Mục tiêu của đề tài Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á là trình bày thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á; đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á.
Trang 1
DO THI HUYNH TRANG
HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN
CHU TRINH CUNG UNG TAI CONG TY TNHH
SAN XUAT VA THUONG MAI TRUNG A
LUAN VAN THAC SI KE TOAN
2022 | PDF | 119 Pages buihuuhanh@gmail.com
Trang 2
DO THI HUYNH TRANG
HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN
CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI CƠNG TY TNHH
SAN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á
LUẬN VĂN THẠC SĨ KÉ TOÁN
Mã số: 834 03 01
Người hướng dẫn khoa học: TS Phan Thị Đỗ Quyên
Trang 3Tôi
n cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của cá nhân
tôi được thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Phan Thị Đỗ Quyên
Các số liệu, kết quả trình bảy trong luận văn là trung thực, tuân thủ
theo đúng quy định về sở hữu trí tuệ và liêm chính học thuật
“Tác giả luận văn
Trang 4MO BAU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu 2
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2
4, Phuong pháp nghiên cứu 3
5 Ý nghĩa của đ tài 3
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3
7 Bồ cục đề tải 5
CHƯƠNG 1: CHƯƠNG 1 DDDĐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VE TO CHỨC: THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH CUNG UNG TẠI
ĐOANH NGHIỆP 6
1.1, KHAI QUAT VE HE THONG THONG TIN KE TOAN 6 1.1.1 Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn 6 1.1.2 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống khác
trong doanh nghiệp 1
1.2 TO CHỨC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH CUNG ỨNG9
1.2.1 Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng 9
1.2.2 Chức năng của chu trình cung ứng " 1.2.3 Môi quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng 14 1.2.4 Tổ chức dữ liệu đầu vào của chu trình cung ứng 15 1.2.5 Tổ chức quy trình xử lí thông tỉn trong chu trình cung ứng 19
1.2.6 Tổ chức đầu ra trong chu trình cung ứng + 3
Trang 5
TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG Á 35
2.1 GIỚI THIEU VE CONG TY TNHH SAN XUAT VA THUONG MAL
TRUNG A 35
2.1.1 Giới thiệu chung, 35
Ngành nghề chính của công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á36
2.1.2 Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty 37 2.1.3 Tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty 40
2.2 THUC TRANG TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH CUNG UNG TAI CONG TY TNHH SAN XUAT VA THUONG
MAI TRUNG A 43
2.2.1 Đặc điểm chu trình cung ứng tại công ty TNHH Sản xuất và ‘Thuong mai Trung A 43
2.2.2 Thực trạng mã hóa các đối tượng kế toán và tổ chức dữ liệu trong
chu trình cung ứng tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á 47
2.2.3 Thực trạng tổ chức dữ liệu đầu vào trong chu trình cung ứng tai
công ty TNHH Sản xuất và thương mại Trung Á 49
2.2.4, Thực trang tổ chức quy trình xử lý thông tỉn trong chu trình cung
ứng tại công ty TNHH Sản xuất và thương mại Trung Á 58 2.2.5 Thực trạng tổ chức thông tin đầu ra trong chu trình cung ứng tại
công ty, 69
2.2.6 Đánh giá về thực trạng tổ chức thông tỉn kế toán trong chu trình
“cung ứng tại công ty 6
Trang 6CUNG UNG TAL CONG TY TNHH XUAT VA THUONG MAL
TRUNG A 80
3.1 SỰ CÂN THIẾT PHAI HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TOAN TRONG CHU TRINH CUNG UNG TAI CONG TY TNHH SAN XUAT VA THUONG MAI TRUNG A 80 3.2 MOT SO GIẢI PHAP GOP PHAN HOAN THIEN TO CHUC THONG TIN KE TỐN TRONG CHU TRÌNH CƯNG ỨNG TẠI CÔNG TY TNHH SAN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRUNG A 81
3.2.1 Hoàn thiện chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và
Thuong mai Trung A 81
Trang 7'Tên hình vẽ Trang hình vẽ
Hình 1.1 | Các yếu tế cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 7
Bình L2 | MO! quan hệ giữa hệ thing thong tin KE toán với các | | hệ thống thông tin khác trong doanh nghiệp
Hình 1.3 | Các chức năng chính trong chu trình cung ứng 14 Mỗi quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cu
Hình L4 | n9 ứng : p * SỈ as
uy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung
Hình L5 |5 » _— SÌ
ứng
Hình 1.6 | Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu trình cung ứng 20 Hình 1.7 | Sơ đồ dòng dữ liệu quy trình xử lý đơn dat hing 2B Hình 1.8 | Sơ đồ dòng dữ liệu quy trình xử lý nhận hàng 26
Sơ đỗ đồng dữ liệu quy trình cập nhật hóa đơn và
Hinh 1.9 thanh toán BNE EEN EPS 28
Hình [Mỗi quan hệ giữa các tập in CSDL ong chủ trnh| 110 |eungứng
Sơ đồ tô chức bộ máy quản lý tại công ty TNHH
Hình 2.1 Sản xuất và Thương mại Trung A ¿ yan 37 Sơ đồ tô chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Sản
Hình 22 xuất và Thương mại Trung Á 40
