cách trình bày tốt trong hội nghị

Cách trình bày tốt hội nghị Thỉnh thoảng nhận thư bạn theo học workshop “kĩ mềm” làm tơi … ấm lịng Mấy lần trước, chia sẻ với bạn trường hợp mà học viên ứng dụng thành cơng tơi hướng dẫn, hơm xin trích thư học viên thành công, nhân hội trả lời ngắn cho em ln Email viết (trích): Em L, tham gia workshop Thầy Tp.HCM, workshop Thầy bổ ích "đúng" vào thời điểm em cần Sau workshop viết báo khoa học, em có accepted paper, đây, workshop trình bày báo cáo hội nghị, em có đặt câu hỏi cho thầy, lúc em băn khoăn có nên tham dự hội nghị KH & trình bày accepted paper khơng, lúc em xin tài trợ kinh phí dự hội nghị từ NAFOSTED, chấp nhận (trong workshop em có hỏi Thầy tổ chức có tài trợ cho sinh viên nước tham dự hội nghị) Chỉ có điều họ chi trả sau em về, vé máy bay họ book cho em, em thấy rắc rối, chi phí tham dự conference, book hotel Em viết email muốn cám ơn Thầy, hy vọng sau có hội học với Thầy Thầy chia sẻ nhiều kinh nghiệm quý báu, xin hỏi Thầy kinh nghiệm để em trình bày tốt hội nghị, ngày mai em bay thưa Thầy, thời gian cấp bách, Nafosted chấp nhận cách vào đầu tuần ( thứ 2), cuối tuần em bay, có thời gian chuẩn bị, nên em chưa thực hành tập nói nhiều Em thường xun đọc trang web Thầy, em nhớ câu: Làm làm, không làm mặt người Việt Nam :) Chúc Thầy sức khỏe Tôi thường đặt mục tiêu cho workshop tơi làm phải có outcome Outcome có lẽ nên dịch thành Học viên sau xong khố học phải có thành quả, công bố báo khoa học (đây tiêu tham vọng nhất, phải đặt ra) Trong khứ có nhiều em đồng nghiệp làm điều nâng cao suất khoa học cho Việt Nam Có em làm nhờ đọc viết web điều kiện tham dự trực tiếp workshop Nói thật lịng, thành tơi lấy làm tự hào động để tiếp tục làm việc Có lần tơi nói workshop trình bày em giỏi tơi chục năm trước, em nói tiếng Anh cách tự tin, biết thực hành hướng dẫn Đó nhận xét chân tình, khơng phải “ngoại giao” Đây người giúp Việt Nam hội nhập quốc tế khoa học tương lai Em L hỏi cách để trình bày tốt Tơi khuyên nhanh này: Tìm hiểu khán giả hội nghị Nếu hội nghị quốc tế khán giả có người bậc thầy mình, có người (tức nghiên cứu sinh), nói chung đa dạng, em nên tập trung vào nghiên cứu Cố tránh slide mang tính lên lớp (vì chưa vị trí dạy thầy mình) hay kiến thức kinh điển (vì làm cho người ta cười trẻ con) Nên thẳng vào vấn đề, không nên loanh quanh làm người khác Xác định “money slide” Như tơi có nói workshop trước, nói chuyện hội nghị phải có gọi money slide, tức slide có liệu quan trọng nhất, liệu định hình nghiên cứu Đó slide ăn tiền, slide mà họ nhà cịn nhớ đến Tất slides khác phải soạn để yểm trợ cho money slide Khi soạn slides, nhớ đến qui ước n x n Mỗi slide (nếu text) nên có khoảng 5-6 dịng thơi, dịng nên giới hạn 5-6 chữ Điều chỉnh số chữ cách chọn font size thích hợp Nhớ chọn font khơng chân! Nhớ chọn màu cho thích hợp Nếu phịng rộng chọn màu xanh đậm chữ trắng hay vàng; phịng hẹp chọn màu màu sáng (trắng) chữ đậm Nếu có thể, cố gắng dùng nhiều biểu đồ hình ảnh thay dùng slides chữ Thực hành Nên nhớ slide có phút tối đa Nếu người ta cho em 15 phút em nên có tối đa 15 slides Thực hành nói quan trọng Em nên làm sau: • Cách hay em soạn (viết ra) tồn nói chuyện Trong nói chuyện, em soạn ln câu mởi đầu, câu quan trọng cho slide • Soạn xong, em nên học thuộc lịng (nếu được), tiếng Anh khơng phải tiếng mẹ đẻ nên học thuộc lòng cho … ăn • Thực hành nói: em đứng trước kiếng hay thực hành nói, xem có không Khi ok, em mời vài đồng nghiệp vào nghe em nói đề nghị họ theo dõi giờ, theo dõi điệu xem có ok khơng • Khơng chủ quan! Trước ngày trình bày, em nên thức sớm thực hành (trước ăn sáng!) Ăn sáng xong thực hành khó Ngay trước trình bày em vào phịng Speaker (trong hội nghị quốc tế có phịng dành cho speakers), xem lại slides xem có hình ảnh "trật đường rầy" hay câu chữ cần thêm/bỏ, thực hành lần • Khi ok, em bỏ slide ra, nghĩ đến tình bị cúp điện em nói phây! (Học thuộc lịng rồi, nên chuyện trục trặc kĩ thuật chẳng có vấn đề cả) Tập nói Khi nói, nên nhớ câu đầu lúc cám ơn ban tổ chức khen thành phố đến dự chút :-) Chẳng hạn như: Thank you, Mr chairman, for your kind introduction Thank you the organizing committee for giving me an opportunity to come to this BEAUTIFUL CITY and present my work concerning [tựa đề báo cáo] Vạn khởi đầu nan: câu mở đầu quan trọng Nếu câu mở đầu trơi chảy, xác suất cao nói chuyện sn sẻ Nếu thành phố em đến có cố (như Bangkok bị bão lụt chẳng hạn) em nên nói câu chia buồn với người ta Nói em gây cảm tình khán giả ngay! Nếu em tự tin khả tiếng Anh mình, nói câu pha trò để khán giả thức dậy Dĩ nhiên chia buồn tuyệt đối khơng pha trị Khi chuyển từ slide sang slide khác, em nên dùng nhiều kĩ thuật transition có đề cập workshop Chẳng hạn trước chuyển sang slide khác, em nói "In the next slide, I will show " "Shown in the next slide is " tay bấm, xong câu slide lên Làm nói chuyện em trơi chảy, không đứt đoạn cách buồn cười Khi thấy khán giả có người ngủ, em nói câu vực họ dậy, I would like to ask you to pay attention to this figure (nói lớn nhấn mạnh), this slide is very important, because , This result is quite remarkable Nói giọng nhấn mạnh, chậm chắc! Câu hỏi Khi nói xong, em nên có câu mời gọi người ta đặt câu hỏi Một cách nói đơn giản là: Thank you for your attention I would be happy to discuss with you about any point that is not clear in my presentation Không trốn tránh câu hỏi Trước trả lời, cám ơn người đặt câu hỏi (thank you for your interesting question) Nếu câu khó q nói bàn thêm hay hỏi khán giả có biết trả lời hộ Nếu người hỏi muốn "kiếm chuyện" nên bình tĩnh tỏ cao họ cách nói "MY VIEW is that MY VIEW may not be consistent with yours, but it is consistent with evidence" Nhấn mạnh MY VIEW cách nói chậm lên giọng Nếu ngoan cố hỏi nữa, em nói đồng ý bất đồng ý kiến (we agree to disagree on this point, thank you) Nên nhớ slide cuối phải có cám ơn (acknowledgements) Cần nói thêm VN tơi thấy người ta cám ơn ai, làm tất liệu họ khám phá ra! Em phải tỏ “văn minh” cám ơn đồng nghiệp giúp làm nghiên cứu Ai cho tiền em dự hội nghị, em phải cám ơn người ta slide NAFOSTED cho tiền phải cám ơn họ cách trịnh trọng Chẳng slide mà cịn phải nói rõ ràng Cám ơn ban tổ chức cho em hội trình bày (ví dụ: I also thank the organizing committee for giving me an opportunity to present my data here in this