NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Câu 1: Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế, được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử Nó được lập bởi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhằm ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định pháp luật Điều này cũng bao gồm hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Câu 2: Có bao nhiêu hình thức đơn điện tử?
Trả lời: Có 3 hình thức hóa đơn điện tử gồm:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế,
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế; và
- Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế
Câu 3: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn như thế nào?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn được cấp mã bởi cơ quan thuế trước khi tổ chức hoặc cá nhân tiến hành bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua.
Câu 4: Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn là gì?
Mã cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm một số giao dịch duy nhất do hệ thống thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được mã hóa từ thông tin người bán trên hóa đơn.
Câu 5: Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn gì?
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn do tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ phát hành cho người mua mà không được cấp mã bởi cơ quan thuế.
Câu 6: Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế là hóa đơn như thế nào?
Hóa đơn điện tử có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế, nhưng đều được in từ máy tính tiền kết nối với hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.
Câu 7: Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế phải đảm bảo nguyên tắc gì?
Trả lời: Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc có chữ ký số;
- Tra cứu được thông tin hóa đơn từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn.
ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Câu 8: Những doanh nghiệp nào được đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, và cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định có quyền đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Câu 9: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có được đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không?
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có quyền đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi thực hiện việc bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Câu 10: Những doanh nghiệp nào được đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế?
Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, cũng như vận tải hàng không, đường bộ và đường sắt.
Để áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, bao gồm 8 tuyến đường biển và đường thủy.
Câu 11: Cơ sở hạ tầng CNTT như thế nào để được đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của CQT?
Doanh nghiệp cần có cơ sở hạ tầng CNTT để giao dịch điện tử với cơ quan thuế, bao gồm hệ thống phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử Hệ thống này phải đáp ứng yêu cầu lập, tra cứu và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định, đồng thời đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và cơ quan thuế.
Câu 12: Đối tượng nào được đăng ký áp dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế?
Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai khi cung cấp hàng hoá và dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng Các mô hình kinh doanh bao gồm trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ hàng tiêu dùng, dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, dịch vụ vui chơi giải trí và nhiều dịch vụ khác Để thực hiện, họ có thể lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử, được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế, bao gồm hóa đơn điện tử có mã và không có mã.
Câu 13: Đối tượng nào nào được sử dụng miễn phí hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế ?
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền được sử dụng trong hai trường hợp: Thứ nhất, đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ và cá nhân kinh doanh tại những khu vực có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn Thứ hai, các doanh nghiệp nhỏ và vừa khác có thể được áp dụng theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính, ngoại trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp và khu công nghệ cao.
Câu 14: Doanh nghiệp được sử dụng miễn phí hóa đơn điện tử có mã của CQT trong bao lâu?
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ không phải chi trả tiền dịch vụ trong vòng 12 tháng kể từ khi bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử.
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HĐĐT
Câu 15: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân phải làm gì?
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ cá nhân kinh doanh muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện đăng ký qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Quy trình đăng ký phải tuân theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế nhưng muốn thay đổi thông tin, bạn có thể thực hiện việc này.
Khi doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, họ phải điền các thông tin thay đổi theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA được ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Câu 17: Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải chờ bao lâu để được sử dụng hóa đơn điện tử?
Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử đến doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Thông báo này sẽ thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Để sử dụng hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế và chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, đảm bảo hệ thống phần mềm hóa đơn đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật, và thực hiện việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo quy định.
Doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử mà không có mã của cơ quan thuế cần đăng ký chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA, theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo đủ điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối.
Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế và thực hiện chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế trong thời gian quy định Sau khi hoàn tất đăng ký, cơ quan thuế sẽ thực hiện kết nối để đảm bảo quá trình quản lý và giám sát hóa đơn được hiệu quả.
Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế khi đăng ký chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế cần nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế Sau đó, họ phải phối hợp với Tổng cục Thuế để kiểm thử kết nối trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi Tổng cục Thuế nhận được đề nghị Nếu kết quả kiểm thử thành công, doanh nghiệp và tổ chức sẽ thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.
