Luận văn Thạc sĩ Khoa học Thư viện: Nghiên cứu công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại thư viện Quốc gia Việt Nam giai đoạn 2000-2010

Luận văn Nghiên cứu công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại thư viện Quốc gia Việt Nam giai đoạn 2000-2010 nghiên cứu thực trạng và đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam giai đoạn 2000-2010.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HOÁ, THẺ THAO VÀ DULỊCH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HOÁ HÀ NỘI

>>:

DO THI THU HIEN

NGHIEN CUU CONG TAC LUU CHIEU XUAT BAN PHAM TAI THU VIEN QUOC GIA VIET

NAM GIAI DOAN 2000 - 2010

CHUYEN NGANH : KHOA HQC THU VIEN

MA SO : 60.32.20 LUAN VAN THAC Si KHOA HQC THU VIEN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS LE VAN VIET

HÀ NỘI -2011

“Xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo tham gia giảng dạy lớp cao học 2009-2011; các

thầy, cô khoa Sau đại học trường Đại học Văn hóa Hà Nội; các đồng nghiệp Thư viện Quốc gia Việt Nam

1.1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam

1.1.1 Sơ lược quả trình hình thành và phát triền

1.2.1.2 Nội dụng công tác lưu chiếu

1.3.2 Cơ sở pháp lý của công tác lưu chiều

1.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu chiểu

'CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU CHIẾU XUẤT BAN PHAM TẠI

‘THU VIEN QUOC GIA VIỆT NAM GIAI ĐOẠN 2000-2010

2.1 Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu

2.11 Sách

3.1.2 Ấn phẩm định kỳ

3.1.3 Luận án

3.1.4 Các xuất bản phẩm khác

2.2 Xử lý kỹ thuật xuất bản phẩm lưu chiểu

2.3 Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia

4

55 s9

Nam giai đoạn 2000-2010

2.4.1 TỔ chức kho tài liệu lưu chiễu

2.4.2 Bảo quản tài liệu lưu chiếu

2.5 Đánh giá hiệu quả công tác lưu chiéu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt

Nam giai đoạn 2000-2010

2.3.1 Công tác thu nhận xuất bản phẩm lưu chiéu

2.3.2 Công tác xử lý kỹ thuật, biên soạn Thư mục Quốc gia

2.3.3 Công tác bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiều

'CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC LƯU CHIẾU XUẤT

BAN PHAM TAI THU VIEN QUOC GIA VIET NAM 3.1 Nhóm giải pháp đối với công tác thu nhận xuắt bản phẩm lưu chiếu

3.1.1 Hoàn thiện các văn bản pháp luật về lưu chiểu xuất bản phẩm

3.1.2 Nâng cao tầm nhận thức của việc nộp xuất bản phẩm lưu chiễu

3.1.3 Áp dụng các biện pháp tích cực dé thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu có hiệu

quả

3.2 Nhóm giải pháp về xử lý kỹ thuật, biên soạn Thư mục Quốc gia

3.2.1 Thắng nhất về modul quản lý các xuất bản phẩm lưu chiễu

3.2.2 Nâng cao chất lượng biên soạn Thư mục Quốc gia

3.3 Nhóm giải pháp đối với công tác bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu

3.3.1 Đảm bảo các điều kiện bảo quản

3.3.2 Một số giải pháp khác cho công tác bảo quản

DANH MUC CHU VIET TAT

Cataloging in Publication: Bién muc tai nguén

Congress of Southeast Asian Library: Đại hội cán bộ Thư viện các nước Đông Nam

Á Dai học và Sau Đại học

International Federation of Library Associations: Hiệp hội quốc tế các Hội và cơ

quan Thư viện

International Standard Bibliographic Description: Mô tả thư mục theo chuẩn quốc tế

MO DAU

1 TINH CAP THIET CUA DE TAI

"Thực hiện chế độ lưu chiễu xuất bản phẩm là một vấn đề hết sức quan trọng mà hầu hết các quốc gia trên thế giới đều quan tâm Đây chính là cơ sở để chúng ta xây dựng bộ tàng trữ xuất bản phẩm dân tộc để truyền lại cho các thế hệ mai sau; cơ sở tiến hành thống kê toàn bộ xuất bản phẩm đất nước, biên

Wi: Xây dựng kho tảng thư tịch văn hoá dân tộc đã thực sự trở thành chức năng hàng đầu

của công tác lưu chiểu Cũng như nhiều thư viện quốc gia trên thế giới, Thư viện Quốc gia Việt Nam

được Nhà nước giao nhiệm vụ thu nhận, bảo quản xuất bản phẩm lưu chiều trên toàn lãnh thổ Việt Nam, đảm nhận vai trò to lớn: “Zàng trữ đời đời xuất bản phẩm đắt nước”, thực hiện nhiệm vụ xây dựng kho tàng thư tịch văn hoá dân tộc Tại điều 17, Pháp lệnh thư viện chỉ rõ: Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện trung tâm của cả nước được thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo quy định, xây dựng, bảo quản lâu đời kho tàng xuất bản phẩm dân tộc

Ở Việt Nam vấn đề thu nhận, tàng trữ, bảo quản xuất bản phẩm là chức năng chung của mỗi thư viện Nhưng tàng trữ đầy đủ, bảo quản đời đời toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước thì chỉ có ở Thư viện Quốc gia Công tác này được thực hiện thông qua chế độ lưu chiểu với bề dày lịch sử gần một thể kỷ, bắt

đầu từ Nghị định năm 1922 do toàn quyền Pháp ở Đông Dương ban hành Đặc biệt ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, mặc dù bận trăm công ngàn việc, nhưng chủ tịch Hồ Chỉ Minh cũng đã

quan tâm và kí Sắc lệnh 18 về chế độ lưu chiều (ngày 31 tháng 1 năm 1946) Chủ tịch Hồ Chí Minh đánh giá trong Sắc lệnh đây “là việc làm cần thiết cho quốc gia về phương diện văn hoá”

Trong những năm vừa qua, Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tiến hành nhiều hoạt động nhằm thu nhận đầy đủ nhất và bảo quản tốt nhất các xuất bản phẩm đã nhận Tuy nhiên công tác lưu chiểu vẫn còn nhiều vấn đề cần được giải quyết Thực tế tình hình thu nhận xuất bản phẩm lưu chiều cũng như công tác bảo quản kho tàng thư tịch quý báu của dân tộc đã làm trăn trở biết bao thể hệ những

người làm công tác tại Thư viện Quốc gia nói riêng và của nước ta nói chung Vì lý do trên tôi chọn

vấn đề: “Nghiên cứu công tác lưu chiễu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam giai đoạn

2000-2010” làm đề tài luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Khoa học Thông tin - Thư viện của mình

2 TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU

Có thể khẳng định đây là một đề tài rất quan trọng và có ý nghĩa to lớn trong việc bảo tồn nền văn hoá phi vật thể quý giá - niềm tự hào dân tộc Tuy nhiên, hiện nay hoạt động này vẫn chưa thực sự được xem xét một cách sâu sắc và mang lại hiệu quả cao

Năm 1997 có luận văn của Thạc sĩ Bùi Thi Thanh Hiển: “Nâng cao chất lượng công tác lưu chỉ

xuất bản phẩm ở Thư viện Quốc gia trong giai đoạn hiện nay” Tác giả tập trung phân tích, đánh giá các văn bản pháp luật về chế độ lưu chiều xuất bản phẩm, khảo sát công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia

và nêu lên phương hướng, giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu chiểu Tuy nhiên từ đó đến nay đã

hơn chục năm, Nhà nước ta đã ban hành thêm những văn bản mới quy định rõ hơn về chế độ lưu chiều và

thực tế đây là một vấn đề hết sức cấp thiết cho kho tàng văn hoá nước nhà

Một số bài báo như: “Về việc thực hiện chế độ lưu chiểu văn hóa phẩm hiện nay” của tác giả Nguyễn Thế Đức, “Về chế độ lưu chiều văn hoá phẩm” của tác giả Từ Kính Đảm, “Công tác lưu chiều,

thành tựu và bài học” tác giả Võ Quang Uẫn, *Thực tiễn công tác lưu chiều của các nước trên thế giới” tác giả Lê Văn Viết tuy nhiên các bài viết chỉ ở mức độ khảo sát, nêu ra những hiện trạng, nhận định

chung chung, chưa đánh giá, hệ thống hoá rõ về công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia

'Việt Nam

Đặc biệt trong năm 2003,Vụ Thư viện đã phối hợp với Cục Xuắt bản tổ chức hội thảo khoa học

“Mối quan hệ giữa ngành xuất bản và ngành thư viện trong cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam” trong đó Phó Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, Kiều Văn Hốt có bài bài

tham luận *Công tác nhận lưu chiểu sách của Thư viện Quốc gia Việt Nam” Tác giả nêu ra thực

trạng, những khó khăn trong công tác thu nhận lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt

quản kho tầng văn hoá quý giá của dân tộc

Bản luận văn này sẽ đi sâu phân tích thực trạng công tác lưu chiễểu xuất bản phẩm trong giai

đoạn 2000 - 2010 và đưa ra những nhận định, đánh giá cũng như các giải pháp cụ thể nhằm hoàn

thiện hơn công tác này trong thời gian tới

3 MỤC ĐÍCH, NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

3.1 Mục đích

~ Nghiên cứu hiện trạng và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu xuất ban phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

3.2 Nhiệm vụ

~ Tổng kết, phân tích, đánh giá thực trạng công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia

'Việt Nam trong giai đoạn 2000-2010

~ Đề xuất các giải pháp khả thi cho công tác thu nhận, xử lý kỹ thuật xuất bản phẩm lưu chiêu, biên soạn Thư mục Quốc gia cũng như công tác bảo quản kho tàng thư tịch văn hoá dân tộc trong giai đoạn tiếp

theo đạt hiệu quả cao

4 ĐÓI TƯỢNG, PHẠM VI NGHIÊN CỨU

4.1 Đối tượng nghiên cứu

~ Công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

4.2 Phạm vi nghiên cứu

~ Đề tài chú trọng tới việc thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu Xử lý kỹ thuật các xuất bản phẩm lưu chiểu - biên soạn Thư mục Quốc gia Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiễu tại Thư viện

“Quốc gia Việt Nam trong giai đoạn 2000 - 2010

5 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

5.1 Phương pháp luận

~ Vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Duy vật biện chứng và Duy vật lịch sử