Trang 8trình nhận hàng "Trình tự ghỉ số kế toán theo hình thức Chững từ ghỉ Hình 2.3 | số tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mai Trung] 42 A
Tình thức kế tốn tại cơng ty TNHH Sản xuất và
Hình 24 Thuong mai Trung A ẹ 4
Thue trang quy trình cung ứng tại Công ty TNHH
Hình 2.5 Sản xuất và Thương mại Trung Á may eae 46 Tu đỗ mô tả thực trạng quy trình tiếp nhận yêu cầu
Hình 2.6 | mua hàng và xử lý đặt hàng trong chu trinh cung) 61
ứng tại công ty TNHH SX và TM Trung Á
Tựa đỗ mô tả thực trạng quy trình nhận hàng trong
Hình 27 | chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và | 64
‘Thuong mai Trung A
Tâm đỗ mô tà thực trạng quy trình cập nhật hóa don
và thanh toán cho nhà cungeap trong chu trình cuny
Tình 2.8 ứng tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại esp iene SỈ 69
Trung Á
Sơ đỗ hoàn thiện tô chức thông tin tong quy trình
Hình 3.1 xác định nhu edu và xử lý đặt hàng, ợ ° say 87 Sơ đỗ hồn thiện tơ chức thông tin Ké toan trong qu
Hình 3.2 ° eae) so
Trang 9“Thông tỉn là một trong những nguồn lực quan trọng đối với sự tồn tại của một tổ chức kinh doanh Với chức năng thu thập, xử lý và cung cắp thông tin một cách thuận lợi nhất, hệ thống thông tin không chỉ giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính để từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh phù hợp
đúng đắn và có hiệu quả, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp mà
nó còn giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra
trơn tru và tiết kiệm thời gian
Trong doanh nghiệp thương mại và
xuất,
e xây dựng tốt hệ thống thong tin trong chu trình cung ứng đóng vai trò quan trọng, không chỉ làm cho quá trình cung ứng được thực hiện một cách có hiệu quả mà còn góp, phần đảm bảo các mục tiêu kiểm soát và quản lý nội bộ doanh nghiệp
Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á là đơn vị chuyên sản
„ công nghiệp, dân dụng nên
hoạt động sản xuất có thể xem là hoạt động chính của công ty Trong quá
xuất các thiết bị điện, xây lắp các công trình dit
trình sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất để tạo ra
sản phẩm nên đóng vai trò quan trọng Việc cung ứng nguyên vật liệu đẫy đủ, kịp thời và đảm bảo chất lượng ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất cũng như các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp Quản lý tốt nguyên
vật liệu sẽ hạn chế được những mắt mát, hư hỏng, hạn chế được những rủi ro xảy ra trong quá trình sản xuất và đòi hỏi phải được tổ chức chặt chẽ từ khâu
thu mua, bao quản, dự trừ và sử dụng
“Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thong tin để nâng cao
Trang 10chưa có tính kết nối logic, thống nhất hoàn chỉnh, bổ trợ cho nhau mà chỉ mang tính riêng lẻ, phục vụ cho nhu cầu của từng bộ phận Phần mềm kế toán
chưa hỗ trợ, kết nối thông tin tại bộ phận kho, việc nhập và theo dõi các số
liệu chỉ thực hiện trên excel Do đó việc theo dõi, đối chiếu nguyên vật liệu mua về và hàng tổn kho giữa bộ phận kho và kế toán gặp nhiều hạn chế Vì vậy bộ phận cung ứng rất khó khăn trong việc xác định chính xác số lượng hàng tồn kho các loại nguyên vật liệu để tính toán lượng nguyên vật liệu cần
mua và thông tỉn về tỉnh hình công nợ của nhà cung cắp khi đặt hàng
Các vấn đề nêu trên là cơ sở để tác giả lựa chọn “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TIVHH sản xuất và thương mại Trung Á” là đi
nghiên cứu luận văn thạc sĩ 2 Mục tiêu nghiên cứu
~ Trình bày thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng
tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á
~ Đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán
trong chủ trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung
A
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung
ứng của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á, cụ thể tập trung
vào hai giai đoạn mua hàng và thanh toán 3.2 Pham vi nghién cứu
Đề tài nghiên cứu về chu trình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản
Trang 11về hệ thống thơng tin kế tốn trong chu trình cung ứng để làm cơ sở nghiên
cứu đề tài
Phương pháp phỏng vấn và quan sát quá trình làm việc của nhân viên
tại công ty; thu thập các chứng từ, số sách và báo cáo tại phòng kế toán và các
'bộ phận liên quan đến chu trình cung ứng Từ đó, tổng hợp, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn trong
chủ trình cung ứng, cụ thể tập trung vào giai đoạn mua hang và thanh tốn tại cơng ty,
5 Ý nghĩa của đề tài
Qua nghiên cứu thực trạng, đề tài đã đưa ra một số đề xui
các giải
pháp phù hợp và khá thi nhằm hoàn thiện việc tổ chức thông tin kế toán trong
chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung A Do
đó, đề tài có ý nghĩa thực tiễn trong công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế
tốn nói chung & chu trình cung ứng nói riêng tại công ty
6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Hệ thống thơng tin kế tốn là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các
phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức một cách có khoa học
nhằm thu thập, xử lý va cung cấp thông tin về tinh huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định
Nói về hệ thống thông tin doanh nghiệp nói chung và hệ thống thơng
tin kế tốn nói riêng, trong thời kỳ công nghệ thông tin đang phát triển như
Trang 12
thể
Trần Thị Thanh Tâm (2013) đã sử dụng các phương pháp phân tích các
thành phần của hệ thống thơng tin kế tốn và sử dụng các sơ đồ dòng dữ liệu,
mô hình dữ
su, lưu đồ mô tả hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng, tác giả đã đưa ra những giải pháp nhằm hồn thiện thơng tin kế toán
trong chủ trình cung ứng tại đơn vi, giúp cho công tác quản lý của lãnh đạo công ty thêm chặt chẽ, tăng cường khả năng quản lý và kiểm soát chỉ phí, góp
phần nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chỉ phí giá thành, tăng lợi thế cạnh
tranh của doanh nghiệp
Lê Thị Hạnh Phúc (2014) dựa trên cơ sở lý luận và phân tích thực trạng
chu trình cung ứng thuốc và vật tư y tế, nghiên cứu đã đưa ra các giải pháp cải tiến việc tổ chức thơng tin kế tốn trong các quy trình tiếp nhận yêu cầu và xử
lý bảng dự trù thuốc, vật tư y tế; quy trình nhận và nhập kho bảo quản thuốc,
vật tư y tế; quy trình ghỉ nhận và xác định nghĩa vụ thanh tốn; hồn thiện cơ
sở dữ liệu và bảng mã trong hoạt động cung ứng thuốc, vật tư y tế nhằm mang
lại hiệu quả cao hơn
Nguyễn Thị Mai Hỏa (2016) đã khái quát các chu trình chính trong hệ
thống thơng tin kế tốn ở Công ty D&C như chu trình chỉ tiêu, chu trình bán hàng và chu trình cung cấp dịch vụ bằng công cụ lưu đỗ chứng từ Qua đó, chỉ ra các thông tin cung cấp cho kế toán tài chính, kế toán quản trị, phân tích những điểm yếu của quy trình trong hệ thống thông tin kế toán Cuối cùng, luận văn đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin kế tốn tại
Cơng ty D&C, nâng cao khả năng cung cấp thông tin của hệ thống thông tin
Trang 13doanh thiết bị điện Dé tài là kết quả kế thừa từ các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên để vận dụng vào thực tế của công ty, tạo điều kiện cho
công ty thấy rõ tằm quan trọng của hệ thống thơng tin kế tốn nói chung và
trong chủ trình cung ứng nói riêng
7 Bố cục đề tài
Nghiên cứu nảy được thực hiện theo cấu trúc gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình
cung ứng tại doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức thơng tin kế tốn trong chu trình cung
ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung A
Chương 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế
toán trong chủ trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại
Trang 14TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP Chương này sẽ trình bày về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng bao gồm các nội dung về khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống thông tin trong chu trình cung ứng và việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng Cụ thể, Mục 1.1 trình bảy khái quát về hệ thống
thông tin kế toán Tiếp theo, Mục 1.2 trình bảy việc tổ chức thông tin trong
chu trình cung ứng thông qua việc xử lý những dữ liệu đầu vào trong chu trình cung ứng để có được những dữ liệu đầu ra đáp ứng được những yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp
1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THƠNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.1.1 Khái niệm về hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng tin kế tốn là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, các :hức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động vốn, sử dụng vốn cũng như
phương tiện, các phương pháp kế toán được
kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định Hai
Trang 15
'Với các thành phần chính bao gồm con người, thủ tục và hướng dẫn, dữ liệu, phần mềm, hệ thống thông tin kế toán đảm bảo thực hiện các chức năng thông tin và kiểm tra tình hình tải sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của
doanh nghiệp theo quy trình ghi nhận, thu thập, lưu trữ các dữ liệu trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp; xử lý và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng liên quan; cơ sở cho việc ra quyết định của nhà quản lý doanh nghiệp:
hoạch định và kiểm soát; hỗ trợ hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp 1.1.2 Mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống
khác trong doanh nghiệp Các hệ
\g thông tin chức năng trong doanh nghiệp bao gồm hệ thống ‘thong tin tai chính, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất là một hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều
chức năng được thực hiện bởi các bộ phân khác nhau, có mỗi quan hệ rằng
Trang 16tin hữu ích cung cắp trở lại cho các bộ phận để có thể thực hiện chức năng cụ thể của mình Do vay, hệ thống thong tin quản lý hoàn chỉnh của đơn vị được
cấu thành từ hệ thống thông tin kế toán và các hệ thống thông tin chức năng khác nhằm phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp,
đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả nhất
Trong quá trình hoạt động, có những công việc sẽ được lặp đi lặp lại
một cách thường xuyên, liên tục theo một trình tự nhất định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn do nhiều bộ phận, nhiều cá nhân tham gia trực tiếp thực hiện Nhằm tăng cường chức năng phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các
bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp; việc chia sẻ thông tỉn cho các chức năng, bộ phận trong cùng chu trình; phối hợp thực hiện chức năng, nhiệm vụ một cách trọn vẹn; kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận nhằm phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ trong từng chủ trình và trong
toàn doanh nghiệp thì cần thiết phải tiếp cận hệ thống thơng tin kế tốn theo
chủ trình
“Trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại, các hoạt động chính có thể
tổ chức thành bốn chu trình cơ bản gồm chu mua hàng và thanh toán, chu trình sản xuất, chu trình bán hàng thu tiền và chu trình tài chính Trong điều
kiện ứng dụng công nghệ thông tin, nhằm tăng cường việc chia sẻ, phối hợp, trao đổi dữ liệu và thông tin giữa các phần hảnh kế toán và giữa kế toán với
các bộ phận khác trong doanh nghiệp, hệ thống thông tìn kế toán được tổ chức
theo chu trình giúp cho thông tin kế toán thể hiện được vai trỏ quan trọng đối
Trang 17Hình 1.2 Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với các hệ thống
thông tin khác trong doanh nghiệp
(Nguân: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011)
12 TÔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH CUNG
ỨNG
1.2.1 Đặc điểm và mục tiêu của chu trình cung ứng
Chu trình cung ứng tồn tại trong mọi loại hình doanh nghiệp Hai chức năng chính của chu trình cung ứng là mua hàng & thanh toán Chu trình cung
ứng đóng vai trỏ quan trọng đối với đa số doanh nghiệp, đặc biệt là doanh
nghiệp sản xuất và thương mại Bởi vì chỉ phí cho việc mua hàng thường,
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chỉ phí sản xuất và có ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp Chính vì thé, việc tổ chức hiệu quả chu trình này
sẽ có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và là mồi quan
Trang 18Chu trình này có liên quan đến các chu trình khác và có các đặc điểm
sau
~ Chu trình cung ứng trải qua nhiều khâu và liên quan hằu hết đến các chu trình, nghiệp vụ khác, liên quan đến các loại tải sản như tiền, hàng tổn
kho Mua hàng là bước khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh do nó
cung cấp các yếu tố đầu vào để tiến hành các hoạt động khác Chu trình này
liên quan đến các phân hệ như mua hàng, nhận hing, theo dõi thanh toán &
chi tiền Các chủ thể chủ yếu tham gia vào chu trình cung ứng gồm nhả cung cấp, các bộ phân có nhu cầu, bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng, quản lí kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt, kế toán
tiễn ngân hàng, kế toán tổng hợp và ngân hang Dé chu trình vận hành hiệu
quả,
thông tin hướng đến mục tiêu là cũng ứng đầy đủ và kịp thời tắt cả các loại
In phải có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận thông qua việc chia sẻ
vật tư, hằng hóa dịch vụ để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra liên
tục, đồng thời không để tồn kho quá mức cần thiết gây ứ đọng vốn và làm
tăng chỉ phí bảo quản
Mục tiêu của chủ trình cung ứng (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị
Hồng Hanh, 2011)
~ Đảm bảo tắt cả hàng hóa và dịch vụ được đặt là cần thiết
- Nhận hàng hóa và dich vụ đảm bảo yeu lượng, chất lượng và thời gian theo đơn đặt hằng
- Bảo quản vật tư hằng hóa cho đến khi đưa vào sử đụng
- Đảm bảo chứng từ hóa đơn đi kèm với hàng hóa và dịch vụ là hợp
pháp, đầy đủ và chính xác
Trang 19~ Theo đối cụ thể thời hạn và số tiền phải thanh toán với từng nhà cung
cấp trên số kế toán chỉ tiết phải trả người bán
~ Đảm bảo tắt cả các khoản phải chỉ trả đều chính xác, hợp lý và đúng
lúc
~ Theo dõi chính xác số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ
1.2.2 Chức năng của chu trình cung ứng,
4 Xác định nhu câu về vật tư, hàng hóa và dịch vụ
Bước khởi đầu của chu trình cung ứng là phải nhận biết được nhu cầu đối với từng loại vật tư, hàng hóa và dịch vụ cần phải cung ứng tại mỗi thời điểm và có thể thực hiện bằng nhiều cách khác nhau Đây là bước vô cùng quan trọng để xác định nhu cầu mua có thực sự cẩn thiết hay không Các bộ
