Luận văn Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định nghiên cứu khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình BHXH; tìm hiểu các mối quan hệ về thông tin kế toán giữa các bộ phận nghiệp vụ với bộ phận kế toán trong chu trình chi BHXH, xác định những bất cập còn tồn tại trong chu trình chi BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định; đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chi BHXH tại đơn vị.
Trang 1HO TH] TO QUYÊN
OAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH CHI BAO HIEM XA HOI
TẠI BẢO HIẾM XÃ HỌI TỈNH BÌNH ĐỊNH
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
Trang 2ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HO THI TO QUYEN
IHOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN| TRONG CHU TRINH CHI BAO HIEM XÃ HỘI
TẠI BẢO HIẾM XA HOI TINH BINH ĐỊNH
Chuyên ngành: Kế toán
60.34.30
LUAN VAN THAC SI QUAN TRI KINH DOANH
Người hướng dẫn khoa học: PGS TS NGUYÊN MẠNH TOÀN
Đà Nẵng - Năm 2013
Trang 3Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bồ trong bắt kỳ công trình nào khác
“Tác giả
Trang 4MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứa
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4 Phương pháp nghiên cứu
5 Cấu trúc của luận văn
`
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
CHUONG 1 CO SO LY LUAN VE TO CHUC THONG TIN KE,
TOAN TRONG CHU TRINH CHI BẢO HIẾM XÃ HỌI 7
1.1 HE THONG THONG TIN KE TOAN VA BAC DIEM THONG
TIN KE TOAN TRONG DON VI BAO HIEM XA HOL 7 1.1.1 Hệ thống thơng tin kế tốn —- 1.1.2 Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội 12
1.2 TÔNG QUAN VỀ CHI BHXH „19
1.2.1 Khái niệm 19
1.2.2 Đặc điểm chỉ BHXH: 19
1.2.3 Quy trình quản lý chi BHXH 20
1.3 TÔ CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH CHI
BHXH 11.24 1.3.1 Tô chức thông tin trong khâu Lập dự toán chỉ BHXH can 24 1.3.2 Tổ chức thông tin kể toán trong khâu Tổ chức chỉ chế độ BHXH
hàng tháng 7
1.3.3 Tổ chức thơng tin kế tốn trong khâu Tổ chức chỉ chế độ BHXH
Trang 5
1.3.5 Té chite théng tin trong khâu Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chỉ
BHXH 34
1.3.6 Tô chức thông tin trong khâu Thắm định, xét duyệt chỉ các chế độ
BHXH 35
1.3.7 Kiểm soát thơng tin kế tốn trong chu trình chỉ BHXE “
KET LUAN CHUONG 1 os 37
CHUONG 2 THUC TRANG TO CHUC THONG TIN KE TOAN
TRONG CHU TRÌNH CHI BHXH TẠI BHXH TÍNH BÌNH ĐỊNH 38
2.1 GIỚI THIEU TÔNG QUÁT VỀ BHXH TÍNH BÌNH ĐỊNH 38 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 38 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ ¬ 38 2.1.3 Tình hình thực hiện chỉ BHXH tại BHXH tỉnh Bình Định 39 2.1.4 Bộ máy tổ chức của BHXH tỉnh Bình Định
2.1.5 Tổ chức bộ máy kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định
2.2 THỰC TRẠNG TÔ CHỨC THÔNG TIN TRONG CHU TRÌNH CHI
BHXH 43
2.2.1 Chức năng cơ bản của chu trình chỉ BHXH 48 2.2.2 Tổ chức thông tỉn kể toán trong chu trinh chỉ BHXH ABS,
3.2.3 Một số ưu điểm và tồn tại cần khắc phục của tổ chức thông tin kế
toán trong chu trình chỉ BHXH tại đơn vị T6
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 78
CHƯƠNG 3 MOT SO GIAI PHAP NHAM HOAN THIEN TO
CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH CHI BHXH
TẠI BHXH TỈNH BÌNH ĐỊNH 79
Trang 6
3.1.1 Mục tiêu ngắn hạn 7)
3.1.2 Mục tiêu dài hạn ˆ sec BÚ
3.2 MOT SO GIAI PHAP CU THE „81
3.2.1 Hồn thiện cơng tác tổ chức thông tin trong thẩm định và xét duyệt hồ sơ 82 3.2.2 Hoàn thiện công tác tổ chức thông tin tong khâu Tổ chức chỉ trả BHXH 83 34 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 KET LUAN
3.2.3 Hồn thiện cơng tác tổ chức thông tin trong khâu Lập báo cáo, xét
duyệt quyết toán chỉ BHXH „84
3.2.4 Hoàn thiện cấu trúc cơ sở dữ liệu kế toán trong chu trình chỉ
BHXH tai Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Dinh MỘT SỐ KIÊN NGHỊ 3.3.1 Về tổ chức nhân sự 3.3.2 Về nâng cấp cơ sở hạ
ig thiết bị, máy móc, đường truy 3.3.3 Về quản tri mang
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐÈ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)
Trang 7BHYT Bảo hiểm y tế
BHXH Bảo hiểm xã hội
Trang 8
Số hiệu bảng "Tên bảng Trang
1.1 | Thong tin phục vụ việc Lập dự toán chỉ BHXH 26
21 “Tổng số tiên chỉ BHXH (tính đến cuỗi tháng 6/2013) 40
22 | Dytoan chi BAXH 46
35, | Dash Sich gai quyét husng chE d6 huu i, wo eBp cin | bộ xã hàng tháng
34 “Tông hợp danh sách chỉ trả lương hưu, trợ cắp BHXH 3
hàng tháng của BHXH TP Quy Nhơn
os Danh sách chỉ trả lương hưu, trợ cắp BHXH hàng “ tháng của phường, xã (giao cho đại lý chỉ trả)
26 ÏŨy nhiệm chỉ cấp kinh phí 36
37, | Soca BH Khoan 354 Thanh toan VE chi BANA gia | tỉnh với huyện sạ — |ŠÖSHTK67123-Chihwunitriult(doQuỳBHXH | Ả- đảm bảo) yo, |SõehiỦễtikhoản664-ChIBHXHUONSNNdâm | bao
10, Số chỉ tiết lương hưu và trợ cấp BHXH 39
2-11 [Quyết định vv hưởng chỗ độ một lân 6
Trang 10
Ti [Sơ đỗ chu tình chỉ trả các chế độ BHXH 2
12 [Sơ đỗ chu tình quản lý chi BHXH 2
13 —— [Sơ đỗ chu trình lập dự toán chỉ BHXH E 14.— [Sơ đỗ chu trình chỉ trả ch độ hàng thang 29 15 Sơ đỗ chu tình chi tri ede chế độ BHXH một lần 31
Sơ đỗ chu trình chỉ tả chế độ Sm đau, thai sân, dưỡng
` site PHSK “8
z1 Sơ đỗ bộ máy tö chức của BHXH tỉnh Bình Định +
ee máy kế toán của BHXH tỉnh Bình, „_,
Định
23 [Sơ đồ dòng dữ liệu ưong chu tình chỉ BHXH +
2⁄4.—— [Quy trình xết duyệt chế độ hưu 48
25 Giao điện nhập thông tin của đối tượng + 26 [Giao điện nhập quá trình tham gia BHXH 50
27 | Quy winh xét duyét ché độ tuất sĩ
vs — |OW nh xế dhyệ chế GS ốm dau thái | DSPHSK
Trang 11Ngày nay, trong điều kiện phát triển mạnh mẽ của công nghệ thong tin,
tat cả các lĩnh vực, các ngành nghề đều ứng dụng tin học để thực hiện công
việc quản lý, điều hành hoạt động của mình
'Tổ chức tốt hệ thống thông tin ké tốn là cơng việc rất quan trọng và cần thi với tắt cả các đơn vị, các thành phần kinh giúp cho các đơn vi thực hiện tốt các chức năng của kể toán, góp phần vào việc hoạch định và
