Luận văn Hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu và chi tại trường cao đẳng kinh tế kỹ thuật Đông Du Đà Nẵng nghiên cứu hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về KSNB, làm sáng tỏ việc vận dụng lý luận chung vào KSNB ở các đơn vị trường học, nghiên cứu và phân tích thực trạng KSNB các khoản thu và chi, phát hiện ra các tồn tại và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện KSNB các khoản thu và chi tại Trường Cao đẳng Đông Du Đà Nẵng.
Trang 1LÊ THỊ THANH THU
HOAN THIEN KIEM SOÁT NỘI BỘ THU VA CHI TAI TRUONG CAO DANG KINH TE
KY THUAT DONG DU DA NANG
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số : 60.3430
LUAN VAN THAC SY QUAN TRI KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: TS ĐƯỜNG NGUY
Trang 2LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được di công bồ trong bắt k) công trình nào khác
Người cam đoan
Trang 3
1 Tính cáp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu 2
3 Câu hỏi nghiên cứu 2
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
5 Phương pháp nghiên cứu 2
.6 Ý nghĩa thực tiễn của 3
7 Bồ cục của đề tài 3
8 Tông quan tả liệu 3
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ THU VÀ CHÍ TRONG TRƯỜNG HỌC
1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ 7 1.1.1 Khái niệm, bản chất kiểm soát nội bộ 7
1.1.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ ul 1.1.3 Các yếu tổ cấu thành hệ thống soát nội bộ 12
1.2 NỘI DUNG CÁC KHOẢN THU VÀ CHI TRONG TRƯỜNG HỌC l6
1.2.1 Nội dung các khoản thu trong trường học 16 1.2.2 Nội dung các khoản chỉ trong trường học 17
1.3 KIÊM SOÁT NỘI BỘ THU VA CHI TRONG TRƯỜNG HỌC 7
1.3.1 Đặc điểm môi trường kiểm soát trong trường học 17
1.3.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ kiểm soát thu và chỉ
trong trường hoe seo TR
1.3.3 Các thủ tục kiêm soát thu và chỉ 21
Trang 4CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIÊM SOÁT NỘI BỘ THU VÀ CHI
TAL TRUONG CAO DANG KINH Ỹ Ô À
NẴNG
2.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIÊN, CHỨC NĂNG VÀ
NHIEM VU CUA TRUONG CAO ĐĂNG ĐÔNG DU ĐÀ NANG 28
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường, 28
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trường 29
2.2 DAC DIEM TÀI CHÍNH CỦA TRUONG CAO DANG DONG DU DA
NANG 30
2.3 THUC TRANG KIEM SOAT NOI BO THU VA CHI TAI TRUONG
CAO DANG DONG DU DA NANG 31
2.3.1 Mơi trường kiếm sốt 31
2.3.2 Tổ chức hệ thống thông tin kể toán phụ vụ kiểm soát thu và chỉ
tại Trường, 37
2.3.3 Các thủ tục kiểm soát thu va chi tai Trường, 4 2.3.4 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ thu và chỉ 68
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 T2
CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIEN KIEM SỐT NỌI BỘ THU VÀ CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐẢNG KINH TẾ KỸ THUẬT
ĐÔNG DU ĐÀ NANG Tả
3.1 SỰ CÂN THIẾT PHAI HỒN THIỆN KIÊM SỐT NOI BO THU VA
CHI TAI TRUONG CAO DANG DONG DU DA NANG B
3.2 HOÀN THIEN MỖI TRƯỜNG KIÊM SOÁT 74
3.2.1 Điều chỉnh cơ cầu tô chức 74
3.2.2 Hoàn thiện chính sách nhân sự và việc áp dụng chính sách này
Trang 53.2.4 Xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ 7
3.3 HỒN THIỆN TƠ CHỨC HE THONG THONG TIN KE TOAN
PHỤC VỤ KIÊM SOAT THU VA CHI TAL TRUONG 79
3.3.1 Hồn thiện cơng tác lập dự toán thu và chỉ 79 3.3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin ké toán 81
3.4 HOAN THIEN THU TUC KIEM SOAT THU VA CHI 87
3.4.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát các khoản thu 87 3.4.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát các khoản chỉ 9
3.5 TANG CUONG QUAN LY CO SG DU'LIEU CUA PHAN MEN 109
KET LUAN CHUONG 3 mM
KẾT LUẬN VÀ KIÊN NGHỊ, «eeeeeeererererero LIZ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIÁO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)
Trang 6DANH MUC CAC CHU VIET TAT Ký hiệu Ý nghĩa BGH Bạn giảm hiệu BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y BCTC Bio cáo tài chính ‘CDDD ‘Cao ding dong du
, Uy ban của hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian
Coso Mau
CBCNV-GV — ÏCăn bộ công nhân viên- giáo viên CBGD "Cân bộ giảng day CSVC 'Cơ Sở vật chất veh 'Giáo viên cơ hữu "Giáo viên thỉnh giảng, Giáo vụ khoa Tộc sinh sinh viên Tội đồng quản trị Tình chính sự nghiệp Kiếm soát nội bộ Kế toán tiên lương "Quản lý sinh viên Tiên đồn kế tốn quốc tế Tao động Phòng tô chức hành chính TK Tai khoản
TDTT ThE duc thé thao
TCCN Trung học chuyên nghiệp TSCD “Tâi sản cổ định
Trang 7
Số hiệu “Tên bảng, Trang
Bảng 3 [Bane bio cío phân tích tinh hình thực hiện chỉ phí 5 “Trường Cao đăng Đông Du năm 2012
‘Bang 32 | Bane bio cio phân tích tỉnh hình thục hiện doanh thu g> trường Cao Đẳng Đông Du năm 2012
Bing 33 | Bang thống kê tình hình thu học phí cao đẳng và trung | 95 cấp tháng 04/2013 Bảng 3.4 | Bằng thông kê tình hình các khóa còn nợ học phí tháng | > 042013 Bảng thông kế số lượng sinh viên nộp tiên học lại tại Bảng 35 | Tế Ung, phòng kế toán 10/2013 me ° ma Bảng 2 | Băng thông kế số lượng sinh viên đăng ký các lớp hoe lai) 5, tại khoa 10/2013
Bảng ‡7 | Đăng thông kê SVHS nhận bằng tốt nghiệp và chứng chỉ |_„„ ngắn hạn tại phòng đào tạo tháng 09/2013
Bằng theo dồi thông kê đụng cụ, vật tư tai Kho theo thing
Bảng 3.8 9/2013 105
Bing thống kê số Ì iy thi sir dung trong từng đợt Bing 39 | Bông thi thang 10/2013 thẳng lượng giấy thi sử dụng trong từng đợt
Trang 8DANH MỤC CÁC HÌNH
Số hiệu “Tên hình Trang
Hình21 [Sơ đỗ cơ cấu tổ chức trường cao đẳng Đông Du 3
Hình22 | Sơ đồ tổ chức bộ máy kếtoán 3
Hình23 [Sơ đỗ qui tình lập dự toán thu va chi 3 Hình2.4 | Sơ đỗ qui trình luân chuyên số sch, chứng từ 4 Hình 25 [ Sơ đỗ qui trình kiêm soát thu học phí bằng tiên mặt 4 Hinh 2,6 |Sơ đồ qui trình kiếm soát thu học phí bằng chuyến khoản | 47 Hình27 | Sơđỗ qui trình kiếm soát thú tiên học lại 49 Hình28 | Sơđỗ qui trình kiếm soát thu tiễn thì lại và các khoản 31 Hình 2.9 | Sơ đồ qui trình kiếm soát châm công, biển đổi nhân sự s Hình 2.10 | Sơ đồ qui trình kiêm soát lâm thêm giờ để tính lương 35
Sơ đỗ qui trình kiểm soát chỉ tiên giảng day giáo viên
Hình 2.11 thỉnh giảng a ¬ 56
Hình 2.12 | Sơ đỗ qui tình kiếm soát chỉ vượt giờ 39
Sơ đồ qui trình kiêm soát về chỉ sửa chữa, bảo dưỡng tài
Hình 2.13 sản cổ định 61
Hình 2 14 | S9 đổ qui trình kiếm soát chỉ mua sắm hàng hồa và vậtư | ¿; day TH
Hình 2.15 | So đồ qui trình kiểm soát biên soạn ĐCCT 6 Hình 2.16 | So đỗ qui trình kiếm soát chỉ học bồng 65 Tình 3.1 [Sơ đỗ tô chức bộ phận kiếm soát nội bộ 78 Hình32 _[Sơ đồ hoàn thiện qui trình lập và luân chuyển chứngtừ | 8Š