phận có nhu cầu lập yêu cầu mua hàng gửi về phòng cung ứng Nhu cầu mua hàng phải có sự xác nhận tồn kho của kế toán và số lượng tồn kho không đủ
đảm bảo cho hoạt động kinh doanh bình thường được xác nhận của kế toán thì
phòng mua hàng sẽ lập giấy đề xuất mua hàng để tiến hành bước tiếp theo
Các bước được tiến hành lần lượt như sau: Bộ phận kế toán phải tiến hành so sánh số lượng tồn kho hiện tại với kế hoạch sử dụng từng loại trong thời gian sắp tới hoặc số lượng tồn kho tối thiểu Nếu số dư tồn kho của từng loại không đảm bảo để đáp ứng được nhu cầu sử dụng và dự trữ hiện tại thì bộ
phan mua hàng có thể xác định lượng nhu cầu cần phải mua bé sung thêm Bộ
phận mua hàng làm giấy đề xuất mua hàng, trong đó ghi rõ về chủng loại, quy cách, số lượng, chất lượng hàng cần mua và trình cấp có thẩm quyền phê
duyệt
5 Đặt hàng
Sau khi yêu cầu này được phê duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành lập
Trang 20hóa, dịch vụ, số lượng, đặc tính kĩ thuật, tên của phòng ban và người yêu cẩu,
người phê chuẩn Việc lựa chọn nhà cung cấp thường được căn cứ vào dữ liệu về xếp hạng, đánh giá nhà cung cấp qua các lần mua trước theo các tiêu
chí về giá cả hàng hợp lý, chất lượng hàng tốt theo yêu
và tính tin cậy của người bán để đảm bảo khách quan Sau khi đã xác định
lu, giao hàng kịp thời
nhà cung cấp, bộ phận đặt hàng tiến hành đặt hàng, thương thảo các điều kiện giao hàng và thanh toán, làm các thủ tục và kí kết hợp đồng hoặc chờ sự phản hồi chấp nhận đặt hàng từ nhà cung cấp theo đúng các nội dung được yêu cầu và có lợi nhất cho doanh nghiệp Đồng thời, bộ phận mua hàng phải gửi thông
tin về đơn đặt hàng cho các bộ phận liên quan theo đõi và thực hiện các bước
tiếp theo Như bộ phận nhận hàng cần để theo dõi, chuẩn bị cho công tác nhận hàng khi hàng ví kiểm tra và làm các thủ tục thanh toán khi nhận được hóa đơn của nhà cung, doanh nghiệp Hoặc bộ phận kế toán thanh toán cần để cấp, e Nhận hàng và bảo quản
Bộ phận nhận hàng thực hiệnviệc nhận hàng, kiểm nghiêm và nhập kho
tại kho hoặc tại địa điểm được chỉ định vào thời điểm hàng được giao Để nâng cao hiệu quả kiểm soát, chức năng nhận hàng cần được tách biệt khỏi
chức năng mua hàng và chức năng quản lý kho hàng Lúc này, bộ phận nhận
hàng thực hiện hai công việc cơ bản: (1) Đối chiếu hàng giao so với đơn đặt hàng và chấp nhận hàng giao, (2) Chuyển hàng đến nơi bảo quản hay sử dụng
Đối với công tác đối chiếu giao hàng nếu có sự không phủ hợp hoặc phát sinh
thừa thiểu bộ phận nhận hàng phải xin ý kiến của cấp có thẩm quyền để xử lí
và làm các thủ tục liên quan Bước tiếp theo, bộ phận nhận hàng phải làm thủ
tục nhập kho hảng hóa, giao thẳng đến bộ phận sử dụng hoặc giao thẳng cho
Trang 21nhập kho và chịu trách nhiệm bảo quản toàn bộ vật tư, hàng hóa được cung ứng cho đến khi xuất giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng
(đối với trường hợp của doanh nghiệp thương mại) Kế toán sẽ dựa vào phiếu
nhập kho vật tư, hàng hóa dé phan ánh vào sổ kế toán tổng hợp và chỉ tiết có liên quan Đối với trường hợp cung ứng dịch vụ sẽ không có thủ tục nhập kho như trên
4 Xée nhận nghĩa vụ thanh toán và theo dõi thanh tốn
Sau khi hồn thành việc nhập hàng, toàn bộ chứng từ liên quan phải
được chuyển đến phòng kế toán để hạch toán và làm các thủ tục thanh toán Khi nhận được hóa đơn của bên bán thì kế toán thanh toán phải đối chiếu, so
sánh hóa đơn với các thông tin vé dat hàng và nhận hàng như đơn đặt hàng đã
phê duyệt, biên bản kiểm nhận đã được phê duyệt, phiếu nhập kho (nếu có) hay bảng kê chỉ phí Nếu các thông tin trên là phù hợp, đầy đủ, chính xác thi kế toán phải trả sẽ tiến hành ghi nhận nợ phải trả chỉ tiết theo người bán Có
hai phương pháp tổ chức theo dõi thanh toán: Thanh toán theo hóa đơn và
thanh toán theo số dư của từng nhà cung cấp Doanh nghiệp cũng có thể kết
hợp cả hai hình thức trên
e Chỉ tiền thanh toán cho nhà cung cắp
Tới hạn thanh toán,
ế toán phải trả sẽ chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng
tghi thanh toán cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán Sau khỉ việc xét duyệt thanh toán đã được thực hiện thì sẽ tiến hành lập chứng từ
cũng như
thanh toán như phiểu chỉ hay ủy nhiệm chỉ Dựa vào thơng tin thanh tốn tiền
được xác nhận thì kế toán phải trả sẽ ghi giảm nợ phải trả chỉ tiết theo người
Trang 22x mise ||] ote | | | ov | 1] op oon ae |] ]ome lf] S|] fa | 1) Son | 4 en | by $8 | TH ese Se] eee | | a |p) a es m cs Pen bi
Hinh 1.3 Các chức năng chính trong chu trình cung ứng,
(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011) 1.2.3, Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng,
Trước hết, quản trị hàng tồn kho bao gồm các hoạt động: mua hàng,
