội sinh và tài tài liệu
nội sinh tại Trường Đại học Y Dược Thái Bình; ý nghĩa của tải liệu nội
sinh đối với công tác đảo tạo và nghiên cứu khoa học tại Trường Đại học Y
Dược Thái Bình
* Ý nghĩa thực tiễn
Đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác tài liệu nội sinh của Trường Đại học Y Dược Thái Bình
Luận văn có thể làm làm tài liệu tham khảo hữu ích cho những nghiên
cứu về tài liệu nội sinh; công tác tổ chức, quản lý, khai thác tài liệu nội sinh
tại các trường đại học
7 Giả thuyết nghiên cứu
Trong những năm qua, Thư viện Trường Đại học Y Dược Thái Bình đã đạt những thành tích đáng kể trong công tác phục vụ đảo tạo và nghiên cứu khoa học thông qua khai thác tài liệu nội sinh Tuy nhiên, thực tế hiện nay cho
thấy công tác xử lý, tổ chức và bảo quản cũng như khai thác và phổ biến
nguồn tài liệu nội sinh tại Thư viện còn gặp nhiều khó khăn Câu hỏi nghiên cứu cần đặt ra là do đâu? Theo tác giả, có thể do các vấn đề: Chưa có văn bản
pháp quy của nhà trường về thu thập và khai thác nguồn tài liệu nội sinh;
Năng lực và trình độ của đội ngũ cán bộ; Các quy trình công tác nghiệp vụ về
Trang 16chế trên? Theo tác giả có thể áp dụng các giải pháp sau: Ban hành văn bản
pháp quy của nhà trojờng vẻ thu thập tài liệu nội sinh, nâng cao trình độ cán
bộ thư viện, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ tiên tiến, tập trung số hóa tài liệu nội sinh và cung cấp các dịch vụ truy cập trực tuyến các bộ sưu tập số nội sinh, đẩy mạnh hợp tác và chia sẻ nguồn tài liệu nội sinh
8 Cấu trúc luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, luận văn gồm có 3 chương: Chương 1: Tài liệu nội sinh với hoạt động của Trường Đại học Y Dược Thái Bình Chương 2: Thực trạng tài liệu nội sinh tại Trường Đại học Y Dược Thái Bình
Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức quản lý và khai thác
Trang 17Chương I
TAI LIEU NOI SINH VOI HOAT DONG CUA TRUONG ĐẠI HỌC Y DUGQC THAI BIN!
1.1 Những vấn đề chung về tài liệu nội sinh
1.1.1 Khái niệm
1.1.1.1 Khái niệm tài liệu
Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau được đưa ra để định nghĩa về
tài liệu
Theo Nghị định 159/CP-2004 [15] về hoạt động thông in khoa học và công nghệ thì 'tài liệu là dạng vật chất ghi nhận những thông tin dưới dang
văn bản, âm thanh, đồ họa, hình ảnh, phim, video nhằm mục đích bảo quản,
phô biến và sử dụng"[15]
Theo Oxford English Dietionary “ Tài liệu là tất cả mọi thứ cung cấp cho
ta thông tin về một sự vật để làm chứng cho một điều gì đó” [19, trl5]
Theo từ điển Rober “Tài liệu là mọi văn bản dùng để minh chứng hay
chi din” [19, tr15]
Ngày nay, khái niệm “tài liệu” được định nghĩa như sau: “Tài liệu - là thông tin được gắn trên vật mang tin với những tiêu chí cho phép nhận dạng
nó” Đối với công tác quản lý, văn thư, lưu trữ, điều quan trọng là làm sao có
thể nhận dạng được thông tin chứa đựng trong tai liệu, sao cho tài liệu được
trình bày theo trật tự được thiết lập với những tiêu chí nhất định (các yếu tố
trình bày tài liệu)
Qua các định nghĩa về tài liệu, có thể thấy tài liệu được được nhận dang
Trang 18Thứ nhất, thông tin chứa đựng trong tải liệu nhờ sự tham gia sáng tạo của con người, vì vậy tài liệu phản ánh quá trình quản lý hay hoạt động cá nhân; tài liệu không chỉ đơn giản là tập hợp các dữ liệu mà còn là kết quả
hoặc là sản phẩm của một sự kiện nào đó
Thứ hai, một thành phần mang tính pháp lý của tải liệu - khả năng dùng
làm bằng chứng của nó đóng vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt
động quản lý và hoạt động cá nhân
Tài liệu được hiểu như một vật mang tin có chứa thông tin và các thông
tin có trong tài liệu được mã hóa dưới dạng vật chất nhát định Hai yếu tố vat
mang tin và thông tin trong tài liệu có mối quan hệ biện chứng với nhau, trong đó nội dung của thông tin có trong tài liệu đóng vai trỏ quyết định tới giá trị của tài liệu
1.1.1.2 Tài liệu nội sinh
Theo “7 điển điếng Việt", thuật ngữ “nội sinh” được dùng dé chi tat ca
những gì được sinh ra từ bên trong bản thân sự vật, đối tượng được nói đến [20]
Trong hoạt động thông tin - thư viện, thuật ngữ “nội sinh” được sử dụng
rộng rãi khi nói đến tiềm lực thông tin của tổ chức, trong đó tài liệu nội sinh là
những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của chính tổ chức, cũng như các hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của cơ quan, viện nghiên cứu, các trường đại học
Đề cập đến khái niệm tài liệu nội sinh, ở Việt Nam hiện nay có những cách tiếp cận khác nhau:
Theo Nguyễn Hữu Hùng [10] tiếp cận tài liệu nội sinh từ phương diện
“ Nguồn tin nội sinh” Theo Ông “Nguồn tin nội sinh của một tổ chức xã
hội là tập hợp những thông tin được tạo nên bởi các hoạt động của chính
Trang 19Nguồn tin nội sinh là nguồn tin được hình thành trong quá trình hoạt động các tổ chức Công tác tô chức quản lý và khai thác nguồn tin này được các cơ quan, tổ chức tiến hành dưới nhiều hình thức khác nhau tùy theo điều
kiện thực tiễn, sự quan tâm của các cấp lãnh đạo hay nhu cầu tin của chính cơ
quan, tổ chức đó Thông thường, việc quản lý này do các cơ quan thông tin
thực hiện bằng các hình thức tập trung hoặc không tập trung, triển khai xử lý thông tin và tổ chức khai thác trong hoặc ngồi tơ chức
Tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc tiếp cận tài liệu nội sinh và tài liệu “xám” có nghĩa tương đồng Theo Nguyễn Thị Minh Ngọc [17]: “Tài liệu nội sinh (còn được gọi là tài liệu xám, tài liệu không công bó ) là những tải liệu được hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, viện nghiên cứu, trường đại
học Tài liệu nội sinh phản ánh đầy đủ, có hệ thống về các thành tựu, tiềm
lực cũng như hướng phát triển của những đơn vị này và thường được lưu giữa
ở các thư viện và trung tâm thông tin của đơn vị đó.”