Hình 3.3 | Mẫu giấy vào lớp cho các trường hợp học lại 94
Hình 3.4 | Sơ đỗ hoàn thiện qui trình kiêm soát tiễn lưỡng 99 Hình 3.5 _ [ Các mẫu giấy báo làm việc ngoài giờ và báo phép 100 Hình 3.6 _ | Sơ đơhồnthiện qui trình mua vậttự, dụng cụ 104 Hình 37 | Giải pháp tăng cường quản lý CSDLL của phần mềm 109
Trang 9Kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp và tổ chức KSNB giúp nhà quản trị quản lý hiệu
quả hơn các nguồn lực kinh tế của cơ quan mình như con người, tải sản,
nguồn vốn và góp phần hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động, đồng thời giúp tổ chức xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc
phục vụ cho quá trình mở rộng và đi lên của đơn vị trong tương lai
Trường Cao Đẳng Đông Du Đà Nẵng là trường dân lập tự đảm bảo
100% kinh phí hoạt động, vì vậy việc kiểm soát tốt tải chính của Trường luôn là nhiệm vụ trọng tâm tuy nhiên qui trình kiểm soát chưa được thống nhất
giữa các bộ phận còn mang tính riêng lẻ, việc sắp xếp kiểm tra không được
logic, thiếu khoa học Bên cạnh công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động thu va
chỉ đã được đặt ra tại đơn vị nhưng tồn tại nhiều bắt cập, chưa đáp ứng yêu
cầu của công tác quản lý Công tác tự kiểm tra được quan tâm nhưng vẫn mang tính bộc phát, chưa thực sự trở thành một công việc thiết yếu trong đơn vị Việc áp dụng các quy chế, qui trình nghiệp vụ còn chưa tốt
“Trong các đơn vị hoạt động kinh tế, vấn đề đặt ra cho các nhà quản lý, làm thể nào mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất và hạn chế các rủi ro thấp nhất
soát nội bộ thu và chỉ sẽ giúp cho đơn vị thu đủ, thu đúng và kịp thời, chỉ tiêu đúng mục đích, cho các hoạt động trong đơn vị Qua đó, việc hoàn thiện ki
đúng nội dung, đúng qui định, hạn chế những sai sót, cung cấp thông tin chính
xác kịp thời cho lãnh đạo
Hiện nay tại Trường Cao Đẳng Đông Du Đà Nẵng chưa có công trình
nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ thu và chỉ cùng với những tồn tại trong
khâu kiểm soát Vì vậy tác giá đã thực hiện đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội
Trang 10nhằm góp phần nâng cao chất lượng quản lý, tăng cường KSNB trong việc
giảm thiểu sai sót, rủi ro, tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng thu và chỉ
tại đơn vị và phục vụ sự nghiệp giáo dục, 2 Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của để tài là
- Hệ thống hóa những vấn để cơ bản về KSNB, làm sáng tỏ việc vận
cdụng lý luận chung vào KSNB ở các đơn vị trường học
~ Nghiên cứu và phân tích thực trạng KSNB các khoản thu va chi, phat
hiện ra các tồn tại và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện KSNB các khoản thu và chỉ tại Trường Cao Đẳng Đông Du Đà Nẵng
3 Câu hồi nghiên cứu
“Thực trạng về kiểm soát nội bộ thu và chi tai Trường Cao Đẳng Đông
Du Da Nẵng như thế nào? Cần phải làm gì để hồn thiện kiểm sốt nội bộ thu
và chỉ tại Trường Cao Đẳng Đông Du Đà Nẵng? 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: là các qui trình KSNB thu và chỉ tại Trường Cao Đăng Đông Du Đà Nẵng
'Về phạm vi nghiên cứu: các hoạt động thu va chi tai Trường Cao Đẳng, Đông Du Đà Nẵng năm học 2012- 2013
5 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phỏng vấn tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp
tổng hợp, phân tích đối chiếu với thực tế, chứng minh làm rõ vấn đề
6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Luận văn đã nêu lên được thực trạng về kiểm s
Trang 117 Bồ cục đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được kết cắu thành 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ thu và chỉ trong đơn vị
trường học
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ thu và chỉ tại Trường Cao Đẳng
Đông Du Đà Nẵng
Chương 3: Các giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội bộ thu và chỉ tại
Trường Cao Dang Đông Du Da Nẵng 8 ng quan tài lu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ là một qui trình không thể thiếu được trong một tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu về: Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động,
bảo vệ tài sản khơng bị thất thốt, báo cáo tài chính chính xác và đáng tin cậy Việc kiểm soát tốt nguồn lực của đơn vị là cách tốt nhất giúp đơn vị giảm
thiểu rủi ro, và từng bước phát triển, tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của các đơn vị Thiết lập một hệ thống KSNB chính là xác lập một cơ chế
giám sát bằng những qui định rõ ràng, cụ thể để đạt được các mục tiêu đề ra Kiểm soát nội bộ thu và chỉ là một kiểm soát quan trọng trong hệ thống
KSNB, bởi hoạt động kiểm soát này giúp cho đơn vị kiểm soát tốt phan thu va
hạn chế thấp nhất những gian lận sai sót trong phần chỉ Hiện nay có rất nhiều
đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ nói chung và KSNB thu và chỉ nói
riêng Trong đó tác giả đã tham khảo và tìm hiểu các đề tài nghiên cứu lĩnh vực KSNB thu và chỉ cụ thể như sau:
Luận văn thạc sĩ của tác giả Nguyễn Anh Huân (2006) với đề tai “Tang
cường kiểm soát nội bộ đối với công tác thu, chỉ tại Đại Học Đà Nẵng” Luận
Trang 12nhà nước trong đơn vị sự nghiệp Trên cơ sở lý luận và thông qua thực tế về KSNB thu, chi tai Dai Hoc Đà Nẵng, luận văn đã đưa ra được những giải
pháp hoàn thiện KSNB thu và chỉ trên 3 phương diện: hoàn thiện mơi trường kiểm sốt, nâng cao chất lượng hệ thống thơng tin kể tốn, hoàn thiện các thủ tục KSNB công tác thu, chỉ ngân sách Những đề xuất này mang tính chất chung cho tắt cả các loại hình đơn vị là các Trường đại học trong việc áp dụng công tác KSNB thu, chỉ
Luận văn thạc sĩ của tác giả Mai Thị Lợi (2008) với đề tai “Tang cưởng kiểm soát nội bộ thu, chỉ ngân sách Nhà nước tại Trường Cao Đẳng Công
Nghệ - Đại Học Đà Nẵng “ Luận văn đã khái quát hóa lý luận cơ bản về
KSNB thu, chỉ ngân sách, từ thực trạng thu, chỉ tại Trường, luận văn đã chỉ ra
những ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân dẫn đến những mặt tổn tại đấy Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ
hoạt động thu, chỉ ngân sách nhà nước tại Trường Cao Đẳng Công Nghệ - Đại Học Đà Nẵng
Luận văn thạc sĩ Trần Thị Tải (2010) với đề tài: "Tăng cường kiểm soát
nội bộ thu, chỉ ngân sách tại trường Đại Học Quảng Nam “đã đề xuắt các giải
pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với các công tác thu, chỉ ngân sách tại
Trường Đại Học Quảng Nam sao cho hiệu quả nhất, hạn chế rủi ro, quản lý 'NSNN hiệu quả hơn, góp phần vào sự thành công của Đại học Quảng Nam
Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Văn Phúc (2010) với đề tài “Hoàn