~ Dựa trên các quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác thư mục, xuất bản nói chung và công tác lưu chiểu xuất bản phẩm nói riêng để lý giải tầm quan trọng của công tác này và phương hướng phát

triển

5.2 Phương pháp nghiên cứu

~ Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệt

~ Phương pháp thống kê, so sánh các số liệu;

~ Phương pháp quan sắt thực tế,

~ Phương pháp ý kiến chuyên gia

6 BONG GOP CUA LUAN VAN

'Chương 1: Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm

Chương 2: Thực trạng công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam giai đoạn

CHUONG 1

THU VIEN QUOC GIA VIET NAM VOI CONG TAC

LUU CHIEU XUẤT BAN PHAM

1.1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam

1.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển

“Tiền thân của Thư viện Quốc gia Việt Nam là Thư viện Trung ương Đông Dương, sau này quen soi Thư viện Trung ương trực thuộc Nha Lưu trữ, được thành lập theo nghị định ngày 29/11/1917 của

Toàn quyền Pháp tại Đông Dương Sau một thời gian chuẩn bị Thư viện Trung ương Đông Dương

chính thức mở cửa phục vụ bạn đọc vào ngày 01/09/1919 Đến năm 1935, thư viện đổi tên thành Thư

viện Pierre Pasquier (tên nhà toàn quyền Đông Dương)

'Cách mạng Tháng Tám 1945 thành công thư viện mang tên Quốc gia Thư viện Từ 1946, khi Pháp

chiếm lại Hà Nội, thư viện lấy tên cũ là Thư viện Trung Ương Năm 1953 do sát nhập với Viện Đại học

đổi tên thành Tổng Thư viện Từ ngày 29/6/1957, Thủ tướng chính phủ cho phép lấy tên là Thư viện

'Quốc gia như hiện nay

Là Thư viện khoa học tổng hợp lớn nhất cả nước, là thư viện trọng điểm của hệ thống thư viện

công công thuộc Bộ Văn hod, Thể thao và Du lich, Thư viện Quốc gia có vốn sách, báo, tài liệu lớn và

phong phú nhất trong cả nước, trên 1,5 triệu bản

Đối tượng phục vụ của Thư viện Quốc gia Việt Nam là công dân Việt Nam có chứng minh thư

nhân dân và công dân nước ngoài có hộ chiếu hợp lệ Hàng năm Thư viện Quốc gia Việt Nam cấp khoảng

20.000 thẻ bạn đọc, phục vụ gần 2.000 lượt bạn doc/ngay tai thu viện và trên 2.500 lượt bạn doc/ngay

truy cập trực tuyến trên trang Web của thư viện

Phát triển theo hướng hiện dại, áp dụng công nghệ thông tỉn từ những năm 80, Thư viện Quốc gia

đã và đang xây dựng được nguồn lực thông tin điện tử đa dạng, phong phú, đáp ứng nhu cầu thông tin

của bạn đọc cả nước; tiến tới xây dựng, hoàn thiện và phát triển theo hình thức thư viện điện tử, thư

viện số

Hiện nay, Thư viện Quốc gia Việt Nam đang là thành viên chính thức của Hiệp hội quốc tế các Hội

và cơ quan thư viện (IFLA - Intemational Federation of Library Associations); của Đại hội cán bộ thư viên các nước Đông Nam Á (CONSAL - Congress of Southeast Asian Library); là chỉ nhánh của thư viện

Liên Hợp Quốc; có quan hệ trao đổi với hơn 100 thư viện, cơ quan khoa học của hơn 30 quốc gia trên thể

đang và sẽ làm việc tại thư viên chủ động, sáng tạo hơn, phục vụ có hiệu quả hơn nữa các mục tiêu phát

triển của đất nước, của Cách mạng

Trải qua một chặng đường dài ngót một thể kỷ xây dựng và trưởng thành, đến nay thư viện rất tự

"hào khi nhìn lại chăng đường đi qua, tuy có nhiều thăng trằm, khó khăn nhưng thư viên đã vượt qua, ngày cảng lớn mạnh và phát triển không ngừng

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

'Thư viện có những chức năng, nhiệm vụ khác nhau trong từng giai đoạn lịch sử

Khi mới thành lập, Thư viện dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương

có trách nhiệm thu thập đầy đủ các sách, báo của Đông Dương; thực hiện việc thanh tra định kỳ các kho

lưu trữ và thư viện công cộng địa phương; tổ chức, sắp xếp các thư viện công cộng theo những quy định thống nhất; cung cắp các bản thư mục cho các thư viện để mua tài liệu; xem xét lại cơ cấu tổ chức của các

thư viện công công

Giai doan từ tháng 10/1954 đến tháng 4/1975, Thư viện Quốc gia Việt Nam ngoài chức năng

truyền thống là thu nhận lưu chiểu, phục vụ quảng đại nhân dân, biên soạn thư mục còn thực hiện một số

chức năng mới như: xây dựng nền thư viện học, thư mục học của Việt Nam, cùng một số thư viện lớn

thực hiện việc trao đổi sách báo, thư mục, tổ chức việc mượn và cho mượn sách quốc tế

Sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng, thống nhất đất nước, thư viện thực hiện chức năng theo Quyết định số 401/TTg ngày 09/10/1976 của Thủ tướng Chính phủ, rồi quyết định số 579/TC-QÐ ngày

17/03/1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa -Thông tin

Hiện nay Thư viện Quốc gia Việt Nam đang thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được quy định tại điều 17 của Pháp lệnh Thư viện được Uỷ ban thường vụ Quốc hội khoá X thông qua ngày 28/12/2000 Cụ

thể là:

~ Khai thác các nguồn tài liệu trong nước và ngoài nước để đáp ứng nhu cầu người đọc;

~ Thu thập các xuất bản phẩm lưu chiểu trong nước theo quy định: xây dựng, bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc; biên soạn, xuất bản Thư mục Quốc gia và Tổng thư mục Việt Nam;

~ Tổ chức phục vụ các đối tượng người đọc theo quy chế của thư viện;

~ Hợp tác, trao đổi tà liệu với các thư viện trong nước và ngoài nước;

~ Nghiên cứu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thông tin - thư viện,

~ Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho người làm công tác thư viện, hướng dẫn nghiệp vụ

thư viện theo sự phân công của Bộ Văn hóa-Thông tin nay là Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Cũng như nhiều quốc gia khác trên thế giới, Thư viện Quốc gia Việt Nam được nhà nước giao nhiệm vụ thu nhận lưu chiểu xuất bản phẩm trên toàn lãnh thổ Việt Nam đảm nhận vai trò to lớn

"tàng trữ đời đời các xuất bản phẩm dân tộc" Đây cũng là một vấn đề sẽ được tác giả đề cập khá rõ

trong bản luận văn này

sách, Phòng Đọc Báo-Tạp chi, Phòng Thông tin-Tư liệu, Phòng Quan hệ Quốc

chức, Tạp chí Thư viện Việt Nam, Phòng Bảo vệ

Bảng 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện Quốc gia Việt Nam

'Trên thực tế mỗi bộ phận, mỗi phòng ban lại có những quy định về chức năng, nhiệm vụ riêng Các chức năng đó phải có sự gắn kết, có mối quan hệ mật thiết với nhau để tạo nên chu trình đường đi của tài liệu một cách hợp lý, có hiệu quả Cụ thể từ khâu đầu vào là bộ phận lưu chiêu, bổ sung tiếp đó là khâu xử lý, lưu trữ và bảo quản cuối cùng là tìm và phổ biến thông tin

Giới hạn của luận văn này nghiên cứu v công tác lưu chiểu xuất bản phẩm, tác giả xin nêu rõ chức năng, nhiệm vụ của Phòng Lưu chiểu để tiện theo dõi

Chức năng

“Xây dựng kế hoạch bảo tồn và phát triển vốn tài liệu của dân tộc bằng việc theo dõi, nhắc nhở các nhà xuất bản, cơ quan xuất bản, cơ quan thông tắn báo chí nộp đầy đủ các ấn phẩm xuắt bản trên phạm vi

cả nước

Nhiệm vụ

1 Thu nhận các xuất bản phẩm nộp lưu chiều theo luật định về công tác lưu chiéu; thu nhận luận

án Tiến sĩ theo qui định của Nhà nước;

2 Phối hợp với các cơ quan quản lý xuất bản, các nhà xuất bản, các cơ quan phát hành sách, báo nhằm nắm vững kế hoạch xuất bản, số lượng xuất bản phẩm hàng năm, để tìm biện pháp thu nhận đầy đủ nhất về các xuất bản phẩm trong nước;

3 Tổ chức, sắp xếp, bảo quản và quản lý kho Lưu chiễu;

4 Thực hiện chế độ theo dõi, kiểm kê, đối chiếu số lượng ấn phẩm nộp lưu chiẻ

5 Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia tháng, Thư mục Quốc gia năm;

6 Đúc rút kinh nghiệm, xây dựng lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ về lĩnh vực công tác được

Thực tiễn trên thế giới tồn tại hai loại bản lưu chiễu

* Bản lưu chiễu không mắt tiền: là bản của mỗi xuất bản phẩm dân tộc được gửi không thu

tới các cơ quan thông tin và các thư viện lớn theo một văn bản pháp luật lớn của Chính phủ

* Bản lưu chiễu mắt tiền: là bản của các xuất bản phẩm bắt buộc gửi tới các thư viện lớn của đất nước theo hình thức trả tiền (chuyển khoản) Phân biệt bản lưu chiều mắt tiền đầy đủ (các ấn phẩm về tắt

cả các môn loại tri thức) và không đầy đủ (các ấn phẩm về từng môn loại tri thức riêng biệt) Hình thức

này chỉ yếu áp dụng ở các thư viện lớn

Việt Nam, Thư viện Quốc gia Việt Nam được nhận bản lưu chiểu không mắt tiền nhằm thông kê toàn bộ xuất bản phẩm đắt nước, biên soạn Thư mục Quốc gia, xây dựng bảo quản lâu dài kho tàng thư tịch

‘van hoa dan tộc,

Điều 21 của Nghị định 79/CP đề cập đến chế độ nộp lưu chiều đã chỉ rõ hai loại nộp lưu chiễ

