VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Khái niệm, đặc điểm của hàng hoá
Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại là sản phẩm vật chất, được tạo ra từ lao động và có khả năng đáp ứng nhu cầu của con người Những hàng hoá này được doanh nghiệp mua vào để bán, nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội trên thị trường.
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng hoá thường rất đa dạng và phong phú về chủng loại Do sự biến động liên tục trong quá trình kinh doanh, việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho là rất cần thiết, bao gồm các yếu tố như số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị hàng hoá.
Sự phát triển không ngừng của sản xuất cùng với nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng đã tạo ra một thị trường hàng hóa đa dạng và phong phú, với nhiều chủng loại khác nhau.
Hàng hóa sở hữu các đặc tính lý, hóa và sinh học riêng biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng và chất lượng trong các giai đoạn thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và tiêu thụ Những đặc điểm này quyết định cách thức quản lý và bảo quản hàng hóa hiệu quả.
Trong quá trình lưu thông, hàng hóa chuyển nhượng quyền sở hữu nhưng vẫn chưa được sử dụng Chỉ khi kết thúc quá trình này, hàng hóa mới được đưa vào sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hoặc sản xuất.
Hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, với các nghiệp vụ lưu chuyển như mua - nhập hàng, dự trữ, bảo quản và bán hàng là cốt lõi của hoạt động kinh doanh Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn, từ 80% đến 90% tổng vốn lưu động của doanh nghiệp Vốn lưu động không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ, bao gồm dự trữ sản xuất và lưu thông, tạo nên sự tuần hoàn và chu chuyển liên tục của vốn lưu động.
Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh, vốn lưu động chuyển đổi từ hình thái tiền tệ sang hình thái vốn ban đầu Quá trình vận động của hàng hóa đồng thời phản ánh sự vận động của vốn kinh doanh trong doanh nghiệp Để tăng tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh, cần phải kết hợp hiệu quả giữa việc dự trữ và tiêu thụ hàng hóa.
Bảo quản và dự trữ hàng hoá đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hoá, giúp chuyển giao sản phẩm từ lĩnh vực sản xuất đến tiêu dùng Để đảm bảo quá trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch dự trữ hàng hoá hợp lý.
Nhiệm vụ của kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa trong các doanh nghiệp thương mại đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Để doanh nghiệp duy trì lượng vật tư hàng hóa dự trữ hợp lý, cần thực hiện từng bước nhằm tránh tình trạng tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn, đồng thời cũng không để thiếu hụt hàng hóa, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.
Kế toán hàng hoá cần nắm vững số liệu và chi tiết từng loại hàng hoá để cung cấp thông tin chính xác cho ban lãnh đạo, từ đó đánh giá tình hình lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp Việc này giúp đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời và phát huy vai trò quản lý hiệu quả Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, kế toán hàng hoá cần chú trọng vào việc theo dõi và phân tích dữ liệu hàng hoá một cách chính xác.
Tổ chức ghi chép và phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển và bảo quản hàng hóa, bao gồm cả nhập, xuất và tồn kho Đánh giá giá thành thực tế của hàng hóa đã thu mua và nhập kho, đồng thời kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua về số lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn Điều này nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Áp dụng đúng các phương pháp hạch toán vật liệu và hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán ban đầu về hàng hóa là rất quan trọng Việc lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và mở các sổ sách cần được thực hiện đầy đủ và chính xác Điều này giúp đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo và chỉ đạo kế toán trong toàn ngành kinh tế và nền kinh tế quốc dân.
Tham gia kiểm kê và đánh giá hàng hoá theo quy định của Nhà nước, lập báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá nhằm phục vụ công tác quản lý và lãnh đạo Phân tích kinh tế và tình hình cung cấp, tiêu thụ hàng hoá là cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý hàng hoá trong hoạt động kinh doanh, từ đó đạt được mục tiêu tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Phân loại và đánh giá giá trị của hàng hoá
Theo tính chất thương phẩm và đặc trưng kỹ thuật, hàng hóa được phân chia theo từng ngành hàng, trong đó mỗi ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, và mỗi nhóm hàng lại có nhiều mặt hàng khác nhau Các ngành hàng này tạo nên sự đa dạng trong thị trường hàng hóa.