Trong trường đại học, nguồn tin nội sinh được tạo nên từ kết quả của các
quá trình đảo tạo, học tập, nghiên cứu của nhà trường, được tổ chức quản lý
và khai thác phụ vụ NDT Nguồn tin này phản ánh đầy đủ, hệ thống về các
thành tựu cũng như tiềm lực, định hướng phát triển của trường đại học
Như vậy, nguồn tin nội sinh của một trường đại học là tập hợp những
thông tin được tạo ra từ các hoạt động đảo tạo, nghiên cứu của chính trường đại học đó
Trang 20tổ chức đó Tài liệu không công bó là những tài liệu nhấn mạnh phạm vi phổ
biến tài liệu
- Tai liệu xám
Khi đề cập đến tài liệu “xám” cũng có nhiều định nghĩa khác nhau:
Theo trang wikipedia [18] thì định nghĩa tài liệu xám bao gồm các
thực thể tài liệu “không thể tìm thấy một cách dễ dàng thông qua các kênh thông thường như nhà xuất bản mà thường ở dạng tài liệu gốc và
mới được sản sinh.”
Theo thư viện William & Mary - Viện nghiên cứu Hải dương học Virginia) [18] thì tài liệu “xám” “chí các bài trình bày, báo cáo, ghỉ chép hoặc các tài liệu khác được sản sinh và xuất bản bởi các cơ quan nhà nước, cơ quan và viện nghiên cứu và các đơn vị khác, không được phát hành hoặc
đánh chỉ mục bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục đích thương mại Rắt nhiều tài liệu loại này rất khó tìm kiếm ”
Thư viện Y học - Đại học Ottawa [18] thì tài liệu xám: “chi rải liệu và
dạng tài liệu có vòng đời ngắn, phát hành với số lượng hạn chế, không thuộc kênh phân phối và xuất bản chính thức ”
Như vậy có thê thấy tài liệt
xám là các tài liệu không được công bố rộng
rãi, thường không có mặt trong các kênh phát hành, phân phối truyền thống,
được công bố trong nội bộ cơ quan, đơn vị, trường học, nội dung chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực và không chịu tác động của các mục đích thương mại
Từ những quan điểm trên đây theo tác giả tài liệu xám là các tài liệu
Trang 21Theo tác giả Huỳnh Mẫn Đạt: [4] Tài liệu nội sinh là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động khoa học kỹ thuật, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, xí nghiệp, viện nghiên cứu, trường đại học
Như vậy có thể thấy tại Việt Nam hiện nay, khái niệm tài liệu nội sinh
được đề cập trong nhiều nghiên cứu và cũng có những cách tiếp cận khác
nhau Trong nghiên cứu này tác giả tiếp cận khái niệm tài liệu nội sinh là những tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức
Trong một tổ chức tài liệu nội sinh vừa là một nguồn lực vừa phản ánh day đủ, có hệ thống về các thành tựu của tô chức đó
Trong các trường đại học tài liệu nội sinh được tạo nên từ kết quả của quá trình đào tạo, học tập, nghiên cứu và các hoạt động khác của nhà trường Với hai nhiệm vụ trọng tâm là đào tạo và nghiên cứu khoa học trong quá trình hoạt động các trường đại học đã tạo ra một khối lượng tài liệu nội sinh đa
dạng, có giá trị về mặt khoa học Trong khối tài liệu này trước hết phải kể đến
các công trình nghiên cứu khoa học, các luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, sách
giáo trình, sách tham khảo, tài liệu kỷ yếu hội nghị khoa học, hội thảo khoa
học Đây là nguồn thông tin có giá trị, phục vụ đắc lực học tập, giảng dạy,
nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên sinh viên các trường Trong xu
thế phát triển và hội nhập của đất nước, hoạt động đào tạo của các trường đại
học ngày càng hướng đến chất lượng, công tác nghiên cứu khoa học ngày
càng không ngừng được đẩy mạnh, do đó, tải liệu nội sinh của mỗi trường
ngày càng tăng nhanh về số lượng, chuyên sâu và phong phú về nội dung
Như vậy qua khái niệm chung của các nhà khoa học, kế thừa những luận
điểm hợp lý của các tiếp cận và quan niệm về tài liệu nội sinh, về cơ bản có
Trang 22tài liệu nội sinh là khái niệm được hiểu khái niệm diện rộng trong tải liệu nội sinh có tài liệu xám và tải liệu không công bố
1.1.2 Đặc điểm và phân loại của tài liệu nội sinh
1.1.2.1 Đặc điểm của tài liệu nội sinh
Tài liệu nội sinh (TLNS) có những đặc điểm và loại hình khác biệt so với tài liệu khác: chúng ra đời sớm hơn các loại tài liệu thông thường, có tính cập nhật cao, không do các nhà xuất bản chính thức phát hành, nội dung thông tin chứa đựng kinh nghiệm đã tích lũy trong quá trình hoạt động,
nghiên cứu là những thông tin không thể có được qua các tài liệu xuất bản
- Tai liệu nội sinh được hình thành theo chu kỳ, đa dạng tạo nên các
nhóm có đặc điểm và việc khai thác, sử dụng có nhiều khác biệt