~ Nộp lưu chiễu cho các cơ quan quản lý xuất bản như Cục Xuất bản, Vụ Quản lý nhà nước về báo chí để kiểm tra nhằm đảm bảo trật tự pháp luật, quyền tự do ngôn luận, tự do sáng tác, bảo đảm quyển tác

giả

~ Nộp lưu chiểu cho Thư viện Quốc gia Việt Nam để tiến hành công tác thống kê xuất bản phim

quốc gia, biên soạn Thư mục Quốc gia và các bản thông tin thư mục chuyên để, tàng trữ cho các thế hệ

sau vốn di sản văn hoá chữ viết của dân tộc, của đất nước và bổ sung hoàn chinh vốn tài liệu cho các thư

viên đó,

‘Theo pham vi dia ly

~ Lưu chiễu Trung ương: được nộp cho Thư viện Quốc gia, là cơ quan duy nhất được Nhà nước

giao nhiệm vụ thu nhận toàn bộ các xuất bản phẩm của đất nước, tổ chức bảo quản lâu dài kho tàng văn

hóa dân tộc

- Luu chiéu Địa phương: được nộp cho các Sở Văn hóa Thông tin, sau đó Sở giao cho các thư viện tỉnh, thành phổ để xây dựng vốn tài liệu địa chí phục vụ nghiên cứu và phát triển kinh tế xã hội ở địa

phương

Ngoài ra còn có lưu chiểu nội bộ: các trường đại học ra quyết định lưu chiều các xuất bản phim,

công trình nghiên cứu của giảng viên, sinh viên của trường tại thư viện trường

1.2.1.2 Nội dụng công tác lưu chiỗu

Công tác lưu chiều được thực hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam gồm có 4 khâu công đoạn

~ Xử lý các xuất bản phẩm lưu chiễu;

Với những xuất bản phẩm đã thu nhận, công việc tiếp theo là xử lý các xuất bản phẩm lưu chiễu (số lưu chiểu, định ký hiệu kho, đóng dấu, in dán nhãn, ) Dựa trên các dữ liệu xử lý cán bộ lưu chiểu có thể

theo dõi tình hình thu nhận và làm các báo cáo định kỳ

~ Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia;

Sản phẩm đầu tiên của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm là các bản Thư mục Quốc gia Các xuất

bản phẩm sau khi được thu nhận sẽ qua khâu xử lý (hình thức, nội dung) Trên cơ sở các dữ liệu xử lý đó,

cán bộ lưu chiễu sẽ sắp xếp, biên soạn và in Thư mục Quốc gia Bên cạnh các bản Thư mục Quốc gia năm được in định kỳ vào quý II của năm sau, hàng tháng Thư viện Quốc gia cũng cung cấp các bản Thư mục Quốc gia tháng để mọi người kịp thời theo dõi cập nhật thông tin Sản phẩm thư mục thường được công 'bố cập nhật trên trang web của thư viện (nÏv.gov.vn)

~ Tổ chức, bão quản kho tài liệu lưu chiểu

Toàn bộ các xuất bản phẩm nhận lưu chiều, sau khi được xử lý sơ bộ, một bản sẽ được đưa vào lưu trữ, bảo quản lâu dài tại kho lưu chiểu, số còn lại được xử lý chỉ tiết nội dung và đưa ra phục vụ bạn đọc

'hức bảo quản kho lưu chiều là việc làm tắt yếu của công tác này, đây là kết quả chính của công tac lưu chiểu xuất bản phẩm mà Nhà nước giao phó cho Thư viện Quốc gia Việt Nam

'Công tác lưu chiều xuất bản phẩm muốn thực hiện tốt phụ thuộc vào rất nhiễu yếu tổ:

Cé cơ sở pháp lý chặt chẽ sẽ đảm bảo cho việc thu nhận cũng như bảo quản tài liệu lưu chiêu được

tốt hơn

'Yếu tố con người, nhất là đội ngũ lãnh đạo các Nhà xuất bản, Tòa soạn báo chí đóng góp phần quyết định cho việc chấp hành quy định chế độ lưu chiều xuất bản phẩm của đắt nước

Nhiều tài liệu đất tiền, giá giấy cao và sức mua thấp mà phải nộp số bản lớn, đã phần nào ảnh hưởng tới kinh tế khi phải thực hiện chế độ lưu chiểu của các Nhà xuất bản

Những yếu tố khách quan do đường xa, quên đặc biệt đối với ấn phẩm định kỳ phải gửi thường

xuyên (hàng ngày, hàng tudn ), it nhiều gây khó khăn cho việc thu nhận lưu chiều

Trong công tác bảo quản một số yếu tố ảnh hưởng tới chất lượng tài liệu trong kho như:

~ Điều kiện môi trường: do sự thay đổi của nhiệt độ ở nước ta (nóng, ẩm), ánh sáng, bụi

~ Cơ sở vật chất: Hệ thống nhà kho không đảm bảo, diện tích không gian kho chứa tài liệu chật chội; các giá kệ dùng để sắp xếp tài liệu trong kho chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật của việc bảo quản các loại hình tài liệu khác nhau; hệ thống phòng chống cháy nỗ, điều hòa không khí được trang bị trong

~ Yếu tổ con người cũng hết sức quan trọng tác động ít nhiều tới tuổi thọ của vốn tài liệu Việc tuân

thủ không đúng quy trình bảo quản của cán bộ làm công tác bảo quản là nguyên nhân gây hủy hoại và mắt mát tài liệu

1.2.2 Cơ sở pháp lý của công tác lưu chiễu

Lưu chiễu với đúng nghĩa của nó chính là sách của các Quốc gia độc lập, nó quy định đối với mỗi xuất bản phẩm khi đưa ra phát hành đều phải nộp một số lượng bản nhất định cho các cơ quan được Nhà nước uỷ quyền

Để thống kê, quản lý, lưu giữ khối lượng xuất bản phẩm ngày càng tăng, việc ban hành các văn 'bản mang tính pháp luật về chế độ lưu chiểu là điều cần thiết Tuỳ theo mức độ quan tâm của mỗi nước,

tuỳ theo từng thời ky khác nhau phụ thuộc vào trình độ phát triển của mỗi nền văn hoá, văn minh nói

chung và sự nghiệp xuất bản phẩm nói riêng của các nước mà người ta ban hành các văn bản nộp lưu

chiéu đưới dạng đạo luật, sắc lệnh hay nghị định

"Trên thể giới, Pháp là quốc gia đầu tiên ban hành chế độ lưu chiêu xuất bản phẩm vào năm 1537 Tiếp sau đó hầu hết các nước như Nga, Anh, Đức, Thụy Điển, Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc, Singapor cũng đã ra các quy định về lưu chiểu xuất bản phẩm Nhìn chung, thư viện quốc gia của các nước đều đảm nhận công việc này, coi đây là nguồn bổ sung chủ yếu vốn tài liệu của mình

Ở Việt Nam, dưới thời Pháp thuộc, Toàn quyền Đông Dương Pháp đã ban hành Sắc lệnh lưu chiểu

ngày 31/1/1922, quy định các nhà xuất bản, nhà in trên toàn cõi Đông Dương phải nộp lưu chiểu cho Thu vi

Trung ương với hình thức không phải trả tiền Sắc lệnh mang ý nghĩa quan trọng, là văn bản đầu tiên vẻ việc

áp dụng chế độ lưu chiều tại Việt Nam Theo nhận định của nguyên Giám đốc Thư viện Quốc gia Việt Nam, Nguyễn Thể Đức:

Cũng nhờ chế độ lưu chiều ở Đông Dương từ năm 1922 mà Thư viện Trung ương thời đó tức Thư viện Quốc gia Việt Nam từ năm 1957 là thư viện duy nhất

Quốc gia Pari - Pháp có được bộ sưu tập đầy đủ nhất về tất cả các ấn phẩm của Đông Dương,

nguồn từ liệu trở nên vô cùng quý hiểm để nghiên cứu Đông Dương về mọi mặt [64r 1]

trên thế giới cùng với Thư viện

Để ngăn chặn những sách báo mang tư tưởng tiến bộ, việc kiểm duyệt của thực dân Pháp càng gắt

ao hơn thông qua việc ban hành “Chế độ lưu chiều văn hoá phẩm” vào những năm 1945, 1946 Cụ thể

Ngày 29/01/1945, Toàn quyền Đông Dương ban hành nghị định quy định lại chế độ lưu chiều, chính thức lấy tên là “Sở quản lý nạp bản lưu chiểu” Cơ quan này đặt dưới quyền điều hành của giám đốc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương

Nghị định nêu rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của sở quản lý nạp bản lưu chiểu - được quyền nhận các bản lưu chiều nộp tại địa phương, giữ một bản để lập phiếu thư mục cho bộ sưu tập xuất bản phẩm địa phương và gửi những bản còn lại về Ban giám đốc Nha lưu trữ và Thư viện Đông Dương

Sau khi tái chiếm Đông Dương, thực dân Pháp đã khôi phục Nha lưu trữ và thư viện, đồng

thời tiến hành chế độ lưu chiểu theo sắc lệnh ngày 17/7/1946 của Thủ tướng Bidauld vị

nạp bản tại các lãnh thô hải ngoại

Ngày 12/10/1946, Cao uỷ Pháp Bollaert tại Đông Dương ký nghị định thành lập Ty nap ban

trực thuộc Nha lưu trữ và Thư viện của Cao uỷ với nhiệm vụ thu thập các xuất bản phẩm, phim và

đĩa hát của 5 xứ Đông Dương gửi về Pháp

Các văn bản trên quy định tắt cả các xuất bản phẩm trước khi phát hành, bán, cho thuê, phát không hoặc nhượng quyền xuất bản đều phải nộp lưu chiễểu: sách, báo, ấn, hoạ, địa đồ, bưu thiếp, bưu phẩm, nhiếp ảnh phẩm, phim chiếu bóng, đĩa hát

Sau Hiệp định Genevơ (1954) chế độ lưu chiểu do thực dân Pháp ban hành vẫn được thực hiện

ở Miền Nam Việt Nam từ thời điểm này cho tới năm 1961 Khi Ngô Đình Diệm củng cố được quyền