conference) Đó vài lời khuyên nhanh cho em bạn Hi vọng chúc bạn buổi trình bày thành cơng \ Kĩ trình bày 7: Điệu Trong trước, tơi mơ tả cách soạn slide cách nói hội thảo khoa học Tiếp nối loạt kĩ trình bày, bàn điệu nói Tơi lấy vài hình minh họa cho câu chuyện thêm phần … hấp dẫn Tôi tiếp cận vấn đề "điệu bộ" cịn bên Mĩ Thời đó, trường gửi tơi (và vài giáo sư khác) học khóa học kĩ trả lời vấn báo chí, kĩ trình bày Vào lớp học, tơi thầm khâm phục người Mĩ chuyện mà lúc tơi nghĩ “chuyện nhỏ”, hay “chuyện hình thức” Nhưng với người phương Tây nói chung, họ khơng xem chuyện nhỏ Ngay Tổng thống Mĩ phải học cách trả lời báo chí Các chuyên gia truyền thơng chí cịn dạy cho tổng thống trưởng điệu (tức body language) tiếp xúc với đám đơng Cịn nhớ trước Tổng thống Obama đọc diễn văn nhậm chức, người ta tung lên youtube video clip mà ông chuyên gia dẫn cách đi, dáng đứng, cách nói, v.v chi tiết Tổng thống mà cịn phải học thế, phải học nhiều Trong bàn tơi học đọc sách Trong hội nghị khoa học mà kinh qua, thấy người Á châu có nhiều vấn đề So với nhà khoa học Âu châu (mà tiếng Anh không tiếng mẹ đẻ) nhà khoa học Á châu có nhiều vấn đề cách nói Người Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật, (chưa thấy người Việt) thường bị vấn đề giọng nói, cách phát âm chưa chuẩn, làm cho khán giả cảm thấy khó nghe Đến chất vấn lại có nhiều vấn đề hơn, chất vấn địi hỏi khả ứng trực tiếp, mà khả tiếng Anh chưa tốt họ gặp nhiều khó khăn chuyện hiểu Có họ nói nhỏ (nhất nữ) nên làm cho khán giả … chán Do vậy, cần phải học từ khiếm khuyết để nói chuyện bạn tốt Bài bàn qua cách dùng cơng cụ phịng họp phong cách / dáng điệu trình bày Dùng laser pointer Nói chuyện khoa học phải có biểu đồ, bảng số liệu, hình ảnh Tất liệu khó hiểu người khơng chun mơn Ngay người chun mơn khó theo dõi “câu chuyện” diễn giả Do đó, diễn giả phải liệu nói để người nghe/xem theo dõi Nên dùng laser pointer Trước nói chuyện, phải có tay laser pointer tập sử dụng Nhìn xem nút bấm màu đỏ đâu, nút fwd bwd chỗ nào, thực hành cho thành thạo Kĩ thuật dùng laser pointer cần phải Thứ vào chỗ nói thời gian phải từ giây trở lên Có người vào giây biến làm cho người xem khó theo dõi Có phải khoanh trịn hình ảnh bàn để nhấn mạnh điểm Thứ hai cầm laser pointer cho chặt Tôi chứng kiến nhiều nghiên cứu sinh cầm laser pointer chạy lên xuống tay run Thật ra, số người run xuất trước đám đơng hồi hộp biểu qua tay bị run, laser pointer “chạy” linh tinh, buồn cười Có người lại hăng hái nhảy múa quên cầm laser pointer nên điểm màu đỏ pointer lúc đất, lúc trần nhà, trơng buồn cười Nên tránh tình Nói lớn Trong hội trường lớn, nói nhỏ (dù có microphone) khó nghe Do đó, cần phải nói lớn giảng Đừng thẹn thùng! Tơi nói với nghiên cứu sinh nữ gốc Việt Nam là thục nữ nhà, đứng lên chỗ phải professional, dẹp tính thục nữ, phải sịng phẳng tỏ ngang hàng với bọn nam giới phương Tây cách nói dõng dạc (Dĩ nhiên đừng tỏ quá, dễ dẫn đến phản tác dụng :-)) Tiếng nói lớn tạo cho tự tin, hội trường lớn Cách để biết nói có đủ nghe hay khơng nhìn xuống hàng ghế phía hội trường xem có tỏ khó nghe hay khơng; có, phải điều chỉnh âm lượng Tuyệt đối tránh kiểu lầm bầm (tức