Khi doanh nghiệp nhận thông báo từ cơ quan thuế về việc thực hiện kết nối nhưng chưa đáp ứng đủ hạ tầng kỹ thuật hoặc không thành công trong kiểm thử kết nối và truyền nhận dữ liệu, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các bước khắc phục Trước tiên, doanh nghiệp nên tiến hành nâng cấp hạ tầng kỹ thuật để đáp ứng yêu cầu kết nối Tiếp theo, cần kiểm tra và sửa chữa các vấn đề kỹ thuật có thể gây cản trở quá trình truyền dữ liệu Cuối cùng, doanh nghiệp cần liên hệ với cơ quan thuế để thông báo về tình hình và xin hướng dẫn thêm nếu cần thiết.
Nếu sau 05 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế gửi thông báo mà doanh nghiệp hoặc tổ chức không thông báo cho Tổng cục Thuế để phối hợp kết nối, hoặc kết quả kiểm thử kết nối và truyền nhận dữ liệu không thành công, doanh nghiệp hoặc tổ chức cần thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, và thực hiện chuyển dữ liệu qua tổ chức kết nối, nhận, truyền lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
ĐỊNH DẠNG VÀ NỘI DUNG TRÊN HĐĐT
Câu 21: Hóa đơn điện tử phải theo định dạng nào?
Trả lời: Hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML theo tiêu chuẩn định dạng của cơ quan thuế
Câu 22: Định dạng hóa đơn điện tử theo tiêu chuẩn của cơ quan thuế được quy định tại văn bản nào?
Trả lời: Tiêu chuẩn định dạng hóa đơn điện tử của Cơ quan thuế theo Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 7/10/2021 của Tổng cục Thuế
Câu 23: Hóa đơn điện tử cần có các nội dung gì trên hóa đơn
Trả lời: Hóa đơn điện tử cần có 10 nội dung cơ bản như sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán,
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
Thông tin liên quan đến hàng hóa và dịch vụ mua bán bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, và thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng Ngoài ra, cần có thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, và tổng tiền thanh toán đã bao gồm thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua,
- Thời điểm lập hóa đơn;
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Câu 24: Ký hiệu mẫu số hóa đơn là gì?
Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6, phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác nhau.
Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
Số 5: Các loại hóa đơn điện tử bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử khác, tất cả đều phải tuân thủ nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Số 6: Phản ánh việc sử dụng và quản lý các chứng từ điện tử, bao gồm hóa đơn, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Câu 25:Thế nào là ký hiệu hóa đơn đối với hóa đơn điện tử?
Ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự, kết hợp giữa chữ viết và chữ số, nhằm phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã, năm lập hóa đơn, và loại hóa đơn điện tử được sử dụng Sáu ký tự này được quy định cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý hóa đơn điện tử.
Ký tự đầu tiên của hóa đơn điện tử phải là một chữ cái, được quy định là C hoặc K Trong đó, C biểu thị hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, còn K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.
Hai ký tự tiếp theo trong hóa đơn điện tử là hai chữ số Ả rập, thể hiện năm lập hóa đơn theo hai chữ số cuối của năm dương lịch Chẳng hạn, nếu năm lập hóa đơn là 2022, thì sẽ được ghi là số 22; nếu năm lập hóa đơn là 2023, thì sẽ ghi là số 23.
- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B,
G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
Chữ D áp dụng cho hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia và hóa đơn điện tử đặc thù, không yêu cầu phải có một số tiêu thức nhất định mà các doanh nghiệp, tổ chức đã đăng ký sử dụng.
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
Chữ M được áp dụng cho hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền, trong khi Chữ N áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử Ngoài ra, Chữ B được sử dụng cho phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Chữ G được áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử với vai trò là hóa đơn giá trị gia tăng, trong khi Chữ H được sử dụng cho tem, vé, thẻ điện tử như hóa đơn bán hàng.
Hai ký tự cuối của hóa đơn điện tử được xác định bởi người bán dựa trên nhu cầu quản lý Nếu người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại, hai ký tự này sẽ giúp phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau.
13 nhau trong cùng một loại hóa đơn Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
Trên hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn điện tử được đặt ở góc trên bên phải hoặc vị trí dễ nhận diện.
Câu 26: Hoá đơn điện tử có mấy liên?
Trả lời: Hóa đơn điện tử nằm dưới dạng điện tử và không có khái niệm liên
Câu 27: Thế nào là số hóa đơn?
Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn
Số hóa đơn sử dụng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn, và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm với số tối đa là 99.999.999 Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu và mẫu số hóa đơn.
Trong trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng sử dụng cùng một loại hóa đơn điện tử với ký hiệu giống nhau, các hóa đơn sẽ được thiết lập theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ hệ thống lập hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng và sử dụng chung một loại hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu, hóa đơn sẽ được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn Thứ tự này dựa trên thời điểm người bán ký số và ký điện tử trên hóa đơn, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình lập hóa đơn.