,, ngày 10/10/1961, Tổng thống Ngụy quyền Sài Gòn đã ký sắc lệnh số 207-GD quy định chế độ nạp bản mới

lực của

Tiếp đó chính quyền Ngụy lại ký sắc lệnh 181-GD ngay 22/4/1964 thay thế một số điều trong sắc

lệnh ngày 10/10/1961 về số lượng bản phải nộp lưu chiều (tuỳ theo số lượng bản được xuất bản của mỗi tên sách) Văn bản thứ 3 của ngụy quyển Sài Gòn là ban hành luật số 014-73 vào ngày 30/1 1/1973

Nhận thấy rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu chiều xuất bản phẩm, ngày 31/1/1946 Chủ tịch

Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh 18 đặt thể lệ lưu chiều văn hoá phẩm cho nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa Sắc lệnh gồm 6 chương 19 điều quy định tắt cả các văn hoá phẩm in dù bán hay không, phát hành rộng rãi hay chỉ lưu hành nội bộ đều phải nộp lưu chiểu cho Nhà nước Sắc lệnh còn chỉ rõ cụ thị

'bản); thời hạn nộp; các hình thức phạt đối với các nha in, nhà xuất bản không làm đúng nghĩa vụ lưu chiều

ố lượng bản phải nộp (10

Có thể nói Sắc lệnh 18 là cơ sở pháp lý cho chính quyền cách mạng thu nhận lưu chiểu xuất bản phẩm, nó thể hiện rõ sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với việc bảo tổn nền văn hoá dân tộc Đặc biệt

văn bản còn thể hiện tính pháp luật của nhà nước mặc dù Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà lúc bấy

giờ còn rất non trẻ Với sắc lệnh này từ 1946, nhất là từ tháng 10/1954 đến nay, Thư viện Quốc gia Việt

‘Nam đã thu thập được nhiều ấ

cứu rat lớn, phản ánh bước tiền của dân tộc trong lĩnh vực văn hoá, xã hội, khoa học, kỹ thuật

phẩm làm cho kho tài liệu dân tộc ngày cảng phong phú và có giá trị nghiên

'Năm 1954, miền Bắc hoàn toàn giải phóng Đảng, Chính phủ đã lãnh đạo nhân dân xây dựng chủ

nghĩa xã hội Chúng ta đã nhanh chóng hàn gắn những vết thương chiến tranh, khôi phục, phát triển kinh

tế và đã đạt được những thành tựu to lớn trên mọi lĩnh vực

Để có được bộ sưu tập quý giá như hiện nay, cùng với Sắc lệnh 18 Nhà nước ta còn ban hành nhiều văn bản bỗ sung để công tác lưu chiều được hoàn thiện Cụ thể:

~ Luật số 002/ST-102 ngày 20/5/1957 và Nghị định của Thủ tướng C]

9/7/1957 quy định về chế độ báo chí

phủ số 29§-Ttg ngày

~ Sắc luật số 003 ngày 18/06/1957 về quyền tự do xuất bản, quy định về chế độ xuất bản

~ Nghị định 275-Ttg của Thủ tướng Chính phủ ngày 24/6/1957 quy định chỉ tiết thi hành Sắc luật 003 Nghị định nêu rõ về

ể lệ nộp lưu chiểu theo chế độ xuất bản

Bộ Văn hoá thông tin cũng ban hành nhiều văn bản hướng dẫn thi hành chế độ lưu chiểu

~ Chỉ thị 559 VH-CT ngày 16/6/1957 “Về việc nộp lưu chiểu văn hoá phẩm”, trong đó giao trách nhiệm cho các sở, ty văn hoá nhắc nhở, đôn đốc các nhà xuất bản, nhà in chấp hành đầy đủ Sắc lệnh 18

~ Quyết định số 570/VH ngày 24/10/1961 và thông tư số 67/VH-TT ngày 11/3/1963 quy định chỉ tiết và hướng dẫn việc thi hành chế độ nộp lưu chiều xuất bản phẩm

Dua trên Sắc lệnh 18, Sắc luật số 002 &003, Nghị định 275, Chỉ thi S59, Quyết định 570 và Thông

tư 67, Bộ Văn hoá Thông tin đã ra Thông tư 83 - VHTT/VP hướng dẫn thi hành các luật lệ về nộp lưu

chiểu văn hoá phẩm Thông tư nêu rõ tầm quan trọng, mục đích của việc nộp lưu chiểu văn hoá phẩm, quy định các cơ quan nhận lưu chiểu (trung ương, địa phương), các loại hình văn hoá phẩm phải nộp lưu chiểu, đối tượng phải nộp và thủ tục nộp lưu chiều

Cùng với các văn bản về lưu chiểu văn hoá phẩm, Thủ tướng Chính phủ đã ra quyết định 401-TTG ngày 9/10/1976 nêu rõ “Về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư viện Quốc gia Việt Nam” trong

đó khẳng định nhiệm vụ quan trọng mà Thư viện Quốc gia phải thực hiện là xây dựng bảo quản kho tàng

'văn hoá dân tộc trên cơ sở nhận bản lưu chiều

'Nhìn chung các văn bản trên đã được thực hiện tương đối tốt trong thời kỳ bao cấp vì thời gian nay

số lượng các nhà xuất bản, nhà in còn ít lại có các cơ quan cấp trên trực tiếp quản lý chặt chẽ nên rất tôn

trọng pháp luật về lưu chiểu Mặt khác, các cơ quan này chưa đi vào hạch toán kinh doanh, giá thành sản

xuất không cao, số lượng bản in ra cho mỗi ấn phẩm lớn

Nhưng từ khi nền kinh tế chuyển sang cơ chế thị trường, Sắc lệnh 18 cũng như các văn bản của

nhà nước đã ban hành ở một chừng mực nào đó không còn phù hợp, khó thực hiện trên thực tế

Chẳng hạn Sắc lệnh 18 ban hành cách đây 65 năm, thế hệ ngày nay nhiều người không biết đến, nhất

là ở các tỉnh phía Nam vì dưới thời Ngụy quyền Sài Gòn áp dụng một chế độ lưu chiểu riêng Một đặc điểm nữa là: Trong Sắc lệnh 1§ quy định mỗi tên ấn phẩm phát hành phải nộp cho Phòng Lưu

chiếu, Thư viện Quốc gia 8 bản Đó là một gánh nặng trong điều kiện hạch toán kinh doanh của các

nhà xuất bản, đặc biệt các xuất bản phẩm có giá trị tới hàng trăm nghìn lại in nhiều bộ nhiều tập (từ điển, bách khoa thư, tổng tập văn học ) Do vậy, nhiều trường hợp nhà xuắt bản cố ý không nộp lưu chiều hoặc nộp chiếu lệ không đầy đủ số bản, mượn cớ là không rõ quy định

"Đứng trước tình hình đó, để tăng cường quản lý nhà nước trong lĩnh vực xuất bản, đảm bảo bản

quyền sáng tạo, tự do ngôn luận của nhân dân, đảm bảo lưu chiểu văn hoá - di sản của đắt nước, việc ban hành Luật Xuất bản và quy định chặt chẽ trong việc giao nộp lưu chiều là một đòi hỏi cắp bách

Ngày 19/7/1993, Chủ tịch nước đã công bố “Luật Xuất bản” Tiếp theo đó là nghị định số 79/CP

ngày 6/11/1993 của Chính phủ do Thủ tướng Võ Văn Kiệt ký "Quy định chỉ tiết thì hành Luật Xuất bản” Ngày 3/12/2004 Quốc hội nước Công hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ hop thứ 6 đã

thông qua Luật Xuất bản và được Chủ tịch nước ký lệnh công 6 ngày 14/12/2004 Luật Xuất bản

sửa đổi có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2005, bao gồm 5 chương với 46 luật, thay thế Luật Xuất ban nim 1993 So với Luật Xuất bản năm 1993 gồm 6 chương, 45 điều thì rõ ràng Luật Xuất bản năm

2004 có thay đi

hợp trong điều kiện hiện nay, đồng thời thay đổi, sửa chữa, bổ sung thêm một số điều khoản mới cho phù

hơn một chương, bỏ một số điều của Luật Xuất bản năm 1993 đã lạc hậu không phù hợp Chẳng hạn, việc nộp xuất bản phẩm cho Thư viện Quốc gia đã ghi thành điều luật riêng chứ không

gọi chung là nộp lưu chiều như điều 21 của Luật Xuất bản năm 1993 Cụ thể, điều 27 của Luật Xuất bản năm 2004 có tên gọi: "Nộp xuất bản phẩm lưu chiểu và nộp xuất bản phẩm cho Thư viện Quốc gia Việt Nam" Tại mục 2 của điều luật này còn ghi rõ: " Sau hi xuất bản phẩm được phát hành, nhà xuất bản, cơ: quan xuất bản, tổ chức được phép xuất bản phải nộp 5 bản cho Thư viện Quốc gia Liệt Nam; trường hợp

số lượng in dưới ba trăm bản thì nộp hai bản" Quy định, sửa đỗi điều luật nộp ấn phẩm cho Thư viện Quốc gia như vậy là đầy đủ, rõ ràng hơn so với luật năm 1993 Đặc biệt số lượng bản nộp được tăng thêm

một bản (luật năm 1993 là nộp 4 bản), kể cả số lượng in dưới 300 bản

Căn cứ Luật Xuất bản ngày 03/12/2004 và Nghị định số 111/2005/NĐ-CP ngày 26/3/2005 của

Chính phủ quy định chỉ tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Xuất bản, Bộ trưởng Bộ Văn hóa Thông tin đã ra quyết định số 102/2006 ngày 29/12/2006 về Quy chế Lưu chiểu xuất bản phẩm

Cùng với sách, từ năm 1976 Thư viện Quốc gia Việt Nam đã bắt đầu thu nhận Luận án tiến sĩ theo Quyết định số 401/TTg ngày 9/10/1976 của Thủ tướng Chính phủ về "Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Thư viện Quốc gia", trong đó ghi rõ, Thư viện Quốc gia là cơ quan có quyền thu nhận và lưu giữ

toàn bộ Luận án tiến sĩ bảo vệ trong và ngoài nước Tuy nhiên, việc thu nhận luận án trong một thời gian

đài cho tới cuối năm 2004 vẫn chưa thực hiện một cách thống nhất Khá nhiều nghiên cứu sinh ở phía Nam, nhất là ở khu vực đồng bằng sông Cửu Long, TP.HCM vẫn nộp luận án của mình cho thư viện

