Luận văn Hoàn thiện kiểm soát nội bộ thu, chi tại trường cao đẳng nghề cơ điện xây dựng và nông lâm Trung Bộ nghiên cứu hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ thu, chi trong trường học; phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng nghề; đề xuất một số biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HỒ THỊ VUI
HOÀN THIỆN KIÊM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI
TAI TRUONG CAO DANG NGHE CO DIEN
XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ
LUẬN VAN THAC Si QUAN TRI KINH DOANH
Trang 2BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
HỒ THỊ VUL
HOAN THIEN KIEM SOAT NOI BO THU, CHI TAI TRUONG CAO DANG NGHE CO DIEN
XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ
Chuyên ngành: Kế toán Mi sé: 60.34.30
LUAN VAN THAC Si QUAN TRI KINH DOANH
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
“Tác giả luận văn
Trang 4MỤC LỤC
MO BAU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4, Phương pháp nghiên cứu
5 Bố cục đề tài
6 Téng quan tài liệu nghiên cứu
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ ĐÓI VỚI
HOẠT ĐỘNG THU, CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1 LÝ LUẬN CHUNG VE KIEM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thu)
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công, 1.1.3 Định nại
1.1.4 Các yếu tổ của hệ thống kiểm soát nội bộ 10
1.2 TÔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 24
1.2.1 Khái niệm va phân loại đơn vị sự nghiệp, 4 1.2.2 Đặc điểm các nghiệp vụ thu, chi trong don vi hành chính sự
về kiểm soát nội bộ
nghiệp 2
13 KIÊM SOÁT NOI BO THU, CHI NGAN SACH TRONG DON VI
SU NGHIEP GIAO DUC 31
1.3.1 Mục tiêu KSNB thu, chi trong don vị sự nghiệp giáo dục 31 1.3.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ thu, chỉ tại đơn vị
sự nghiệp giáo dục 31
Trang 5KẾT LUẬN CHƯƠNG I 40
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIÊM SỐT NỘI BỘ ĐƠI VỚI CÁC KHOẢN THU, CHI TAL TRUONG CAO DANG NGHE CƠ ĐIỆN
XÂY DUNG VA NONG LAM TRUNG BQ 41
2.1 ĐẶC DIEM VE TO CHUC VA HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG CAO ĐĂNG NGHÈ CƠ ĐIỆN, XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 41
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của trường cao đẳng nghề cơ điện
xây dựng và nông lâm trung bộ, al
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trường Cao đẳng nghề Cơ điện Xây
dựng và Nông Lâm Trung bộ 4
2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý Nhà trường 4
2.2 DAC DIEM NGHIEP VU THU, CHI CUA TRUONG CAO DANG NGHE CG DIEN XAY DUNG VA NONG LAM TRUNG BO 47
2.2.1 Đặc điểm các nghiệp vụ thu của Trường Cao đăng nghề Cơ
Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ 47
2.2.2 Đặc điểm các nghiệp vụ chỉ của Trường Cao Đẳng Nghề Cơ
Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ 48
2.3 MỤC TIÊU KIEM SOAT NOI BO THU, CHI TAI TRƯỜNG CAO DANG NGHE CG DIEN XAY DUNG VA NONG LAM TRUNG BO 51 2.4 ĐẶC DIEM VE MOI TRƯỜNG KIÊM SOÁT TẠI TRƯỜNG CAO DANG NGHE CG DIEN XAY DUNG VA NONG LAM TRUNG BO 51
2.4.1 Đặc thù về quản ly 51
2.4.2 Cơ cấu tô chức s2
2.4.3 Chính sách nhân sự 52
2.4.4, Ban kiém soat ¬ 53
Trang 62.5 TÔ CHỨC THÔNG TIN PHỤC VỤ KSNB TẠI TRƯỜNG CAO ĐĂNG NGHỆ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 54
2.5.1 Cơng tác dự tốn kế hoạch “4
2.5.2 Tổ chức thông tin 58
26 CÁC THU TỤC KIÊM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI TAL TRUONG
CAO BANG NGHE CO ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG
BỘ 60
2.6.1 Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ thu tại Trường CĐ 'Nghề Cơ Diện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ 60
2.6.2 Các thủ tục kiểm soát đối với các nghiệp vụ chỉ tại Trường CĐ Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ 6
2.7 ĐÁNH GIÁ KSNB CAC KHOAN THU, CHI TẠI TRƯỜNG CAO ĐĂNG NGHÈ CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VÀ NÔNG LÂM TRUNG BỘ 78
2.7.1 Những ưu điểm T8
2.7.2 Những hạn chế 19
KET LUAN CHUONG 2 82
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIEN HE THONG KIEM SOÁT NOI BOQ THU, CHI TAI TRUONG CAO DANG NGHE CO DIE!