- Hàng kim khí điện máy
- Hàng dệt may, bông vải sợi
- Hàng gốm sứ, thuỷ tinh
- Hàng rượu bia, thuốc lá, v.v
Phân loại theo nguồn gốc sản xuất hàng hoá được chia thành:
Phân loại hàng hoá theo khâu lưu thông thì hàng hoá được chia thành:
- Hàng hoá ở khâu bán buôn
- Hàng hoá ở khâu bán lẻ
Phân loại hàng hoá theo phương thức vận động của hàng hoá thì hàng hoá được chia thành:
- Hàng hoá chuyển qua kho
- Hàng hoá chuyển giao bán thẳng
1.2.3.2 Đánh giá giá trị của hàng hoá
(1) Trị giá của hàng hoá phải được đánh giá theo nguyên tắc “giá gốc”.
Kế toán phải xác định được giá gốc của hàng hoá ở từng thời điểm khác nhau.
Giá gốc của hàng hóa bao gồm các chi phí liên quan như chi phí thu mua (bao gồm giá mua), chi phí vận chuyển, chi phí chế biến, cùng với các chi phí trực tiếp khác cần thiết để đưa hàng hóa đến địa điểm và trạng thái hiện tại.
Kế toán hàng hoá yêu cầu thực hiện đồng thời kế toán chi tiết về giá trị và hiện vật, theo dõi từng loại hàng hoá tại từng địa điểm quản lý Điều này đảm bảo sự khớp đúng giữa thực tế và số liệu trên sổ kế toán, cũng như giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba phương pháp kế toán chi tiết phù hợp.
Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư.
Trong doanh nghiệp, chỉ có thể áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng hóa: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc lựa chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm đặc điểm, tính chất, số lượng chủng loại hàng hóa và yêu cầu quản lý Quan trọng là phải duy trì tính nhất quán trong niên độ kế toán khi thực hiện phương pháp đã chọn.
Cuối kỳ kế toán năm, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng hóa Số tiền dự phòng giảm giá phải được xác định theo các quy định hiện hành.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong quá trình sản xuất và kinh doanh bình thường, sau khi trừ đi các chi phí ước tính cần thiết để hoàn thành hoặc tiêu thụ hàng hóa đó.
Phương pháp tính giá hàng hoá khâu nhập hàng hoá
Giá trị hàng hoá được xác định dựa trên giá gốc, và cách tính giá gốc này có thể khác nhau tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành của hàng hoá Đối với hàng hoá nhập khẩu trong kỳ, giá gốc sẽ được tính theo các quy định cụ thể.
* Đối với hàng hoá mua ngoài
Các khoản thuế không hoàn lại
Các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại
Giá mua ghi trên hóa đơn là số tiền mà doanh nghiệp cần thanh toán cho người bán, dựa trên hợp đồng hoặc hóa đơn, và phụ thuộc vào phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) mà doanh nghiệp áp dụng.
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá mua hàng hoá là giá chưa có thuế GTGT đầu vào.
- Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng không chịu thuế GTGT thì giá mua là tổng thanh toán.
Các khoản thuế không được hoàn lại: Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT (không được khấu trừ).
Chi phí thu mua hàng hoá bao gồm các khoản như chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, bảo hiểm hàng mua, hao hụt trong định mức cho phép, công tác phí của bộ phận thu mua và dịch vụ phí.
Chiết khấu thương mại: Là số tiền mà doanh nghiệp được giảm trừ do đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận.
Giảm giá hàng mua là số tiền mà người bán trừ cho người mua khi hàng hóa không đạt chất lượng hoặc không đúng quy cách Khoản giảm giá này được ghi nhận khi mua hàng hóa.
* Đối với hàng hoá do doanh nghiệp tự gia công, chế biến:
Giá thực tế nhập kho Giá xuất kho để gia công, chế biến
+ Chi phí gia công, chế biến
* Đối với hàng hoá thuê ngoài gia công, chế biến:
Giá thực tế nhập kho
Giá xuất kho đem thuê ngoài gia công, chế biến
Chi phí vận chuyển bốc xếp đem đi gia công, chế biến
+ Chi phí thuê ngoài chế biến
* Hàng hoá được biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời giá trên thị trường.
Phân bổ chi phí thu mua hàng hoá
Toàn bộ chi phí thu mua hàng hóa cần được phân bổ cho hàng hóa đã bán và hàng tồn kho chưa bán vào cuối kỳ.
Khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng tồn kho, hàng ngày, kế toán sẽ ghi chép các giao dịch xuất kho hàng hóa theo giá mua Trước khi xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ, kế toán cần phân bổ chi phí thu mua cho hàng đã bán và hàng tồn kho cuối kỳ, từ đó tính toán giá vốn của hàng hóa đã bán và hàng hóa chưa bán.
Việc chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cần căn cứ vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp và phải đảm bảo tính nhất quán trong suốt niên độ kế toán Dưới đây là một phương pháp tính toán có thể áp dụng.
Chi phí thu mua phân bổ cho hàng xuất bán trong kỳ
Chi phí thu mua hàng hóa tồn đầu kỳ
Chi phí mua hàng nhập trong kỳ ×
KL hay giá mua hàng xuất bán trong kỳ
KL hay giá mua hàng tồn đầu kỳ
KL hay giá mua hàng nhập trong kỳ
Đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hóa không chịu thuế GTGT, giá gốc hàng hóa nhập kho bao gồm cả thuế GTGT được khấu trừ Ngược lại, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá gốc hàng hóa không bao gồm thuế GTGT được khấu trừ.
Theo chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho, giá gốc xuất kho được áp dụng một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp tính theo giá đích danh
- Phương pháp tính bình quân gia quyền (BQGQ)
- Phương pháp tính nhập trước – xuất trước (FIFO)
* Phương pháp tính theo giá đích danh
Phương pháp này yêu cầu kế toán phải nắm rõ thông tin về hàng hóa trong kho, bao gồm các lần nhập và đơn giá nhập Giá trị xuất dùng được xác định chi tiết dựa trên số lượng và đơn giá của hàng hóa.
Nội dung công tác kế toán hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Kế toán chi tiết hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại
Kế toán hàng hóa cần thực hiện ghi chép chi tiết về giá trị và hiện vật của từng loại hàng hóa theo từng địa điểm quản lý Việc này đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu thực tế và sổ kế toán tổng hợp cũng như sổ kế toán chi tiết.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong 3 phương pháp kế toán chi tiết sau:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Phương pháp sổ số dư.
1.3.1.1 Phương pháp thẻ song song
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép việc nhập, xuất và tồn kho theo số lượng, với mỗi thẻ kho dành cho một loại hàng hóa có cùng nhãn hiệu và quy cách trong cùng một kho Phòng kế toán sẽ lập thẻ kho với các chỉ tiêu như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số hàng hóa, sau đó giao cho thủ kho để sao chép hàng ngày.
Hàng ngày, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của các chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất hàng hóa Sau đó, thủ kho ghi lại số lượng thực tế vào chứng từ và sắp xếp chúng theo từng loại Dựa trên các chứng từ này, thủ kho cập nhật số lượng hàng hóa vào thẻ kho, với mỗi chứng từ ghi một dòng và số tồn kho được ghi hàng ngày Sau khi hoàn tất, thủ kho sắp xếp lại chứng từ và lập phiếu giao nhận để chuyển cho nhân viên kế toán, đồng thời ký vào phiếu giao nhận để xác định trách nhiệm.
Trong phòng kế toán, kế toán viên sử dụng thẻ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình nhập và xuất kho của từng loại hàng hóa, dựa trên cả số lượng và giá trị Mỗi thẻ kế toán chi tiết sẽ tương ứng với thẻ kho cho từng loại hàng hóa và từng kho cụ thể Định kỳ, nhân viên kế toán kiểm tra chứng từ và ghi chép của thủ kho, sau đó ký nhận vào phiếu giao nhận chứng từ Khi tiếp nhận chứng từ, kế toán viên cần xác minh tính hợp lý và hợp lệ, ghi số tiền vào chứng từ, phân loại chúng và cập nhật số lượng nhập xuất cùng giá trị vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, từ đó tính toán giá trị và số lượng tồn kho.
Cuối tháng, sau khi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, kế toán sẽ tính tổng số nhập, xuất và xác định số tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị Số lượng hàng hóa trong sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết sẽ được đối chiếu với thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế Nếu có chênh lệch, cần kiểm tra, xác minh và điều chỉnh theo quy định Dựa trên số liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết, kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hóa.
Trình tự ghi sổ như sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra cuối tháng
Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp ghi thẻ song song
* Ưu điểm : Đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng hoá.