“TP.HCM sau khi bảo vệ thành công Việc này đã gây khó khăn cho Thư viện Quốc gia trong việc thống

kê, lưu trữ đầy đủ lâu dài, phục vụ nghiên cứu ứng dụng các công trình khoa học giàu chất xám vào thực

tiễn theo đúng chức năng, nhiệm vụ đã được Nha nude giao

'Đứng trước tình hình đó, Thư viện Quốc gia đã liên hệ với Vụ sau Đại học (Bộ Giáo dục & Đảo tạo) tổ

chức một số cuộc tọa đàm, hội thảo song phương, nêu vấn đề cần thiết phải thu nhận đầy đủ Luận án tiến sĩ

theo đúng quyết định 401 của Thủ tướng Chính phủ Kết quả là ngày 13/10/2004 Bộ Giáo dục & Đảo tạo đã

có công văn số 8972/ĐH&SĐH gửi các cơ sở đào tạo nghiên cứu sinh trong cả nước về việc bổ sung hỗ sơ bảo

vệ luận án cấp nhà nước và cấp bằng Tiến sĩ

Đối với hồ sơ đề nghị cắp bằng tiến sĩ, công văn số 8972 của Bộ GD&ĐT ghi rõ: Các luận án sau khỉ

‘bao vé thành công nộp cho Thư viện Quốc gia - 31 Tràng Thi - Ha Noi (kể cả luận án của nghiên cửu sinh

thuộc các cơ sở đào tạo phía Nam) 01 luận án (đóng quyền và trên đĩa mêm) và có giấy biên nhận của Thư viện Quốc gia Liệt Nam trong hồ sơ cắp bằng gửi về Bộ Giáo dục & Đào tạo (áp dụng ngay đổi với các luận

án đã bảo vệ nhưng chưa nộp hồ sơ vẻ Bộ Giáo dục & Đào tao)

Về thu nhận lưu chiểu các ấn phẩm định kỳ, được áp dụng dựa theo Luật Báo chí năm 1989, luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Báo chí số 12/1999/QH10 Cụ thể theo điều 23 Luật Báo chí: Báo

chí in phải nộp lưu chiểu trước khi phát hành; báo nói, báo hình, phải lưu giữ bảo thảo, phim nhựa, băng, đĩa, ghỉ âm, ghỉ hình theo quy định của Chính phú

Theo Nghị định 56 về xử phạt hành chính trong lĩnh vực văn hóa thông tin thì hành vi nộp lưu

chiểu báo chí không đúng địa điểm, thời hạn hoặc không nộp sẽ bị xử phạt

1.3 Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu chiểu

'Công tác lưu chiều xuất bản phẩm là một khâu quan trọng trong quản lý nhà nước về báo chí, xuất 'bản phẩm nhằm thể hiện chức năng kiểm tra trước khi cho phát hành xuất bản phẩm Về phương diện văn

hóa: chính là cơ sở để xây dựng, tàng trữ lâu dài các xuất bản phẩm văn hóa dân tộc

“Trong Sắc lệnh 18 ngày 31/1/1948 do Chủ tịch Hồ Chi Minh ký 6 ghi: “Tang trữ văn hoá phẩm là

việc làm cần thiết cho Quốc gia về phương diện văn hoá” Vì vậy, lưu chiểu văn hoá phẩm đóng vai trò quan trọng trong việc bảo tồn phần tư liệu của dân tộc vì trong các xuất bản phẩm kết tinh những tinh hoa

về trí tuệ của đắt nước và của nhân loại Là cơ sở hữu hiệu nhất truyền lại cho hậu thế những tri thức của

loài người tích luỹ từ các thể hệ trước để các tr thức đó được phát huy, kế thừa và phát triển trong những thế hệ sau

“Trên cơ sở tài liệu lưu chiểu, thư viện tiến hành thống kê các tài liệu dân tộc, biên soạn, xuất bản các loại thư mục quốc gia (tháng, quý, năm) và các loại thư mục khác để thông báo cho bạn đọc và người dùng tin trong cả nước biết những tài liệu xuất bản trong nước để có thể khai thác sử dụng chúng được dễ

dang, thuận tiên Các ấn phẩm dân tộc chính là tắm gương phản ánh toàn diện nhất, rõ nét nhất bộ mặt của

một quốc gia, một dân tộc hay một vùng lãnh thổ nào đó; cung cắp thông tin về lịch sử, kinh tế, chính trị,

xã hội, trình độ dân trí, tiềm năng phát triển trong tương lai

Ngoài việc tạo ra kho tàng xuất bản phẩm dân tộc (kho lưu chiều), với số bản còn lại sẽ được xử lý, sắp xếp, bảo quản phục vụ nhu cầu thường xuyên của bạn đọc tại Thư viện Quốc gia Việt Nam và hỗ trợ

các thư viên cấp dưới, không có đủ kinh phí để bé sung ta u hoặc khi bị thiên tai, hỏa hoạn Đây chính

là cơ sở giúp bổ sung, tạo lập kho tài liệu địa chí ở các địa phương được đầy đủ, toàn diện Kho này chính

là một bộ phận của kho tải liệu dân tộc

Là cơ sở giúp cho các tác giả, gia đình tác giả tìm lại các tác phẩm của mình hoặc người thân qua

năm, tháng đã bị thất lạc

Tài liệu lưu chiểu là một chứng cứ để giúp phân giải các vụ kiện về quyền tác giả Chẳng hạn như ở

Mỹ bản lưu chiểu là điều kiện cần để bảo vệ quyền tác giả được Luật Bản quyền thông qua vào năm

1976 Họ yêu cầu chỉ bảo quản bản lưu chiểu của mỗi xuất bản phẩm trong nước với ký hiệu quyền tác

giả Ở Việt Nam, nhiều vụ kiện về bản quyền đã được giải quyết thỏa đáng thông qua chứng cứ từ các ấn phẩm đang lưu giữ tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

“Xây dựng kho tảng văn hoá dân tộc đã thực sự trở thành chức năng hàng đầu của công tác lưu

chiễu Do đó trong chế độ, thể lệ về lưu chiểu văn hoá phẩm đã quy định rõ: Mọi ấn phẩm của dân tộc dù

lớn hay nhỏ in bằng mọi phương tiện từ thô sơ đến hiện đại dưới mọi hình thức không phân biệt giá trị nội

dung đều phải nộp lưu chiểu cho nhà nước để tàng trữ và gìn giữ đời đời qua nhiều thế hệ Vì thế kho tàng văn hoá này là một kho sách báo dân tộc đầy đủ nhất Kho tàng văn hoá quý giá cũng giống như bảo tàng sách báo của đất nước, phản ánh đầy đủ tình hình đời sống sinh hoạt văn hoá, khoa học kỹ thuật

của nhân dân các dân tộc Việt Nam

Kho tàng văn hoá dân tộc nói chung, đặc biệt là ở Thư viện Quốc gia Việt Nam nói riêng có được

sự phong phú ấn phẩm như hiện nay là nhờ công tác lưu chiểu xuất bản phẩm do nhà nước quy định Để

công tác này trở thành một nhiệm vụ bắt buộc đối với các nhà xuất bản, cơ quan báo chí thì mỗi quốc gia cần xây dựng cho mình một hệ thống đầy đủ các văn bản pháp luật trong đó quy định rõ những điều khoản thực hiện và xử phạt vi phạm luật lưu chiểu văn hoá phẩm, bắt buộc các cơ quan, đơn vị phải thực

hiện

Chính vì ý nghĩa và tầm quan trọng đó nên việc quy định chế độ lưu chiểu là không thể thiểu được trong mỗi quốc gia Công tác lưu chiểu vì vậy mà đòi hỏi các cơ quan chịu trách nhiệm phải

thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của minh,

Nhìn chung các nước trên thế giới có ý thức dùng quyền lực nhà nước để thu thập và gìn giữ xuất

của chế độ

bản phẩm nói riêng và văn hóa phẩm nói chung đã có từ hàng ngàn năm Chính đó là tiền

lưu chiêu xuất bản phẩm mà sau đó lần lượt xuất hiện ở các quốc gia sớm có nền văn hóa phát triển

đô chính trị mà mỗi thư viên thực hiện những chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có chung một

chức năng chính là nơi tàng trữ toàn bộ xuất bản phẩm dân tộc thu nhận chủ yếu bằng chế độ lưu chiều,

xuất bản Thư mục Quốc gia trong đó phản ánh các tài liệu đã nhận được và bỗ sung đẩy đủ nhất các tài

liệu liên quan tới nước đó

Với ý nghĩa xã hội vô cùng to lớn như trên, chế độ lưu chiểu văn hoá phẩm đã góp phần tạo ra

nguồn tài liệu cho các thư viện và công tác lưu chiểu đã, đang và sẽ củng cố cho sự phát triển của sự

nghiệp thư viện.

CHUONG 2

THUC TRANG CONG TAC LUU CHIEU XUAT BAN PHAM TAI

THU VIEN QUOC GIA VIET NAM GIAI DOAN 2000 - 2010

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành về lưu chiểu xuất bản phẩm và đặc biệt là

Pháp lệnh Thư viện được Ủy ban thường vụ Quốc hội khóa 10 thông qua ngày 28/12/2000 đã nêu rõ: Thư

viện Quốc gia Việt Nam được quyền thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiễu trong nước theo quy định; xây: dựng, bảo quản lâu đài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc; biên soạn xuất bản Thư mục Quốc gia và Tổng

“Thư mục Việt Nam

'Từ năm 1954, Thư viện Quốc gia là cơ quan duy nhất được Nhà nước giao nhiệm vu thu thập,

bảo quản xuất bản phẩm lưu chiểu trên toàn lãnh thổ Việt Nam, đảm nhận vai trò đặc biệt quan trọng

"tàng trữ đời đời" các xuất bản phẩm đất nước, thực hiện nhiệm vụ xây dựng kho tàng văn hóa dân

2.1 Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu

21.1 Sách

Co sé pháp lý của việc thu nhận sách lưu chiễu trong giai đoạn 2000-2010, dựa theo Luật Xuất bản năm 1993 và Luật Xuất bản năm 2004 Hiện nay việc thu nhận các ấn phẩm lưu chiểu sách được áp dung

dựa theo Luật Xuất bản năm 2004

Theo di 27 của Luật xuất bản năm 2004 có tên gọi: " Nộp xuất bản phẩm lưu chiểu và nộp xuất "