mumbling) tránh uh, oh, you know Những chữ chẳng giúp nói chuyện mình, mà cho người ta thấy lúng túng hay nghèo nàn ngữ vựng Im lặng Đơi im lặng có hiệu tốt Giới tâm lí học cho nói chuyện, diễn giả tạm ngưng hay vài giây có “bí quyết” sử dụng có gây tác dụng tốt Một vài giây im lặng nói lên hàng ngàn lời Một giáo sư kể ông vào phịng giáo sư tâm thần (sếp ơng), ơng sếp thường mời ơng ngồi xuống, nhìn ơng im lặng Cái khơng khí buộc người khách phải nói điều đó, phải nói sớm Ơng kể lại, “thật vậy, tơi nói hết dự tính, quan tâm, bí mật cho ơng ấy; ơng chẳng nói mà tơi lại người tiết lộ!” Tương tự, nói chuyện hội nghị khoa học, khoảng trống im lặng loạt câu chữ liệu tạo bất tiện, bất an, bầu khơng khí kì vọng đó, làm cho người phải ý Một khoảnh khắc im lặng tạo hội cho câu nói sau diễn giả sâu lắng vào lịng khán giả, để khán giả có “tiêu hóa” thơng tin Ví dụ: Nói câu mạnh: “Alcohol addiction is a major social problem in our community [ngưng]” Nói câu hai nhấn mạnh câu trước: “Each year more than 100 alcohol-related fatalities occur on the roads in this city alone [ngưng]” Hình cho thấy diễn giả nói câu cuối đoạn văn, mắt nhìn vào khán giả Sau ơng ngưng nói giây Tiếp xúc mắt Nói mắt phần quan trọng cách nói Thật vậy, đơi cần nhìn đủ nói lên câu chuyện hay ý tưởng Cố gằng thực tập nói câu văn cho thật trơi chảy (nói cho rõ chữ), sau nhìn xuống khán giả tìm để nhìn vào nói chuyện với họ Nhìn vào khán giả có hiệu nói chuyện với họ, khơng phải nói chuyện với slide Điều có nghĩa tránh nhìn vào slide q nhiều Chỉ nhìn vào slide hay giây để lĩnh hội vấn đề, sau quay lại nhìn khán giả để nói Cần phải tránh phong cách minh họa hình Hình cho thấy diễn giả nhìn vào … giày hay đó, khơng nói với khán giả Đó thái độ xem thường khán giả Hình phong cách khơng tốt Hình cho thấy diễn giả có thái độ bất bình thường (tay đưa lên đầu chẳng biết làm gì) tạo ấn tượng xa rời khán giả Khán giả khó theo dõi diễn giả bỏ Tiếp xúc mắt khơng nên nhìm chằm chằm vào ai, mà phải nhìn chung quanh khán phịng Phải tỏ quan tâm đến người nghe Nói đến tơi nhớ đến câu chuyện cụ Hồ đọc diễn văn năm 1945, ông hỏi đồng bào có nghe nói rõ không, hình thức quan tâm đến người nghe trị Nhà khoa học thế, phải nhìn quanh nói chuyện với khán giả Nói ánh mắt Nên nhớ đối tượng diễn giả khán giả slide Mình phải tỏ ấm áp với khán giả, khơng phải nói cho xong việc Ngơn ngữ thể (body language) Khi đứng bục giảng, diễn viên Diễn viên không sử dụng giọng nói hay tiếp xúc mắt, mà cịn qua điệu Tiếng nói, giao tiếp mắt, điệu cách 9e63 nói hữu, để nhấn mạnh đền có mặt Thử nhìn qua điệu sau đây: Đây điệu người kể câu chuyện Anh ta nghiêm chỉnh tỏ hứng thú Chúng ta cần học hỏi phong cách Mình phải tỏ hào hứng với nghiên cứu (vì đứa tinh thần)! Phong cách gọi slouching Tức hạ thấp người trước bục giảng, chăm nhìn vào khán giả Phong cách thích hợp cho giới trị thương mại hay tơn giáo, khơng thích hợp cho khoa học Tránh phong cách slouching! Không tỏ bất động Đứng chỗ khơng thay đổi vị trí suốt buổi nói chuyện điều nên tránh, … chán Diễn giả phải lòng vòng, hay đứng bục giảng nên chuyển sang vài vị trí khn khổ cho phép khán giả biết động khơng