Một nhược điểm trong quy trình ghi chép giữa kho và phòng kế toán là sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng Việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu chỉ được thực hiện vào cuối tháng, điều này dẫn đến hạn chế trong chức năng của kế toán.
Điều kiện áp dụng phương pháp này là phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng hàng hóa hạn chế, khối lượng giao dịch nhập xuất thấp và không thường xuyên, đồng thời yêu cầu trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán không quá cao.
Phương pháp này được áp dụng phổ biến ở các doanh nghiệp.
Phiếu xuất kho Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê nhập - xuất - tồnSổ kế toán tổng hợp
1.3.1.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng hàng hóa nhập xuất tồn tại kho Mỗi thẻ kho được dành riêng cho một loại hàng hóa với nhãn hiệu và quy cách giống nhau trong cùng một kho Phòng kế toán sẽ lập thẻ kho với các thông tin cần thiết như tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính và mã số hàng hóa, sau đó giao cho thủ kho để sao chép hàng ngày.
Hàng ngày, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của chứng từ kế toán liên quan đến nhập xuất kho, ghi lại số lượng hàng hoá thực tế vào chứng từ Sau đó, các chứng từ được sắp xếp theo từng loại và ghi số lượng hàng hoá vào thẻ kho, với mỗi chứng từ ghi một dòng Mỗi ngày, thủ kho cập nhật số tồn kho trên thẻ kho Sau khi hoàn thành việc ghi chép, thủ kho sắp xếp lại chứng từ, lập phiếu giao nhận và chuyển cho nhân viên kế toán, đồng thời ký vào phiếu giao nhận để xác nhận.
Trong phòng kế toán, kế toán viên sử dụng "sổ đối chiếu luân chuyển" để ghi chép chi tiết từng loại hàng hóa theo cả số lượng và giá trị Sổ này được mở trong suốt cả năm và được cập nhật vào cuối mỗi tháng, với mỗi loại hàng hóa được ghi chép trên một dòng riêng biệt.
Hằng ngày, kế toán kiểm tra và hoàn thiện chứng từ nhập xuất kho khi nhận được Sau đó, họ phân loại chứng từ theo từng loại hàng hóa, bao gồm chứng từ nhập và chứng từ xuất riêng biệt, hoặc có thể lập bảng kê cho cả hai loại.
Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ (hoặc bảng kê) để ghi vào
Sổ đối chiếu luân chuyển giúp theo dõi cột luân chuyển và tính toán số tồn cuối tháng Kế toán cần đối chiếu số liệu trên sổ này với thông tin từ thẻ kho và sổ kế toán tài chính liên quan khi cần thiết.
Phương pháp đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là đơn giản và dễ thực hiện Tuy nhiên, nhược điểm của nó là khối lượng ghi chép kế toán dồn vào cuối tháng quá lớn, dẫn đến ảnh hưởng đến tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau.
Khối lượng ghi chép kế toán dồn lại vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin cho các đối tượng liên quan.
Điều kiện áp dụng phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hóa và không có khả năng ghi chép, theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng ngày Tuy nhiên, phương pháp này thường ít được thực tế áp dụng.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu cuối tháng
Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp số đối chiếu luân chuyển
1.3.1.3 Phương pháp sổ số dư
Kế toán dự phòng giảm giá hàng hoá
Dự phòng giảm giá hàng hoá là dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá hàng hoá tồn kho bị giảm.
Dự phòng là khoản chi phí được dự tính trước nhằm bù đắp cho giá trị hàng hóa giảm xuống dưới mức giá trị ghi sổ kế toán.
-Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng hoá được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính.
-Hàng hoá để bán mà giá trị trên thực tế nhỏ hơn giá trị đang hạch toán trên sổ kế toán.
-Hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thị trường nhỏ hơn giá ghi sổ kế toán.
-Hàng hoá là mặt hàng kinh doanh, thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
-Có chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn hàng hoá tồn kho.
* Phương pháp xác định mức dự phòng
- Căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng hàng hoá tồn kho thực tế của hàng hoá để xác định mức dự phòng.