‘ban phim cho Thư viện Quốc gia Việt Nam" Tại mục 2 của điều luật này ghi rõ: " Sưu khi xuất bản phẩm được phát hành, nhà xuất bản, cơ quan xuất bản, tổ chức được phép xuất bản phải nộp 5 bản cho Thư viện Quốc gia Việt Nam; trường hợp số lượng in dưới ba trăm bản thì nộp hai bản"

Theo đúng số lượng bản nộp và thời hạn như đã quy định, cơ quan xuất bản tại Hà Nội thường mang bản nộp lưu chiểu đến làm thủ tục nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Đối với các cơ quan xuất bản ở xa, thường phải gửi nộp các bản lưu chiểu qua đường bưu điện

“Thông thường cơ quan xuất bản có một cuốn số nộp lưu chiểu hoặc biểu ghi (tờ khai nộp lưu chiều xuất bản phẩm) thống kê tên các xuất bản phẩm nộp lưu chiều, số lượng nộp Đại diện phòng lưu chiều (người trực tiếp nhận) sẽ kiểm tra, ký nhận, ghi rõ ngày tháng, họ tên để theo dõi tránh sự kiện cáo sau

này

Số nộp lưu chiêu hay tờ khai nộp lưu chiểu xuất bản phẩm thường gồm có hai phần:

~ Phần ghi của đơn vị nộp lưu chiễu, kê khai rõ: tên xuất bản phẩm, tác giả, số giấy phép xuất bản, số

lần xuất bản, số trang, khổ sách, số lượng in, nơi in

~ Phần ghi của cơ quan nhận lưu chiều: Xác nhận rõ số lượng xuất bản phẩm thu nhận theo quy định của

pháp luật, ngày thắng, kí và ghỉ rõ họ tên người nhận

Hiện nay có 58 đơn vị là các nhà xuất bản trung ương hoặc địa phương thường xuyên tham gia

xuất bản và nộp lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Các cán bộ xuất bản theo đúng quy định thường mang xuất bản phẩm của đơn vị đến nộp lưu chiễu tại Thư viện Quốc gia Đối với các cơ quan xuất bản ở xa, không trực tiếp đến nộp lưu chiểu, thường phải gửi các ấn phẩm qua

đường bưu điện Để thống nhất đồng thời nắm rõ tình hình giao nhận thì sau khi Thư viện Quốc gia

nhận được ấn phẩm do cơ quan xuất bản gửi đến đều phải gửi giấy báo (giấy biên nhận lưu chiều) cho

cơ quan xuất bản biết là đã nhận được bưu kiện xuất bản phẩm mà cơ quan/đơn vị đã nộp (mẫu xem phụ lục) Song song với đó là lá thư cảm ơn với thiện chí mong rằng tiếp tục nhận được sự hợp tác lâu đài với Thư viện Quốc gia Việt Nam

'Nhà xuất bản Quân đội Nhân dân là một ví dụ điển hình cho việc chưa tự giác nộp hay chỉ nộp

chiếu lệ không đủ số bản theo quy định Đã rất nhiều lần cán bộ thu nhận đã phải gọi

in nhắc nhở, gửi

đó là các sách nội bộ hoặc do

công văn hoặc gặp trực tiếp cán bộ của nhà xuất bản nhưng được giải

lãnh đạo Nhà xuất bản chỉ đạo nộp như thể Điều này khẳng định rằng ngay trong các cán bộ lãnh đạo vẫn chưa nhìn nhận đúng về ý nghĩa, vai trò của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm đối với nền văn hóa nước

nhà

Với sự nhìn nhận đúng đắn về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm đối với nền văn hoá nước nhà, đã có rất nhiều Nhà xuất bản thực hiện nghĩa vụ này tương đối nghiêm chỉnh như: Nhà xuất bản Giáo Dục, Kim Đồng, Công an Nhân dân, Sư Phạm, Phương Đông Một số Nhà xuất

bản trước năm 2000 nộp ít không đúng theo quy định nhưng do được nhắc nhở và giải thích cặn kẽ đến

nay đã nộp khá đầy đủ như: Nhà xuất bản Đà Nẵng, Nghệ An, Thanh Hóa, Thuận Hoá

Để nắm bắt thông tin về các tài liệu sẽ được ¡n phát hành, Thư viện còn liên hệ thường xuyên với Cục Xuất bản là cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động xuất bản Qua đó Thư viện sẽ nắm được kế

hoạch các tên sách được cấp giấy phép hay duyệt đăng ký đề tài để tiện theo dõi công việc nộp lưu chiều Làm tốt điều này Thư viện đã dựa vào: "Danh mục tài liệu sẽ phát hành" của cơ quan xuất bản để nắm được những tài liệu nào, của nhà xuất bản nảo chưa thực hiện đúng nghĩa vụ lưu chiểu, có kế hoạch đòi

kịp thời

Bên cạnh đó trong tạp chí chuyên ngành của Cục Xuất bản: "tạp chí xuất bản Việt Nam” thường

có danh mục những sách vừa được xuất bản - đó cũng là cơ sở để thư viện có căn cứ thực hiện công

việc của mình dựa theo luật định

ối đa xuấ

Để đảm bảo việc thu nhận đầy đủ, bản phẩm cho kho tàng văn hóa dân tộc, Thư viện

, đối chỉ

“Thư viện với danh mục sách nhận lưu chiều của Cục Xuất bản vì Cục Xuất bản được ưu tiên thu nhận

Quốc gia còn cử cán bộ chuyên trách đến trực tiếp trao danh mục sách nhận lưu chiểu của

theo chế độ "chuyển phát nhanh”

Sau khi Luật Xuất bản ra đời, sự quan tâm của giới báo chí đối với công tác lưu chiểu cũng tăng

lên Một số phóng viên báo, đài đã tiến hành phỏng vấn các cán bộ chuyên trách về vấn đề nhận, nộp lưu chiểu của thư viện, sau đó viết bài và đưa tin lên màn ảnh truyền hình (VTV1, Hà Nội) nên cũng gây

được ý thức xã hội đối với công tác này

Mặt khác Thư viện Quốc gia đã thường xuyên gửi tặng các bản Thư mục Quốc gia (sản phẩm có giá trị trong hoạt động lưu chiểu) cho các nhà xuất bản để qua đó họ nhận được những thông tin bổ ích về 'hoạt động xuất bản của bản thân cơ quan mình cũng như của toàn ngành xuất bản Qua Thư mục Quốc gia các nhà xuất bản cũng dễ dàng phát hiện những trường hợp vi phạm bản quyền tác giả

Một trong những biện pháp giúp Thư viện Quốc gia thu nhận được đầy đủ hơn các xuất bản phẩm lưu

chiểu đó chính là công tác biên mục tại nguồn (CIP - Cataloging in Publication) Tir thing 12/2010, theo dé

nghị của Thư viện Quốc gia, Lãnh đạo Bộ Văn hóa Thể thao và Du lịch đã cho phép Thư viện Quốc gia tiến

Do nhận thức rằng nguồn tài liệu chính nhập vào Thư viện Quốc gia là do các nhà xuất bản nộp thông qua chế độ lưu chiêu nên lãnh đạo Thư viện Quốc gia Việt Nam đề nghị Bộ Thông tin truyền thông

tổ chức họp giao ban quý 1/2011 tại Thư viện Quốc gia

‘Nam đã tổ chức thành công hội nghị giao ban của các nhà xuất bản do Bộ Thông tin truyền thông và Ban Tuyên giáo trung ương phối hợp tổ chức Hội

Ngày 10/03/2011, ngay tại Thư viện Quốc gia Vi

nghị đã khẳng định thêm tầm quan trọng, mục đích, ý nghĩa, trách nhiệm của các nhà xuất bản trong hoạt

động lưu chiều đối với nền văn hóa nước nhà Tại đây, ngay sau cuộc họp dại diện lãnh dạo của các nhà

xuất bản có dịp đi thăm quan các sản phẩm của cơ quan mình đã và đang được lưu trữ, bảo quản tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Từ đó các nhà xuất bản, lãnh đạo các cơ quan của Bộ Thông tin truyền thông

nhìn nhận rõ hon vé tim quan trọng, trách nhiệm đối với kho tàng văn hóa dân tộc của nước nhà Một hoạt đông mang lại ý nghĩa và hiệu quả không chỉ trước mắt mà lâu dài (nâng cao tầm nhận thức),

Nhìn chung công tác thu nhận lưu chiểu sách hiện nay được thực hiện tại Thư viện Quốc gia

'Việt Nam tương đối ôn định và có hiệu quả Năm 2010 thu nhận được 15.688 tên sách tương ứng 78.348 bản sách

Trong đó:

* Tỉ lệ sách xuất bản ở cấp Trung ương, Địa phương là:

~ Sách xuất bản ở Trung ương: 12.420 tên, chiếm tỉ lệ 79,1%

~ Sách xuất bản ở Địa phương: 3 164 tên, chiếm tỉ lệ 20,2%

~ Sách xuất bản ở cơ quan, Knxb: 104 tên, chiếm tỉ lệ 0,7%

* Tỉ lệ theo các tiêu chí chính để báo cáo:

~ Văn học: 4128 tên, chiếm tỉ lệ 26%

~ Xã hội: 4513 tên, chiếm tỉ lệ 28,8%

~ Kỹ thuật: 375 tên, chiếm tỉ lệ 2,4%,

~ Giáo khoa: 4062 tên, chiếm tỉ lệ 26%

~ Giáo trình: 2490 tên, chiếm tỉ lệ 16%,

~ Sách ngoại: 120 tên, chiếm tỉ lệ 0.8%

Sau đây là bảng so sánh số sách đã thu nhận vào kho lưu chiễu tại Thư viện Quốc gia và số sách

lưu chiểu tại Cục Xuất bản (nơi cắp giấy phép xuất bản) trong giai đoạn 2000 - 2010

'93% (trung bình 89%) so với sách thu nhận được của Cục Xuất bản nhưng chỉ được khoảng 80% so với

số sách thực tế phát hành (nhiều sách phát hành lậu) không xin giấy phép qua Cục Xuất bản

Như vậy trong giai đoạn từ năm 2000-2010, Thư viện Quốc gia đã thu nhận được 154.006 tên sách

Điều này cho thấy chỉ trong giai đoạn 10 năm gần đây, số lượng ấn phẩm được in, phát hành và nộp lưu

chiễu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam tăng đáng kể, bằng 53% tổng kho sách lưu chiễu tại Thư viện