- Tài liệu nội sinh xuất bản gắn liền với mục tiêu sứ mệnh của tổ chức,
cơ quan đó
- Tai liệu nội sinh được xuất bản không có mục đích kinh doanh
~ Tài liệu nội sinh được biết đến với mục đích sử dụng trong phạm vi của
chính cơ quan, tổ chức đó không được phân bó rộng rãi tới các cơ quan tổ
chức khác bên ngoài
- Tài liệu nội sinh trong trường đại học có thể hiểu là những thông tin
được sinh ra và tích lũy trong quá trình hoạt động của một trường đại học
được lưu trữ trên các vật mang tỉn khác nhau, do đó tài liệu nội sinh trong
trường đại học có đặc điểm sau:
+ Tài liệu nội sinh là kết quả được tạo nên trong quá trình hoạt động, NCKH, giảng dạy và học tập gồm: luận án, luận văn
Trang 23ngoài hay do nguồn tự có của cơ quan tổ chức Điều này thuận lợi cho việc triển khai các chính sách lên quan đến tạo lập, quản lý và khai thác thông tin
+ Tài liệu nội sinh trong trường đại học là tài liệu không được công bố
rộng rãi
Mỗi tổ chức nghiên cứu, đảo tạo tùy thuộc vào tính chất hoạt động của mình mà tạo ra nguồn tin khoa học khác nhau Vì thế tài liệu nội sinh cũng hết
sức đa dạng phong phúc và mang tính đặc thù riêng 1.1.2.2 Phân loại tài liệu nội sinh
Tài liệu nội sinh phan ánh sự hoạt động và kết quả hoạt động của tổ
chức Trên quan điểm của điều khiển, PGS.TS Nguyễn Hữu Hùng chia tài
liệu nội sinh của tổ chức thành 2 nhóm:
- Tài liệu thông tin liên kết: là những thông tin, tài liệu phản ánh cấu
trúc, trật tự tổ chức của đơn vị Loại tài liệu thư viện nội sinh này nhằm để
“quản lý”, “điều khiển” chính cơ quan, tổ chức đó
- Tài liệu thông tin “tự do”: là những thông tin phản ánh kết quả hoạt
động chuyên môn của đơn vị Loại thông tin này nhằm đề phát triển đơn vị,
Ứng dụng vào trường đại học, nhằm dé tổ chức quản lý tài liệu nội sinh
trong trường Th.s Trần Mạnh Tuấn trong [21, tr.1] chia nguồn tin nội sinh
của trường đại học, xét về tính chất của quá trình tạo ra tài liệu nội sinh của
trường Đại học được chia thành các loại sau:
+ Tài liệu phản ánh kết quả hoạt động học tập, đào tạo Thuộc loại này
là các luận án, luận văn, khóa luận, các tư liệu điều tra, hồ sơ các thí nghiệm,
hệ thống chương trình, giáo trình, đề cương bài giảng
+ Tài liệu phản ánh kết quả nghiên cứu Thuộc loại này là các báo cáo
Trang 24chương trình, đề tài nghiên cứu, đề án — dự án sản xuất thử, thử nghiệm, các
báo cáo, các tham luận khoa học, kỷ yếu hội nghị, hội thảo
+ Tài liệu nội sinh phản ánh tiềm lực về đào tạo và nghiên cứu khoa học; nhóm này bao gồm các tài liệu về cơ cấu, quy mô, trình độ dao tao, nguồn nhân lực khoa học, cơ sở vật chất kỹ thuật để triển khai các hoạt động,
đảo tạo, nghiên cứu, các thông tin phản ánh định hướng phát triển nói chung;
quy mô về hợp tác trong nước và quốc tế về các lĩnh vực nghiên cứu, đảo tạo
Trên thực tế có nhiều căn cứ đề phân chia tài liệu nội sinh
+ Căn cứ vào nội dụng :
Tài liệu nội sinh về khoa học và cơng nghệ
© Tài lội sinh về khoa học kỹ thuật lội sinh về khoa học xã hội lội sinh về y học + Căn cứ vào hính thức : © Giáo trình © Luan van © Luan an Bài báo
+ Căn cứ vào phương thức tạo lập và lưu trữ : © Tai ligu điện tử
© Tai liệu truyền thống
Trang 25© Tai liệu cơng bố
© Tài liệu không công bố
1.1.3 Vai trò của tài liệu nội sinh
Tài liệu nội sinh của trường đại học có những vai trò quan trọng sau:
Đối với người dùng tin:
Tài liệu nội sinh là nguồn nguyên liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt
động đảo tạo, nghiên cứu Bộ phận chiếm tỷ trọng lớn của tài liệu nội sinh trong trường đại học là tài liệu xám, là kết tỉnh của trí tuệ trong trường đại
học, là tài sản vô giá mà thế hệ trước để lại cho thế hệ sau Hoạt động nghiên
cứu khoa học là hoạt động mang tính kế thừa, khoa học được nuôi dưỡng bởi
ệ đi trước dé lai
khoa học, chính nhờ những kết quả nghiên cứu của các thế
mà những thế hệ tiếp sau đó kế thừa và phát triển sáng tạo ra cái mới, cái tiền
bộ, phù hợp với thời đại
Đối với trường đại học:
Tài liệu nội sinh là nguồn nguyên liệu yếu tố tiềm lực đặc biệt quan trọng để triển khai các hoạt động đào tạo, nghiên cứu Mọi loại hình hoạt động đào tạo, nghiên cứu của trường đại học đều cần đến nguồn tài liệu này
Nó là nguồn học liệu thiết yếu giảng viên và sinh viên trong quá trình giảng
dạy và học tập Nó cũng là tài liệu tham khảo cần thiết cho các nhà khoa học,
cán bộ, giảng viên, sinh viên triển khai các hoạt động nghiên cứu của mình
Tài liệu nội sinh là hệ thống thông tin phản ánh tiềm lực hoạt động cũng