LẬP HÓA ĐƠN
Câu 56: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ lập hóa đơn điện tử như thế nào?
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng tại khoản 1 Điều 14 Nghị định này cần truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn Để thực hiện, họ phải sử dụng tài khoản đã được cấp khi đăng ký.
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã
Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động cấp mã hóa đơn và gửi kết quả đến người gửi.
Sau khi nhận hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh có trách nhiệm gửi hóa đơn này cho người mua.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cần thực hiện các bước lập hóa đơn điện tử theo quy định Đầu tiên, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử Sau đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành tạo hóa đơn điện tử, đảm bảo rằng hóa đơn có mã số thuế hợp lệ và được ký số điện tử Cuối cùng, hóa đơn điện tử sẽ được gửi đến cơ quan thuế để xác nhận và lưu trữ theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử Để thực hiện, họ cần truy cập vào trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị.
- Lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Ký số trên các hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cơ quan thuế cấp mã
Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện việc cấp mã hóa đơn và gửi kết quả cho người nộp đơn.
Sau khi nhận hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh có trách nhiệm gửi hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.
Câu 58: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế lập hóa đơn điện tử như thế nào ?
Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi thực hiện bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ Họ cần sử dụng phần mềm để lập hóa đơn điện tử, ký số trên hóa đơn và gửi cho người mua qua phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa hai bên Điều này phải đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
ỦY NHIỆM LẬP HÓA ĐƠN
Câu 59: Doanh nghiệp có được ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử không?
Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế có quyền ủy nhiệm cho bên thứ ba, là bên có quan hệ liên kết với người bán, để sử dụng hóa đơn điện tử Bên thứ ba này phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không nằm trong trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định hiện hành.
Câu 60: Trình tự, thủ tục ủy nhiệm/chấm dứt ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử như thế nào?
- Việc ủy nhiệm/chấm dứt ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm;
- Việc ủy nhiệm/chấm dứt ủy nhiểm phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử;
Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần công khai thông tin về việc ủy nhiệm lập hóa đơn hoặc chấm dứt ủy nhiệm trên website của mình hoặc qua các phương tiện thông tin đại chúng, nhằm đảm bảo người mua hàng hóa, dịch vụ được biết rõ về các thay đổi này.
Câu 61: Văn bản ủy nhiệm phải có các thông tin gì?
Hợp đồng ủy nhiệm cần ghi rõ thông tin của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế và chứng thư số Ngoài ra, cần nêu rõ thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm như loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn Hợp đồng cũng phải chỉ rõ mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm và phương thức thanh toán hóa đơn, trong đó cần làm rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa và dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm.
Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu trữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu
Câu 62: Thủ tục thông báo với cơ quan Thuế về ủy nhiệm lập hóa đơn thực hiện như thế nào?
Việc ủy nhiệm hoặc chấm dứt ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được xem là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Do đó, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần sử dụng Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo cho cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận giữa các bên.
Câu 63: Bên ủy nhiệm, bên nhận ủy nhiệm điền thông tin ủy nhiệm ở phần nào của Mẫu số 01ĐKTĐ/HĐĐT?
Bên ủy nhiệm cần điền thông tin của bên nhận ủy nhiệm, trong khi bên nhận ủy nhiệm sẽ điền thông tin tại Phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng”, đảm bảo điền đầy đủ thông tin về chứng thư số của cả hai bên.
Đối với bên nhận ủy nhiệm, tại cột 5 của Phần 6 trong “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn”, cần điền đầy đủ thông tin bao gồm tên, tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế của bên ủy nhiệm.
Câu 64: Hóa đơn điện tử ủy nhiệm phải có thông tin gì?
Hóa đơn điện tử do tổ chức ủy nhiệm lập có thể có hoặc không có mã của cơ quan thuế, và cần phải bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm cùng với tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.
Câu 65: Hóa đơn điện tử ủy nhiệm không có mã của CQT thì ai là người chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế?
Trong trường hợp hóa đơn ủy nhiệm không có mã của cơ quan thuế, bên ủy nhiệm cần chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ Việc này đảm bảo rằng dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển đến cơ quan thuế một cách chính xác và kịp thời.
CHUYỂN DỮ LIỆU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Câu 66: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế có phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế không?
