Khoá luận tốt nghiệp GVHD ThS Khoá luận tốt nghiệp GVHD ThS Đinh Thị Thu Hiền TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TOÁN KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠ.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG NỢ VÀ KẾ TOÁN CÔNG NỢ TRONG
Công nợ là thuật ngữ kinh tế chỉ ra nghĩa vụ và quyền lợi của doanh nghiệp đối với các khoản nợ, bao gồm cả khoản nợ mà doanh nghiệp đang chiếm dụng và bị chiếm dụng Đơn giản hơn, công nợ phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán hoặc giao dịch mua, bán hàng hóa, dịch vụ với cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp khác Số tiền còn nợ chuyển sang kỳ sau được gọi là công nợ Công nợ được chia thành hai loại chính: công nợ phải thu và công nợ phải trả.
1.1.2 Vai trò và vị trí của kế toán công nợ
Kế toán công nợ là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm hạch toán các khoản nợ phải thu và nợ phải trả trong suốt hoạt động kinh doanh Mức độ công nợ phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý công nợ hợp lý là cần thiết để sử dụng hiệu quả nguồn vốn Kế toán công nợ không chỉ phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp mà còn giúp phân tích và đưa ra kế hoạch phát triển đúng đắn Tình hình tài chính vững mạnh của doanh nghiệp cũng phụ thuộc nhiều vào cách tổ chức kế toán công nợ.
1.1.3 Nội dung và nhiệm vụ của kế toán công nợ
Theo PGS.TS Võ Văn Nhị trong “Giáo trình kế toán tài chính” (2005), Nợ phải thu là một phần quan trọng trong tài sản doanh nghiệp, phát sinh từ hoạt động cung cấp sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ Nó cũng liên quan đến các trường hợp tạm thời chiếm dụng vốn của doanh nghiệp Nợ phải thu có liên quan đến cả các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước như Cơ quan thuế, với nội dung khoản phải thu đa dạng trong các giao dịch của doanh nghiệp.
Các khoản phải thu được quản lý một cách chi tiết, bao gồm theo kỳ hạn, đối tượng, loại nguyên tệ và các yếu tố khác để đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Việc phân loại các khoản phải thu bao gồm phải thu của khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác, được thực hiện theo các nguyên tắc cụ thể Phải thu của khách hàng là các khoản phát sinh từ giao dịch mua - bán, bao gồm tiền bán hàng, cung cấp dịch vụ và thanh lý tài sản giữa doanh nghiệp và người mua Phải thu nội bộ là khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân Cuối cùng, phải thu khác là các khoản không liên quan đến giao dịch thương mại, không mang tính chất mua - bán.
- Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia;
- Các khoản chi hộ bên thứ ba được quyền nhận lại; Các khoản bên nhận ủy thác xuất khẩu phải thu hộ cho bên giao ủy thác;
Các khoản phải thu không mang tính thương mại bao gồm việc cho mượn tài sản phi tiền tệ, thu hồi tiền phạt, bồi thường, và tài sản thiếu đang chờ xử lý.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (2002), nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ giao dịch hoặc sự kiện đã qua, khi doanh nghiệp nhận tài sản hoặc tham gia cam kết Doanh nghiệp có thể thanh toán các nghĩa vụ này bằng nhiều hình thức, như tiền mặt, tài sản, dịch vụ hoặc thay thế bằng nghĩa vụ khác.
Nợ phải trả là các khoản nợ mà doanh nghiệp phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh và mua sắm, cần phải thanh toán cho các chủ nợ Theo thời gian hạch toán, nợ phải trả được phân thành hai loại: nợ ngắn hạn và nợ dài hạn.
Nợ dài hạn là các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính mà doanh nghiệp phải thanh toán sau thời gian từ một năm trở lên tính từ ngày lập bảng cân đối kế toán.
Nợ ngắn hạn là các khoản nợ mà doanh nghiệp cần thanh toán trong thời gian một năm hoặc ngắn hơn Nó bao gồm các khoản phải trả và các khoản nợ dài hạn đến hạn.
Các khoản nợ phải trả được quản lý chi tiết dựa trên thời hạn thanh toán, đối tượng phải trả, loại tiền tệ liên quan và các yếu tố khác nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Việc phân loại các khoản phải trả bao gồm ba loại chính: phải trả người bán, phải trả nội bộ và phải trả khác Phải trả người bán là các khoản nợ phát sinh từ giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ và tài sản, bao gồm cả các khoản phải trả liên quan đến nhập khẩu qua người nhận ủy thác Phải trả nội bộ là các khoản nợ giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới thuộc hệ thống hạch toán phụ thuộc Cuối cùng, phải trả khác là những khoản nợ không mang tính thương mại và không liên quan đến giao dịch mua bán hay cung cấp hàng hóa dịch vụ.
Các khoản phải trả liên quan đến chi phí tài chính bao gồm lãi vay, cổ tức và lợi nhuận phải trả, cũng như các chi phí hoạt động đầu tư tài chính phải thanh toán.
Các khoản phải trả từ bên thứ ba chi hộ và các khoản tiền mà bên nhận ủy thác nhận từ các bên liên quan nhằm thanh toán theo chỉ định trong giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu.
Các khoản phải trả không mang tính thương mại bao gồm các khoản phải trả do mượn tài sản phi tiền tệ, tiền phạt, bồi thường, tài sản thừa chờ xử lý, và các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, và kinh phí công đoàn.