kiểm sốt tồn hệ thống, qua đó tạo nên các báo cáo có chất lượng chuyên
môn cao, đảm bảo độ tìn cậy của cá
thông tìn kế toán tài chính và kế toán quản trị
Nhằm thực hiện tốt mục tiêu của quản lý chỉ bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm
xã hội tỉnh Bình Định đã tập trung chú trọng công tác cải cách thủ tục hành chính, đưa công nghệ thong tin vào quản lý chỉ trả các chế độ bảo hiểm xã hôi, chuyển đổi tác phong làm việc từ tác phong hành chính sang tác phong
phục vụ Tuy nhiên, công tác chỉ bảo hiểm xã hội vẫn còn nhiều hạn chế Với quy mô ngày càng mở rộng, đối tượng tham gia BHXH ngày càng tăng, hoạt động chỉ bảo hiểm xã hội tại đơn vị diễn ra nhiều hơn với các nội dung đa dạng, xuất hiện nhiều các trường hợp gian lận làm giả chứng từ để hưởng chế độ ốm đau-thai sản, chế độ tai nạn lao động nhằm trục lợi tiền BHXH gây thất
thoát quỹ BHXH và mới nhất là làm giả hồ sơ để hưởng bảo hiểm thất nghiệp
dang diễn ra phức tạp trên địa bản tỉnh Mặc dù công tác chỉ bảo hiểm xã hội
được tin học hóa song các phần mềm này mới chỉ đáp ứng các xử lý nghiệp vụ độc lập tại các đơn vị BHXH cắp huyện và một phần ở cắp tỉnh, hiện tại các phần mềm này đang hoạt động theo cơ chế độc lập, dữ liệu nghiệp vụ bị phân tán, chia cắt và ít có sự li
Trang 12đổi các chính sách về bảo hiểm xã hội, chế độ kế toán làm cho phần mềm không cập nhật kịp thời cũng ảnh hưởng không nhỏ đến công tác chỉ trả cũng như công tác kế toán
“Từ những hạn chế trong thực tế
têu trên, xét thấy việc tìm hiểu cặn kẽ
chu trình chỉ trả bảo hiểm xã hội tại đơn vị để nhận diện những khuyết điểm,
tại của hệ thống thông tin ké toán, qua đó đưa ra những giải pháp để hoàn thiện hệ thống trong chu trình chỉ trả bảo hiểm xã hội là thật sự cần thiết nên tác giả đã chọn nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện tổ chức thong tin é toán trong chu trình chỉ BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định” làm luận văn tốt nghiệp cao học
2 Mục tiêu nghiên cứu
~ Về lý luận: Hệ thống hóa lý luận cơ bản về tổ chức thông tin kế toán
trong chu trình chỉ BHXH
~ Về thực tiễn: Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình BHXH; tìm hiểu các mối quan hệ về thơng tin kế tốn
giữa các bộ phân nghiệp vụ với bộ phân kế toán trong chu trình chỉ BHXH,
xác định những bắt cập còn tồn tại trong chu trình chỉ BHXH tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định; đề xuất phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ
thống thông tỉn kế toán trong chu trình chỉ BHXH tại đơn vị
3, Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
~ Đối tượng nghiên cứu: Tô chức thông tin kế toán trong chu trình chỉ
BHXH
Trang 13Đối với phạm vi không gian nghiên cứu, luận văn chỉ nghiên cứu tại Văn
phòng BHXH tỉnh và BHXH TP Quy Nhơn để minh họa cho BHXH các huyện .4 Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như: quan sát trực tỉ
phỏng vấn các bộ phận liên quan; sử dụng các sơ đồ, lưu đồ để mô tả các quy trình và hệ thống thông tin kế toán trong chu trình chỉ BHXH tại đơn vị; phương pháp nghiên cứu mô tả kết hợp giải thích để làm rõ tình hình thực
trạng cũng như đẻ xuất các giải pháp cụ thể * Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài
~ Về phương diện khoa học: Luận văn xác định được ý nghĩa quan trọng của tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình chỉ BHXH thông qua việc hệ
thống hóa, phân tích những cơ sở lý luận về tổ chức thơng tỉn kế tốn trong chủ trình chỉ BHXH
~ Về phương điện thực tiễn: Thông qua đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình chỉ BHXH, rút ra những ưu, nhược điểm của công tác tổ chức nhằm đề ra các phương hướng, giải pháp hoàn thiện tổ chức thông
tin kế toán trong chu trình chỉ BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội tinh Binh Định
5 Cấu trúc của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, luận văn được tổ chức thành 3
chương:
Trang 14~ Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn trong
chủ tình chỉ bảo hiểm xã hội tại Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao Chính vì vậy, các doanh nghiệp sản xuất kinh
doanh đều xây dựng cho mình hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thơng tin kế tốn nói riêng để đáp ứng nhu cầu quản lý Tuy nhiên, việc tổ chức và ứng dụng hệ thống thông tin kế toán như thể nào để mang lại hiệu
quả trong quá tình hoạt động vẫn còn là vẫn đề lớn Luận văn đã tham khảo
đến một số tài liệu có liên quan đến việc tổ chức thông tin kế toán như:
Các tài liệu, bài giảng, giáo trình cung cấp cơ sở lý luận về Hệ thống
thông tin kế tốn, hệ thống thơng tin quản lý của nhiều tác giả khác nhau như:
Hệ thẳng thông tin kế toán - TS Nguyễn Mạnh Toàn ~ Chủ biên, Th.S Nguyễn Thị Hồng Hạnh ~ NXB tài chính ~ 2010 Hệ thống thơng tin kể tốn - TS Ngo Ha Tin ~ Chủ biên, Th.S Nguyễn Hữu Cường ~ NXB giáo dục Việt
Nam - 2010 Hệ thống thơng tin kế tốn - Đại học quốc gia TP HCM -
“Trường đại học Kinh tế - NXB Tài Chính - 1998 Hé thdng tin kế toán -
Nguyễn Thế Hồng - NXB Thống kê - 2005 Phân tích thiết kế hệ thống - 'ThS.Nguyễn Thị Thanh Huyền - Đại học Công nghiệp Hà Nội
Ngoài ra, luận văn còn tham khảo và kế thừa một số nghiên cứu trước
đây có nội dung liên quan đến vấn đề này như:
~ Đề tài *Hệ thống thơng tin kề tốn tại Công ty TNHH Maesk Việt Nam
— Thực trạng và giải pháp” (Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009) Luận văn này đã
Trang 15Maesk Việt Nam Tìm hiểu mối quan hệ về thơng tin kế tốn giữa các bộ
phận nghiệp vụ và bộ phận kế toán, xác định những bắt cập còn tồn tại trong
các quy trình quản lý tại công ty và đưa ra phương hướng giải pháp hoàn thiện
- Đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản trị cước viễn thông - công nghệ thông tìn tại Viễn thông Quảng Bình" (Trương Thùy 'Vân, 2011) Xuất phát từ những bất cập trong công tác quản lý cước viễn thông tại đơn vị, sự cần thiết của việc xây dựng hệ thống thông tin kế tốn để