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế đã hoàn tất việc chuyển hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã Vì vậy, không cần gửi lại dữ liệu hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế vẫn phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế Việc này nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cần chuyển dữ liệu hóa đơn này đến cơ quan thuế Việc chuyển dữ liệu có thể thực hiện qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, bằng cách chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế cần chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua phương thức điện tử.
Trả lời: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có thể thực hiện bằng 2 phương thức như sau:
Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử được quy định theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử Mẫu số 01/TH-HĐĐT, Phụ lục IA, theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có thể chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trong một số ngành nghề nhất định Việc này được quy định trong Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, giúp đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình kinh doanh.
Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán, điện, nước sạch và xăng dầu cần lưu ý rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là không hợp lệ.
XỬ LÝ HÓA ĐƠN CÓ SAI SÓT
Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, họ cần nhanh chóng thực hiện việc điều chỉnh Đầu tiên, người bán phải thông báo cho cơ quan thuế về sai sót này và thực hiện các bước cần thiết để sửa đổi hóa đơn Việc này không chỉ đảm bảo tính chính xác của hóa đơn mà còn tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến thuế.
Khi người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã từ cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, họ cần thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong Phụ lục IA của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP Sau đó, người bán phải hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập, nhằm gửi đến người mua.
Khi hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và phát hiện có sai sót về tên hoặc địa chỉ của người mua, nhưng mã số thuế và các nội dung khác vẫn đúng, cần thực hiện các bước chỉnh sửa cần thiết Điều này bao gồm việc thông báo cho bên bán để họ có thể phát hành hóa đơn điều chỉnh, đảm bảo thông tin chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn điện tử.
Trong trường hợp có sai sót về tên và địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế không bị sai, người bán cần thông báo cho người mua về việc này mà không cần lập lại hóa đơn Đồng thời, người bán phải thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trừ khi hóa đơn điện tử chưa gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Nếu hóa đơn điện tử đã được gửi cho người mua và phát hiện sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc thông tin hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng, cả người mua và người bán cần thực hiện các bước điều chỉnh kịp thời Việc sửa đổi hóa đơn phải tuân thủ quy định pháp luật hiện hành, bao gồm việc lập biên bản ghi nhận sai sót và phát hành hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của giao dịch.
Doanh nghiệp có hai lựa chọn khi sử dụng hóa đơn điện tử: điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót hoặc phát hành hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn sai sót.
Người bán và người mua cần thỏa thuận lập văn bản ghi nhận sai sót trước khi phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập Văn bản này phải ghi rõ các sai sót đã xảy ra Sau khi thỏa thuận, người bán sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót cần phải ghi rõ dòng chữ “Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn Mẫu số ký hiệu số ngày tháng năm”.
Người bán có trách nhiệm ký số trên hóa đơn điện tử đã điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót Sau đó, họ cần gửi hóa đơn mới cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế Trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán phải gửi hóa đơn mới đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi gửi cho người mua.
Doanh nghiệp sẽ nhận thông báo từ cơ quan thuế khi phát hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã bị lập sai sót.
Khi người nộp thuế nhận thông báo từ cơ quan thuế về việc phát hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế bị sai sót, họ cần phản hồi trong thời hạn ghi trên thông báo Cụ thể, người bán phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA của Nghị định số 123 về kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Câu 74: Doanh nghiệp có được ghi dấu âm, dấu dương trên hóa đơn điều chỉnh hóa đơn có sai sót không?
Trên hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp có quyền thực hiện điều chỉnh tăng hoặc giảm để phản ánh chính xác thực tế Việc điều chỉnh tăng sẽ được ghi bằng dấu dương, trong khi điều chỉnh giảm sẽ được ghi bằng dấu âm.
Câu 75: Người bán xử lý bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót như thế nào?
Sau khi hết thời hạn nộp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế, nếu phát hiện thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử trong bảng đã gửi, người bán cần gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
Nếu bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cho cơ quan thuế có sai sót, người bán cần gửi thông tin điều chỉnh để sửa đổi các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
XÁC ĐỊNH THỜI ĐIỂM LẬP HÓA ĐƠN
Câu 76: Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là khi nào?
Thời điểm lập hóa đơn cho việc bán hàng hóa, bao gồm cả bán tài sản nhà nước, tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và hàng dự trữ quốc gia, được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể việc đã thu được tiền hay chưa.
