QUẢN lý các BIÊN bản và bảo mật CHO tài LIỆU

QUẢN LÝ CÁC BIÊN BẢN VÀ BẢO MẬT CHO TÀI LIỆU 1 Tạo phiên bản cho tài liệu Version trong Word là tính năng cho phép bạn lưu giữ nội dung của tài liệu tại các thời điểm khác nhau dưới dạng các phiên bản.

QUẢN LÝ CÁC BIÊN BẢN VÀ BẢO MẬT CHO TÀI LIỆU Tạo phiên cho tài liệu Version Word tính cho phép bạn lưu giữ nội dung tài liệu thời điểm khác dạng phiên bản, giúp bạn xem lại, so sánh nội dung thời điểm Ở chế độ mặc định tính thiết lập 10p/ lần Tuy nhiên dễ dàng thay đổi tần suất lưu tự động thư mục lưu tự động Các bước thực hiện: - Chọn File - Bấm chọn Options, sau hộp thoại Word Options hiển thị - Chọn Save o Thay đổi tần suất lưu tự động: điều chỉnh thời gian Save AutoRecover information every o Thay đổi thư mục lưu tự động: bấm vào Browse mục AutoRecover file location Quản lý phiên khác tài liệu  Mở phiên lưu trước Các bước thực hiện: - Chọn File - Chọn Info - Chọn phiên bạn cần danh sách Manage Document File -> Info -> Manage Document  Phục hồi phiên bị lỗi Có nhiều nguyên nhân làm cho tập tin bị lỗi cách khơi phục tập tin dó, sau vài cách Cách 1: Khôi phục tập tin chưa lưu o Chọn File-> Info o Nhấp chọn Recover Unsaved Documents Manage Document để khôi phục tập tin chưa lưu File -> Info -> Manage Document -> Recover Unsaved Documents Cách 2: Khôi phục tài liệu từ mục o Chọn File -> Open (Ctrl + O) o Nhấp chọn tập tin bị lỗi qua Browse o Chọn Recover Text from Any File (*.*) File -> Open -> Browse -> Recover Text from Any File (*.*) Cách 3: Sử dụng công cụ Microsoft Word sẵn có o Chọn File -> Open (Ctrl + O) o Chọn Browse để mở tập tin bị lỗi o Chọn Open Repair hộp thoại Open File -> Open -> Browse -> Open Repair So sánh phiên bản: (1) Trong tập tin làm việc, chọn thẻ File; (2) Chọn nhóm Info, mục Versions nhấp chọn phiên muốn so sánh; (3) Trong cửa sổ phiên mới, Autosaved Version, nhấp nút Compare; (4) Trong cửa sổ kết quả, bạn xem kết thay đổi bảng Reviewing; (5) Để chấp nhận thay đổi, nhấn phải chuột vào thay đổi chọn Accept Để gỡ bỏ thay đổi, nhấn phải chuột vào thay đổi chọn Reject Để chấp nhận toàn thay đổi, thẻ Review nhóm change, chọn Accept All Change in Document Để hủy toàn thay đổi, thẻ Review nhóm change, chọn Reject All in Document; (6) Đóng lưu kết cần Đánh dấu văn phiên cuối Văn đánh dấu phiên cuối văn thay đổi nội dung lẫn định dạng, tồn chế độ Read Only Microsoft Word 2016 có chức Mark as Final để đánh dấu văn soạn thảo cuối (final) khóa văn lại để khơng cịn biên tập (un-editable document) Bạn dùng chức Mark as Final với văn mà bạn xác định chỉnh sửa thêm nữa, chẳng hạn bạn soạn thảo tài liệu điều khoản quy định (như văn quy phạm pháp luật, nghị lệnh, công văn, thị,…), hợp đồng giao dịch, dự án, án,… định án cuối cùng, văn có giá trị áp dụng với nhiều người đến tay người nhận cách xác với nội dung gốc Tuy nhiên, Mark as Final khơng phải tính bảo mật Nó lưu ý ngăn ngừa việc sửa đổi văn cách vơ ý Ta biên tập văn cách gỡ bỏ Mark as Final Ngoài ra, văn đánh dấu Mark as Final Office 2016 trở sau khơng có hiệu lực mở phiên Office trước Các bước thực hiện: (1) Chọn thẻ File; (2) Nhấp chọn Info; (3) Nhấn vào mục Protect Document; (4) Chọn Mark as Final danh sách đổ xuống; (5) Nhấp nút lệnh OK Khi tài liệu đánh dấu tài liệu cuối cùng, thao tác chỉnh sửa tắt Ta nhận thông tin sau:“An author has marked this document as final to discourage editing” (Một