XÂY DỰNG VÀ NÔNG LAM TRUNG BQ 8
3.1 SỰ CÂN THIẾT HỆ THONG KSNB TAI TRUONG CAO DANG
NGHE CƠ ĐIỆN XAY DUNG VA NONG LAM TRUNG BO 83
3.2 CAN CU DE HOAN THIEN VA CAC NGUYEN TAC CAN TUAN
THỦ XÂY DỰNG CÁC GIẢI PHÁP 84
3.2.1 Căn cứ hoàn thiện 84
3.2.2 Các nguyên tắc cần tuân thủ giải php 84
3.3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THÔNG KSNB TẠI TRƯỜNG CAO
Trang 73.3.1 Hồn thiện cơng tác lập dự tốn 85
3.3.2 Hồn thiện hệ thống kế toán 87
3⁄4 HOÀN THIEN CAC THU TỤC KIÊM SỐT 88
3.4.1 Hồn thiện thủ tục kiểm sodt thu 88
3.4.2 Hoàn thiện thủ tue kiém soat chi 90
3.4.3 Hoan thign hoat dong quản lý tài sản 98 3.4.4 Hoan thign hoat dong quản lý chất lượng giảng day 99
3.5 HOAN THIEN THONG TIN VA TRUYEN THONG 100
3.5.1 Hoan thign lập và luân chuyển chứng từ 100 3.5.2 Hoan thign hệ thống báo cáo và phân tích phục vụ kiểm soát
nội bộ thu, chỉ ngân sách ở Trường Cao Đảng Nghề Cơ Điện Xây Dựng
Va Nong Lam Trung BO 102
KET LUAN CHUONG 3 104
KẾT LUẬN 105
TÀI LIỆU THAM KHAO nhan ¬Ă 106
Trang 8DANH MỤC CÁC TỪ VIET TAT BCTC BGH BHTN BHXH BHYT CBVC CĐKT GDTX KSNB GD- DT HCSN KBNN NCKH NSNN PINT SXKD TC- HC TK TSCD XDCB Báo cáo tài chính Bán giám hiệu
'Bảo hiểm thất nghiệp
Bảo hiểm xã hội
: Bảo hiểm y tế : Cán bộ viên chức
Chế độ kế toán
+ Giáo đục thường xuyên
Kiểm soát nội bộ
Giáo dục đảo tạo Hành chính sự nghiệp Kho bạc nhà nước Nghiên cứu khoa học Ngân sách nhà nước Phát Triển Nông Thôn
Trang 9DANH MỤC CÁC BẰNG Số hiệu Tên bảng Trang, bang
21 Bang ngudn thu eta traimg CD Nghe Co Dign Xay Dung,
à Nông Lâm Trung Bộ 48
2:2 — Bảng nguồn thu của Trường CD Nghề Cơ Điện Xây Dựng|
à Nông Lâm Trung Bộ 50
Trang 10
DANH MỤC CÁC SƠ ĐÒ lồ hiệu A
sổ “Tên sơ đỏ Trang,
TT | Moi traning kiếm soát bên trong, 14
12 [Hệ thống kiếm soát nội bộ theo mô hình truyền thông | "20 T3 | Trinh ty ghi so theo hinh thức Nhật ký — 86 Cat 3 14 _ | Trinh ty ghi sO K€ toan theo hinh thie Nhgtky chung | '34 13 [Trình tự ghi số kế toán theo hình thức CTGS 35
21 [Cơ cấu tổ chức quản lý nhà trường 4
22 | Quy trinh lập dự toán thu sự nghiệp và thu khác 36 23 [ Quy trình luân chuyên chứng từ tại Trường CĐNCĐ | 58 24 [Quy trình nhân Kinh phí từ ngân sách cấp 60 2.5 | Qui trinh thu hoe phí băng tiên mặt 6 26 [Quy trình thu học phí học sinh học tại các trung tam 66
27 [Qui tình thanh toán tiên lương, 67
2.8 | Quitrinh thanh toán thu nhập tăng thêm 69
29 [Qụ trình thanh tốn học bơng Tï
210 [Quy trình thanh tốn vượt giờ T2
Z-IT | Quy trinh mua vat Tiga dung ew B
212 | Quy trinh chỉ thuê giảng mướn 7
Trang 11MO BAU 1 Tính cắp thiết của đề tài
Cơng tác kiểm sốt nội bộ thu, chỉ ngân sách trong những năm qua đã
có những chuyển biến bước đầu kể cả trong việc hình thành những tiêu chí, chuẩn mực riêng Tuy nhiên, xét cụ thể việc kiểm soát nội bộ thu, chỉ ngân
sách của các ngành, trong các lĩnh vực khác nhau vẫn chưa có bước chuyển
biến cơ bản Hoạt động kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực thu, chỉ ngân sách ở' Trường Đại học, Cao đảng đang có những vấn đề nảy sinh cần được nghiên cứu, hoàn thiện trên mọi phương diện để đáp ứng được yêu cầu công tác kiểm
soát nội bộ thu, chỉ ở Trường Đại học, Cao đẳng
Kiểm soát nội bộ thu, chỉ ngân sách đã được nghiên cứu và triển khai
trong các ngành, lĩnh vực khác nhau, nhưng cho đến nay chưa có tác giả nào
nghiên cứu chuyên sâu về kiểm soát nội bộ thu, chỉ ngân sách ở các Trường Đại học, Cao đẳng
Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lam Trung Bộ là
một Trường đào tạo nguồn lực lao động tại chỗ chủ yếu cho tỉnh Bình Định và các tỉnh lân cận Thực hiện chủ trương đổi mới và nâng cao hướng hoạt
động, Nhà trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quan lý, từng bước hoàn thiện các qui chế kiểm soát Tuy nhiên việc kiểm
soát nội bộ thu, chỉ ngân sách của Trường vẫn còn nhiều bắt cập, chưa được
{quan tim đúng mức nên không thể tránh khỏi những rủi ro, sai sót nhất định
trong quá trình quản lý tài chính, thơng tin kế tốn cũng chưa thể đáp ứng
được yêu cầu quản lý như: tính kịp thời, chính xác
Vì vậy tôi chọn đề tài “Hồn thiện kiểm sốt nội bộ thu, chỉ tại
Trường Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ" cho Luận văn Thạc sỹ kinh tế chuyên ngành kế toán
Trang 122 Mục tiêu nghiên cứu
~ Hệ thông hoa những vấn để lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát
nội bộ và hệ thống kiểm soát nội bộ thu, chi trong Trường học
~ Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Trường Cao đẳng,
nghề
~ Đề xuất một số biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Trường
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
~ Đối tượng nghiên cứu là hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống KSNB thu, chỉ tại nhà Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và
'Nông Lâm Trung Bộ ~ Pham vi nghiên cứu:
+ Không gian: Cao đẳng nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung
Bộ
+ Thời gian: Tập trung nghiên cứu từ năm 2011 đến 2012 4 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu 5 Bố cục đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đổi với các khoản thu, chỉ
trong đơn vị sự nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ đối với các khoản thu,
chi tai Trường Cao Đẳng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lâm Trung Bộ
Trang 136 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Trong những năm gần đây, công tác kiểm soát nội bộ đã từng bước đi
vào nề nếp, én định và có chất lượng, tác động tích cực đến hiệu quả hoạt
động của các đơn vị Nhà nước Do vậy, trong những năm qua đã có công
trình nghiên cứu vẻ kiếm soát nội bộ thu, chỉ trong đơn vị sự nghiệp giáo dục:
Luận văn thạc sĩ của Tác giả Mai Thị Lợi (năm 2008) với đề tài” Tăng,
cường kiểm soát nội bộ thu, chỉ ngân sách Nhà nước tại Trường Cao Đẳng công nghệ -Đại học Đà Nẵng ”
Đối tượng nghiên cứu: Là công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu,
chỉ sự nghiệp tại các Trường Cao đẳng công nghệ -Đại học Đà Nẵng
Pham vi nghiên cứu: nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm
soát nội bộ thu, chỉ tại Trường Cao đẳng công nghệ -Đại học Đà Nẵng nói
riêng
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp điều tra,
phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rð vấn để nghiên cứu