phải tĩnh Hình cho thấy diễn giả bước khỏi bục giảng cách để nói hữu lớn Cần nói thêm khơng nên tỏ diễn viên hài, tức không nhảy nhót, lăn bị ca sĩ (có nhà khoa học làm thế), tạm gọi "phong cách Đàm Vĩnh Hưng" Phong cách Đàm Vĩnh Hưng thích hợp nói chuyện với cơng chúng, cịn với nhà khoa học với khơng nên làm Khơng nên đứng trước slide trình bày hình Đứng trước làm cho khán giả khơng nhìn chi tiết mà diễn giả muốn trình bày, tạo khó chịu cho khán giả Đây phong cách cần phải tránh Trong hình này, diễn giả nói chuyện với … hình ơng Ơng qn ơng phải nói chuyện với khán giả! Nói với khán giả, khơng phải nói trước khán giả! Phong cách minh họa hình có tên phong cách voila, cần thiết khoa học Trong hình, diễn giả đưa tay mời gọi khán giả, nhấn mạnh đến liệu đó, đưa hai tay cách nói diễn giả chẳng có để dấu diếm Đó phong cách khoa học: khơng dấu diếm! Trong vài hội nghị khoa học, ban tổ chức có “cây gậy” lớn cho diễn giả vào liệu cách cụ thể Hình cho thấy diễn giả dùng gậy đó, lại đứng quay lưng phía khán giả, “đại kị” Đây phong cách quay lưng cần phải tránh Thay quay lưng phía khán giả, diễn giả đứng hình minh họa Một tay cầm gậy vào liệu hấp dẫn, tay đưa tay nhấn mạnh Đây phong cách cần học Không để tay túi quần Cách không lâu, đọc tin tức mạng tơi thấy quan chức văn hóa Huế nói chuyện hội nghị mà tay ông để túi quần Đây điều đại kị định phải tránh Nói chuyện tay tùi quần gây ấn tượng sloppy (tơi chưa biết dịch sang tiếng Việt gì) xem thường khán giả Phong cách cịn thể bất an căng thẳng Thay bỏ tay vào túi quần, diễn giả cần phải dùng tay để nhấn mạnh điểm trình bày Tay hiệu bổ sung cho ngơn ngữ nói Thử xem qua động tác voila, tay đưa lời mời để khán giả xem xét thơng tin; dơ tay lên cao để nhấn mạnh điểm hay chữ Những động tác dễ gây thiện cảm thu hút ý người nghe Nên nhớ trình bày bục giảng, diễn gia diễn viên sân khấu Chúng ta cần học phong cách diễn viên để làm cho nói chuyện hấp dẫn thú vị Nhiệt tình Như nói trên, diễn giả trình bày nghiên cứu trước đám đơng, người ta xem nghiên cứu đứa tinh thần Diễn giả cần phải tỏ thương u nhiệt tình chăm sóc đứa tinh thần, phải biết từ A đến Z (vì tạo nó) Nếu diễn giả khơng tỏ nhiệt tình với đứa tinh thần khán giả nhiệt tình Nhiệt tình có nghĩa tỏ hào hứng với kết nghiên cứu, câu chữ nhưstriking, significant, remarkable, very intesring, profound effect, v.v Có thể dùng vài câu quen thuộc như: This is a CRUCIAL fact … Do NOT UNDERESTIMATE this finding I DO believe that It is REMARKABLE that A is related to B Now, this finding can not be OVERLOOKED … Let me now turn to a VERY STRIKING result … Nhiệt tình khơng thể dạy Nó Cho dù nghiên cứu hạt cát biển cả, phải tỏ hào hứng với kết Phải tìm điểm quan trọng để nhấn mạnh 2, lần (gọi điệp khúc) Tóm lại, số điểm cần nhớ trình bày báo cáo khoa học: • Nhiệt tình chiếm khoảng 90% thành cơng nói chuyện • Nói đều, đơn điệu (monotony) kẻ thù số nói chuyện, người nghe cảm thấy nhàm chán, buồn ngủ, diễn giả khơng hào hứng với nghiên cứu • Nói chuyện với khán giả, khơng phải đơn đứng trước khán giả • Nói mắt, tiếp xúc mắt động tác quan trọng việc chuyển tải thơng tin đến người nghe • Hồi hộp, nói nhanh, nói