nhận hàng, nhập kho và quản lí hàng tại kho đồng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện chức năng cung ứng đầu vào cho hoạt động của doanh nghiệp Các hoạt đông trên đòi hỏi phải được thực hiện đúng lúc, vật tư hàng, hóa được cung ứng với giá cả hợp li va chất lượng tốt Bên cạnh đó, chức
năng của kế toán trong chu trình cung ứng là tham gia quản lí và kiểm soát
hàng tồn kho, hạch toán chỉ tết và tổng hợp hàng tồn kho về phương diện
giá trị, theo đði các khoản phải trả cho nhà cung cấp vả cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán Thơng tỉn do kế tốn cung cấp giúp cho các nhà quản trị hàng tồn kho đưa ra các quyết định nhằm giảm thiểu chỉ phí cho việc quản trị hàng tồn kho và sử dụng hiệu quả nguồn vốn
tam bảo không
ảnh hưởng đến sản xuất kinh doanh Các quyết định này liên quan đến việc
đồng thời giữ được mối quan hệ lâu dài với nhả cung cấp và
xác định thời điểm mua hàng, lượng hàng cần mua, quy cách, số lượng, chat
lượng, giá cả, lựa chọn nhà cung cấp, kí hợp đồng đãi hạn với nhà cung cấp
Trang 23về cũng ứng và các chỉ phí cần thiết phục vụ cho việc mua hàng Ngoài ra, bộ phận kế toán phải theo đõi, kiểm soát được thời hạn thanh toán theo từng
hóa đơn để hưởng các khoản chiết khấu, ước tính được lượng tiền cần thiết để thanh toán cho nhà cung cấp tại mỗi thời điểm, trên cơ sở đó có kế hoạch
huy động nguồn tài chính Ngoài ra, kế toán còn cung cấp thông tin phục vụ
cho việc ra quyết định liên quan đến chính sách mua hing dai han, phương,
thức thanh toán, tín dụng, chiết khấu thanh toán
Hình 1.4 Méi quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình cung ứng
(Nguằn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011) 1.2.4 Tổ chức dữ liệu đầu vào của chu trình cung ứng
'Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là tắt cả các dữ liệu ghỉ
nhận lại những thông tin tai chính - kế toán phát sinh trong quá trình hoạt
động của doanh nghiệp Trong chu trình cung ứng, việc tổ chức dữ liệu đầu
Trang 24a H@ thing chieng tie
Các chứng từ thường được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng trong chu
trình cung ứng:
~ Phiếu yêu cầu mua hàng hóa/ Đề nghị mua hàng: đây là chứng từ được lập bởi bộ phận trong doanh nghiệp có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ Các thông tin cơ bản cần có như: Tên chứng từ, ngày tháng, số chứng từ, mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách số lượng, yêu cầu thời gian nhận hàng Đề nghị mua hàng sau khi được xét duyệt của các cấp có thắm
quyền sẽ được chuyển tới
ộ phận mua hàng
- Đơn đặt hàng: căn cứ trên đề nghị mua hảng, bộ phận chịu trách
nhiệm mua hàng tìm kiếm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng Trên đơn đặt hàng cần có các thông tin cơ bản nhí
én chứng từ, ngày va số chứng từ, thông tin khách hang, thông tin về hàng hóa/dịch vụ yêu cầu: mã hàng hóa, tên hàng hóa, quy cách, số lượng, thời han giao hing, địa điểm giao hàng và các thông tin khác liên quan
~ Hợp đồng kinh tế: với các đơn hàng lớn, nhân viên kinh doanh lập hợp đồng kinh tế Trên hợp đồng ghi rõ thông tin người mua - người bán,
thông tin về mặt hàng/ dịch vụ: mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng, đơn
giá, giá trị thông tin về giao hàng: thời gian, địa điểm giao hàng: thông tin về
trách nhiệm của bên mua, bên
tỏa thuận về bảo hành, trả lại hàng; thỏa
thuận về giải quyết tranh chấp
~ Phiếu nhập kho/ Thẻ kho: căn cứ hàng hóa thực nhập vào kho và hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán kho lập phiếu nhập kho Các thông tin cơ bản
trên Phiếu nhập kho như: Tên chứng từ, ngày, số chứng từ, ä hàng, tên
hàng, quy cách, số lượng và giá trị hàng nhập kho Trên phiếu nhập kho có
Trang 25~ Đề nghị thanh toán: căn cứ đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu xuất kho của nhà cung cấp (nếu có) và phiếu nhập kho, bộ phận mua hàng lập đề nghị thanh toán Trên đề nghị thanh toán cần có các thông tin: Tên chứng từ, số, ngày chứng từ, lý do đề nghị, mã hàng, tên hàng, giá trị đề
Phiếu đề nghị thanh
nghị thanh tốn và thơng tin về người được nhận tỉ
toán sau khi được phê duyệt của các cấp có thâm quyền được chuyển cho bộ
phận kế toán để làm chứng từ chỉ -PI
chi/ Uy nhiém chi/ Sée: day la chimg tir yu cdu thit quy chi
tiền/ ngân hàng chuyển tiền cho người nhận Trên Phiết chỉ/ ủy nhiệm chữ
séc cần có các thông tỉ
tên chứng từ, số, ngày chứng từ; tên, địa chỉ của khách hàng/tên khách hảng, thông tin ngân hàng thụ thưởng; nội dung thanh toán, số tiền thanh toán
b Quy trình luân chuyển chứng tir
Quy trình tổ chức chứng từ kế toán chỉ ra dòng vận động của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp từ khi lập chứng từ, thực hiện nghiệp vụ đến khi
đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ Một quy trình luân chuyển chứng từ hợp lý giúp cho các nghiệp vụ được thực hiện gọn nhẹ, nhanh chóng, tránh chồng