thiện kiểm soát thu- chỉ trong các Trường trung học bưu chính viễn thông và công nghệ thông tin thuộc tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam” luận văn đã khái quát hóa các lý luận cơ bản về kiểm soát nói chung và kiểm soát nội
Trang 13hồn thiện kiểm sốt thu chỉ như: hồn thiện mơi trường kiểm soát, xây dựng qui trình lập kế hoạch, hoàn thiện thủ tục, trình tự kiểm soát thu, chỉ trong quá
trình hoạt động quản lý và kiểm soát thu, chỉ chặt chẽ, hiệu quả
Luận văn thạc sĩ của tác giả Trần Thị Anh Nga (2011) với dé tai "Kiểm
soát nội bộ thu chỉ tại Trường Đại học Phạm Lăn Đồng "đã đưa ra hệ thông các giải pháp tương đối đồng bộ nhằm tăng cường KSNB thu chỉ tại Trường ĐH Phạm Văn Đồng, đáp ứng được yêu cầu quản lý của Trường trong điều
kiện giai đoạn hiện nay
Ngồi các cơng trình nghiên cứu trên còn có các bài báo, tạp chí bản về việc kiểm soát nội bộ Tạp chí kinh tế và phát triển, (Số
185 thing 11/2012) PGS.TS.Trần Việt Lâm, “Kiểm soát nội bộ của các vấn đề lên quan
doanh nghiệp nhà nước”, bàn luận về việc tiễn hành tái cấu trúc các doanh nghiệp nhà nước, việc doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh
với hiệu quả thấp, thất thoát lớn nguồn vốn là do sự yếu kém của kiểm soát
nội bộ Tái cấu trúc các doanh nghiệp nhà nước là một nội dung quan trọng,
của tái cơ cấu nền kinh tế với nhiều nội dung cần triển khai, song có thể nói rằng, tái cấu trúc các doanh nghiệp nhà nước sẽ không đạt được những mục tiêu đề ra nếu không tổ chức thành cơng cơng tác kiểm sốt nội bộ trong các
.doanh nghiệp này
‘Theo Tạp chí Kiểm toán số 8/201 1, “Đặc điểm hệ thống kiểm soát nội bộ trong các tập đoàn kinh tể”, TS.Nguyễn Thị Phương Hoa, Trường Dai hoc Kinh tế Quốc Dân, đề cap đến một số khái niệm cơ bản vẻ việc tô chức tốt hệ
Trang 14bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đám sự tuân thủ qui định pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động
Tạp chí nhà quản lý (2008) „ “Kiểm soát nội bộ- nhà quản trị cân biết"
đã tổng quan vẻ kiểm soát nội bộ và đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ đã chỉ ra được những dấu hiệu bắt ổn của hệ thống kiểm soát nội
'bộ và chỉ ra được công thức chung làm thế nào hệ thống KSNB đạt hiệu quả
"Như vậy, các công trình nghiên cứu trên cùng với các bài báo đã nghiên
cứu các vấn đề chủ yếu sau: tổng quan về hệ thống KSNB, thực trạng KSNB thu, chỉ ngân sách tại đơn vị sự nghiệp, nhận thấy những mặt tổn tại của đơn vị từ đó đề xuất những giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm soát, hệ thống thơng tin kế tốn và hoàn thiện các thủ tục kiểm soát Tuy nhiên, các giải
pháp về KSNB trong các công trình này là những, uất mang tính chất
chung cho các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc ngân sách nhà nước, chưa
đóng góp nhất định vào việc hạn chế rủi ro, ngăn ngừa đến mức thấp nhất những sai sót có thể xây ra trong tương lai cho các đơn vị giáo dục ngồi cơng
lập Do đó tác giả chọn để tài “Hồn thiện kiểm sốt nội bộ thu và chỉ tại
Trường Cao Đẳng Kinh Tế Kỹ Thuật Đông Du Đà Nẵng “nhằm mục đích nâng cao tính kiểm soát trong các khâu thu và chỉ và đem lại hiệu quả kinh tế
Trang 15TRONG TRUONG HOC
1.1 MOT SO VAN DE CO BAN VE KIEM SOAT NỘI BỘ
1.1.1 Khái niệm, bản chit KSNB
a) Khái niệm về KSNE'
Hiện nay có nhiễu định nghĩa về kiểm soát nội bộ, trong phạm vi luận văn này, tác giả giới thiệu 02 khái niệm như sau|9]
Theo ủy ban của hội đồng quốc gia Hoa kỳ về việc chống gian lận về
báo cáo tài chính (COSO): Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản
lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chỉ phối, nó được thiết lập để cung cắp một sự bảo đảm hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu
“Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm
'bảo hợp lý và mục tiêu cần phải được tìm hiểu Cụ thể như sau:
Kiểm soái nội bộ là một quá trình: kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi
hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp
với nhau thành một thẻ thông nhất Quá trình kiểm soát là phương tiện để
giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Kiêm sốt
nội bộ khơng chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà phải
bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên khác Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế
kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng,
Trang 16không thực hiện được các mục tiêu Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và
phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xây ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định quản lý là chỉ phí cho quá trình kiểm sốt khơng thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do vậy, người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro nhưng nếu chỉ phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không
thể áp dụng các thủ tục để kiểm soát rủi ro
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Đối với báo cáo tài chính: kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về tính trung
thực và dang tin cay
Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ trước hết phải bảo đảm hợp lý
việc chấp hành luật pháp và các qui định, bên cạnh đó kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, qui định nội bộ của đơn vị qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị
Đối với mục tiêu sự hiữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: kiểm soát nội bộ giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông,
tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị Vi vậy, các mục tiêu của kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị
Theo liên đoàn kẻ toán quốc tế (IFAC) thi '"Hệ thông KSNB là một hệ
thống những chính sách và thi tye nhằm bổn mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của
đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế:
độ pháp lý, đảm bảo hiệu quả của các hoạt động”"
Trang 17~ Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu
hình và tài sản vô hình, kể cá tải sản phi vật chất khác, chúng có thể bị đánh
cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được
'bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp
~ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do 'bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Vì vậy thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời, tính chính xác và tin cây về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính
~ Báo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Các quyết định và chế độ
pháp lý liên quan đến hoạt động của đơn vị phải được tuân thủ đúng mức
~ Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không
cần thiết của các tác nghiệp, gây sự lăng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quá các nguồn lực trong đơn vị
Tám lại, từ những quan điểm trên, có thể thấy kiểm soát nội bộ là một hệ
thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo hợp
ý cho các nhà quản lý đạt được các mục dich:
~ Bảo vệ hữu hiệu và sử dụng hiệu quả về mọi nguồn lực, ngăn ngừa và
phát hiện mọi hành vi lăng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục
đích, hoặc vượt quá thẩm quyền sử dụng ~ Cung cấp những thông tin đáng tin cậy
Trang 18%) Ban chat cia KSNB
Bản chất của kiểm soát nội bộ là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng
các mục tiêu có liên quan từ đó thiết kế nên những hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đã xây dựng Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu cần phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được các mục tiêu
tốt hơn
Hiểu như vậy, kiểm soát nội bộ bao gồm cả việc thiết lập các chuẩn mực, các thước đo (kể cả kế hoạch, định mức, mục tiêu và các thủ tục (hành động) để nắm lấy và điều hành quá trình nhằm đạt mục tiêu đã định
“Thực hiện kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các
kế hoạch đã định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của cấp dưới và đề ra các biện pháp quản trị thích hợp nhắm đạt được những mục tiêu của doanh
ngiệp
Bắt kỳ một đơn vị kinh tế nào thì kiểm soát nội bộ cũng bao gồm: cả kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý, kiểm soát kế toán là các chính sách và
quá trình thực hiện nhằm đạt được hai mục tiêu đầu tiên là bảo vệ tài sản và
bảo đảm thông tin ké toán chính xác và tin cậy Kiểm soát quản lý là thúc đầy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân
viên đối với các chính sách quản lý
Đứng trên góc độ tổ chức, vai trò của soát quản lý và kiểm soát kế toán là như nhau Tuy nhiên, kiểm soát quản lý chủ yếu đề cập đến các vấn đề
liên quan đến tổ chức, chủ trương của đơn vị, ít có quan hệ trực tiếp đối vớ
sự hợp lý của thơng tin kế tốn, còn kiểm soát kế toán chủ yếu quan tâm đến tính hợp lý của thông tin kế toán Mặc dầu vậy, hai loại kiểm soát này có mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ cho nhau Hiệu quả của loại kiểm soát này có một
Trang 19ta nhận thức được tẳm quan trọng của hệ thống KSNB trong đơn vị Một hệ
thống KSNB vững mạnh sẽ mang lại cho đơn vị nhiều lợi ích:
Thứ nhất là giúp cho Ban lãnh đạo đơn vị giảm bớt tâm trạng bắt an về
những rủi ro, nhất là về con người và tài sản
Thứ hai là giúp cho Ban lãnh đạo đơn vị giảm tải tròng những công việc,
sự vụ hàng ngày và để chỉ tập trung vào vấn đề chiến lược
Thứ bạ là giúp ban lãnh dao don vị chuyên nghiệp hóa công tác quản lý
điều hành, cụ thể như đơn vị được quản lý một cách có khoa học, chứ không,
phải thuần túy bằng cảm tính (kinh nghiệm và trực giác) Bên cạnh đó, đơn vị
à quy c
tin Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ góp phần minh bạch hóa, nâng cao được quản lý bằng cơ c -hứ không phải thuần túy dựa vào lòng hiệu quả hoạt động, qua đó tạo dựng lòng tỉn của cán bộ viên chức đối với đơn vị
Do vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát đang là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu hiện nay Đề thực hiện thành công các biện pháp
'KSNB đòi hỏi đơn vị cần tuân thủ chín nguyên tắc chung:
~Môi trường văn hóa nhắn mạnh đến sự chín trực, giá trị đạo đức và
phân công trách nhiệm rõ rằng,
~ Quy trình hoạt động và quy trình KSNB được xác định rõ ràng bằng văn bản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ đơn vị
~ Các hoạt động rủi ro được phân tích rõ rằng giữa những nhân viên khác nhau
Trang 20~ Định kỳ tiến hành các biện pháp kiểm tra độc lập và nâng cao hiệu quả
biện pháp KSNB
1.1.3 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
“Tuy thuộc vào loại hình hoạt động và quy mô tổ chức mà hệ thống kiểm
soát được sử dụng khác nhau, nhưng để hoạt động có hiệu quả thì hệ thống, của
này phải bao gồm các thành phần: Mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát[9]
4) Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ
* Các nhân tố bên trong
~ Đặc thù về quản [ý: trước hết chỉ ra quan điểm khác nhau trong điều
hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm điều hành ảnh hưởng trực tiếp đến các chính sách, chế độ cũng như quy trình cách thức
kiểm tra, kiểm soát trong đơn vị Những quan điểm khác nhau trong quản lý: và điều hành tất yếu sẽ dẫn đến sự khác nhau trong xây dựng và áp dụng
những chính sách và thủ tục kiểm soát
~ Cơ cấu tổ chức: thực chất là sự phân quyền hạn, trách nhiệm giữa các
thành viên trong đơn vị, cơ cấu tổ chức thường được mô tả dưới dạng sơ đồ
tổ chức Nếu cơ cấu tổ chức hợp lý góp phần hình thành hệ thống giải quyết thông tin một cách xuyên suốt từ cắp trên xuống dưới và góp phần ngăn ngừa có hiệu quả hành vi gian lận va sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của đơn vị, các nguyên tắc xây dựng một cơ cấu tô chức tốt la:
Trang 21soát lẫn nhau giữa các bộ phận
+ Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu qua cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng
~ Chính sách nhân sự: bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề 'bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Vấn đề con người là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát, là chủ thể trực tiếp trong việc thực hiện các thủ
tục kiếm soát trong hoạt động của đơn vị
~ Công tác kề hoạch: Việc lập kế hoạch đúng sẽ giúp cho đơn vị hoạt
động đúng hướng và có hiệu quả Công tác kế hoạch nếu được tiến hành một cách nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, giúp đơn vị có thể phát hiện, ngăn ngừa được những sai sót, gian lận trong quá trình hoạt động Các nhà quản lý luôn quan tâm, xem xét tiến độ
thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý
~ Uỷ ban kiểm soát: Bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và là những,
chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban này thường có quy
và nhiệm vụ như: Giám sát sự chấp hành pháp luật của đơn vị, giám sát công
việc của kiểm toán viên nội bộ, giám sát quá trình lập báo cáo tài chính
ˆ* Các nhân tổ bên ngoải
"Những nhân tổ này không thuộc sự kiểm soát cu các nhà quản lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và nhiều thủ tục kiểm soát cụ thể, Thuộc nhóm nhân tố này có ảnh hưởng của các cơ quan chức
Trang 22don vi, ảnh hưởng của Ngân hàng, của cơ quan Thuế, chính sách mới và