Những đề xuất này Tác giả tập trung chuyên sâu vào kiểm soát nội bộ
thu, chỉ ngân sách Nhà nước
Luận văn Thạc sĩ của Tác giả Nguyễn Anh Huân (2006) với đề tải “Tang cường kiểm soát nội bộ đổi với công tác thu, chỉ tại Trưởng Đại học Da Nang”
Đối tượng nghiên cứu: Là cơng tác kiểm sốt nội bộ các khoản thụ, chỉ
sự nghiệp tại các Trường Đại học Đà Nẵng
Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm
Trang 14Phương pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp điều tra,
phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đối chiếu với thực tế, chứng minh để làm rõ vấn đề nghiên cứu
'Kết quả nghiên cứu luận văn đã phân tích đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ đối với các hoạt động thu, chỉ tại Trường Đại học Đà Nẵng và đề xuất những biện pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ đối với các hoạt
động thụ, chỉ
Luận văn Thạc sĩ của tác giả Thái Thùy Linh (2010) với dé tai : "Hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chỉ sự nghiệp tại các Trường công lập thuộc phòng Giáo dục — Đào tạo Thanh Khê”
Đối tượng nghiên cứu : Công tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chỉ sự
nghiệp tại các trường công lập thuộc phòng giáo dục ~ Đảo tạo Thanh Khê Pham vi nghiên cứu : Nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm soát nội bộ thu, chỉ tại Đơn vị sự nghiệp giáo dục
Kết quả nghiên cứu của luận văn :
Thứ 1: Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận cơ bản về cơng tác kiểm sốt
nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục
Thứ 2: Thông qua nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại trường công lập thuộc phòng giáo dục - đảo tạo Thanh Khê, luận văn đã đưa ra được những
tổn tại trong công tác kiểm soát nội bộ thu, chỉ sự nghiệp tại các trường công
lập thuộc phòng Giáo dục ~ Đảo tạo Thanh Khê cũng như hướng khắc phục các tổn tại này từ đó giúp các đơn vị hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ các
Trang 15Hùng Vương
Đối tượng nghiên cứu : Công tác kiểm soát nội bộ các khoản thụ, chỉ sự nghiệp tại Trường Đại học Hùng Vương
Phạm vi nghiên cứu : Nghiên cứu về lý luận KSNB nói chung và kiểm soát nội bộ thu, chỉ tại Đơn vị sự nghiệp giáo dục
'Kết quả nghiên cứu của luận văn :
Thứ 1: Luận văn đã làm rõ cơ sở lý luận cơ bản về cơng tác kiểm sốt
nội bộ thu, chi trong đơn vị sự nghiệp giáo dục
Thứ 2: Thông qua nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại Trường Đại học
Hùng Vương, luận văn đã đưa ra được những tổn tại trong cơng tác kiểm sốt
bộ thu, chỉ sự nghiệp tại Trường Đại học Hùng Vương cũng như hướng
khắc phục các
tại này từ đó giúp các đơn vị hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ các khoản thu, chỉ sự nghiệp góp phần tăng cường công tác quản lý, sử dung có hiệu quả các nguồn lực
Nhu vay, các công trình nghiên cứu trên đã nghiên cứu các vấn đề chủ
yếu sau: Thực trạng KSNB thu, chỉ Ngân sách tại đơn vị, nhận thấy những mặt tồn tại của đơn vị từ đó đề xuất những giải pháp hoàn thiện
Tuy nhiên Trường Cao Đảng Nghề Cơ Điện Xây Dựng và Nông Lam
Trang 16CHUONG 1
CO SO LY LUAN VE KIEM SOAT NOI BQ DOI VOI
HOAT DONG THU, CHI TRONG DON VI SU NGHIEP
1.1 LY LUAN CHUNG VỀ KIỀM SOÁT NỘI BỘ
1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ
Trong một tổ chức luôn có sự mâu thuẫn lợi ích : Giữa lợi ích cá nhân với lợi ích tập thể, giữa lợi ích người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp Để dân
cho các cá nhân không vì lợi ích riêng tư mà làm tốn hại đến lợi ích tập thể,
mâu thuẫn này cần phải đặt ra quy định để ràng buộc sao
người lao động không từ bỏ lợi ích cá nhân mà cũng không làm tổn hại đến lợi ích chủ doanh nghiệp
Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị Nhìn dưới góc độ của chủ động
phòng ngừa, ngăn chặn sai phạm và yếu kém, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức
'Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thể kỷ 20 trong các tài
liệu kiểm toán Từ thập niên 1940, các tổ chúc kế tốn cơng và kiếm toán nội
bộ Hoa Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn vẻ tìm
hiểu KSNB trong các cuộc kiếm toán
Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực
thiết kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống,
NB và vận dụng trong các cuộc kiểm toán Đạo luật chống hành vỉ
hối lộ ở nước ngoài 1977, các báo céo ca Cohen Commission vi FEL
(Financial Executive Institute) déu đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống
kế toán và KSNB Uỷ ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các
Trang 17bộ của tổ chức Năm 1979, Hiệp hội kế tốn viên cơng chứng Hoa Kỳ
(AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm
đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB, Giai đoạn
từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ đã tiến
hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá hệ thống KSNB.Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào
KSNB cảng mạnh mẽ hơn
Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường
goi la Uy ban Treaway) được thành lập năm 1985, Uỷ ban các tổ chức đồng,
bảo trợ (COSO) của Hội đồng quốc gia chồng gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992:
~ Thống nhất định nghĩa về KSNB để phục vụ cho nhu cầu của các đối
tượng khác nhau
~_ Cung cấp đầy đủ một hệ thống tiêu chuẩn để giúp các đơn vị có thể đánh giá hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện
Bao cáo COSO năm 1992 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ bản về
KSNB
Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về KSNB ở nhiễu lĩnh vực ra
đời như
- Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa trên báo cáo COSO 1992, COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp
- Phát triển theo hướng chuyên sâu vào những ngành nghề cụ thể: báo cáo Basle 1998 cia Uy ban Basle các ngân hàng trung ương công
Trang 18~ Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới có khuynh hướng xây dựng một khuôn khổ lý thuyết riêng về KSNB, điển hình
là báo cáo COSO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh),
1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của KSNB trong khu vực công
“Trong lĩnh vực công, KSNB rất được xem trong, nó là một đối tượng, được quan tâm đặc biệt của kiểm toán viên Nhà nước,