1.1.3.3 Nhiệm vụ của kế toán công nợ
KẾ TOÁN PHẢI THU KHÁCH HÀNG
Phải thu khách hàng là các khoản nợ mà doanh nghiệp nhận từ khách hàng liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định (TSCĐ), các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ.
1.2.2 Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng
Giấy báo Có của ngân hàng
Biên bản xác nhận công nợ
Biên bản nghiệm thu bán hàng
Sổ chi tiết theo dõi khách hàng
1.2.3 Nguyên tắc kế toán a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. e) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
Khi phát sinh nợ phải thu từ khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tức là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi khách hàng thanh toán Đối với trường hợp nhận tiền trước từ người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, bên Nợ tài khoản 131 sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho số tiền đã nhận trước.
Khi thu hồi nợ phải thu từ khách hàng (tài khoản 131), kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế ghi sổ cho từng khách nợ Nếu khách nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động của các giao dịch đó Đối với trường hợp nhận trước tiền từ người mua, kế toán áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền trước, tức là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền.
Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính, theo đúng quy định của pháp luật.
Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ tại ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng, họ có thể chọn tỷ giá mua từ một ngân hàng thường xuyên giao dịch Đối với các đơn vị trong tập đoàn, tỷ giá chung do Công ty mẹ quy định sẽ được áp dụng để đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ từ giao dịch nội bộ, đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế.
1.2.4 Kết cấu và nội dung phản ánh TK 131
Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” được sử dụng để ghi nhận số tiền mà doanh nghiệp phải thu từ khách hàng, bao gồm cả số tiền đã thu, số tiền còn phải thu, và số tiền khách hàng đã ứng trước cho doanh nghiệp.
Bên Nợ TK 131 Bên Có
- Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính ;
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
- Số tiền khách hàng đã trả nợ;
- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
- Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại;
- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua.
- Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có số dư bên Có, phản ánh số tiền nhận trước hoặc số tiền đã thu vượt quá số phải thu của từng khách hàng cụ thể Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này vào cả hai chỉ tiêu "Tài sản" và "Nguồn vốn".
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán TK 131
1.2.6 Quy trình ghi sổ kế toán
(1) Tiếp nhận yêu cầu mua nợ hàng: Khi khách hàng muốn mua nợ thì nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu mua nợ của khách hàng.
Sau khi nhận được yêu cầu mua nợ từ khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ chuyển thông tin này đến kế toán công nợ để xử lý.
Khi tiếp nhận yêu cầu mua nợ từ khách hàng, kế toán công nợ cần kiểm tra sự tồn tại của khách hàng trong hệ thống.
Tiếp nhận yêu cầu mua nợ hàng Gửi đề nghị mua nợ của khách hàng
Kiểm tra sự tồn tại của khách hàng
Trước khi quyết định mua nợ từ một công ty, cần theo dõi chi tiết danh mục nợ của khách hàng trong phần mềm kế toán Việc kiểm tra tình trạng nợ của công ty là rất quan trọng, và nếu quyết định cho vay, cần kèm theo các điều kiện như thời gian thanh toán và ký hợp đồng.
Nếu khách hàng đã tồn tại trong danh mục Khách hàng trên phần mềm kế toán của công ty thì thực hiện bước (8)
Nếu khách hàng chưa từng giao dịch với công ty, họ sẽ không được phép nợ do thiếu thông tin và rủi ro cao về vỡ nợ Để thu hút và giữ chân khách hàng, công ty thường áp dụng các chính sách ưu đãi nhằm xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững.
Kế toán cần kiểm tra yêu cầu của khách hàng bằng cách tra cứu thông tin trên phần mềm để xác định liệu khách hàng có đủ điều kiện tiếp tục mua nợ hay không Điều này được thực hiện thông qua việc xem xét sổ theo dõi chi tiết công nợ, từ đó đánh giá tình hình nợ của khách hàng Nếu khách hàng còn nợ và có rủi ro cao, công ty sẽ tiến hành trao đổi và thiết lập các thỏa thuận, cam kết về việc trả nợ đúng hạn Đồng thời, kế toán cũng cần kiểm tra xem khách hàng có phát sinh các khoản trả trước để có thể bù trừ công nợ hay không.
Chấp nhận mua nợ là quy trình quan trọng trong giao dịch tài chính Sau khi kiểm tra yêu cầu, nếu kế toán đồng ý, bộ phận bán hàng sẽ lập hóa đơn cho khách hàng Công ty sẽ soạn thảo một bản cam kết mua nợ, ghi rõ thời gian thanh toán Hai bên sẽ ký kết hợp đồng, và bên mua có trách nhiệm thanh toán đúng hạn cho công ty.
Khi kế toán thông báo đồng ý cho khách hàng mua nợ, bộ phận bán hàng sẽ căn cứ vào hợp đồng đã ký kết và phiếu xuất kho để lập hóa đơn GTGT.
KẾ TOÁN PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
Khoản phải trả cho người bán bao gồm các nợ phải trả liên quan đến vật tư, hàng hóa, dịch vụ cung cấp và các hợp đồng xây dựng cơ bản.
1.3.2 Chứng từ, sổ sách kế toán sử dụng
1.3.3 Nguyên tắc kế toán a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay. b) Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao. c) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
Khi phát sinh nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, cụ thể là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên giao dịch Đối với trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí, bên Có tài khoản 331 sẽ áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho số tiền đã ứng trước.
Khi thanh toán nợ cho người bán bằng ngoại tệ, kế toán cần quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế cho từng chủ nợ Nếu chủ nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá thực tế được xác định dựa trên bình quân gia quyền di động Đối với giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán, tỷ giá áp dụng là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên giao dịch tại thời điểm ứng trước.