phục vụ cơng tác quản lý, tác giả đã đi tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác quan lý cước tại đơn vi Qua đó thiết lập lại quy trình quản lý cước viễn thông
và xây đựng hệ thống thông tỉn phục vụ công tác quản trị
~ ĐỀ tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong chư trình chuyển
đổi tại Công ty CP Gạch men COSEVCO - Đà Nẵng” (Nguyễn Lê Nhân,
2012) Luận văn đã nghiên cứu thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong các khâu cơ bản của quá trình sản xuất tại đơn vị Thông qua đánh giá thực trạng, tác giả đã rút ra những ưu, nhược điểm của hệ thống nhằm để ra phương hướng, giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán trong chu
trình chuyển đối tại đơn vị
~ Đề lài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho đơn vị sự nghiệp có thu
trên địa bàn TP Hỏ Chí Minh” (Lương Đức Thuận, 2012) Tác giả đi sâu vào nghiên cứu thực trạng tình hình tổ chức hệ thống thông tin kể toán trong các
đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TP Hồ Chí Minh Vận dụng cơ sở lý luận và tình hình thực tiễn tác giả đã đưa ra các giải pháp, kiến nghị mang tính
nguyên tắc, định hướng giúp các đơn vị sự nghiệp có thu hoàn thiện tổ chức
Trang 16chưa có công trình nghiên cứu cụ thể về việc ứng dụng tổ chức thơng tin kết
tốn trong đơn vị Bảo hiểm xã hội Nhận thấy điều này, luận văn đã vận dụng
những lý thuyết và nghiên cứu trước đây để nghiên cứu tổ chức thông tin kế
tốn phục vụ cơng tác chỉ BHXH tại đơn vị Bảo hiểm xã hội tỉnh Bình Định
“Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức thông
Trang 17TRONG CHU TRINH CHI BAO HIEM XA HOL
1.1, HE THONG THONG TIN KE TOAN VA DAC DIEM THONG TIN KỀ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ BẢO HIẾM XÃ HOI
1.1.1 Hệ thống thông tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế toán là một hệ thống được thiết lập để thực hiện
việc thu thập, lưu trữ, xử lý dữ liệu qua đó biến những thông tin rời rạc thành
những thơng tỉn kế tốn phù hợp và hữu ích phục vụ cho nhu cầu người sử dụng Ngày nay khi nói đến hệ thống thông tin kế toán chúng ta hay nói đến
hệ thống trong môi trường máy tính, trong môi trường có ứng dụng CNTT
'Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm:
.# Tổ chức thông tin đầu vào
Đây là một hệ thống thu thập các thông tin rời rac tir qué trình hoạt động
của tổ chức được thể hiện bằng việc thu thập dữ liệu từ các sự kiện kinh tế t chính phát sinh thông qua đối tượng quản lý chỉ tiết, đối tượng kế toán và các
chứng từ kế toán dé phan ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm cơ sở cho cquá trình xử lý thông tin được tổ chức theo quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu
Trang 18
và phương pháp ghi chép, tính toán, các quy định về phân tích, hạch toán
nghiệp vụ kinh tế phát sinh Bên cạnh đó là các quy trình kế toán, phương
thức xử lý kế toán bằng máy, phần mềm hay là ghi chép thủ công được các đơn vị vận dụng theo mục tiêu và yêu cầu quản lý
Nói đến cơ sở dữ liệu trong điều kiện tin học hóa ngày nay thì chủ yếu là
cơ sở dữ liệu trong các chương trình, phần phục vụ cơng tác kế tốn Cơ sở dữ liệu trong phần kế toán có thể được thiết kế theo
nhiều phương
án khác nhau Với mỗi phương án thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu thì quy trình
xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin cũng sẽ khác nhau
Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có quan hệ chặt chẽ với
nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ liệu thông
tin kế toán Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có vai trò như bộ sổ
xách kế toán trong điều kiện hạch tốn thủ cơng Tồn bộ dữ liệu kế toán, bao
gồm những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh
trong quá trình hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong
hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin Mỗi trường ứng với một thuộc tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc tính của một đối tượng hay một
nghiệp vụ xác định Theo tính chat của dữ liệu chứa trong mỗi tập tỉn, các tập
tin trong hệ thống cơ
dữ liệu kế toán có thể được phân thành các tập tin chính và các tập tin nghiệp vụ
“Thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu thì các dữ liệu, thông tin được thu thập
qua hệ thống thông tin đầu vào sẽ được phân loại, tổng hợp, xử lý và hệ thống
để phản ánh được quá trình vận động, thay đổi của từng đối tượng kế toán,
Trang 19
'bằng tay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ kế toán Trong điều
kiện tin học hóa cơng tác kế tốn thì đây là hệ thống các cơ sở dữ liệu và các
ế toán trên các phần mềm được thiết kế và tổ chức cho phù hợp với đặc điểm hoạt động, quy mô của mỗi tổ chức và yêu cầu quản lý của
đơn vi Như vậy để đâm bảo cho hệ hức hữu hiệu
tương ứng với các hoạt động trong chu trình kế toán và cùng với việc tổ chức
quy trình xử lý
\g cơ sở dữ liệu hoạt động tốt thì phải
bộ máy xử lý, tổ chức các quy trình xử lý của kế toán
phương thức xử lý kế tốn là thủ cơng hay xử lý trên nền máy tính
$# Tổ chức thông tin đầu ra
Đây là hệ thống thực hiện việc tổng hợp số liệu được cung cấp tử hệ
thống xử lý để hình thành nên hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính và tình hình hoạt động của đơn vị kế toán thông qua hệ thống báo cáo kế toán tài chính được quy định bởi nhà nước nhằm cung cấp các thơng tin về kế tốn tài chính cho bên trong và bên ngoài đơn vị (chủ yếu là bên ngoài) như các thông tin vẻ tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động của đơn
vi và các báo cáo kế toán quản trị được đơn vị thiết lập dé phục vụ cho yêu
cầu quản lý nội bộ như các thông tin về dự toán kế hoạch, định hướng phát triển trong tương lai Hệ thống thông tin đầu ra tạo ra những thông tin theo
mục tiêu đã được xác định trước và những thông tin này sẽ được chuyển tải