Thời điểm lập hóa đơn cho dịch vụ được xác định là khi dịch vụ hoàn tất, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa Nếu nhà cung cấp dịch vụ nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thời điểm lập hóa đơn sẽ là lúc thu tiền, ngoại trừ các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng cho các dịch vụ như kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế, thẩm định giá, khảo sát, thiết kế kỹ thuật, tư vấn giám sát và lập dự án đầu tư xây dựng.
Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, thời điểm lập hóa đơn sẽ được quy định cụ thể để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quy trình thanh toán.
Trong trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao cần lập hóa đơn tương ứng cho khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.
Câu 78: Doanh nghiệp nào được lập hóa đơn theo kỳ?
Đối với các dịch vụ cung cấp số lượng lớn và phát sinh thường xuyên, việc đối soát số liệu giữa doanh nghiệp và khách hàng là cần thiết, đặc biệt trong các lĩnh vực như vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu, cung cấp điện, nước, dịch vụ truyền hình, bưu chính chuyển phát, viễn thông, logistic và công nghệ thông tin Thời điểm lập hóa đơn được xác định khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu, nhưng không muộn hơn ngày 07 của tháng sau hoặc 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước Kỳ quy ước này được xác định dựa trên thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.
Câu 79: doanh nghiệp cung cấp dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin thời điểm lập hóa đơn là khi nào?
Đối với dịch vụ viễn thông và dịch vụ công nghệ thông tin, các cơ sở kinh doanh phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối Thời điểm lập hóa đơn được xác định là khi hoàn thành việc đối soát dữ liệu cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế, nhưng không muộn hơn 2 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối.
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông, bao gồm cả dịch vụ giá trị gia tăng qua hình thức bán thẻ trả trước, nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc không cung cấp thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế, thì vào cuối mỗi ngày hoặc định kỳ hàng tháng, cơ sở kinh doanh sẽ lập một hóa đơn GTGT chung, ghi nhận tổng doanh thu phát sinh từ các dịch vụ mà khách hàng không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin cần thiết.
Trong lĩnh vực xây dựng và lắp đặt, cũng như trong tổ chức kinh doanh bất động sản và xây dựng cơ sở hạ tầng, việc lập hóa đơn cần được thực hiện khi có giao dịch chuyển nhượng nhà ở hoặc khi hoàn thành các công trình xây dựng để bán.
Đối với hoạt động xây dựng và lắp đặt, hóa đơn được lập tại thời điểm nghiệm thu và bàn giao công trình, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, việc xây dựng cơ sở hạ tầng và nhà để bán hoặc chuyển nhượng cũng tuân thủ quy định này.
Trong trường hợp quyền sở hữu và quyền sử dụng chưa được chuyển giao, việc thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc theo tiến độ ghi trong hợp đồng sẽ xác định thời điểm lập hóa đơn Thời điểm này sẽ là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán đã ghi trong hợp đồng.
+ Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo quy định như đối với bán hàng hóa
Đối với các tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không qua website và hệ thống thương mại điện tử, thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp trong giao dịch.
Thời điểm lập hóa đơn cho tổ chức kinh doanh khi mua dịch vụ vận tải hàng không qua website và hệ thống thương mại điện tử cần được xác định rõ ràng Việc này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp trong giao dịch mà còn giúp quản lý tài chính hiệu quả Các doanh nghiệp cần lưu ý rằng hóa đơn phải được phát hành ngay khi dịch vụ được cung cấp hoặc khi khách hàng thanh toán, tùy theo điều kiện cụ thể của từng giao dịch.
Theo quy định quốc tế, việc lập 28 cần được thực hiện trong vòng 05 ngày kể từ ngày xuất chứng từ dịch vụ vận tải hàng không trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.
Đối với hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô, cũng như hoạt động bán khí thiên nhiên, khí đồng hành và khí than, việc lập hóa đơn cho người mua sẽ được thực hiện khi khí được chuyển đến thông qua hệ thống ống dẫn khí.
Đối với hoạt động tìm kiếm, thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô, thời điểm lập hóa đơn bán dầu thô, condensate và các sản phẩm chế biến từ dầu thô là khi bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa Đối với việc bán khí thiên nhiên, khí đồng hành và khí than qua đường ống, thời điểm lập hóa đơn là khi bên mua và bên bán xác định khối lượng khí giao hàng trong tháng, nhưng không muộn hơn 07 ngày kể từ khi bên bán thông báo lượng khí giao hàng.