Trang 26hae Te cm)
Hình 1.5 Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình cung ứng ~ Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập Phiếu Yêu cầu mua hàng gửi đến
bộ phân mua hing
~ Bộ phận mua hảng sau khi nhận được yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có nhu cầu, đã được ký duyệt sẽ tìm kiếm nhà cung cắp, gửi yêu cầu báo giá cho nhà cung cấp
~ Nhà cung cấp sau khi nhận được yêu cầu báo giá của khách hàng, lập
báo giá gửi tới khách hàng
~ Nếu chấp nhận báo giá của nhà cung cấp, bộ phận mua hàng lập đơn mua hàng (đơn đặt hàng) xin phê duyệt của cấp có thẩm quyền và gửi đến nhà
căng cắp
~ Nhà cung cắp nhận được đơn đặt hàng sẽ làm hợp đồng và tiến hành
giao hàng cùng với phiếu giao hàng và xuất hóa đơn cho khách hàng
Trang 27sau đó sẽ giao hàng cho bộ phận yêu cầu hoặc nhập kho Ở bộ phận kho, sau
khi nhận được hàng cùng với phiếu giao hang của nhà cung cấp, nhân viên
kho sẽ lập phiếu nhập kho ghi số lượng thực nhập lưu tại kho, đồng thời chuyển cho kế toán
~ Căn cứ vào yêu cầu mua hàng, phiếu giao hàng, hợp đồng, hóa đơn,
bộ phận mua hàng làm đề nghỉ thanh toán Sau khi đề nghị thanh toán được
ký duyệt, bộ phận mua hàng chuyển đề nghị thanh toán, hợp đồng, hóa đơn, sang kế toán để thanh toán cho nhả cung cấp
~ Phòng kế toán kiểm tra chứng từ và ghi nhận nợ phải trả nhà cung cấp Kế toán lập Ủy nhiệm chỉ gửi đến ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng) hoặc Phiếu chỉ gửi Thủ quỹ (nếu thanh toán bằng tiền mặt) để thanh toán cho nhà cung cấp
1.2.5 Tổ chức quy trình xử lí thông tỉn trong chu trình cung ứng Việc tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thể hiện qua sơ đồ ding cdữ liệu gồm 4 nút xử lí tương ứng với 4 chức năng cơ bản của chủ trình đó là
(1) tiếp nhận yêu cầu mua hàng và xử lí đặt hàng, (2) làm các thủ tục nhận
hàng, nhập kho và bảo quản hàng hóa (3) chấp nhận thanh tốn, theo dõi cơng,
nợ và chỉ tiền thanh toán cho nhà cung cắp, (4) phân tích tình hình cung ứng
Trang 28min than) Nhu cầu vệ số ugng và dùng bại baie vổ các lân mua tước Dengue ha ong op Ph dệt Nhà cong cấp —À 4 ¿ ange (cing er ` Phu geo rang) - NNU ¬ ố ay w——— yea cácn run Dũ lu địt ng, Số uøng đậthùng Đư lậu tạnh tên SE ait on — dhghợp (ss) các nd ms
1.6 Sơ đồ dòng dữ liệu trong chu
Trang 29'Yêu cầu mua hàng có thể được xác định tự động bởi chương trình phần mềm qua việc kiếm tra và so sánh dữ liệu vẻ số lượng hàng tồn kho tối thiểu và số lượng hàng tồn kho hiện tại sau mỗi lần xuất kho Hoặc có thể được
nhập vào hệ thống máy tính bở nhân viên của bộ phận cung ứng Sau khi xác
định nhu cầu, các bộ phận gửi yêu cầu mua hàng thông qua Phiếu yêu cầu
mua hàng (Đề nghị mua hàng) Yêu cầu mua hàng với các thông tin cụ thể và chính xác về, mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng yêu cầu, thời gian, địa điểm đề nghị giao hàng được người có thẩm quyền phê duyệt Đây là những thông tin cũng như điều kiện cơ bản để thực hiện các bước công việc tiếp theo trong chu trình đồng thời hạn chế xảy ra những trường hợp rủi ro như hàng đặt mua không cần thiết, không phủ hợp hoặc số lượng nhiều hơn nhu cầu cần
thiết
Dữ liệu về nhu cầu mua hàng sẽ được lưu trữ trong các tập tin dữ liệu yêu cầu mua hàng, bao gồm:
~ Tập tin Yêw cầu mua hàng
Số yêu cầu mua | Mã đơn vị Ngày yêu cầu Ngày giao hàng, yêu cầu ‘hang
Có thể có nhiều loại hàng hóa khác nhau trên cùng một Phiếu mua ‘hang nên các thông tin chỉ tiết về từng loại hảng hóa cần mua được ghi nhận trên tập tin Chỉ tiết yêu cầu mua hàng
Trang 30Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ phải lựa chọn nhà cung cấp uy tín để có được hàng hóa chất lượng,
giá cả hợp lý và đúng thời hạn Để tránh những rủi ro có thể xảy ra về giá cá, chất lượng và những trường hợp nhân viên mua hàng có thể thông đồng với
nhà cung cấp, dữ liệu của các nhả cung cấp cần được cập nhật sau từng lần mua hàng vào tập tin Danh mục nhà cung cấp, điều nảy giúp cho việc xếp
hạng và lựa chọn nhà cung cấp một cách khách quan và nhanh chóng theo các tiêu thức đã được xác định trước
Tập tin Danh mục 'Nhà cung cấp
Mànhà | Tênnhà | Địa | Số | Địa | Sôti|Mãsô| Xếp] Sôdw cũng | chỉ | điện | chỉ |khoản| thuế | hạng | công nợ
cấp thoại | email uy tín | hiện tại
Sau khi lựa chọn được nhà cung cắp, bộ phận mua hàng sẽ tiền hành lập
đơn đặt hàng Dữ liệu sẽ được lưu trữ vào các tập tin Đơn đặt hàng và Chỉ
tiết đơn đặt hàng Hai tập tìn này được thiết lập với nhau thông qua trường
khóa *Số đơn đặt ñàng” Từ dữ liệu đã được cập nhật, đơn đặt hàng sẽ được
ấp để làm các thủ tục
ing và lưu tại bộ phận đặt
hàng Đồng thời, đơn đặt hàng cũng được gửi đến bộ phận nhận hàng và bộ
Trang 31Ké win hing ‘ek hte |
sie bd phn =~ cénhucis
Hình 1.7 Sơ đồ dòng dữ liệu quy trình xử lý đơn đặt hàng