như định hướng phát triển của trường đại học Thông qua tài liệu nội sinh có
Trang 26Tài liệu nội sinh cũng thể hiện định hướng về mặt chiến lược và các chương,
trình phát triển nói chung của trường đại học
Tài liệu nội sinh là hệ thống phản ánh kết quả hoạt động của trường đại
học Các kết quả công tác đào tạo của trường phản ánh qua hệ thống luận án,
luận văn và hệ thống chương trình, giáo trình được tạo nên Các thành tựu về
nghiên cứu khoa học được phản ánh qua hệ thống các báo cáo kết quả nghiên
cứu khoa học các cấp, qua các kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học Ngoài ra,
các tài liệu phản ánh tiềm lực đảo tạo và nghiên cứu khoa học, tài liệu còn phản ánh hợp tác trong nước và quốc tế trong đảo tạo và nghiên cứu một mặt
thê hiện tiềm lực của trường, mặt khác lại phản ánh sự phát triển của trường,
với tư cách là chủ thể tạo ra các hoạt động nghiên cứu, đảo tạo
'Như vậy, tài liệu nội sinh không chỉ phản ánh một cách đầy đủ, toàn diện
tiềm lực cũng như thành tựu hoạt động của trường đại học mà còn là nguồn
nguyên liệu thiết yếu đề tạo ra nguồn thông tin mới Chính vì thế vấn đề quản
ý, khai thác tài liệu nội sinh được quan tâm
1.14 Những yếu tố ảnh hưởng đến quản lý và khai thác tài liệu nội sinh Tác giả Lê Quỳnh Chỉ [2] trong bài viết *Quản lý hiệu quả nguôn lực
thong tin trong thư viện trường đại học" đã nêu lên các ý kiến của các tác giả
khác nhau về các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin như sau:
Theo Peter Clayton và G.E trong cuốn “Managing information resource in bibraries: collecion management in theory and pratice” di phan
tích các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nguồn lực thông tin như việc xây dựng chính sách phát triển, nguồn kinh phí, sự hợp tác chia sẻ nguồn lực
Trang 27Theo Cac tac gia Joseph Branin, Frances Groen, Suzanne Thorin cho
ring ba van dé quan trong anh hưởng lớn đến việc quản lý hiệu quả nguồn lực
thông tin là:
- Việc phát triển nhanh chóng của giáo dục đại học, sự gia tăng của các nghiên cứu khoa học và nguồn tài liệu của thư viện;
- Sự chuyên đổi từ quan điểm phát triển nguồn lực thông tin sang quản lý nguồn lực thông tin;
- Các nỗ lực tập hợp nguồn lực thông tin trên tinh thần hợp tác chia sẻ Nhận xét các yếu tố tác động tới việc quản lý hiệu quả nguồn lực thông tin trong thư viện, tác giả Nguyễn Hồng Sinh xác định các yếu tố như: trình
độ, năng lực nhân sự, chiến lược đầu tư, phát triển của trường đại học với
nguồn lực thông tin, tập quán và nhu cầu người dùng tin
Tài liệu nội sinh là một thành phan trong nguồn lực thông tin của mỗi
thư viện vì vậy việc quản lý và khai thác cũng chịu sự ảnh của các yếu tố như
đối với nguồn lực thông tin Tuy nhiên đối với các trường đại học việc quản
lý khai thác tài liệu nội sinh còn chịu sự ảnh hưởng từ nhiều yếu tố khác
Trong trường đại học những yếu tố chính ảnh hưởng đến quản lý và khai
thác tài liệ
ội sinh trong như sau:
- Chiến lược phát triển của nhà trường: Chiến lược phát triển của nhà trường có ý nghĩa quyết định đến mọi hoạt động của trường và đương nhiên
có sự ảnh hưởng đến việc tạo ra, tổ chức và sử dụng tài liệu nội sinh
Trang 28triển của nhà trường ảnh hưởng trực tiếp đến năng lực và hiệu quả phục vụ
của thư viện;
- Co sở vật chất, hạ tầng công nghệ: cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ
cần được đầu tư và nâng cấp tương ứng với sự phát triển của nguồn lực
thông tin;
- Quy mô, chương trình đảo tạo của nhà trường: do tài liệu nội sinh phản
ánh tiềm lực cũng như kết quả hoạt động học tập, đào tạo và nghiên cứu khoa
học của nhà trường nên quy mô, chương trình đảo tạo là yếu tố ảnh hưởng,
trực tiếp đến chất lượng và số lượng tài liệu nội sinh tạo ra
- Trinh độ cán bộ thư viện: năng lực xử lý thông tin của cán bộ thư viện
thể hiện qua việc đánh giá, phân tích thông tin, tô chức lưu trữ, quản lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu; đồng thời giúp người sử dụng giảm sự trùng
lặp, tản mạn, nhiễu thông tin
- Trinh độ, nhu cầu của người dùng tin: ban chất công việc, lĩnh vực
nghề nghiệp, nhu cầu, thói quen của người dùng tin sẽ quyết định thể loại và
mức độ khoa học của tài liệu mà họ đến tìm ở thư viện
1.1.5 Những hoạt động liên quan đến quản lý và khai thác tài liệu nội sinh
1.1.5.1 Thu thập tài liệu nội sinh
Khái niệm: là thu thập tài liệu trong quá trình sưu tầm, nghiên cứu, và