đến các đối tượng sử dụng tương ứng thông qua các hình thức khác nhau Chất lượng của thông tin đầu ra được sử dụng đề làm căn cứ đánh giá chat lượng và hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kế toán, là thước đo đánh giá sự thành công của hệ thống kế toán Do vậy, để đạt được chất lượng mong
muốn thì tất cả các hệ thống khác trong toàn hệ thống thong tin ké toán phải
Trang 20bảo công việc hoạt động một cách hữu hiệu tạo ra đòng thông tin xuyên suốt giữa các hệ thống với nhau Các hệ thống con trong toàn hệ thống được thiết
lập phải phù hợp với môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, điều kiện
hoạt động và nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng khác nhau Ngoài ra trong hệ thống thơng tin kế tốn, ngồi việc tổ chức phục vụ cho việc thu thập dữ liệu, xử lý và cung cắp thông tin đầu ra thì để đảm bảo cho chất lượng thông tin cũng như an toàn hệ thống và dữ liệu thì cần phải lưu ý đến các ví soát mà đơn vị tổ chức
lưu trữ dữ liệu, thông tin và hệ thống các hoạt động kiểm
Hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp thông tin cho các đối tượng liên quan, trong đó chủ yếu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các nhà quản trị thực hiện các quyết định của mình, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kiểm tra kế hoạch, đưa ra các quyết định ở tắt cả các cấp quản lý khác nhau từ những vấn
đề có cấu trúc đến những vấn đề không có cấu trúc
“Thông qua việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán tốt sẽ đảm bảo
trong việc thu thập, lưu trữ và xử lý đầy đủ, chính xác dữ liệu về các hoạt
động trong tổ chức Đây là cơ sở rất quan trọng trong việc cung cấp các thông tin hữu ích phục vụ cho tiến trình ra quyết định Với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT như hiện nay, sự cạnh tranh gay gắt của thị trường hay những vấn đề đặt ra về sự hữu ích của thông tin thì việc trang bị phần mềm, phần cứng cho việc thu thập dữ liệu là rat quan trong
Hệ thống thơng tỉn kế tốn có một vai trò rất quan trọng là hoạch định và
kiểm soát nguồn lực của tổ chức thông qua việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả, qua đó có thể cung cắp thông tin đáng tin cậy,
Trang 21$# Quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết lập bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị để cung cắp một sự đảm bảo
hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
~ Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động ~ Sự tin cây của báo cáo tài chính ~ Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Hệ thống thơng tin kế tốn phải cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và
đáng tin cây, phải đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin, phải phù hợp với
các yêu cầu, các quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị Khi đưa ra các mẫu biểu báo cáo, chứng từ, các quy kế toán, các phương pháp cần đảm bảo cho sự trao đổi thông tin từ cấp trên xuống dưới và từ dưới lên
toán hay khi phân công nhân sự trong phịng kế tốn và tồn đơn vị
trên, giữa các cấp với nhau, mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ Chính từ việc thiết lập hệ thống kế toán sẽ có chức năng thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ phận của hệ thống kế toán
và ngược lại các bộ phân cấu thành của hệ thống kiểm sốt nội bộ: mơi trường
kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông và giám sát trong quá trình hoạt động sẽ có tác động ngược lại hệ thống kế tốn
thơng qua kiểm tra việc ghỉ nhận xử lý chứng từ, sổ sách, kiểm soát các hoạt
động kế toán, kiểm tra và bảo vệ tài sản của tổ chức Trong đó mơi trường kiểm sốt ảnh hưởng đến mọi hoạt động của tổ chức mà chủ yếu là công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính
Thực hiện tốt các chế độ kế toán (chế độ chứng từ kế toán, số kể toán, hệ: thống tài khoản kế toán và báo cáo tài chính), thì tự thân những hoạt động này
Trang 22tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên
chứng từ kế toán, kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế,
sinh đã ghỉ trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu chính phát khác có liên quan, kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán Hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo tài chính được sử dụng hợp lý là và
một biện pháp soát quan trọng, nguyên tắc cân đối giữa nguồn tài sản và những thông tỉn trên báo cáo tài chính là yếu tố quan trọng của kiểm soát, sơ đồ kế toán rất có ích trong việc chồng lại những sai sót trong
hạch toán, báo cáo tài chính cung cắp cho lãnh đạo đơn vị những thông tin
cơ bản cho việc ra các quyết định quản lý và những người khác sử dụng báo
ài chính
Như vậy chất lượng thông tin của hệ thống thơng tin kế tốn nói chung và của từng hệ thống con nói riêng đều phải được kiểm soát và đánh giá một cách kịp thời thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với đặc điểm hoạt động và quản lý của đơn vị kế toán sẽ có tác động tích cực đến việc tăng cường và bảo đảm chất lượng thông tin kế toán Ngược lại, với một hệ thống thơng tin kế
tốn được nghiên cứu và tổ chức thực hiện thích ứng với điều kiện và đặc
điểm của đơn vị kế tốn sẽ là kênh thơng tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong đơn vị 1.1.2 Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị Bảo hiểm xã hội a Khái niệm Bảo hiểm xã hội Việt Nam (BHXH Việt Nam) là đơn vị sự nghiệp công
Trang 23chức thu, chỉ chế độ bảo hiểm thất nghiệp; quản lý và sử dụng các quỹ: BHXH bắt buộc, BHXH tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp (sau đây gọi chung là BHXH), BHYT bắt buộc, BHYT tự nguyện (sau đây gọi chung là BHYT)
theo quy định của pháp luật
Mục tiêu hoạt động của đơn vị BHXH là không vì mục đích lợi nhuận
mà nhằm én định xã hội và phục vụ cho mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội một cách bền vững
'b Đặc điểm thơng tin kế tốn trong đơn vị Bảo hiểm xã hội
La don vi sự nghiệp công lập nên thông tin ké toán trong đơn vị BHXH