Xác định mức dự phòng theo công thức:
Mức dự phòng giảm giá HTK
Lượng hàng hóa thực tế tồn kho tại thời điểm lập BCTC
Gía gốc hàng hóa tồn kho theo sổ kế toán
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho
- Giá thực tế trên thị trường của hàng hoá bị giảm giá tại thời điểm
31/12 là giá có thể mua bán được trên thị trường.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng hoá cần được thực hiện riêng cho từng loại hàng hoá cụ thể Doanh nghiệp cần tổng hợp bảng kê chi tiết về các khoản dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Riêng dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng hoá tông kho tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 1593 - “Dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho”
Kết cấu và nội dung phản ánh:
-Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng toàn bộ số dự phòng đã lập.
-Bên Có: Mức dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho được tính vào Giá vốn hàng bán.
-Số dư Có : Mức dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho lập cho năm sau
Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 1593 - Dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho cần được lập lớn hơn khoản dự phòng đã lập ở cuối kỳ trước, kế toán sẽ phản ánh số chênh lệch này bằng cách bổ sung thêm.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho).
Có TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho.
Cuối kỳ kế toán năm nay, nếu khoản dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho được lập nhỏ hơn khoản dự phòng ở cuối kỳ kế toán năm trước, kế toán sẽ phản ánh số chênh lệch (hoàn nhập) tương ứng.
Nợ TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho.
Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng hoá tồn kho).
- Khoản giảm giá hàng hoá phát sinh trong kỳ:
Nợ TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Kiểm kê đánh giá hàng hóa
Kiểm kê hàng hóa là quá trình kiểm tra số lượng hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê thông qua cân, đong, đo, đếm Hoạt động này được thực hiện bởi ban kiểm kê của doanh nghiệp, dưới sự giám sát và phối hợp chặt chẽ với phòng kế toán.
Kiểm kê hàng hoá tồn kho là quá trình xác định số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hoá trong doanh nghiệp, nhằm kiểm tra tình hình bảo quản và sử dụng hàng hoá Quá trình này giúp phát hiện kịp thời hàng hoá bị hao hụt, hư hỏng hoặc kém phẩm chất, từ đó ngăn ngừa tham ô và lãng phí Bên cạnh đó, việc kiểm kê cũng cho phép doanh nghiệp có biện pháp xử lý các hiện tượng tiêu cực, cải thiện công tác quản lý và hạch toán hàng hoá hiệu quả hơn.
Khi tiến hành kiểm kê doanh nghiệp, cần thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê với sự tham gia của đại diện lãnh đạo, những người chịu trách nhiệm về hàng hóa, phòng kế toán và cán bộ quản lý Quá trình kiểm kê bao gồm việc cân, đong, đo, đếm và lập biên bản kiểm kê theo Mẫu số 08 - VT Đồng thời, cần xác định chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu ghi trong sổ sách kế toán, cũng như đề xuất phương án xử lý cho các khoản chênh lệch (nếu có) Kiểm kê có thể được thực hiện định kỳ hoặc bất thường, áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc một bộ phận cụ thể.
Dựa vào quyết định của hội đồng hoặc ban kiểm kê, việc xử lý hàng hóa thừa và thiếu trong quá trình kiểm kê kho sẽ được thực hiện Mỗi trường hợp thừa hoặc thiếu sẽ có quyết định xử lý phù hợp nhằm đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho.
* Trường hợp kiểm nhận phát hiện thừa:
+ Căn cứ vào biên bản kiểm kê hàng hoá xác định thừa chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 156: Hàng hoá.
Có TK 3381: Hàng hoá thừa chờ xử lý.
Khi bên bán nhận biên bản xác nhận hàng đã giao thừa và đồng ý bán số hàng này, họ cần lập hóa đơn bổ sung cho số hàng thừa đó.
Nợ TK 156: Trị giá hàng thừa chờ xử lý theo giá bán chưa thuế
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào.
Có TK 3381: Tổng số tiền phải thanh toán thêm.
+ Trường hợp bên bán không đồng ý bán mà sẽ nhận lại số hàng giao thừa, doanh nghiệp xuất kho trả lại bên bán căn cứ phiếu xuất kho, ghi:
Có TK 1561- Thừa so với với hóa đơn.
Nếu nhận hàng hóa thừa do nhầm lẫn từ bên giao, kế toán cần ghi vào tài khoản 002: “Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, gia công” và thông báo cho bên bán để xử lý Trong thời gian giữ hộ, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản hàng hóa này.