chậm, nói nhỏ giọng thường khơng có hiệu chuyển tải thơng tin Nói nhanh cách nói thường ngày chút • Cũng văn viết (cuối câu dấu chấm câu), văn nói, cuối câu phải nhấn (gọi stress position) • Nhắc lại lần để nhấn mạnh: điều quan trọng cần phải nhớ truyền đạt thông tin đến khán giả / người nghe nhiệt tình với thơng tin chuyển tải (Cịn tiếp) Xem trước: Bài 1: Chỉ dẫn cách trình bày powerpoint hội nghị khoa học Bài 2: Cách soạn powerpoint slide Bài 3: Cách nói hội nghị khoa học Bài 4:Cách mơ tả biểu đồ, hình ảnh bảng số liệu Bài 5: Cách ứng đáp hội nghị khoa học Kĩ trình bày: Cách soạn powerpoint slide Tiếp theo trước, lần bàn cách soạn slide cho báo cáo khoa học Đây qui ước nguyên tắc chung Trong tương lai, bàn kĩ cách chọn biểu đồ hay bảng số liệu thiết kế Hi vọng website khơng mắc bệnh :-) để có hội tiếp tục loạt Trong hội nghị khoa học ngày, khán giả trung bình phải nhìn nghe từ 300 đến 500 slide Đó số lượng lớn, khó nhớ hết Mục tiêu chúng ta, tác giả, phải giúp cho người nghe lĩnh hội vấn đề nhanh, “tiêu hóa” thơng tin nhanh, ý vào báo cáo Ngun tắc chung chữ, tốt Ít chữ có nghĩa người nghe tập trung vào tác giả nói (thay viết) Cố nhiên, tác giả không đọc slide Cẩn thận với PowerPoint Nếu có 20 hộp sơn, không tự nhiên trở thành họa sĩ Tương tự, có 20 slides, khơng hẳn có báo cáo – mà loạt slides Để có báo cáo tốt, tác giả đòi hỏi phải thực tập nhiều Một vấn đề PowerPoint tính đồng dạng Ba đặc điểm sau làm cho báo cáo khó theo dõi: Những slide có format giống Dùng điểm bullet slide Dùng màu Mỗi slide cần phải có tựa đề Đặc điểm 1-3 làm cho người theo dõi mệt mỏi, lặp lặp lại nhiều lần Nếu được, cố gắng sáng chế nhiều màu khác để dùng nói chuyện; khơng có nhiều màu nền, dùng màu đơn giản Tựa đề slide giống bảng đường Bảng đường dẫn dắt câu chuyện cách logic lí thú Do đó, tác giả cần phải suy nghĩ cách đặt tựa đề cho slide cho đơn giản đủ để khán giả biết đâu câu chuyện Sau vài hướng dẫn cho cách soạn slide Mỗi slide nên trình bày ý tưởng Đây điều quan trọng: slide nên trình bày ý tưởng, không nên nhồi nhét ý tưởng vào slide Do đó, tất bullet, liệu, biểu đồ slide nên dùng để yểm trợ cho ý tưởng Ý tưởng slide thể qua tựa đề slide Nếu tựa đề slide không chuyển tải ý tưởng cách nhanh chóng, diễn giả phải tốn giải thích, làm lỗng hay làm cho khán giả lãng vấn đề Slide trình bày theo cơng thức n x n Một slides có nhiều chữ (text) làm khán giả khó theo dõi ý tưởng bị lỗng Mỗi slide, có chữ, nên tn thủ theo cơng thức “n by n” Cơng thức có nghĩa định slide có dịng chữ dịng nên có chữ Một slide khơng nên có q dịng chữ (n < 7) Viết slide theo công thức telegraphic Giữa đọc nghe, làm cho khán giả dễ theo dõi hơn? Câu trả lời đọc, đọc địi hỏi nỗ lực nghe Nếu diễn giả soạn slide với nhiều chữ, khán giả đọc không nghe Nhưng diễn giả cần khán giả phải nghe đọc (vì họ đọc báo hay báo cáo khoa học chi tiết hơn) Do đó, soạn slide ngắn gọn giúp khán giả tiêu đọc dành nhiều lắng nghe diễn giả Cách viết slide tốt cách viết telegraphic Đó cách viết ngắn gọn, phóng viên đặt tựa đề tin Nói cách khác, cách viết khơng tn theo văn phạm Anh ngữ, khơng cần phải có câu văn hồn chỉnh Cụ thể tránh dùng