đường lối phát triển của đất nước
b) Hệ thống thông tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế toán là nơi cung cắp thông tin và kiểm tra - kiểm
soát chủ yếu về hoạt động của đơn vị Mục đích của hệ thống kế toán là sự
nhận biết, thu thập, phân loại, phân tích, ghỉ chép và báo cáo các nghiệp vu kinh tế phát sinh của đơn vị, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của
hoạt động kế tốn
'Hệ thống thơng tin kế toán xét về mặt quy trình bao gồm ba giai đoạn: ~ Lập chứng từ kế toán: là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu
lập chúng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh
~ Sổ sách kế toán: là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế
toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung
cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo Số kế toán được tổ chức gồm có số
tổng hợp và số chỉ tiết Hệ thống số kế toán được tổ chức khoa học, hợp lý
giúp cho việc lưu trữ, tổng hợp thông tin có hiệu quả, là cơ sở cho việc kiếm
tra các thủ tục kiểm soát trong quá tình xử lý chứng từ, đối chiếu giữa số liệu chỉ tiết và tổng hợp Hệ thống sổ sách kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát vì nó giúp nhà quản lý có được các thông tin đáng tin cậy
phục vụ cho việc ra quyết định
- Báo cáo kế toái
à giai đoạn cuối cùng của quá xử lý nhằm tổng
hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiết trên báo cáo Các thông tin
được thể hiện trên báo cáo tài chính thể hiện trung thực tình hình tài chính
Trang 23
loại, tỉnh đúng kỳ, qui trình chuyển số và tổng hợp chính xác ©) Clie thủ tục kiếm soát
“Các thủ tục kiểm soát do các nhà quản lý xây dựng dựa trên ba nguyên
tắc cơ bản: nguyên tắc bắt kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm rõ ràng và chế độ ủy quyền
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, quyền hạn và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc
nhiễu bộ phận trong một tổ chức Mục đích của nó là không một cá nhân hay
bộ phận nào được thực hiện mọi mặt của một nghiệp vụ từ khâu đầu đến khâu cuối Cơ sở của nguyên tắc này là trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận ít xảy ra hơn Việc phân
công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sự chun mơn hố và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc
Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt đối với một số công việc nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn để tham ô
tài sản của đơn vị và dễ nhận ra sự sai sót và gian lận Không được bố trí kiêm nhiệm các công việc có liên quan với nhau cho một người thực hiện,
sách kế
như tách biệt trách nhiệm bao quản tài sản và trách nhiệm ghi chép toán, hoặc chức năng thực hiện với chức năng kiểm soát
Nguyên tắc uỷ quyển và phê chuẩn: Người quản lý đơn vị không thể và
không nên quyết định mọi vẫn để và giải quyết mọi sự vụ trong don vi, ma
phải thực hiện sự uỷ quyền cho cấp dưới Theo đó, các cấp dưới được giao
cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định, thay mặt người quản lý chịu trách nhiệm về công việc đó Tuy vậy, người
Trang 24tiếp tục mở xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không mắt đi tính tập trung của đơn vị
Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiếm soát mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp Việc thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn giúp kiểm soát tốt hơn, do cấp trên vẫn duy trì sự kiểm soát đối với cấp dưới, đồng thời tránh được sai sót do một
người không phải giải quyết quá nhiều việc
1.2 NOL DUNG CAC KHOAN THU VA CHI TRONG TRU
1.2.1 Nội dung các khoản thu trong trường học
ING HOC “Các khoản thu trong trường học bao gồm các khoản thu như học phí, lệ phí, thu từ hoạt động dịch vụ phủ hợp với lĩnh vực chuyên môn và khả năng của đơn vị, các khoản thu từ hợp đồng đào tạo với các tổ chức trong và ngoài
nước, thu từ các hoạt động sản xuất, tiêu thụ sản phẩm thực hành thực tập, sản
phẩm thí nghiệm và các khoản thu khác Trong đó:
~ Thu học phí và lệ phí là các khoản thu theo quy định Bộ Giáo Dục và Đào Tạo và mức qui định riêng của từng Trường
~ Thu hoạt động dich vụ là các khoản thu đơn vị tận dụng cơ sở vật
chất, kỹ thuật và năng lực lao động sẵn có để tiền hành các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ: sản xuất, gia công, kinh doanh thương
mại, kinh doanh dịch vụ khoa học, nghiên cứu
~ Các khoản thu khác như: Thu lãi tiễn git
Trang 25đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, phúc lợi, tiền
thưởng
~ Chỉ hoạt động chuyên môn như: công tác đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ, nghiên cứu các công trình khoa hoe
~ Chi hành chính, dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, văn phòng phẩm,
công tác phí
~ Chi thanh toán hàng hóa địch vụ như: chỉ mua hàng hóa phục vụ chuyên môn ngành, sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng thường xuyên cơ sở vật chất máy móc thi bị tại đơn vị ~ Chỉ nghiên cứu khoa học, chỉ học bồng, tuyển sinh và các khoản chỉ khác
1.3 KIÊM SOÁT NỘI BỘ THU VÀ CHI TRONG TRUONG HOC
1.3.1 Đặc điểm môi trường kiếm soát trong trường học|I6|
a) Nhân tố bên trong
~ Đặc thù về quản lý: Đơn vị trường học có chức năng thực hiện các nhiệm vụ giáo dục do vậy quan điểm của các nhà quản lý ảnh hưởng trực tiếp
đến chính sách, chế độ, quy định, cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát của đơn vị trường học Hiệu trưởng nắm quyền điều hành chung, và thường xuyên kiểm tra nhắc nhở các các bộ phận trong Trường trong việc thực hiện kiểm tra
rà soát tắt cả các mặt hoạt động và đặc biệt quan tâm chú trọng đến khâu tài chính của Trường Các trường học có thu hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự
chịu trách nhiệm về tải chính vì vậy người quản lý trong đơn vị phải luôn
cquan tâm đến việc ban hành các qui chế làm sao kiểm soát tỐt nguồn thu của
Trang 26~ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tỗ chức trường học được tô chức theo mô hình trực tuyến chức năng, tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng Do các trường học
nhỏ nên bộ máy quản lý gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, tạo điều kiện thuận lợi trong công tác chỉ đạo, thực hiện nhiệm vụ Quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ rằng, các báo cáo về tổ chức hoạt động và báo cáo
về tài chính được qui định rõ ràng về cắp bậc để báo cáo
~ Chính sách nhân sự: Hiện nay, các đơn vị trường học đều xây dựng và 'ban hành các quy chế về tuyển dụng lao động tương đối phù hợp với nhu cầu
của mình Tuyển dúng người và tuyển dụng trên cơ sở thái độ làm việc, tỉnh