có những nét tương đồng với những đơn vị sự nghiệp công lập khác, tuy nhiên với đặc điểm về mục tiêu hoạt động, tổ chức hoạt động nên thơng tin kết
tốn trong tổ chức BHXH có những đặc điểm riêng như sau:
~ Thông tin về tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản
liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chỉ và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vi
~ Thông tin về tình hình tổ chức thu các khoản đóng BHXH, BHYT của cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá nhân theo quy định pháp luật - Thong tin về tình hình quản lý và sử dụng quỹ BHXH, BHYT theo lý và sử dụng các loại vi nguyên tắc tập trung, thống nhất, công khai, minh bạch, đúng mục đích theo quy định ia pháp luật
~ Thông tin về tình hình thu, chỉ và cân đối quỹ BHXH, BHYT theo kế
hoạch và nhiệm vụ chỉ phát sinh, là căn cứ quan trọng đánh giá tình hình và
thực trạng của đơn vị, giúp cho cơ quan nhà nước, lãnh đạo đơn vị kiểm tra,
giám sát điều hành hoạt động của đơn vị
Trang 24trong dài hạn
~ Thông tn trong đơn vị BHXH được trình bày theo quy định và khuôn
khổ của nhà nước thông qua chế độ kế toán BHXH (QÐ số 51/2007/QĐ- BTC) được ban hành và có tính thống nhất áp dụng riêng cho hệ thống
BHXH
- Thơng tin kế tốn trong tổ chức BHXH pl
kiểm toán của cơ quan kiểm toán nhà nước
e Đối tượng sử dụng và yêu cầu truyền tải thông tin kế toán cho các
được công khai hóa, được
đắi tượng sứ dụng trong đơn vị BHXH
Hoạt động của đơn vị BHXH bao gồm: tổ chức thu các khoản đóng BHXH, BHYT của cơ quan, đơn vị, tổ chức, người sử dụng lao động và cá nha chỉ trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; quản lý, sử dụng và cân đối quỹ BHXH, BHYT Hoạt động của đơn vị BHXH chủ yếu được thông cqua nguồn ngân sách của nhà nước và các nguồn quỹ BHXH, BHYT, BHTN
.do các bên tham gia bảo hiểm đóng góp Do đó đối tượng sử dụng thông tin
kế toán ở đơn vị BHXH chủ yếu tập trung vào các đối tượng sau đây:
- Cơ quan hành chính nhà nước: Bộ Tài chính, Bộ Sở Lao động — “Thương binh & XH, Kho bac nhà nước, Bộ Y tế, Trung tâm giới thiệu việc
làm
~ Các tổ chức đoàn thể chính trị xã hội có sử dụng lao động
~ Các cá nhân là thủ trưởng, công chức, viên chức và người lao động có
hop đồng lao động với đơn vị, có quyên lợi và nghĩa vụ đối với mọi hoạt động của đơn vị
Đơn vị BHXH có trách nhiệm cung cấp và truyền tải các thông tin kế
toán về tình hình kinh tế - tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị đến tắt cả các đối tượng sử dụng nêu trên:
Trang 25tình hình thu, chỉ và quản lý, sử dụng các quỹ BHXH đến Bộ Lao động —
“Thương bình & Xã hội
~ Cung cấp thông tin vẻ tình hình thực hiện chế độ, chính sách BHYT; tình hình thu, chỉ và quản lý, sử dụng các quỹ BHYT đến Bộ Y Tế
~ Cung cắp thông tin về tình hình thu, chỉ và quản lý, sử dụng các quỹ:
BHXH, BHYT đến Bộ Tài Chính
~ Cung cấp thông tin về tình hình đóng BHXH, BHYT, BHTN đến các
đơn vị sử dụng lao động
d Ché dg ké toán áp dụng |5]
'Công tác tổ chức kế toán trong đơn vị BHXH thực hiện theo quy định tại Chế độ kế toán BHXH ban hành kèm theo QÐ số 51/2007/QĐ-BTC ngày
22/06/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính:
$* Tổ chức hệ thơng chứng từ kế tốn
tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị BHXH đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Các chứng từ kế toán được lập bằng
máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế
toán Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi số kế toán phải có định khoản kế toán Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức
danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện Chứng từ kế toán phải
có nội dung rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
xinh Các chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều
phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị, bộ phận kế toán phải kiểm tra xác
mình tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghỉ số kế
toán
Trang 26~ Nhóm chứng từ do NLĐ nộp: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH
~ Nhóm chứng từ cho người SDLĐ nộp: Danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm đau, Danh sách người lao động để nghị hưởng chế độ thai sản, Danh sách người lao động để nghị hưởng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau ốm đau, Danh sách người lao động đề nghị hưởng trợ cắp nghỉ DSPHSK sau
thai sản
~ Nhóm chứng từ do cơ quan BHXH lập: Danh sách chỉ trả lương hưu,
trợ cấp BHXH hàng tháng, Danh sách người lao động hưởng chế độ ốm đau
được duyệt, Danh sách người lao động hưởng chế độ thai sản được duyệt,
Danh sách người lao động hướng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau ốm đau được
duyệt, Danh sách người lao động hưởng trợ cấp nghỉ DSPHSK sau thai sản
được duyệt, Thơng báo quyết tốn chỉ các chế độ BHXH tại đơn vị sử dụng
lao động
4 Té chức hệ thẳng tài khoản kể toán
Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian Tài
khoản phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục quá trình thu và sử dụng quỹ BHXH, tình hình tài sản và sử dụng tài sản, tình hình thu, chỉ hoạt động,
kết quả hoạt động và các khoản khác ở đơn vị BHXH
Tài khoản kế toán mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt Hệ thống tài khoản kế toán của các đơn vị BHXH được xây dựng
theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị BHXH có
vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kể toán đơn vị hành chính sự nghiệp nhằm:
+ Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chỉ các quỹ BHXH;
Trang 27vị BHXH, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động;
+ Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiện tính tốn thủ cơng (hoặc bằng máy vi tính ) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và
của cơ quan quản lý nhà nước
'Hệ thống tài khoản kế toán đầy đủ, chỉ tiết sẽ là cơ sở cho việc phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách cụ thể, rõ ràng, đảm bảo tính