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có nguồn gốc ngoại tệ tại mọi thời điểm lập Báo cáo tài chính, nhằm tuân thủ quy định pháp luật.
Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Các đơn vị trong tập đoàn cần áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định, đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế, để đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ từ giao dịch nội bộ Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận khoản phải trả người bán về hàng nhập khẩu qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả thông thường Đối với vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận nhưng chưa có hóa đơn, doanh nghiệp sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức Khi hạch toán chi tiết, kế toán cần rõ ràng các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, và giảm giá hàng bán từ người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn.
1.3.4 Kết cấu và nội dung phản ánh TK 331
Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán” được sử dụng để ghi nhận tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp đối với người bán Tài khoản này có cấu trúc và nội dung cụ thể nhằm phản ánh chính xác các khoản phải trả.
Bên Nợ TK 331 Bên Có
- Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
Số tiền ứng trước được chi trả cho người bán, nhà cung cấp, hoặc nhà thầu xây lắp trước khi họ nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, hoặc khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành và bàn giao.
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính và giá thực tế của vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận khi có hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức.
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả vượt mức so với số phải trả Khi lập Bảng Cân đối kế toán, cần ghi nhận số dư chi tiết của từng đối tượng từ tài khoản này vào hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và “Nguồn vốn”.
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán TK 331
Sau khi hoàn tất các thủ tục bán hàng, người bán sẽ cung cấp hóa đơn GTGT cho công ty Hóa đơn này là căn cứ ghi sổ cho tất cả các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ, đồng thời là cơ sở để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đối với các mặt hàng chịu thuế.
Khi kiểm tra hóa đơn, kế toán cần chú ý đến các thông tin có trên hóa đơn, vì thiết kế hóa đơn có thể khác nhau giữa các công ty Việc xác minh chính xác thông tin là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong việc ghi sổ.
Trước khi ghi sổ, kế toán cần kiểm tra xem nhà cung cấp đã có trong danh mục hay chưa Nếu chưa, kế toán phải tạo mới nhà cung cấp dựa trên thông tin từ hóa đơn giá trị gia tăng Sau đó, kế toán xác định các tài khoản liên quan, bao gồm tài khoản ghi có và tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ.
Theo dõi công nợ phải trả là việc quan trọng trong kế toán, bao gồm việc kiểm tra các báo cáo tổng hợp và chi tiết công nợ phải trả Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình mua nợ và đảm bảo thanh toán đúng hạn.
Kiểm tra các thông tin có trên hoá đơn
Ghi sổ Theo dõi chi tiết công nợ phải trả
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NỢ PHẢI THU VÀ NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH REECHEM
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH REECHEM
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Reechem được thành lập vào ngày 3 tháng 10 năm 2012 với lĩnh vực kinh doanh chính về ngành nước Với số hiệu Đăng ký kinh doanh
Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Đà Nẵng cấp phép cho số điện thoại Địa chỉ của sở là Tầng 5, toà nhà Lighthouse, 1254 Xô Viết Nghệ Tĩnh, P Hoà Cường Nam, Q Hải Châu, TP Đà Nẵng.
Vốn điều lệ của công ty là 2.000.000.000 đồng, người đại diện pháp luật là ông Hoàng Văn Phúc
Sau gần 10 năm phát triển, công ty TNHH Reechem đã chuyển mình từ một doanh nghiệp nhỏ sang một đơn vị hàng đầu trong ngành khai thác và xử lý nước, đặc biệt trong lĩnh vực nước tuần hoàn tại khu vực Miền Trung.
Với tầm nhìn dài hạn, doanh nghiệp đặt mục tiêu sẽ mở rộng thị trường ra toàn quốc và khu vực Đông Nam Á trong 10 năm tiếp theo.
❖ Lĩnh vực Kinh doanh chính là Khai thác, xử lý và cung cấp nước với mũi nhọn cốt lõi là ngành NƯỚC TUẦN HOÀN.
Dựa trên công nghệ và triết lý kinh doanh của Nhật Bản, chúng tôi coi trọng sự tử tế trong văn hóa doanh nghiệp Chúng tôi tập trung vào con người, quy trình làm việc và nghiên cứu chuyên môn, xem kinh doanh như một hành trình phát triển bản thân.
Chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ kỹ thuật xử lý nước tuần hoàn, cam kết sự cần mẫn và tận tụy trong từng công việc Với quy trình chuẩn mực khoa học được áp dụng xuyên suốt, chúng tôi luôn đảm bảo mang lại sự an toàn và tin cậy cho các đối tác và khách hàng.
❖ Nhóm khách hàng chính bao gồm:
Tòa nhà văn phòng, khách sạn;
Các nhà máy sản xuất;
Tầm nhìn: REECHEM sẽ là Công ty hàng đầu của Việt Nam về công nghệ, thiết bị, hóa chất ngành xử lý nước.
Chung tay bảo vệ nguồn tài nguyên nước.
Mang nguồn nước sạch đến mọi miền đất nước.
Phát triển và ứng dụng các công nghệ tiên tiến
Mang đến cơ hội phát triển cá nhân, chăm lo cuộc sống tinh thần và vật chất đầy đủ đến nhân viên.
Nâng cao giá trị cho doanh nghiệp.
Giá trị văn hoá của toàn thể cán bộ công nhân viên Reechem
Trách nhiệm công việc: Luôn tận tâm và tận tụy với công việc, sáng tạo và tuân thủ Quy trình.
Trách nhiệm với Doanh nghiệp: Luôn ý thức xây dựng đưa Doanh nghiệp phát triển ngày một lớn mạnh hơn.