thần trách nhiệm với công việc, tuyển dụng nhân viên làm việc tại phòng kế
toán phải có năng lực, trình độ nghiệp vụ chuyên môn hiệu quả Mọi nghiệp
vụ liên quan đến hoạt động tài chính của các đơn vi trường bọc đều phải nắm
rõ tránh tình trạng thiếu năng lực dẫn đến sai phạm trong việc kiểm soát các
hoạt động thu và chỉ, gây thất thoát đến nguồn tài chính Mặt khác, chính sách tiền lương, chế độ khen thưởng tại các đơn vị trường học cũng được cải thiện
đã khuyến khích, động viên tỉnh thần làm việc của người lao động b) Nhân tổ bên ngoài
Các quy chế và thủ tục kiểm soát tại đơn vị ít nhiều ảnh hưởng bởi các chính sách của Nhà nước, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng, đường lối phát triển của đắt nước Chế độ kế toán, chính sách nhân sự phụ thuộc vào các
chính sách của Nhà nước, các đơn vị trưởng học căn cứ vào các văn bản hướng dẫn cụ thể để áp dụng thực hiện vào đơn vị mình 1.3.2 Tố chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát thu và chỉ trong trường học|18]
4) Công tác lập dự toán thu và chỉ
Trang 27
sai sót, gian lận trong thu và chi Qua kế hoạch đã lập, những thông tin về dự
toán thu và chỉ sẽ giúp Ban lãnh đạo các Trường biết trước các khoản thu và các khoản chỉ trong năm học mới, từ đó có thể đối chiếu với các khoản thu và chỉ thực tế xây ra, nếu có chênh lệch có thể tìm ra nguyên nhân và hướng xử
lý để tìm ra các phương án hoạt động để hướng đến đạt kế hoạch hoạt động mang lại hiệu quả cao nhất
Higu Trưởng các đơn vị thực hiện thông báo các bộ phận, phòng ban xây
dựng kế hoạch thu và chỉ của bộ phận mình Bộ phận kế hoạch, kế toán sẽ tổng hợp và lập dự toán thu và chỉ cho toàn đơn vị Định kỳ, đơn vị tiến hành
giữa thực hiện và số liệu kế hoạch đã được cơ quan chủ quản
duyệt Mọi sự khác biệt lớn giữa số liệu thực tế và số liệu kế hoạch sẽ được
phân tích và xử lý kịp thời
b) Hệ thống thơng tin kế tốn
~ Hệ thống chứng từ thu và chỉ : khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động thu và chỉ của đơn vị trường học đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ
Tắt cả chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế
toán đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chúng từ thì mới dùng chứng từ đó để ghỉ số kế toán; Đồi chiều chứng từ kế toán với các tà
liệu khác Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, chính xác, đầy đủ các yếu tố cơ bản của một bảng chứng từ, được đánh số liên tục đề có thẻ kiểm soát,
dễ truy cập khi cần thiết Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước sau
Trang 2820
Hai là: kể toán viên, kế toán trưởng kiểm tra, ký chứng từ kế toán và
trình Hiệu Trưởng phê duyệt
.Ba là: phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi số kế
toán
Bon là:lưu trữ và bảo quản chứng từ
Các chứng từ kế toán chủ yếu liên quan đến hoạt động thu và chỉ tai don
vi trường hoe:
+ Biên lai học phí: là giấy biên nhận đã thu tiền của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ
+ Biên lại thu các khoản phí và lệ ph
là những chứng từ ghỉ rõ nội dung loại phí, lệ phí thu theo quy định của từng đơn vị trường học
+ Bảng thanh toán lương: làm căn cứ đẻ thanh toán lương, phụ cấp, iém tra việc
các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương, đồng thời đẻ
thanh toán lương
+ Phiếu đề xuất: là chứng từ kể toán liệt kê các nội dung công việc đề
xuất thực hiện, là căn cứ để kiểm tra công việc, nội dung thanh toán có đúng với đề xuất đã được duyệt không
+ Hóa đơn mua hàng: là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng, giá cả
hàng hoá đã được mua, phương thức thanh tốn và một số thơng tin khác có liên quan
~ Hệ thống tài khoản và số sách: Các trường học phải tuân thủ các quy
định về áp dụng hệ thống kế toán, về số hiệu, tên gọi, nội dung, kết cấu,
phương pháp hạch toán của từng TK kế toán Dựa vào hệ thống kế toán do Bộ
tải chính ban hành, các đơn vị trường học căn cứ vào chức năng nhiệm vụ tính chất hoạt động, đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng đơn vị mình để nghiên cứu, lựa chọn những TK kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành hệ thống
Trang 29lý và các đối tượng khác Các tài khoản thể hiện nguồn thu phải lập chỉ tiết cho từng loại nguồn thu để kế toán dễ dàng theo dõi và kiểm tra
Số sách kế toán được dùng để ghi chép, và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vu
kinh tế phát sinh có liên quan đến hoạt động thu và chỉ của các đơn vị trường, học Để đáp ứng nhu cầu thông tin cho quản lý và dùng để kiểm tra tổng quát
tình hình hoạt tài chính của đơn vị Các tài khoản, số kế toán liên quan đến
các hoạt động thu và chỉ tại các đơn vị trường học
+ Các tài khoản: TK 511, TK $31, TK 661, TK 631
+ Các số kế toán: Số chỉ tiết doanh thu, sổ chỉ tiết từng tài khoản, số quỹ tiền mặt, số cái
~ Hệ thống báo cáo kể toán: Do đặc thù hoạt động mà hệ thống báo cáo kế toán của các đơn vị trường học khác so với các doanh nghiệp Các báo cáo tài chính dùng để tổng hợp tình hình thu và chỉ và kết quả hoạt động của đơn
vị, cung cấp thông tin chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ giúp lãnh đạo kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của
đơn vị Số liệu trên báo cáo được tập hợp từ các số liệu của số kế toán Các
mẫu báo cáo tải chính áp dụng cho đơn vị trường học có thu được quy định theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính Ngoài ra, để phục vụ cho công tác quản lý, kiểm tra tỉnh hình hoạt động của đơn vị, các
đơn vị trường học có thu xây dựng hệ thống báo cáo nội bộ riêng Các báo
cáo này được xây dựng dựa trên đặc thủ hoạt động và đặc điểm các khoản thu và chỉ phát sinh
1.3.3 Các thủ tục kiếm soát thu và chỉ 4) Thủ tục kiểm soát các khoản thu
* Mục tiêu kiểm soát
Trang 302
~ Các thông tin về các khoản thụ thể hiện trên các chứng, từ, số sách, báo
cáo phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực, và cung cấp kịp thời cho quản lý đơn vi
* Trình tự kiểm soát
Để kiểm soát tốt công tác thu tại đơn vị trường học thì đơn vị cần phân
chia trách nhiệm rõ ring cho các cá nhân, bộ phận tham gia trong các công việc cụ thể, đảm bảo không có một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện
một nghiệp vụ trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chun mơn hố trong cơng việc tạo cơ chế kiểm tra,
kiểm soát lẫn nhau Dinh ky, don vị phải tiến hành công tác kiểm tra việc ghỉ chép trên các chứng từ, số sách của các nhân viên liên quan để nhằm ngăn chăn và phát
hiện những gian lận, sai sót có thể xảy ra Chứng từ phải được lập