Một số quốc gia như Mỹ, Canada đã có những công bố chính thức về
KSN áp dụng cho các cơ quan hành chính sự nghiệp Chuẩn mực về kiểm
toán của Tổng kế toán nhà nước Hoa Kỳ (GAO) 1999 có đề cập đến vấn đề
KSNB đặc thù trong tổ chức hành chính sự nghiệp GAO đưa ra năm
yếu tố về KSNB bao gồm các quy định về môi trường kiểm soát, đánh giá
rủi ro, các hoạt động kiểm sốt, thơng tin và truyền thông, giám sát
'Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức quốc tế các co quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán
Kiém soát nội bộ theo mô hình truyền thống bao gồm ba yếu tố : Môi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin kế toán, thủ tục kiểm soát
1.1.3 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ a Dinh nghia vé KSNB theo INTOSAI
mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định
Hướng dẫn chị nghĩa về KSNB như sau:
KSNB là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương
pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức
Tài liệu hướng dẫn của INTOSAI được cập nhật vào năm 2001, trình
Trang 19thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt
được nhiệm vụ của tổ chức
So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị đạo đức được thêm vào Mục tiêu của KSNB được nhắn mạnh thêm, đó chính là Tầm quan trọng của hành vỉ đạo đức cũng như sự ngăn chặn và phát hiện sự gian trá và tham nhũng trong khu vực công
Ngân sách nhà nước được phân bố rộng rải Chính vì vậy cần có
các kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách dược sử dụng đúng mục dích, các tải sản khơng bị thất thốt hay lãng phí Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực
cần được nhắn mạnh thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công
Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trỉ KSNB hữu hiệu trong
khu vực công Vì vậy, các lãnh đạo của Chính phủ rất quan tâm đến
tài liệu này Các nhà lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tải liệu này là một nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức
b Nục tiêu của hệ thống KSNB
-Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình
kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không, cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực
~ Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin : thông tin kinh tế, tài chính do
bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành
các quyết định của các nhà quản lý
~ Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý : Hệ thống kiểm soát nội
bộ được thiết lập trong doanh nghiệp phải đảm báo các quyết định và chế độ
pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cần tuân thủ đúng mực
Trang 20sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác
nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm sốt thích
hợp
© Vai trị chủ yếu của hệ thắng KSIVB
Hội đồng quản trị và ban quản lý đặt ra các mục tiêu và muốn thực hiện các mục tiêu đó bằng nhiều biện pháp trong đó hệ thống KSNB là một trong
số đó và có vai trò quan trọng vì
~ Bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của thông tin
~ Giúp cho việc tuân thủ chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các
quy định
- Giúp bảo vệ tải sin
~ Giúp sử dụng nguồn lực tiết kiệm và hiệu quả
- Giúp thực hiện các mục tiêu để ra cho các hoạt động hoặc chương,
trình Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại các lợi ích sau
= Bam bao tinh chính xác của các số liệu kế toán và BCTC của công ty,
đơn vị
~ Giảm bớt rủi ro, gian lận, hoặc trộm cắp do bên ngoài, nhân viên công
ty, đơn vị gây ra
~ Giảm bớt rủi ro hoặc sai sót không cố ý của nhân viên gây tổn hại cho
công ty, don vi
- Giảm bớt rủi ro do không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh, hoạt động của công ty hoặc đơn vị
~ Ngăn chặn rủi ro đo quản lý
1.1.4 Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ
Trang 21của pháp luật và của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nơng Thơn Kiểm sốt
nội bộ theo mô hình truyền thống có ba yếu tố: Mơi trường kiểm sốt, hệ
thống thơng tin kế tốn, thủ tục kiểm soát Các yếu tố này đảm bảo cho đơn vị
tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót, bảo vệ và quản lý tài sản có hiệu qua
a Các yếu tổ của hệ thống kiểm soát nội bộ theo mô hình truyền thống ~ Mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý
cdữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ
Mơi trường kiểm sốt đã tạo nên một sắc thái chung cho một tổ
chứ
soát là nền tảng cho tat cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp › ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên Môi trường kiểm kỷ cương, dao đức và cơ cấu tổ chức Các nhân tố trong mơi trường kiểm sốt
bao gồm:
+ Đặc thủ quản lý
Đặc thù quan lý thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của nhà lãnh
đạo khi điều hành Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho ring KSNB 1a quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB Tỉnh thần này
biểu hiện ra thành những quy định đạo đức ứng xử trong cơ quan Ví dụ như
việc xây dựng kiểm toán nội bộ trong KSNB thể hiện sự quan tâm của lãnh
đạo đến KSNB
Ngược lại, nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng KSNB
khong quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB
Kết quả là KSNB cl thật sự, dẫn đến
Trang 22+ Cơ cấu tổ chức
Một cơ cấu tố chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy
quyền và phân công trách nhiệm Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp Hoạt động được xem là không phù hợp là những,
hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận
Cơ cấu tổ chức bao gồm:
©_ Sự phân chia quyền và trách nhiệm báo cáo ©_ Hệ thống báo cáo phủ hợp
Trong cơ cấu tổ chức cũng bao gồm bộ phận kiểm toán nội bộ, ban kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán và báo cáo trực rong cơ quan ¬+ Chính sách nhân sự al sách nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, huấn luyện, giáo
dục, đánh giá, bỗ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật, hướng dẫn nhân viên Mỗi cá nhân đóng vai trò quan trọng trong KSNB Khả năng, sự tin cậy
của nhân viên rất cần thiết để kiểm soát được hữu hiệu Vì vậy, cách thức