Trách nhiệm với Khách hàng: Luôn giữ chữ tín và tận lực với khách hàng.
Trách nhiệm với Đối thủ cạnh tranh: Không nói xấu, bêu rếu hoặc chia sẻ thông tin của họ cho bất kỳ bên thứ ba.
Trách nhiệm với Xã hội: Cân bằng các hoạt động tạo ra lợi nhuận với các hoạt động có lợi cho Xã hội.
Công ty TNHH Reechem đã phát triển đa dạng hơn về lĩnh vực chuyên môn bao gồm:
- Công nghệ xử lý nước;
- Hóa chất cho ngành nước;
- Vệ sinh tẩy rửa cáu cặn cho các hệ thống trao đổi nhiệt dạng tấm;
- Vệ sinh tuần hoàn hóa chất Condensor;
- Vệ sinh tuần hoàn hóa hóa chất cho các hệ đường ống cũ;
- Sử dụng thiết bị chuyên dụng đánh ống Condensor;
- Cấp hóa chất và dịch vụ xử lý nước cho hệ thống nước giải nhiệt, và nước lạnh Chiller.
- Lắp đặt Hệ thống xử lý nước sinh hoạt;
- Lắp đặt Hệ thống Làm mềm nước;
2.1.3 Tổ chức của công ty
2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:
Ghi chú: Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH REECHEM
Công ty TNHH REECHEM có quy mô nhỏ, bộ máy gọn nhẹ, được sắp xếp phù hợp với khả năng và có thể kiêm nhiều việc.
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban:
Giám đốc là người đứng đầu công ty, nắm giữ quyền lực cao nhất và trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo toàn bộ hoạt động kinh doanh Người này chịu trách nhiệm pháp lý cho công ty và quản lý mọi hoạt động kinh doanh Ngoài ra, Giám đốc còn phân công nhiệm vụ, giám sát, kiểm tra và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của các phòng chức năng.
PHÒNG KỸTHUẬTGIÁM ĐỐC
- Phòng kế toán – tài chính:
Tổ chức công tác kế toán tại công ty là yếu tố quan trọng để đảm bảo hạch toán đúng nguyên tắc theo quy định của Nhà nước Việc cập nhật chứng từ trong quá trình kinh doanh giúp kiểm tra và đối chiếu ghi chép, hạch toán một cách chính xác Ngoài ra, thực hiện chế độ báo cáo kế toán, tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để đưa ra ý kiến phát triển công ty hiệu quả hơn.
+ Xây dựng kế hoạch tài chính, cân đối thu – chi, quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực của công ty.
+ Cung cấp các thông tin về kế toán tài chính cho giám đốc
Chúng tôi chuyên trách lắp đặt các thiết bị và dụng cụ theo yêu cầu đơn đặt hàng của khách hàng, cũng như thực hiện lắp đặt các vật dụng cần thiết của công ty.
Để đảm bảo an toàn cho máy móc thiết bị trong quá trình sử dụng, cần thực hiện kiểm tra và giám sát thường xuyên, nhằm không làm chậm tiến độ hoạt động kinh doanh của công ty.
Chức năng lập kế hoạch kinh doanh định kỳ hàng năm, hàng quý và hàng tháng bao gồm việc lập kế hoạch mua hàng cho công ty Đồng thời, cần phối hợp với các phòng ban để xây dựng chiến lược bán hàng cho toàn bộ hệ thống Điều này hỗ trợ Giám đốc trong việc theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch của các phòng ban, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển kinh doanh.
+ Quản lý đội ngũ nhân viên kinh doanh nhằm đạt mục tiêu tăng trưởng và doanh số đề ra.
2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Ghi chú: Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty TNHH REECHEM
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ hoạt động kế toán trong công ty, bao gồm việc phân công công việc và giám sát nhân viên để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ Họ phân tích tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra những khuyến nghị cho giám đốc nhằm tối đa hóa lợi nhuận và giảm thiểu chi phí Dưới sự quản lý của kế toán trưởng, có ba nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau.
Kế toán bán hàng kiêm theo dõi công nợ có nhiệm vụ lập và xuất hóa đơn bán hàng theo yêu cầu khách hàng, đồng thời theo dõi và tổng hợp số lượng hàng bán để lập báo cáo tình hình bán hàng Ngoài ra, kế toán này cần theo dõi, đối chiếu công nợ phải thu và phải trả với khách hàng, thường xuyên thông báo và thu nợ kịp thời để giảm thiểu tình trạng chiếm dụng vốn của công ty Cuối cùng, kế toán phải tổng hợp số liệu định kỳ và lập báo cáo theo yêu cầu của công ty, báo cáo trực tiếp cho kế toán trưởng.
Kế toán thuế là quá trình tổng hợp tất cả các hóa đơn GTGT đầu vào và đầu ra của công ty, từ đó làm cơ sở để thực hiện kê khai thuế GTGT hàng quý và quyết toán thuế.
Kế toán bán hàng kiêm theo dõi công nợ
Kế toán trưởng kiểm kế toán tổng hợp
Cuối năm tài chính, TNDN cần theo dõi và nộp các khoản thuế phát sinh trong năm Đồng thời, nhiệm vụ của TNDN là nhập liệu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày vào phần mềm kế toán MISA 2017 Vào cuối năm kế toán, TNDN có trách nhiệm tổng hợp và lập các báo cáo tài chính theo quy định.