lựa chọn những tài liệu có nội dung tốt, có giá trị khoa học, thực tiễn cao để
đáp ứng nhu cầu đọc và đáp ứng thông tin của người dùng tin
Thu thập tài liệu nội sinh có vai trò đặc biệt quan trọng, vì nó có thể
cung cấp cho người dùng tin những thông tin quý giá mà không thể có được
Trang 29~ Xây dựng chính sách thu thập
Nhận thức tầm quan trọng của tài liệu nội sinh đối với công tác giáo dục,
đào tạo từ đó có những chính sách về công tác thu thập tài liệu nội sinh cần dựa trên cơ sở sau:
+ Hệ thống pháp luật hiện hành (Bộ luật Dân sự về liên quan đến bản
quyền và luật sở hữu trí tuệ, Luật Thư viện số 46/2019/QH14 ngày 21/11/2019, hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2020, Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định
159/2004/NĐ/CP về Hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ);
+ Các chính sách về giáo dục - đảo tạo của nhà nước nói chung và các chính sách, mục tiêu phát triển của trường đại học nói riêng, cũng như các định hướng phát triển của Thư viện nói chung
+ Về phương thức thu thập, Thư viện cần tận dụng mọi điều kiện và khả năng về công nghệ đề thuận tiện cho việc giao nộp tài liệu Cần chú ý đến các
chính sách đồng bộ để có thẻ lồng ghép xuất bản điện tử, quản lý tài liệu và phát triển tài liệu trên Website của Nhà trường Thư viện có thể phân chia tài
liệu nội sinh theo các nhóm khác biệt để xây dựng bộ sưu tập số Ví dụ:
Nhóm bộ sưu tập các luận văn, luận án; nhóm các đề tài nghiên cứu khoa học; nhóm các thông tin giáo trình, để cương bài giảng
~ Quy trình thu thập
Bước 1: Xây dựng quy trình thu thập Bước 2: Xác định tài liệu cần thu thập
Bước 3: Xác định nguồn tài liệu
Bước 4: Tổng quan tài liệu
Trang 30- Van dé ban quyén va quyén sé hitu tri tué
Tài liệu nội sinh mặc dù được tạo nên từ nhiều loại hình hoạt động khác
nhau nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ Mối quan hệ đó được xuất phát từ chính nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, học tập của các đối tượng,
khác nhau Vì lý do này nên các Thư viện có thể tích hợp các loại tài liệu nội
sinh với nhau Tuy nhiên, vấn đề tích hợp cần chú trọng đến yếu tố bản quyền Vấn dé bản quyền chính là điểm khác biệt căn bản của tài liệu nội sinh với các xuất bản phẩm Bản quyền đối với tài liệu nội sinh là một yếu tố rất quan trọng, cần phải tìm hiểu rộng và sâu
Trước tiên, việc tổ chức quản lý và khai thác TLUNS cần phải được thực hiện theo cơ chế đảm bảo tuân thủ pháp luật Như đã biết, các hoạt động cơ bản để tao ra TLNS vé co ban đều là các hoạt động có kế hoạch, chịu sự
quản lý của trường đại học Những hoạt động liên quan tới vấn đề tổ chức quản lý và khai thác TUNS đều là những vấn đề hết sức nhạy cảm, liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ Ở nước ta, về cơ bản các nguồn lực để triển khai
các hoạt động tạo ra nguồn tin khoa học đều do Nhà nước trực tiếp cung cấp
hoặc được đảm bảo thông qua Nhà nước Nhà nước ta rất quan tâm đến vấn dé nay và đã ban hành một hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy
định và hướng dẫn thực hiện việc quản lý và tổ chức khai thác nguồn tin các
loại Một số văn bản như:
Luật Khoa học và Công nghệ, được Quốc hội thông qua và có hiệu lực từ ngày 01/01/2001
Nghị định số 159/2004/ NĐ-CP do Thủ tướng chính phủ ban hành ngày 31/08/2004 về hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ
Nghị định số 30/2006/ NĐ-CP do Thủ tướng chính phủ ban hành ngày
Trang 311.1.5.2 Xử lý, tổ chức, bảo quản tài liệu nội sinh © Xirly tai liệu nội sinh
Xử lý tài liệu là quá trình biến đổi các thông tin chính yếu của tài liệu thành các điểm truy cập thông tin hoặc các bài viết ngắn gọn giúp cho người sử
dụng có một hình dung khái lược về tài liệu đó mà không phải đọc tài liệu gốc
Các hình thức xử lý tải liệu
+ Xử lý kỹ thuật bao gồm: đăng ký, đóng dấu
+ Xử lý hình thức: là quá trình lựa chọn những thông tin chỉ tiết đặc
trưng của tài liệu, trình bày chúng theo những quy tắc nhất định giúp người
dùng tin có khái niệm về tài liệu trước khi tiếp xúc với tài liệu đó
+ Xử lý nội dung: là quá trình phân tích nội dung tài liệu để tiến hành
các công đoạn phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đẻ, tóm tắt và chú giải
nhằm đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của người dùng tin
Kết quả của quá trình xử ký tài liệu, tổ chức thông tin tại các cơ quan
thông tin — thư viện chính là các sản phẩm thông tin Ví dụ: Hệ thống mục