nội dung, các chỉ tiêu theo mẫu quy định Người lập chứng từ phải chịu trách nhiêm vẻ tính chính xác các thông tin thể hiện trên chứng từ Mọi chứng từ kế toán phải được luân chuyển theo trình tự và thời gian Bên cạnh đó còn sổ kế
toán và các báo cáo kế toán phải thể hiện được đầy đủ các thông tin liên quan về các khoản thu phát sinh trong kỳ
5) Thủ tục kiểm soát các khoản chỉ * Chỉ thanh toán cá nhân
~ Mục tiêu kiểm soát
+ Chỉ đúng đối tượng, đúng theo qui chế tiền lương do các đơn vị
trường học ban hành
+ Các chứng từ liên quan đến việc chỉ thanh toán cá nhân phải day du, rõ ràng và được cấp trên phê duyệt
~ Trình tự thủ tục kiểm soát
+ Kiểm sốt thơng qua c
Trang 31+ Kiểm sốt thơng qua việc phân công, phân nhiệm giữa các chức
năng theo đõi nhân sự, theo đõi thời gian và theo dõi cập nhập tiết dạy, chức năng tính lương và ghi chép lương
Chức năng nhân sự Do bộ phận nhân sự đảm nhận (Phòng Tổ chức hành chính) Bộ phận nhân sự thực hiện tuyển dụng lao động và ra quyết định
tiếp nhận lao động Trong hợp đồng lao động, quyết định điều động nhân sự được ký giữa Hiệu Trưởng và người lao động được tuyển dụng, ghi công việc được phân công đảm nhiệm, hệ số lương Hợp đồng này được lưu tại bộ phận
nhân sự, bộ phân tính lương, người lao động, bộ phân sử dụng lao động Bộ phân nhân sự sẽ lưu danh sách người lao động của đơn vị với các thông tin
liên quan về thời điểm vào công tác tại đơn vị, thời gian công tác, chức danh
công việc, hệ sổ lương tương ứng với thời gian công tác
Chức năng theo dồi lao động: Chức năng này bao gồm việc xác định thời gian lao động (số ngày công), khối lượng công việc, chất lượng công việc để làm cơ sở tính lương Người phụ trách các bộ phận sẽ lập các bảng chấm
công và các bảng ghỉ nhận kết quả công việc của các cá nhân thuộc bộ phận mình quản lý
“Chức năng tính lương và ghỉ chép lương: Bộ phận tính lương (phòng,
kế toán) có nhiệm vụ xác định về số lương phải trả cho từng đối tượng người
lao động dựa trên các cơ sở tính lương về: chức danh công việc, hệ số lương tương ứng, số ngày công lao động, khối lượng công việc hoàn thành Bộ phận
tính lương phải lập bảng thanh toán lương tổng hợp cho đơn vị, và bảng lương chỉ tiết cho từng bộ phận trong đơn vị
+ Kiểm soát chi phi tiền lương thông qua việc đối chiếu số liệu trên số
sách và chứng từ: Đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương, hệ số phụ cấp
Trang 3224
tại bộ phận nhân sự Sau đó đối chiếu số tiết dạy hoàn thành trên các bảng
thanh toán lương với bảng thống kê số tiết
+ Kiém tra việc tính toán trên bảng lương
Ngoài ra, việc kiểm soát các khoản trích theo lương (kinh phí cơng,
đồn, BHXH, BHYT) được thực hiện thông qua việc đối chiếu số liệu đã tính
với các căn cứ, tỷ lệ trích quy định
'Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các khoản trích theo lương
* Chi hành chính dịch vụ và phục vu: Gồm các khoản chỉ dịch vụ công,
cộng, thông tin liên lạc, văn phòng phẩm, công tác phí Đối với các khoản chỉ
dich vụ công công, thông tin liên lạc, công tác phí, văn phòng phẩm, nhiên liệu Đây là các khoản chỉ phí chiếm tỷ trọng không lớn nhưng phát sinh
thường xuyên và phân tán nên cơng tác kiểm sốt các khoản chỉ này cần tăng
cường thường xuyên liên tục ~ Mục tiêu kiém soát
+ Kiểm soát các khoản chỉ phí này thể hiện ở kiểm soát sự tuân thủ
các quy định hiện hành của Nhà nước, quy chế chỉ tiêu nội bộ của từng trường học + Kiểm soát các khoản chỉ phí bằng dự toán và các định mức chỉ phí ~ Trình tự thủ tục kiểm soát: + Kiểm soát sự tuân thủ qui chế chỉ tiêu nội bộ của các đơn vị trường học + Kiếm soát chỉ phí bằng các khoản nằm trong dự toán và mức khoán trong định mức
Trang 33+ Các chứng từ kế toán liên quan đến những khoản chỉ này đều phái
được kiểm tra bởi bộ phận kế toán trước khi người có thâm quyền duyệt chỉ
+ Kiểm soát qua việc đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên số kế
toán
ˆ* Chỉ nghiệp vụ chuyên môn:
~ Mục tiêu kiểm soát
+ Kiểm soát việc tuân thủ các tiêu chuẩn, định mức được các trường,
học ban hành cho các nội dung chỉ theo từng loại hình hoạt động
+ Kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ liên quan từng
hoạt động dịch vụ
~ Trình tự thủ tục kiểm soái
+ Kiểm sốt thơng qua việc phối hợp thực hiện giữa các bộ phận liên
quan và bộ phận kế toán về: cơng tác lập dự tốn chỉ hoạt động chuyên môn
,kế hoạch đào tạo vào đầu kỳ học , kiểm soát của bộ phận kế toán vẻ số liệu
dự toán, số liệu thực tế với các chứng từ liên quan đến các hoạt động chỉ nghiệp vụ chuyên môn tại đơn vị Theo đó, các thông tỉn liền quan đến từng nội dung chi phí của phải được thể hiện rõ trên các bảng dự toán chỉ phí, và
các bảng tổng hợp chỉ phí thực tế phát sinh
+ Hoạt động kiểm soát chỉ nghiệp vụ chuyên môn được thực hiện qua
các giai đoạn: lập dự toán chỉ phí, tiến hành thực hiện và quyết toán Ở giai
đoạn lập dự toán chỉ phí, hoạt động kiểm soát được thực hiện thông qua các bảng dự toán chỉ phí với các nội dung chỉ phí liên quan, các đối tượng tham
gia thực hiện Dự toán được lập trên cơ sở định mức chỉ phí đã được đơn vị
quy định Bảng dự toán chi phí phải được bộ phận kế toán thẩm định vẻ tính
Trang 3426
các đối tượng Người trực tiếp làm bảng dự toán phải chịu trách nhiệm về các
Trang 35KET LUAN CHUONG 1
Qua nội dung trình bày trong chương 1, lun văn đã nêu tổng quát những,
vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ, nội dung và vai trò của hệ thống kiểm soát
nội bộ Bên cạnh đó cũng đã nêu lên được các đặc điểm tài chính, các khoản thu và chí, và các nội dung kiểm soát các khoản thu và chỉ trong hệ thống các đơn vi giáo dục "Những lý luận được trình bày ở chương 1 sẽ là mục tiêu cho việc nghiên à chỉ và tìm ra các giải pháp nhằm ra cứu thực trạng kiểm soát các khoản thu
Trang 3628 CHUONG 2
THUC TRANG KIEM SOAT NOI BO THU
VA CHI TAI TRUONG CAO DANG KINH TE KY THUAT DONG DU DA NANG
2.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH PHÁT TRIÊN, CHỨC NĂNG VÀ
NHIEM VU CUA TRUONG CAO DANG DONG DU DA NANG
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Trường
Trường Cao đăng Đông Du Đà Nẵng được thành lập theo Quyết định số 7100/QĐ-BGD&ĐT-TCCB ngày 09/12/2003 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT Là trường Cao đẳng ngồi cơng lập được thành lập đầu tiên tại khu vực miền Trung va Tay nguyên
“Trường Cao ding Dong Du Da Ning chịu sự quản lý nhà nước về giáo đục trực thuộc Bộ Giáo Due va Dao tạo và chịu sự quản lý hành chính theo
lãnh thổ của Ủy ban nhân dân thành phố Da Nẵng, được hưởng các chính sách, chế độ của Nhà nước áp dụng cho hệ thống các trường đại hoc, cao ding