tác giả đánh dấu tài liệu tài liệu cuối để ngăn ngừa việc sửa đổi) Ta biết tài liệu đánh dấu tài liệu cuối biểu tượng MARKED AS FINAL hiển thị cảnh báo màu vàng nằm thẻ Ribbon Ta chỉnh sửa tài liệu lần cách nhấp vào biểu tượng Edit Anyway cảnh báo Ngăn chặn thay đổi nội dung định dạng Việc liệu quan trọng Word bị chép, chỉnh sửa thay đổi khơng cịn chuyện xa lạ người thường xuyên lưu trữ, học tập làm việc Word Để ngăn chặn điều đó, tính cài mật đời giúp ngăn chặn giúp bảo mật tốt Trong đó, giới thiệu với bạn phần chính: Ngăn chặn thay đổi nội dung: Các bước thực hiện: Chọn thẻ File; Nhấp chọn Info; Chọn Protect Document; Trong danh sách đổ xuống nhấp chọn Restrict Editing; Nhấp chọn Allow only this type of editing in the document chọn kiểu nội dung cho phép thay đổi (tracked changes, comment, ); Nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection, hộp thoại Start Enforcing Protection hiển thị; Nhập mật cần, nhấn OK Lưu ý: Khi tích chọn Allow only this type of editing in the document, bạn chọn tùy chọn: - Tracked changes: - Comments - Filling in forms - No changes (Read only) Ngăn chặn thay đổi định dạng Các bước thực hiện: Chọn thẻ File; Nhấp chọn Info; Chọn Protect Document; Trong danh sách đổ xuống nhấp chọn Restrict Editing bên phải cửa sổ Word; Nhấp chọn Limit formatting to a selection of styles hộp thoại, nhấp Setting hiển thị hộp thoại Formatting Restrictions; Xoá đánh dấu kiểu định dạng không cho phép thay đổi hộp thoại Formatting Restrictions, nhấn OK; Nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection hộp thoại Restricting Formatting and Editing, hộp thoại Start Enforcing Protection hiển thị; Nhập mật hộp thoại Start Enforcing Protection (nếu cần), nhấn OK 3 Xóa bỏ ngăn chặn Chọn thẻ File; Nhấp chọn Info; Chọn Protect Document; Trong danh sách đổ xuống nhấp chọn Restrict Editing bên phải cửa sổ Word; Nhấp chọn Stop Protection; Nhập mật gỡ bỏ ngăn chặn, nhấn OK 6) Đặt mật cho tài liệu Tính thiết lập mật bảo vệ tài liệu phần mềm word 2016 giúp người dùng ngăn chặn người khác mở, đọc chỉnh sửa tài liệu bạn không cho phép Khóa văn với mật Các bước thực hiện: 1) Chọn thẻ File 2) Chọn Info 3) Chọn Protect Document 4) Chọn Encrypt With Password 5) Nhập mặt vào hộp thoại 6) Nhấn Ok 7) Xác nhận lại mật phần Confirm Password 8) Nhấn Ok Khóa chỉnh sửa văn với mật 1) Chọn File 2) Chọn Save As 3) Chọn Browser, Chọn Tools 4) Chọn General 5) Để khóa văn với mật khẩu: Nhập mật Password To Open, nhấn Ok, xác nhận lại mật khẩu, nhấn Ok 6) Để khóa chỉnh sửa văn với mật khẩu: Nhập mật Password To Modefy, nhấn Ok, xác nhận lại mật khẩu, nhấn Ok Xóa bỏ mật 1) Chọn File 2) Chọn Save As 3) Chọn Browser, Chọn Tools 4) Chọn General 5) Thực xóa mật Password To Open Password To Modify 6) Nhấn Ok lưu tài liệu ... dấu tài liệu tài liệu cuối để ngăn ngừa việc sửa đổi) Ta biết tài liệu đánh dấu tài liệu cuối biểu tượng MARKED AS FINAL hiển thị cảnh báo màu vàng nằm thẻ Ribbon Ta chỉnh sửa tài liệu lần cách... Nhập mật gỡ bỏ ngăn chặn, nhấn OK 6) Đặt mật cho tài liệu Tính thiết lập mật bảo vệ tài liệu phần mềm word 2016 giúp người dùng ngăn chặn người khác mở, đọc chỉnh sửa tài liệu bạn không cho phép... nhiều người đến tay người nhận cách xác với nội dung gốc Tuy nhiên, Mark as Final khơng phải tính bảo mật Nó lưu ý ngăn ngừa việc sửa đổi văn cách vơ ý Ta biên tập văn cách gỡ bỏ Mark as Final Ngoài