Thủ quỹ có trách nhiệm cập nhật đầy đủ, chính xác và kịp thời thông tin về thu, chi và tồn quỹ tiền mặt vào Sổ Quỹ, đồng thời báo cáo cho giám đốc và kế toán trưởng khi cần Người thủ quỹ phải quản lý các khoản thu chi hàng ngày, lưu giữ phiếu thu và phiếu chi, và thực hiện các giao dịch ngân hàng liên quan đến chứng từ kế toán như ủy nhiệm chi, giấy báo có và số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng Ngoài ra, thủ quỹ còn phải thanh toán các khoản nợ với khách hàng theo yêu cầu của kế toán trưởng.
2.1.3.3 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Công ty TNHH REECHEM áp dụng hình thức ghi số kế toán "Nhật ký chung" được hỗ trợ bởi phần mềm MISA 2017
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Mỗi ngày, các chứng từ đã được kiểm tra sẽ được sử dụng làm cơ sở để ghi sổ Đầu tiên, các nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó dựa vào số liệu trên sổ này để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán tương ứng Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Bảng cân đối số phát sinh
Số, thẻ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Bảng tổng hợp chi tiết
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH REECHEM
2.2.1 Đặc điểm về công nợ phải thu khách hàng, phải trả người bán tại công ty
Công nợ phải thu khách hàng:
Công ty TNHH REECHEM chuyên về khai thác, xử lý và cung cấp nước, cũng như các dịch vụ thoát nước và xử lý nước thải Ngoài ra, công ty còn kinh doanh máy móc, thiết bị, phụ tùng và hóa chất không độc hại Đối tượng khách hàng chính của REECHEM bao gồm các tòa nhà văn phòng, khách sạn và nhà máy sản xuất, chia thành hai nhóm: khách hàng quen thuộc và khách hàng vãng lai Đối với khách hàng quen thuộc, công ty cho phép mua nợ có điều kiện và theo dõi chi tiết các khoản nợ Trong khi đó, khách hàng vãng lai thường thanh toán ngay khi mua hàng, giúp công ty không phát sinh khoản phải thu.
Hình 2.2: Danh mục khách hàng trên phần mềm kế toán MISA của công ty
Công nợ phải trả cho người bán:
Các khoản phải trả của công ty TNHH REECHEM phát sinh khi công ty mua hàng hóa, dịch vụ, và tài sản cố định từ các nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán Công ty chủ yếu mua sắm các dịch vụ, hóa chất, và công cụ kỹ thuật phục vụ cho quá trình khai thác và xử lý nước, do đó, các khoản nợ phải trả chủ yếu liên quan đến các nhà cung cấp hàng hóa.
Nhà cung cấp của công ty là những công ty kinh doanh các ngành nghề liên quan đến việc khai thác, xử lý hệ thống nước.
Công ty có các khoản nợ phải trả cho người bán với thời gian cam kết thanh toán ngắn và giá trị hóa đơn không cao Với lĩnh vực kinh doanh chính là khai thác, xử lý và cung cấp nước tuần hoàn, tổng nợ của công ty ở mức tương đối thấp.
Hình 2.3: Danh mục nhà cung cấp trên phần mềm kế toán MISA của công ty
2.2.2 Kế toán khoản phải thu khách hàng
Công ty sử dụng TK 131 để theo dõi chung các khoản phải thu khách hàng cũng như theo dõi chi tiết theo từng đối tượng.
Theo dõi chi tiết cho từng khách hàng:
+ 131 – Công ty TNHH Cung Ứng Hàng Hoá Thăng Long
+ 131 – Công ty Cổ phần Biệt Thự và Khách Sạn Đông Phương
Chứng từ, sổ sách liên quan
Hóa đơn GTGT bán ra, phiếu thu,
2.2.2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ
Hoá đơn GTGT Sổ chi tiết TK 131 Tổng hợp công nợ phải thu Nhật ký chung Sổ cái
Sơ đồ 2.5: Trình tự luân chuyển chứng từ phải thu khách hàng của công ty 2.2.2.2 Một số nghiệp vụ phát sinh
Vào ngày 08/02/2021, công ty đã xuất bán 200kg hóa chất DREWGARD 180E với giá 120.000đ/kg, 150kg hóa chất DREW 6110 với giá 95.000đ/kg, 75kg hóa chất BIOSPERSE250 với giá 140.000đ/kg, 50kg hóa chất DREWSPERSE 747 với giá 150.000đ/kg, 25kg hóa chất DREWSPERSE738 với giá 150.000đ/kg và 25kg hóa chất DREWGARD 2808 với giá 140.000đ/kg cho công ty TNHH cung ứng hàng hóa Thăng Long theo hóa đơn.
0000068 có giá bán chưa thuế là 63.500.000đ, thuế GTGT 10%, khách hàng chưa thanh toán.
Kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng số 0000068:
Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán thực hiện nhập dữ liệu vào chứng từ bán hàng trên phần mềm MISA bằng cách chọn lệnh: Nghiệp vụ → Bán hàng → Thêm → Nhập dữ liệu theo hóa đơn.
Nghiệp vụ 2: Ngày 05/04/2021 xuất bán 75kg DREWGARD 180E với đơn giá 145.000đ/kg, 25kg DREW 6110 với đơn giá 125.000đ/kg, 25kg BIOSPERSE
CN 2150 với đơn giá 152.000đ/kg, 25kg DREWGARD 2808 với đơn giá 160.000đ/kg cho công ty Cổ phần biệt thự và khách sạn Đông Phương theo hoá đơn
0000080 có giá bán chưa thuế là 21.800.000đ, thuế GTGT 10% Khách hàng chưa thanh toán.
Kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng số 0000080:
Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào chứng từ bán hàng trên phần mềm MISA bằng cách chọn lệnh: Nghiệp vụ → Bán hàng → Thêm → Nhập dữ liệu theo hóa đơn.
Dựa trên hóa đơn 0000068, kế toán thực hiện việc theo dõi chi tiết tài khoản phải thu khách hàng (TK 131) thông qua các bước: Báo cáo → Tổng hợp → Sổ chi tiết các tài khoản.
Căn cứ vào hoá đơn 0000080, kế toán theo dõi số chi tiết tài khoản phải thu khách hàng – TK 131:
Căn cứ vào sổ chi tiết 131, kế toán lên sổ chi tiết công nợ phải thu Công ty TNHH Cung Ứng Hàng Hoá Thăng Long:
Căn cứ vào sổ chi tiết 131, kế toán lên sổ chi tiết công nợ phải thu Công ty Cổ phần Biệt Thự và Khách Sạn Biển Đông Phương:
Dựa trên sổ chi tiết công nợ phải thu, kế toán thực hiện việc lập sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng theo tài khoản 131 Để thực hiện, cần truy cập vào mục Báo cáo, chọn mục Bán hàng và sau đó chọn Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, tiếp theo là chọn tài khoản 131.
Căn cứ vào chứng từ bán hàng, kế toán theo dõi TK 131 trên sổ nhật ký chung:
Báo cáo Tổng hợp Sổ nhật ký chung
Căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán theo dõi TK 131 trên Sổ cái: Báo cáo
Tổng hợp Sổ Cái Chọn TK 131
2.2.3 Kế toán khoản phải trả người bán
Công ty sử dụng TK 331 để theo dõi chung các khoản phải trả người bán cũng như theo dõi chi tiết từng đối tượng nhà cung cấp
Theo dõi chi tiết cho từng nhà cung cấp:
+ 331 – Công ty Cổ Phần Khoa Học Công Nghệ Việt Mỹ
+ 331 – Công ty TNHH Công Nghệ Môi Trường An Thy
Chứng từ sổ sách liên quan
Hóa đơn GTGT mua vào, phiếu chi
2.2.3.1 Trình tự luân chuyển chứng từ
Hoá đơn GTGT Sổ chi tiết TK 331 Tổng hợp công nợ phải trả Nhật ký chung Sổ cái
Sơ đồ 2.6: Trình tự luân chuyển chứng từ phải trả người bán của công ty 2.2.3.2 Một số nghiệp vụ phát sinh
Vào ngày 22 tháng 02 năm 2021, công ty đã mua một lô hàng gồm 1200kg hoá chất PAC với giá 9545,46đ/kg và 250kg hoá chất Javel 12% với giá 4454,52đ/kg, theo hoá đơn số 0003849 của công ty Cổ phần khoa học công nghệ Việt Mỹ Tổng giá trị hàng hoá trước thuế là 12.568.182đ, cộng với thuế GTGT 10% Hiện tại, công ty chưa thanh toán cho người bán.
Kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng số 0003849:
Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán thực hiện nhập dữ liệu vào chứng từ bán hàng trên phần mềm MISA bằng cách chọn lệnh: Nghiệp vụ → Mua hàng → Thêm → Nhập dữ liệu theo hóa đơn.
Nghiệp vụ 2: Ngày 06/05/2021, mua một lô hàng hoá: 245kg hoá chất
Maxtreat 2500 có giá 71.885đ/kg và Maxtreat 6910 có giá 77.880đ/kg, theo hóa đơn số 0000704 của công ty TNHH công nghệ môi trường An Thy Tổng giá mua chưa bao gồm thuế là 25.789.225đ, với thuế GTGT 10% Hiện tại, công ty chưa thanh toán cho người bán.
Kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng số 0000704:
Dựa vào hóa đơn GTGT, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào chứng từ bán hàng trên phần mềm MISA bằng cách thực hiện các bước: chọn Nghiệp vụ, sau đó chọn Mua hàng, tiếp theo là Thêm và cuối cùng là Nhập dữ liệu theo hóa đơn.
Dựa vào hóa đơn 0003849 và 0000704, kế toán cần theo dõi chi tiết tài khoản phải trả người bán (TK 331) bằng cách truy cập vào báo cáo tổng hợp, sau đó chọn sổ chi tiết các tài khoản và lựa chọn TK 331.
Căn cứ vào sổ chi tiết 331, kế toán lên sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp Công ty Cổ phần khoa học công nghệ Việt Mỹ:
Căn cứ vào sổ chi tiết 331, kế toán lên sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấpCông ty TNHH công nghệ môi trường An Thy:
Căn cứ vào sổ chi tiết công nợ phải trả, kế toán lên sổ tổng hợp công nợ phải trả
- TK 331: Báo cáo Mua hàng Tổng hợp công nợ phải trả Chọn TK 331
Căn cứ vào chứng từ mua hàng, kế toán theo dõi TK 331 trên sổ nhật ký chung: Báo cáo Tổng hợp Sổ nhật ký chung
Căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán theo dõi TK 331 trên Sổ Cái: Báo cáo
Tổng hợp Sổ Cái Chọn TK 331
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH REECHEM
ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY
NỢ PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH REECHEM
Sau một tháng thực tập tại công ty TNHH REECHEM, tôi đã tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và phương pháp hạch toán của công ty, đặc biệt là công tác kế toán công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán Công ty thực hiện công việc này rất hiệu quả với quy trình thu thập, xử lý chứng từ và ghi chép chi tiết, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và rõ ràng Việc sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung giúp kiểm tra và phát hiện sai sót một cách nhanh chóng Thực tập tại đây đã cho tôi cái nhìn rõ nét về sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tiễn Tôi cũng đã học được cách sử dụng phần mềm kế toán Misa, nhập chứng từ và kiểm tra chứng từ một cách hiệu quả.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình ngọn nhẹ và trực tuyến, phù hợp với quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản, có trách nhiệm và luôn nỗ lực học hỏi, nhờ đó họ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp kế toán trưởng dễ dàng giám sát và điều chỉnh các công việc kế toán, từ đó đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả cho công ty.