và trung học chun nghiệp ngồi cơng lập
Qui mé dio tạo hiện nay khoảng 2000 sinh viên với các bậc và ngành
thiết về nguồn nhân lực cho thành phố Đà nẵng và các tỉnh lân cận
Hiện trường có 5 phòng ban, 3 khoa đào tạo và 1 trung tâm Trường có quan hệ hợp tác với tổ chức quốc tế trong liên kết đảo tạo, nghiên cứu khoa
học, bồi dưỡng giáng viên
Có chức năng và nhiệm vụ của trường Cao Đẳng đa cấp đa ngành, đào
tạo và nghiên cứu khoa học, kết hợp chặt chẽ giữa giảng dạy và t
khai img
Trang 37
và Tây Nguyên Ngoài nhiệm vụ đào tạo cán bộ các ngành kinh tế và công nghệ có trình độ cử nhân cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp và dạy nghẻ
“Trường được phép đào tạo liên thông giữa các bậc hoe theo QD số 1196/QĐ- BGD&ĐT ngày 09/3/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đảo tạo
'Cơ sở vật chất: Trường được tọa lạc tại 2 cơ sở:
Co s6 1: 365 Phan Chu Trinh, TP Đà Nẵng, có diện tích sử dụng là 8200 mẺ, bao gồm 57 phòng học, 05 giảng đường, 05 xưởng thí nghiệm thực hành Điện, xây dung và 04 phòng thực hành điện tử - in học với các trang thiết bị
mới, nhiều phòng học đã được trang bị máy Projector phục vụ cho nhu cầu
đổi mới phương pháp giảng dạy đáp ứng yêu cầu của công tác đảo tạo với qui mô 5000 SVHS
Co s6 2: Đường Nguyễn Hữu Thọ, Quận Cẩm Lệ, Tp Da Nẵng Từ Năm 2010 đến năm 2015, tại cơ sở này Trường đầu tư xây dựng khu giảng đường,
phòng học , khu thí nghiệm thực hành, Khu thể dục thể thao và khu ký túc xá
Đáp ứng nhu cầu phục vụ cho qui mô từ 10.000 đến 12.000 SVHS
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Trường
Đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng và các trình độ thấp hơn
trong các lĩnh vực kỹ thuật ~ kinh tế theo qui định của pháp luật Đảo tạo lại,
'bồi dưỡng đội ngũ cán bộ giảng viên nhân viên theo tiêu chuẩn qui định của
"Nhà nước và theo yêu cầu của cơ quan, doanh nghiệp trong và ngoài nước “Xây dựng chương trình đào tạo, giáo trình, kế hoạch giảng dạy, học tập đối với các ngành nghề Trường được phép đảo tạo theo chương trình khung do B6 Giáo dục và Bao tạo qui định
“Thực hiện công tác tuyển sinh, quản lý quá trình đào tạo, công nhận tốt
nghiệp, cấp bằng tốt nghiệp theo qui định của Luật giáo dục, Điều Lệ trường,
Trang 3830
Xây dựng, đào tạo đội ngũ giảng viên bảo đảm đủ về số lượng cân đối về
cơ cấu trình độ theo tiêu chuẩn qui định của Nhà Nước
'Tổ chức khoa học và phát triển công nghệ, thực hiện gắn đảo tạo với nghiên cứu khoa học và lao động sản xuất để nâng cao chất lượng đảo tạo theo yêu cầu phát triển của ngành và sự phát triển kinh tế xã hội
“Thực hiện các hoạt động dịch vụ khoa học - kỹ thuật, chuyển giao công,
nghệ, thực nghiệm sản xuất, sản xuất - kinh doanh phù hợp với ngành nghề dao tao , tư vấn nghề nghiệp „ giới thiệu việc lảm
Thực hiện các quan hệ hợp tác quốc tế, liên kết, liên thông đào tạo, bồi
cưỡng nguồn nhân lực, nghiên cứu triển khai khoa học công nghệ với các cơ cquan, tổ chức cá nhân trong và ngoài nước Quai lý, sử dụng đắt đai, cơ sở vật chất, tải sản, các nguồn vốn theo qui định của pháp luật 2.2 DAC DIEM TAI CHINH CUA TRUONG CAO DANG BONG DU ĐÀ NẴNG
'Với đặc điểm là đơn vị sự nghiệp đảo tạo có thu, có tư cách pháp nhân, hoạt động theo nguồn kinh phí của chủ đầu tư, học phí của người học và một
số hoạt động nghiên cứu, tư vấn địch vụ có thu theo qui định của Nhà nước, có con đấu, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng để hoạt
động và giao dịch theo qui định của pháp luật
Ngay khi thành lập, Trường đã lập qui chế chỉ tiêu nội bộ số 01/QĐ- HĐQT ~ CDĐD ngày 01/02/2004 Hằng năm, Trường đều ban hành qui chế
chỉ tiêu nội bộ cho từng năm phù hợp với các qui định, hiện hành tài chính Đó là những văn bản có tính pháp lý để Trường thực hiện chỉ tiêu tải chính tại
Trang 39
Ngudn thu va chi tài chính tại Trưởng cụ thể sau
Nguồn thu: Nguồn thu từ học phí, day là nguồn thu chính của Trường
bên cạnh đó còn các khoản thu như lệ phí học lại, thì lại và các khoản thu khác Mức thu này thực hiện dựa trên bảng dự toán thu đuợc lập từ đầu năm và mức thu này do Hiệu Trưởng quyết định và cũng thực hiện theo qui định của nhà nước Nguồn thu tại Trường được sử dụng cho các hoạt động chỉ
thường xuyên của Trường “Các khoản chỉ
~ Chỉ thanh toán cá nhân như chỉ tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, phúc lợi, tiền
thưởng
~ Chỉ hoạt động chuyên môn như: mua sắm hàng hóa, vật tư dạy thực
hành, chỉ phí về biên soạn chương trình khung, đề cương chỉ tiết
- Chỉ hành chính, dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc, văn phòng phẩm, công tác phí
~ Chỉ thanh toán hàng hóa, dịch vụ như sửa chữa, duy tu, bảo dưỡng
thường xuyên cơ sở vật chất máy móc thiết bị tại đơn vị
= Chi hoe bing và các khoản chỉ khác
2.3 THỰC TRANG KIEM SOÁT NỘI BỘ THU VÀ CHI TẠI TRƯỜNG
CAO DANG DONG DU DA NANG
2.3.1 Môi trường kiểm soát 4) Các nhân tổ bên trong
* Đặc thù quản lý:
Với chức năng là đảo tạo nguồn nhân lực nên người đứng đầu trong
Trang 402
đã tác động tích cực đến việc kiểm soát tốt các mặt hoạt động nói chung và
hoạt động thu va chỉ nói riêng
'Với đặc thù là Trường dân lập nên Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị Kiêm Hiệu Trưởng nắm quyền điều hành chung Là một đơn vị hoạt động theo cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính Tắt cả các hoạt động thu và chỉ
diễn ra trong Trường đều phải thông qua người đứng đầu trong đơn vị Tuy
nhiên với việc mở rộng qui mô, loại hình đảo tạo, tuyển dụng thêm nhiều giáo
viên, xây dựng mới cơ sở vật chất, mua sắm thêm nhiễu vật tư dẫn đi
quan lý trở nên phức tạp hơn nhiều, nhiều vấn đề đã vượt ra
của Hiệu Trưởng, việc tổ chức hệ thống kế toán và các qui chế kiểm sốt khơng theo kịp sự phát triển, làm xuất hiện những bắt cập ảnh hưởng đến sự
phát triển của Trường, *+Cơ
Cơ cấu tô chức của Trường được thực hiện theo quyết định số 172/QĐ-
'CĐĐD ngày 30/11/2009 của Hiệu trưởng trường ban hành về qui chế, cơ cấu
tổ chức;
tổ chức hoạt động của Trường Xem hình 2.1
Hiện tại cơ cấu tổ chức của Trường Cao Đăng Đông Du Đà Nẵng theo mô hình trực tuyến chức năng, thực hiện nguyên tắc 1 thủ trưởng Hiệu trưởng là chủ tài khoản, người chịu trách nhiệm cao nhất trong nhà Trường về việc thực hiện các quy chế, quy định của nhà nước và của Ngành vẻ giáo dục, đảo tạo và phân cấp từ thấp đến cao để báo cáo các hoạt động tài chính
Trong cơ cấu tổ chức không có Ban Kiểm soát mà chỉ có Ban Thanh
tra trực thuộc BGH và kiêm nhiệm nhiều công việc Do đó, vấn đề kiểm soát các hoạt động thu và chỉ sẽ không được rà soát thiếu tính độc lập, khách
quan va dé xay ra sai sót