'Quốc gia (289.394 tên sách) Điều này khẳng định sự phát triển mạnh mẽ của ngành xuất bản nói chung cũng như của công tác thu nhận lưu chiều xuất bản phẩm nói riêng của nước nhà

Cho đến thời điểm này Thư viện Quốc gia thu nhận được tổng số 289.394 tên sách lưu chiều xuất

bản phẩm từ năm 1954 tới T6/2011 (trước tháng 10/1954, Thư viện Trung ương Đông Dương không

thành lập kho lưu chiều riêng mà để chung vào tổng kho để phục vụ bạn đọc) Toàn bộ số sách thu nhận này, thông thường một bản sẽ được lưu trữ, bảo quản lâu dài tại kho lưu chiễu, số còn lại đưa ra phục vụ nhu cầu chung của bạn đọc

2.1.2 Ấm phẩm định kỳ:

'VỀ thu nhận lưu chiễu các ấn phẩm định kỳ, được áp dụng dựa theo Luật Báo chí năm 1989, luật

ố 12/1999/QH10 Tại điều 23 Luật Báo chí quy định: Báo chí in phải nộp lưu chiều trước khi phát hành; báo nói, báo hình, phải lưu giữ bảo thảo, phim nhựa, băng, dia, ghi âm, ghỉ hình theo quy định của Chính phủ

sửa đổi, bỗ sung một số điều của Luật Báo cl

Hiện nay có hơn 900 địa chỉ tên báo và tạp chí nộp lưu chiễu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam Có thể nhận thấy đây là một khâu công việc có nhiều khó khăn so với thu nhận lưu chiều các ấn phẩm là

sách, trước hết do tính liên tục và kịp thời của báo chí

Hơn thế nữa, do cơ chế thị trường chi phối nên nhiều khi một tên ấn phẩm định kỳ được cấp giấy phép nhưng để tăng thêm lượng thông tin và chủ yếu là doanh thu nên các cơ quan xuất bản đã có sáng

iến cho ra nhiều loại ấn bản bổ sung khác nhau như: phụ trương, đặc san, cuối tuần, cuối tháng, chủ nhật cũng tạo ra những phiền hà cho việc thu nhận, sắp xếp, bảo quản

Nhìn chung mảng công tác này trong nhiều năm qua, khó khăn tồn tại cố hữu vẫn là hiện tượng còn

có các cơ quan báo chí chưa làm đúng nghĩa vụ nộp lưu chiều cho Thư viện Quốc gia đặc biệt là nộp

thiểu số, thiếu bản, nộp chậm so với thời gian quy định (phát hành rồi mới nộp lưu chiểu) như: Thể thao 24h, Sài Gòn giải phóng, Truyền hình Hà Nội, Nhi Đồng

'Cũng có những cơ quan báo chí ở xa thường phải gửi bản nộp lưu chiêu qua đường bưu điện Do

nguyên nhân khách quan, chủ quan đôi khi ấn phẩm lưu chiều bi thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình gửi lưu chuyển Điều này cũng gây thất thoát đáng kể và khó khăn cho công tác thu nhận lưu chiểu: Tây

Ninh, Trà Vinh, Hải Phòng, Hà Nam, Quảng Bình, Quảng Trị,

Đứng trước những khó khăn đó, cán bộ Phong Luu chiéu luôn tìm mọi biện pháp khắc phục

như gọi điện, gửi giấy đòi, nhắc nhở trực tiếp, liên hệ với bưu điện để đảm bảo thu nhận đầy đủ nhất loại hình tài liệu này Sau một thời gian do được nhắc nhở nay các các cơ quan báo chí đã thực

hiện tương đối nghiêm chỉnh như: Báo Hải quan, Sài Gòn giải phóng, Thái Bình, Thừa thiên Huế,

Đầu tư, Nông nghiệp, Nhân dân,

Bên cạnh những tồn tại của mảng công tác này, cũng phải nhắc tới các cơ quan báo chí luôn luôn

thực hiện nghiêm túc về nghĩa vụ lưu chiều xuất bản phẩm do nhà nước quy định như: Báo Hà Nội mới,

‘Van hod, Van nghé, Thể thao hàng ngày, Tài nguyên môi trường,

‘Nam 2010 tình hình thu nhận ấn phẩm định kỳ tại phòng lưu chiêu Thư viện Quốc gia là: 963 loại

báo, tạp chỉ

Trong đó:

Báo Trung ương : 168 loại - 13713 số - 68565 bản

Báo Địa phương: 157 loại - 21.300 số - 106.500 bản

‘Tap chi Trung ương: 499 loại - 6301 số - 31505 bản

Tap chí Địa phương: 139 loại - 1651 số - 8255 bản

Báo ngoại: 14 loại - 1576 số - 7880 bản

‘Tap chi ngoại: 48 loại - 383 số - 12165 bản

Bản tin: 12 loại - 2433 số - 12165 bản

Đến nay, mảng thu nhận ấn phẩm định kỳ được đánh giá là tương đối phức tạp Ngoài việc

quản lý các tên báo, tạp chí; định kỳ xuất bản của các báo, tạp chí đó; các cán bộ đảm nhận công tác

thu nhận còn phải thường xuyên cập nhật thông tin đối với các báo, tạp chí mới xuất bản, dừng xuất 'bản hay thay đổi tên để có kế hoạch thu nhận day du, kip thời

có các tên báo, tạp chí mới xuất bản, dừng xuất bản hay thay đi

Dưới đây là bảng số liệu thu nhận các ấn phẩm định kỳ trong giai đoạn 2000-2010

"Theo bảng số liệu thống kê số lượng tên các ấn phẩm định kỳ trong 10 năm gần đây hay so với giai đoạn trước đó ta có thể nhận thấy: Số lượng tên báo, tạp chí luôn tăng theo thời gian Điều này khẳng định sự phát triển của khoa học, thông tin Thực tế này cũng đặt ra khó khăn cho công tác thu

nhận Cán bộ thu nhận phải luôn theo đõi để nắm bắt tình hình xuất bản ấn phẩm định kỳ để sớm biết

được tên báo, tạp chí nào vừa mới được in ấn, phát hành cũng như tên báo chí dừng phát hành hay thay

đổi tên để cập nhật nhằm thu nhận đầy đủ, kịp thời nhất

Như vậy, với những nỗ lực chung từ phía các ban ngành, cho đến thời điểm này nhiều cơ quan báo

chí đã thực hiện chế độ nộp lưu chiễu đều đặn, đúng quy định Hiện nay báo chí của 6l tỉnh, thành phố đã

có mặt đầy đủ trong kho lưu chiễu tại Thư viên Quốc gia Việt Nam

2.1.3 Luận án

Trước năm 1976 vốn tài liệu đặc thù quý giá này do nhiều cơ quan được quyền thu nhận Tuy

không có văn bản chính thức nào hướng dẫn nhưng có 3 cơ quan thường nhận các bản luận án, tùy thuộc vào sở thích của người nộp Đó là:

~ Thư viện Quốc gia Việt Nam thu nhận một phần luận án cả về khoa học xã hội & nhân văn và

khoa học tự nhiên, kỹ thuật công nghệ

~ Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương thu nhận một phần luận án về khoa học tự nhiên, kỹ

thuật công nghệ

~ Viện Thông tin Khoa học Xã hội thu nhận một phần các luận án về khoa học xã hội & nhân văn

Theo quyết định số 401-Ttg của Thủ tướng Chính phủ ký ngày 9/10/1976: từ năm 1976, Thư viện

Quốc gia Việt Nam là cơ quan duy nhất được nhận tất cả các luận án Tiến sỹ, Phó tiền sĩ (nay gọi là Tiến

sĩ chuyên ngành) của người Việt Nam bảo vệ trong nước và nước ngoài

Như vậy theo Quyết định 401, toàn bộ các bản luận án phải được thu nộp tập trung tại Thư viện Quốc gia Tuy nhiên số bản luận án mà Thư viện Quốc gia thu nhận được vẫn ít hơn so với thực tế các luận án được

bao vé theo quy định

Đứng trước tình hình đó, Thư viện Quốc gia đã liên hệ với Vụ sau Đại học, tổ chức một số cuộc tọa đàm, hội thảo song phương, nêu vấn đề cần thiết phải thu nhận đầy đủ Luận án tiến sĩ theo đúng quyết

định 401 của Thủ tướng Chính phủ Kết quả là ngày 13/10/2004 Bộ Giáo dục & Đào tạo đã có công văn

số 8972/ĐH&SĐH gửi các cơ sở đảo tạo nghiên cứu sinh trong cả nước về việc bổ sung hồ sơ bảo vệ luận

án cấp nhà nước và cấp bằng Tiền sĩ

Đối với hồ sơ đề nghị cấp bằng tiến sĩ, công văn của Bộ GD&ĐT ghi rõ: "Các luận án sau khi bảo

vệ thành công nộp cho Thư viện Quốc gia - 31 Trang Thi - Hà Nội (kể cả luận án của nghiên cứu sinh thuộc các cơ sở đảo tạo phía Nam), 01 luận án (đóng quyền và trên đĩa mềm) và có giấy biên nhận của

Thư viện Quốc gia Việt Nam trong hỗ sơ cấp bằng gửi về Bộ Giáo dục và Đảo tạo (áp dụng ngay đối với các luận án đã bảo vệ nhưng chưa nộp hồ sơ về Bộ Giáo dục và Đào tạo)"

Cụ thể, các nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ xong phải nộp luận án tại phòng lưu chiểu Thư viện 'Quốc gia Việt Nam Đối với các luận án bảo vệ trong nước thì phải nộp bản luận án, tóm tắt luận án ngoài

ra còn kèm theo một số văn bản dưới dạng bản sao như:

Bản nhận xét đánh giá luận án của những người phản biện

Biên bản đánh giá luận án cắp nhà nước

Quyết định của Bộ Giáo dục và Đảo tạo Đại học và sau Đại học về thành lập Hội đồng đánh giá

luận án

Quyết định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và đào tạo về việc thành lập hội đồng chấm luận án,

kèm theo danh sách các thành viên hội đồng chấm luận án.