lục, các bản thư mục, các cơ sở dữ liệu
Tương tự như các tài liệu khác, TUNS nếu được xử lý và tổ chức thông tin đúng qui trình, chuẩn hóa, tuân thủ các nguyên tắc sẽ tạo ra được các sản
phẩm thông tin có chất lượng, đáp ứng tốt nhu cầu tin của người dùng tin
cũng như việc quản trị của cơ quan thơng tin thư viện
© Tổ chức và bảo quản tài liệu nội sinh
Tổ chức tài liệu là nghiên cứu việc phân phói, sắp xếp tài liệu để giữ gìn
lâu dài, thuận tiện việc sử dụng, công tác tô chức tài liệu có ý nghĩa đối với tất
Trang 32sắp xếp trong kho tài liệu được tiến hành với mục đích là đề tận dụng sử dung mức tối đa và bảo quản tài liệu trong thư viện
Mục đích của tổ chức tài liệu:
+ Tạo ra một trật tự hợp lý trong kho tải liệu + Bảo quản thuận tiện lâu dài
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng
+ Nâng cao hiệu quả sử dụng, tra cứu
Tuy nhiên đề tổ chức tài liệu được tốt cần lưu ý:
Tài liệu sau khi được xử lý được phân chia về các kho và sắp xếp theo
một trật tự nhất định tùy thuộc vào mục đích sử dụng Mỗi loại hình kho để
phải phù hợp với đặc điểm tài liệu và đặc điểm nhu cầu tin của người sử dụng
Dù được tô chức theo hình thức kho nảo đều phải đảm bảo mục đích phục vụ
tốt cho người sử dụng
Đối với tài liệu trong co quan théng tin thư viện phong phú đa dạng và số lượng độc giả sử dụng cao do đó cơ quan thông tin thư viện luôn quan tâm
đến công tác tổ chức tài liệu và coi đó là vấn đề then chốt Do vậy, công việc
đưa ra đối với mỗi cơ quan thông tin thư viện là tổ chức, sắp xếp tài liệu như
thế nào để đạt mục đích sử dụng cao lại vừa bảo quản được tài liệu lâu dài
Thông thường các cơ quan thông tin thư viện áp dụng hai hình thức chủ
yếu để tô chức kho tài liệu nội sinh đó là kho đóng và kho mở
+ Kho mở: là hình thức tô chức kho tài liệu mà bạn đọc có thể trực tiếp
tìm kiếm tài liệu trong kho qua sự hướng dẫn của cán bộ thư viện hoặc qua
các bảng biểu chỉ dẫn Đây là hình thức tổ chức kho tài liệu khá phổ biến
trong các cơ quan thông tin thư viện hiện nay Trong kho mở thường được
Trang 33+ Kho đóng: Mặc dù kho mở ngày càng chiếm ưu thế nhưng vì mục đích sử dụng cũng như các điều khác nhiều thư viện và cơ quan thông tin thư viện
tại hiện nay vẫn duy trì hình thức kho đóng
Kho đóng là hình thức phục vụ bạn đọc thông qua đối tượng trung gian là cán bộ thư viện Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu phải tra cứu
qua hệ thống mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu
cầu và mượn qua thủ thư Độc giả không được trực tiếp vào kho tài liệu Kho
đóng tài liệu thường được sắp xếp theo khổ, đăng ký cá biệt, theo thời gian
xuất bản tài liệu
1.1.5.3 Phổ biến tài liệu nội sinh
Công tác phổ biến tài liệu là một trong những mục đích và nhiệm vụ của
co quan thông tin thư viện Đề đáp ứng nhu cầu người dùng tin (NDT) trong
việc tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu nội sinh thuận lợi cần quan tâm đến
công tác tổ chức các sản phẩm dich vụ thông tin, tổ chức hướng dẫn tra cứu,
xây dựng chính sách và tổ chức dịch vụ phổ biến tài liệu nội sinh Hình thức tổ chức phô biến tài liệu nội sinh:
- Tra cứu thông tin
- Doc tai chỗ
- Muon vé nha
- Cung cấp tài liệu dạng số
Tra cứu thông tin về tài liệu nội sinh là một trong những phương thức
phô biến tài liệu nội sinh với mục đích cung cấp cho NDT những thông tin
thư mục về TUNS thông qua việc khai thác các công cụ tra cứu hay các
Trang 34được thuận lợi, Thư viện cần chú ý đến việc hướng dẫn, tổ chức các sản phẩm
và dịch vụ thông tin, hướng dẫn tra cứu
Để NDT có thể có được những thông tin về tài liệu nội sinh, thư viện có
thể triển khai nhiều hình thức phổ biến và quảng bá thông tin nói chung và thông tin về tài liệu nội sinh nói riêng Ví dụ: Cung cấp công cụ tra cứu; đào
tạo cho bạn đọc; sử dụng các phương tiện website
1.2 Khái quát về Trường Đại học Y Dược Thái Bình Bình 1.2.1 Lịch sử hình thành
Trường Đại học Y Dược Thái Bình (ĐHYDTB) được thành lập ngày
23/7/1968, có sứ mạng đào tạo nguồn nhân lực khối ngành khoa học sức
khỏe, đa ngành, đa cấp có chất lượng; nghiên cứu, chuyền giao khoa học công,
nghệ, cung cấp dịch vụ và sản phẩm; vì mục tiêu chăm sóc và bảo vệ sức
khỏe nhân dân, đáp ứng yêu cầu sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất
nước và hội nhập quốc tế
Ngày 23/7/1968 Hội đồng Chính phủ đã ra quyết định số 114/CP thành
lập Phân hiệu Đại học Y khoa Thái Bình
Ngày 24/01/1979 Chính phủ đã ra quyết định số 34/CP chuyển Phân