* Trường hợp kiểm nhận phát hiện thiếu:
Kế toán ghi nhận hàng hóa nhập kho dựa trên giá trị thực tế của hàng hóa nhận được, bao gồm cả thuế Việc này được thực hiện theo biên bản kiểm nhận để thông báo cho các bên liên quan và xác định nguyên nhân.
Trường hợp thiếu hàng hoá chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 156: Số thực nhập
Có TK 111, 112, 331: Số theo hoá đơn Phản ánh số hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân:
Nợ TK 1381: Hàng hoá thiếu chờ xử lý Có TK 156: Hàng hoá.
Việc chuyển đổi nền kinh tế nước ta sang nền kinh tế thị trường là xu hướng tất yếu, ảnh hưởng mạnh mẽ đến mọi mặt đời sống kinh tế xã hội và hoạt động của doanh nghiệp Để đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường, công tác quản lý và hệ thống quản lý cần có sự thay đổi phù hợp Trong lĩnh vực kế toán, tổ chức kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng, giúp phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình hàng hóa Quản lý hiệu quả hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt các yếu tố ảnh hưởng đến chỉ tiêu hàng hóa mà còn giảm chi phí bảo quản, hạ giá thành sản phẩm, từ đó tối đa hóa lợi nhuận và củng cố vị thế trên thị trường Để phát huy tốt chức năng này, công tác hạch toán hàng hóa cần được cải tiến và hoàn thiện liên tục.
TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH MẠNG VIỄN THÔNG SỐ VIỆT NAM
2.1 Tổng quan chung về công ty TNHH Mạng Viễn Thông Số Việt Nam
2.1.1 Thông tin chung về công ty
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Mạng Viễn Thông Số Việt Nam
- Trụ sở chính: Số 26, Tổ 46, Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
- Giám đốc: Lê Văn Quyết.
- Giấy phép kinh doanh: 0103251478 - ngày cấp: 07/02/2009.
- Hình thức sở hữu vốn: Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH).
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Sự đổi mới trong chính sách kinh tế của Đảng và Nhà nước đã tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của nhiều thành phần kinh tế, đặc biệt là kinh tế tư nhân Trong bối cảnh này, Công ty TNHH Mạng Viễn Thông Số Việt Nam được thành lập vào ngày 19/01/2009, theo giấy phép kinh doanh số.
0103251478 cấp ngày 07/02/2009 đăng ký và quản lý bởi chi cục Thuế Quận Cầu Giấy.
Công ty TNHH Mạng Viễn Thông Số Việt Nam là một doanh nghiệp tư nhân độc lập, có tư cách pháp nhân và con dấu riêng, được phép mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và ngân hàng nội địa theo quy định pháp luật Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại Số 26, Tổ 46, Phường Quan Hoa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty được tóm tắt qua những giai đoạn như sau:
Email: vuongthihai93@gmail.com Đơn vị thực tập: Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn Đề tài dự kiến: “Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Hoàng Pôn.”
Công ty TNHH Mạng Viễn Thông Số Việt Nam, được thành lập vào ngày 19/01/2009, hoạt động theo giấy phép kinh doanh số 0103251478 cấp ngày 07/02/2009 và được quản lý bởi chi cục Thuế Quận Cầu Giấy.
Trong những năm đầu, công ty đã phải đối mặt với nhiều khó khăn, bao gồm tình hình tài chính hạn chế và thiếu kinh nghiệm Đội ngũ lao động và cán bộ cũng còn non kém, dẫn đến việc chỉ có thể mở một cửa hàng kinh doanh tại quận Cầu Giấy.
Quá trình phát triển kinh doanh không ngừng mở rộng, tạo dựng lòng tin và đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời xây dựng thương hiệu vững mạnh Cơ cấu tổ chức của công ty được hoàn thiện, đảm bảo tính đồng bộ, khoa học và gọn nhẹ.
Công ty đã tạo điều kiện thuận lợi để mở rộng thị trường và quy mô kinh doanh, tiếp tục phát triển và mở rộng ngành nghề Để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các doanh nghiệp khác trong tỉnh, công ty đã nâng cao trình độ quản lý, tay nghề và kinh nghiệm của nhân viên Sự tin cậy và hài lòng của khách hàng được thể hiện qua bảng tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận và số lượng nhân viên trong giai đoạn 2013 – 2015.