chính xác trong công việc ghỉ chép và cung cấp thông tin cho ban lãnh dạo
'Các tài khoản kế toán chủ yếu liên quan đến hoạt động chỉ BHXH được
chia làm 2 nhóm như sau:
~ Nhóm tài khoản phản ánh các nghiệp vụ thanh toán về chỉ BHXH: + TK 3431 ~ Thanh toán về chỉ BHXH với đại diện chỉ trả
+ TK 3432 ~ Thanh toán về chỉ BHXH với các đơn vị SDLĐ
+ TK 352 ~ Thanh toán về chỉ BHXH giữa trung ương với tỉnh
+ TK 354 ~ Thanh toán về chỉ BHXH giữa tỉnh với huyện
~ Nhóm tài khoản phản ánh các nguồn kinh phí: + TK 464 ~ Kinh phí NSNN cấp để chỉ BHXH + TK 471 - Quỳ BHXH bắt buộc ~ Nhóm tài khoản phản ánh các khoán chỉ: + TK 664 ~ Chỉ BHXH do NSNN đảm bảo: Tài khoản cấp 2: TK 6641 - Năm trước ‘TK 6642 - Nam nay “TK 6643 ~ Năm sau
+ TK 671 ~ Chỉ BHXH bắt buộc do Quỹ BHXH đảm bảo: Tài khoản cấp 2: TK 6711 Năm trước
Tài khoản cấp 3: TK 67111 ~ Chỉ ôm đau thai sản
TK 67112 ~ Chỉ TNLĐ ~ BNN
Trang 28‘Tai khoản cấp 2: TK 6712- Năm nay
Tài khoản cấp 3: _ TK 67121 ~ Chỉ dm đau thai sản TK 67122 ~ Chỉ TNLĐ ~ BNN TK 67123 ~ Chi huew *® TỔ chức hệ thống số sách kế toán Số kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghỉ: tử tuắt p vu
kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến đơn vị BHXH Sổ kế toán được mở và ghi chép theo đúng quy định tại Chế độ kế toán BHXH ban hành kèm theo QÐ số 51/2007/QĐ-
BTC ngày 22/06/2007 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
+t cho hoạt động chỉ BHXH, bao gồm: Hệ thống số chỉ ~ Số chỉ chỉ ốm đau, thai sản ~ Số tổng hợp chỉ ốm đau, thai sản ~ Số chỉ tiết chỉ TNLĐ - BNN ~ Số chi tiết chỉ lương hưu và trợ cắp BHXH ~ Số tổng hợp chỉ lương hưu và trợ cắp BHXH: *® TỔ chức hệ thống báo cáo tài chính
'Báo cáo tài chính dùng để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử:
dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chỉ BHXH trong kỳ kế cho việc đánh giá tình hình và thực trạng của đơn vị, là căn cứ quan trọng giúp cơ quan nhà nước, lãnh đạo
tốn, cung cấp thơng tin kinh tế, tài chính chủ
đơn vị kiểm tra, giám sát điều hành hoạt động của đơn vị
Hệ thống báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động chỉ BHXH, bao
3
~ Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng
Trang 29~ Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán chỉ BHXH, BHYT
~ Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán chỉ BHXH, BHYT
~ Báo cáo tình hình kinh phí và quyết toán chỉ BHXH do NSNN cấp
~Báo cáo tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán chỉ BHXH do NSNN cấp 1.2 TONG QUAN VE CHI BHXH [6] 1.2.1 Khái niệm ~ Bảo hiểm xã hội
là sự đảm bảo đời sống vật chất cho người lao động và gia đình họ khi có nguy cơ mắt an toàn vẻ kinh tế do bị giảm hoặc mắt khả năng lao động thông qua sử dụng nguồn quỹ huy động từ người tham gia và
sự tài trợ của Nhà nước
- Chỉ BHXH: là quá trình phan phối, sử dụng quỹ BHXH để chỉ trả
chế độ BHXH cho người được thụ hưởng theo quy định của pháp luật về BHXH nhằm góp phần ổn định cuộc sống của người tham gia BHXH
~ Quản lý chỉ BHXH: là các hoạt động có tỗ chức, theo quy định của pháp luật đễ thực hiện công tác chỉ trả các chế độ BHXH Các hoạt động đó
được thực hiện bằng hệ thống pháp luật của nhà nước và bằng các biện pháp hành chính, tổ chức, kinh tế của các cơ quan chức năng nhằm đạt được mục tiêu chỉ đúng đối tượng, chỉ đủ số lượng và đảm bảo tiền tới tận tay đối tượng
được thụ hưởng đúng thời gian quy định
1.2.2 Đặc diém chỉ BHXH a Đặc điểm các loại hình BHXH
- Bảo hiểm xã hội bắt buộc: là loại hình mà người lao động, người sử
dụng lao động phải tham gia, bao gồm: Chế độ ốm đau- thai sản; Chế độ
“TNLĐ - BNN; Chế độ hưu trí; Chế độ tử tuắt
Trang 30
nhập của mình để hưởng bảo hiểm xã hội, bao gồm: chế độ hưu trí, tử tuất ~ Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN): Trợ cắp thất nghiệp; Hỗ trợ học nghề; Hỗ trợ tìm việc làm
b Đặc điểm về nguằn chỉ BHXH
Các hoạt động chỉ trả các chế độ BHXH thực hiện từ 2 nguồn khác nhau:
¡ từ Ngân sách Nhà nước: dùng để chỉ các chế độ dài han cho
những đối tượng hưởng chế độ BHXH nhận quyết định trước ngày 01/01/1995 - Nguễn ~ Nguồn chỉ từ quỹ BHXH: dùng để chỉ cho các đối tượng hưởng BHXH nghỉ sau ngày 01/01/1995 1.2.3 Chu trình quản lý chỉ BHXH a Nguyên tắc của chỉ BHXH
Chỉ BHXH là một trong hai hoạt động chính của BHXH, là một trong những động lực quan trọng thúc đẩy phát triển sự nghiệp của BHXH, góp phần đảm bảo an sinh xã hội Xác định rõ nhiệm vụ của mình, ngành BHXH đã luôn đặt ra tiêu chí cho công tác chỉ trả: chỉ đúng, chỉ đủ, chỉ kịp thời, chỉ
an toàn
~ Chỉ đúng: là chỉ đúng đổi tượng, đúng chế độ, đúng thời hạn nhằm đảm bảo lợi ích cho những đối tượng đang hưởng và sẽ hưởng trong tương lai
~ Chỉ đủ: là chỉ đủ khoản
trợ cấp mà đối tượng đáng được hưởng ~ Chỉ an toàn: là đảm bảo cho khoản tiền trong quá trình chuyển tử cơ quan BHXH đến tay đối tượng được hưởng mà không bị thất thoát hoặc thất
lạc đến tay người khác
~ Chỉ kịp thời: là chỉ đúng thời điểm người lao động gặp rủi ro trong cuộc
sống làm giảm hoặc mắt thu nhập, cần sự trợ giúp từ cơ quan BHXH Điều
này có ý ngi
Trang 31“Thực hiện tốt các nguyên tắc trên thì chính sách BHXH của quốc gia mới được coi là thành công, đảm bảo được quyền lợi cho NLĐ b Chu trình chỉ BHXH '# Chụ trình chỉ trả các c BHXH Việt Nam, a BHXH tính thành phố @) @ ‘Don vi sir dung lao
Daily chi BHXH quin, động và người lao tri xã, mướn |) huyện 6) động @ Đồi tượng hướng BHXH hàng tháng (6) Hình 1.1 Sơ đồ chu trình chỉ trả các chế độ BHXH (1) Hàng tháng, BHXH Việt Nam cắp kinh phí để BHXH tỉnh thực hiện
chỉ trả các chế độ BHXH cho NLĐ trên cơ sở chế độ, chính sách mà NLĐ
được hưởng BHXH tỉnh được mở hai tài khoản "chuyên chỉ BHXH” và chỉ
được phép sử dụng tiền trong tài khoản để chỉ trả cho các đối tượng hưởng các chế độ do BHXH tỉnh trực tiếp quản lý và cắp cho BHXH huyện để có nguồn kinh phí chỉ cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do BHXH