Đối với các luận án của nghiên cứu sinh bảo vệ ở nước ngoài thì phải nộp bản luận án, tóm tắt luận

án và bản dịch tóm tắt luận án

Hiện nay các nghiên cứu sinh còn phải nộp một dia CD ghi lại toàn bộ nội dung luận án để tiện

cho thư viện trong việc tiến hành số hóa nội dung tài liệu

Sau khi giao nộp luận án, người nộp sẽ được nhận "Giấy biên nhận luận án” trong đó ghỉ rõ: tên tác

gia luận án, tên luận án, học vị, chuyên ngành, mục kèm theo: | ban tom tat luận án, 1 bản dịch tóm tắt

Như vậy, khi nhận đầy đủ bộ luận án, Thư viện sẽ cấp giấy chứng nhận nghiên cứu sinh đã hoàn tắt

thủ tục nộp luận án cho thư viện Nếu thí sinh không có giấy biên nhận này thì coi như không đủ

kiện được cấp bằng

'Có thể nói, với sự rằng buộc này việc thu nhận luận án của Thư viện Quốc gia Việt Nam đã có

quả và đầy đủ hơn trước rất nhiều

'Với những biện pháp tích cực nhằm thu nhận đầy đủ nhất các tài liệu luận án, đến nay vốn tải liệu luận án của thư viện là 16.000 bản, trong đó phải kể đến số luận án đã nộp tại hai thư viện: Thư viện

Khoa học kỹ thuật (998 bản), Viện Thông tin Khoa học Xã hội (405 bản) đã được chuyển lại cho Thư lên Quốc gia sau khi có quyết định 401/TTg ban hành năm 1976, và năm 2005 thư viện đã nhận lại được

340 bản luận án từ Thư viện Khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh sau khi có công văn số

8972/DH&SDH cia Bộ Giáo dục & Đảo tạo

'Biểu đồ số liệu thu nhận luận án giai đoạn 2000-2010

Năm 2009, Thư viện Quốc gia còn được Bộ Giáo dục & Đào tạo chuyển giao 164 Luận án Tiến sĩ được bảo vệ ở miền Nam và có nội dung bảo mật

Nhìn chung cho tới thời điểm này hầu như tất cả các Luận án tiến sĩ được bảo vệ ở trong nước và các Luận án Tiền sĩ của người Việt Nam bảo vệ tại nước ngoài đều có mặt khá đầy đủ tại Thư viện Quốc

gia Việt Nam

Hiện nay, Thư viện Quốc gia đang lưu trữ hơn 16.000 bản luận án tiến sĩ được nghiên cứu và bảo

vệ trong nước và các luận án của người Việt Nam bảo vệ tại nước ngoài

Có thể nói đây là một nguồn tài liệu vô cùng quý giá của dân tộc, giá trị trí tuệ của nhân loại đã,

đang và sẽ được tích lũy, nhân rộng mãi mãi

lượt xuất hiện: băng, đĩa Việc thu nhận loại hình tài liệu mới này hiện còn một

như khi thu nhận một cuốn băng cattset nhưng thư viện chưa có phương tiện

điều này là một hạn chế Thực tế mới chỉ đơn thuần là số lượng mà chưa kiểm tra, đánh giá được chất

lượng sản phẩm

2.2 Xử lý kỹ thuật xuất bản phẩm lưu chiểu

'Toàn bộ tài liệu lưu chiều sau khi được thu nhận đều phải qua khâu xử lý kỹ thuật

Đối với công tác lưu chiều xuất bản phẩm, khâu xử lý được coi là quan trọng vì nó giúp cho việc tra cứu

thông tin các ấn phẩm lưu chiều, kiểm soát việc thực hiện nộp lưu chiều được tiến hành một cách nhanh chóng

chính xác và để phục vụ cho việc tổ chức bảo quản, biên soạn Thư mục Quốc gia Đặc biệt với 5 bản mà thư viện nhận được thì chỉ ưu tiên dành một bản cho kho lưu chiều lưu giữ, số còn lại sau khi xử lý sẽ chuyển về phòng,

phân loại

tin cập nhật là rất cdn thiết

mục để tiễn hành xử lý nội dung và đưa ra phục vụ bạn đọc Do vậy việc xử lý càng nhanh, thông,

Trong việc xử lý cần tiền hành cập nhật mọi khâu công tác: thu nhận, đóng dấu, nhập máy, định ký hiệu kho Tiến hành xử lý tài liệu nhanh chóng, đảm bảo giao nhận sách, báo đều đặn hàng ngày, hàng tuần tới các kho, phòng ban để kịp thời triển lãm sách báo phục vụ bạn đọc Số lượng sách hàng tháng xử

lý đúng hạn để nhập vào CSDL va biên soạn Thư mục Quốc gia tháng và năm đáp ứng nhu cầu phổ

biến tra cứu thông tin và ấn phẩm

Ouy trình xử lý: một tên sách lưu chiễu được tiến hành cụ thể như sau:

>_ Đồng đấu tại trang tên sách và trang 17 (theo quy định chung)

>_ Cho ký hiệu sách (số lưu chiều, ký hiệu kho)

>_ Nhập máy quản ký sách lưu chiều

Nhập CSDL sách lưu chiểu phục vụ tra cứu theo dõi và báo cáo kịp thời bằng phần mềm 'CDS/ISIS Ví dụ một biểu ghi thư mục nhập máy quản lý tại phòng lưu chiểu cho một cuốn sách gồm có

Số lưu chiều: A3227

Ký kiệu kho: ANI1.59%ANI1.60

Số trang: 451

Số bản in: 300,

>_ In và dán nhãn kho.

> Phan phdi sich cho các kho và bộ phận xử lý theo quy định thời gian

“Theo quy định một bản sẽ được lưu trữ bảo quản tại kho lưu chiểu Bốn bản

những ấn phẩm không thông dụng (sách phổ thông, sách thiếu nhi ) sẽ rút hai bản đưa về kho bổ

còn lại sẽ được xử lý nội dung và đưa ra phục vụ bạn đọc V/

sung để làm công tác bồ sung hoàn bị cho các thư viện công cộng khó khăn không

có điều kiện bổ sung tài liệu hoặc bị thiên tai, lũ lụt

'Các khâu quy trình nghiệp vụ trên thường cập nhật trong ngày với số lượng ấn phẩm thu được

Đối với luận án sau khi thu nhận sẽ được đóng dấu, cho ký hiệu, in dán nhãn và tiến hành đăng

ký trực tiếp trên máy trong cơ sở dữ liệu riêng của phòng lưu chiễu trên phần mềm CDS/ISIS Trước đây phòng tiến hành đăng ký luận án trong số đăng ký cá biệt, nhưng từ năm 2007 thì làm trực tiếp

trên máy,

-Biễu ghỉ thư mục nhập máy Luận án tại phòng lưu chiễu thường gồm có các trường sau:

Tác giả: Lê Văn Hải

“Tên luận án: Nghiên cứu đặc điểm sinh học của các tổ hợp lai

Bên cạnh đó luận án cũng được đóng dấu sở hữu của Thư viện Quốc gia vào trang thứ 17 Mã số

của luận án được đóng dấu trên cùng ngoài bìa luận án và hộp bìa dựng luận án

'Cuối cùng luận án sẽ được dán nhãn và được chuyển qua bộ phận xử lý thuộc phòng biên mục

Với các xuất bản phẩm khác (tranh, ảnh, bản đỏ ) quy trình xử lý tương tự như ấn phẩm sách: đóng dấu, định ký hiệu, nhập máy quản ký ấn phẩm lưu chiễu, ¡n và dán nhãn kho và phân phối ấn phẩm

cho các kho và bộ phận xử lý theo quy định thời gian

Đối với Ấn phẩm định kỳ, việc xử lý đó là phân loại các báo, tạp chí; tiền hành nhập máy Nhập cơ

sở dữ liệu Báo, Tạp chí theo phần mềm ILIB: gồm tên báo hoặc tạp chí, số phát hành đã được nộp lưu

chiéu va tién hanh chia bao chi cho cac phòng Ấn phẩm định kỳ sau khi được nộp lưu chiểu chỉ lưu trữ lại một bản tại Kho Lưu chiểu Số còn lại sẽ chuyển sang kho phòng báo và phòng bổ sung để để tiếp tục

xử lý phục vụ nhu cầu thường xuyên của bạn đọc

Tai phòng báo và phòng bổ sung việc xử lý các loại báo chí tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của

từng phòng Riêng số báo trước khi chuyển vào kho lưu chiểu sẽ được xử lý tại bộ phận lưu chiều như

sau

‘Cn b6 tại bộ phận thu nhận ấn phẩm định kỳ, sau khi tiền hành thu nhận sẽ phân loại riêng báo và tạp

chí Tiếp theo sẽ phân chia theo đặc trưng là báo và tạp chí xuất bản ở trung ương và địa phương Hai loại

phẩm định kỳ này trước khi được chuyển lên lưu trữ tại kho lưu chiều đều được sắp xếp cần thận theo thứ tự

hợp với số phát hành của từng loại ấn phẩm

Báo, tạp chí sau khi phân chia sẽ được nhập máy, quản lý dữ liệu trên phần mềm ILIB: Modul Lưu

chiểu xuất bản phẩm định kỳ cung cấp và hỗ trợ đầy đủ các chức năng nghiệp vụ phục vụ công tác lưu

chiểu tại phòng như:

~ Dự đoán nhận lưu chiểu dựa theo định kỳ xuất bản của báo, tạp chí

~ Quản lý việc nhận lưu chiểu trên cơ sở nhập, theo dõi chặt chẽ công tác lưu chiều ấn phẩm định

kỳ tại thư viện

~ Tra cứu - báo cáo các thông tin liên quan đến lưu chiều ấn phẩm định kỳ

Màn hình minh họa phần mềm ILIB q

Với mỗi tên báo, tạp chí khi lần đầu được nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia, công việc xử lý bắt

Một định dạng cụ thể cho những tên báo, tạp chí xác định khi lần đầu được nộp Vì là ấn phẩm định

kỳ (hàng ngày, tháng, ) nên dựa theo trường định kỳ xuất bản máy sẽ tự sinh ra các số phát hành tiếp theo của báo, tap chi theo sự khai báo trước đó Điều này có nghĩa, chắc chắn đến thời điểm theo định kỳ báo, tạp chí sẽ được phát hành và phải nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia, khi đó cán bộ xử lý chỉ cần

kiếm tra và xác định số báo, tạp chí đó đã được nộp theo đúng quy định hay không.