hiệu Đại học Y khoa Thái Bình thành Trường Đại học Y Thái Bình
Ngày 11 tháng 11 năm 2013 Thủ tướng Chính phủ ra Quyết định số 2154/QĐ-TTg về việc đổi tên Trường Đại học Y Thái Bình thành Trường Đại học Y Dược Thái Bình.Trường Đại học Y Dược Thái Bình là đơn vị sự nghiệp
trực thuộc Bộ Y tế, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, có trụ
Trang 35~ Đảo tạo nguồn nhân lực thuộc nhóm ngành khoa học sức khoẻ ở trình độ đại học và sau đại học cho đất nước và Campuchia và hai nước bạn Lào và
mô dăm-bích Đào tạo trung cấp chuyên nghiệp, các văn bằng, chứng chỉ khác theo nhu cầu xã hội Tuyển sinh và quản lý người học Phát hiện và bồi dưỡng,
nhân tài, tham gia các hoạt động xã hội
- Nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, kết hợp đảo tạo với nghiên
cứu khoa học, sản xuất, dịch vụ khoa học công nghệ trong lĩnh vực Y sinh
học và một số lĩnh vực khác có liên quan
- Khám chữa bệnh, thực hiện các chương trình, dự án về chăm sóc sức
khoẻ nhân dân
- Đào tạo và phát triển đội ngũ giảng viên của Trường đủ về số lượng,
đạt tiêu chuẩn về chất lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, ngành nghề, tuổi và giới; chăm lo đời sống tỉnh thần, vật chất của cán bộ
* Đội ngũ cán bộ và cơ cầu tổ chức
Trường có 540 cán bộ Trong đó có 418 cán bộ biên chế, 08 sĩ quan biệt
phái, hợp đồng lao động 114 người Số cán bộ giảng dạy có trình độ Sau đại
học 234, 02 giáo sư, 19 PGS, 55 tiến sĩ, 15 bác sĩ chuyên khoa cấp II, 17 bác sĩ chuyên khoa cấp I, 220 thạc sĩ, 02 chuyên viên chính, 21 giảng viên cao cấp, 91 giảng viên chính, 06 Nhà giáo Nhân dân, 14 Nhà giáo Ưu tú, 07 Thầy thuốc Ưu tú Có 276 cán bộ giảng dạy kiêm nhiệm thuộc các cơ sở thực hành của Nhà trường
Cơ cấu tổ chức của Trường hiện nay gồm 11 phòng, ban chức năng; 03
khoa; 37 bộ môn; 01 Tổ Bộ môn; 06 Trung tâm; 02 đơn vị (Bệnh viện, Thư viện)
* Các cắp bậc và ngành đào tạo
Trang 36BS đa khoa hệ Chính quy 6 năm CN Y tế công cộng Chính quy 4 năm
BS Y học cổ truyền hệ Chính quy 6 năm _BS đa khoa hệ Liên thông 4 năm
BS Y học dự phòng hệ Chính quy 6 năm _BS Y học cổ truyền hệ Liên thông 4 năm
Bác sĩ đa khoa định hướng Nhi khoa Dược sĩ đại học hệ Liên thông 4 năm Bác sĩ định hướng Pháp y CN Điều dưỡng 4 năm vừa làm vừa học Dược sĩ Đại học hệ Chính quy 5 năm
CN Điều dưỡng hệ Chính quy 4 năm
Đào tạo sau đại học
Tiến sĩ Y tế công cộng
Bác sĩ chuyên khoa cắp II Quản lý Y tế, Chấn thương Chỉnh hình, Nội tổng hợp, Nội tiêu hoá, Sản phụ khoa, Ngoại tổng hợp, Ngoại tiêu hoá, Y học
cổ truyền
Thạc sĩ y khoa chuyên ngành Y tế công cộng, Nội khoa, Ngoại khoa Bác sĩ nội trú chuyên ngành Nội, Ngoại
Bác sĩ chuyên khoa cấp I: Nội, Ngoại - Chấn thương, Sản phụ khoa, Nhi, Truyền nhiễm, Da liễu, Tai Mũi Họng, Mắt, Răng Hàm Mặt, Y học cổ truyền, Y học dự phòng, Thần kinh, Gây mê, Bác sĩ gia đình
Dược sĩ chuyên khoa cấp I
Chuyên khoa định hướng sau đại học với hầu hết các chuyên ngành lâm
sảng và cận lâm sàng
Đào tạo lại cho các bác sĩ tuyến y tế cơ sở: Phương pháp nghiên cứu
khoa học, phương pháp giảng dạy tích cực, tin học, cập nhật thông tin mới về
Trang 37Đào tạo chứng chỉ Ngoại ngữ: Tiếng Anh, Pháp trình độ A, B, C; Tiếng
Trung trình độ A, B; Tin học trình độ A, B * Cơ sở thực hành và giảng dạy lâm sàng - Cơ sở tại trường
+ Các Labo thực hành Y và Dược
+ Trung tâm Đào tạo kỹ năng tiền lâm sàng (Skillslab), + Bệnh viện Trường
- Cơ sở ngoài trường
+ Các Bệnh viện đa khoa, chuyên khoa tuyến tỉnh, Trung tâm Y tế dự
phòng của Thái Bình, Nam Định và một số tỉnh trong khu vực Hà Nam, Hải Dương, Ninh Bình
+ Các Bệnh viện tuyến huyện của Thái Bình và một số tỉnh trong khu vực + Các cơ sở Dược tuyến tỉnh của Thái Bình và một số tỉnh trong khu vực + Trạm Y tế các xã, phường thuộc Thái Bình và một số tỉnh trong
khu vực
* Hợp tác quốc tế
- Trường Đại học Y Thái Bình là cơ sở chính của Việt Nam đảo tạo bác sĩ cho CHDCND Lào và Vương quốc Campuchia
- Trường có quan hệ hợp tác về đảo tạo và nghiên cứu khoa học với
nhiều nước như Pháp, Nhật Bản, Hoa Kỳ, Hà Lan, Trung Quốc, Thuy Điền, Italia, Đức, Hungary, Bungary; Với các tổ chức quốc tế như WHO, Unicef,
Trang 38- Các Dự án có liên quan với quốc tế như Dự án Giáo dục đại học; Dự
án Việt Nam - Hà Lan; Dự án nâng cao năng lực Labo; Dự án "Nghiên cứu áp dụng các biện pháp phòng chống tai nạn giao thông tại Thái Bình" (SAVE); Dự án tăng cường trang thiết bị phục vụ nghiên cứu khoa học; Dự án chăm sóc sức khỏe sinh sản; Quinacrin; Nghiên cứu bệnh chứng ung thư phụ