huyện trực tiếp quản lý Một tài khoản mở ở Kho bạc Nhà nước để tiếp nhận
Trang 32Một tài khoản mở ở Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT để tiếp nhận kinh phí do BHXH Việt Nam chuyển về để chỉ cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH phát sinh từ 01/01/1995 trở đi (là các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do quỳ BHXH đảm bảo)
(2) Tương tư như BHXH tỉnh, BHXH huyện được mở tài khoản *ehuyên chỉ BHXH” để tiếp nhận kinh phí do BHXH tỉnh chuyển về dùng để chuyên chỉ BHXH cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH do BHXH huyện quản lý
(3) BHXH tỉnh, BHXH huyện thực hiện tiếp nhận hỗ sơ NLD và người
SDLĐ lập gửi đ tượng được hưởng
(4), (5), (6) Đây là nội dung công việc do BHXH huyện thực hiện chỉ trả
|, thực hiện thấm định, quản lý và tổ chức chỉ trả cho đối
cho các đối tượng hưởng các chế độ BHXH thường xuyên hàng tháng Các
đối tượng được quản lý và theo dõi biến động và tổ chức chỉ trả theo địa bàn
huyện, xã Yêu cầu của việc chỉ trả là phải đầy đủ, đến tận tay người được hưởng Việc chỉ trả này hoàn toàn bằng tiền mặt, do đó công tác quản lý tiền mặt (trong quá trình nhận từ Ngân hàng, Kho bạc vận chuyển đến từng phường xã: trong lúc chỉ trả cho từng người) là vấn để cần đặc biệt quan tâm
+ Chu trinh quản lý chỉ BHXH
Công tác quản lý chỉ BHXH bao gồm các nội dung như sau
~ Quản lý đối tượng chỉ trả BHXH: là quản lý chỉ tiết đối tượng được
hưởng theo từng loại chế độ, nguồn kinh phí Theo dõi, cập nhật kịp thời tình
hình biến động tăng giảm của đối tượng Kiểm tra, xác định đúng đối tượng,
mức được hưởng
- Phân cấp chỉ trả BHXH: Mô hình quản lý BHXH được phân theo
ngành dọc: cấp Trung ương là cơ quan BHXH quốc gia; cấp địa phương là
Trang 33vụ rõ ràng, tránh sự chồng chéo trong công tác chỉ trả, tạo điều kiện thuận lợi trong việc quản lý, kiểm sốt cơng tác chỉ trả BHXH tại địa phương
~ Lập dự toán chỉ BHXH: Ö cắp địa phương là nơi trực tiếp nắm rõ sự thay đổi tăng giảm đối tượng và thực hiện chỉ trả, còn cơ quan BHXH Trung
ương chịu trách nhiệm cấp kinh phí dé cơ quan BHXH địa phương thực hiện chỉ trả Vì vậy để có nguồn chỉ trả kinh phí định kỳ, cơ quan BHXH địa
phương phải lập báo cáo đối tượng tăng giảm, số đối tượng chỉ trong kỳ và dự
toán khoản phải chỉ trong kỳ chuyển lên cơ quan BHXH Trung ương duyệt và
cấp kinh phí
- Tổ chức chỉ trả BHXH: Đây là khâu quan trọng nhất trong quá trình chỉ
trả vì nó liên quan đến quyền lợi của các đối tượng Trong đó, việc lựa chọn
phương thức chỉ trả các chế độ BHXH là rất quan trọng vì phải đảm bảo lợi
ích của NLĐ cũng như cơ quan BHXH Tùy theo điều kiện cụ thể của từng cơ
quan BHXH tại địa phương mà lựa chọn các phương thức chỉ trả thích hợp xao cho chỉ phí tối thiểu, thuận tiện nhưng vẫn đảm bảo chỉ đúng, chỉ đủ và kịp thời đến tay đối tượng Hiện nay, có ba phương thức chỉ trả mà BHXH
nước ta đang áp dung, đó là: thanh toán trực tiếp cho đối tượng hưởng trợ cắp một lần; thanh tốn gián tiếp thơng qua đại lý chỉ trả: thanh toán qua tài khoản
ngân hàng
~ Lập báo cáo, xét duyệt quyết toán chỉ BHXH: C\
mỗi ky chi tra, co
quan BHXH địa phương sẽ tổng hợp số chỉ và những vấn để phát sinh trong
quá trình chỉ trả Sau đó sẽ gửi lên cơ quan BHXH Trung ương để tổng hop
quyết toán
Trang 34(Cie nb đụng thực hiện rong hu tin eh BEX Qung | [Pasdp| [ tạp&v | [Tösø | [pb đi chua | | tiaei | | chưa se xe fin Thi tưởng BHXH BHXH BHXH duyệt csắc chế chưa sảnh quá | | 4oUX màn BHXH 1.3 TÔ CHỨC THỊ BHXH
Hình 1.2: Sơ đồ chu trình quản lý chỉ BHXH
ING TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH CHI
1.3.1 Tổ chức thông tin trong khâu Lập dự toán chỉ BHXH [2] Để chủ động nguồn kinh phí chỉ trả các chế độ BHXH thường xuyên trong một năm nhằm đáp ứng nhu cầu chỉ trả, đòi hỏi việc lập dự toán chỉ
BHXH phải chính xác, kịp thời Việc lập dự toán chỉ trả các chế độ BHXH hàng năm thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính Dự toán chỉ phải phản
Trang 35‘Theo hướng dẫn của BHXH tỉnh, hàng năm BHXH huyện lập dự toán
chỉ cho
tượng trên địa bàn tỉnh Trong năm thực hiện, nếu có phát sinh chỉ vượt kế hoạch được duyệt, BHXH huyện phải báo cáo, giải trình để BHXH: tỉnh xem xét, cấp bổ sung kinh phí, đảm bảo chỉ trả kịp thời cho đối tượng BHXH tỉnh lập dự toán chỉ trên cơ sở tổng hợp dự toán chỉ của BHXH các
huyện và số chỉ trả trực tiếp tại BHXH tỉnh (do Phòng Chế độ BHXH cung cấp) Trong năm thực hiện, nếu có phát sinh chỉ vượt kế hoạch được duyệt, BHXH tỉnh phải báo cáo, giải trình để BHXH Việt Nam xem xét, cắp bổ dung
kinh phí, đảm bảo chỉ trả kịp thời cho đối tượng Bảng tổng hợp dự toán sẽ được trình Giám đốc BHXH tỉnh Bình Định ký duyệt và gửi ra BHXH Việt
Nam
Nguồn số liệu sử dụng phục vụ lập dự toán được xây dựng cho từng nguồn kinh phí, bao gồm các chỉ tiêu về tổng số đối tượng chỉ trong năm, số
đối tượng tăng trong năm, số đối tượng giảm trong năm, tông số chỉ thực tế
trong năm; ngoài ra còn phải căn cứ vào các Nghị định của Chính phủ về chế
Trang 36Bang 1.1: Thong tin phục vụ việc Lập dự toán chỉ BHXH
STT “Tên bảng biêu Cung cấp thông tin
Báo cáo tông hợp tình hình ene Cung cấp số chỉ thực nà A kinh phí và quyết toán kinh
1 phichi BHXH do NSNN | trong năm do NSNN đảm Ding dé tinh ra do
đảm bảo mức lương bình
Báo cáo tông hợp tình hình quân của từng
> kinh phí và quyết toán kinh | Cung cấp số chỉ thực đối tượng
phí chỉ BHXH do Quỹ |trong năm do Quỹ BHXH BHXH
Báo cáo tông hợp dank < Cung cấp tổng số đối A ¿
3 |sách đối tượng hưởng trong tượng hưởng trong năm " _ Phân tích tình
năm hình biến động
'Báo cáo tông hợp danh Cung cấp tổng số đổi : số đối tượng, tỷ € 4 | sich đối tượng tăng trong tượng giảm trong năm lệ tăng giảm đối
năm tượng để ước
Báo cáo tông hợp danh < Cung cấp tổng số đối l i tính cho năm kế 5 | sách đối tượng giảm trong tượng tăng trong năm hoạch
năm
Dựa vào số
lương bình quân Nghị định của Chính phủ _ | Cung cắp mức lương tối _ | và mức lương tối 6 | về chế độ chính sách nhà | thigu dang dé tinh tién - | thiểu để tinh ra