Phần mềm kế toán MISA đã giúp tiết kiệm thời gian cho công tác kế toán tại công ty, cho phép nhập liệu chứng từ một cách nhanh chóng và dễ dàng Nhờ vào MISA, bộ phận kế toán có thể ghi chép và lưu trữ chứng từ hiệu quả, đồng thời thực hiện kiểm tra đối chiếu một cách nhanh gọn, giảm nhẹ khối lượng công việc.
Phần mềm MISA tự động tạo ra các báo cáo kế toán và tài chính đầy đủ theo quy định, giúp theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu từ khách hàng và nợ phải trả cho người bán, hỗ trợ kế toán trong việc thu hồi nợ Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp khả năng phân tích tình hình lãi lỗ, doanh thu và công nợ thông qua các biểu đồ phân tích trực quan.
Các khoản nợ phải thu từ khách hàng và phải trả cho người bán của công ty đều tuân thủ các quy định về thời hạn thanh toán, phù hợp với từng đối tượng Nhờ đó, các khoản nợ được thu hồi và thanh toán một cách nhanh chóng, giúp công ty tránh được tình trạng nợ xấu.
- Số liệu công ty dễ hiểu, minh bạch, phân chia theo từng đối tượng cụ thể và có số liệu tổng hợp.
Bên cạnh những ưu điểm mà công ty có thì vẫn còn một số hạn chế mà công ty cần phải khắc phục:
Các khoản nợ phải thu khách hàng của công ty chủ yếu là ngắn hạn với giá trị từng hóa đơn không cao và số lượng khách hàng hạn chế, dẫn đến tổng giá trị phải thu của công ty ở mức tương đối thấp.
- Công ty chưa có chính sách hưởng chế độ chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đối với khách hàng.
Việc không theo dõi công nợ theo tuổi nợ và thời hạn thanh toán sẽ dẫn đến việc thiếu thông tin quan trọng trong quản lý tài chính Đồng thời, việc không lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu và phải trả sẽ gây khó khăn trong việc đánh giá khả năng thu hồi và trả nợ Do đó, cần thiết phải thiết lập hệ thống theo dõi công nợ hiệu quả để nâng cao khả năng quản lý tài chính.
- Các đơn mua hàng và bán của công ty chưa nhiều, giá trị thấp.
- Nhiều khoản công nợ tại doanh nghiệp không xác định được đối tượng nợ để có biện pháp xử lý.
CÁC GIẢI PHÁP NHẮM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH REECHEM
NỢ PHẢI THU VÀ NỢ PHẢI TRẢ TẠI CÔNG TY TNHH REECHEM
Để nâng cao khả năng thanh toán của Công ty TNHH REECHEM, việc cải thiện quản lý công nợ là rất quan trọng Dựa trên phân tích các ưu điểm và nhược điểm hiện tại, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm tối ưu hóa công tác kế toán công nợ và cải thiện tình hình công nợ của công ty.
3.2.1 Thực hiện việc theo dõi nợ theo thời hạn thanh toán và tuối nợ Để thu hồi các khoản nợ kịp thời, cũng như trả nợ đúng hạn thì công ty có thể thiết kế thêm cột “ thời hạn thanh toán” như mẫu sau:
SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA ( NGƯỜI BÁN)
Tài khoản: Đối tượng: Đơn vị:………
Số phát sinh Số dư
Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
Số phát sinh trong kỳ
Công ty nên xem xét việc thêm cột “Thời gian nợ quá hạn” vào sổ chi tiết công nợ để theo dõi tình trạng nợ của khách hàng một cách cụ thể hơn trên Excel, như mẫu đã đề xuất.
SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG, PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN
Diễn giải TK đối ứng
Thời gian nợ quá hạn
Số phát sinh Số dư
Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
Số phát sinh trong kỳ
Cuối mỗi quý, công ty nên tạo bảng báo cáo tuổi nợ khách hàng và nhà cung cấp trên Excel để theo dõi các khoản nợ còn lại Việc này giúp kịp thời thu hồi nợ từ khách hàng và thanh toán cho người bán, đồng thời trích lập dự phòng nếu cần thiết Mẫu báo cáo được thiết kế rõ ràng và dễ sử dụng.
BÁO CÁO TUỔI NỢ KHÁCH HÀNG ( NHÀ CUNG CẤP)
Tên khách hàng Nợ còn phải thu Quá hạn thanh toán
Công ty có thể lập bảng phân tích công nợ phải thu, phải trả quá hạn theo mẫu sau:
PHÂN TÍCH CÔNG NỢ PHẢI THU (PHẢI TRẢ) QUÁ HẠN
KH Tên khách hàng Tổng nợ 1 – 30 ngày
3.2.2 Lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu, phải trả để đánh giá khả năng thu hồi, trả các khoản nợ.
Phân tích tình hình công nợ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng vốn và khả năng chiếm dụng vốn Quá trình này bao gồm việc phân tích các khoản công nợ phải thu và phải trả, từ đó xác định tính hợp lý của các khoản công nợ và đề xuất các giải pháp điều chỉnh cần thiết Dưới đây là các bảng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích tình hình công nợ phải thu và phải trả.