BẢNG 2 1 HỒ SƠ NĂNG LỰC CÔNG TY
Số tiền Số tiền Tỷ lệ
Doanh thu cung cấp dịch vụ 1.892.223.004 2.289.589.835 21,1% 2.450.489.643 7,03
Số lượng nhân viên thường xuyên 35 42 20 45 7,14
Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty
Tổng doanh thu của công ty đã liên tục tăng qua các năm nhờ vào uy tín ngày càng cao trong ngành, giúp thu hút thêm nhiều khách hàng Đồng thời, số lượng nhân viên cũng gia tăng, phản ánh nhu cầu về nhân lực phục vụ cho hoạt động kinh doanh ngày càng lớn.
Doanh thu từ bán hàng vẫn là nguồn thu chính, nhưng doanh thu từ dịch vụ cũng đang có sự cải thiện Sự tăng trưởng doanh thu qua các năm cho thấy công ty đang phát triển ổn định và bền vững.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động
Dựa trên quy mô và đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty TNHH Mạng Viễn Thông Số Việt Nam đã tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp theo một cơ cấu hợp lý.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí của công ty TNHH Mạng Viễn
* Vai trò, nhiệm vụ của từng phòng ban:
Ông Lê Văn Quyết là Giám đốc công ty, đảm nhiệm việc điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất và kinh doanh Ông đặt ra các mục tiêu và phương hướng hoạt động, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý cho các hoạt động kinh doanh và bán hàng của doanh nghiệp.
(2) Phòng Kinh doanh – Bán hàng
Chịu trách nhiệm quản lý nguồn cung cấp hàng hóa đầu vào và tình hình tiêu thụ hàng hóa đầu ra của công ty, đồng thời xây dựng kế hoạch kinh doanh và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động Ngoài ra, đảm bảo chăm sóc khách hàng, thực hiện bảo hành và xử lý các vấn đề kỹ thuật liên quan đến sản phẩm.
Nhiệm vụ chính của kế toán là thu thập, ghi chép và xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày một cách hệ thống Kế toán tổng hợp và phân tích thông tin tài chính – kế toán, từ đó lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị nhằm hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra quyết định và thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nước.
Phòng bảo hành có nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật các sản phẩm của công ty, đảm bảo chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng Khi có yêu cầu, phòng bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa và lập phiếu bảo hành cho những sản phẩm hỏng.
(5) Phòng hành chính: Có nhiệm vụ đón tiếp khách hàng, tuyển và kiểm tra nhân sự trong công ty.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty TNHH Mạng Viễn Thông Số Việt Nam áp dụng mô hình kế toán tập trung với một phòng kế toán duy nhất Phòng kế toán này chịu trách nhiệm hạch toán tổng hợp, kiểm tra công tác kế toán và lập báo cáo Nhân viên kế toán được bố trí tại các chi nhánh để thu thập và phân loại chứng từ, sau đó gửi về phòng kế toán định kỳ nhằm phục vụ cho công tác hạch toán và lưu trữ.
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH Mạng Viễn
* Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong bộ máy kế toán:
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH MẠNG VIỄN THÔNG SỐ VIỆT NAM
Công ty TNHH MẠNG VIỄN THÔNG SỐ VIỆT NAM nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán hàng hóa trong việc phản ánh thực trạng kinh doanh Những số liệu cụ thể từ hạch toán kế toán giúp ban lãnh đạo xây dựng kế hoạch sản xuất và kinh doanh hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Mạng Viễn Thông Số Việt Nam, tôi đã có cơ hội tìm hiểu về hoạt động kinh doanh và bộ máy kế toán, đặc biệt là công tác kế toán hàng hóa Nhìn chung, công ty đang phát triển mạnh mẽ, bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Tuy nhiên, giống như nhiều công ty khác, công tác kế toán hàng hóa tại đây vẫn còn một số thiếu sót và hạn chế Dưới đây là một số nhận xét của tôi về những ưu điểm và nhược điểm cụ thể trong tổ chức công tác kế toán hàng hóa tại công ty.
Tình hình thực hiện công tác kế toán của công ty được đánh giá là khoa học và hợp lý, đồng thời phù hợp với các chính sách và chế độ quản lý kinh tế tài chính của nhà nước.
- Về công tác kế toán nói chung:
Công ty lựa chọn hình thức kế toán là Nhật ký chung là phù hợp với tình hình SXKD của công ty.