nước hưởng chế độ BHXH: phần trăm tăng
của lưỡng mới so với lương cũ
Trang 371.3.2 Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chỉ chế độ
BHXH hàng tháng [I]
& Thắm định, xét duyệt hỗ sơ:
“Thông tin đầu vào là hồ sơ hưởng chế độ hàng tháng bao gồm những chứng từ cụ thể như sau: Quyết định nghỉ việc hưởng chế độ BHXH, số
BHXH của đối tượng
Sau khi Phòng Chế độ BHXH nhận hồ sơ hưởng chế độ BHXH thì tiến hành kiểm tra, xem xét tính đầy đủ về thủ tục hồ sơ, tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ Tiếp đó, cán bộ chế độ BHXH sẽ thực hiện xét duyệt hồ sơ để tính mức hưởng dựa trên thông tin của hồ sơ hợp lệ Kết quả của quá trình xét duyệt đó
là quyết định hưởng chế độ và được phê duyệt của cắp lãnh đạo để làm căn cứ chỉ tả
Cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH tổng hợp danh sách chỉ trả, cụ thể như: sau: đặc điểm của loại chế độ này là gồm những đối tượng hưởng mới trong kỳ và những đối tượng đang tiếp tục hưởng của những kỳ trước, chính vì vậy
sau khi lập danh sách chỉ trả của những đối tượng hưởng mới kèm theo quyết định hưởng chế độ, sẽ được tổng hợp với danh sách của đối tượng tiếp tục hưởng để cho ra bảng tổng hợp danh sách chỉ trả Bảng tổng hợp này sẽ được
lập chỉ tiết cho từng loại đối tượng, từng loại nguồn kinh phí và từng huyện
"Những bảng tổng hợp danh sách chỉ trả là thông tin đầu ra của khâu quan
lý đối tượng, và là thông tin đầu vào của khâu tổ chức chỉ trả BHXH Các
bảng tổng hợp danh sách chỉ sau khi được lập sẽ được chuyển cho Phòng KHTC để thực hiện chỉ trả
** Tổ chức chỉ chế độ BHXH
Hiện nay, cơ quan BHXH áp dụng phương thức thanh toán gián tiếp
thông qua đại lý chỉ trả: áp dụng cho các chế độ dài hạn, định kỳ, thường
Trang 38thường là chủ tịch xã, phường; cán bộ chính sách xã, phường cơ quan BHXH phải trích một khoản tiền để trả cho các đại lý gọi là lệ phí chỉ trả
BHXH tỉnh ủy quyền cho BHXH huyện thực hiện ký hợp đồng với
phường xã để chỉ trả lương hưu, TNLĐ - BNN, cán bộ xã phường BHXH
huyện phải thực hiện tổng hợp các đối tượng đã chết, hết thời gian hưởng chế độ tử tuất, tạm dừng hưởng gửi BHXH tỉnh lập danh sách cho tháng sau Thông tin đầu vào phục vụ cho công tác chỉ trả chế độ BHXH hàng tháng bao gồm:
- Tổng hợp danh sách chỉ trả lương lưu, trợ cắp BHXH hàng toàn tỉnh
và từng huyện phản ánh tổng số đối tượng, tổng số tiền chỉ trả làm căn cứ để Phong KHTC cắp kinh phí cho BHXH huyện;
~ Danh sách chỉ trả lương lưu và trợ cấp BHXH hàng tháng được lập
cho từng huyện, phản ánh thông tin đối tượng, số tiền chỉ trả, thông tin của từng đại lý làm căn cứ để BHXH huyện chỉ trả, thu thập chữ ký của đối
tượng
Căn cứ vào các bảng tổng hợp danh sách chỉ trả phản ánh số lượng đối tượng, số tiển phải chỉ do Phòng Chế độ BHXH cung cấp, Phòng KHTC sẽ tiến hành lập Ủy nhiệm chỉ cấp kinh phí cho BHXH huyện BHXH huyện nhận danh sách chỉ trả, nhận kinh phí thì tiến hành tạm ứng tiền cho đại lý chỉ tra dựa trên Giấy đề nghị tạm ứng do Đại lý chỉ trả lập kèm theo bảng Danh:
sách chỉ trả lương hưu và tợ cắp BHXH hàng tháng của từng Đại lý chỉ trả
để thu thập chữ ký khi thực hiện chỉ trực tiếp cho đối tượng
‘Sau khi thực hiện chỉ trả trực tiếp cho đối tượng, thu thập đầy đủ chữ ký vào danh sách chỉ trả, Dai ly chi tra sẽ thống kê những đối tượng đã chỉ,
những đổi tượng chưa chỉ, lập bảng báo cáo quyết toán kinh phí với BHXH huyện và nộp lại bảng danh sách chỉ trả có chữ ký cho BHXH huyện Cuối
Trang 39Phong KHTC
‘Chu trình được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chúng từ bạn đầu (Go NLD, Đơn vị "Phòng Ch độ BEXH ø SDLDnệp | (Ù ? @ „ J a BHXH huyện ) + 6 |i Đại lý chỉ trả 6 Đổi trợng hưởng true tgp
Hình 1.4: Sơ đồ chu trình chi t
(1) NLD, người SDLĐ nộp hỗ sơ cho Phòng Chế độ BHXH Phòng Chế độ BHXH tiến hành thấm định, xét duyệt hồ sơ
(2) Cuối tháng Phòng Chế độ BHXH tổng hợp hồ sơ, lập và chuyển
tổng hợp danh sách chỉ của toàn tỉnh và của từng BHXH huyện cho Phòng
KHTC
(3) Cuối tháng, Phòng Chế độ BHXH chuyển danh sách chỉ cho BHXH
huyện
chế độ hàng tháng
(4) Phòng KHTC cấp kinh phí cho BHXH huyện (5) BHXH huyện tạm ứng kinh phí cho Đại lý chỉ trả (6) Đại lý chỉ trả thực hiện chỉ trả trực tiếp cho đối trong
(7) Cuối kỳ chỉ trả, Đại điện chỉ trả phải thanh quyết toán với BHXH huyện
Trang 40(§) Cuối quý, BHXH huyện tiến hành thanh quyết toán với Phòng
KHTC
1.3.3 Tổ chức thông tin kế toán trong khâu Tổ chức chỉ chế độ BHXH một lần [1]
> Thắm định, xét duyệt hỗ sơ
“Thông tin đầu vào là hồ sơ hưởng chế độ một lần bao gồm những chứng
từ cụ thể như sau: Tờ khai thân nhân (mẫu 09a), giấy chứng tử
Sau khi Phòng Chế độ BHXH nhận hồ sơ hưởng chế độ BHXH thì tiến hành kiểm tra, xem xét tính đầy đủ về thủ tục hồ sơ, tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ và thực hiện xét duyệt hồ sơ để tính ra mức hưởng của đối tượng, sau
đó in quyết định hưởng chế độ có phê duyệt của cấp lãnh dao với độ BHXH một lần, định kỳ một tháng chia làm 3 đợt chỉ chế độ nên Phòng Chế độ BHXH tổng hợp danh sách chỉ trả làm 3 đợt Bảng tổng hợp này được lập theo loại nguồn kinh phí và chỉ tiết cho từng BHXH huyện Bảng tổng hợp danh sách chỉ sau khi được lập sẽ được chuyển cho Phòng KHTC để thực hiện chỉ trả
s* Tổ chức chỉ chế độ BHXH
Phương thức thanh toán trực tiếp cho đối tượng được hưởng trợ cấp một lần được áp dụng đối với chế độ ngắn hạn, lĩnh tiền trợ cấp một lần Các đối tượng hưởng sẽ trực tiếp đến cơ quan BHXH đề nhận tiền
'BHXH huyện trực tiếp chỉ trả một lần cho người làm việc trong các đơn vị SDLĐ do BHXH huyện quản lý BHXH tỉnh trực tiếp chỉ trả một lần cho người làm việc trong các đơn vị SDLĐ do BHXH tỉnh quản lý, nếu đối tượng có nhu cầu nhận chế độ một lần tại huyện thì BHXH tỉnh tiến hành ủy quyền chi trả cho BHXH huyện được yêu cầu Thông tin đầu vào được dùng làm căn
cứ để chỉ trả bao gồm: bảng tổng hợp danh sách chỉ trả BHXH một lần, các