BẢNG : PHÂN TÍCH KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH CÔNG NỢ
Chỉ tiêu Đầu năm Cuối năm Chênh lệch
Giá trị (lần) Tỷ lệ (%)
Hệ số các khoản phải thu
Hệ số các khoản phải trả
Tỷ lệ các khoản phải thu so với các khoản phải trả
Tỷ lệ giữa số nợ đã thu so với tổng nợ phải thu trong kỳ
BẢNG PHÂN TÍCH KHẢ NĂNG QUẢN TRỊ NỢ
Chỉ tiêu Cuối kỳ Đầu kỳ Chênh lệch %
Hệ số thu hồi nợ
Kỳ thu hồi nợ bình quân
Hệ số hoàn trả nợ
Kỳ trả nợ bình quân
BẢNG PHÂN TÍCH RỦI RO THU HỒI NỢ
Chỉ tiêu Cuối kỳ Đầu kỳ Chênh lệch %
Tỷ trọng nợ phải thu khó đòi so với tổng nợ phải thu
Tỷ trọng nợ phải thu khó đòi trên tổng tài sản
3.2.3 Một số biện pháp khác
Để đảm bảo quy trình kế toán diễn ra suôn sẻ, các chứng từ cần được tập hợp đầy đủ và nhanh chóng Người phụ trách công việc phải đảm bảo việc chuyển giao các chứng từ liên quan từ các bộ phận đến văn phòng kế toán diễn ra đúng thời gian, nhằm tránh tình trạng không xác định được đối tượng nợ.
Cuối mỗi kỳ, phòng kế toán cần thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu chứng từ, sổ sách với các phòng ban khác Điều này giúp đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót và kịp thời sửa chữa trước khi lập báo cáo tài chính cũng như cung cấp thông tin cho nhà quản lý.
Công ty cần đẩy mạnh nghiên cứu thị trường và tìm kiếm hợp đồng mua bán, đồng thời tổ chức các hoạt động quảng bá hình ảnh để thu hút khách hàng Đây là những bước quan trọng giúp công ty tạo lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh thị trường hiện nay.
Công ty nên áp dụng chính sách khuyến mãi và giảm giá cho khách hàng quen thuộc và khách hàng mua số lượng lớn để duy trì sự trung thành của họ Đồng thời, lắng nghe ý kiến khách hàng thông qua bảng khảo sát về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, chính sách khuyến mãi và giá cả sẽ giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu Từ đó, công ty có thể tìm ra các biện pháp khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy hoạt động bán hàng.
Công ty nên khai thác tối đa các nguồn tài trợ bên ngoài, chẳng hạn như vay ngân hàng, đồng thời xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng Việc này sẽ giúp kéo dài thời hạn nợ, từ đó tăng cường vòng quay khoản phải trả và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Kết luận, trong bối cảnh thị trường hiện nay, mọi doanh nghiệp đều tham gia vào hoạt động mua bán, dẫn đến việc không thể tránh khỏi tình trạng mua bán chịu Do đó, mỗi doanh nghiệp đều có các khoản nợ từ khách hàng, đối tác và nhà cung cấp, bao gồm cả công nợ đơn giản và phức tạp Việc quản lý công nợ hiệu quả là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp tránh những thiệt hại không cần thiết và đảm bảo sự phát triển bền vững Kế toán công nợ không chỉ ghi chép và xử lý các vấn đề liên quan mà còn phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ phân tích và đưa ra các kế hoạch phát triển hợp lý.
Kế toán công nợ giữ vai trò thiết yếu trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Quản lý công nợ hiệu quả giúp tránh tình trạng chiếm dụng vốn, đồng thời góp phần lành mạnh hóa tình hình tài chính, hạn chế các khoản nợ xấu.
Quá trình thực tập tại Công ty TNHH REECHEM đã giúp tôi bổ sung kiến thức và nâng cao trình độ trong ngành học Tôi đã học hỏi được nhiều điều từ cách cư xử và làm việc của các anh chị trong công ty, đồng thời tích lũy những bài học kinh nghiệm quý báu từ môi trường thực tế Sự khác biệt giữa giáo dục và công việc thực tế đã giúp tôi hoàn thiện những mục tiêu cá nhân và trang bị kỹ năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu thị trường hiện nay.
Em xin chân thành cảm ơn Quý Công ty TNHH REECHEM đã tạo điều kiện cho em có một môi trường làm việc năng động và nhiệt tình trong quá trình thực tập Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến cô Th.S Đinh Thị Thu Hiền, trường Đại học Duy Tân, vì đã hướng dẫn em tận tình trong việc làm báo cáo thực tập Do hạn chế về thời gian, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực tế, bài báo cáo của em có thể còn nhiều sai sót Em rất mong nhận được những góp ý quý báu từ các thầy cô và các anh chị để hoàn thiện báo cáo thực tập tốt nghiệp của mình Đà Nẵng, ngày….tháng….năm 2022 Sinh viên thực hiện Đặng Thị Anh Văn
- Những bài khoá luận chuyên đề của anh chị khóa trước
- “Giáo trình kế toán tài chính” của PGS.TS Võ Văn Nhị (2005)
- Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 – chuẩn mực chung (2002)
Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, cung cấp quy định chi tiết về việc lập và trình bày báo cáo tài chính Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, nhằm đơn giản hóa quy trình kế toán để phù hợp với quy mô hoạt động Ngoài ra, việc quản lý công nợ cũng được nhấn mạnh, giúp các doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả hơn Các thông tư này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