mạo từ (the, a/an) cố gắng viết ngắn, bỏ chữ không cần thiết Ngoài ra, cố gắng chọn chữ ngắn nhất, câu văn ngắn (nếu có thể) Chẳng hạn như: Thay viết Thì nên viết Regarding On However But Furthermore Also Consequently So Necessary Needed Có thể lấy vài ví dụ để minh họa cho cách viết ngắn sau: Thay viết Thì nên viết We needed to make a comparison of We needed to compare x and y x and y There is a possibility that X will fail X may fail Evaluating the component Evaluating components The user decides his/her settings Users decide their settings The activity of testing is a laborious Testing is laborious process No need for the following No need for Various methods can be used to solve this problem such as Methods: Dùng bullet Bullet thường hay sử dụng nói chuyện powerpoint, cần phải cân nhắc không nên dùng nhiều bullet nói chuyện Ngun tắc khơng lặp lại từ bullet Ví dụ, thay viết The advantages of using this system are • • • it will enable researchers to limit the time needed in the laboratory it will help researchers to find the data they need it will permit researchers to produce more accurate results nên viết ngắn gọn sau: Advantages for researchers: • • • limits lab time finds relevant data produces more accurate results hay chí đơn giản chuyên nghiệp hơn: The system enables researchers to ➢ limit lab time ➢ find relevant data ➢ produce more accurate results Dùng biểu đồ hình ảnh Người xưa có câu “một hình có giá trị hàng vạn chữ” để nói lên tầm quan trọng biểu đồ Thật vậy, thường nhớ biểu đồ nhớ bảng số liệu chi chít Chúng ta dễ cảm nhận có ấn tượng với biểu đồ số Biểu đồ có giá trị lâu, người ta thường trích dẫn biểu đồ hội nghị khoa học Do đó, cần phải đầu tư thời gian để suy nghĩ cách trình bày biểu đồ cách có ý nghĩa Có nhiều dạng biểu đồ dạng áp dụng cho tình cá biệt Một số hướng dẫn chung tóm lược sau: Loại biểu đồ Mục đích Tối đa Hình trịn (Pie chart) Phần trăm, cấu – slides Biều đồ (bar chart) Dùng để so sánh, tương quan, – slides xếp hạng Biểu đồ tán xạ (scatter plot) Mô tả biến đổi theo thời gian, – slides mối tương quan Bảng số liệu So sánh số liệu cột dịng Hình ảnh cartoons Minh họa – slides Trong biểu đồ hay bảng số liệu, cần phải ý định danh đơn vị trục hoành trục tung Biểu đồ hay bảng số liệu nên thiết kế cách đơn giản “chiến lược” (tức nhắm vào điểm cần trình bày), khơng nên q tham vọng làm lỗng chủ đề hay điểm nói chuyện Nên tránh dùng hình hoạt họa, hình ảnh làm giảm trang trọng nói chuyện Hình hoạt họa dùng khơng chỗ cách làm cho người xem cảm thấy khó theo dõi thơng điệp nói chuyện Font cỡ chữ Có hai nhóm font chữ chính: nhóm chữ khơng có chân (sans serif) nhóm có chân Nhóm sans serif bao gồm Arial, Comic Sans, Papyrus, v.v Nhóm font chữ có chân bao gồm Times New Roman, Courier, Script, v.v Nhiều nghiên cứu tâm lí font chữ sans serif thường dễ đọc Người đọc tiêu thời gian để đọc font chữ Arial Times hay Times New Roman Chính mà “đại gia” internet Google, yahoo, Firefox, Amazon, YouTube, v.v dùng font chữ Arial, hay font tương tự Về cỡ chữ (size), phần lớn chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size) từ 18 trở lên Nếu dùng font chữ với cỡ