tuyển dụng, huấn luyện, giáo dục, đánh giá, bỗ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật là một phần quan trọng trong mơi trường kiểm sốt Nhân viên được tuyển dụng phải bảo đảm được về tư cách đạo đức cũng như kinh
nghiệm để thực hiện công việc được giao
Nhà lãnh đạo cần thiết lập các chương động viên, khuyến
khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các
hoạt động cu thé
Trang 23+ Công tác kế hoạch
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu, chỉ quỳ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt
động và sự luân chuyển tiễn trong tương lai là những nhân tổ quan trong trong
môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rat hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo đõi những nhân tố ảnh hướng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vắt sắt thường và xử lý, điều kế hoạch kịp thời + Ủy bạn kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những, chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm
'vụ và quyền hạn sau :
« _ Giám sát sự chấp hành luật pháp của đơn vi + Kiếm tra và giám sát công việc của KTV nội bộ © _ Giám sát tiến trình lập BCTC
®_ Dung hòa những bắt đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài
Trang 24Đặc thù quân Wy Công tác kế hoạch
So dé 1.1: Mơi trường kiểm sốt bên trong
Mơi trường kiểm sốt chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào
những nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm : Sự kiểm soát
của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi
trường pháp lý, đường lồi phát triển của đất nước
~ Hệ thống thông tin kể toán
Mỗi thành phần của hệ thống kiểm soát đều có những đặc trưng riêng độc lập nhưng đồng thời cũng có sự kết hợp chặt chẽ tương tác lẫn nhau trong
một hệ thống Trong những thành phần trên, hệ thống thơng tỉn kế tốn có một vai trò quan trọng trong việc lựa chọn, đo lường, ghi chép, tổng hợp và
Trang 25thông tin đánh giá và ra quyết định
tần thiết cho nhà
'Hệ thống thông tin kế tốn cung cấp những thơng tin
quản lý và đóng vai trò trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị thể hiện ở hệ thống ghi sổ kép, hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ ghi số tiêu
chuẩn, bảng cân đối tài khoản
'Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình bao gồm ba giai đoạn: + Lập chứng từ kế toán: Là giai đoạn đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và
phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh
+ Số sách kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế
toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp các thông tin tổng hợp trên báo cáo
+ Báo cáo kế toán: Là giai đoạn cuối cùng nhằm tống hợp số liệu trên số sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo (bảng tổng hợp, cân đối kế tốn)
Một hệ thống thơng tin kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu
kiểm soát chỉ tiết như tính có thực, sự phê chuẩn, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng kỳ, quá trình chuyển số và tổng hợp chính xác
Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan
trọng trong cơng tác kiểm sốt nội bộ
Mục đích của một hệ thống kể toán của một tổ chức là sự nhận biết thu
thập và phân loại, ghi số và báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức
đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kể toán Một hệ
thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chỉ tiết
+ Tính có thực: Cơ cấu kiểm sốt khơng cho phép ghi chép những
nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị
+ Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn
Trang 26+ Tính đầy đủ : Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
+ Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí
+ Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ
tài khoản và ghi nhận đúng đắn các loại số sách kế toán
+ Tính đúng ki : Bảo đảm việc ghỉ sổ các nghiệp vụ phát sinh thực hiện kịp thời theo quy định
+ Quá trình chuyển số và tổng hợp chính xác : Số liệu kế toán được ghi vào số phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác
trên báo cáo tải chính ~ Thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát là các bước công việc, các nội dung cẳn phải kiểm soát, Các thủ tục kiểm soát do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể Các thủ_ tục kiểm soát được thiết lập
phải dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc bắt kiêm nhiệm và nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn
« _ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Trong một tổ chức có nhiều người cùng làm thì các công việc trong tổ chức phải được phân công hợp lý cho tất cả mọi người trong tổ chức, không để một số người phải làm quá nhiều việc trong khi đó một số người khác lại
không có việc làm Phân công phân nhiệm rõ rằng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát Bởi vì trên cơ sở phân công phân nhiệm rõ rằng, mỗi người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của
Trang 27©_ Nguyên tắc bắt kiêm nhiệm
'Bắt kiêm nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn
ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý Đặc biệt trong những trường hợp sau, nguyên tắc bắt kiêm nhiệm phải được tôn trọng:
Bat kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản với kế toán
Bắt kiêm nhiệm trong việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy
'Bắt kiêm nhiệm giữa việc điều hành với trách nhiệm ghi số ® Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn
Dé thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát thi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định
'Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chía trích nhiệm và quyền hạn mã vẫn không lam mất tính tập trung của đơn vị Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyển yêu cầu tất cả các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn
Dựa vào các nguyên tắc trên các loại thủ tục kiểm soát chủ yếu bao
gồm:
+ Phân chia trách nhiệm đầy đủ
Phan chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc Chính vì vậy, không một thành viên nào được giao thực hiện công việc từ lúc bắt đầu
én khi kết thúc, không một cá nhân nào được thực hiện kiêm nhiệm các chức năng: Phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo vệ tải sản Mục đích của phân chia trách nhiệm là tạo ra sự kiểm soát lẫn nhau, nhanh chóng phát
hiện sai sót và hạn chế cí