khoa tại các tỉnh miền Bắc Việt Nam trong 5 năm (2001 - 2006) của Tổ chức
FHI tài trợ được Trường thực hiện nghiêm túc có hiệu quả, được đối tác tin cậy và đánh giá cao
- Trường là thành viên của tổ chức hợp tác Đại học Pháp ngữ Thế
giới (AUF)
- Trường không ngừng mở rộng hợp tác với các trường đại học của các
nước trong khu vực và thế giới bằng các dự án tài trợ, các chương trình tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm, liên doanh, liên kết nhằm tranh thủ
nguồn lực phục vụ công tác đảo tạo, nghiên cứu khoa học và nâng cao trình độ cho đội ngũ giảng viên
* Cơ sở vật chất
Hiện tại Trường có diện tích 84.193 m2 được chia làm 2 khu vực
- Khu A: Khu Nhà 15 Tầng là nơi làm việc của Ban Giám hiệu, các phòng ban trung tâm, bộ môn, khu giảng đường
- Khu B là khu giảng đường; Thư viện và Trung tâm CNTT
- Khu C Khu nhà 9 tầng (là nơi làm việc của Trung tâm, Khoa, Bộ môn, labo);
~ Khu ký túc xá sinh viên; khu bệnh viện trường; khu nhà ăn
Trang 39Trường có nhiều loại máy móc hiện đại phục vụ cho giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học như: Labo Y sinh học phân tử, sắc ký lỏng cao áp, hoá phát quang miễn dịch, siêu âm màu, Xquang tăng sáng truyền hình, Máy chụp
cắt lớp vi tính, máy điện não đồ 64 kênh, nội soi Tai Mũi Họng, nội soi dạ dày, thiết bị mồ nội soi 6 bung và sản khoa, máy mỗ Phaco lạnh, máy tán sỏi ngoài cơ thê, cơ sở chạy thận nhân tạo
1.2.2 Hoạt động thông tin thư viện tại Trường Đại học V Dược Thái Bình
Thư viện (TV) Trường Đại học Y Dược Thái Bình có quá trình hình
thành và phát triển gắn liền với lịch sử phát triển của nhà trường Thư viện trở
thành đơn vị độc lập trực thuộc Ban Giám hiệu theo quyết định số: 1817 ngày
21 tháng 12 năm 2009 của Hiệu trưởng Tổ chức hoạt động theo Quyết định số 6§§8/ÐH ngày 14/7/1986 của Bộ ĐH-THCN và theo Quyết định số
13/2008/QĐ-BVHTTDL của Bộ Văn hoá Thẻ thao và Du lịch
Thư viện Trường Đại học Y Dược Thái Bình có diện tích khoảng 800m, được chia thành các bộ phận: Kho sách Giáo trình; Kho sách tham khảo; Phòng đọc mở; Phòng truy cập Thư viện điện tử; Phòng tự học; Phòng cán bộ Thư viện phục vụ hơn 6000 độc giả là cán bộ, giảng viên, học viên và
sinh viên
Hiện tại Thư viện và trung tâm CNTT trường có 83.392 cuốn sách là
sách giáo trình, sách tham khảo tiếng việt, sách ngoại văn, với hệ thống thư viện số, Thư viện điện tử, Hệ thống server chạy các chương trình quản lý,
cùng với đó có hơn 60 loại tạp chí, gần 30 loại báo, hơn 2000 đĩa CD-ROM
về lĩnh vực Y, Dược học là cơ sở dữ liệu của Thư
iện điện tử, 60 giáo trình
điện tử Thư viện hỗ trợ tốt nhất cho bạn đọc về nguồn thông tin và phục vụ
hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học cũng như sự phát triển chung của
Trang 401 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu * Chức năng
Phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học
(NCKH), triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, quản lý, hướng dẫn
việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong thư viện (tài liệu chép tay, in,
sao chụp, khắc trên mọi chất liệ
ai liệu điện tử, mạng Internet ) * Nhiệm vụ
1 Tham mưu cho Lãnh đạo về phương hướng tổ chức và hoạt động
thư viện, xây dựng kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của thư viện
2 Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và nước ngoài đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, NCKH và chuyển giao công nghệ của
Nhà trường; thu nhận các tài liệu do Nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khoá luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, chương trình đảo tạo, giáo trình, tập bài giảng và
các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện; Đặc biệt chú trọng việc trao đổi thông tin tư liệu
với các đơn vị trong ngành, với Liên hiệp thư viện các trường đại học và Trung tâm Thông tin - Tư liệu các bộ ngành hữu quan
3 Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý nguồn tài nguyên của thư viện; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy
nhập và tìm kiếm thông tin tự động hoá; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên
soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tỉn theo quy định của pháp luật
4 Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện
thông qua các hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định của