Niên độ kế toán của công ty từ 1/1 đến 31/12 phù hợp với quy định của nhà nước, với kỳ kế toán được chọn là tháng Điều này giúp cung cấp thông tin kinh tế tài chính nhanh chóng, cho phép lãnh đạo công ty nắm bắt kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh và đưa ra quyết định quản lý phù hợp với thực tế.
Công ty áp dụng phương pháp kế toán hàng tồn kho kê khai thường xuyên, giúp theo dõi biến động số lượng hàng hóa một cách hiệu quả Mọi nghiệp vụ phát sinh được kế toán ghi nhận nhanh chóng và kịp thời thông qua các chứng từ kế toán Đặc biệt, công ty sử dụng mẫu chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính để phản ánh chính xác các nghiệp vụ kinh tế.
Việc tổ chức phòng kế toán phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty là rất quan trọng, giúp đảm bảo cung cấp thông tin kế toán nhanh chóng và kịp thời Điều này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc luân chuyển chứng từ Mỗi kế toán trong phòng sẽ chuyên về một phần hành kế toán riêng, từ đó nâng cao tính chính xác và chuyên môn hóa trong công việc.
Kế toán trưởng có trách nhiệm thường xuyên cập nhật và phổ biến những quy định mới về hạch toán và thuế, bao gồm thay đổi về thuế suất, thời gian nộp thuế, và mức đóng bảo hiểm Điều này giúp các kế toán viên thực hiện hạch toán và kê khai một cách chính xác và đúng quy định.
Hàng năm công ty đều lập các báo cáo tài chính cuối niên độ đầy đủ theo quy định của Bộ Tài Chính.
- Về công tác bán hàng
Công ty đã thực hiện hiệu quả công tác tiêu thụ sản phẩm, liên tục theo dõi và nắm bắt tình hình thị trường để điều chỉnh các chính sách phù hợp, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Nhờ vào những nỗ lực này, thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng được mở rộng.
Công ty cam kết nâng cao hiệu quả bán hàng và thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm thông qua việc đào tạo chuyên sâu cho nhân viên bán hàng hàng năm Bên cạnh đó, công ty cũng áp dụng các chính sách khuyến khích hấp dẫn dành cho khách hàng nhằm gia tăng sự hài lòng và trung thành.
Bên cạnh những ưu điểm đó em còn nhận thấy một số nhược điểm trong quá trình tìm hiểu tại công ty như sau:
Khi khách hàng thanh toán sớm nhưng công ty không có chính sách chiết khấu, điều này sẽ dẫn đến việc khách hàng không nhận được ưu đãi nào so với những người thanh toán đúng hạn Hệ quả là, việc thiếu khuyến khích này sẽ không thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm, ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty.
Hiện nay, công ty chưa áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán, dẫn đến khối lượng công việc có lúc trở nên quá tải Điều này ảnh hưởng đến chất lượng thông tin cung cấp, khiến cho việc đáp ứng nhu cầu của người dùng không kịp thời và chưa đảm bảo.
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là rất quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh thị trường hiện nay với sự biến động giá cả hàng hóa Công ty chưa thực hiện việc này, điều này có thể ảnh hưởng đến giá trị thực hiện của hàng tồn kho Do đó, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là cần thiết để bảo vệ lợi ích tài chính của doanh nghiệp.
Thứ tư: Việc công ty không thực hiện chi tiết hóa tài khoản 156 đến cấp
Việc tìm kiếm và phản ánh thông tin tại cấp 2 và cấp 3 vẫn chưa hoàn toàn đầy đủ và thuận lợi Mặc dù công ty đã thực hiện mã hóa chi tiết hàng hóa theo mã đối tượng, giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, nhưng các bút toán trên sổ tổng hợp lại quá ngắn gọn, gây khó khăn cho người đọc trong việc hiểu rõ thông tin.
3.2 Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán
Ngày nay, kế toán đã trở thành một phần quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý, không chỉ đơn thuần là ghi chép và tính toán về vốn Thông tin kế toán chính xác và trung thực là yếu tố then chốt giúp các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả Đối với họ, thông tin kế toán là cần thiết để xác định hướng đi và hành động tiếp theo trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế, cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý Nhờ có kế toán, nhà quản lý có thể đánh giá hiệu quả hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