c hành vi gian lận trong quá trình thực hiện
Trang 28đồng giữa các nhân viên Vì vậy nhà quản lý cần phái kiểm tra, đánh giá
thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mồi quan hệ giữa các thành viên thực hiện nhiệm vụ
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ
“Các thủ tục kiểm soát bao gồm: Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu tài liệu liên quan đến đơn vị; kiểm tra tính chính xác của các số
liệu tính toán, kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học; kiểm tra
số liệu giữa số kế toán tổng hợp và số kế toán chỉ tiết, đối chiều số liệu nội
bộ với bên ngoài, so sánh đối chiều kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên số kế toán Cần đảm bảo việc kiểm soát chặt chẽ hệ thông chứng từ, số sách kế toán; việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn trong kiểm soát quá trình xử lý thơng tin 6 sich kế tốn cần chú Để kiểm soát có hiệu quả hệ thống chứng
® Phải đánh số chứng từ liên tục để dễ dàng kiểm soát, tránh thất lạc và dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết
© Chứng từ và số sách phải ghi chép ngay tại thời điểm phát sinh
nghiệp vụ dé dim bảo tính tin cậy và giảm khả nang sai sét
® Ghi chép chứng từ, số sách phải ngắn gọn, dễ hiểu
+ Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý
© Mẫu chứng từ và số sách kế toán phải phù hợp với quy định của Nhà
nước,
+ Số sách, chứng từ phải đóng lại chắc chắn, đánh số trang để dễ dàng, ưu trừ và bảo quản theo nguyên tắc bảo mật
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ, hoạt động:
Trang 29Sự phê chuẩn có thể là phê chuẩn chung hoặc phê chuẩn cụ thể Phê
chuẩn chung được thực hiện cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế, thông qua việc các nhà quản lý cấp cao nhất xây dựng các chính sách để cấp dưới và
nhân viên của tổ chức thực thi trong pham vi giới hạn của chính sách đó Phê
chuẩn cụ thể được thực hiện đối với từng nghiệp vụ riêng biệt
+ Kiểm soát vật chất
Các hoạt động kiểm soát này chính là việc hạn chế việc tiếp cận tài sản, sử dụng các thiết bị để hạn chế rủi ro, kiểm kê tài sản định kỳ, bảo quản chứng từ và số sách ghi chép Ví dụ: Tài sản trong đơn vị có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng két sắt, khóa, tường rảo vả chỉ có các cá nhân có thấm quyền mới được tiếp cận
+ Kiểm soát độc lập với việc thực hiện
Là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập
với người thực hiện hoạt động đó tiến hành Nhu cẩu đối với kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hướng thay đổi theo thời
gian, nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ_ tục, hoặc trở nên cấu thả trừ khi có ai đó thực hiện việc quan sát và đánh giá
công việc thực hiện của họ, ngoài ra những sai phạm có thể vô tình hay cố ý đều có thể xảy ra, bắt luận chất lượng của quá trình kiểm soát là như thể nào
Trang 3020
Các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ được mô tả bằng sơ đồ:
HỆ THƠNG KIÊM SỐT NỘI BỘ i
Mỗi truimg kiém soat_| {HE thing thing tin ké toán (Cée thi tue kiểm soát
{ 1 — ~ Nguyên tắc phân công phân
Gácmand | [ Các CD [êm cu
benirone | |mmâmó | |: sín ben - Nguyễn tắc uỷ quyển và phê “Nguyentchtkêm hiện — |, |
ngoài chân
Số
Dehn sich mauuinan
quản lý Sự kiểm) soát của toán kế = Lip, kiểm tra, so sánh và phế lại sợ quan chức duyệt các số iệu tải liệu lên quan đến
¬ donvi
- Kiểm tra tinh chính xác của các số
Quả BCTC liệu nh toán
¬ "| - Kiểm tra chương tình ứng dụng và
Môi mỗi trường tín học
Lt ‘phar - Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng
— W hợp và sổ kế toán chỉ tết
Chin - Kiểm tra và phê duyệt các tải liệu kế
nhân sự B nội bộ với bên ngoài
Dương
- bi So si Xết quả kiệm kế thực
Công tác triển tế với ố liệu trên số kế toán
kếhoạch Le} của đắc mu = Gigi hạn việc tiếp cận trực tiếp với : i nước fe tai sin va ede tai liệu kế toán
tha - Phân tích, so sinh giữa số liệu thực
liếm tế và số liệu kế hoạch
soát
Trang 3121
b Các yếu tố của hệ thông kiểm soát nội bộ theo mô hình INTOS.AT INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm: Môi trường kiểm soát,
đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông ; giám sát ~ Môi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý
dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ
Các nhân tố bên trong bao Đặc thù quản ly; Co
chính sách nhân sự ; Công tác kế hoạch; Ủy ban kiểm soát
chức;
- Đánh giá rủi ro
'KSNB phục vụ để đạt mục tiêu tô chức, việc đánh giá rủi ro là rất quan
trọng vì nó ghi nhận các sự kiện quan trọng đe dọa đến mục tiêu, nhiệm vụ
của đơn vị
Phân tích đánh giá rủi ro để thu hẹp vào những rủi ro chủ yếu
Việc nhận dạng rủi ro chủ yếu hết sức quan trọng, vì nó liên quan đến những,
đe dọa của rủi ro và liên quan đến sự phân chia trách nhiệm và nguồn lực đối
phé rai ro
Đánh giá rủi ro bao gồm quá trình nhận dạng và phân tích các rủi ro de
dọa mục tiêu của tổ chức và xác định biện pháp xử lý phù hợp
+ Nhận dang rủi ro
Rai ro bao gồm rủi ro bên ngoài và rủi ro bên trong, rủi ro ở cấp toàn
đơn vị và rủi ro từng hoạt động Rủi ro được xem xét liên tục trong
suốt quá trình hoạt động của đơn vị Liên quan đến khu vực công, các cơ
{quan nha nước phải quản trị rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu giao phó + Đánh giá rủi ro
Là đánh giá tầm quan trọng, ước tính thiệt hại mà rủi ro gây ra và khả
Trang 322
loại rủi ro Tuy nhiên, phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống Ví dụ,
phải xây dựng các tiêu chí đánh giá rủi ro, sau đó sắp xếp thứ tự các rủi
ro, dựa vào đó nhà lãnh đạo sẽ phân bổ nguồn lực đối phó rủi ro + Phát triển các biện pháp đối phó
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro: phân tán rủi ro, chấp nhận rủi ro,
tránh né rủi ro và xử lý hạn chế rủi ro Trong phần lớn các trường hợp các
rủi ro phải được xử lý hạn chế và đơn vị duy trì KSNB để có biện pháp
thích hợp, bởi vì đơn vị của nhà nước phải làm theo nhiệm vụ được giao
Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi
ích và chỉ phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự
chuẩn bị tốt hơn
Khi môi trường thay đối như các điều kiện về kinh tế, chế độ của nhà
nước, công nghệ, luật pháp sẽ làm rủi ro thay đổi thì việc đánh giá rủi ro cũng
nên thường xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời ky