Trang 32b Quy trình nhận hàng,
Sau khi hàng vẻ, bộ phận nhậ n hàng sẽ tiền hành các thủ tục nhập kho
Nhằm tránh việc hàng nhận không đúng quy cách, chất lượng, số lượng, thời gian giao hàng bộ phận nhận hing tiến hành các thủ tục kiểm tra, đối chiếu
giữa đơn đặt hàng, phiếu giao hàng của nhà cung cấp với hàng hóa thực nhận,
và cập nhật dữ liệu vào tập tin Nhận hàng và in ra phiếu nhập kho
Tập tin Nhận hang
Mã Địađiểm | Manhà | Sốđơn | Mã nhân viên
chứng từ | chứng từ | NEàY | nhận hàng | cung cấp | đặthàng | nhân hàng
Để thực hiện hạch toán tổng hợp, hệ thống tiếp tục cập nhật dữ liệu nhập kho vào các tập tin Ahật ki và Chỉ diết Nhật kí Cập nhật các số liệu chỉ tiết về nhập kho của từng loại hàng hóa trên tập tin PÖiểu nhập kho và Chỉ
tiết Phiếu nhập kho, cập nhật số lượng tồn kho đến thời điểm hiện tại của
Trang 33Tập tin Danh mục hàng hóa
Thuế suất Số lượng
hang Ten | DVT thuế đặt hàng
hóa | hànghóa Đến | GTGT | tổnhiểu | tổiwm
ĐỂ cũng cấp thông tin về tình hình tổn kho của các loại hàng hóa,
nguyên vật liệu, dữ liệu trên tập tin Tổng hợp hàng hóa có thể được cập nhật ngay tại mỗi thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhập hàng hóa, cũng có thể thực
hiện định kì hoặc khi cần tổng hợp, báo cáo dữ liệu trên cơ sở số liệu từ các trường “Số lượng” và “Đơn giá” trên tập tin Chỉ tiết Phiểu nhập kho Mối
cquan hệ giữa hai tập tỉn Tổng hợp hàng hóa và Chỉ tết Phiếu nhập kho được thực hiện thông qua trường khóa “Ma hing hóa”
Tập tin Tổng hợp hàng hóa
Mã | lượng | tị | lượng| tị |lượng| gá | tị |lượng| tị Số | Ga] sé | Ga [ sé [don | Ga] Số | Giá
Trang 34So có Nhà ung cp
|
Trang 35
© Ouy trình cập nhật hóa đơn mua hàng và theo dõi thanh toám
Sau khi nhận được hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán tiến
liệu trên
hành rà soát, đối chiếu, kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo khớp đún;
hóa đơn với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng của nhà cung cấp, biên bản kiểm
nghiệm và phiếu nhập kho đồng thời ghỉ nhận nợ phải trả Để tránh trường
hợp nhân viên mua hàng lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán, sự nhằm lẫn kế toán chỉ trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận, không theo đõi sát sao các đơn hàng có thể dẫn đến không đủ tiền trả cho nhà cung cấp khi đến
hạn Những dữ liệu trên hóa đơn mua hàng sẽ được cập nhật vào tập tin Hóa đơn mua hàng, Nhật kí và Chỉ tiết nhật k Tập tin Hóa đơn mua hàng Ầ Số Ậ Số Điều | Thời chứng | chong [NEĐV| mg | don Jandy | 8m | Thế |kến | hạn [Oe] ce | fr |e] 7] | ch Tập tin Nhật ký ME—T 8 ; : 5 hệ | ngu | Nev | Hots | Donvi [ign gii "Việc theo đõi chỉ tiết thanh toán cho nhà cung cấp có thé được thực hiện
kết hợp trên tập tỉn Chỉ tiết Nhật kí thông qua việc cập nhật Mã nhà cung cấp
vào các trường “Chỉ tiết Tài khoản Nợ” và “Chỉ tiết Tài khoản Có”
Tập tin Chỉ tiết Nhật kí
Ngày Sota] Tạ; | Tạ | Chitiet [Chine khoản |khoản |ikhoản | tải No | Có | Nợ | khon
Có
Trang 36
VT
Hình 1.9 Sơ đồ dòng dữ liệu quy trình cập nhật hóa đơn mua hàng và theo dõi thanh toán
(Nguồn: Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hằng Hạnh, 2011)
Đồng thời, để thực hiện việc tính toán, cập nhật dữ liệu phát sinh và
tổng hợp về tình hình công nợ phải trả của từng nhà cung cấp, tập tin Tống
Trang 37
liệu Mối quan hệ giữa hai tập tin Tổng hợp phải trả và Chi tiết Nhật ký được
Trang 39
studio |“ | thohing | shiping ghếnhập | hing hin | SSA | Powe [ata] ade [> [mm [ons Totes]
‘ng
Bio | Siu | %7 aM | nde “| abtin | cer | RaSh] she
‘inh 1-10: Mỗi quan hệ iữu các tip tin CSDL rong chủ tỉnh cung ứng
Trang 401.2.6 Tổ chức đầu ra trong chu trình cung ứng
Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là kết quả của việc xử lý từ các dữ liệu đầu vào Trong điều kiện ứng dụng công nghệ tin học, đầu ra thường bao
gồm Số kế toán, báo cáo kế tốn và các thơng tin chỉ tiết về các đối tượng kế
toán, Trong chu trình cung ứng, tổ chức đầu ra thông thường được thực hiện như sau:
a Sé ké toán
Các chứng từ kế toán lập ra trong chu trình cung ứng được doanh
nghiệp sử dụng kết hợp cùng một hệ thống số sách kế toán để ghi chép lại các
nghiệp vụ phát sinh thông qua hệ thống tải khoản Tùy theo từng hình thức
ghi số, mỗi công ty sẽ tổ chức số sách kế toán khác nhau Trong chu trình
cung ứng, các số chí tiết thường được sử dụng bao gồm: ~ Số chỉ tiết theo dõi nợ phải trả
~ Số chỉ tiết vật liệu, công cụ, hàng hóa
~ Thẻ kho/ số kho
~ Số chỉ tiết ngân hàng
- Số quỹ tiên mặt
Số tổng hợp trong chủ trình mua hàng và thanh toán ~ Số cái tài khoản phải trả người bán
~ Số cái tải khoản tiên mặt
~ Số cái tài khoản tiền gửi ngân hàng
~ Số cái tài khoản hàng tồn kho (nguyên vật liệu, công cụ dung cu, hang hóa)
5 Báo cáo
Ty thuộc vào đặc điểm kinh doanh của đơn vị cũng như yêu cầu quản