~ Hoạt động kiếm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi
ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt trong tổ chức, ở các mức độ và các chức năng Hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro
Cân bằng giữa thủ tục kiểm soát phát hiện và phòng ngừa là phối hợp các hoạt động kiểm soát đẻ hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục
kiểm sốt
- Thơng tin và truyền thông
Thông tin trong một tổ chức được nghiên cứu nhằm phục vụ cho quá
Trang 332 bắt kỳ tin tức nào cũng trở thành thông tin cần thiết mà nó phải đáp ứng được các yêu cầu + Tính chính xác: thông tin phải phản ánh đúng bản chất nội dung tình huống
+ Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng lúc, đúng thời
điểm theo yêu cầu của các nhà quản trị
+ Tính đầy đủ và hệ thống: Thông tin phải phản ánh đầy đủ mọi khía cạnh của tình huống giúp người sử dụng có thể đánh giá vấn đề một cách toàn
diện
+ Tính bảo mật: Đòi hỏi thông tin phải được cung cắp đúng người phù hợp với quyền hạn và trách nhiệm của họ
Thông tin được cung cắp qua hệ thống thơng tin Ngồi ra các phân hệ
thông tin khác như lưu trữ, tra cứu cũng rất cần thiết đối với KSNB vì nó
cung cấp cơ sở cho những nhận định, phân tích tinh hình hoạt động, về những rủi ro và những cơ hội liên quan đến hoạt động của đơn vị Thông tin có thể
thu thập từ nhiều nguồn: Từ internet, từ số liệu của các cơ quan chức năng, từ
báo đài hoặc tự tổ chức mạng lưới thu thập
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Các kênh truyền thông bao
dưới phản hỗi lên cấp
gồm truyền thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ
trên, trao đổi giữa các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng
'bên ngoài ~ Giám sát
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế không và có cần thiết phải sửa đổi chúng
Trang 34”
thực hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp hoặc xem xét các báo cáo hoạt động,
và phát hiện các biến động bắt thường
Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do cée kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện
1.2 TONG QUAN VE DON VI SY NGHIEP
1.2.1 Khái niệm và phân loại đơn vị sự nghiệp a Khái niệm
Don vi su nghiệp là những tổ chức do các cơ quan Nhà nước có thẳm quyền thành lập đẻ thực hiện các hoạt động sự nghiệp, không nằm trong
những ngành sản xuất ra của cải vật chất Đơn vị sự nghiệp thực hiện nhiệm
vụ chính trị được giao do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quyết định thành
lập Trong quá trình hoạt động đơn vị sự nghiệp được Nhà nước cho phép thu các hoạt động dịch vụ hay các loại phí để bù đắp một phần hoặc toàn bộ chỉ phí hoạt động, tăng thu nhập cho cán bô, công chức và bổ sung tái tạo chỉ phí hoạt động thường xuyên của đơn vị
5 Phân loại
Dựa vào các tiêu thức khác nhau đơn vị sự nghiệp có thu cũng được
phân thành nhiều loại khác nhau
- Căn cứ vào vị trí, đơn vị sự nghiệp có thu gồm:
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ở trung ương như Đài tiếng nói Việt Nam,
Đài phát thanh và truyền hình Việt Nam, các bệnh viện, trường học do các Bộ, ngành, cơ quan ở trung ương quản lý
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ở địa phương như Đài phát thanh truyền hình ở các địa phương, các bệnh viện, trường học do địa phương quản lý
Trang 3535 nghiệp có thu bao gồm:
+ Đơn vị sự nghiệp giáo dục, đảo tạo
+ Đơn vị sự nghiệp y tế ( Bảo vệ chăm sóc sức khỏe nhân dân) + Đơn vị sự nghiệp văn hố, thơng tin
+ Đơn vị sự nghiệp phát thanh, truyền hình
+ Đơn vị sự nghiệp dân số-trẻ em, kế hoạch hoá gia đình + Đơn vị sự nghiệp thể dục, thể thao
+ Don vi sự nghiệp khoa học công nghệ, môi trường
+ Đơn vị sự nghiệp kinh tế (Duy tu, sửa chữa đê điều, trạm trại)
+ Đơn vị sự nghiệp có thu khác
~ Căn cứ vào chủ thể thành lập thì đơn vị sự nghiệp gồm:
+ Đơn vị sự nghiệp có thu công lập: Do các cơ quan Nhà nước có thẳm
quyền trực tiếp ra quyết định thành lập
+ Đơn vị sự nghiệp có thu ngồi cơng lập như bán công, dân lập, tư nhân:Được co quan Nhà nước có thắm quyền cho phép thành lập, đăng ký hoặc công nhận + Đơn vị sự nghiệp có thu của các tổ chức chính trị, chính trị xã hội Do các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội thành lập + Đơn vị sự nghiệp có thu của các tổ chức xã hội, xã hội - nghề nghiệp + Đơn vị sự nghiệp có thu do các Tổng công ty thành lập
- Căn cứ vào kha năng thu của đơn vị, đơn vị sự nghiệp được phân loại như sau:
+ Đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm toàn bộ chỉ phí hoạt động thường
xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm chỉ phí hoạt động): Là đơn vị sự
nghiệp có nguồn thu bảo đảm toàn bộ chỉ phí hoạt động thường xuyên, NSNN không phải cắp kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên cho đơn vị
Trang 36thường xuyên (gọi tắt là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chỉ phí hoạt
động): Là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp chưa tự trang trải toàn bộ chỉ phí
hoạt động thường xuyên, NSNN vẫn phải cấp một phần kinh phí hoạt động
thường xuyên cho đơn vị
+ Đơn vị sự nghiệp do ngân sich nhà nước bảo đảm toàn bộ el
hoạt động : Là đơn vị có nguồn thu sự nghiệp thấp, đơn vị không có nguồn
thu Kinh phí hoạt động thường xuyên do NSNN bảo đảm toàn bộ (gọi tắt là don vi sự nghiệp do NSNN bảo đảm toàn bộ chỉ phí hoạt động)
~ Cách xác định để phân loại don vị sự nghiệp là căn cứ vào mức tu bio phí đảm chỉ phí hoạt động thường xuyên của đơn vị theo công thức sau: Tổng số nguồn thu Mức tự đảm bảo thu sự
êp thườ R hoạt động
nghiệp thường xuyên của “Tổng số chỉ hoạt động x— 100% đơn visy nghiệp thường xuyên
Trong đó : Tổng số nguồn thu sự nghiệp và tổng số chỉ hoạt động 'thường xuyên tính theo dự toán thu, chỉ của năm đầu thời kỳ ổn định
+ Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chỉ phí hoạt động : Là đơn vị sự
nghiệp có nguồn thu sự nghiệp tự bảo đảm toàn bộ chỉ phí hoạt động thường xuyên, xác định theo công thức trên, bằng hoặc lớn hơn 100%
+ Đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chỉ phí hoạt động: Là đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chỉ phí hoạt động thường xuyên xác định theo công thức trên, từ trên 10% đến dưới 100%
+ Đơn vi sự nghiệp do NSNN bảo đảm toàn bộ chỉ phí hoạt đông, gồm: Đơn vị sự nghiệp có mức tự bảo đảm chỉ phí hoạt động thường xuyên xác
Trang 37Pu
1.2.2 Đặc điểm các nghiệp vụ thu, chỉ trong đơn vị hành chính sự nghiệp
a Hoạt động thụ
“Trong quá trình hoạt động các đơn vị sự nghiệp có các khoản thu như sau: Thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước, thu các khoản thu khác:
~ Thu sự nghiệp là các khoản thu gắn liền với hoạt động chuyên môn,
nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ của ngành được giao Các khoản thu này không phải là các khoản phí, lệ phí quy định trong Pháp lệnh phí, lệ phí và
không phải là các khoản thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh
~ Thu phí và lệ phí là các khoản thu theo quy định của Pháp lệnh phí, lệ phí được Nhà nước giao theo chức năng của từng đơn vị
~ Thu theo đơn đặt hàng của Nhà nước: Kinh phí thanh toán cho đơn vị theo chế độ đặt hàng để thực hiện các nhiệm vụ của Nhà nước đặt hàng (điều tra, quy hoạch, khảo sắt ) theo giá hoặc khung giá do Nhà nước quy định
~ Thu các khoản thu khác: Thu lãi tiền gửi ngân hàng, thu cho thuê mặt bằng, thu cho thuê tài sản cố định, thu lãi cho vay vốn thuộc các chương
trình, dự án viện trợ, thu thanh lý nhượng bán tài sản của đơn vị
Đối với các khoản thu trên thực hiện theo quy định của Nhà nước: - Đơn vị sự nghiệp được cơ quan nhà nước có thâm quyển giao thu
phí, lệ phí phải thực hiện thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do
cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định
Đơn vị thực hiện chế độ miễn, giảm cho các đối tượng chính sách xã
hội theo quy định của Nhà nước
~ Đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vị được
quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm bù đắp chỉ
Trang 3828
b Hoạt động chỉ
Chi hoạt động thường xuyên theo chức năng nhiệm vụ được cấp có
thấm quyền giao từ nguồn NSNN và chỉ từ nguồn thu sự nghiệp của đơn vị,
hoạt động chỉ gồm
~ Chỉ thanh toán cá nhân hay còn gọi là chỉ cho người lao động
~ Chỉ về hàng hóa, dịch vụ
- Chỉ phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành
- Chỉ sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn từ kinh phí thường xuyên
~ Chỉ sửa chữa tài sản phục vụ chuyên môn từ kinh phí đầu tư ~ Chỉ mua sắm tài sản dùng cho công tác chuyên môn
~ Chỉ thực hiện sản xuất, cung cấp dịch vụ
~ Chỉ các khoản chỉ khác
Trong các đơn vị sự nghiệp các khoản chỉ hoạt động được phân loại
như sau:
~ Các khoản chỉ cho người lao động: Đây là các khoản chỉ quan trọng
liên quan trực tiếp đến thu nhập của người lao động trong các đơn vị Các khoản chỉ cho người lao động trong khu vực hành chính sự nghiệp bao gồm: + Tiền lương + Tiền công trả cho lao động + Phụ cắp lưỡng, + Tiên thưởng + Phúc lợi tập thể + Các khoản đóng góp: BHXH, BHYT, BHTN + Cée khoản thanh toán khác cho cá nhân
(Các mục chỉ được quy định trong Mục Lục Ngân Sách Nhà Nước) - Chỉ về hàng hóa, dịch vụ: Đây là các khoản chỉ hoạt động thường,
Trang 3929
lục, duy trì sự hoạt động quản lý điều hành của mỗi đơn vị đó, các khoản chỉ
này gồm các mục chỉ như sau:
+ Thanh toán địch vụ công cộng + Vật tự văn phòng + Thông tin, tuyên truyền, liên lạc + Hội nghị + Công tác phí + Chỉ phí thuê mướn
- Chỉ phí nghiệp vụ chuyên môn của từng ngành: Chỉ phí nghiệp vụ chuyên môn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp là những chỉ phí mà xét
về nội dung kinh tế nó phục vụ trực tiếp cho hoạt động chuyên môn của đơn
vị Thuộc các khoản chỉ phí này như chỉ phí mua hàng hóa, vật tư dùng cho chuyên môn của từng ngành; chỉ mua trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng, (không phải là tải sản cố định ); chỉ mua, in ấn, phô tô tài liệu chỉ dùng cho chuyên môn của ngành; chi déng phục, trang phục; chỉ bảo hộ lao động; chỉ thanh toán hợp đồng thực hiện nghiệp vụ chuyên môn; chỉ trả nhuận bút theo
chế độ; chỉ phí thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học theo chế độ quy định
- Chỉ sửa chữa tải sản phục vụ chuyên môn từ kinh phí thường xuyên
Trong khu vực hành chính sự nghiệp các tài sản khi tham gia vào quá trình hoạt
động thường xuyên bị hư hỏng phải bảo dưỡng, sửa chữa và số tiền khi
hành bảo dường, sửa chữa các tài sản đó thường có giá trị tương đối nhỏ nên
don vị sự nghiệp dùng nguồn kinh phí thường xuyên để chỉ trả Thuộc các chỉ phí này như chỉ phí sửa chữa thường xuyên trang thiết bị kỹ thuật chuyên dụng,
chỉ phí sửa chữa thường xuyên mô tô, xe chuyên dụng thí phí sửa chữa thường, xuyên máy phô tô; chỉ phí sửa chữa thường xuyên máy phát điện; chỉ phí sửa chữa thường xuyên các tài sản và công trình hạ tầng cơ sở khác
Trang 4030
các khoản chỉ phí sửa chữa lớn tải sản cổ định trong các đơn vị hành chính sự
nghiệp Thuộc các chi phí này như chỉ phí sửa chữa lớn trang thiết bị kỹ thuật
chuyên dụng; chỉ phí sửa chữa lớn nhà, cửa; chỉ phí sửa chữa lớn xe ô tô; chỉ phí sửa chữa lớn đường điện, cắp thoát nước; chỉ phí sửa chữa lớn đường xá,
cầu cống, bến cảng, sân bay chỉ phí sửa chữa lớn các tài sản và công trình hạ tầng cơ sở khác
~ Chỉ mua sắm tài sản cổ định dùng cho công tác chuyên môn:
Trong quá trình hoạt động, các dơn vị hành chính sự nghiệp được
'NSNN cấp kinh phí để mua sắm các tài sản cố định nhằm phục vụ cho nhu cầu hoạt động chuyên môn của đơn vị Thuộc các chỉ phí này như chỉ mua
máy móc thiết bị; Chỉ mua ô tô; Chỉ mua nhà cửa; Chỉ mua máy vi tính
~ Chỉ thực hiện sản xuất, cung cấp dịch vụ bao gồm: Nguyên nhiên vật liệu, tiền công, khấu hao tài sản cổ định, hoa hồng, nộp thuế ( nếu có) theo
‘quy định của pháp luật
~ Chỉ các khoản chỉ khác như chỉ tiếp khách,
Các don vi sự nghiệp thực hiện công tác chỉ sự nghiệp phải mở tải
khoản tại Kho bạc Nhà nước để thực hiện thu, chỉ qua Kho bạc Nhà nước đối
với các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước theo quy định của Luật 'Ngân sách Nhà nước, bao gồm: Kinh phí ngân sách Nhà nước c
thu, chỉ theo quy định đố , các khoản nguồn thu từ phí và lệ pl thuộc ngân sách Nhà nước và các khoản khác của ngân sách Nhà nước nếu có Các đơn vị sự
nghiệp chịu sự kiểm tra, kiểm soát của Kho bạc Nhà nước trong quá trình sử
‘dung các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước,
“Tắt cả các khoản chỉ ngân sách Nhà nước phải được kiểm tra, kiểm soát trong quá trình chỉ trả, thanh toán Các khoản chỉ phải có trong dự toán ngân